Guia do usuário do Adobe Sign for Microsoft Dynamics Local

A integração do Adobe Sign com o Dynamics oferece uma solução ligar-e-usar para obter assinaturas para qualquer formulários ou documentação de contratos necessária. Essa integração oferece os seguintes benefícios:

• O Adobe Sign é integrado aos registros do CRM como contatos, contas, clientes potenciais, oportunidades, pedidos, faturas, cotas, contratos e qualquer entidade personalizada do CRM desenvolvida pelo administrador.
• Acelera o processo “da cotação ao pagamento” usando apenas um clique, ao enviar os acordos a partir do Dynamics, como documentos e contratos de venda.
• Gerencia o mapeamento de dados configurável que mescla os dados de entidades do Dynamics, como contas e contatos, nos contratos e envia de volta ao Dynamics, os dados coletados dos signatários durante o processo de assinatura.
• Habilitado em dispositivos móveis por meio da Central de atendimento ao cliente (disponível no Dynamics 365 9.x e versões posteriores)
• Facilita o processo para que os destinatários assinem em qualquer lugar, a qualquer momento, em qualquer dispositivo.
• Possibilita o rastreamento de documentos enviados para assinatura no Dynamics.
• Elimina as etapas manuais em todo o processo.

Esta documentação é exclusiva para o Microsoft Dynamics 365 CRM Local 9.0 e versões posteriores.
                                                           

Obtenção de acesso ao Adobe Sign

O Adobe Sign é instalado pelo administrador do Dynamics, e o acesso é concedido por meio das funções de segurança.  Caso precise de acesso e a opção Adobe Sign não estiver aparecendo na sua página principal, entre em contato com seu administrador do Dynamics para solicitar o acesso do usuário.

Solicitar assinaturas

Novos contratos podem ser criados na Central de atendimento ao cliente

Para criar um novo contrato na Central de atendimento ao cliente:

• Clique no botão Novos registros (sinal de adição cinza) e selecione Contrato
• Navegue até a opção de menu Contratos e clique no botão Novo contrato na faixa superior de ações:

A opção Solicitar assinaturas está disponível no menu “Mais...”.

Você pode usar a opção Solicitar assinaturas para enviar contratos para assinatura a partir da página Contratos ou de uma entidade do Dynamics.

Para enviar um contrato de uma entidade:

• Navegue até o registro de uma entidade (por exemplo, oportunidades, contas) dentro do CRM e clique para abri-lo
• Clique no menu Mais comandos (...)
• Selecione Solicitar assinaturas no menu
  • Uma lista de modelos disponíveis substitui o menu
  • Na parte inferior da lista de modelos está a opção Novo contrato, para contratos que não são baseados em um modelo

Uma nova página de Contrato é aberta, e todos os valores de campo definidos  no  Modelo de contrato serão preenchidos automaticamente.

Para definir e enviar um contrato, poucas ações são necessárias:

• Um destinatário – uma pessoa ou uma lista de pessoas que precisam assinar ou aprovar o documento
• Um nome de contrato – a forma como o contrato é realçado na linha de assunto do email do signatário, bem como no relatório interno
• Um documento que deve ser assinado – um ou mais formulários, contratos ou qualquer outro documento que exija assinatura legal

A seção Destinatários

Um ou mais signatários precisam ser definidos na seção Destinatários. Insira os destinatários na ordem que deseja que assinem o documento. Se você errar, poderá editar o campo Ordem de assinatura no lado esquerdo da lista de destinatários.

Para definir um destinatário:

• Clique em Adicionar destinatário no canto superior direito do painel Destinatários:

Uma lista é exibida, em que se pode selecionar o tipo de signatário/aprovador:

1. Selecione o valor adequado na lista de opções Tipo de destinatário

• Novo - quando o destinatário não é um valor conhecido no Dynamics
• Contato - para os destinatários que estão definidos como entidades de contato no Dynamics
• Cliente potencial - para os destinatários que estão definidos como clientes potencial no Dynamics
• Usuário - para os usuários internos do ambiente do Dynamics

2(a). Ao selecionar Novo, a tela muda e permite a inclusão de um nome completo e um endereço de email.

Esta ação não salva um novo contato/cliente potencial no Dynamics, apenas usa o nome e o email para essa transação.

2(b). Ao selecionar contato, cliente potencial ou usuário, a tela muda para pesquisar a entidade específica que deseja. Digite o nome (ou parte dele) e, em seguida, clique no ícone de pesquisa para escolher o destinatário que deseja incluir.

Como o Dynamics entende esses tipos de entidades, o endereço de email é importado da base de dados.

3. Uma função de destinatário deve ser definida para cada destinatário. As funções são:

• Signatário (padrão) - é exigido dos signatários que insiram pelo menos uma assinatura no contrato.
• Aprovador - os aprovadores não precisam assinar o contrato (embora seja possível, caso os campos de assinatura sejam definidos para eles), mas precisam “aprovar” o contrato, que é um evento registrado.
• CC - as partes copiadas (CC) são incluídas no processo de notificação do contrato, mas não interagem com o contrato ou o ciclo de assinaturas.

4. A verificação de identidade deve ser definida para cada destinatário. As opções disponíveis serão determinadas pelas autenticações habilitadas pelo(a) admin.

• Email é o valor padrão e exige apenas que o destinatário acesse o contrato por meio do link enviado por email.
• A verificação do Adobe Sign exige a autenticação do destinatário no sistema de identidade da Adobe.
  
  • Todos os contratos assinados apenas pelo(a) remetente devem estar com a Verificação de identidade definida como Adobe Sign
  • Não recomendamos o uso do Adobe Sign como método de verificação para destinatários externos, a menos que você tenha certeza de que eles possuem uma conta da Adobe para se autenticar.
• A verificação por telefone envia uma mensagem ao destinatário com um código que deve ser inserido.
  • O(a) remetente deve fornecer o número de telefone do destinatário durante a configuração
    
• A verificação por senha exige que o(a) remetente notifique o destinatário (fora da banda) sobre a senha para que ele(a) possa confirmar sua identidade
  
• A verificação da Knowledge base usa as informações públicas de um destinatário (e, opcionalmente, seu documento de identidade dos EUA) para fazer uma série de perguntas. 
  
  • A verificação da knowledge base é útil somente para destinatários residentes nos EUA
    

5. Após definir o destinatário, clique em Salvar

6. Repita as etapas de 1 a 5 para todos os aprovadores/signatários(as)

Ordem de assinatura

Há dois fluxos de trabalho para a ordem de assinatura: sequencial e paralelo. Esta opção é controlada pela caixa de seleção Assinar em ordem na parte inferior do painel Destinatários.

Quando a opção Assinar em ordem estiver marcada, os destinatários receberão o contrato na ordem em que estão listados na seção Destinatários. O primeiro destinatário é notificado sobre o contrato e nenhuma outra parte é notificada até que esse destinatário conclua sua ação. Em seguida, o segundo destinatário é notificado e assim por diante até que o contrato seja concluído.

Quando a opção Assinar em ordem está desmarcada, o contrato é enviado para assinatura paralela, para que todos os destinatários sejam notificados imediatamente e o contrato seja finalizado quando todos tiverem concluído sua ação.

Alterar a ordem de destinatários

Clique no número à esquerda do nome do destinatário. O valor numérico ficará editável. Altere para o número da posição que você deseja que o destinatário esteja no processo de assinatura. Os outros destinatários serão ajustados de acordo.

Editar os valores dos destinatários

Você pode clicar no campo para editar qualquer valor do destinatário, contanto que não esteja bloqueado (conforme indicado pelo ícone de cadeado).

O campo fica disponível para edição ou seleção de um novo valor da lista de seleção.

Após concluir a alteração, clique no ícone Salvar no painel do destinatário.

A seção Arquivos

Para adicionar um documento ao seu contrato, clique no botão Adicionar arquivos no canto superior direito da seção Arquivos.

Depois de clicar em Adicionar arquivo, uma janela pop-up oferece a opção de escolher entre duas fontes para fazer upload de arquivos:

• Meu computador: permite pesquisar e fazer upload de um arquivo do sistema local ou de uma unidade de rede (por exemplo, SharePoint).
  
• Modelos: a opção Modelos fornece acesso aos modelos carregados em sua conta do Adobe Sign.
  • A opção Anexar arquivo da biblioteca do Adobe Sign só estará disponível ao criar um novo documento de contrato e não estará disponível ao criar um modelo.
    
  • Apenas o administrador pode adicionar documentos à biblioteca

A seção Mensagem

A seção Mensagem contém o assunto do contrato (também usado como o nome do contrato) e a mensagem global para os destinatários.

• Assunto: o assunto é destacado durante o processo de notificação, aparecendo na linha de assunto do email, em negrito no corpo do email e com uma fonte menor na descrição tradicional (realçado em amarelo abaixo)
• Mensagem - O campo de mensagem é um campo aberto de texto sem formatação em que você pode adicionar qualquer mensagem ou instrução para signatários(as) (realçado em verde abaixo)

A seção Opções

A seção Opções contém uma série de opções de configuração que se aplicam apenas a essa transação:

• Visualizar e posicionar assinaturas antes de enviar: quando marcada, o contrato abre automaticamente o ambiente de criação para que o(a) remetente possa inserir campos de formulário
• Prazo de conclusão: se a opção estiver marcada, o contrato define uma data de validade na qual o contrato vai expirar
• Dias até o contrato expirar: define o número de dias em que o contrato permanecerá disponível para receber assinaturas quando o recurso Expiração do contrato está habilitado
• Exigir assinatura presencial: se precisar que o(a) signatário(a) assine utilizando o sistema local ou tablet do(a) remetente, sem o uso de emails, é possível hospedar o processo de assinatura usando essa opção
• Adicionar a página inicial de pós-assinatura: quando ativada, você pode determinar para qual URL o destinatário é roteado depois que concluírem a interação com o contrato
• Página de aterrissagem de pós-assinatura - este campo contém o URL da página para direcionamento de destinatários quando Adicionar a página de aterrissagem de pós-assinatura estiver habilitado
• Atraso em segundos para redirecionamento – obrigatório quando uma Página de aterrissagem de pós-assinatura é definida. Esta configuração determina a espera (em segundos) aplicada após a assinatura, antes do destinatário ser redirecionado para a página de aterrissagem designada
• Lembrete ao destinatário: define um ciclo de lembretes para a transação. É possível configurar lembretes para serem enviados ao destinatário atual em um ciclo diário ou semanal
  
• Tipo de assinatura: determina o tipo de assinatura esperado no contrato:
  
  • Eletrônica: solicita que os destinatários apliquem uma assinatura eletrônica.
    
    • Essa opção pode permitir que o destinatário altere o fluxo de trabalho para uma assinatura manuscrita, se for habilitada pelo(a) admin.
      
  • Manuscrita: exige que o destinatário baixe o documento, assine-o fisicamente e faça upload de uma imagem digitalizada do documento assinado.
    
    • As assinaturas manuscritas não podem ser convertidas em assinaturas eletrônicas.
      
• Idioma do destinatário: essa opção determina o idioma usado no email e na interface web do destinatário
  
• Proteger com senha: habilite esta opção se desejar aplicar uma senha ao documento final para evitar o acesso não autenticado

Depois que os destinatários forem definidos, os arquivos forem anexados e todas as outras manipulações de campo forem concluídas, clique em Enviar contrato nas opções do menu superior:

Solicitar assinaturas de qualquer entidade usando um modelo

Os administradores do Dynamics podem criar um ou mais modelos para qualquer entidade do Dynamics (contato, oportunidade, conta) que irá pré-configurar o contrato, reduzindo a quantidade de configurações manuais do Remetente.

Os modelos são acessados por meio ícone Mais comandos (…) na faixa de opções

Criação rápida de contratos por meio do menu Novo (+)

Se você souber o tipo de Entidade à qual um modelo é incorporado, poderá abrir um novo Contrato por meio do menu Novo:

• Clique no ícone Novo (+) na faixa superior
• Selecione Contrato dentre as opções na seção Registros
  • O painel Criação rápida: Contrato se abre

• Selecione a Entidade que está associada ao modelo que deseja usar
  • Após selecionadas, duas pesquisas são exibidas, permitindo selecionar um objeto específico que você deseja  relacionar ao contrato e o modelo que deseja usar:

• Ao clicar no campo Escolher {Entidade}, aparece uma lista de objetos no respectivo tipo de Entidade. Selecione o objeto
  • A inserção de uma parte do nome da entidade limita o menu aos objetos que correspondem à sequência de caracteres inserida
• Ao clicar no campo Escolher um modelo, um menu pequeno é exibido com os modelos associados à Entidade selecionada.  Selecione o modelo
• Clique em Salvar.

Depois que o botão Salvar é clicado, o contrato será criado com base nos valores do modelo:

• Se o modelo não tiver um destinatário ou um arquivo anexado, o contrato é criado com o status de Rascunho
• Se o modelo tiver um destinatário e um arquivo anexado, mas não tiver a opção Envio em um clique habilitada, o contrato é criado com o status de Rascunho
• Se o modelo tiver um destinatário e um Arquivo anexado, e a opção Envio em um clique estiver habilitada no modelo, o contrato é automaticamente enviado para assinatura

Verificação do status do contrato

O status de um contrato exibe seu status legal atual e é atualizado no Dynamics em intervalos regulares. Os valores de status são:

• Rascunho - contrato que foi criado, mas ainda não foi enviado
• Enviado para assinatura - ativamente em processo de assinatura
• Assinado/aprovado – totalmente concluído por todas as partes
• Cancelado – o processo de assinatura foi cancelado antes que todas as assinaturas fossem coletadas
• Expirado - Um contrato que não foi concluído antes da data de expiração configurada
  

A melhor maneira de localizar um contrato é verificar as entidades relacionadas à entidade primária usada para criar o contrato.

Por exemplo, se você criou um contrato usando um Contato, é possível verificar quais entidades estão relacionadas, navegando até Contato, clicando na guia Relacionado e selecionando Contratos no menu:

Ao abrir a janela de relacionamento, pode-se ver o objeto Contratos, e ao clicar nesta opção, abre-se a lista completa de contratos associados à entidade.

Outra forma de exibir o status de um contrato é examinar a lista completa de contratos:

• Navegue até Adobe Sign > Contratos

Todos os contratos, independentemente da entidade, são mostrados na lista de contratos desta página.

• Os contratos assinados exibem o nome, status e as datas dos contratos
• Os contratos recusados, enviados para assinatura e rascunhos não contêm a data de assinatura, já que não foram concluídos
  • O valor Assinado em informa quando o contrato foi concluído e assinado legalmente. As assinaturas incrementais durante o processo de assinatura não afetam esse campo
    

Atualização do status, envio de lembretes e cancelamento de contratos

Três ações podem ser aplicadas aos contratos não assinados:

• Atualizar - Consulta frequentemente o servidor do Adobe Sign para obter o status mais recente
• Enviar lembrete - envia de imediato um lembrete ao signatário atual do contrato
• Cancelar contrato - encerra o contrato no sistema e envia um aviso de cancelamento aos signatários

Cada uma dessas ações pode ser iniciada na tela do contrato, usando os botões ao longo da parte superior.

Adobe Sign na Central de atendimento ao cliente

Se sua empresa implantou o Adobe Sign for Dynamics 9.2 ou uma versão posterior, você terá acesso à funcionalidade do Adobe Sign na Central de atendimento ao cliente do Dynamics.

A Central de atendimento ao cliente oferece a mesma funcionalidade com uma formatação aprimorada, permitindo acesso direto para celulares, tablets e qualquer outro dispositivo móvel.