Acrobat Sign for Salesforce: configurar o pacote

Visão geral

Damos as boas-vindas ao manual completo sobre a configuração do pacote Acrobat Sign for Salesforce. Este documento fornece instruções passo a passo para configurar e aprimorar perfeitamente a integração entre o Adobe Acrobat Sign e o Salesforce. Ao usar os recursos avançados das duas plataformas, é possível simplificar seus processos de assinatura de documentos e aumentar a produtividade.

O Adobe Acrobat Sign oferece uma ampla variedade de opções de configuração opcionais para aprimorar sua experiência de assinatura eletrônica. Consulte os seguintes tópicos para saber como:

• Controlar o acesso ao Adobe Acrobat Sign
• Habilitar configurações do Salesforce
• Alternar para o ambiente de sandbox do Acrobat Sign
• Adicionar o objeto “Contratos” a layouts de página
• Habilitar funções de Delegador para destinatários
• Adicionar contratos a outros objetos do Salesforce
• Habilitar métodos avançados de autenticação de identidade
  • No Acrobat Sign
  • Para cada destinatário no Acrobat Sign
  • No Salesforce
  • Para destinatários internos no Salesforce
• Conceder acesso a perfis adicionais
• Atualizar endereço de email ou senha
• Habilitar/desabilitar a coleção de análises (somente para Commercial Cloud)

Para saber mais sobre valiosas configurações opcionais, consulte o Manual de configuração avançada.

Controlar o acesso ao Adobe Acrobat Sign

Os objetos personalizados incluídos no pacote Adobe Acrobat Sign for Salesforce têm um nível de acesso padrão “Privado” no nível da organização. Essa configuração padrão é implementada para garantir a conformidade com as diretrizes de segurança do Salesforce e manter níveis de segurança adequados.

Como admin, é essencial ler e entender completamente o documento Compartilhamento de nível de registro do Salesforce e outros modelos de permissão. 

Se as suas necessidades de negócios exigem um ambiente menos restritivo, é possível fazer ajustes. Veja como fazer isso:

1. Acesse Configuração > Segurança > Configurações de compartilhamento.
2. Edite a permissão de compartilhamento dos objetos de acordo com seus requisitos, definindo-a como Leitura/gravação pública se necessário.
3. Clique em Salvar.

Após alterar o acesso aos objetos para “Público”, todos os usuários autenticados poderão exibir e editar os registros. No entanto, em vez de modificar a configuração padrão em toda a organização, recomendamos utilizar outros mecanismos, como hierarquia de funções, grupos, permissões de perfil e conjuntos de permissões, para obter o controle de acesso desejado.

Esses métodos alternativos fornecem um controle mais específico sobre o acesso aos registros, garantindo um ambiente bem estruturado e seguro em sua instância do Salesforce.

Habilitar configurações do Salesforce

As configurações a seguir não são específicas do aplicativo Acrobat Sign for Salesforce, mas são recursos usados por ele:

• Aplicativo vulnerável a clickjacking
• O atributo HttpOnly não está definido em cookies confidenciais
• Segurança Restrita de Transporte de HTTPS (HSTS) não aplicada
  

É importante observar que qualquer modificação feita nessas configurações afetará toda a organização, incluindo outros aplicativos instalados na organização, bem como o código personalizado. Como resultado, o Adobe Acrobat Sign não deseja substituir as configurações definidas por admins.

No entanto, recomendamos habilitar essas configurações por estas razões:

Vincular ao ambiente de sandbox do Acrobat Sign 

O pacote Acrobat Sign for Salesforce foi atualizado para incluir o suporte ao ambiente de sandbox do Acrobat Sign. Esse aprimoramento permite que a administração teste configurações e fluxos de trabalho do pacote antes de implantá-los na produção.

Entre em contato com a gerência de sucesso do cliente se sua organização não conseguir acessar a sandbox do Acrobat Sign.

Para vincular ao ambiente de sandbox do Acrobat Sign:

Adicionar o objeto “Contratos” a layouts de página

Você pode melhorar a usabilidade do Adobe Acrobat Sign adicionando o objeto Contrato aos layouts de página. Os usuários precisam interagir com o objeto Contratos na maioria das vezes ao enviar documentos para assinatura.

Ativar funções de Delegador para destinatários

As funções de Delegador são funções de espaço reservado para situações em que você sabe que alguém terá que interagir com o contrato, mas não é possível determinar quem essa pessoa será no momento que o contrato for enviado.  Não é esperado que o Delegador aja, portanto, nenhum campo está disponível para ele quando recebe o documento.  Quando tiverem delegado o contrato, o delegatário terá acesso total a todos os campos designados para seu acesso.

Há opções de delegador para todos as cinco funções padrão (signatário, aprovador, preenchedor de formulários e destinatário certificado).

Para ativar as funções do Delegador:

Adicionar “Contratos” a outros objetos do Salesforce

Você pode associar contratos do Adobe Acrobat Sign aos objetos do Salesforce de sua escolha (objetos padrão ou personalizados). Isso permite criar contratos vinculados a esses objetos e mostra todos os contratos relacionados na página desse objeto.

Siga as etapas abaixo para associar Contratos a um objeto:

Habilitar métodos avançados de autenticação de identidade

Legalmente, autenticar com uma conta de email (e, portanto, assinando o URL no email) é suficiente para capturar uma assinatura vinculativa. No entanto, em muitos casos, uma autenticação de segundo fator para a identidade do signatário é desejada.

O Adobe Acrobat Sign fornece os seguintes métodos de verificação de identidade de segundo fator (clientes dos EUA têm cinco opções quando o KBA está incluído):

• Senha (ativada por padrão): os recipients inserem uma senha para exibir e assinar o contrato. A senha deve ser comunicada separadamente aos recipients. Ativado por padrão
• Autenticação por telefone - Os recipients recebem uma mensagem de texto automatizada (SMS) ou uma chamada telefônica com o código exigido. Envolve um custo por transação. A configuração é desabilitada por padrão.
• Autenticação por documento de identidade: os recipients enviam uma imagem de um passaporte ou identidade/carteira de motorista emitida pelo governo. Envolve um custo por transação. A configuração é desabilitada por padrão e deve ser habilitada pelo gerente de sucesso no sistema Acrobat Sign.
• Autenticação baseada em conhecimento: os recipients respondem a perguntas tiradas de bancos de dados publicamente acessíveis para verificar sua identidade. Envolve um custo por transação. A configuração é aplicável apenas a usuários nos EUA e está desabilitada por padrão.

Você pode aplicar o mesmo método de autenticação para todos os signatários ou definir uma verificação por recipient.

Você também pode especificar diferentes métodos de autenticação para recipients internos (cujo endereço de email está incluído em sua conta do Acrobat Sign) e para recipients externos (cujo endereço de email não está incluído em sua conta do Acrobat Sign).

Observação: como as autenticações por telefone, KBA e documento de identidade envolvem um custo por transação, elas devem ser habilitadas somente se o contrato permitir seu uso.

Conceder acesso a perfis adicionais

Durante a instalação, você pode ter apenas concedido acesso aos Administradores ao Adobe Acrobat Sign for Salesforce.

Para estender o acesso a perfis de usuário adicionais, consulte Adobe Acrobat Sign for Salesforce: conceder acesso a perfil.

Atualizar endereço de email ou senha

Alterar senha da conta de admin

Se a senha ou o nome de usuário do Salesforce forem alterados para a conta vinculada ao Adobe Acrobat Sign da sua organização do Salesforce, lembre-se de atualizá-lo para que as atualizações de status continuem a funcionar corretamente para os contratos na sua organização.

1. Navegue até a página Administrador do Adobe Acrobat Sign e clique em Ativar atualizações automáticas de status.
2. Selecione Ativar.
3. Quando solicitado, permita acesso ao Adobe Acrobat Sign.

Atualizar endereços de email de usuários no Adobe Acrobat Sign

Se um usuário em sua organização do Salesforce tiver uma alteração de endereço de email, esse endereço de email também deverá ser alterado no Adobe Acrobat Sign.

Usuários do Acrobat Sign podem alterar seus próprios endereços de email. Veja como alterar endereços de email no Acrobat Sign.

Admins de contas do Acrobat Sign também podem alterar os endereços de email dos usuários utilizando o recurso de atualização em massa. Veja como fazer atualizações em massa no Acrobat Sign.

Habilitar/desabilitar a coleção de análises (somente para Commercial Cloud)

Uma configuração opcional de Análise foi implementada para permitir que o Adobe Acrobat Sign colete dados de uso para melhorar o produto. Estes dados são utilizados apenas para fins de desenvolvimento, não de marketing.

Observe que:

• A configuração de análise está ativada por padrão para a maioria dos clientes.
  
• A configuração de análise está desativada por padrão para clientes no Canadá e na União Europeia.
• Você pode desativar/ativar a configuração de análise clicando em Configurações de análise na guia Administrador do Adobe Acrobat Sign.
• Somente usuários da Commercial Cloud podem habilitar ou desabilitar a configuração de análise. A funcionalidade não está disponível para a Government Cloud.