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Última atualização em
17 de mai de 2024
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Visão geral
A integração do Adobe Acrobat Sign com o Microsoft Dynamics oferece uma solução plug-and-play para obter assinaturas de formulários, contratos, acordos ou outros documentos. A integração do Acrobat Sign for Dynamics 365 com o CRM oferece os seguintes benefícios:
- Uma funcionalidade incorporada do Acrobat Sign nos registros do CRM, como contatos, contas, clientes em potencial, oportunidades, pedidos, faturas, cotações, contratos e qualquer entidade personalizada do CRM, conforme definido por admins.
- Aceleração do processo “quote-to-cash” (“da cotação ao recebimento”) por meio do envio imediato de contratos a partir do Dynamics.
- Mesclagem dos dados de entidades do Dynamics (como contas e contatos) nos contratos e envio dos dados coletados de signatários(as) durante o processo de assinatura de volta ao Dynamics.
- Habilitado em dispositivos móveis por meio da central de vendas (disponível no Dynamics 365 9.0 e versões posteriores).
- Flexibilidade de assinatura que permite que os destinatários assinem de qualquer lugar, de qualquer dispositivo e a qualquer momento.
- Rastreamento de documentos enviados para assinatura a partir do Dynamics.
- Elimina as etapas manuais em todo o processo.
O guia do usuário do Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics Online explica como usar a integração do Acrobat Sign for Microsoft Dynamics com o CRM (versões 9.0 online e posterior). Ele fornece instruções sobre como:
O Acrobat Sign é instalado pelo(a) admin do Dynamics, e o acesso é concedido por meio de funções de segurança.
A Página inicial do Acrobat Sign fornece acesso a recursos e funcionalidades importantes.
O banner de Boas-vindas contém um link Saiba mais que abre o guia do usuário (este documento) e está disponível até que o usuário comece a gerar contratos.
Ao criar um contrato, a mensagem de boas-vindas e o link Saiba mais são substituídos por links para filtros de contrato.
É possível visualizar os contratos atuais ou enviar um novo contrato para assinatura usando as seguintes opções:
- Contratos em andamento: exibe uma lista de todos os contratos criados pelo usuário que estão em andamento.
- Aguardando você: exibe uma lista de contratos que estão aguardando sua ação como destinatário.
- Solicitar assinaturas: permite criar um novo contrato e enviá-lo para assinatura.
Observação: se a opção do Acrobat Sign não estiver disponível na página principal, entre em contato com o(a) admin do Dynamics para solicitar o acesso.
Admins do Microsoft Dynamics têm acesso às seguintes ferramentas de administração na página inicial:
- Criar um mapeamentos de dados: um atalho para a página de criação de mapeamentos de dados
- Criar um modelo reutilizável: atalho para a página de criação de modelos de contrato
- Conceder acesso de usuário: um atalho para a seção Funções de segurança do guia de instalação
Veja notícias, avisos e mensagens de erro
A página inicial do Acrobat Sign relata as notícias, avisos e erros, quando disponíveis. Você pode exibir os detalhes da mensagem e descartá-las.
É possível criar e enviar contratos para assinatura de uma das seguintes maneiras:
- Por meio da entidade do Dynamics
- Por meio do menu “+ (Novo)”
- Por meio da página Contratos
Para enviar contratos por meio da entidade do Dynamics:
-
-
No menu superior, selecione
(menu Mais comandos) > Solicitar assinaturas.Isso abre o registro de entidade como um novo contrato.
-
Na página Novo contrato, configure os detalhes do contrato conforme descrito nas etapas abaixo.
-
Em Destinatários:
- Para adicionar um(a) ou mais signatários(as), selecione + Adicionar destinatário.
- Na caixa de diálogo Criação rápida: destinatário:
- No campo Tipo de destinatário, selecione um dos seguintes tipos de destinatários:
Novo - Quando o destinatário não é um valor conhecido no Dynamics
Contato - Para destinatários definidos como entidades de contato no Dynamics
Cliente potencial - Para destinatários definidos como clientes em potencial no Dynamics
Usuário - Descreve usuários internos do ambiente do Dynamics - Para novos destinatários, forneça o nome completo, o endereço de email e a função.
- Especifique o método de verificação de identidade, se necessário.
- Após concluir, selecione Salvar e fechar.
- No campo Tipo de destinatário, selecione um dos seguintes tipos de destinatários:
- Para incluir a si mesmo como signatário(a), clique em + Adicionar-me. Essa opção adiciona uma linha de destinatário com os seus detalhes de usuário.
- No campo Função do destinatário, selecione uma das seguintes funções para cada destinatário:
- Signatário (padrão): signatários(as) precisam aplicar pelo menos uma assinatura ao contrato.
- Aprovador: aprovadores não são obrigados a assinar o contrato (embora seja possível, caso campos de assinatura sejam definidos), mas precisam “aprová-lo” por meio de um evento registrado.
- CC:: as partes copiadas (CC) são incluídas no processo de notificação do contrato, mas não interagem com o contrato ou com o ciclo de assinatura.
- No campo Autenticação, selecione um dos seguintes métodos de autenticação para cada destinatário:
- Email: esse é o valor padrão e exige que o destinatário acesse o contrato por meio do link enviado por email.
- Acrobat Sign: é necessário que o destinatário se autentique no sistema de identidade da Adobe. Os contratos assinados apenas pelo(a) remetente devem ter a Verificação de identidade definida como Acrobat Sign.
- Telefone: envia uma mensagem ao destinatário com um código que deve ser inserido. O(a) remetente deve fornecer o número de telefone do destinatário no momento em que o destinatário é configurado.
- Senha: o(a) remetente deve compartilhar separadamente as informações de senha com o destinatário para que possa verificar sua identidade.
- Knowledge Base: usuários residentes nos EUA podem consultar as informações públicas do destinatário (e, opcionalmente, seu documento de identidade) para fazer uma série de perguntas.
- Para definir uma ordem de assinatura sequencial para os destinatários, selecione a caixa de seleção Assinar em ordem. O contrato é enviado na ordem em que os destinatários estão listados na seção Destinatários.
Para alterar a ordem de assinatura de um destinatário, selecione o campo Ordem de assinatura na linha do destinatário e edite o valor. Isso ajusta automaticamente a ordem de outros destinatários. - Uma vez concluído, selecione Salvar.
-
Na seção Arquivos, clique em + Adicionar arquivos e selecione o arquivo necessário em um dos seguintes locais:
- Meu computador.
- Modelos: fornece acesso aos modelos carregados na sua conta do Acrobat Sign.
- Anexar arquivo da biblioteca do Acrobat Sign: está disponível somente ao criar um novo documento de contrato e não pode ser selecionado ao criar um modelo. Apenas admins podem adicionar documentos à biblioteca.
Observação: todos os arquivos anexados são mesclados em um único PDF para o processo de assinatura. A ordem dos documentos é baseada na ordem em que estão listados na seção Anexos. Para reordenar os documentos, selecione o campo Ordem e atualize manualmente o número do documento.
-
Na seção Mensagem, preencha os seguintes campos:
- Assunto - O assunto é destacado durante o processo de notificação, aparecendo na linha de assunto do email, em negrito no corpo do email e com uma fonte menor na descrição tradicional (realçado em amarelo abaixo).
- Mensagem - O campo Mensagem é um campo aberto de texto simples onde você pode adicionar qualquer mensagem ou instrução a signatários(as) (realçado em verde abaixo).
-
Na seção Opções, você pode habilitar qualquer uma das seguintes configurações conforme necessário:
- Visualizar e posicionar assinaturas antes de enviar: abre automaticamente o contrato no modo de criação para permitir que você insira campos de formulário.
- Prazo de conclusão: define uma data de término para o contrato.
- Dias até o contrato expirar: define o número de dias em que o contrato permanecerá disponível para receber assinaturas quando o recurso Expiração do contrato está habilitado.
- Exigir assinatura presencial: exige que o destinatário assine pessoalmente no sistema local ou tablet do remetente, sem envolver o uso de emails.
Observação: a autenticação por KBA, Adobe Sign e telefone exigem a ativação dos cookies de terceiros no seu navegador.
- Adicionar página de destino pós-assinatura: permite determinar a qual URL o destinatário será direcionado após concluir a interação com o contrato.
- Página de destino pós-assinatura: este campo contém o URL da página à qual os destinatários serão direcionados quando a opção Adicionar página de destino pós-assinatura estiver habilitada.
- Atraso em segundos do redirecionamento: obrigatória quando uma Página de destino pós-assinatura é definida, esta configuração determina o atraso aplicado entre a assinatura e o redirecionamento do destinatário à página de destino designada.
- Lembrete ao destinatário: define um ciclo de lembretes (diário ou semanal) para a transação.
- Tipo de assinatura: você pode definir o tipo de assinatura, eletrônica ou manuscrita, para o contrato.
Admins podem habilitar uma opção para os destinatários escolherem uma assinatura manuscrita em vez de uma assinatura eletrônica, ou vice-versa.
Para assinaturas manuscritas, o destinatário deve baixar o documento, assiná-lo fisicamente e fazer o upload de uma imagem digitalizada do documento assinado. - Idioma do destinatário: esta opção determina o idioma usado no email e na interface web para o destinatário.
- Proteger com senha: permite aplicar uma senha ao documento final para evitar acessos não autenticados.
-
Após fornecer todos os detalhes necessários, selecione Enviar contrato na barra de menu superior.
Para enviar contratos por meio da entidade do Dynamics usando modelos
Admins do Microsoft Dynamics podem criar modelos reutilizáveis para qualquer processo recorrente que tenha um fluxo de trabalho previsível. Esses modelos são listados em ordem alfabética no submenu Solicitar assinaturas.
Ao usar um modelo de contrato, os campos predefinidos são preenchidos automaticamente e você só precisa fornecer detalhes para os destinatários do contrato, o nome do contrato e adicionar o documento a ser assinado.
Os administradores do Dynamics podem criar um ou mais modelos para qualquer entidade do Dynamics (contato, oportunidade, conta) que irá pré-configurar o contrato, reduzindo a quantidade de configurações manuais do Remetente.
Os modelos são acessados por meio ícone Mais comandos (…) na faixa de opções
Para enviar contratos por meio do menu + (Novo)
Se souber o tipo de entidade na qual um modelo é baseado, você pode criar e enviar rapidamente um contrato por meio do menu + Novo. Para fazer isso:
- No menu superior, selecione o ícone + (Novo) > Contrato.
Isso abre o painel Criação rápida: contrato. - Selecione a entidade (neste caso, Oportunidade) que está associada ao modelo que deseja usar.
Isso expõe duas pesquisas que permitem selecionar o objeto específico ao qual deseja relacionar o contrato e o modelo que deseja usar. - Clique no campo Escolher oportunidade e selecione um registro nas opções disponíveis.
- Clique no campo Escolher um modelo e selecione uma opção na lista de modelos associados.
- Selecione Salvar.
O contrato é criado com base nos valores do modelo:
- Se o modelo não tiver um destinatário ou um arquivo anexado, o contrato é criado com o status de Rascunho.
- Se o modelo tiver um destinatário e um arquivo anexado, mas não tiver a opção Envio com um clique habilitada, o contrato é criado com o status de Rascunho.
- Se o modelo tiver um destinatário e um arquivo anexado e a opção Envio com um clique estiver habilitada, o contrato é automaticamente enviado para assinatura.
Observação:
O sistema Criação rápida só pode ser usado pelas seguintes entidades padrão no Dynamics:
- Oportunidade
- Contato
- Cliente potencial
- Conta
- Contrato
- Fatura
- Pedido
- Cotação
- Usuário
Os contratos enviados de entidades personalizadas devem ser iniciados pelo item de menu Solicitar assinaturas.
Se sua empresa implantou a versão 9.2 do Adobe Acrobat Sign for Dynamics ou posterior, você terá acesso à funcionalidade do Adobe Acrobat Sign por meio da central de vendas, central de atendimento ao cliente e dos serviços de campo do Dynamics.
Essas áreas oferecem a mesma funcionalidade com uma formatação aprimorada, permitindo acesso direto para celulares, tablets e qualquer outro dispositivo móvel.
Você pode exibir relatórios gráficos dos contratos associados ao usuário usando o painel do Acrobat Sign. O painel exibe os relatórios nas três categorias a seguir por padrão:
- Contratos por status
- Status do contrato por mês
- Contratos enviados esta semana
Os gráficos permitem exibir detalhes granulares de cada elemento no relatório. Para fazer isso:
- Passe o mouse sobre o elemento que deseja detalhar.
- Na caixa de diálogo exibida, selecione um atributo e um tipo de gráfico desejados.
Serão exibidos novos gráficos específicos para esse subconjunto de dados.
Você pode usar a central de contratos para:
- Visualizar a lista completa de contratos na sua conta.
- Classificar os contratos por seus metadados, como status, data de criação, data de assinatura e mais.
- Criar novos contratos.
- Gerenciar contratos.
Com acesso aos mapeamentos de dados, você pode classificar, revisar e editar mapeamentos de dados existentes ou criar novos mapas de dados.
Usuários que têm autoridade de sistema para acessar os modelos podem revisar, classificar e editar os modelos existentes. Você pode usar a central de modelos de contrato para criar novos modelos de contrato.
Admins de conta do Microsoft Dynamics podem acessar e editar as configurações da integração do Adobe Acrobat Sign no nível de administração.
Observação:
Agora, você pode impedir que a cópia de um documento assinado seja salva no Microsoft Dynamics habilitando a configuração Bloquear acesso ao documento do contrato em Configuração.
Habilitar a configuração “Bloquear acesso ao documento do contrato”:
- Impede que os usuários visualizem ou baixem um contrato assinado do ambiente do Dynamics.
- As seguintes configurações são desabilitadas automaticamente:
- Anexar documentos assinados à entidade de contratos
- Anexar a trilha de auditoria combinada com o contrato assinado
- Exibir imagens de visualização do documento
- Isso não altera o status dos contratos existentes. A configuração é aplicada somente aos contratos assinados depois que a configuração é habilitada.
- Isso não exclui os contratos existentes do ambiente do Microsoft Dynamics.
O status de um contrato indica seu status legal atual e é atualizado no Dynamics em intervalos regulares. Os valores de status são:
- Rascunho: um contrato que foi criado, mas ainda não foi enviado.
- Enviado para assinatura - O processo de assinatura foi iniciado.
- Assinado/aprovado - Totalmente concluído por todas as partes.
- Cancelado: o processo de assinatura foi cancelado antes que todas as assinaturas fossem obtidas.
- Expirado: um contrato que não foi concluído antes da data de expiração configurada.
Você pode encontrar facilmente um contrato verificando as entidades relacionadas à entidade principal que usou para criar o contrato.
Por exemplo, se você criou um contrato usando um contato, é possível verificar quais entidades estão relacionadas navegando até Contato e selecionando Relacionados > Contratos.
A janela de relacionamento mostra o objeto Contratos que você pode selecionar para abrir a lista completa de contratos associados à entidade.
Para visualizar o status de um contrato, navegue até Adobe Acrobat Sign > Contratos.
Todos os contratos, independentemente da entidade, são mostrados na lista de contratos desta página.
- Os contratos assinados exibem o nome, o status e as datas dos contratos.
- Contratos recusados, enviados para assinatura e rascunhos não contêm uma data de assinatura, uma vez que não foram concluídos.
- O campo Assinado em será preenchido quando o contrato for concluído e assinado legalmente. As assinaturas incrementais durante o processo de assinatura não afetam esse campo.
É possível realizar qualquer uma das seguintes ações em contratos não assinados:
- Atualizar status: consulta frequentemente o servidor do Acrobat Sign para obter o status mais recente.
- Enviar lembrete - Envia de imediato um lembrete para o(a) signatário(a) atual do contrato.
- Cancelar contrato: encerra o contrato no sistema e envia um aviso de cancelamento a signatários(as).
