O Adobe Sign para SharePoint (On-Premises): Guia do usuário

A integração do Adobe Sign para o Microsoft SharePoint fornece uma solução integrada para criar, enviar, rastrear e gerenciar assinaturas eletrônicas. A integração está disponível para a instância do Microsoft SharePoint 2013 ou 2016 no local do SharePoint. A solução é desenvolvida como uma solução de farm para o Microsoft SharePoint e oferece:

• Capacidade de adicionar a página Gerenciar do Adobe Sign como parte da Web do SharePoint, que pode ser usada pelos usuários do SharePoint, para acompanhar e atualizar os contratos
• Envio de qualquer documento de uma biblioteca de documentos do SharePoint para assinatura
• Capacidade de enviar documentos a um único destinatário ou envio a um lote de destinatários usando listas do SharePoint e dados de mapeamento de listas do SharePoint em documentos, quando os documentos tiverem sido enviados para assinatura
• Arquivamento de todos os contratos assinados no SharePoint

Neste documento, o termo “Contrato” é usado de forma flexível para descrever as transações ou documentos que foram (ou ainda serão) enviados para assinatura/aprovação.

"Destinatário" é o termo genérico usado para qualquer signatário, aprovador ou delegador de um Contrato (basicamente qualquer pessoa que você envia o documento para alguma ação).

Para os usuários que estão atualizando de uma versão anterior

Se estiver atualizando de uma versão anterior do Adobe Sign para SharePoint, esteja ciente de que todos os padrões de modelos de contrato anteriores precisarão ser recriados, conforme descrito na seção Definição das suas configurações pessoais.

Acesso aos recursos do Adobe Sign

O Adobe Sign é um pacote de solução de farm que é instalado pelo seu administrador do SharePoint. Como usuário, você verá a guia do Adobe Sign na parte superior do site do SharePoint.

Clicar na guia Adobe Sign expõe a faixa de opções com todos os recursos disponíveis do Adobe Sign.

A faixa de opções consiste em cinco ícones:

• Enviar para assinatura
• Status do contrato
• Modelo de biblioteca
• Gerenciar contratos
• Configurações

Desses, os primeiros quatro são ações que você pode usar regularmente para criar e enviar contratos.

O último ícone, Configurações, é onde você pode definir seu modelo de contrato. Depois de definido, provavelmente, você não retornará à página, a menos que queira ajustar o modelo.  Vamos começar lá.

Definição das suas configurações pessoais

Suas configurações personalizadas permitem definir um nome padrão e uma mensagem para todos os contratos enviados do SharePoint, usando o aplicativo do Adobe Sign.

O campo Nome do contrato (máx. de 255 caracteres) permite incorporar qualquer string que identifique o contrato.  Essa sequência de caracteres preenche a linha de assunto do email dos destinatários (destacada em amarelo abaixo) e também como o valor de nome na página Gerenciar. Fornecer um nome exclusivo e significativo para o contrato ajudará seus destinatários a identificar mais prontamente seu email e poderá melhorar sua capacidade de pesquisar o contrato, se necessário

A Mensagem do contrato é um campo de texto sem formatação onde você pode incorporar todas as instruções ou comentários que forem justificados (destacada em verde abaixo). A mensagem aparece no email Assinar enviado para todos os destinatários e não deve ser usada como as anotações pessoais que você pode anexar para cada destinatário.

Modelos de documento nas listas personalizadas

Logo abaixo dos campos de mensagem e nome do contrato padrão existem duas configurações que controlam como os documentos podem ser anexados ao enviar um contrato a partir de uma lista.

O comportamento padrão é permitir que o remetente selecione um documento a partir do SharePoint.

Duas opções estão disponíveis para o usuário modificar a experiência padrão:

► Para listas personalizadas, usar um modelo de documento de fora do SharePoint - Quando ativado, o remetente ignora a opção para anexar um documento a partir do SharePoint. Em vez disso, serão apresentadas as opções de anexo de arquivo conforme configurado no sistema do Adobe Sign.  Isso pode incluir um ou mais destes procedimentos:

o Anexar do sistema local

o Anexar da biblioteca de modelos do Adobe Sign

            Quando a opção não estiver habilitada, você será solicitado a selecionar um modelo de documento na lista de documentos do SharePoint.

► Para listas personalizadas, sempre usar o modelo de documento designado - Quando ativado, o SharePoint lembra o arquivo que você anexou e o anexa automaticamente ao próximo contrato criado de uma lista, ignorando a etapa de seleção de arquivos.Ótimo para quando você usar o mesmo documento várias vezes.

Enviar um contrato

Inicio do contrato

A finalidade do Adobe Sign é enviar contratos e obter assinaturas e, no ambiente do SharePoint, há quatro métodos para começar esse processo:

• Envio da faixa de opções
• Enviar via clique com o botão direito do mouse
• Enviar de listas

Todas as três opções abrem a página de configuração que permite definir os destinatários e a ordem de assinatura se mais de uma assinatura for necessária.

Envio da faixa de opções

Enviar da faixa de opções é o método a ser usado se você precisar anexar múltiplos documentos do SharePoint:

1. Selecione os documentos a serem enviados clicando na seleção à esquerda do nome do documento
2. Clique na guia na faixa de opções na parte superior da página
   • Todos os documentos selecionados são anexados automaticamente
3. Clique no ícone Enviar para assinatura

Enviar via clique com o botão direito do mouse

Enviar clicando com o botão direito do mouse permite enviar rapidamente qualquer documento em uma lista de documentos, mas somente anexa o arquivo ao contrato:

1. Clique com o botão direito do mouse no documento que você deseja enviar para assinatura
2. Selecione as reticências (...) para abrir o menu de contexto
3. Selecione Enviar para assinatura no menu

Enviar das listas

O envio a partir de uma lista segue o mesmo processo do envio de um documento; você pode enviar da faixa de opções ou usando o método de clique com o botão direito do mouse.

Há duas diferenças importantes:

• Nenhum documento será anexado automaticamente. Com base em suas configurações pessoais, você tem que:
  • Adicionar explicitamente um arquivo do SharePoint
  • Anexação de arquivos na página Contrato
• O PDF da cópia assinada retornado (e, possivelmente, a trilha de auditoria) será adicionado à lista, em vez de ser entregue em uma nova pasta.
  • A menos que uma pasta de Armazenamento de documentos tenha sido definida pelo administrador do SharePoint e, nesse caso, o PDF será entregue a essa pasta.

Configurar o contrato

Quando um novo contrato for aberto, você verá a página de configuração, que pode ser exibida em quatro seções para tarefas específicas:

A. Destinatários - A pessoa que assina ou aprova o contrato

B. Detalhes da mensagem - O nome e a mensagem global para o contrato

C. Opções - Recursos opcionais relativos ao contrato

D. Arquivo – Os documentos/arquivos reais que você precisa assinar/aprovar

○ Observe que o documento que você usou para iniciar o contrato será anexado automaticamente ao contrato.

Seção Destinatários

Na seção Destinatários, a opção superior solicita que você selecione o fluxo de trabalho básico da ordem de assinatura:

• Quando Concluir em ordem está ativado (como mostrado acima), os destinatários são numerados para indicar a ordem de participação e um processo de assinatura sequencial é respeitado de uma etapa de assinatura à seguinte

○ Dentro das etapas sequenciais, é possível definir as etapas "container", que permitem:

► Um subconjunto de signatários para assinar em paralelo (fluxo de trabalho híbrido)

► Um grupo de pessoas, qualquer uma das quais pode assinar por todo o grupo (Grupo de destinatários)

• Quando Concluir em qualquer ordem está ativado, os destinatários não são numerados e assinaturas paralelas podem ocorrer.

À direita da opção de ordem de assinatura, você verá dois links:

• Me adicionar - Clique neste link para se inserir como signatário seguinte na ordem de assinatura.
• Adicionar grupo de destinatários - Clique neste link para criar uma etapa “contêiner”, na qual você pode definir um grupo de signatários que possam assinar. por exemplo, crie um grupo para a equipe de RH, mas somente uma pessoa do RH assina.

Cada destinatário é criado com cinco elementos:

A. Etapa de assinatura - Define quando no processo o destinatário recebe acesso ao contrato (quando Concluído em ordem está ativado)

B. Função - Define como o destinatário pode interagir com o documento

○ Signatários (padrão) - Destinatários que devem aplicar ao menos uma assinatura

○ Aprovadores - Os destinatários que avaliam e aprovam o documento, mas não precisam assinar legalmente

○ Delegadores - Destinatários que não devem assinar ou aprovar. Delegarão a capacidade para assinar ou aprovar a outra parte

C. Endereço de email – Quem é o destinatário? Deve ser um endereço de email pessoal

D. Processo de verificação – Como o destinatário deve ser controlado?

○ Email (padrão) - A autenticação é baseada no acesso à caixa de entrada de email

○ Senha - Uma senha alfanumérica gerada por um remetente que deverá ser comunicada ao destinatário externamente

○ Social - Autenticar a uma rede social de terceiros como o Facebook ou o LinkedIn

○ KBA (Somente EUA) - A autenticação baseada em conhecimento exige que o destinatário insira o número do CPF e gere várias perguntas não-triviais baseadas em bancos de dados públicos

○ Telefone - Exige que o remetente forneça o número de telefone do destinatário para enviar um código por SMS quando sua assinatura for necessária

E. Observação particular (opcional) - O remetente pode fornecer instruções individuais para cada destinatário e elas aparecem quando o destinatário visualiza o contrato

O link Mostrar CC abaixo da lista de destinatários expõe um campo no qual você adiciona um endereço de email para enviar uma cópia (CC) do contrato, sem permitir o acesso para assinatura/aprovação.

Fluxos de trabalho híbridos

Um fluxo de trabalho "híbrido" é um exemplo de ordem de assinatura sequencial em que uma ou mais das etapas de assinatura incluem dois ou mais destinatários que acessam o documento ao mesmo tempo. Todos os assinantes de etapa "paralela" deverão concluir sua parte antes de o processo sequencial passar para a próxima etapa de assinatura.

Por exemplo, na imagem acima, temos um ciclo de assinatura de três etapas:

A Etapa 1 é fclarke@gmail.com. Quando o contrato for enviado para assinatura, apenas fclarke será notificado. Quando fclarke assinar o documento, ele continua para a próxima etapa.

A Etapa 2 é a etapa híbrida. Você pode ver que os três destinatários recebem o mesmo número (2), e isso significa que o Adobe Sign notificará todos esses destinatários ao mesmo tempo. Podem aplicar suas assinaturas em qualquer ordem, mas todos devem concluir suas partes antes de mover o ciclo de assinatura para a próxima etapa.

A Etapa 3 é outro destinatário individual, mas, desta vez, é definido como um Aprovador (o ícone de verificação vs. ponta de caneta). Quando o destinatário da “Etapa 3” aplica sua aprovação, o contrato é concluído, o documento é executado totalmente e todas as partes serão notificadas com uma cópia do documento no formato PDF.

Para criar um grupo híbrido, insira os endereços de email de cada parte como se fossem destinatários individuais e, em seguida, clique e arraste o campo Destinatário sobre outro no grupo híbrido. Você verá na tela a mensagem que está criando um grupo paralelo

Grupos de destinatários

Os grupos de destinatários são úteis quando você precisa assinar de uma organização, mas não de um indivíduo específico nesse grupo.  

Por exemplo, na imagem acima é possível visualizar um ciclo de assinatura de três etapas:

A Etapa 1 (JoseSilva) é um signatário e será notificado de que sua assinatura é necessária assim que o contrato for enviado. Quando JoseSilva aplica a sua assinatura, o contrato é movido para a etapa 2

A Etapa 2 é um grupo de destinatários aprovadores com o nome “Grupo de RH”. Quatro signatários foram inseridos no grupo e cada um recebeu um processo de verificação diferente (apenas como exemplo). Quando ambos os destinatários identificados aplicarem sua aprovação, o contrato continuará para a terceira etapa.

A Etapa 3 é um signatário individual. Quando esta assinatura final for concluída, o documento será executado totalmente e todas as partes serão notificadas com uma cópia do documento no formato PDF.

Para criar um Grupo de destinatários, clique no link Adicionar grupo de destinatários na parte superior direita do campo do destinatário. Isso cria o contêiner no qual você será solicitado a digitar o nome do grupo e os destinatários potenciais.

Seção Mensagem

A seção de Mensagem contém dois campos que podem melhorar significativamente seu sucesso e, se você configurou seu modelo pessoal, esses campos serão preenchidos automaticamente com os valores definidos.

O campo Nome do contrato permite incorporar qualquer string que identifique o contrato. 

Observação: Esse valor pode ser editado até que o contrato seja enviado.

A Mensagem do contrato é um campo de texto sem formatação onde você pode incorporar todas as instruções ou comentários que forem justificados.

• Se a sua conta estiver configurada para usar modelos de mensagem, o link para acessar os modelos será exibido na parte superior direita da seção de mensagens

Seção Opções

A seção Opções permite controlar melhor o documento depois de enviado:

• Proteger com senha - Exige que todos os destinatários digitem uma senha para abrir e visualizar o PDF assinado. Essa senha é definida pelo remetente e deve ser comunicada externamente. O Adobe Sign não registra essa senha; portanto, não esqueça ela!
• Prazo de conclusão - Defina o número de dias após os quais o contrato vence e não pode mais ser concluído.
  •  O prazo de conclusão é visível somente se permitido por seu administrador.
• Definir lembrete - Configure a frequência de envio dos lembretes até a data de conclusão do contrato. Somente os destinatários atuais serão notificados
• Idioma do destinatário - Selecione o idioma a ser utilizado nos emails enviados a destinatários e durante a experiência de assinatura.

Seção Arquivos

Anexe os documentos da transação na seção Arquivo. O documento origina; que você usou para iniciar o contrato já deve estar anexado.

O Adobe Sign combinará todos os documentos em um PDF abrangente para o processo de assinatura e criará o PDF com base na ordem em que os documentos estão listados. Os documentos podem ser reorganizados, clicando e arrastando um documento para um novo local de lista.

Os arquivos podem ser anexados da biblioteca do Adobe Sign, Google Docs, Box.net, Dropbox ou ser carregados do sistema local usando a pesquisa de arquivos ou o recurso de arrastar e soltar.

Os tipos de arquivos permitidos são: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Visualizar e adicionar campos de assinatura

Logo abaixo da lista de arquivos, você verá a caixa de seleção Visualizar e adicionar campos de assinatura.  Esta opção permite abrir os documentos carregados e posicionar os campos de formulário conforme necessário no documento. 

Você deve adicionar ao menos os campos de assinatura, mas há vários outros campos que você pode usar para criar formulários complexos, se desejar.

Rastrear seus contratos

Status do contrato

Quando um contrato é enviado, o progresso pode ser melhor acompanhado na página de Status do contrato, que pode ser acessada pelo ícone Status do contrato na faixa de opções do Adobe Sign

A página Status do contrato mostrará todos os contratos que você tem autorização para ver e que foram enviados do ambiente do SharePoint.

A ordem de listagem padrão é pela data de envio, com a mais recente na parte superior da lista: 

Para filtrar os contratos em sua visualização, você pode usar o campo de pesquisa no canto superior direito da página.  Este campo de pesquisa buscará qualquer linha de string em qualquer um dos campos, e retornará todas as correspondências:

Pesquisa de status do contrato pelo documento ou lista

Você pode localizar facilmente todos os contratos enviados usando um documento ou uma lista do SharePoint, fazendo o seguinte:

1. Localize e selecione o documento/item de lista que você deseja pesquisar.
2. Clique na opção Status do contrato (na faixa de opções ou com um clique com o botão direito do mouse no menu de contexto).

Atualizar o status do contrato

A coluna na extremidade direita da tabela de Status do contrato é uma ação “Atualizar” que consultará ativamente o Adobe Sign para realizar uma atualização do status do contrato.  O SharePoint atualizará automaticamente todos os contratos que ainda estão aguardando a ação do destinatário em uma base regular. A ação Atualizar permite que você atualize o contrato fora do ciclo quando precisar saber o status em tempo real.

Excluir o registro do contrato

O último ícone na extremidade direita da página de status do contrato é o ícone Excluir.  Esta ação excluirá o registro do contrato no SharePoint, mas não cancela nem exclui o contrato no Adobe Sign.  Essa ação deverá ser usada com cuidado porque não pode ser desfeita.

Documentos assinados

Dependendo de como o Administrador do SharePoint configurou o pacote do Adobe Sign, os documentos assinados serão retornados para:

• Uma pasta global - Todos os documentos concluídos estarão nesta pasta, se tiverem sido configurados dessa forma
• Uma nova pasta na biblioteca de origem - Se nenhuma pasta Global for identificada, uma nova pasta denominada “Contratos assinados” será criada na biblioteca de Documentos onde o contrato foi criado/enviado. Todos os contratos concluídos e enviados de uma mesma biblioteca terão seus PDFs concluídos retornados à mesma pasta de Contratos assinados
• Anexado ao item de lista– Se tiver enviado um contrato de um item de lista, os anexos estarão contidos na lista

Gerenciamento de contratos

O ícone Gerenciar contratos abre uma exibição diferente e mais habilitada dos contratos relacionados ao usuário.  Enquanto que a página de status do contrato mostra uma visualização simples de todos os contratos com a opção de atualizar seus status, a exibição Gerenciar contratos oferece uma visualização mais detalhada dos contratos e opções adicionais para modificar as propriedades do contrato.

Gerenciar a estrutura de páginas

A página Gerenciar tem vários recursos incorporados para se explorar. Para simplificar, eles podem ser divididos em três áreas funcionais:

A. Conteúdo e filtros

B. Lista de contratos

C. Ferramentas de contrato

Filtros de conteúdo

A página Gerenciar tem quatro opções de índice/filtro:

Lista de contratos

A lista de contrato exibe os contratos individuais que estão em conformidade com o conteúdo selecionado e são reduzidos pelos filtros aplicados.

Cada contrato exibe:

Destinatário: o destinatário atual (se o contrato em andamento) ou o primeiro destinatário (quando o contrato é concluído, cancelado ou expirou).

• O destinatário Nome é exibido quando conhecido. O email do destinatário é exibido quando o Nome é desconhecido

Remetente: o remetente do contrato.

Título: o nome do contrato.

Status: o status atual do contrato em relação ao ciclo de assinatura. (O exemplo abaixo usa a opção Tudo para exibir os vários status)

Modificado: a data da última modificação do contrato.

A ordem de classificação padrão do conteúdo é a data de Última modificação dos contratos.

No entanto, qualquer cabeçalho da coluna pode ser clicado para classificar o conjunto de dados de acordo com esse valor.

Lista de contratos

As ferramentas de contrato são exibidas ao clicar uma vez em qualquer contrato ou modelo:

O painel direito abre para exibir as ferramentas para acessar ou manipular o contrato (ou o documento de biblioteca/formulário web/envio em massa):

Exibir e assinar: disponível somente para contratos que Estão aguardando sua ação

Abrir contrato/modelo/formulário web/envio em massa: abre o objeto oferecendo uma visão completa do documento.

• Os contratos mostram o estado atual do contrato, onde estiver no ciclo de assinatura.
• Os modelos mostram os documentos base usados para criar o modelo    

Usar modelo: somente modelos (documentos da biblioteca).  Essa opção inicia um novo contrato com o modelo já anexado

Obter código: somente para formulários web. Essa opção abre uma página no qual o usuário pode copiar o código HTML ou o script para o formulário web

Editar modelo/formulário web: permite que o usuário edite o modelo

Lembrete: permite que o usuário defina um lembrete para o destinatário atual

Cancelar: cancela o contrato

Baixar PDF: baixa uma cópia do PDF do contrato em seu estado atual.

• Os modelos pai baixam uma cópia do PDF dos documentos originais usados para criar o modelo

Baixar relatório de auditoria: baixa o relatório de auditoria do contrato

Baixar dados do campo de formulário: baixa um arquivo csv do conteúdo do campo para um contrato preenchido

• Os objetos de modelo pai baixam um csv com o conteúdo de nível de campo para todos os contratos filho que foram preenchidos

Modificar contrato: permite que o usuário edite os documentos em um contrato e/ou os campos inseridos no documento.

• Essa opção estará disponível somente até a ação do primeiro destinatário.

Excluir: somente para modelos (documentos da biblioteca). Exclui o modelo do sistema. Essa é uma ação irrevogável

Ocultar contrato/formulário web/envio em massa: oculta o objeto para o usuário.  Esta ação removerá somente o objeto da exibição, nenhuma outra ação será tomada

Compartilhar: permite que o usuário compartilhe o objeto explicitamente com outro usuário.  Esta ação não pode ser desfeita

Observações: permite que o usuário insira observações ao objeto

Baixar arquivos individuais: permite que o usuário baixe os arquivos individuais se vários arquivos foram usados para criar o contrato/modelo

Exibir relatório de atividades: apenas para envio em massa. Essa opção produz um resumo do progresso do Envio em massa, dividindo a lista de destinatários em categorias correspondentes ao status das assinaturas do contrato

Substituir destinatário atual: disponível apenas para contratos enviados pelo usuário. Permite que o usuário substitua o destinatário atual de um contrato

Atividade: uma lista em andamento de eventos que ocorreram com relação ao contrato. A partir de um evento de criação, registrando as atividades de cada destinatário e finalizando com o status de concluído/cancelado/expirado

Links rápidos para tarefas comuns

Abaixo encontra-se uma referência rápida para as tarefas mais comuns que você pode precisar realizar, seguida de uma pesquisa de alto nível sobre a página de gerenciamento e as referências do recurso.

• Definição de lembretes
• Substituição de um signatário em um contrato
• Edite o documento ou os campos de um contrato que foi enviado
• Compartilhamento de um contrato
• Exibição da trilha de auditoria do contrato

Modelos (de documentos) da biblioteca

O ícone Modelos da biblioteca na faixa de opções do Adobe Sign permitirá enviar um documento do SharePoint ao ambiente de criação do Adobe Sign, no qual você poderá inserir campos de formulário e salvar o formulário habilitado para campos em sua biblioteca do Adobe Sign.

Para ciar um modelo de documento:

1. Clique no documento que você deseja transformar em um modelo
2. Clique no ícone Modelo de biblioteca na faixa de opções (ou clique com o botão direito do mouse e escolha no menu)
   • O ambiente de criação do Adobe Sign abrirá, mostrando todo o documento
3. Posicione os campos obrigatórios no documento
   • Se você estiver criando um modelo que precisa da entrada/assinatura de duas pessoas, posicione todos os campos para o primeiro destinatário.  Em seguida, altere o campo Destinatários para o Participante 2 e, em seguida, posicione os campos para o segundo signatário/aprovador.

4. Quando o modelo estiver concluído, clique no botão Salvar no canto inferior direito.

• Isso salva o modelo à biblioteca do Adobe Sign.  

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