Adobe Acrobat Sign for Salesforce - Manual de instalação (v24)

A integração do Adobe Acrobat Sign for Salesforce foi desenvolvida para fornecer uma experiência de assinatura eletrônica tranquila que apresenta vários benefícios, como:

• Monitorar e gerenciar contratos com facilidade.
  
• Fechar negócios mais rapidamente com a integração do Acrobat Sign e do Salesforce.
• Simplificar os processos de assinatura com o Process Builder para alcançar o sucesso mais rapidamente. O Acrobat Sign funciona nos ambientes de nuvem do Salesforce e é compatível com as tecnologias mais recentes, como Lightning e Salesforce1 Mobile.
  
• Monitore contratos com o Acrobat Sign incorporado no seu cliente de email e os integre no Salesforce CPQ e nos portais da Community Cloud.
  
• Os documentos assinados são automaticamente devolvidos para sua equipe no Salesforce para que você possa coletar pagamentos com segurança no Salesforce com o Acrobat Sign.
  
• Minimize riscos comerciais e legais com processos automatizados de assinatura e autenticação.

O Acrobat Sign for Salesforce funciona em qualquer navegador e dispositivo móvel.  O aplicativo está disponível no AppExchange e oferece suporte às seguintes edições do Salesforce:

• Professional
• Enterprise
• Unlimited
• Developer
• Performance

Pré-requisitos

Antes de baixar o pacote do Adobe Acrobat Sign for Salesforce, entre em contato com a Equipe de suporte do Acrobat Sign para assegurar que:

• A conta do Adobe Acrobat Sign esteja provisionada corretamente no canal do Salesforce.
• A ID de usuário correta (endereço de email) esteja designada como administrador no sistema do Acrobat Sign.
• Todos os domínios de usuário possíveis (que seus usuários usarão em seus endereços de email) estejam incluídos. Não inclua domínios públicos como gmail.com ou yahoo.com.
• Você tenha uma lista de todos os usuários no sistema do Adobe Acrobat Sign que estejam usando os domínios que pertencem a você. Será necessário solicitar que os usuários válidos sejam movidos para a sua conta do Adobe Acrobat Sign.

Observação: o email do usuário no Adobe Acrobat Sign deve corresponder ao email principal do usuário. Além disso, você deve Alterar o valor do email do Adobe Acrobat Sign.

Para instalar e usar o Adobe Acrobat Sign for Salesforce, talvez seja necessário fazer as seguintes configurações no ambiente do Salesforce :

• Desative todos os bloqueadores de pop-ups durante a instalação e configuração.
• Ative os cookies em seu navegador. 
• Ative cookies de terceiros, que são necessários em alguns navegadores.
• Ative Meu domínio para usar o Adobe Acrobat Sign no ambiente do Lightning.
• Navegue até Configuração > Configurações > Segurança > Configurações de sessão e verifique se a opção Bloquear sessões no endereço IP de origem está desativada.
• Atribua uma licença válida aos usuários e administradores do Adobe Acrobat Sign.
• Verifique o tamanho do arquivo de upload. O tamanho do arquivo de upload é limitado a ~700KB no Salesforce Lightning. Você pode configurar o Salesforce para enviar documentos da biblioteca de até 9 MB em segundo plano.
  Consulte Configurar o Salesforce para enviar documentos grandes.

Navegadores compatíveis

• Chrome — versão atual
• Firefox — versão atual
• Safari — versão atual
• Edge — versão atual

Observação: os administradores do Salesforce não podem iniciar o assistente de configuração em navegadores Edge.

Problemas conhecidos

Problema conhecido com o aplicativo Acrobat Sign for Salesforce:

Se você ativou o compartilhamento na sua conta do Acrobat Sign, os usuários que não estão incluídos no contrato não podem visualizar o contrato no ambiente do Salesforce, a menos que:

• O contrato tenha sido criado a partir de um modelo de biblioteca compartilhada da biblioteca do Adobe Acrobat Sign.
• O modelo de biblioteca é compartilhado de uma maneira que inclui o visualizador por meio das opções: (a) Compartilhado com todos os usuários na conta ou (b) Compartilhado no nível do grupo, em que o remetente e o visualizador estão no mesmo grupo.

Observação: você pode usar o Adobe Acrobat Sign para visualizar o contrato.

Suporte do Adobe Acrobat Sign

Para esclarecer dúvidas ou obter assistência, entre em contato com o Suporte do Adobe Acrobat Sign ou o Gerente de sucesso do cliente designado.

Instalação do Adobe Acrobat Sign for Salesforce v24

Primeiro teste e instalação de novo cliente: para quem não está familiarizado com o Adobe Acrobat Sign for Salesforce, é possível instalar e começar a enviar contratos de teste em minutos. A instalação básica até o ponto de funcionalidade demora apenas 15 minutos

Atualização de clientes existentes de versões anteriores - Recomendamos fortemente que os usuários atualizem para a versão mais atual do pacote para aproveitar os últimos recursos e também obter o melhor suporte. Se estiver atualizando para o Adobe Acrobat Sign for Salesforce v23.x de uma versão anterior, consulte o Manual de atualização para obter mais informações.

A experiência do Lightning é totalmente compatível com o pacote do Adobe Acrobat Sign e estas instruções são escritas usando a interface do Lightning.

Observações de teste importantes da sandbox

Ao testar em uma Sandbox do Salesforce, geralmente você não usa um endereço de email real ao qual tem acesso. (por exemplo, user@company.com.sandboxname). Se esse for o caso, recomendamos a alteração do email da sandbox do Salesforce para um endereço de email real antes de começar a testar, para que a sua conta do Adobe Acrobat Sign seja vinculada a um endereço de email real. Caso contrário, você poderá ter problemas se desejar alterar o seu endereço de email mais tarde quando migrar para a Produção, visto que a sua conta do Adobe Acrobat Sign estará vinculada a um endereço de email que não existe e não poderá ser verificada para fazer alterações de email.

Instalar o pacote do Adobe Acrobat Sign

Você precisa ter uma conta do Salesforce para instalar o pacote do Adobe Acrobat Sign. Caso contrário, você pode criar um durante o processo de instalação, conforme descrito abaixo:

Configurações após a instalação (obrigatórias)

Você deve concluir as seguintes etapas de configuração antes de começar a enviar contratos do Adobe Acrobat Sign pelo Salesforce:

Aplicar conjuntos de permissões do Adobe Acrobat Sign

O Acrobat Sign instala quatro conjuntos de permissões para facilitar a concessão de acesso em nível de campo aos objetos personalizados:

• Usuário do Adobe Acrobat Sign - permissões mínimas necessárias para um usuário remetente do Adobe Acrobat Sign for Salesforce. Inclui acesso limitado aos componentes obrigatórios contidos no pacote gerenciado: objetos, campos, guia, classes e páginas
• Usuário da comunidade do Adobe Acrobat Sign - permissões mínimas necessárias para um usuário da comunidade do Adobe Acrobat Sign for Salesforce. Inclui acesso limitado aos componentes obrigatórios contidos no pacote gerenciado: objetos, campos, guia, classes e páginas.
• Administrador do Adobe Acrobat Sign - permissões mínimas necessárias para um usuário administrador do Adobe Acrobat Sign for Salesforce. Inclui acesso completo a todos os componentes contidos no pacote gerenciado: objetos, campos, guia, classes e páginas.
• Usuário da integração do Adobe Acrobat Sign - todas as permissões necessárias para um usuário da integração do Adobe Acrobat Sign for Salesforce. Inclui todo o acesso de administrador, assim como acesso a todos os dados da organização.

Atribua a si mesmo e a todos os outros administradores de acesso completo o conjunto de permissões do Usuário da integração do Adobe Acrobat Sign.

Todos os usuários do pacote do Adobe Acrobat Sign precisarão ter o Usuário do Adobe Acrobat Sign aplicado antes que possam usar o serviço.

Iniciar o Assistente de configuração do Adobe Acrobat Sign

Adicionar o objeto Contratos a layouts de página

Você pode melhorar a usabilidade do Adobe Acrobat Sign adicionando o objeto Contrato aos layouts de página. Os usuários precisam interagir com o objeto Contratos na maioria das vezes ao enviar documentos para assinatura.

Configurações opcionais após a instalação

O Adobe Acrobat Sign oferece uma ampla variedade de opções de configuração opcionais que podem aprimorar sua experiência de assinatura eletrônica.

Para saber mais sobre as configurações opcionais e valiosas, consulte o Guia de configuração avançada.

Ativar funções de Delegador para destinatários

As funções de Delegador são funções de espaço reservado para situações em que você sabe que alguém terá que interagir com o contrato, mas não é possível determinar quem essa pessoa será no momento que o contrato for enviado.  Não é esperado que o Delegador aja, portanto, nenhum campo está disponível para ele quando recebe o documento.  Quando tiverem delegado o contrato, o delegatário terá acesso total a todos os campos designados para seu acesso.

Há opções de delegador para todos as cinco funções padrão (signatário, aprovador, preenchedor de formulários e destinatário certificado).

Para ativar as funções do Delegador:

Adicionar contratos a outros objetos do Salesforce

Você pode associar contratos do Adobe Acrobat Sign aos objetos do Salesforce de sua escolha (objetos padrão ou personalizados). Isso permite criar contratos vinculados a esses objetos e mostra todos os contratos relacionados na página desse objeto.

Siga as etapas abaixo para associar Contratos a um objeto:

Métodos de autenticação avançada de identidade

Legalmente, autenticar com uma conta de email (e, portanto, assinando o URL no email) é suficiente para capturar uma assinatura vinculativa. No entanto, em muitos casos, uma autenticação de segundo fator para a identidade do signatário é desejada. O Adobe Acrobat Sign fornece quatro métodos de verificação de identidade de segundo fator (clientes dos EUA têm cinco opções quando o KBA está incluído):

• Senha (ativada por padrão): os recipients inserem uma senha para exibir e assinar o contrato. A senha deve ser comunicada separadamente aos recipients. Ativado por padrão
• Autenticação por telefone - Os destinatários recebem uma mensagem de texto automatizada (SMS) ou uma chamada telefônica com o código exigido.
  • Por transação, os custos se aplicam
  • Desativado por padrão
• Autenticação baseada em conhecimento: os recipients respondem a perguntas tiradas de bancos de dados publicamente acessíveis para verificar sua identidade.
  • Por transação, os custos se aplicam
  • Somente signatários com base nos EUA
  • Desativado por padrão
• Autenticação por documento de identidade: os recipients enviam uma imagem de um passaporte ou identidade/carteira de motorista emitida pelo governo
  • Por transação, os custos se aplicam
  • Deve ser ativado pelo gerente de sucesso no sistema do Acrobat Sign
  • Desativado por padrão

Há duas opções de configuração a considerar:

• Qual (se houver) método de verificação de fator secundário você deseja ativar?
  • Lembre-se de que a autenticação por telefone, KBA e documento de identidade têm um custo agregado e, portanto, não deve ser ativada a não ser que haja um contrato em vigor permitindo esse uso.
• Deseja que todos os signatários sempre utilizem o mesmo método de verificação ou deseja definir uma verificação por destinatário?
  • Também é possibilitada a ideia de métodos de assinatura “internos” vs. “externos”. O Acrobat Sign classifica qualquer endereço de email incluído na sua conta do Acrobat Sign como um signatário interno, enquanto que qualquer email que não esteja na sua conta é classificado como externo.
  • Altamente recomendado se estiver usando um método de autenticação pago e coletar contra-assinaturas internas.

Ativar métodos de autenticação avançada de identidade no Acrobat Sign

Para ativar os métodos de autenticação avançada na conta do Adobe Acrobat Sign:

Ativar métodos de autenticação avançada de identidade no Salesforce

Para ajustar os métodos de autenticação disponíveis no Salesforce:

Ativar autenticação avançada de identidade por recipient no Acrobat Sign

Os clientes que implementam a verificação de segundo fator provavelmente vão querer ativar métodos separados de identidade do signatário para que os signatários internos não sejam tão solicitados.

As configurações estão no mesmo local que os métodos de verificação.

Para ativar as opções na conta do Adobe Acrobat Sign:

Ativar diferentes métodos de autenticação para recipients internos no Salesforce

Para ajustar os métodos de autenticação disponíveis no Salesforce:

Adobe Acrobat Sign for Salesforce - Professional Edition

Se você estiver usando o Salesforce Professional Edition, certifique-se de seguir as instruções nas seções a seguir depois de concluir as etapas de instalação padrão.

Fatores a serem considerados

Configurações do Adobe Acrobat Sign

Todos os objetos personalizados enviados no Adobe Acrobat Sign for Salesforce são definidos como acesso Privado na Configuração de nível padrão da organização.  Isso é estabelecido para garantir a segurança apropriada conforme as orientações de segurança do Salesforce.

Os administradores devem ler cuidadosamente e compreender o compartilhamento de nível de registro (e os outros modelos de permissão) no Salesforce. Esta trilha é útil se você precisar de uma reciclagem.

Se seus requisitos empresariais garantem um ambiente menos restritivo, isto pode ser feito:

• Navegue até Configuração > Segurança > Configuração de compartilhamento 
• Edite a permissão de compartilhamento como "Leitura/gravação pública" para os objetos de acordo com seu requisito 
• Clique em Salvar ao concluir

Alterar objetos para acesso Público significa que o registro pode ser visto/editado por todos os usuários autenticados.

Recomendamos usar hierarquia de funções, grupos, permissão de perfil, conjuntos de permissões etc. para essa finalidade, em vez de alterar o padrão de toda a organização.

Controles do Salesforce

As configurações a seguir não são específicas do aplicativo Adobe Acrobat Sign for Salesforce, mas são recursos que são usados. 

Como qualquer alteração nessas configurações se aplica a toda a organização (incluindo outros aplicativos instalados na organização, bem como o código personalizado), o Adobe Acrobat Sign não deseja substituir a configuração do administrador.

No entanto, recomendamos ativar essas configurações por estas razões:

Problemas comuns

Concessão de acesso a perfis adicionais

Durante a instalação, você pode ter apenas concedido acesso aos Administradores ao Adobe Acrobat Sign for Salesforce.

Para estender o acesso a perfis de usuário adicionais, consulte Adobe Acrobat Sign for Salesforce: conceder acesso a perfil.

Atualização de endereços de email ou senhas

Alterações de senha da conta de administrador do Salesforce

Se a senha ou o nome de usuário do Salesforce forem alterados para a conta vinculada ao Adobe Acrobat Sign da sua organização do Salesforce, lembre-se de atualizá-lo para que as atualizações de status continuem a funcionar corretamente para os contratos na sua organização.

1. Navegue até a página Administrador do Adobe Acrobat Sign e clique em Ativar atualizações automáticas de status.
2. Selecione Ativar.
3. Quando solicitado, permita acesso ao Adobe Acrobat Sign.

Atualização de endereços de email do usuário no Adobe Acrobat Sign

Se um usuário em sua organização do Salesforce tiver uma alteração de endereço de email, o endereço de email do usuário também deverá ser alterado no Adobe Acrobat Sign.

Os usuários do Acrobat Sign podem alterar seus próprios endereços de email. Para saber como alterar endereços de email na Ajuda do Acrobat Sign, clique aqui.

Os administradores de contas do Acrobat Sign também podem alterar os endereços de email dos usuários que usam o recurso de atualização em massa. Para saber como usar atualizações em massa na Ajuda do Acrobat Sign, clique aqui.

Falha da pesquisa de clientes potenciais nas edições Professional e Enterprise

As edições Professional e Enterprise não farão uma pesquisa de Lead se o perfil do usuário não permitir acesso ao campo Móvel do objeto Lead.

Para corrigir:

• Navegue para: Configuração > Ferramentas da plataforma > Objetos e campos > Gerenciador de objetos
• Selecionar Lead na lista de objetos à esquerda da janela
• Selecione Campos e relações nas opções do painel esquerdo
• Clique no rótulo do campo para o campo móvel
• Clique no botão Definir segurança de nível de campo
• Defina os perfis apropriados para ativar (seleção) Visível e Somente leitura
• Clique em Salvar
  

Ativar/Desativar a coleção de análises

Uma configuração opcional de Análise foi implementada para permitir que o Adobe Acrobat Sign colete dados de uso para melhorar o produto. Estes dados são utilizados apenas para fins de desenvolvimento, não de marketing.

Observe que:

• A configuração de análise está ativada por padrão para a maioria dos clientes.
  
• A configuração de análise está desativada por padrão para clientes no Canadá e na União Europeia.
• Você pode desativar/ativar a configuração de análise clicando em Configurações de análise na guia Administrador do Adobe Acrobat Sign.