O upravljanih pregledih PDF-jev
V upravljanem pregledu s čarovnikom nastavite pregled, določite mesto dokumenta in povabite udeležence. Ni vam potrebno uvažati komentarjev, omogočiti komentiranja za uporabnike programa Reader in ročno slediti odzivom pregledovalca.
Če želite uporabnikom programa Acrobat Reader omogočiti komentiranje v upravljanih pregledih, morate imeti nameščen Acrobat Pro. S programom Acrobat Standard uporabnikom programa Acrobat Reader ne morete omogočiti komentiranja.
Acrobat vključuje dve vrsti upravljanih pregledov: preglede v skupni rabi in preglede na osnovi e-pošte. Za vsako vrsto pregleda obstaja čarovnik, ki pomaga razdeliti dokument PDF s posebnimi orodji in navodili pregledovalcem.
Sledilnik sledi vsem upravljanim pregledom. Sledilnik omogoča dostop do datoteke PDF in informacij o pregledu in njegovih udeležencih. Pobudniki pregleda lahko spremenijo roke pregleda, dodajo pregledovalce in v sledilniku zaključijo preglede. Sledilnik udeležencem sporoča, kdaj so na voljo novi komentarji, kdaj so spremenjeni roki in kdaj so dodani pregledovalci tudi, ko je program Acrobat zaprt. Sledilnik nudi tudi informacije o stanjih napak strežnika.
Upravljanih pregledov ni mogoče izvajati v portfelju PDF.
Pregledi v skupni rabi
Pregledi v skupni rabi so najboljša skupinska oblika pregleda, ker lahko udeleženci berejo in odgovarjajo na komentarje drugih udeležencev. Komentarji udeležencev so shranjeni v skladišču v notranjem strežniku. Acrobat redno sinhronizira komentarje, da prenese vse najnovejše spremembe. Ko so novi komentarji dodani, so pregledovalci nanje opozorjeni, obenem pa lahko vidijo odgovore na komentarje drugih pregledovalcev.
Za preglede v skupni rabi morajo imeti pregledovalci nameščen Acrobat 8 ali novejši ali Reader 8 ali novejši, da si lahko ogledajo komentarje drugih pregledovalcev. Pregledovalci, ki uporabljajo starejše različice programa Acrobat, morajo svoje komentarje poslati po e-pošti.
Pregledi na osnovi e-pošte
Pregledi na osnovi e-pošte so idealni za pregledovalce, ki nimajo dostopa do skupnega strežnika oziroma pri pregledovanju dokumentov ne potrebujejo skupinskega pristopa.
Pri pregledu na osnovi e-pošte pobudnik pošlje dokument PDF pregledovalcem kot e-poštno prilogo. Pregledovalci dodajo komentarje in vrnejo dokument z gumbom Pošlji komentarje v sporočilni vrstici dokumenta. Ko pobudnik prejme komentarje, jih spoji v svojo kopijo dokumenta PDF.
Osnovna omejitev pregledov na osnovi e-pošte je ta, da udeleženci med pregledom ne morejo videti komentarjev drugih. Pobudniki lahko vidijo komentarje šele potem, ko jih prejmejo.
Udeleženci v e-poštnem pregledu morajo imeti nameščen Acrobat 6.0 ali novejši ali Reader 7.0 ali novejši.
Izbira možnosti razdeljevanja za preglede in obrazce
Program Acrobat zagotavlja številne možnosti porazdelitve v čarovnikih Pošlji za pregled v skupni rabi in Porazdeli obrazec. Pri izbiri možnosti upoštevajte varnostne potrebe za razposlano datoteko, katere strežnike ali spletna mesta lahko prejemniki uporabijo za prenos datoteke ter kako želite prejemati komentarje ali podatke obrazcev.
Notranji strežnik
Če vsi vaši prejemniki delujejo za požarnim zidom in imajo dostop do skupnega strežnika, lahko uporabite lastno mesto notranjega strežnika. Strežnik je lahko omrežna mapa, delovni prostor Microsoft SharePoint (samo Windows) ali mapa spletnega strežnika. Razdeljenemu dokumentu PDF lahko vključite povezavo ali ga pošljete kot prilogo v e-poštnem sporočilu. Pri pregledih prenese Acrobat objavljene komentarje v strežnik. Pri obrazcih shrani Acrobat vrnjene odzive na trdi disk.
Mape spletnega strežnika niso na voljo za porazdelitev obrazcev.
Ko določite lasten strežnik, vas čarovnik pozove, da shranite profil z mestom strežnika in izbranimi možnostmi porazdelitve. Pri naslednjem razdeljevanju dokumenta PDF je shranjeni profil na voljo kot možnost v čarovniku.
E-pošta
Čarovnik za porazdelitev obrazcev vsebuje možnost pošiljanja obrazca kot e-poštne priloge. Obrazec lahko pošljete z lastnim e-poštnim odjemalcem ali s spletno pošto. S čarovnikom lahko ustvarite tudi e-poštno sporočilo, ki mu je priložena datoteka z obrazcem. Ko prejemniki izpolnijo in oddajo obrazec, se odzivi vrnejo v vaš nabiralnik. Vsak odziv se shrani v datoteko z odzivi za portfelj PDF, ki jo lahko urejate in izvozite v preglednico.
Čarovnik za pošiljanje v pregled v skupni rabi vam omogoča, da po e-pošti pošljete povezavo do PDF-ja ali pa PDF priložite e-poštnemu sporočilu.
Omogočanje komentiranja za uporabnike programa Reader (Acrobat Pro)
Če v dokumentu PDF omogočite komentiranje, lahko pri pregledovanju tega dokumenta sodelujejo uporabniki programa Reader 8 ali novejše različice. Ko se v programu Reader odpre dokument PDF, vključuje vrstico s sporočili dokumenta in orodja za komentiranje, ki sicer niso na voljo.
Ko začnete upravljani pregled, so pravice za komentiranje samodejno omogočene. Tudi, če ne uporabljate upravljanega pregleda (če PDF pošljete na primer neposredno v e-poštnem sporočilu), lahko še vedno omogočite pravice za komentiranje.
- Odprite PDF in izberite Datoteka > Shrani kot drugo > PDF z razširjenimi funkcijami za Reader > Omogoči komentiranje in merjenje.
Če omogočite komentiranje v programu Reader v digitalno podpisanem dokumentu, je podpis razveljavljen.
Izbira e-poštnega programa za preglede
Za preglede na osnovi e-pošte in pošiljanje komentarjev potrebujete e-poštni program in e-poštno povezavo s strežnikom ali pa spletni e-poštni račun. Acrobat podpira večino e-poštnih programov. Če imate nameščenih več e-poštnih programov, lahko navedete, kateri naj se zažene, ko želi Acrobat poslati PDF. Naredite nekaj od tega:
(Windows) Na nadzorni plošči dvokliknite Internetne možnosti. V pogovornem oknu Internetne lastnosti izberite jeziček Programi in izberite želeni program za e-pošto. Ponovno zaženite Acrobata, da aktivirate spremembo.
(Windows) Spremenite nastavitve za MAPI v programu za e-pošto. Programa Acrobat in Reader uporabljata za komunikacijo z e-poštnim programom MAPI (Messaging Application Program Interface). Večina e-poštnih programov ima MAPI nastavljen tako, da omogoča to komunikacijo. Če želite več informacij o konfiguraciji e-poštnih programov, glejte Pomoč za svoj e-poštni program.
(Mac OS) V razdelku Pošta izberite Pošta > Nastavitve, nato Splošno ter izberite želeni e-poštni program v meniju Privzeti program za branje e-pošte. Ponovno zaženite Acrobata, da aktivirate spremembo. Če vašega programa ni na seznamu, v meniju izberite Izberi in poiščite mesto programa. Če izberete program, ki ga ni na Readerjevem meniju Privzeti program za branje e-pošte, ga Acrobat morda ne bo podpiral.
Določanje strežnika
Če dokument PDF porazdelite z lastnim mestom strežnika, lahko določite omrežno mapo, strežnik programa Windows, kjer se izvajajo storitve Microsoft SharePoint ali mapo spletnega strežnika. Udeleženci morajo imeti v strežniku, ki ga določite, dovoljenje za branje in pisanje. Skrbnika sistema prosite, naj zagotovi primeren strežnik za shranjevanje komentarjev. Za nastavitev strežnika ni potrebna dodatna programska oprema.
Mape spletnega strežnika niso na voljo za porazdelitev obrazcev.
Omrežne mape
Če so vsi prejemniki v lokalnem omrežju, so omrežne mape in strežniki SharePoint najboljša izbira za strežnik za komentarje. Omrežne mape so običajno cenovno najugodnejša in najzanesljivejša izbira.
Mesto SharePoint
Če prejemniki delajo za požarnim zidom in imajo vsi dostop do skupnega strežnika, lahko uporabite lokacijo v notranjem strežniku, na primer mesto Microsoft SharePoint. Za več informacij si oglejte razdelek Gostovanje pregledov v skupni rabi na mestih SharePoint.
Strežniki WebDAV
Strežniki WebDAV (spletni strežniki, ki uporabljajo protokol WebDAV) so najprimernejša izbira le, če so pregledovalci zunaj požarnega zidu ali lokalnega omrežja. Za več informacij o tem, kako Acrobat konfigurirate tako, da uporablja storitev WebDAV, si oglejte članek Hosting a Shared Review: An Alternative to Acrobat.com (Gostovanje pregleda v skupni rabi: alternativa spletnemu mestu Acrobat.com).
