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Adobe Acrobat Sign for Veeva Vault: guia de instalação

  1. Integrações do Adobe Acrobat Sign
  2. Novidades
  3. Versões e ciclo de vida do produto
  4. Acrobat Sign para Salesforce
    1. Instalar o pacote
    2. Configurar o pacote
    3. Guia do usuário
    4. Habilitar autenticação digital
    5. Manual do desenvolvedor
    6. Manual avançado de personalização
    7. Guia de mapeamento de campo e modelos
    8. Guia do usuário do aplicativo móvel
    9. Guia de automação de fluxos
    10. Guia do Document Builder
    11. Configurar documentos grandes
    12. Guia de atualização
    13. Notas de versão
    14. Perguntas frequentes
    15. Manual de solução de problemas
    16. Artigos adicionais
  5. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
      1. Guia de instalação
    2. Acrobat Sign para Outlook
      1. Guia do usuário
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
      1. Guia do usuário
    4. Acrobat Sign para Teams
      1. Guia do usuário
      2. Guia do Live Sign
      3. Guia Usuário de dispositivo móvel
      4. Notas de versão
      5. Aprovações do Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps e Power Automate
      1. Guia do usuário
      2. Notas de versão
    6. Conector do Acrobat Sign para Microsoft Search
      1. Guia do usuário
      2. Notas de versão
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
      1. Visão geral
      2. Dynamics Online: guia de instalação 
      3. Dynamics Online: guia do usuário 
      4. Dynamics local: guia de instalação 
      5. Dynamics local: guia do usuário
      6. Guia de fluxo de trabalho do Dynamics
      7. Dynamics 365 para Talent
      8. Guia de atualização
      9. Notas de versão
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
      1. Visão geral
      2. SharePoint local: guia de instalação
      3. SharePoint local: guia de mapeamento de modelo
      4. SharePoint local: guia do usuário
      5. SharePoint local: notas de versão
      6. SharePoint Online: guia de instalação
      7. SharePoint Online: guia de mapeamento de modelo
      8. SharePoint Online: guia do usuário
      9. SharePoint Online: guia de mapeamento de formulário web
      10. SharePoint Online: notas de versão
  6. Acrobat Sign for ServiceNow
    1. Visão geral
    2. Guia de instalação
    3. Guia do usuário
    4. Notas de versão
  7. Acrobat Sign for HR ServiceNow
    1. Guia de instalação (Descontinuado)
  8. Acrobat Sign para SAP SucessFactors
    1. Manual de instalação do cockpit (Descontinuado)
    2. Guia Instalação de recrutamento (descontinuado)
    3. Guia do usuário de Recrutamento
    4. Guia de instalação do Cloud Foundry
    5. Notas de versão
  9. Acrobat Sign for Workday
    1. Guia de instalação
    2. Guia de início rápido
    3. Tutorial de configuração
  10. Acrobat Sign for NetSuite
    1. Guia de instalação
    2. Notas de versão
  11. Acrobat Sign for SugarCRM
  12. Acrobat Sign for VeevaVault
    1. Guia de instalação
    2. Guia do usuário
    3. Guia de atualização
    4. Notas de versão
  13. Acrobat Sign for Coupa BSM Suite
    1. Guia de instalação
  14. Acrobat Sign para Zapier
    1. Visão geral do Acrobat Sign for Zapier
    2. Fluxos de trabalho de assinatura eletrônica compatíveis
    3. Ações compatíveis
    4. Criar fluxos de trabalho automatizados de assinatura eletrônica
  15. Documentação do desenvolvedor do Acrobat Sign
    1. Visão geral
    2. Webhooks
    3. Tags de texto

Visão geral

Este documento explica como estabelecer a integração do Adobe Acrobat Sign com a plataforma Veeva Vault. O Veeva Vault é uma plataforma de ECM (Gerenciamento de conteúdo corporativo) criada para ciências da vida. Um “Vault” (ou “Cofre”) é um repositório de conteúdo e dados geralmente usado para arquivamentos regulatórios, relatórios de pesquisa, solicitações de subsídios, contratos gerais e muito mais. Uma única empresa pode ter vários "cofres" que devem ser mantidos separadamente.

As etapas gerais para concluir a integração são:

  • Ative a conta administrativa no Adobe Acrobat Sign (somente novos clientes).
  • Crie objetos para controlar o histórico do ciclo de vida de um contrato no Cofre.
  • Crie um novo perfil de segurança.
  • Configure um Grupo no Adobe Acrobat Sign para manter o usuário de integração do Veeva Vault.
  • Crie campos de documento e representações.
  • Configure ações da Web e atualize o ciclo de vida do documento.
  • Crie um usuário para o tipo de documento e uma configuração de função de usuário.
  • Conecte o Veeva Vault ao Adobe Acrobat Sign usando o middleware.

Pré-requisitos

Para instalar e usar o Adobe Acrobat Sign for Veeva Vault com sucesso:

  • Você deve ter uma licença do Adobe Acrobat Sign Solutions for Enterprise.  As soluções para empresas ou VIP do Adobe Acrobat Sign não são compatíveis com integrações pré-criadas.
  • Você deve ter uma conta de administrador do Adobe Acrobat Sign e uma conta de administrador de integração do Adobe Acrobat Sign for Veeva.
  • O endereço de email do usuário final deve ser o mesmo nos sistemas Adobe Acrobat Sign e Veeva Vault.
Observação:

O administrador do Acrobat Sign deve executar as etapas de configuração do Adobe Acrobat Sign no Adobe Acrobat Sign.

Configurar o Veeva Vault

Para configurar o Veeva Vault para integração com o Adobe Acrobat Sign, você deve implementar as etapas listadas abaixo.

Para configurar o Adobe Acrobat Sign for Vault, um novo grupo chamado Grupo de administradores do Adobe Acrobat Sign é criado. Esse grupo é usado para definir a segurança de nível de campo do documento para campos relacionados ao Adobe Acrobat Sign e deve incluir o Perfil de integração do Adobe Acrobat Sign por padrão.

configure-veeva-1

O objeto Ação de contrato do Acrobat Sign é um objeto de tarefa do usuário que é usado para acionar a notificação do Adobe Acrobat Sign no Veeva Vault sempre que um documento é atribuído a um(a) participante para assinatura. Contém informações nos seguintes campos específicos.

Campo Rótulo Tipo Descrição
agreement_id__c
ID do contrato
String (250)
Contém a ID de contrato exclusiva do Adobe Acrobat Sign.
name__v
Nome
String (128)
Contém o nome da tarefa de notificação do Sign.

Para criar o objeto de ação do contrato do Adobe Acrobat Sign:

  1. Navegue até Configuração > Objetos.

  2. Selecione Criar.

  3. Defina o Rótulo do objeto como Ação do contrato do Acrobat Sign, Rótulo plural do objeto como Ações do contrato do Acrobat Signe Nome do objeto como adobe_sign_agreement_action__c.

    configure-veeva-2

  4. No menu suspenso Classe de objeto, selecione Tarefa do usuário.

  5. Na seção Controle de acesso dinâmico, selecione Habilitar regras de compartilhamento personalizadas.

  6. Clique em Salvar.

    Acrobat Sign for Veeva Vault: definir ação do contrato

Implante o pacote e siga as etapas. Depois de implantado, o pacote cria:

  • Objetos personalizados: objeto Assinatura, objeto Signatário, objeto Evento de assinatura, objeto Bloqueador de processo
  • Layout da página do objeto Assinatura
  • Layout da página do objeto Evento de assinatura
  • Layout de página do objeto Signatário
  • Layout da página do objeto Bloqueador de processo
  • Layout da página do objeto de log da tarefa de integração do Adobe Acrobat Sign
  • Tipo de representação do Adobe Acrobat Sign
  • Tipo de representação original
  • Assinatura de campo compartilhado__c
  • Ação da Web do Adobe Acrobat Sign
  • Cancelar ação da Web do Adobe Acrobat Sign
  • Conjunto de permissões das ações de administrador do Adobe Acrobat Sign
  • Perfil de segurança do perfil de integração do Adobe Acrobat Sign
  • Função de administrador do aplicativo do Adobe Sign
  • Grupo de tipos de documento "Documento do Adobe Sign"
  • Objeto de log da tarefa de integração do Adobe Acrobat Sign
  • Lista de seleção de status da tarefa
  • Lista de seleção de tipo de tarefa
  • Objeto de ação do contrato do Acrobat Sign
  • Regra de compartilhamento de permissão de ação do contrato do Acrobat Sign
  • Link da página de ação do contrato do Adobe Acrobat Sign
  • Ciclo de vida da ação do contrato do Acrobat Sign

Objeto Assinatura

O objeto Assinatura é criado para armazenar informações relacionadas ao contrato. Um objeto Assinatura é um banco de dados que contém informações sob os seguintes campos específicos:

Campos do objeto Assinatura
Campo Rótulo Tipo Descrição
external_id__c ID do contrato String (100) Contém a ID de contrato exclusiva do Adobe Acrobat Sign
file_hash__c Hash de arquivo String (50) Contém a soma de verificação md5 do arquivo que foi enviado para o Adobe Acrobat Sign
name__v Nome String (128) Contém o nome do contrato
sender__c Remetente Objeto (Usuário) Contém a referência ao usuário do Vault que criou o contrato
signature_status__c Status da assinatura String (75) Contém o status do contrato no Adobe Acrobat Sign
signature_type__c Tipo de assinatura String (20) Contém o tipo de assinatura do contrato no Adobe Acrobat Sign (MANUSCRITA ou ELETRÔNICA)
start_date__c Data de início DateTime Data em que o contrato foi enviado para assinatura
cancellation_date__c Data de cancelamento DateTime Contém a data em que o contrato foi cancelado.
completion_date__c Data de conclusão DateTime Contém a data em que o contrato foi concluído.
viewable_rendition_used__c Representação visível usada Booleano Sinalizador que indica se a representação visível foi enviada para assinatura. (por padrão, é verdadeiro)
plugin_version__c Versão do plug-in Texto (10)

É usado para permitir o processamento apropriado de todos os contratos criados antes que a nova versão 4.0 seja implantada.

Observação: depois que a versão 4.0 do aplicativo Web personalizado for implantada, esse campo será definido na 4.0 sempre que o registro de assinatura for criado.

external_environment__c Ambiente externo Texto (20) Contém o nome do ambiente do Adobe Acrobat Sign no qual o contrato foi criado.
signature-object-details

Objeto Signatário

O objeto Signatário é criado para armazenar informações relacionadas aos participantes em um contrato. Contém informações nos seguintes campos específicos:

Campos do objeto Signatário
Campo Rótulo Tipo Descrição
email__c Email String (120) Contém a ID de contrato exclusiva do Adobe Acrobat Sign
external_id__c Id do participante String (80) Contém o identificador exclusivo do participante do Adobe Acrobat Sign
name__v Nome String (128) Contém o nome do participante do Adobe Acrobat Sign
order__c Ordem Número Contém o número do pedido do participante do contrato do Adobe Acrobat Sign
role__c Função String (30) Contém a função do participante do contrato do Adobe Acrobat Sign
signature__c Assinatura Objeto (Assinatura) Contém a referência ao registro principal da assinatura
signature_status__c Status da assinatura String (100) Contém o status do participante do contrato do Adobe Acrobat Sign
user__c Usuário Objeto (Usuário) Contém a referência ao registro de usuário do signatário se o participante for um usuário do Vault
adobe_sign_agreement_action__c
Ação do contrato do Adobe Acrobat Sign
String(50)
Contém a referência à ID de registro da ação do contrato do Adobe Acrobat Sign
signatory-object-details

Objeto Evento de assinatura

O objeto Evento de assinatura é criado para armazenar informações relacionadas a eventos de um contrato. Contém informações nos seguintes campos específicos:

Campos do objeto Evento de assinatura
Campo Rótulo Tipo Descrição
acting_user_email__c Email do usuário em ação Sequência de caracteres Contém o email do usuário do Adobe Acrobat Sign que executou a ação que gerou o evento
acting_user_name__c Nome de usuário ativo Sequência de caracteres Contém o nome do usuário do Adobe Acrobat Sign que executou a ação que gerou o evento
description__c Descrição Sequência de caracteres Contém a descrição do evento do Adobe Acrobat Sign
event_date__c Data do evento DateTime Contém a data e a hora do evento do Adobe Acrobat Sign
event_type__c Tipo de evento Sequência de caracteres Contém o tipo de evento do Adobe Acrobat Sign
name__v Nome Sequência de caracteres Nome do evento gerado automaticamente
participant_comment__c Comentário do participante Sequência de caracteres Contém o comentário do participante do Adobe Acrobat Sign, se houver
participant_email__c Email do participante Sequência de caracteres Contém o email do participante do Adobe Acrobat Sign
participant_role__c Função do participante Sequência de caracteres Contém a função do participante do Adobe Acrobat Sign
signature__c Assinatura Objeto (Assinatura) Contém a referência ao registro principal da assinatura
external_id__c ID externa Texto (200) Contém o identificador do Evento de contrato gerado pelo Adobe Sign.
signature-event-object-details

Objeto Process Locker

Um objeto Process Locker é criado para bloquear o processo de integração do Adobe Acrobat Sign. Isso não exige quaisquer campos personalizados.

process-locker-details

Objeto de log da tarefa de integração do Adobe Acrobat Sign

Criar log da tarefa de integração do Adobe Acrobat Sign (as_int_task_log__c). É um objeto de alto volume usado para rastrear a execução de AgreementsEventsSynchronizerJob, AgreementsEventsProcessingJob e Notificação de participante do contrato
.
AgreementsEventsSynchronizerJob: esta tarefa garante que todos os Eventos de contrato ausentes do Adobe Acrobat Sign sejam criados como Eventos de assinatura ativos no Vault para todas as Assinaturas criadas no Vault nos últimos N dias.
AgreementsEventsProcessingJob: esta tarefa garante que todos os Documentos com registros de Evento de assinatura ativos sejam processados dependendo do tipo de evento.

Notificação de participante do contrato: essa tarefa registra qualquer mensagem de erro para notificação de assinatura do código do SDK do Veeva.

Campos de objeto do log de tarefas
Campo Rótulo Tipo Descrição
start_date__c Data de início DateTime Data de início da tarefa
end_date__c Data de término DateTime Data de término da tarefa
task_status__c Status da tarefa Lista de seleção Contém o status da tarefa:
Concluído (task_completed__c) Concluído com erros (task_completed_with_errors__c) Falha (task_failed__c)
task_type__c Tipo de tarefa Lista de seleção

Contém o tipo de tarefa:

Sincronização de eventos dos contratos (agreements_events_synchronization__c) Processamento de eventos dos contratos (agreements_events_processing__c)

Notificação de participante do contrato (agreement_participant_notification__c)

messages__c Mensagem Longo (32000) Contém a mensagem da tarefa
Acrobat Sign for Veeva Vault: log de tarefas

configure-veeva-5

Os objetos Assinatura, Signatário, Evento de assinatura, Process Locker e Log de tarefas, que fazem parte do pacote de implantação, têm a propriedade "Alterações de dados de auditoria neste objeto" habilitada por padrão.

Observação: você pode fazer com que o Vault capture as alterações de dados de registro de objetos nos logs de auditoria habilitando a configuração Alterações de dados de auditoria. Essa configuração fica desativada por padrão. Depois de habilitar essa configuração e criar registros, não é mais possível desabilitá-la. Se essa configuração estiver desativada e houver registros, somente um Proprietário do Vault poderá atualizá-la.

Exibir participantes e histórico do objeto Assinatura

O objeto Assinatura que faz parte do pacote de implantação vem com o Layout da página de detalhes da Assinatura. O Layout de página tem seções para Participantes e Histórico.

  • A seção Participantes tem a seção Objetos relacionados, que está configurada conforme mostrado na imagem abaixo. 
edit-related-objects

  • Você pode editar as colunas a serem exibidas para os participantes, conforme mostrado abaixo.
set-columns-to-display

  • A seção Histórico tem a seção de Objetos relacionados que está configurada conforme mostrado na imagem abaixo.
edit-related-object-in-history

  • Você pode editar as colunas a serem exibidas no Histórico, conforme mostrado abaixo.
select-columns-to-display

Exibir o histórico de participantes e de auditoria do documento do Adobe Acrobat Sign

  • Para exibir o histórico de participantes e auditoria do documento do Adobe Acrobat Sign, selecione o link na seção "Assinatura do Adobe Acrobat" do documento.

Configurar o Veeva Vault para integração com o Acrobat Sign

  • A página aberta exibe os participantes e o histórico do documento do Adobe Acrobat Sign, conforme mostrado abaixo.
participants-and-history

  • Veja a trilha de auditoria para assinatura conforme mostrado abaixo.
audit-trail

A implantação bem-sucedida do pacote na Etapa 3 cria o perfil de integração do Adobe Acrobat Sign. O perfil de integração do Adobe Acrobat Sign é atribuído à conta do sistema e é usado pela integração ao chamar APIs do Vault. Este perfil autoriza permissões para:

  • APIs do Vault
  • Ler, criar, editar e excluir: objetos Assinatura, Signatário, Eventos de assinatura e Bloqueador de processo

Você deve atualizar o grupo de administradores do Adobe Acrobat Sign (criado na Etapa 1) definindo o perfil de segurança incluído como perfil de integração do Adobe Acrobat Sign, conforme mostrado na imagem abaixo.

configure-veeva-7

Na integração do Adobe Acrobat Sign, o usuário da conta do sistema do Vault deve:

  • Ter um perfil de integração do Adobe Acrobat Sign
  • Ter um perfil de segurança
  • Ter uma política de segurança específica que desabilite a expiração da senha
  • Ser membro do grupo de administradores do Adobe Acrobat Sign

Para fazer isso, siga as etapas abaixo:

  1. Crie uma conta de usuário do sistema no Vault para a integração do Adobe Acrobat Sign.

    create-user-1

  2. Adicione o usuário ao grupo de administradores do Adobe Acrobat Sign.

    create-user-2

Quando você implanta o pacote do Adobe Acrobat Sign, um registro de Grupo de tipos de documento chamado “Documento do Adobe Sign” é criado.

document-type-groups

Você deve adicionar este grupo de tipos de documento em todas as classificações de documento qualificadas para o processo do Adobe Acrobat Sign. Como a propriedade de grupo de tipo de documento não é herdada do tipo para o subtipo, nem do subtipo para o nível de classificação, ela deve ser definida para cada classificação de documento qualificada para o Adobe Acrobat Sign.

Acrobat Sign for Veeva Vault: detalhes de edição de tipos de documento

Observação: se o objeto Configuração da função de usuário não contiver o campo que se refere ao objeto Grupo de tipos de documento, você deverá adicionar o campo. Para isso, vá até Objeto Configuração de função de usuário > Campos e conclua as etapas necessárias, conforme mostrado na imagem abaixo.

create-setup-field

document-type

Depois que os ciclos de vida estiverem configurados corretamente, o sistema deverá garantir que o usuário administrador do Adobe Acrobat Sign seja adicionado pelo DAC em todos os documentos qualificados para o processo do Adobe Acrobat Sign. Isso é feito criando o registro apropriado da Configuração de função de usuário que especifica:

  • Grupo de tipos de documento como Documento do Adobe Sign
  • Função do aplicativo como Função de administrador do Adobe Sign
  • Usuário de integração
user-role-setup

A implantação do pacote cria o seguinte novo campo de documento compartilhado que é necessário para estabelecer a integração:

  • Assinatura (signature__c)
configure-veeva-9

Para configurar Campos de documento:

  1. Vá até a guia Configuração e selecione Campos de documento Campos compartilhados.

  2. No campo Seção de exibição, selecione Criar seção de exibição e atribua a Assinatura do Adobe Acrobat como o rótulo da Seção.

    configure-veeva-10

  3. Para os campos de documento compartilhados (signature__c), atualize a seção da interface definindo a Assinatura do Adobe Acrobat como o rótulo da seção.

    configure-veeva-12

  4. Adicione os campos compartilhados de assinatura a todos os tipos de documentos qualificados para assinatura no Adobe Acrobat. Para fazer isso, na página do documento base, selecione Adicionar Campo compartilhado existente no canto superior direito.

    configure-veeva-13

    configure-veeva-14

  5. O campo de assinatura deve ter uma segurança específica que permita que apenas membros do grupo de admins do Adobe Acrobat Sign atualizem os valores.

    configure-veeva-15

O campo compartilhado existente Desabilitar sobreposições do Vault (disable_vault_overlays__v) também deve ser adicionado e definido como Ativo para todos os tipos de documentos qualificados para assinatura no Adobe Acrobat. Opcionalmente, o campo pode ter uma segurança específica que permita que apenas membros do grupo de administradores do Adobe Acrobat Sign atualizem seu valor.

O novo tipo de representação chamado Representação do Adobe Acrobat Sign (adobe_sign_rendition__c) é usado pela integração do Vault para fazer o upload de documentos PDF assinados para o Adobe Acrobat Sign. Você deve declarar a representação do Adobe Acrobat Sign para cada tipo de documento qualificado para assinatura no Adobe Acrobat.

configure-veeva-16

configure-veeva-17

O novo tipo de representação chamado Representação original (original_rendition__c) é usado pela integração do Vault como o nome da representação que deve ser usada para armazenar a representação visível original, caso o documento assinado seja importado como uma representação visível.

Você deve declarar a representação original para cada tipo de documento qualificado para assinatura no Adobe Acrobat.

configure-veeva-18

Opcionalmente, o Vault pode ter um novo tipo de representação chamado Representação de trilha de auditoria do Adobe Acrobat (adobe_audit_trail_rendition__c), que é usada pela integração do Vault para armazenar o relatório de trilha de auditoria
do Adobe Acrobat.

Siga as etapas abaixo para configurar a representação da trilha de auditoria do Adobe Acrobat:

  1. Acesse Tipo de representação > Criar novo tipo de representação.

  2. Defina o novo Tipo de representação como Representação de trilha de auditoria do Adobe Acrobat e nomeie como adobe_audit_trail_rendition__c.

    Acrobat Sign for Veeva Vault: representação da trilha de auditoria

  3. Clique em Salvar.

  4. Para exibir e baixar a representação de trilha de auditoria do Adobe Acrobat para o documento, declare a representação de trilha de auditoria do Adobe Acrobat para cada tipo de documento qualificado para assinatura no Adobe Acrobat.

    Acrobat Sign for Veeva Vault: editar detalhes

    Observação:

    Você pode optar por anexar o relatório de auditoria à representação assinada ativando a opção Anexar relatório de auditoria à representação assinada e exibir a representação ativando a opção Exibir representação do Acrobat Sign nas configurações da interface do administrador.

    audit-trail-rendition-setup 3

Quando um usuário opta por um contrato de assinatura digital com as configurações acima, uma mensagem (conforme mostrado abaixo) é exibida indicando que o Adobe Acrobat Sign está usando o Portfólio de PDF para combinar relatórios de PDF e de trilha de auditoria assinados digitalmente.

Para exibir o conteúdo do documento junto com a assinatura digital e a trilha de auditoria, não selecione "Anexar relatório de auditoria à representação assinada" com a opção "Exibir representação do Acrobat Sign" na interface do administrador para assinatura digital.

Você pode usar a representação da trilha de auditoria do Adobe Acrobat para baixar ou exibir a trilha de auditoria do Adobe Acrobat como uma representação separada.

Baixar ou exibir o contrato e a trilha de auditoria do Adobe Acrobat Sign.

A integração do Adobe Acrobat Sign e do Vault exige a configuração das duas ações da Web a seguir, que são criadas após a implantação bem-sucedida do pacote.

  • Criar Adobe Acrobat Sign: cria ou exibe o Contrato do Adobe Acrobat Sign.

    Tipo: documento
    Destino: exibir no Vault
    Credenciais: habilitar credenciais de Post Session via Post Message
    URL: https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true

Configurar o Acrobat Sign for Veeva Vault

Observação:

No Veeva Vault, um documento pode ter várias versões. Se alguém tentar usar uma versão antiga do documento para criar um contrato, uma mensagem de erro será exibida. 

Para impedir que usuários usem versões mais antigas dos documentos, você deveatualizar a ação da Web adicionando o parâmetro de consulta da versão mais recente(&latestVersion=${Document.latest_version__v}) ao URL de ação da Web existente.

URL: https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true&latestVersion=${Document.latest_version__v}

Acrobat Sign for Veeva Vault: ação Cancelar

Para cada tipo de documento qualificado para a assinatura no Adobe Acrobat, você deve atualizar o ciclo de vida do documento correspondente adicionando uma nova função e novos estados do ciclo de vida.

O ciclo de vida do contrato do Adobe Acrobat Sign tem os seguintes estados:

  • DRAFT
  • AUTHORING ou DOCUMENTS_NOT_YET_PROCESSED
  • OUT_FOR_SIGNATURE ou OUT_FOR_APPROVAL
  • SIGNED ou APPROVED
  • CANCELLED
  • EXPIRED

Para atualizar o ciclo de vida do documento, siga as etapas abaixo:

  1. Adicionar função de ciclo de vida. A função de aplicativo Administrador do Adobe Sign deve ser adicionada em todos os ciclos de vida usados por documentos qualificados para Assinatura do Adobe Acrobat, conforme mostrado abaixo.

    Acrobat Sign for Veeva Vault: criar função de ciclo de vida

    A função de administrador deve ser criada com as seguintes opções:

    • Controle de acesso dinâmico habilitado.
    • Regras de compartilhamento de documentos que incluem apenas o Grupo de tipos de documentos, conforme mostrado na imagem abaixo.
    Acrobat Sign for Veeva Vault: regra de compartilhamento

  2. Crie estados do ciclo de vida. Para fazer isso, acesse Configurações > Configuração > Ciclos de vida do documento > Ciclos de vida gerais > Estados > Criar. Em seguida, crie os seguintes estados:

    • Rascunho do Adobe Acrobat Sign
    configure-veeva-27

    • Sendo criado no Adobe Acrobat Sign
    configure-veeva-28

    • Sendo assinado no Adobe Acrobat
    configure-veeva-29

  3. Adicione ações de usuário aos estados listados abaixo.

    Quando um documento do Vault é enviado para o Adobe Acrobat Sign, seu estado deve corresponder ao estado em que o contrato está. Para fazer isso, adicione os seguintes estados em cada ciclo de vida usado por documentos qualificados para assinatura do Adobe Acrobat:

    • Antes da assinatura do Adobe Acrobat (revisado): é um nome de espaço reservado para o estado a partir do qual o documento pode ser enviado ao Adobe Acrobat Sign. Com base no tipo de documento, o estado pode ser Rascunho ou Revisado. Os rótulos de estado do documento podem ser personalizados de acordo com os requisitos do cliente. Antes da assinatura do Adobe Acrobat, o estado deve definir as duas ações de usuários a seguir:
      • Ação que altera o estado do documento para o estado Rascunho do Adobe Acrobat Sign. O nome dessa ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento de qualquer ciclo de vida.
      • Ação que chama a ação da Web “Adobe Acrobat Sign”. 
    configure-veeva-30

    Habilitar configurações de segurança no estado Revisado para a função de admin do Adobe Sign: esse estado deve ter uma segurança que conceda as seguintes permissões à função de admin do Adobe Sign: Visualizar documentos, Visualizar conteúdo, Editar campos, Editar relacionamentos, Baixar origem, Gerenciar representação visível.

    A guia Segurança na janela Estados abre nas integrações do Sign

    • Modificar a Atomic Security (Segurança atômica) do estado Revisado definindo Rascunho do Adobe Acrobat Sign por padrão como Oculto e só Executar para a Função de administrador do Adobe Sign.

    Observação: se a Função de administrador do Adobe Sign não faz parte da Segurança atômica: Ações do usuário, Adicionar a Função de administrador do Adobe Sign selecionando Editar Substituição de função. Em seguida, adicione Função de administrador do Adobe Sign para o estado Revisado.

    reviewed-1

    configure-veeva-33

    reviewed-2

    • Rascunho do Adobe Acrobat Sign: é um nome de espaço reservado para o estado que indica que o documento já foi carregado no Adobe Acrobat Sign e que seu contrato está em um estado "Rascunho". É um estado obrigatório. Esse estado deve definir as cinco ações de usuário a seguir:
      • Ação que altera o estado do documento para o estado Sendo criado no Adobe Acrobat Sign. O nome desta ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento de qualquer ciclo de vida.
      • Ação que altera o estado do documento para o estado Sendo assinado no Adobe Acrobat. O nome desta ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento de qualquer ciclo de vida.
      • Ação que altera o estado do documento para Cancelado no Adobe Acrobat Sign. O nome desta ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento de qualquer ciclo de vida.
      • Ação que chama a ação da Web Adobe Acrobat Sign.
      • Ação que chama a ação da Web Cancelar no Adobe Acrobat Sign.
    configure-veeva-in-draft

    Habilitar configurações de segurança no estado Rascunho do Adobe Acrobat Sign para a função de admin do Adobe Sign: esse estado deve ter uma segurança que conceda as seguintes permissões à função de admin do Adobe Sign: Visualizar documentos, Visualizar conteúdo, Editar campos, Editar relacionamentos, Baixar origem, Gerenciar representação visível.

    A guia Segurança na janela Estados abre nas integrações do Sign

    • Modificar a segurança atômica do estado Rascunho do Adobe Acrobat Sign: as ações Cancelado no Adobe Acrobat Sign, Em processo de criação no Adobe Acrobat Sign, Em processo de assinatura no Adobe Acrobat Sign devem estar ocultas para todos, exceto para a função de admin do Adobe Sign

    Observação: se a função de administrador do Adobe Sign não faz parte da Atomic Security (Segurança atômica): ações do usuário, adicione a função de administrador do Adobe Sign selecionando Editar > Substituição de função. Em seguida, adicione a Função de administrador do Adobe Acrobat Sign ao estado Rascunho do Adobe Sign.

    Acrobat Sign for Veeva Vault: definir regras de ação do usuário no Rascunho do Acrobat

    • Sendo criado no Adobe Sign: é um nome de espaço reservado para um estado que indica que o documento já foi carregado para o Adobe Acrobat Sign e que seu contrato está no estado AUTHORING ou DOCUMENTS_NOT_YET_PROCESSED. É um estado obrigatório. Esse estado deve ter as quatro ações de usuário a seguir definidas:
      • Ação que altera o estado do documento para Cancelado no Adobe Acrobat Sign. O nome dessa ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento, independentemente do ciclo de vida.
      • Ação que altera o estado do documento para Sendo assinado no Adobe Acrobat. O nome dessa ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento, independentemente do ciclo de vida.
      • Ação que chama a ação da Web “Adobe Acrobat Sign”
      • Ação que chama a ação da Web “Cancelar no Adobe Acrobat Sign”.
    Acrobat Sign for Veeva Vault: definir regras de ação do usuário na criação do Acrobat

    Habilitar configurações de segurança no estado Em processo de criação do Adobe Acrobat Sign para a função de admin do Adobe Sign: esse estado deve ter uma segurança que conceda as seguintes permissões à função de admin do Adobe Sign: Visualizar documentos, Visualizar conteúdo, Editar campos, Editar relacionamentos, Baixar origem, Gerenciar representação visível.

    A guia Segurança na janela Estados abre nas integrações do Sign

    • Modificar a segurança atômica do estado Em processo de criação no Adobe Acrobat Sign: as ações Cancelado no Adobe Acrobat Sign e Em processo de assinatura no Adobe Acrobat Sign devem estar ocultas para todos, exceto para a função de admin do Adobe Sign

    Observação: se a função de administrador do Adobe Sign não faz parte da Atomic Security (Segurança atômica): ações do usuário, adicione a função de administrador do Adobe Sign selecionando Editar > Substituição de função. Em seguida, adicione a Função de administrador do Adobe Sign para o estado Sendo criado no Adobe Acrobat Sign.

    Acrobat Sign for Veeva Vault: definir regras de ação do usuário na Criação do Acrobat

    • Sendo assinado no Adobe Acrobat: é um nome de espaço reservado para o estado que indica que o documento foi carregado no Adobe Acrobat Sign e que seu contrato já foi enviado aos participantes (estado OUT_FOR_SIGNATURE ou OUT_FOR_APPROVAL). É um estado obrigatório. Esse estado deve ter as cinco ações de usuário a seguir definidas:
      • Ação que altera o estado do documento para Cancelado no Adobe Acrobat Sign. O estado de destino dessa ação pode ser qualquer requisito do cliente e pode ser diferente para tipos distintos. O nome dessa ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento, independentemente do ciclo de vida.
      • Ação que altera o estado do documento para Rejeitado no Adobe Acrobat Sign. O estado de destino dessa ação pode ser qualquer requisito do cliente e pode ser diferente para tipos distintos. O nome dessa ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento, independentemente do ciclo de vida.
      • Ação que altera o estado do documento para Assinado no Adobe Acrobat. O estado de destino dessa ação pode ser qualquer requisito do cliente e pode ser diferente para tipos distintos. No entanto, o nome dessa ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento, independentemente do ciclo de vida.
      • Ação que chama a ação da Web Adobe Acrobat Sign.
      • Ação que chama a ação da Web Cancelar no Adobe Acrobat Sign.
    Acrobat Sign for Veeva Vault: definir regras de ação do usuário no Acrobat Sign

    Habilitar configurações de segurança no estado Em processo de assinatura no Adobe Acrobat Sign para a função de admin do Adobe Sign: esse estado deve ter uma segurança que conceda as seguintes permissões à função de admin do Adobe Sign: Visualizar documentos, Visualizar conteúdo, Editar campos, Editar relacionamentos, Baixar origem, Gerenciar representação visível.

    A guia Segurança na janela Estados abre nas integrações do Sign

    • Modificar a segurança atômica do estado Em processo de assinatura no Adobe Acrobat Sign: as ações Cancelado no Adobe Acrobat SignRejeitado no Adobe Acrobat Sign e Assinado no Adobe Acrobat Sign devem estar ocultas para todos, exceto para a função de admin do Adobe Sign

    Observação: se a função de administrador do Adobe Sign não faz parte da Atomic Security (Segurança atômica): ações do usuário, adicione a função de administrador do Adobe Sign selecionando Editar > Substituição de função. Em seguida, adicione a Função de administrador do Adobe Sign ao estado Sendo assinado no Adobe Acrobat Sign.

    Acrobat Sign for Veeva Vault: adicionar a Função de administrador do Adobe Sign

    • Assinado no Adobe Acrobat (Aprovado): é um nome de espaço reservado para o estado que indica que foi feito upload do documento no Adobe Acrobat Sign e que seu contrato foi concluído (estado ASSINADO ou APROVADO). É um estado obrigatório e pode ser um estado do ciclo de vida existente, como Aprovado.
      Esse estado não exige ações do usuário. 
    • Habilitar configurações de segurança no estado Aprovado para a função de admin do Adobe Sign: esse estado deve ter uma segurança que conceda as seguintes permissões à função de admin do Adobe Sign Visualizar documentos, Visualizar conteúdo, Editar campos.
    A guia Segurança na janela Estados abre nas integrações do Sign

    O diagrama a seguir ilustra os mapeamentos entre o contrato do Adobe Acrobat Sign e os estados do documento do Vault, em que o estado “Antes da assinatura da Adobe” é Rascunho.

    Acrobat Sign for Veeva Vault: estados do contrato

Para cada tipo de documento qualificado para assinatura no Adobe Acrobat, você deve atualizar o estágio para o ciclo de vida do documento correspondente em grupos do estágio do ciclo de vida. 

  1. Para adicionar um estágio ao Adobe Acrobat Sign, selecione Criar e indique Adobe Acrobat Sign como Rótulo do estágio e adobe_sign__c
    como Nome do estágio.

    Acrobat Sign for Veeva Vault: atualizar estágio do ciclo de vida

  2. Selecione Adicionar e adicione os seguintes estados ao estágio do Adobe Acrobat Sign:

    • Sendo criado no Adobe Acrobat
    • Rascunho do Adobe Acrobat Sign
    • Sendo assinado no Adobe Acrobat
    Acrobat Sign for Veeva Vault: ciclo de vida e estados

Defina as permissões apropriadas para cada função de usuário no estado do ciclo de vida, conforme mostrado na imagem abaixo:

Antes da assinatura do Adobe Acrobat (revisado)

A guia Segurança na janela Estados abre nas integrações do Sign

Em estado de rascunho no Adobe Acrobat Sign

A guia Segurança na janela Estados abre nas integrações do Sign

Em processo de criação no Adobe Acrobat Sign

A guia Segurança na janela Estados abre nas integrações do Sign

Em processo de assinatura no Adobe Acrobat Sign

A guia Segurança na janela Estados abre nas integrações do Sign

Assinado no Adobe Acrobat Sign (aprovado)

A guia Segurança na janela Estados abre nas integrações do Sign

Acrobat Sign for Veeva Vault: definir ações do usuário

Os usuários do Vault que precisam assinar o contrato do Adobe Acrobat Sign devem ter permissão para ler e editar o objeto Ação de contrato do Acrobat Sign. Para fazê-lo:

  1. Navegue até Administração > Usuários e grupos > Perfis de segurança.

  2. Selecione o perfil de segurança do usuário do Vault.

  3. Selecione o nome dos conjuntos de permissões para definir as permissões de leitura e edição no objeto Ação de contrato do Acrobat Sign.

    Acrobat Sign for Veeva Vault: defina as permissões do objeto

Depois de implantar o pacote com sucesso, será criado um link para a página da ação de contrato do Adobe Acrobat Sign, usado para direcionar usuários a uma página de destino personalizada. Os destinatários podem selecionar a tarefa de notificação de assinatura atribuída para acessar o link da página da ação de contrato do Adobe Acrobat Sign e executar uma ação no documento.

  • Modo de página: visualização
  • Tipo de página: objeto
  • Objeto: ação de contrato do Acrobat Sign
  • URL:https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement/signingUrl?vaultid={{Vault.id}}&objectId={{Object.id}}&useWaitPage=true
Página de ação de contrato do Adobe Acrobat Sign

Acrobat Sign for Veeva Vault: definir permissão de ação do contrato

Conectar o Veeva Vault ao Adobe Acrobat Sign usando o middleware

Após concluir a configuração do Veeva Vault e da conta de administrador do Adobe Acrobat Sign, o administrador deve criar uma conexão entre as duas contas usando o middleware. A conexão do Veeva Vault com a conta do Adobe Acrobat Sign é iniciada pela identidade do Adobe Acrobat Sign e, em seguida, é usada para armazenar a identidade do Veeva Vault.
Para segurança e estabilidade do sistema, o administrador deve usar uma conta de sistema/serviço/utilitário dedicada do Veeva Vault, como adobe.for.veeva@xyz.com, em vez de uma conta de usuário pessoal, como bob.smith@xyz.com.

Um administrador de conta do Adobe Acrobat Sign deve seguir as etapas abaixo para conectar o Veeva Vault ao Adobe Acrobat Sign usando o middleware:

  1. Selecione Fazer logon no canto superior direito.

    middleware_login

  2. Para autorizar o nível de acesso ao aplicativo, defina o Escopo OAuth do Acrobat Sign como CONTA ou GRUPO. Em seguida, selecione Autorizar.

    middleware_oauth

  3. Na página de logon do Adobe Acrobat Sign, forneça o email e a senha do administrador da conta e selecione Fazer logon.

    Faça logon no Acrobat Sign

    Após o logon bem-sucedido, a página exibe a ID de email associada e uma guia Configurações, conforme mostrado abaixo.

    middleware_settings

  4. Selecione a guia Configurações.

    A página Configurações exibe as conexões disponíveis e mostra Nenhuma conexão disponível no caso da primeira configuração de conexão, conforme mostrado abaixo.

    middleware_newconnection

  5. Para adicionar uma nova conexão, selecione Adicionar conexão .

  6. Na caixa de diálogo Adicionar conexão, forneça os detalhes necessários, incluindo as credenciais do Veeva Vault.

    As credenciais do Adobe Acrobat Sign são preenchidas automaticamente a partir do logon inicial do Adobe Acrobat Sign.

    middleware_addconnection

  7. Para validar os detalhes da conta, selecione Validar.

    Na validação bem-sucedida, você verá uma notificação "Usuário validado com êxito", conforme mostrado abaixo.

    middleware_validated

  8. Para restringir o uso a um grupo do Adobe Acrobat Sign específico, expanda a lista suspensa Grupo e selecione um dos grupos disponíveis.

    middleware_group

  9. Para anexar o relatório de auditoria à representação assinada, marque a caixa de seleção Anexar relatório de auditoria à representação assinada.

    add-audit-report

  10. Para permitir o provisionamento automático de usuários no Adobe Acrobat Sign, marque a caixa de seleção Provisionamento automático de usuários do Sign.

    Observação: o provisionamento automático de novos usuários do Adobe Acrobat Sign funciona somente se tiver sido ativado no nível de conta do Adobe Acrobat Sign. Além disso, a opção Provisionamento automático de usuários do Sign também deve ser ativada para a integração do Veeva Vault com o Adobe Acrobat Sign pelo administrador de conta, conforme mostrado abaixo.

    allow-auto-provisioning

  11. Para configurar a exibição da representação do Adobe Acrobat Sign no Veeva em vez da representação original, marque a caixa de seleção Exibir representação do Acrobat Sign.

    edit-connection-dispplay-adobe-sign-rendition

  12. Selecione Salvar para salvar a nova conexão.

    A nova conexão é exibida na guia Configurações, o que mostra que a integração do Veeva Vault com o Adobe Acrobat Sign foi bem-sucedida.

    middleware_setup

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