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Visão geral
O sistema de fluxos de trabalho do Microsoft Dynamics permite uma string altamente personalizável de objetos relacionados para automatizar processos no ambiente do Dynamics.Esses processos podem ser acionados manualmente por um usuário ou configurados para acionar quando ocorrerem eventos definidos.
Este documento destina-se a expor e explicar os objetos do Adobe Acrobat Sign que foram adicionados na versão 7 do pacote CRM do Adobe Acrobat Sign para MS Dynamics.
Ele não pretende ser uma explicação detalhada do sistema de fluxo de trabalho personalizado no Dynamics.
O Adobe Acrobat Sign para MS Dynamics CRM é compatível com a criação de fluxos de trabalho personalizados no pacote de instalação da versão 7 somente para a solução 365 CRM.
Este pacote contém:
- Sete Atividades, as ações específicas que podem ser usadas para criar seus próprios processos personalizados
- Duas Ações, prontas para uso. Excelentes processos reutilizáveis para vários fluxos de trabalho
- Um Fluxo de trabalho, um exemplo funcional (com status de rascunho) que envia automaticamente um contrato quando uma oportunidade é definida como “Ganha”
A versão anterior do Dynamics (2011/2013/2016) não é compatível com a versão 7 do pacote do Adobe Acrobat Sign.
Antes de criar um fluxo de trabalho, você precisa ter um bom conhecimento do formulário a ser assinado e do número/ordem dos destinatários a serem incluídos no processo de assinatura.
Há várias opções que podem alterar a ordem de assinatura, geralmente, inserindo-se um destinatário na primeira posição e empurrando os outros destinatários para a parte inferior da pilha.
Atividades
Atividades são os blocos de construção das Ações e do Fluxo de trabalho, cada uma definindo uma tarefa diferente que pode receber entradas de atividades ou eventos anteriores, bem como gerar saídas para atividades subsequentes.
Encadear uma série de Atividades cria uma Ação ou um Fluxo de trabalho.
Há sete Atividades do Adobe Acrobat Sign disponíveis:
Os campos:
Nome do contrato: o nome do contrato, conforme deve ser mostrado nas mensagens de email aos destinatários e conforme referenciado em todo o ambiente do Dynamics
Mensagem do contrato: a mensagem global adicionada às notificações por email aos destinatários
Tipo de assinatura: define o fluxo de assinatura imposto pelo Adobe Acrobat Sign. Há duas opções:
- ESIGN: usa assinaturas eletrônicas, aplicadas inteiramente por meio de uma sessão conectada à web.Os destinatários podem usar plataformas de desktop ou móveis para aplicar a assinatura
- MANUSCRITA: usado quando uma assinatura física é necessária. O processo pede que o destinatário imprima o arquivo, assine fisicamente o documento, digitalize o documento de volta para o formato PDF e faça seu upload de volta ao sistema
Definir senha para abrir PDF assinado: um campo opcional que aceita uma string de senha aplicada ao documento final assinado. A visualização do PDF assinado exige a senha em todos os casos
Dias até o vencimento do contrato: qualquer valor inserido neste campo representa por quantos dias o contrato permanecerá disponível para receber assinaturas depois de ser criado. Todos os destinatários devem concluir sua parte do processo de assinatura antes que esse temporizador se esgote ou que o contrato seja cancelado
Opções de assinatura do remetente: controla o fluxo de assinatura do destinatário em termos do remetente. Existem quatro opções:
- Eu não assino: se não for esperado que o remetente assine, simplesmente por ser o remetente
- Lembre-se de que o remetente pode ser adicionado como destinatário por outros métodos, como uma pesquisa
- Eu assino primeiro: insere o remetente do contrato na pilha de destinatários como o primeiro signatário
- Eu assino por último: insere o remetente do contrato na pilha de destinatários como o último signatário
- Somente eu assino: para processos nos quais apenas o remetente aplicaria uma assinatura. Por exemplo, solicitações de férias
As Opções de assinatura do remetente afetam diretamente a ordem de assinatura do contrato e substituem o valor da ordem dos destinatários, conforme definido nas atividades de AddRecipient.
Se você tiver definido um destinatário com um valor da Ordem de destinatários de 1 e, em seguida, tiver configurado a atividade CreateAccount para inserir o remetente como o primeiro signatário (“Eu assino primeiro”), os valores da ordem de destinatários serão, na prática, empurrados para trás na fila.
1 será tratado como 2 e terá acesso somente aos campos do signer2.
2 será tratado como 3 e assim por diante.
Assinatura presencial: usada quando você espera que o destinatário esteja no mesmo local físico do remetente e deseja permitir a assinatura presencial, hospedado no sistema do remetente.
Este método ignora o processo padrão de verificação de email, portanto, é altamente recomendável que você exija que informações não triviais adicionais sejam coletadas no formulário (por exemplo, carteira de motorista, CPF etc.) para garantir um prazo razoável para o indivíduo em questão
Ordem de assinatura necessária: esta opção determina o fluxo principal do contrato.
- Quando “Verdadeiro”, um processo de assinatura sequencial é seguido, com um destinatário por vez podendo acessar o contrato. Cada destinatário será notificado quando for sua vez de interagir com o contrato, mas não até lá
- Quando “Falso”, um processo de assinatura paralelo é seguido, no qual todos os destinatários são notificados ao mesmo tempo, e as assinaturas/aceitações podem ser aplicadas em qualquer ordem
URL da página de destino pós-assinatura: um URL público para o qual você deseja que os signatários sejam direcionados depois da assinatura.
- Se nenhum valor for fornecido, a página pós-assinatura padrão fornecida pelo Adobe Acrobat Sign será apresentada
Atraso em segundos do redirecionamento: se um URL da página de destino pós-assinatura for fornecido, este campo define o número de segundos que o navegador aguardará depois que o contrato for resolvido, antes que o redirecionamento seja acionado para o navegador ir para o URL da página de destino
Verificação de identidade: esta configuração define o método de verificação padrão para todos os destinatários anexados ao contrato.
- Isso se aplica principalmente a contratos que importam destinatários sem usar a atividade AddRecipient:
- Quando as Opções de assinatura do remetente estão definidas como “Eu assino primeiro”, “Eu assino por último” ou “Somente eu assino”
- Quando Adicionar email primário da entidade principal for verdadeiro
- Destinatários adicionados por meio de uma atividade AddRecipient têm a opção de substituir o método de verificação de identidade padrão
Todos os destinatários são verificados, pelo menos por meio de autenticação no endereço de email ao qual o contrato é enviado.
A autenticação de dois fatores está disponível de várias formas:
- Email: o tipo de validação padrão. Empregado para cada destinatário
- Telefone: verificação de dois fatores que envia uma mensagem SMS ao destinatário quando ele tenta acessar o contrato.
- O número de telefone e o código do país do destinatário devem ser fornecidos no campo Telefone do destinatário e no campo Código do país do destinatário no objeto AddRecipient
- Senha: verificação de dois fatores que utiliza uma string de senha alfanumérica padrão
- A senha deve ser comunicada ao destinatário por algum método externo
- Knowledge Base: verificação de dois fatores apenas para destinatários nos Estados Unidos.
- Utiliza dados não triviais extraídos de bancos de dados públicos para fazer uma série de perguntas pessoais.
- Identidade web: verificação de dois fatores que usa uma autenticação bem-sucedida em um dos vários sites de redes sociais.
- Os sites válidos para autenticação incluem Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live e Twitter.
Definir senha para verificação de identidade: a string de senha a ser usada se a verificação por senha for selecionada
Adicionar email primário da entidade principal como destinatário: quando Verdadeiro, o processo importa o endereço de email da entidade primária como o primeiro signatário do processo de assinatura
Adicionar email primário da entidade principal como destinatário afeta diretamente a ordem de assinatura do contrato e se sobrepõe ao valor da Ordem de destinatários, conforme definido nas atividades de AddRecipient.
Se você tiver definido um destinatário com um valor da Ordem de destinatários de 1 e, em seguida, tiver configurado a atividade CreateAccount para Adicionar email primário da entidade principal como destinatário, os valores da Ordem de destinatários serão, na prática, empurrados trás na fila.
1 será tratado como 2 e terá acesso somente aos campos do signer2.
2 será tratado como 3 e assim por diante.
Lembretes de programação de destinatários: define um ciclo de lembretes para o contrato. Há três opções possíveis:
- Nunca: nenhum lembrete é agendado.Os lembretes continuarão podendo ser enviados sob demanda a partir do objeto Contrato no Dynamics
- Todos os dias, até a assinatura: um email de lembrete é enviado todos os dias até o contrato ser assinado
- Dez iterações são observadas. Após 10 dias, o lembrete se vence
- Toda semana, até a assinatura: um email de lembrete é enviado uma vez a cada sete dias até o contrato ser assinado
- Sete iterações são observadas. Após sessenta dias, o lembrete vence
O campo:
Selecione um modelo de contrato: um campo de pesquisa que apresenta os modelos do Adobe Acrobat Sign disponíveis que você pode usar para gerar um contrato
GetAgreementID não tem campos de entrada e fornece apenas uma saída: a ID do contrato
Os campos:
Entrada do ID do contrato: importe o ID do contrato a partir da atividade CreateAgreement
Adicionar documentos de: define a origem do documento. Os documentos sempre são selecionados a partir das notas do objeto de destino.Há duas opções:
- Notas da entidade primária: o documento é selecionado a partir do campo de notas da Entidade primária
Por exemplo: se você anexar orçamentos de venda às oportunidades, o seu fluxo de trabalho poderá ser configurado para usar a oportunidade como a entidade primária.
Quando o fluxo de trabalho for acionado, o processo acessará a oportunidade para obter os arquivos anexados às notas da oportunidade, onde o orçamento será anexado
- Notas do processo: os documentos são obtidos do campo de notas de um Processo em vez de uma Entidade
Por exemplo: se você tiver um pacote de novos documentos de contratação padrão. Trata-se de documentos padronizados, e não faria sentido anexar cópias exclusivas dos documentos em branco a cada novo usuário contratado.Anexar os documentos a partir do processo permite que o administrador controle o processo de controle de versão e efetivamente disponibiliza a versão atual dos documentos para qualquer pessoa que precisar acionar o fluxo de trabalho.
Selecionar processo: significativo apenas quando você seleciona Adicionar documentos a partir das notas do processo.
Esta configuração identifica o Processo do qual os arquivos de documento são recuperados
Nome do documento: qualquer Entidade ou Processo pode ter mais de um arquivo anexado ao campo Notas.
Ao fornecer um Nome do documento, você garante que o processo selecione apenas os arquivos correspondentes ao arquivo nomeado.
Se nenhum Nome do documento for fornecido, todos os arquivos serão selecionados.
Adicionar somente a versão mais recente do documento: frequentemente, os documentos passam por um processo de controle de versão.Os contratos, por exemplo, podem ter várias iterações, à medida que os termos são negociados. Ao definir Adicionar somente a versão mais recente do documento como Verdadeiro, somente a versão mais atual do documento (com base no carimbo de data/hora do anexo) será selecionada quando os documentos forem recuperados.
Se for definido como “Falso”, todas as versões dos documentos serão recuperadas.
Ao criar um processo global (sem nenhuma entidade primária identificada), lembre-se de que o documento deve ser recuperado a partir das notas do processo.
Os campos:
Entrada da ID do contrato: importe a ID do contrato a partir da atividade CreateAgreement
Nome completo do destinatário: um campo opcional que insere o valor do campo nos modelos de email que, do contrário, mostrariam o valor do Endereço de email do destinatário
Endereço de email do destinatário: o endereço de email do destinatário. Este valor é usado para entregar o documento e associar o destinatário ao contrato
Função do destinatário: o que se espera que o destinatário faça em relação ao documento:
- Signatário: alguém que precisa aplicar uma assinatura legal
- Aprovador: destinatários que só precisam aprovar o documento, mas não necessariamente assiná-lo
- CC: os destinatários do campo CC não podem influenciar o contrato, sendo apenas observadores do processo, e, normalmente, receberão uma cópia do contrato (dependendo das suas configurações do Adobe Acrobat Sign)
Ordem de destinatários: este valor representa:
- O ponto do ciclo de assinatura no qual o destinatário fica quando o processo de assinatura descreve um caminho de assinatura sequencial.Inserir 1 indica que o destinatário será o primeiro a obter acesso ao contrato
- A quais campos o destinatário tem acesso durante o processo de assinatura? Os campos de um documento são identificados pelo número do “signatário”. Inserir 1 indica que o destinatário deverá ter acesso aos campos do formulário designados para “qualquer pessoa” e “signer1”
Em um fluxo de trabalho sequencial, o destinatário 2 é notificado sobre o contrato somente após o destinatário 1 concluir sua parte, não antes.
O destinatário 2 recebe acesso apenas aos campos designados para “qualquer pessoa” e “signer2”.
Observação para destinatários no campo CC: para fins de esclarecimento, todos os destinatários no campo CC devem receber a ordem de destinatários após o último destinatário que interagiu efetivamente com o contrato.Se você tiver três destinatários como parte do ciclo de assinatura, os destinatários no campo CC devem ter a ordem de destinatários 4
Preste muita atenção à ordem de destinatários e lembre-se de que a atividade CreateAgreement pode inserir destinatários na frente da lista de destinatários.
As configurações que inserem destinatários são:
- Opções de assinatura do remetente: eu assino primeiro : se as Opções de assinatura do remetente tiverem sido configuradas como Eu assino primeiro, o remetente do contrato será o primeiro destinatário. Sempre.
- Adicionar email primário da entidade principal: quando o email da entidade principal é adicionado por meio da atividade CreateAgreement, esse email é inserido como o primeiro destinatário.
- Somente a Opção de assinatura do remetente (acima) pode inserir um destinatário antes do email primário da entidade principal.
Substituir verificação padrão (descontinuado da v9.4.4.0): permite que o destinatário utilize um método de verificação diferente do valor padrão definido na atividade CreateAgreement
- Falso: quando falso, o método de verificação de identidade padrão definido na atividade CreateAgreement é aplicado a esse destinatário
- Verdadeiro: quando verdadeiro, esse destinatário usará o método de verificação de identidade definido nesta atividade AddRecipient (confira abaixo)
Observação: com a descontinuação da opção Substituir verificação padrão a partir da v9.4.4.0, os usuários que atualizarem para a v 9.4.4.0 ou posterior não verão a opção Substituir verificação padrão ao adicionar novas etapas de AddRecipient e AddRecipientUsingLookup. Portanto, a atualização pode resultar na ruptura de alguns fluxos de trabalho.
Verificação de identidade: todos os destinatários são verificados, pelo menos por meio de autenticação no endereço de email ao qual o contrato é enviado. A autenticação de dois fatores está disponível de várias formas:
- Email: o tipo de validação padrão. Empregado para cada destinatário
- Telefone: verificação de dois fatores que envia uma mensagem SMS ao destinatário quando ele tenta acessar o contrato.
- O número de telefone e o código do país do destinatário devem ser fornecidos no campo Telefone do destinatário e no campo Código do país do destinatário abaixo
- Senha: verificação de dois fatores que utiliza uma string de senha alfanumérica padrão
- A senha deve ser comunicada ao destinatário por algum método externo
- Knowledge Base: verificação de dois fatores apenas para destinatários nos Estados Unidos.
- Utiliza dados não triviais extraídos de bancos de dados públicos para fazer uma série de perguntas pessoais
- Identidade web: verificação de dois fatores que usa uma autenticação bem-sucedida em um dos vários sites de redes sociais
- Os sites válidos para autenticação incluem: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live ou Twitter
Observação para destinatários no campo CC: todos os destinatários no campo CC devem deixar a verificação de identidade no valor padrão de EMAIL
Telefone do destinatário: o número de telefone a ser usado para o processo de verificação por telefone via SMS
Código do país do destinatário: o código do país que precede o número de telefone para verificação por SMS
Senha do destinatário: a string de senha a ser usada se a verificação por senha for selecionada
Para usuários com um fluxo de trabalho do Dynamics em funcionamento, a atualização de uma versão anterior para a versão 9.4.4.0 do Adobe Acrobat Sign para Dynamics 365 pode causar rupturas nas atividades do fluxo de trabalho devido a alterações nos fluxos de trabalho. Por exemplo, a atividade de AddRecipientUsingLookup pode falhar, pois não tem mais o argumento OverrideDefaultVerification.
Para corrigir esse problema, os usuários precisam remover as atividades (etapas) com falha e adicioná-las novamente com todos os atributos relevantes preenchidos novamente.
Os campos:
Entrada da ID do contrato: importe a ID do contrato a partir da atividade de CreateAgreement
Selecione o tipo de destinatário a ser adicionado: este campo define o tipo de entidade que você deseja pesquisar ao identificar o destinatário. As opções são:
- Lead
- Contato
- Usuário
Adicionar um lead como destinatário: permite mapear um objeto Lead no ciclo de assinatura quando a opção Lead é selecionada no campo Selecionar o tipo de destinatário a ser adicionado
Adicionar um contato como destinatário: permite mapear um objeto Contato no ciclo de assinatura quando a opção Contato é selecionada no campo Selecionar o tipo de destinatário a ser adicionado
Adicionar um usuário como destinatário: permite mapear um objeto Usuário no ciclo de assinatura quando a opção Usuário é selecionada no campo Selecionar o tipo de destinatário a ser adicionado
Lembre-se de que, ao adicionar destinatários por meio dos campos acima, é possível pesquisar no sistema, utilizando uma pesquisa, ou selecionar o destinatário por meio das entidades relacionadas à entidade principal.
Função do destinatário: o que se espera que o destinatário faça em relação ao documento:
- Signatário: alguém que precisa aplicar uma assinatura legal
- Aprovador: destinatários que só precisam aprovar o documento, mas não necessariamente assiná-lo
- CC: os destinatários do campo CC não podem influenciar o contrato, sendo apenas observadores do processo, e, normalmente, receberão uma cópia do contrato (dependendo das suas configurações do Adobe Acrobat Sign)
Ordem de destinatários: este valor representa o ponto do ciclo de assinatura no qual o destinatário fica quando o processo de assinatura descreve um caminho de assinatura sequencial.Inserir 1 indica que o destinatário será o primeiro a obter acesso ao contrato.
O destinatário 2 será notificado sobre o contrato somente depois que o destinatário 1 tiver concluído sua parte e assim por diante.
Observação para destinatários no campo CC: para fins de esclarecimento, todos os destinatários no campo CC devem receber a ordem de destinatários depois do último destinatário que interagiu efetivamente com o contrato.Se você tiver três destinatários como parte do ciclo de assinatura, os destinatários no campo CC devem ter a ordem de destinatários 4
Preste muita atenção à ordem de destinatários e lembre-se de que a atividade de CreateAgreement pode inserir destinatários na frente da lista de destinatários.
As configurações que inserem destinatários são:
- Opções de assinatura do remetente: eu assino primeiro – se as Opções de assinatura do remetente tiverem sido configuradas como Eu assino primeiro, o remetente do contrato será o primeiro destinatário. Sempre.
- Adicionar email primário da entidade principal: quando o email da entidade primária é adicionado por meio da atividade de CreateAgreement, esse email é inserido como o primeiro destinatário.
- Somente o Opção de assinatura do remetente (acima) pode inserir um destinatário antes do email primário da entidade primária.
Substituir verificação padrão: permite que o destinatário utilize um método de verificação diferente do valor padrão definido na atividade de CreateAgreement
- Falso: quando falso, o método de verificação de identidade padrão definido na atividade de CreateAgreement é aplicado a esse destinatário
- Verdadeiro: quando verdadeiro, esse destinatário usará o método de verificação de identidade definido nesta atividade de AddRecipient (confira abaixo)
Verificação de identidade: todos os destinatários são verificados, pelo menos por meio da autenticação no endereço de email ao qual o contrato é enviado. A autenticação de dois fatores está disponível de várias formas:
- Email: o tipo de validação padrão. Empregado para cada destinatário
- Telefone: verificação de dois fatores que envia uma mensagem SMS ao destinatário quando ele tenta acessar o contrato.
- O número de telefone e o código do país do destinatário devem ser fornecidos no campo Telefone do destinatário e no campo Código do país do destinatário abaixo
- Senha: verificação de dois fatores que utiliza uma string de senha alfanumérica padrão
- A senha deve ser comunicada ao destinatário por algum método externo
- Knowledge Base: verificação de dois fatores apenas para destinatários nos Estados Unidos.
- Utiliza dados não triviais extraídos de bancos de dados públicos para fazer uma série de perguntas pessoais
- Identidade web: verificação de dois fatores que usa uma autenticação bem-sucedida em um dos vários sites de redes sociais
- Os sites válidos para autenticação incluem: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live ou Twitter
Observação para destinatários no campo CC: deixe a verificação de identidade com o valor padrão de EMAIL para todos os destinatários no campo CC
Telefone do destinatário: o número de telefone a ser usado para o processo de verificação por telefone via SMS
Código do país do destinatário: o código do país que precede o número de telefone para verificação por SMS
Senha do destinatário: a string de senha a ser usada se a verificação por senha for selecionada
Para usuários com um fluxo de trabalho do Dynamics em funcionamento, a atualização de uma versão anterior para a versão 9.4.4.0 do Adobe Acrobat Sign para Dynamics 365 pode causar rupturas nas atividades do fluxo de trabalho devido a alterações nos fluxos de trabalho. Por exemplo, a atividade de AddRecipientUsingLookup pode falhar, pois não tem mais o argumento OverrideDefaultVerification.
Para corrigir esse problema, os usuários precisam remover as atividades (etapas) com falha e adicioná-las novamente com todos os atributos relevantes preenchidos novamente.
O campo:
Entrada da ID do contrato: importe a ID do contrato a partir da atividade de CreateAgreement
Ações
As Ações são um tipo de Processo que vincula atividades para obter um produto, mas não estão diretamente disponíveis para os usuários.
Em vez disso, elas podem ser consideradas como módulos reutilizáveis que podem ser incluídos nos fluxos de trabalho. Algumas Ações criadas cuidadosamente podem ser incluídas em uma vasta gama de fluxos de trabalho diferentes, sem que seja necessário reconfigurar essas etapas comuns.
Duas Ações pré-configuradas estão disponíveis e prontas para uso.
São processos simples e amplamente usados que você poderá aproveitar quando estiver criando os seus próprios fluxos de trabalho personalizados:
Trata-se de uma Ação simples e genérica para enviar um contrato a um destinatário, para que este o assine eletronicamente.
Na parte superior da página de propriedades, você verá que:
- Não há nenhuma Entidade vinculada a este processo
- Isso torna a Ação disponível ao qualquer tipo de Fluxo de trabalho
- Como não há nenhuma Entidade primária, o arquivo precisa ser recuperado a partir do Processo
Há quatro atividades na cadeia de processos:
- CreateAgreement
- O nome e a mensagem do contrato são genéricos. Aplicável a praticamente qualquer coisa
- ESIGN é o tipo de assinatura, um bom padrão
- O remetente não precisa assinar
- Aplica-se uma ordem de assinatura sequencial
- A verificação por email foi selecionada. Nenhuma verificação de dois fatores
- Nenhum cronograma de lembretes foi configurado
- AddRecipient
- A ID do contrato é importada de CreateAgreement
- O email do destinatário é inserido a partir do objeto dos Argumentos
- O destinatário é identificado como número 1 no processo de assinatura e é um signatário, portanto, sua assinatura é obrigatória
- AddDocument
- A ID do contrato é importada de CreateAgreement
- O arquivo é recuperado das Notas do processo
- O processo que contém o arquivo correto é o processo Enviar para Assinatura (este mesmo processo)
- O processo enviará todas as versões de todos os arquivos anexados à seção de Notas do processo
- Nenhum Nome do documento foi fornecido, portanto, todos os arquivos nomeados de forma exclusiva serão anexados
- Adicionar somente a versão mais recente foi definido como Falso, para que todas as versões sejam incluídas
- SendAgreement
- A ID do contrato é importada de CreateAgreement
Este Processo é uma ação simples e genérica de enviar um contrato a um destinatário, para que este o assine eletronicamente.
Na parte superior da página de propriedades, você verá que:
- A Entidade primária é a Oportunidade
Há quatro atividades na cadeia de processos:
- CreateAgreement
- O nome e a mensagem do contrato são genéricos. Aplicável a praticamente qualquer coisa
- ESIGN é o tipo de assinatura, um bom padrão
- O remetente não precisa assinar
- Aplica-se uma ordem de assinatura sequencial
- A verificação por email foi selecionada. Nenhuma verificação de dois fatores
- Nenhum cronograma de lembretes foi configurado
- AddRecipient
- A ID do contrato é importada de CreateAgreement
- O email do destinatário é inserido a partir do campo Contato
- O destinatário é identificado como número 1 no processo de assinatura e é um signatário, portanto, sua assinatura é obrigatória
- AddDocument
- O ID do contrato é importado de CreateAgreement
- O arquivo é recuperado a partir da Entidade primária
- O processo enviará todas as versões de todos os arquivos anexados à seção de Notas da Entidade primária
- Nenhum Nome do documento foi fornecido, portanto, todos os arquivos nomeados de forma exclusiva serão anexados
- Adicionar somente a versão mais recente foi definido como Falso, para que todas as versões sejam incluídas
- SendAgreement
- A ID do contrato é importada de CreateAgreement
Fluxo de trabalho
Fluxos de trabalho são um tipo de Processo que pode ser executado pelo sistema ou sob demanda pelos usuários.
Os fluxos de trabalho normalmente são criados com uma ou mais Ações, Condições ou Atividades.
Os fluxos de trabalho podem responder a alterações no nível dos campos ou ser iniciados pelos usuários por meio do menu Mais opções (...) em cada Entidade, dependendo de como tiverem sido configurados.
O pacote Adobe Acrobat Sign para MS Dynamics CRM v7 tem um fluxo de trabalho pré-configurado com status de rascunho. esse fluxo de trabalho foi desenvolvido com Atividades para ilustrar a estrutura, mas poderia facilmente ter sido criado com o único evento de acionamento condicional e uma Ação contendo as Atividades:
Na parte superior da página de propriedades, você verá que:
- A Entidade primária é a Oportunidade
- O fluxo de trabalho foi projetado para permitir acesso sob demanda
Na seção do construtor de processos, o primeiro item da linha é uma condição que pode acionar o fluxo de trabalho:
Se a opção Status da oportunidade for alterada para Ganha, execute uma série de etapas.
Há quatro atividades na cadeia de processos:
- CreateAgreement
- O Nome do contrato é inserido a partir da Oportunidade
- A mensagem do contrato é genérica
- ESIGN é o tipo de assinatura
- O remetente não precisa assinar
- Aplica-se uma ordem de assinatura sequencial
- A verificação por email foi selecionada. Nenhuma verificação de dois fatores
- Nenhum cronograma de lembretes foi configurado
- AddRecipientUsingLookup
- O ID do contrato é importado de CreateAgreement
- O destinatário é identificado como um contato
- O email do destinatário é inserido a partir do campo Contato no objeto Oportunidade
- O destinatário é identificado como número 1 no processo de assinatura e é um signatário, portanto, sua assinatura é obrigatória
- AddDocument
- A ID do contrato é importada de CreateAgreement
- O arquivo é recuperado a partir da Entidade primária
- O processo enviará todas as versões de todos os arquivos anexados à seção de Notas da Entidade primária
- Nenhum Nome do documento foi fornecido, portanto, todos os arquivos nomeados de forma exclusiva serão anexados
- Adicionar somente a versão mais recente foi definido como Falso, para que todas as versões sejam incluídas
- SendAgreement
- A ID do contrato é importada de CreateAgreement
Criação de um processo de fluxo de trabalho personalizado (exemplo)
Confira a seguir um exemplo de como criar um processo simples para enviar um contrato de confidencialidade a um Contato no sistema do Dynamics.
Para os fins deste exemplo, há alguns aspectos que fornecem uma estrutura para tomar decisões sobre o fluxo de trabalho:
- Qualquer pessoa que recebe um contrato de confidencialidade estará como um Contato no sistema do Dynamics
- A versão do documento do contrato de confidencialidade é controlada, e o contrato é anexado por meio das Notas do processo, não da Entidade
- O proprietário do Contato precisa contra-assinar o contrato
- O contrato deve ser enviado a um arquivo de email
Caso ainda esteja se familiarizando com a ideia de passar a saída de uma atividade como os valores de entrada para uma outra subsequente, pode valer a pena revisar o processo.
As atividades são projetadas para aceitar valores de entrada de eventos de acionamento ou outras atividades, e, em seguida, disponibilizar novos valores para atividades subsequentes do processo.
Na imagem abaixo, o campo Entrada da ID do contrato precisa conter o valor da ID importada da atividade de CreateAgreement.
Para importar a saída de uma atividade anterior, será necessário vincular o caminho do objeto ao campo no qual o valor é necessário:
- Clique uma vez no campo para o qual o valor precisa ser importado.
- A lista de seleção Procurar : é preenchida com os objetos relacionados à Entidade primária, bem como os Valores locais do processo
- Clique na lista de seleção para expandi-la
- O valor que estamos procurando foi gerado em uma Atividade anterior, tornando-o um Valor local, preenchido na parte inferior da lista
- Selecione o objeto AdobeSign :Activities .CreateAgreement
A lista é recolhida, mostrando o objeto selecionado como Procurar : valor
A lista imediatamente abaixo do campo Procurar : fornece todos os valores de saída possíveis para o objeto selecionado.
CreateAgreement contém apenas um valor de saída: Saída da ID do contrato
- Selecione o valor de saída correto e clique no botão Adicionar para inserir o valor na seção de valores selecionáveis logo abaixo
- Quando você vir a opção Saída da ID do contrato na seção de valores selecionáveis, clique em OK para inserir esse valor no campo
Para criar o processo:
- Navegue até Administrador do Adobe Acrobat Sign > Criar novo fluxo de trabalho
- Uma nova sobreposição de Criar Processo aparecerá
- Dê um nome intuitivo ao processo. O nome do processo é visto apenas por administradores
- Selecione Ação na lista de seleção Categoria
- Selecione a Entidade primária na lista de seleção Entidade
- Qualquer Entidade no Dynamics pode ser selecionada e fornece os objetos que o processo pode usar no fluxo de trabalho
- Nenhuma (global) é uma opção para fluxos de trabalho não vinculados a Entidades
Este exemplo supõe que qualquer pessoa que tenha recebido um Contrato de Confidencialidade é um Contato, portanto, usamos Contato como a entidade primária.
- Clique em OK
- A página PowerApps abrirá, exibindo a página de Informações do processo
O processo passo a passo é criado na parte inferior da página. Role para baixo até a seção Adicionar etapa
- Clique em Adicionar etapa
- Role para baixo até o item da lista de seleção Adobe Acrobat Sign e expanda o submenu
- As sete Atividades do Adobe Acrobat Sign são expostas:
- AdobeSign.Activities.AddDocument
- AdobeSign.Activities.AddRecipient
- AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
- AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
- AdobeSign.Activities.GetAgreementId
- AdobeSign.Activities.SendAgreement
- As sete Atividades do Adobe Acrobat Sign são expostas:
O processo completo para obter a assinatura de um documento inclui pelo menos três destas opções, aproximadamente nesta ordem:
Criar um contrato: o “Contrato” é o objeto de container que guarda todos os valores de configuração para a transação completa por meio do sistema do Adobe Acrobat Sign.
Há duas opções ao criar o contrato
- Criar contrato a partir do modelo: usa um Modelo de contrato que precisa já estar definido, importando todo o valor do campo
- Criar contrato: forneça os valores dos campos do Contrato apenas para este processo
Adicionar documento: anexa os arquivos a serem enviados
- Há um limite de 5 MB para o tamanho do arquivo que você pode fazer upload para o Dynamics
- Os documentos são adicionados por meio do campo Notas da Entidade primária ou do Processo, dependendo das suas necessidades
- Os documentos anexados às entidades primárias tendem a ser documentos personalizados, como um contrato individualizado que seria anexado a uma oportunidade
- Documentos anexados a um processo podem ser documentos padrão com controle de versão, como um contrato de confidencialidade
É possível adicionar os destinatários antes do documento.
O raciocínio linear sugere que adicionar o documento primeiro melhora a compreensão do processo, pois, na maioria dos casos, o tipo de documento indica quem são os destinatários e em que ordem eles precisam ser envolvidos no processo de assinatura.
Adicionar destinatário: os destinatários são as pessoas incluídas no caminho de conclusão do contrato. Podem incluir:
- Signatários: qualquer pessoa que precisa aplicar uma assinatura legal
- Aprovadores: destinatários que só precisam aprovar o documento, mas não necessariamente assiná-lo
- CCs: meros observadores, os destinatários no campo CC não podem influenciar o contrato
- Uma ótima opção para arquivar automaticamente um tipo de documento em um endereço de email
Há duas opções para adicionar destinatários:
- Adicionar destinatário usando uma pesquisa: utiliza o Dynamics para importar um email de destinatário de uma entidade do Dynamics
- Adicionar destinatário: permite a inclusão de um destinatário que não está associado a nenhuma entidade do Dynamics, configurando o email explicitamente
Há duas maneiras de criar um processo no qual nenhuma atividade de AddRecipient é necessária:
- O único destinatário é importado como o email primário da entidade principal na atividade de CreateAgreement
- O único destinatário é o signatário que usa a opção Somente eu assino no campo de Opções de assinatura do remetente da atividade de CreateAgreement
Enviar contrato: a atividade que pega o Contrato configurado e o envia ao serviço do Adobe Acrobat Sign, iniciando o processo de assinatura
O nosso exemplo de contrato de confidencialidade usa cinco das seis atividades (só pode haver um tipo de atividade de “Criar contrato”), em um processo de cinco etapas:
1. Adicionar etapa: AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- Clique em Definir propriedades no registro de etapas para abrir as propriedades da atividade
- Defina o Nome do contrato: o nome do contrato é exibido nos emails de notificação aos destinatários e representa o contrato em todo o sistema do Dynamics. Use um nome intuitivo que indique a natureza do documento que os seus destinatários esperam
- Clique em Salvar e fechar ao concluir
Valores dos campos neste exemplo:
- A Mensagem do contrato foi alterada para fornecer instruções significativas em relação ao documento
- Um valor de expiração de 5 foi inserido para garantir que este documento legal não seja deixado em aberto por um período inaceitável
- O contrato expirará e será cancelado automaticamente após cinco dias corridos
- O Email primário da entidade principal será importado como o primeiro destinatário
- Um lembrete está programado para iteração diária (considerando-se que o contrato vence em cinco dias)
À medida que você configura as atividades com sucesso, o X vermelho é removido dos registros das etapas
2. Adicionar etapa: AdobeSign.Activities.AddDocument
- Clique em Definir propriedades no registro das etapas para abrir as propriedades da atividade
- Insira o valor da ID do contrato no campo Entrada da ID do contrato
- Defina o campo Adicionar documentos a partir de
- Defina o campo Selecionar processo, se estiver anexando o arquivo a partir de um processo
- Configure outros campos necessários
- Clique em Salvar e fechar
Valores dos campos neste exemplo:
- O campo Adicionar documentos a partir de foi configurado para recuperar o arquivo do contrato de confidencialidade das Notas do processo
- Selecionar processo: como estamos recuperando o arquivo de um Processo, precisamos indicar qual Processo contém o arquivo
- Este exemplo de pesquisa refere-se ao mesmo Processo que estamos desenvolvendo no momento
- O Nome do documento é deixado em branco: como o foco deste Processo é muito restrito, referindo-se somente aos contratos de confidencialidade, não se espera que qualquer outra coisa além do arquivo do contrato de confidencialidade seja anexado ao processo
- Adicionar somente a versão mais recente do documento foi configurado como Verdadeiro. Se houver versões iterativas do contrato de confidencialidade, não enviaremos todas as versões, apenas a mais recente
3. Adicionar etapa: AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (usuário)
- Clique em Definir propriedades no registro das etapas para abrir as propriedades da atividade
- Insira o valor da ID do contrato no campo de Entrada da ID do contrato
- Como estamos adicionando um destinatário via pesquisa, defina a Entidade que identifica o destinatário: lead, contato ou usuário
- Defina a Função do destinatário: este destinatário é um signatário, aprovador ou CC
- Defina a Ordem de destinatários: como este é o segundo destinatário, insira 2
- Porque a atividade de CreateAgreement foi configurada como Adicionar email primário da entidade principal como o primeiro destinatário
- Defina a Verificação de identidade: email é a opção padrão. Se quiser adicionar a verificação de dois fatores, ajuste o campo devidamente
- Configure outros campos necessários
- Clique em Salvar e fechar
Valores dos campos neste exemplo:
- Como este é o segundo destinatário, Usuário é selecionado como o tipo de Entidade. As contra-assinaturas internas geralmente ocorrem depois que o destinatário externo aplica sua assinatura
- Adicionar um usuário como destinatário foi configurado para pesquisar o Usuário
- O Signatário padrão foi mantido no lugar, porque uma assinatura é necessária
- 2 é inserido no campo de Ordem de destinatários. O signatário interno sempre segue o signatário externo
4. Adicionar etapa: AdobeSign.Activities.AddRecipient
- Clique em Definir propriedades no registro das etapas para abrir as propriedades da atividade
- Insira o valor da ID do contrato no campo de Entrada da ID do contrato
- Se houver, forneça o Nome completo do destinatário (opcional)
- Adicione o Endereço de email do destinatário
- Defina a Função do destinatário: este destinatário é um signatário, aprovador ou CC
- Defina a Ordem de destinatários: como este é o terceiro destinatário, insira 3
- Configure outros campos necessários
- Clique em Salvar e fechar
Valores dos campos neste exemplo:
- Este destinatário é o CC do nosso endereço de email do arquivo do contrato de confidencialidade interno
- Em vez do nome de uma pessoa, uma descrição apropriada é inserida no campo Nome completo do destinatário
- Adiciona-se o endereço de email completo
- A opção de CC é selecionada, pois este destinatário só está coletando os nossos contratos de confidencialidade para manutenção de registros de backup
- 3 é inserido no campo Ordem de destinatários. O destinatário tecnicamente não está no ciclo de assinatura, mas o campo é obrigatório
- Os destinatários no campo CC devem sempre ser listados após os destinatários que participam do processo de assinatura/aprovação
5. Adicionar etapa: AdobeSign.Activities.SendAgreement
- Clique em Definir propriedades no registro das etapas para abrir as propriedades da atividade
- Insira o valor da ID do contrato no campo Entrada da ID do contrato
- Clique em Salvar e fechar
Quando todas as etapas tiverem sido configuradas:
- Role até a parte superior da página e clique na guia Notas.
- Na guia Notas, clique no campo que diz: Insira uma nota
- O conteúdo da guia mudará novamente para expor o botão Anexar arquivo
- Clique em Anexar arquivo
Uma nova janela pop-up é gerada com o botão Procurar, para que você possa procurar o arquivo e anexá-lo.
- Clique em Procurar...
- Localize o arquivo e clique em Abrir
- Isso importa o caminho do arquivo para o campo Nome do arquivo e fecha a janela Procurar...
- Clique no botão Anexar
- Clique no botão Fechar
O arquivo agora está corretamente anexado às Notas do processo
Com o arquivo anexado à seção de notas do processo, só falta ativar o processo.
- Clique no botão Ativar, na parte superior da janela
Quando a janela de confirmação da ativação for exibida, clique em Ativar
Se não houver erros, a página será atualizada, mostrando o botão Desativar em sua parte superior (no lugar do botão Ativar)
A ação foi concluída.
Para disponibilizá-la aos usuários, é necessário vinculá-la a um fluxo de trabalho:
- Clique no botão “Fechar”, no canto superior esquerdo da janela, para fechar a página PowerApp
- Retorne à página Administrador do Adobe Acrobat Sign e clique em Criar novo fluxo de trabalho novamente
- A sobreposição de Criar processo aparecerá
- Selecione Fluxo de trabalho na lista de seleção de Categoria
- Selecione a mesma Entidade primária na lista de seleção de Entidade que você selecionou para o processo
- Trata-se da entidade na qual os remetentes podem encontrar o fluxo de trabalho listado
- Clique em OK
A página Informações do processo é carregada.
Como este exemplo se refere a um contrato de confidencialidade, devemos habilitá-lo como uma opção sob demanda.
- Marque a caixa ao lado de Como um processo sob demanda
- Clique no botão Adicionar etapa do criador de processos
- Selecione Realizar ação na lista de opções
- No campo Ação, selecione o processo que acabou de ser criado
- O campo Entidade é preenchido automaticamente com base no processo selecionado
- Clique em Definir propriedades no registro das etapas para abrir as propriedades da atividade
- Defina a configuração de destino
- Clique em Salvar e fechar
- Quando todas as etapas tiverem sido configuradas, role até o topo da página e clique em Ativar
- Clique em Ativar novamente quando solicitado
O fluxo de trabalho foi concluído e está relacionado à entidade primária (“Contato”, neste exemplo).
Teste o fluxo de trabalho:
- Navegue até qualquer Contato
- Clique na lista Mais opções, localizada na faixa (...)
- Clique em Executar fluxo de trabalho
Uma lista de fluxos de trabalho relacionados à Entidade aparecerá
- Marque a caixa ao lado do fluxo de trabalho que deseja acionar
- Clique em Adicionar, na parte inferior do painel, para iniciar o fluxo de trabalho
- Clique em OK quando solicitado, se quiser executar o fluxo de trabalho
Roteamento híbrido para fluxos de assinatura
Um roteamento híbrido de assinaturas é uma combinação de um processo de assinatura sequencial que tem um ou mais estágios nos quais o processo de assinatura torna-se paralelo.
Mais que qualquer outro tipo de fluxo de assinatura, o roteamento híbrido exige um forte entendimento do formulário e da ordem na qual as assinaturas devem ser aplicadas.
A atribuição de campos (signer1, signer2 etc.) depende da ordem na qual os destinatários são listados no processo ou na interface.Dentro de um estágio de assinatura paralelo, todos os destinatários têm o mesmo número na Ordem de destinatários, portanto, o posicionamento físico no processo/interface é o único indício de qual campo do formulário o destinatário pode acessar.
O primeiro destinatário no processo/interface é o signer1.
O segundo destinatário listado no processo/interface é o signer2, mesmo que o fluxo de assinatura seja paralelo e ambos os destinatários indiquem uma ordem dos destinatário de 1.
Requisitos e limitações do roteamento híbrido
- O roteamento híbrido só funciona se estiver habilitado na conta do Adobe Acrobat Sign
- Faça logon no Adobe Acrobat Sign como um administrador de conta
- Navegue até Conta > Configurações de envio > Ordem de assinatura > Permitir que os remetentes especifiquem a ordem de roteamento híbrido
- Salve a configuração
- Os modelos de contratos não podem ser configurados para utilizar o roteamento híbrido
- O roteamento híbrido não é permitido quando o Tipo de assinatura é Manuscrita
- O roteamento híbrido não permite um processo no qual a Ordem de assinatura do remetente seja
- Eu assino primeiro
- Eu assino por último
- Somente eu assino
- A inclusão do Email primário da entidade principal identifica o destinatário com uma Ordem de destinatários de 1. Se houver outros destinatários com uma Ordem de destinatários de 1, as regras híbridas serão aplicadas
- Se um processo for definido de modo que a Ordem inserida = Falso (indicando um fluxo de assinatura paralelo), mas os destinatários não tiverem o mesmo valor da Ordem de destinatários (indicando um fluxo de assinatura sequencial), as regras de roteamento híbrido serão aplicadas.
Causas comuns de falhas no processo
Às vezes, um processo que não mostra nenhum erro na configuração falha durante o tempo de execução.
Os motivos comumente identificados que podem surgir são:
- Não há nenhum arquivo anexado à seção Nota da qual você está tentando obter o arquivo
- O método de Verificação de identidade, conforme definido na atividade AddRecipient ou CreateAgreement, não é permitido pelas configurações da sua conta do Adobe Acrobat Sign
- Não há nenhum contato na entidade primária, e a sua atividade de CreateAgreement definiu a opção Adicionar email primário da entidade principal como destinatário como “Verdadeiro”
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14 a 16 de outubro, Miami Beach e online
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