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Adobe Acrobat Sign for Veeva Vault: Guia do usuário

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Última atualização em 30 de set de 2022

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Este documento foi desenvolvido para ajudar os clientes do Veeva Vault a aprender como usar a integração do Adobe Acrobat Sign for Veeva Vault para enviar um contrato.

Visão geral

A integração do Adobe Acrobat Sign com o Veeva Vault facilita o processo de obtenção de uma assinatura ou aprovação para qualquer documentação que exija assinaturas legais ou processamento de documentos auditáveis.

O processo geral de envio de documentos para assinatura é semelhante ao de envio de email, por isso é fácil de adotar para a maioria dos usuários.

A integração do Adobe Acrobat Sign com o Veeva Vault simplifica e agiliza os fluxos de trabalho de documentos e assinaturas. Ao usar o fluxo de trabalho de integração, você:

Economiza tempo e recursos gastos com envio tradicional, envio noturno ou envio por fax.
Envia contratos para assinatura eletrônica ou aprovação do Veeva Vault, acessa o histórico de contratos em tempo real e visualiza contratos salvos.
Acompanha os negócios em tempo real em toda a organização e recebe atualizações quando os contratos são visualizados, assinados, cancelados ou recusados.
Assina eletronicamente em mais de 20 idiomas e apoia o serviço de retorno de fax em mais de 50 locais no mundo.
Cria modelos de contrato reutilizáveis para opções de envio.

Enviar um contrato usando o Adobe Acrobat Sign for Veeva Vault

Para enviar um contrato usando o Adobe Acrobat Sign for Veeva:

Acesse a Página de logon do Veeva Vault e digite seu nome de usuário e senha. A página inicial do Vault será aberta, conforme mostrado abaixo.
Selecione a guia Biblioteca e, no canto superior direito, selecione Criar.
Selecione Fazer upload e continuar.
Faça upload de qualquer documento da unidade local.
Na caixa de diálogo exibida, defina o Tipo como Clínico e selecione um Subtipo e uma Classificação, se necessário.
Para fechar a caixa de diálogo, selecione OK.
Selecione Próximo.
Na janela exibida, preencha todos os campos obrigatórios na seção de metadados e selecione Salvar.
Um documento de teste será criado no status de Rascunho, como exibido abaixo.
No canto superior direito, selecione o menu suspenso e clique em Iniciar revisão.
Selecione o Revisor e a Data de vencimento da revisão.
Clique em Iniciar. Isso altera o status do documento para EM REVISÃO.
Conclua a tarefa atribuída em nome dos revisores. Depois de concluída, o status do documento é alterado para REVISADO.
Selecione o menu suspenso e selecione Adobe Sign.
Se o recurso UMG (Usuários em vários grupos) estiver habilitado na conta do Adobe Acrobat Sign e o remetente pertencer a vários grupos, você verá uma caixa de diálogo conforme mostrado abaixo. Na caixa de diálogo, selecione o grupo e, em seguida, selecione Próximo.
Na janela do iFrame que é aberta no Vault, insira o endereço de email do destinatário e selecione Próximo.

Observação: se não existir uma conta de usuário do Adobe Acrobat Sign para o email do remetente, a janela do iFrame exibirá uma mensagem, conforme mostrado abaixo. Também será enviado ao usuário um email com instruções para ativar a conta.
No entanto, se o recurso Provisionamento automático de usuários do Sign estiver desabilitado, a criação do usuário do Adobe Acrobat Sign falhará e a janela do iFrame exibirá uma mensagem solicitando que o usuário entre em contato com o administrador da conta do Adobe Acrobat Sign. O administrador da conta do Adobe Acrobat Sign pode executar uma das seguintes ações:
- Habilitar o Provisionamento automático de usuários do Sign para a conta.
- Criar o usuário no Adobe Acrobat Sign antes de usar a integração do Adobe Acrobat Sign com o Veeva Vault.
Assim que o documento for processado, arraste e solte os campos de Assinatura do painel direito e selecione Enviar.
O documento será enviado aos destinatários para assinatura. Depois que o destinatário recebe o email do documento, o status muda de Revisado para Sendo assinado no Adobe Sign.
Depois que todas as assinaturas são capturadas e concluídas no Adobe Acrobat Sign, o status do documento no Vault muda para Aprovado.
Selecione a opção Arquivos de documentos e expanda a seção Representações no Vault. Isso criará automaticamente uma “Representação do Adobe Sign” quando o documento estiver em um estado Aprovado.
Baixe a representação do Adobe Sign para validar a assinatura do destinatário.

Cancelar um contrato usando o Adobe Acrobat Sign for Veeva Vault

Vá até a Página de logon do Veeva Vault e digite seu nome de usuário e senha.
A página inicial do Vault será aberta, conforme mostrado abaixo.
Selecione a guia Biblioteca e selecione o documento.
O status do documento pode ser: Em rascunho no Adobe Sign, Sendo criado no Adobe Sign ou Sendo assinado no Adobe Sign.
Selecione Cancelar no Adobe Sign.

Aciona a ação da Web e carrega a janela do iFrame no Vault.

O status do documento muda automaticamente para Revisão.

Depois que o status do documento mudar para Revisão, é possível enviá-lo novamente para assinatura.