Guia de interface do usuário para o aplicativo do Adobe Sign integrado ao Microsoft Dynamics CRM

Visão geral

A integração do Adobe Sign com o Dynamics oferece uma solução plug-and-play obter assinaturas para qualquer forma de documentação, formulários ou contratos, necessária. Essa integração oferece os seguintes benefícios:

  • O Adobe Sign é integrado aos registros do CRM como contatos, contas, clientes em potencial, oportunidades, pedidos, faturas, cotas, contratos e qualquer entidade personalizada do CRM desenvolvida pelo administrador.
  • Acelera o processo de quote-to-cash enviando acordos - documentos e contratos de venda - do Dynamics com apenas um clique.
  • Gerencia o mapeamento de dados configurável que mescla os dados de entidades do Dynamics, como contas e contatos, nos contratos e envia os dados coletados dos signatários durante o processo de assinatura de volta ao Dynamics.
  • Facilita o processo para que os destinatários assinem em qualquer lugar, a qualquer momento, em qualquer dispositivo.
  • Possibilita o rastreamento de documentos enviados para assinatura no Dynamics.
  • Elimina as etapas manuais em todo o processo.

 

Esta versão (v7) do pacote está disponível para o Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 e posteriores.

 

Consulte o guia da v6 se você estiver usando:

  • Dynamics CRM 2016 online e local                                                             
  • Dynamics 2015 atualização 2                                                                                
  • Dynamics Service Pack 1 de 2013, 4ª atualização                                                                      

 

Obter acesso ao Adobe Sign

O Adobe Sign é instalado pelo administrador do Dynamics, e o acesso é concedido pelas funções de segurança. Caso precise acesso e a opção Adobe Sign não for exibida na sua página principal, entre em contato com seu administrador do Dynamics para solicitar o acesso do usuário.

O botão Adobe Sign na página principal do Dynamics

Observação:

Para que p Adobe Sign funcione corretamente no Dynamics, é necessário habilitar as notificações pop-up no navegador. Se a qualquer momento o usuário receber uma mensagem que informa "Somente o conteúdo protegido é exibido", clique no botão Habilitar todo o conteúdo.

Enviar para assinatura

Quando a integração do Adobe Sign com o Microsoft Dynamics CRM estiver instalada, uma opção de Enviar para assinatura estará disponívelno menu Mais…. Use a opção Enviar para assinatura para enviar contratos para assinatura da página Contratos de uma entidade do Dynamics.

Para enviar um contrato em uma entidade:

  • Navegue até o registro de uma entidade (por exemplo, Oportunidades, Contas) no CRM e clique para abri-lo
  • Clique no menu Mais comandos (...)
  • Selecione Enviar para assinatura no menu

Observação:

Os modelos reutilizáveis podem ser criados pelo administrador do Dynamics, para qualquer processo recorrente que possuir um fluxo de trabalho previsível. Esses modelos estão listados (em ordem alfabética) em um submenu após clicar em Enviar para assinatura. 

Na parte inferior da lista de modelos está a opção Novo contrato, para contratos que não são baseados em um modelo.

Selecione Enviar para assinatura no menu

Uma nova página de Contrato é aberta, e todos os valores de campo definidosnoModelo de contrato são preenchidos automaticamente.

Para definir e enviar um contrato apenas algumas ações são necessárias:

  • Um destinatário – A pessoa ou a lista de pessoas que precisam assinar ou aprovar o documento
  • Um nome de contrato – Como o contrato é realçado na linha de assunto do email do signatário, bem como no relatório interno
  • Um documento que deve ser assinado – Um ou mais formulários, contratos ou qualquer outro documento que exija assinatura legal


A seção Destinatário

Um ou mais signatários precisam ser definidos na seção Destinatário. Insira os destinatários na ordem que deseja que assinem o documento. Se você errar, poderá editar o campo Ordem de destinatários no lado esquerdo da lista de destinatários.

Para definir um destinatário:

  • Clique no ícone + (mais) no lado direito da janela
página Novo contrato

Uma lista é exibida e nela é possível selecionar o tipo de signatário/aprovador:

1. Selecione o valor adequado lista de opções Tipo de destinatário

  • Novo: quando o destinatário não é um valor conhecido no Dynamics
  • Contatos: para os destinatários que são definidos como entidades de contato no Dynamics
  • Cliente em potencial: para os destinatários definidos como clientes em potencial no Dynamics
  • Usuário: descreve os usuários internos do ambiente do Dynamics
Lista de seleção dos destinatários

2(a). Selecionando Novo altera a lista e permite que o usuário insira um nome completo e um endereço de email.

Esta ação não salva um novo contato/cliente em potencial no Dynamics, usa o nome e o email somente para essa transação.

Destinatário selecionado

Observação:

A verificação padrão será definida em seu Modelo de contrato ou no nível da conta, se a configuração não foi definida no modelo. Se precisar substituir o padrão, marque a caixa de seleção Sobrescrever verificação padrão. Esta ação exibe uma lista de seleção na qual é possível selecionar um processo de verificação diferente.

2(b). Selecionando Contato, Cliente em potencial ou Usuário altera o gabarito para pesquisar a entidade específica que deseja. Digite o nome (ou parte dele) e, em seguida, clique no ícone de pesquisa para escolher o destinatário que deseja incluir.

Como o Dynamics compreende esses tipos de entidades, o endereço de email é importado do banco de dados.

Entrar em contato com o destinatário

Todas as opções permitem designar a função do destinatário. As funções são:

  • Signatário (padrão): é exigido dos signatários que insiram pelo menos uma assinatura no contrato.
  • Aprovador: os aprovadores não precisam assinar o contrato (embora seja possível, caso haja os campos de assinatura definidos para eles), mas precisam "aprovar" o contrato, que é um evento registrado.
  • CC: as partes copiadas (CC) são incluídas no processo de notificação do contrato, mas não interagem com o contrato ou o ciclo de assinatura.

 

3. Após definir o destinatário, clique em Salvar

4. Repita as etapas 1 a 3 para todos os signatários/aprovadores necessários

Vários destinatários

Observação:

Os destinatários (por padrão) recebem acesso ao contrato na ordem em que são colocados na lista de destinatários. Para editar a ordem dos signatários/aprovadores, altere os valores da Ordem de destinatários no lado esquerdo da lista. Os destinatários são empilhados novamente de acordo com a ordem inserida.

 

Alteração da ordem de destinatários

Clique no número à esquerda do nome do destinatário. O valor numérico ficará editável. Altere para o número da posição que você deseja que o destinatário esteja no processo de assinatura. Os outros destinatários serão ajustados de acordo.

Observação:

O campo Ordem de destinatários é disponibilizado somente se o campo Ordem de assinatura de ordem for definido para Ordem de inserção.

Se a Ordem de assinatura for Qualquer ordem, a coluna Ordem de destinatários não é exibida na interface.

Destinatários móveis

 

Edição dos valores dos destinatários

Você pode editar qualquer valor do destinatário que não esteja bloqueado (conforme indicado pelo ícone de cadeado) clicando uma única vez no campo.

Isso abre o campo para editar ou selecionar um novo valor na lista de seleção.

Uma vez que a alteração for feita, clique no ícone Salvar no painel do destinatário.

recipients_-_editrecipientvalues


Navegador de vendas do LinkedIn

À direita da Lista de destinatários está o Navegador de vendas do LinkedIn.

Esta é uma configuração opcional que pode ser ativada pelo Administrador do Dynamics se sua empresa tiver acesso a uma conta de Equipe ou de Enterprise do Navegador de vendas do LinkedIn.

Quando habilitado, você pode:

  • Clicar em qualquer um dos destinatários em sua lista de destinatários
  • Se o email associado a esse destinatário for encontrado no LinkedIn, o perfil para esse usuário é apresentado no painel à direita da lista de destinatários.

 

linkedin_sales_navigator

 

Para habilitar o painel do LinkedIn, clique na caixa Fazer logon e autentique usando sua conta de Equipe ou Enterprise.

Uma vez que a autenticação é estabelecida, você pode selecionar qualquer destinatário em sua Lista de destinatários e visualizar o respectivo perfil do LinkedIn.

 

O aplicativo procura pelo nome e o email do destinatário selecionado e apresenta o perfil quando localizado.

Se forem selecionados vários destinatários, somente o primeiro selecionado é exibido:

linkedin_sales_navigatorwithprofile

 

Se o LinkedIn retornar o perfil errado, clique no ícone Mais opções (...) no canto superior direito e selecione Não é a pessoa certa

linkedin_-_wrong

Observação:

Lembre-se de que o Navegador de vendas do LinkedIn é um portal para o aplicativo do LinkedIn e, como tal, está sujeito a alterações, pois o LinkedIn está desenvolvendo o recurso.

Se você clicar em Salvar como lead, você salvará como lead no ambiente do LinkedIn, não no Dynamics.

O mesmo se aplica para Enviar InMail e Conectar.

 

Quando nenhum perfil do LinkedIn é encontrado (ou quando você clicar em Não é a pessoa certa), o painel é alterado para permitir que você insira a Empresa atual ou anterior dos destinatários e/ou o Cargo atual para ajudar a identificar perfis possíveis.

Digite os valores que você sabe, e clique em Pesquisar

linkedin_cant_findtheprofile

 

Se várias possíveis correspondências forem identificadas, haverá duas setas de navegação no canto superior direito do painel para iniciar para alternar entre os perfis selecionados.

Clique em Corresponder para obter acesso ao perfil em uma nova guia.

linkedin_found_severalpeople


Detalhes da mensagem

A seção Detalhes da mensagem contém o nome do contrato e a mensagem global.

templates_-_messagedetails
  • Nome do contrato: o nome do contrato fica proeminente durante o processo de notificação, surgindo na linha de assunto do email, em negrito no corpo do email e em fonte menor ao longo da descrição no texto clichê (veja realçado em amarelo abaixo)
  • Mensagem: o campo de mensagem é um campo aberto de texto sem formatação onde o usuário pode adicionar qualquer mensagem ou instrução ao signatário (realçado em verde abaixo)
Exemplo de email
  • Em relação a: esse valor bloqueado indica o destinatário importado com base no modelo de contrato
  • Mapeamento de dados: esse valor bloqueado exibe o Mapa de dados associado ao modelo que configurou este contrato


Adicionar arquivos/anexos

Os documentos podem ser adicionados ao contrato de duas maneiras:

  • Fazer upload do arquivo de seu sistema local: clicando no ícone + (mais) da seção Anexos, o usuário precisará navegar até o arquivo que deseja enviar por upload ou anexar ao contrato. Isto funcionará para unidades de rede (por exemplo, o SharePoint)
  • Anexar documento ou modelo da biblioteca do Adobe Sign: ao selecionar essa opção, o usuário ativa a lista de modelos de documento que foram enviados por upload para a conta do Adobe Sign. Clique uma vez no formulário que deseja incluir e, em seguida, clique no botão Anexar
    • Apenas o administrador pode adicionar documentos à biblioteca
Interface de anexo de arquivos

Observação:

Todos os arquivos anexados são concatenados em um PDF para o processo de assinatura. A ordem em que os documentos aparecem é baseada na ordem em que estão listados na seção anexos. Se for necessário reorganizar documentos, clique no link Reordenar documentos na parte inferior direita da seção Anexar arquivos. 


A seção Opções do contrato

A seção Opções de contrato contém uma série de opções de configuração que podem se aplicar apenas a esse tipo de transação:

template_-_agreementoptions
  • Visualizar e posicionar assinaturas antes de enviar: quando marcada, o contrato abre automaticamente o ambiente de criação para que o remetente possa inserir campos de formulário
  • Contratoexpira: se a opção estiver marcada, uma data de validade, ena qual o contrato vai expirar, é definida
  • Dias até ocontratoexpirar: define o número de dias em que o contrato permanece disponível para receber assinaturas, quando o recurso O contrato expira estiver habilitado
  • Adicionar a página inicial de pós-assinatura: quando ativada, você pode determinar para qual URL o destinatário é roteado depois que concluírem a interação com o contrato
  • Página inicial de pós-assinatura: esse campo contém o URL da página para direcionamento de destinatários quando Adicionar a página inicial de pós-assinatura estiver habilitado
  • Exigir assinatura presencial: se o signatário precisa assinar no sistema local ou tablet do remetente, sem inserir email, é possível hospedar o processo de assinatura usando essa opção
  • Exigir minha assinatura: usado quando o remetente será parte do processo de assinatura
    • O remetente deve assinar primeiro, por último ou ser o único signatário
    • A ordem de assinatura será a Ordem de inserção
Detalhes do contrato
  • Ordem de assinatura: escolha entre dois fluxos de trabalho para a assinatura do documento
    • Qualquer ordem notifica todos os signatários ao mesmo tempo e permite que assinem sem aguardar que outros assinem
    • A opção Ordem inserida impõe um processo sequencial de assinatura com base na ordem em os signatários são acrescentados ao contrato
  • Tipo de assinatura: escolha o formato a ser usado para assinar o documento
    • ASSINATURA ELETRÔNICA distribui seus contratos para receberem assinatura eletrônicas usando o email e espera que os destinatários também assinem eletronicamente
    • MANUSCRITA envia os documentos via email, solicitando que o signatário imprima e assine fisicamente o documento. Em seguida o documento deve ser carregado novamente ao sistema do Adobe Sign usando o mesmo link de email.
  • Lembretes de destinatários de agendamento: define um ciclo de lembrete para a transação. Os lembretes podem ser configurados para envio ao destinatário atual em um ciclo diário ou semanal
  • Atraso em segundos para redirecionamento: obrigatório quando Página inicial de pós-assinatura é definida, essa configuração determina a quantidade de atraso aplicado após a assinatura e antes que o destinatário seja redirecionado para a página inicial designada.
  • Idioma da assinatura: esta configuração define o idioma usado quando o contrato é enviado ao signatário. Todos os emails e prompts/instruções na tela para o signatário estarão no idioma escolhido


Opções de segurança

O Adobe Sign aplica nativamente uma assinatura legal usando o processo padrão de autenticação com base em email, mas também permite ativar segurança estendida de duas formas:

  • Definir senha para abrir PDF assinado: habilite esta opção se gostaria de aplicar uma senha ao documento final para evitar acessos sem autenticação
  • Verificação de identidade: define o segundo fator de verificação para autenticar o destinatário
    • Email: nenhuma verificação de dois fatores é aplicada
    • Senha: campo de senha alfanumérico padrão. Quando usada, o remetente precisa informar a senha ao signatário fora de banda
    • Base em conhecimento: a autenticação baseada em conhecimento usa bancos de dados públicos para fazer diversas perguntas ao signatário sobre seu passado para verificar a identidade
    • Identidade Web: redes sociais são usadas para aplicar uma segunda autenticação
Opções de segurança

Depois que os destinatários forem definidos, os arquivos forem anexados e todas as outras manipulações de campo forem concluídas, clique em Enviar contrato nos itens do menu superior

Enviar para assinatura


Enviar de qualquer entidade usando um modelo

Os administradores do Dynamics têm a capacidade de criar um ou mais modelos para qualquer entidade do Dynamics (Contato, Oportunidade, Conta) que vai pré-configurar o contrato, reduzindo a quantidade de configuração manual para o Remetente.

Os modelos são acessados por meio ícone Mais comandos () na faixa de opções

5MEnu from entity


Criação rápida de contratos por meio do novo menu (+)

Se você souber o tipo de Entidade à qual um modelo é incorporado, poderá abrir um novo Contrato por meio do menu Novo:

  • Clique no ícone Novo (+) na faixa superior
  • Selecione Contrato dentre as opções na seção Registros
    • O painel Criação rápida: Contrato é aberto
quick_create_agreement-selectentity

 

  • Selecione a Entidade que está associada com o modelo que você deseja usar
    • Assim que selecionada, duas pesquisas são exibidas, permitindo que você selecione o modelo que você desejausar,e o objeto específico ao qual vocêdesejaenviar o contrato
quick_create_agreement-selecttemplate
  • Clicar no campo Escolher um modelo produz um menu pequeno com os modelos associados à Entidade selecionada. Selecione o modelo
  • Clicar no campo Escolher {Entity} oferece uma lista de objetos com o tipo de entidade adequado. Selecione seu objeto
    • Inserir uma parte do nome da entidade limita o menu aos objetos que correspondem à sequência de caracteres inserida
  • Clique em Salvar

 

Depois que o botão Salvar é clicado, o contrato será criado com base nos valores do modelo:

  • Se o modelo não tiver um Destinatário ou um Arquivo anexado, o contrato é criado em um status de Rascunho
  • Se o modelo não tiver um Destinatário ou um Arquivo anexado, mas não tiver Envio de um clique habilitado, o contrato é criado em um status de Rascunho
  • Se o modelo não tiver um Destinatário ou um Arquivo anexado e a opção Envio de um clique estiver habilitado no modelo, o contrato é automaticamente enviado par assinatura

Verificação do status do contrato

O status de um contrato exibe seu status legal atual e é atualizado no Dynamics em intervalos regulares. As opções de status são:

  • Rascunho: um contrato que foi criado, mas ainda não foi enviado
  • Enviado para assinatura: ativamente em processo de assinatura
  • Assinado: assinado por todas as partes e concluído
  • Recusado: indica que um dos destinatários recusou o contrato, o cancelando no sistema.
  • Cancelado: o processo de assinatura foi cancelado pelo remetente antes que todas as assinaturas pudessem ser obtidas

A melhor maneira de localizar um contrato é verificar as entidades relacionadas à entidade primária usada para criar o contrato.

Por exemplo, se o usuário criou um contrato usando outro contato, é possível verificar quais entidades são relacionadas ao contato pela navegação e clicando na seta para baixo apenas à direita desse nome de contato:

6check_agreementsfromentity

Abrir a janela de relacionamento mostra o objeto Contratos e clicar nessa opção abre a lista completa de contratos associadas à entidade.

 

Outra forma de exibir o status de um contrato é examinar a lista completa de contratos:

  • Navegue até Adobe Sign > Contratos
Navegue até Principal > Adobe Sign > Contratos

Todos os contratos, independentemente da entidade, são listados na lista de contratos desta página. Na lista, os contratos assinados exibem Nome, Status do contrato e datas. Para contratos sob status Enviado para assinatura e Rascunho, são exibidas somente as informações aplicáveis.

Lista de contratos

Observação:

Os contratos assinados também podem ser encontrados na seção Notas da entidade do Dynamics a que estão relacionados.

Registro de notas

Atualização do status, envio de lembretes e cancelamento de contratos

Três ações podem ser aplicadas aos Contratos não assinados:

  • Atualizar status: pesquisa frequentemente o servidor do Adobe Sign para obter o status mais recente
  • Enviar lembrete: envie automaticamente um lembrete ao signatário atual do contrato
  • Cancelar contrato: encerra o contrato no sistema e envia um aviso de cancelamento aos signatários

Cada uma dessas ações pode ser iniciada na exibição do contrato usando os botões ao longo da parte superior.

Atualizar links

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