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Adobe Acrobat Sign for Veeva Vault: Guia do usuário

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Este documento foi desenvolvido para ajudar os clientes do Veeva Vault a aprender como usar a integração do Adobe Acrobat Sign for Veeva Vault para enviar um contrato.

Visão geral

A integração do Adobe Acrobat Sign com o Veeva Vault facilita o processo de obtenção de uma assinatura ou aprovação para qualquer documentação que exija assinaturas legais ou processamento de documentos auditáveis.

O processo geral de envio de documentos para assinatura é semelhante ao de envio de email, por isso é fácil de adotar para a maioria dos usuários.

A integração do Adobe Acrobat Sign com o Veeva Vault simplifica e agiliza os fluxos de trabalho de documentos e assinaturas. Ao usar o fluxo de trabalho de integração, você:

  • Economiza tempo e recursos gastos com envio tradicional, envio noturno ou envio por fax.
  • Envia contratos para assinatura eletrônica ou aprovação do Veeva Vault, acessa o histórico de contratos em tempo real e visualiza contratos salvos.
  • Acompanha os negócios em tempo real em toda a organização e recebe atualizações quando os contratos são visualizados, assinados, cancelados ou recusados.
  • Assina eletronicamente em mais de 20 idiomas e apoia o serviço de retorno de fax em mais de 50 locais no mundo.
  • Cria modelos de contrato reutilizáveis para opções de envio.

Enviar um contrato usando o Adobe Acrobat Sign for Veeva Vault

Para enviar um contrato usando o Adobe Acrobat Sign for Veeva:

  1. Acesse a Página de logon do Veeva Vault e digite seu nome de usuário e senha. A página inicial do Vault será aberta, conforme mostrado abaixo.

    vault-home

  2. Selecione a guia Biblioteca e, no canto superior direito, selecione Criar.

    create-library

  3. Selecione Fazer upload e continuar.

  4. Faça upload de qualquer documento da unidade local.

  5. Na caixa de diálogo exibida, defina o Tipo como Clínico e selecione um Subtipo e uma Classificação, se necessário.

    choose-document-type

  6. Para fechar a caixa de diálogo, selecione OK.

  7. Selecione Próximo.

  8. Na janela exibida, preencha todos os campos obrigatórios na seção de metadados e selecione Salvar.

    metadata-details

  9. Um documento de teste será criado no status de Rascunho, como exibido abaixo.

    document-draft

  10. No canto superior direito, selecione o menu suspenso Ícone de engrenagem e clique em Iniciar revisão.

    start-review

  11. Selecione o Revisor e a Data de vencimento da revisão.

  12. Clique em Iniciar. Isso altera o status do documento para EM REVISÃO.

    in-review

  13. Conclua a tarefa atribuída em nome dos revisores. Depois de concluída, o status do documento é alterado para REVISADO.

    reviewed-status

  14. Selecione o menu suspenso Ícone de engrenagem e selecione Adobe Sign.

    select-adobe-sign

  15. Se o recurso UMG (Usuários em vários grupos) estiver habilitado na conta do Adobe Acrobat Sign e o remetente pertencer a vários grupos, você verá uma caixa de diálogo conforme mostrado abaixo. Na caixa de diálogo, selecione o grupo e, em seguida, selecione Próximo.

    umg-dialog

  16. Na janela do iFrame que é aberta no Vault, insira o endereço de email do destinatário e selecione Próximo.

    iframe

    Observação: se não existir uma conta de usuário do Adobe Acrobat Sign para o email do remetente, a janela do iFrame exibirá uma mensagem, conforme mostrado abaixo. Também será enviado ao usuário um email com instruções para ativar a conta.

    iFrame-registration-message

    iFrame-confirm-email

    No entanto, se o recurso Provisionamento automático de usuários do Sign estiver desabilitado, a criação do usuário do Adobe Acrobat Sign falhará e a janela do iFrame exibirá uma mensagem solicitando que o usuário entre em contato com o administrador da conta do Adobe Acrobat Sign. O administrador da conta do Adobe Acrobat Sign pode executar uma das seguintes ações:

    • Habilitar o Provisionamento automático de usuários do Sign para a conta.
    • Criar o usuário no Adobe Acrobat Sign antes de usar a integração do Adobe Acrobat Sign com o Veeva Vault.
    iFrame-contact-administrator

  17. Assim que o documento for processado, arraste e solte os campos de Assinatura do painel direito e selecione Enviar.

    add-signature-fields

  18. O documento será enviado aos destinatários para assinatura. Depois que o destinatário recebe o email do documento, o status muda de Revisado para Sendo assinado no Adobe Sign.

    in-adobe-signing

  19. Depois que todas as assinaturas são capturadas e concluídas no Adobe Acrobat Sign, o status do documento no Vault muda para Aprovado.

  20. Selecione a opção Arquivos de documentos e expanda a seção Representações no Vault. Isso criará automaticamente uma “Representação do Adobe Sign” quando o documento estiver em um estado Aprovado.

    document-files

  21. Baixe a representação do Adobe Sign para validar a assinatura do destinatário.

    verify-signature

Cancelar um contrato usando o Adobe Acrobat Sign for Veeva Vault

  1. Vá até a Página de logon do Veeva Vault e digite seu nome de usuário e senha.
    A página inicial do Vault será aberta, conforme mostrado abaixo.

    vault-home

  2. Selecione a guia Biblioteca e selecione o documento.
    O status do documento pode ser: Em rascunho no Adobe Sign, Sendo criado no Adobe Sign ou Sendo assinado no Adobe Sign.

    document-adobe-sign-authoring

  3. Selecione Cancelar no Adobe Sign.

    cancel-document

    Aciona a ação da Web e carrega a janela do iFrame no Vault.

    cancelled-document

    O status do documento muda automaticamente para Revisão.

    cancel-reviewed

    Depois que o status do documento mudar para Revisão, é possível enviá-lo novamente para assinatura.

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