Adobe Sign para SharePoint (no local): guia de instalação

A integração do Adobe Sign para o Microsoft SharePoint fornece uma solução integrada para criar, enviar, rastrear e gerenciar assinaturas eletrônicas. A integração está disponível para a instância do Microsoft SharePoint 2013 e 2016 On-Premises do SharePoint. A solução é desenvolvida como uma solução de farm para o Microsoft SharePoint e oferece:

• Capacidade de adicionar a página Gerenciar do Adobe Sign como parte da Web do SharePoint, que pode ser usada pelos usuários do SharePoint, para acompanhar e atualizar os contratos
• Envio de qualquer documento de uma biblioteca de documentos do SharePoint para assinatura
• Capacidade de enviar documentos a um único destinatário ou grupo de destinatários de uma biblioteca de documentos ou de uma lista personalizada do SharePoint
• Mapeie os dados das listas do SharePoint, bem como de uma biblioteca, em documentos com a unificação de mapeamentos quando os documentos forem enviados para assinatura
• Mapeie os dados dos campos de formulário do contrato assinado em colunas textuais das listas do SharePoint, bem como de uma biblioteca de documentos com o mapeamento de dados quando o documento for assinado e seu status for atualizado automática ou manualmente através da página de Status do contrato
• Arquivamento de todos os contratos assinados no SharePoint

Requisitos

A solução do Adobe Sign somente pode ser instalada e configurada por um administrador do Microsoft SharePoint Farm; você também precisará de privilégios administrativos no servidor do SharePoint para instalar a solução. Consulte a documentação do SharePoint e o administrador do SharePoint da sua organização, para obter as permissões adicionais dos sistemas que podem ser necessárias para instalar as soluções de farm do SharePoint. Para configurar a solução, você também precisa ser um administrador de conta no Adobe Sign e ter acesso à sua Chave de integração da conta do Adobe Sign. Os requisitos do sistema abaixo abrangem os componentes do servidor e do cliente necessários para instalar e executar com sucesso o Adobe Sign para SharePoint.

• Microsoft SharePoint 2013 On-Premise, SharePoint 2016 On-Premise ou SharePoint 2019 On-Premise
  

Problemas conhecidos a serem considerados

As sessões privadas/anônimas do navegador não são compatíveis no pacote do Adobe Sign.

O Sharepoint tem restrições de caracteres que você deve considerar, principalmente ao nomear arquivos:

• Os caminhos de URL deve ter 260 caracteres ou menos
• Os nomes de arquivo devem ter 128 caracteres ou menos

Administradores identificados como “Conta do sistema” ao acessarem qualquer coleção do site devem inserir suas próprias informações na lista AdobeSignUserInfo da seguinte maneira:

Existe uma situação que pode ocorrer com as soluções anteriores que impede os usuários normais do SharePoint de acessarem a coleção do site.

O problema ocorre se:

• A solução do EchoSign (anterior à versão 4) é instalada na coleção do site
• O Administrador do SharePoint incorporou a solução como uma Web part em qualquer página do SharePoint
• O usuário do SharePoint é membro do grupo do proprietário/visitante/membro da coleção do site
• O usuário do SharePoint não é um membro do grupo de usuários ou do administrador do EchoSign

Para corrigir o problema, remova a web part da página do SharePoint.

Instalação

Para instalar a edição “On-Premises” do pacote Adobe Sign para SharePoint:

1. Baixe o novo arquivo Adobe Sign for SharePoint.zip
   
2. Faça logon no servidor do SharePoint como administrador
3. Faça upload do arquivo Adobe Sign for SharePoint.zip no servidor
4. Descompacte o arquivo para extrair o executável
5. Clique em Adobe Sign for SharePoint.exe
6. O assistente de instalação será aberto.  Clique em Próximo

  7. O script executará uma verificação do sistema. Se tudo estiver certo, clique em Próximo

  8. O Contrato de Licença de Usuário Final será mostrado.

○ Marque a caixa Aceito os termos do contrato de licença

○ Clique em Avançar

  9. A página Aplicativo da Web/Coleções do site será carregada.  Selecione as Coleções do site nas quais deseja instalar a solução

  10. Quando a instalação terminar, clique em Próximo

  11. Quando a página Detalhes da implantação for exibida, você poderá clicar em Fechar

Ativar / Remover opções

Executar o script de instalação novamente iniciará o mesmo assistente e processo de verificação do sistema. 

Após a verificação do sistema, em vez de avançar para a página do EULA, o script solicitará que você:

○ Ativar - Permite ao Administrador ativar a solução do Adobe Sign em Sites adicionais no ambiente do SharePoint. Quando selecionado, a página Aplicativo da Web/Coleções do site é aberta, exibindo todos os sites nos quais a solução do Adobe Sign não está ativa (etapa 9 acima).

○ Remover - Essa opção removerá completamente a solução de todas as coleções do site nas quais o Adobe Sign foi ativado. Os arquivos de documento concluídos permanecerão no SharePoint.

Os contratos em processo ainda estarão ativos no Adobe Assinar, e serão concluídos normalmente. Os documentos concluídos não serão mais retornados ao SharePoint.

Configuração após a instalação

Quando o pacote tiver sido instalado, quatro etapas de configuração adicionais precisarão ser concluídas:

• Instalar a Chave de integração
• Decida como deseja adicionar usuários
• Decida se deseja anexar as trilhas de auditoria com os documentos assinados
• Decida onde os contratos assinados devem ser armazenados

Instalar a Chave de integração

Novas instalações exigem uma Chave de integração gerada no Adobe Sign e inserida no SharePoint. Esta chave é o token de acesso que autentica os ambientes do Adobe Sign e do SharePoint para que confiem um no outro e compartilhem conteúdo.

Para gerar uma Chave de integração no Adobe Sign:

• Faça logon na conta do Adobe Sign com o usuário administrativo
• Navegue até Conta > API do Adobe Sign > Informações de API
• Clique no link Chave de integração no meio da página

A interface Criar chave de integração é carregada:

Forneça um nome intuitivo para a chave (ex: SharePoint)

A Chave de integração deve ter os seguintes elementos habilitados:

• user_write
• user_login
• agreement_read
• agreement_write
• agreement_send
• library_read
• library_write

Clique em Salvar quando a chave estiver configurada.

A página Tokens de acesso é exibida, mostrando as chaves definidas na sua conta.

• Clique na definição da chave criada para SharePoint

○ O link da Chave de integração está exposto na parte superior da definição.

• Clique no link da Chave de integração

A chave de integração é exibida:

• Copie a chave e salve-a em um local seguro para a próxima etapa
• Clique em OK

Para instalar a chave de integração no SharePoint:

• Faça logon no site do SharePoint com o usuário administrativo
• Navegue até o ícone Configurações do Adobe Sign para exibir a página Configurações

1. Uma vez na página configurações, clique na guia Configurações de conta
2. Cole a Chave de integração no campo fornecido
3. Clique em Salvar

Adição de usuários

A primeira etapa para adicionar usuários é conceder-lhes acesso à solução do Adobe Sign. Para fazer isso, é necessário:

1. Navegue até Configurações do site > Usuários e permissões > Pessoas e grupos
2. Edite os grupos do Adobe Sign conforme necessário:

○ Administrador do Adobe Sign: usuários com permissão para configurar a solução do Adobe Sign (ou seja, concluir a página de configurações e preencher a lista AdobeSignUserInfo). Esse grupo somente pode ser configurado pelos administradores correspondentes da coleção do site e do aplicativo da Web. Os usuários que pertencem ao grupo podem acessar as guias Configurações de pessoais, Configurações de conta, Armazenamento do contrato e Mapeamentos de modelos na página Configurações.

○ Usuário do Adobe Sign: usuários que devem usar a Solução configurada pelos administradores da coleção de sites. Os usuários que pertencem ao grupo podem acessar somente a guia Configurações pessoais na página Configurações.

Provisionamento automático de usuários no Adobe Sign

O Adobe Sign exige que todos os usuários que enviam contratos tenham uma licença para isso no sistema do Adobe Sign. Após o primeiro uso, um usuário será provisionado automaticamente no Adobe Sign se ainda não existir. Por padrão, esse usuário é provisionado usando as informações encontradas em seu perfil do SharePoint.

Buscar informações do usuário na lista AdobeSignUserInfo

Ativar este recurso informará o SharePoint para usar os valores da lista AdobeSignUserInfo com a finalidade de criar novos usuários e compreender as sessões de usuário existentes no Adobe Sign.

Se o recurso não estiver ativado, o SharePoint usará os valores associados a SharePointUser, conforme definido pelo SharePoint.

É importante ressaltar que você pode associar endereços de email (e, consequentemente, o acesso ao Adobe Sign) a usuários do SharePoint que não tenham um email público ou que precisem usar um endereço de email diferente do email do SharePoint. (por exemplo: Bob@MyDomain.dom é um usuário do SharePoint, mas precisa enviar contratos usando o valor de email HumanResources@MyDomain.dom)

Para usar os valores de lista para o provisionamento automático, duas etapas precisam ser concluídas:

1. Atualizar a lista AdobeSignUserInfo
2. Ativar o recurso Buscar informações do usuário na lista AdobeSignUserInfo

Para atualizar a lista AdobeSignUserInfo

1. Navegue até Conteúdo do site > AdobeSignUserInfo
2. Editar a lista para conter os valores de usuário que você deseja

Para ativar a geração do Usuário a partir da lista AdobeSignUserInfo:

1. Faça logon na sua conta do SharePoint como administrador
2. Navegue até a interface de Configurações do Adobe Sign
3. Clique na guia Configurações de conta
4. Marque a caixa Buscar informações do usuário na lista AdobeSignUserInfo
5. Clique em Salvar

Buscar trilha de auditoria para os contratos assinados

Se essa opção estiver ativada, um PDF da Trilha de auditoria será retornado com o documento finalizado quando o contrato for concluído. A Trilha de auditoria é um documento de resumo de todos os eventos importantes do contrato (Enviado, Visualizado e Assinado), incluindo os metadados do usuário associados a esses eventos (data/hora, endereço IP)

Para permitir a entrega da Trilha de auditoria:

1. Faça logon na sua conta do SharePoint como administrador
2. Navegue até a interface de Configurações do Adobe Sign
3. Clique na guia Configurações de conta
4. Marque a caixa Buscar trilha de auditoria para os contratos assinados
5. Clique em Salvar

Defina a pasta de destino para o contrato assinado

A documentação concluída pode ser configurada para ser depositada em uma pasta específica para toda a coleção do site (global).

Se nenhuma pasta global for designada, o documento final assinado será retornado para uma subpasta de Contratos assinados criada na biblioteca de documentos da qual o documento foi enviado.

Para configurar a pasta de Contratos globais assinados:

1. Faça logon na sua conta do SharePoint como administrador
2. Crie a pasta de destino onde precisar
3. Navegue até a página Configurações do Adobe Sign
4. Clique na guia Armazenamento do contrato
5. Localize a pasta na lista de pastas disponíveis e clique nela para selecioná-la
6. Clique no botão Salvar

Mapeamento de modelo

O Adobe Sign oferece suporte à ideia de relacionar dados entre os campos de formulário do contrato e as listas do SharePoint.

Usando fluxos de trabalho e mapeando os campos de lista aos campos de formulário, você pode preencher automaticamente os documentos antes de enviar, o que reduz o tempo necessário para os remetentes e/ou signatários preencherem o formulário, diminuindo a chance de inserir dados incorretos.

Inversamente, você também pode criar um mapeamento que extrai os dados de campo do formulário de um contrato assinado para preencher uma lista do SharePoint.

O guia completo para configurar mapeamentos de modelos pode ser encontrado aqui.