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Adobe Acrobat Sign for Salesforce (Perfil Lightning): guia do usuário

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Última atualização em 19 de mai de 2023 | Também é aplicável a Adobe Acrobat Sign

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Visão geral

O aplicativo Adobe Acrobat Sign for Salesforce fornece fluxos de trabalho de assinatura fáceis que pessoas físicas ou organizações podem adotar e implementar facilmente. Você pode usar o aplicativo para:

Obter assinaturas eletrônicas ou aprovações legítimas da Adobe para qualquer documento diretamente do Salesforce.
Acessar o histórico de contratos em tempo real e visualizar contratos salvos de qualquer objeto.
Monitorar negócios em tempo real em toda a organização.
Obtenha atualizações quando os contratos forem exibidos, assinados, cancelados ou recusados.
Assine eletronicamente em mais de 20 idiomas e ofereça serviço de retorno por fax em mais de 50 localidades em todo o mundo.
Mesclar automaticamente dados do Salesforce em documentos antes de enviar para assinatura.
Gerar documentos automaticamente usando os dados do Salesforce e enviá-los como anexos do contrato com o Document Builder.
Mapear os dados dos signatários de volta para objetos do Salesforce.
Crie modelos de contratos reutilizáveis para enviar opções e ative botões “Enviar para assinatura” com um clique para enviar contratos personalizados de qualquer objeto do Salesforce.
Acessar integrações nativas com o Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora, Emptoris e muito mais.

O Adobe Acrobat Sign for Salesforce (Perfil Lightning): guia do usuário fornece instruções sobre como:

Criar contratos
- Criar contratos na guia Contratos
- Criar contratos de objetos do Salesforce
Criar modelos de contrato para grupos de usuários específicos
Configurar e enviar contratos
(Somente para administradores) Gerenciar contratos

Observação:

Usando o perfil Salesforce Classic? Consulte Adobe Acrobat Sign for Salesforce (perfil Classic): guia do usuário.

Para personalizar os processos para maior automação do aplicativo, consulte Acrobat Sign para Salesforce: guia de personalização. Para obter ajuda, entre em contato com o administrador do Salesforce.

Para saber como gerar documentos automaticamente usando dados do Salesforce, consulte Acrobat Sign Document Builder para Salesforce: guia do usuário.

Navegadores compatíveis

Navegadores	Compatível	Restrições
Microsoft® Edge	Sim	Sim
Google Chrome™	Sim	Não
Mozilla® Firefox®	Sim	Não
Apple Safari®	Sim	Não

Problemas conhecidos do Microsoft® Edge:

Quando a página Contrato é carregada, um erro pode ser exibido (semelhante ao mostrado abaixo): “Esta página tem um erro. Pode ser necessário atualizá-la. A ação falhou”
Quando você envia e fecha a guia “sucesso” pós-envio, a página Contrato não é atualizada automaticamente para refletir o status do contrato e pode apresentar este erro: “Nenhuma nova janela detectada. Verifique as configurações do bloqueador de pop-ups do navegador antes de tentar outra ação. Esta página agora pode ser recarregada.”
Você pode acessar a página do contrato na Lista de contratos.
Quando você seleciona as ações Lembrar ou Atualizar em contratos que estão em trânsito, a página do contrato não é atualizada automaticamente. Ela exibe este erro: “Esta página tem um erro. Pode ser necessário atualizá-la.”
Você pode acessar a página do contrato na Lista de contratos.

Problemas conhecidos com o aplicativo Acrobat Sign for Salesforce:

Se você ativou o compartilhamento na conta do Acrobat Sign, os usuários não incluídos no contrato não podem visualizar o contrato no ambiente do Salesforce, a menos que:

O contrato tenha sido criado a partir de um modelo de biblioteca compartilhada da biblioteca do Adobe Acrobat Sign.
O modelo de biblioteca é compartilhado para incluir o visualizador por meio de (a) Compartilhamento com todos os usuários na conta ou (b) Compartilhamento no nível do grupo, em que o remetente e o visualizador estão no mesmo grupo.

Observação: você pode usar o Adobe Acrobat Sign para visualizar o contrato.

Criar contratos

“Contratos” são objetos que o Acrobat Sign instala no Salesforce e o veículo de entrega do seu documento aos recipients.

“Destinatário” é o termo genérico usado para qualquer signatário, aprovador ou delegador de um contrato. Qualquer pessoa para quem você envia o documento para alguma ação é um destinatário.

Os contratos podem ser criados de várias maneiras, dependendo de como o administrador implantou o pacote. As opções comuns incluem:

A guia Contratos
Objetos do Salesforce (Contato, Lead, Oportunidade, Conta e muito mais)

Para criar um contrato na guia Contratos:

No canto superior direito da página do Salesforce Lightning, selecione o ícone do Iniciador de aplicativos.
Selecione Adobe Acrobat Sign for Salesforce.
Na barra de menu superior, selecione Contratos.

A guia Contratos lista todos os contratos.
Selecione Novo.

Para criar um contrato a partir de um objeto do Salesforce:

Abra o objeto do Salesforce do qual você deseja enviar o contrato. O exemplo abaixo usa o objeto Contatos para enviar o contrato.
Observação:
Se você não vir a lista relacionada a “Contratos”, deverá adicioná-la da seguinte forma:

Navegue até Configuração > Gerenciador de objeto e localize e selecione o rótulo Contato.

No painel esquerdo da página aberta, selecione Layouts de página.

Na lista de layouts de página, selecione Layout de contato.

Na seção Layout do contato (Vendas), selecione Listas relacionadas no menu à esquerda e arraste e solte o painel Contratos na seção Listas relacionadas.

Depois de adicionar o painel “Contratos”, selecione Salvar.

Volte para a página Contato do objeto do Salesforce e atualize a página. Ela agora exibe a lista relacionada a contratos.
Na guia Relacionado, selecione Novo na seção Contratos.

Criar modelos de contrato para grupos de usuários específicos

Os administradores do Acrobat Sign for Salesforce podem criar modelos de contrato para grupos de usuários específicos dentro da organização. Isso permite definir e ditar as propriedades relacionadas ao contrato, como documentos disponíveis, fluxos de trabalho, identidade visual, funções de destinatário, métodos de autenticação, segurança de PDF e muito mais para grupos de usuários específicos. Um modelo de contrato associado a um grupo de usuários só pode ser usado por membros desse grupo.

Os membros do grupo de usuários também podem criar e enviar contratos em nome de qualquer um de seus grupos ou como um remetente individual.

Etapa 1: os administradores do Acrobat Sign devem assegurar os seguintes pré-requisitos:

Ativar a configuração de Suporte a grupos do Acrobat Sign. Para fazer isso, faça logon na sua conta do Acrobat Sign usando credenciais de administrador e navegue até Conta > Configurações da conta > Configurações globais. Na página Configurações globais, localize a configuração Usuários em vários grupos e verifique se ela está habilitada.
A conta de administrador do Acrobat Sign tem grupos de usuários existentes com usuários atribuídos aos grupos. Veja como Criar e editar grupos de usuários.
Os administradores são membros dos grupos de usuários aos quais desejam associar os modelos de contrato específicos.

Etapa 2: habilite o suporte a grupos do Acrobat Sign no ambiente do Salesforce. Para fazer isso:

No canto superior direito da página do Salesforce Lightning, selecione Configuração.
Na página Configuração, selecione Código personalizado > Configurações personalizadas.
Localize as Configurações de grupo do Adobe Acrobat Sign e selecione Gerenciar.
Na página Configurações de grupo do Adobe Acrobat Sign, selecione Novo.
Na página aberta, marque a caixa de seleção Habilitar o suporte a grupos do Acrobat Sign.

Para restringir sua organização a um único grupo do Sign, insira o nome de um grupo no campo Nome do grupo do Acrobat Sign bloqueado.

Observação: para poder associar modelos de contrato a grupos específicos do Sign, não restrinja sua organização a um único grupo do Acrobat Sign.
Selecione Salvar.

Etapa 3: associe modelos de contrato a grupos do Acrobat Sign conforme necessário:

Crie um modelo de contrato.
Em Detalhes do modelo, selecione o menu suspenso Quem pode enviar este contrato e selecione um grupo ao qual deseja associar seu contrato.
Observação: se selecionar a opção padrão “Qualquer usuário na conta vinculada do Sign”, qualquer usuário poderá enviar o contrato de qualquer grupo do qual seja membro.
Defina outras propriedades do modelo que deseja que o grupo de usuários adote e salve o modelo de contrato.

Isso associa o modelo de contrato ao grupo de usuários selecionado e o modelo poderá ser usado somente por membros do grupo selecionado. Dessa forma, o contrato será enviado em nome de todo o grupo.

Configurar e enviar contratos

Depois de abrir o contrato no modo de rascunho, você deve configurá-lo para especificar o grupo de remetentes, definir os destinatários, a natureza do contrato, os documentos a serem enviados para assinatura e as configurações adicionais, caso necessário.

A. Ordem de assinatura do destinatário B. Função do destinatário C. Tipo de destinatário D. Campo Pesquisa de destinatário E. Ferramenta de mensagem privada

No menu suspenso Enviar de, selecione o remetente desejado nas opções disponíveis.
- Se você for membro de vários grupos de usuários, a lista Enviar de exibirá todos os seus grupos e o grupo padrão da sua organização.
- Se você não for membro de nenhum grupo de usuários, a lista Enviar de mostrará apenas o grupo padrão.
- Se estiver usando um modelo de contrato que tenha um grupo de remetentes predefinido, é possível enviar o contrato somente em nome desse grupo específico.
Em Recipients, configure os seguintes campos:
- A indica a ordem de assinatura do destinatário. Depois de adicionar todos os recipients, você pode arrastar uma linha para cima ou para baixo para alterar a ordem de assinatura.
- B indica a função dos recipients. Abra o menu suspenso e selecione uma função desejada para o recipient:
  
  Signatários (padrão): recipients que devem aplicar ao menos uma assinatura jurídica.
  
  Aprovadores: recipients que avaliam e aprovam o documento, mas não precisam assinar legalmente.
  
  Aceitador: recipients que precisam reconhecer o contrato sem assiná-lo formalmente.
  
  Preenchedor de formulários: recipients que precisam preencher o conteúdo do formulário durante o processo de assinatura.
  
  Recipient certificado: recipients que não precisam assinar ou preencher campos de formulário, mas podem ser solicitados a delegar, recusar ou reconhecer o contrato.
  
  Delegadores: recipients que precisam delegar sua função a outra parte. Há uma opção de delegador para cada uma das funções acima (quando ativada pelo administrador do SFDC).
- C indica o tipo de recipient. Abra o menu suspenso e selecione uma das opções:
  
  Contato: qualquer contato no Salesforce.
  
  Lead: qualquer lead no Salesforce.
  
  Usuário: qualquer usuário do Salesforce na org. do Salesforce.
  
  Grupo: um conjunto de usuários em uma função do Salesforce que precisa assinar ou aprovar. Administradores precisarão definir seus grupos disponíveis.
  
  Email: destinatários que não são atualmente listados no Salesforce como um dos outros tipos de objeto.
- D indica o campo de pesquisa do recipient. Depois de selecionar um tipo de recipient, insira o nome ou identificador relevante para pesquisar o recipient ou insira os detalhes.
- E indica a ferramenta para uma mensagem privada para o recipient. Selecione para qualquer recipient e, na caixa de diálogo exibida, escreva uma mensagem e selecione Salvar.
  Envia uma mensagem privada somente ao recipient marcado. Se nada for adicionado, o recipient receberá a mensagem padrão do contrato.
- Para excluir uma entrada de recipient, selecione X para o recipient que deseja remover.
- Para adicionar mais recipients, selecione Adicionar recipient e preencha os detalhes necessários na linha exibida.
- Para adicionar a si mesmo como um recipient, selecione Adicionar-me. Essa opção adiciona uma linha com seus detalhes.
- Para enviar uma cópia do contrato para outras pessoas, selecione Adicionar CC e, no campo CC exibido, adicione os endereços de email desejados.
Clique no menu suspenso Verificação de identidade e selecione um dos tipos de verificação abaixo que deseja incluir para todos os recipients:
- Email (padrão): a autenticação é baseada no acesso à caixa de entrada de email
- Senha: uma senha alfanumérica gerada pelo remetente que deve ser informada separadamente aos recipients.
- KBA (somente EUA): a Autenticação baseada em conhecimento exige que o recipient insira seu Número de Seguridade Social e responda a algumas perguntas não triviais com base no banco de dados público.
- Telefone: exige que o remetente forneça o número de telefone do recipient para enviar um código por SMS quando a assinatura do recipient for necessária.
- Documento de identidade: exige que o recipient forneça uma imagem do passaporte, documento de identidade ou carteira de motorista. O documento de identidade ou a carteira de motorista também solicitam que o usuário forneça uma “selfie” para comparar com a imagem do documento.
Observação:

Você pode configurar o Adobe Acrobat Sign para ativar um método de verificação exclusivo para cada recipient. Quando ativada, exibe a opção de verificação para cada recipient, conforme mostrado abaixo.
Para modificar o nome do contrato, selecione o campo em Detalhes e forneça outro nome.
No campo Mensagem, digite uma mensagem que deseja enviar a todos os recipients.
Para associar explicitamente o contrato a uma Conta, Oportunidade ou Contrato, procure o contato nos campos relevantes, conforme mostrado abaixo.
Para incluir outras opções de fluxo de trabalho, configure os seguintes campos em Opções:
- Proteger o documento assinado com senha: marque a caixa de seleção e insira uma senha nos campos exibidos. A senha fornecida é necessária para exibir o PDF final.
- Prazo de conclusão: selecione o ícone de calendário e defina uma data para a expiração do documento (cancelamento automático).
- Criar lembretes: escolha uma opção de frequência de lembrete no menu suspenso para enviar lembretes por email aos recipients. Essa opção envia um email de lembrete apenas para os recipients atuais.
- Idioma do recipient: abra o menu suspenso e selecione um idioma para o modelo de email e as instruções na tela para o contrato.
- Tipo de assinatura: selecione uma das seguintes opções:
  
  Assinatura eletrônica para obter assinaturas eletrônicas.
  
  Assinatura manual para enviar o contrato com uma capa e instruções para imprimir, assinar e fazer upload do contrato no Adobe Acrobat Sign.
Para incluir um ou mais arquivos que você quer que sejam assinados:
1. Selecione Fazer upload de arquivos. Ou arraste e solte o arquivo no campo em Arquivos.
2. Na caixa de diálogo Adicionar arquivos, selecione um arquivo que precisa ser assinado. Você pode anexar um ou mais arquivos dos seguintes locais de origem:
  
  CRM e arquivos do Salesforce
  
  Documentos do Salesforce
  
  Biblioteca do Acrobat Sign (deve ser ativada pelo administrador do SFDC)
  
  Do seu computador (o Salesforce limita o tamanho de upload de arquivo a ~700 KB)
3. Selecione Adicionar arquivos.
Observação: você pode adicionar vários documentos ao contrato. Contratos com vários documentos apresentam os documentos aos destinatários na ordem em que são listados. Para reordenar a pilha, arraste a seleção para cima ou para baixo.
Para visualizar o contrato e adicionar campos de assinatura, selecione Visualizar e adicionar campos de assinatura.

Isso altera o botão Enviar para Próximo.
Selecione Próximo.
Na janela de visualização do contrato que é aberta:
1. Em Destinatário, selecione o nome de um destinatário e arraste e solte o campo de assinatura necessário no contrato.
2. Da mesma forma, adicione campos de assinatura para cada destinatário.
3. Ou adicione campos de informações do signatário, campos de dados ou outros campos, conforme necessário.
4. Revise os detalhes do contrato.
5. Uma vez concluído, selecione Enviar para enviar o contrato aos destinatários.

Localizar e gerenciar contratos

A integração Acrobat Sign para Salesforce associa seus contratos a um objeto do Salesforce de maneira significativa. Por exemplo, ao enviar um contrato de confidencialidade a um contato, o contrato é listado na página desse Contato. Da mesma forma, se você enviar um contrato para um destinatário a partir de um objeto de Oportunidade, os objetos de Destinatário e Oportunidade mostrarão o contrato em suas listas.

Caso um contrato fique órfão no sistema, ele é listado na guia Contratos. A lista exibida em Contratos mostra os contratos que você está autorizado a visualizar.

O Acrobat Sign for Salesforce também permite enviar e gerenciar contratos por meio do Painel de contratos e da Lista de contratos. Você pode adicionar os componentes AgreementPanel (ou AgreementPanel-wide) e AgreementList a qualquer objeto do Salesforce e usá-los para enviar e gerenciar contratos de qualquer registro nesse objeto.

Selecione a guia Contratos no menu superior.
A guia Contratos exibe a lista de contratos visualizados recentemente. Para exibir todos os contratos, clique no menu suspenso Visualizado recentemente e selecione Todos.
Na lista de contratos, selecione o contrato que deseja gerenciar e execute uma das ações listadas abaixo na barra de ações superior:
- Para alterar o proprietário do contrato, selecione Alterar proprietário. Na janela exibida, selecione outro usuário e clique em Enviar.
- Para importar dados para o contrato, selecione Importar. Na janela exibida, forneça os detalhes e acompanhe o fluxo de trabalho.
- Para cancelar o contrato, selecione Cancelar contrato. Na janela exibida, selecione Enviar.
  Essa opção encerra o contrato e o define com o status Cancelado.
- Para excluir o contrato, selecione Excluir contrato. Na janela exibida, selecione Enviar.
  Essa opção exclui o registro do contrato do Salesforce.
Para atualizar o contrato, enviar um lembrete ou enviar o contrato, clique no menu suspenso na barra de ações superior e selecione a opção apropriada.
Para substituir os signatários do contrato:
1. Abrir o contrato.
2. Para o signatário que deseja substituir, selecione Substituir destinatário.
3. Na caixa de diálogo que é exibida, selecione um signatário alternativo e escreva uma mensagem.
4. Selecione Substituir.

Selecione a guia Gerenciar contratos para abrir o portal do contrato na sua conta do Acrobat Sign, conforme mostrado abaixo. Isso exibe todos os contratos relacionados à sua ID de usuário (endereço de email).

Em certos casos, o Salesforce torna os contratos pesquisáveis em relação ao contexto e aos usuários. No entanto, a maioria dos administradores suprime essa guia para manter todas as atividades no Salesforce.

Você pode exibir e gerenciar contratos nos componentes Painel de contratos e Lista de contratos.

Observação: se você não estiver vendo o Painel de contratos ou a Lista de contratos na página de registro de um objeto do Salesforce, veja como adicionar os componentes AgreementPanel e AgreementList.

Uma Lista de contratos em uma página de registro exibe todos os contratos enviados a partir desse registro.

Você pode gerenciar contratos no Painel de contratos da seguinte maneira:

Para modificar um contrato existente, abra o menu suspenso do contrato e execute a ação desejada.
Para enviar um novo contrato do registro, abra o menu suspenso Enviar e selecione qualquer modelo disponível ou selecione Novo contrato para criar um novo contrato.