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Visão geral
Este documento explica como estabelecer a integração do Adobe Acrobat Sign com a plataforma Veeva Vault. O Veeva Vault é uma plataforma de ECM (Gerenciamento de conteúdo corporativo) criada para ciências da vida. Um “Vault” (ou “Cofre”) é um repositório de conteúdo e dados geralmente usado para arquivamentos regulatórios, relatórios de pesquisa, solicitações de subsídios, contratos gerais e muito mais. Uma única empresa pode ter vários "cofres" que devem ser mantidos separadamente.
As etapas gerais para concluir a integração são:
- Ative a conta administrativa no Adobe Acrobat Sign (somente novos clientes).
- Crie objetos para controlar o histórico do ciclo de vida de um contrato no Cofre.
- Crie um novo perfil de segurança.
- Configure um Grupo no Adobe Acrobat Sign para manter o usuário de integração do Veeva Vault.
- Crie campos de documento e representações.
- Configure ações da Web e atualize o ciclo de vida do documento.
- Crie um usuário para o tipo de documento e uma configuração de função de usuário.
- Conecte o Veeva Vault ao Adobe Acrobat Sign usando o middleware.
Pré-requisitos
Para instalar e usar o Adobe Acrobat Sign for Veeva Vault com sucesso:
- Você deve ter uma licença do Adobe Acrobat Sign Solutions for Enterprise. As soluções para empresas ou VIP do Adobe Acrobat Sign não são compatíveis com integrações pré-criadas.
- Você deve ter uma conta de administrador do Adobe Acrobat Sign e uma conta de administrador de integração do Adobe Acrobat Sign for Veeva.
- O endereço de email do usuário final deve ser o mesmo nos sistemas Adobe Acrobat Sign e Veeva Vault.
O administrador do Acrobat Sign deve executar as etapas de configuração do Adobe Acrobat Sign no Adobe Acrobat Sign.
Configurar o Veeva Vault
Para configurar o Veeva Vault para integração com o Adobe Acrobat Sign, você deve implementar as etapas listadas abaixo.
Para configurar o Adobe Acrobat Sign for Vault, um novo grupo chamado Grupo de administradores do Adobe Acrobat Sign é criado. Esse grupo é usado para definir a segurança de nível de campo do documento para campos relacionados ao Adobe Acrobat Sign e deve incluir o Perfil de integração do Adobe Acrobat Sign por padrão.
O objeto Ação de contrato do Acrobat Sign é um objeto de tarefa do usuário que é usado para acionar a notificação do Adobe Acrobat Sign no Veeva Vault sempre que um documento é atribuído a um(a) participante para assinatura. Contém informações nos seguintes campos específicos.
Campo | Rótulo | Tipo | Descrição |
---|---|---|---|
agreement_id__c |
ID do contrato |
String (250) |
Contém a ID de contrato exclusiva do Adobe Acrobat Sign. |
name__v |
Nome |
String (128) |
Contém o nome da tarefa de notificação do Sign. |
Para criar o objeto de ação do contrato do Adobe Acrobat Sign:
-
-
Selecione Criar.
-
Defina o Rótulo do objeto como Ação do contrato do Acrobat Sign, Rótulo plural do objeto como Ações do contrato do Acrobat Signe Nome do objeto como adobe_sign_agreement_action__c.
-
No menu suspenso Classe de objeto, selecione Tarefa do usuário.
-
Na seção Controle de acesso dinâmico, selecione Habilitar regras de compartilhamento personalizadas.
-
Clique em Salvar.
Implante o pacote e siga as etapas. Depois de implantado, o pacote cria:
- Objetos personalizados: objeto Assinatura, objeto Signatário, objeto Evento de assinatura, objeto Bloqueador de processo
- Layout da página do objeto Assinatura
- Layout da página do objeto Evento de assinatura
- Layout de página do objeto Signatário
- Layout da página do objeto Bloqueador de processo
- Layout da página do objeto de log da tarefa de integração do Adobe Acrobat Sign
- Tipo de representação do Adobe Acrobat Sign
- Tipo de representação original
- Assinatura de campo compartilhado__c
- Ação da Web do Adobe Acrobat Sign
- Cancelar ação da Web do Adobe Acrobat Sign
- Conjunto de permissões das ações de administrador do Adobe Acrobat Sign
- Perfil de segurança do perfil de integração do Adobe Acrobat Sign
- Função de administrador do aplicativo do Adobe Sign
- Grupo de tipos de documento "Documento do Adobe Sign"
- Objeto de log da tarefa de integração do Adobe Acrobat Sign
- Lista de seleção de status da tarefa
- Lista de seleção de tipo de tarefa
- Objeto de ação do contrato do Acrobat Sign
- Regra de compartilhamento de permissão de ação do contrato do Acrobat Sign
- Link da página de ação do contrato do Adobe Acrobat Sign
- Ciclo de vida da ação do contrato do Acrobat Sign
Objeto Assinatura
O objeto Assinatura é criado para armazenar informações relacionadas ao contrato. Um objeto Assinatura é um banco de dados que contém informações sob os seguintes campos específicos:
Campo | Rótulo | Tipo | Descrição |
---|---|---|---|
external_id__c | ID do contrato | String (100) | Contém a ID de contrato exclusiva do Adobe Acrobat Sign |
file_hash__c | Hash de arquivo | String (50) | Contém a soma de verificação md5 do arquivo que foi enviado para o Adobe Acrobat Sign |
name__v | Nome | String (128) | Contém o nome do contrato |
sender__c | Remetente | Objeto (Usuário) | Contém a referência ao usuário do Vault que criou o contrato |
signature_status__c | Status da assinatura | String (75) | Contém o status do contrato no Adobe Acrobat Sign |
signature_type__c | Tipo de assinatura | String (20) | Contém o tipo de assinatura do contrato no Adobe Acrobat Sign (MANUSCRITA ou ELETRÔNICA) |
start_date__c | Data de início | DateTime | Data em que o contrato foi enviado para assinatura |
cancellation_date__c | Data de cancelamento | DateTime | Contém a data em que o contrato foi cancelado. |
completion_date__c | Data de conclusão | DateTime | Contém a data em que o contrato foi concluído. |
viewable_rendition_used__c | Representação visível usada | Booleano | Sinalizador que indica se a representação visível foi enviada para assinatura. (por padrão, é verdadeiro) |
plugin_version__c | Versão do plug-in | Texto (10) | É usado para permitir o processamento apropriado de todos os contratos criados antes que a nova versão 4.0 seja implantada. Observação: depois que a versão 4.0 do aplicativo Web personalizado for implantada, esse campo será definido na 4.0 sempre que o registro de assinatura for criado. |
external_environment__c | Ambiente externo | Texto (20) | Contém o nome do ambiente do Adobe Acrobat Sign no qual o contrato foi criado. |
Objeto Signatário
O objeto Signatário é criado para armazenar informações relacionadas aos participantes em um contrato. Contém informações nos seguintes campos específicos:
Campo | Rótulo | Tipo | Descrição |
---|---|---|---|
email__c | String (120) | Contém a ID de contrato exclusiva do Adobe Acrobat Sign | |
external_id__c | Id do participante | String (80) | Contém o identificador exclusivo do participante do Adobe Acrobat Sign |
name__v | Nome | String (128) | Contém o nome do participante do Adobe Acrobat Sign |
order__c | Ordem | Número | Contém o número do pedido do participante do contrato do Adobe Acrobat Sign |
role__c | Função | String (30) | Contém a função do participante do contrato do Adobe Acrobat Sign |
signature__c | Assinatura | Objeto (Assinatura) | Contém a referência ao registro principal da assinatura |
signature_status__c | Status da assinatura | String (100) | Contém o status do participante do contrato do Adobe Acrobat Sign |
user__c | Usuário | Objeto (Usuário) | Contém a referência ao registro de usuário do signatário se o participante for um usuário do Vault |
adobe_sign_agreement_action__c |
Ação do contrato do Adobe Acrobat Sign |
String(50) |
Contém a referência à ID de registro da ação do contrato do Adobe Acrobat Sign |
Objeto Evento de assinatura
O objeto Evento de assinatura é criado para armazenar informações relacionadas a eventos de um contrato. Contém informações nos seguintes campos específicos:
Campo | Rótulo | Tipo | Descrição |
---|---|---|---|
acting_user_email__c | Email do usuário em ação | Sequência de caracteres | Contém o email do usuário do Adobe Acrobat Sign que executou a ação que gerou o evento |
acting_user_name__c | Nome de usuário ativo | Sequência de caracteres | Contém o nome do usuário do Adobe Acrobat Sign que executou a ação que gerou o evento |
description__c | Descrição | Sequência de caracteres | Contém a descrição do evento do Adobe Acrobat Sign |
event_date__c | Data do evento | DateTime | Contém a data e a hora do evento do Adobe Acrobat Sign |
event_type__c | Tipo de evento | Sequência de caracteres | Contém o tipo de evento do Adobe Acrobat Sign |
name__v | Nome | Sequência de caracteres | Nome do evento gerado automaticamente |
participant_comment__c | Comentário do participante | Sequência de caracteres | Contém o comentário do participante do Adobe Acrobat Sign, se houver |
participant_email__c | Email do participante | Sequência de caracteres | Contém o email do participante do Adobe Acrobat Sign |
participant_role__c | Função do participante | Sequência de caracteres | Contém a função do participante do Adobe Acrobat Sign |
signature__c | Assinatura | Objeto (Assinatura) | Contém a referência ao registro principal da assinatura |
external_id__c | ID externa | Texto (200) | Contém o identificador do Evento de contrato gerado pelo Adobe Sign. |
Objeto Process Locker
Um objeto Process Locker é criado para bloquear o processo de integração do Adobe Acrobat Sign. Isso não exige quaisquer campos personalizados.
Objeto de log da tarefa de integração do Adobe Acrobat Sign
Criar log da tarefa de integração do Adobe Acrobat Sign (as_int_task_log__c). É um objeto de alto volume usado para rastrear a execução de AgreementsEventsSynchronizerJob, AgreementsEventsProcessingJob e Notificação de participante do contrato
.
AgreementsEventsSynchronizerJob: esta tarefa garante que todos os Eventos de contrato ausentes do Adobe Acrobat Sign sejam criados como Eventos de assinatura ativos no Vault para todas as Assinaturas criadas no Vault nos últimos N dias.
AgreementsEventsProcessingJob: esta tarefa garante que todos os Documentos com registros de Evento de assinatura ativos sejam processados dependendo do tipo de evento.
Notificação de participante do contrato: essa tarefa registra qualquer mensagem de erro para notificação de assinatura do código do SDK do Veeva.
Campo | Rótulo | Tipo | Descrição |
---|---|---|---|
start_date__c | Data de início | DateTime | Data de início da tarefa |
end_date__c | Data de término | DateTime | Data de término da tarefa |
task_status__c | Status da tarefa | Lista de seleção | Contém o status da tarefa: Concluído (task_completed__c) Concluído com erros (task_completed_with_errors__c) Falha (task_failed__c) |
task_type__c | Tipo de tarefa | Lista de seleção | Contém o tipo de tarefa: Notificação de participante do contrato (agreement_participant_notification__c) |
messages__c | Mensagem | Longo (32000) | Contém a mensagem da tarefa |
Os objetos Assinatura, Signatário, Evento de assinatura, Process Locker e Log de tarefas, que fazem parte do pacote de implantação, têm a propriedade "Alterações de dados de auditoria neste objeto" habilitada por padrão.
Observação: você pode fazer com que o Vault capture as alterações de dados de registro de objetos nos logs de auditoria habilitando a configuração Alterações de dados de auditoria. Essa configuração fica desativada por padrão. Depois de habilitar essa configuração e criar registros, não é mais possível desabilitá-la. Se essa configuração estiver desativada e houver registros, somente um Proprietário do Vault poderá atualizá-la.
Exibir participantes e histórico do objeto Assinatura
O objeto Assinatura que faz parte do pacote de implantação vem com o Layout da página de detalhes da Assinatura. O Layout de página tem seções para Participantes e Histórico.
- A seção Participantes tem a seção Objetos relacionados, que está configurada conforme mostrado na imagem abaixo.
- Você pode editar as colunas a serem exibidas para os participantes, conforme mostrado abaixo.
- A seção Histórico tem a seção de Objetos relacionados que está configurada conforme mostrado na imagem abaixo.
- Você pode editar as colunas a serem exibidas no Histórico, conforme mostrado abaixo.
Exibir o histórico de participantes e de auditoria do documento do Adobe Acrobat Sign
Para exibir o histórico de participantes e auditoria do documento do Adobe Acrobat Sign, selecione o link na seção "Assinatura do Adobe Acrobat" do documento.
- A página aberta exibe os participantes e o histórico do documento do Adobe Acrobat Sign, conforme mostrado abaixo.
- Veja a trilha de auditoria para assinatura conforme mostrado abaixo.
A implantação bem-sucedida do pacote na Etapa 3 cria o perfil de integração do Adobe Acrobat Sign. O perfil de integração do Adobe Acrobat Sign é atribuído à conta do sistema e é usado pela integração ao chamar APIs do Vault. Este perfil autoriza permissões para:
- APIs do Vault
- Ler, criar, editar e excluir: objetos Assinatura, Signatário, Eventos de assinatura e Bloqueador de processo
Você deve atualizar o grupo de administradores do Adobe Acrobat Sign (criado na Etapa 1) definindo o perfil de segurança incluído como perfil de integração do Adobe Acrobat Sign, conforme mostrado na imagem abaixo.
Na integração do Adobe Acrobat Sign, o usuário da conta do sistema do Vault deve:
- Ter um perfil de integração do Adobe Acrobat Sign
- Ter um perfil de segurança
- Ter uma política de segurança específica que desabilite a expiração da senha
- Ser membro do grupo de administradores do Adobe Acrobat Sign
Para fazer isso, siga as etapas abaixo:
Quando você implanta o pacote do Adobe Acrobat Sign, um registro de Grupo de tipos de documento chamado “Documento do Adobe Sign” é criado.
Você deve adicionar este grupo de tipos de documento em todas as classificações de documento qualificadas para o processo do Adobe Acrobat Sign. Como a propriedade de grupo de tipo de documento não é herdada do tipo para o subtipo, nem do subtipo para o nível de classificação, ela deve ser definida para cada classificação de documento qualificada para o Adobe Acrobat Sign.
Observação: se o objeto Configuração da função de usuário não contiver o campo que se refere ao objeto Grupo de tipos de documento, você deverá adicionar o campo. Para isso, vá até Objeto > Configuração de função de usuário > Campos e conclua as etapas necessárias, conforme mostrado na imagem abaixo.
Depois que os ciclos de vida estiverem configurados corretamente, o sistema deverá garantir que o usuário administrador do Adobe Acrobat Sign seja adicionado pelo DAC em todos os documentos qualificados para o processo do Adobe Acrobat Sign. Isso é feito criando o registro apropriado da Configuração de função de usuário que especifica:
- Grupo de tipos de documento como Documento do Adobe Sign
- Função do aplicativo como Função de administrador do Adobe Sign
- Usuário de integração
A implantação do pacote cria o seguinte novo campo de documento compartilhado que é necessário para estabelecer a integração:
- Assinatura (signature__c)
Para configurar Campos de documento:
O campo compartilhado existente Desabilitar sobreposições do Vault (disable_vault_overlays__v) também deve ser adicionado e definido como Ativo para todos os tipos de documentos qualificados para assinatura no Adobe Acrobat. Opcionalmente, o campo pode ter uma segurança específica que permita que apenas membros do grupo de administradores do Adobe Acrobat Sign atualizem seu valor.
O novo tipo de representação chamado Representação do Adobe Acrobat Sign (adobe_sign_rendition__c) é usado pela integração do Vault para fazer o upload de documentos PDF assinados para o Adobe Acrobat Sign. Você deve declarar a representação do Adobe Acrobat Sign para cada tipo de documento qualificado para assinatura no Adobe Acrobat.
O novo tipo de representação chamado Representação original (original_rendition__c) é usado pela integração do Vault como o nome da representação que deve ser usada para armazenar a representação visível original, caso o documento assinado seja importado como uma representação visível.
Você deve declarar a representação original para cada tipo de documento qualificado para assinatura no Adobe Acrobat.
Opcionalmente, o Vault pode ter um novo tipo de representação chamado Representação de trilha de auditoria do Adobe Acrobat (adobe_audit_trail_rendition__c), que é usada pela integração do Vault para armazenar o relatório de trilha de auditoria
do Adobe Acrobat.
Siga as etapas abaixo para configurar a representação da trilha de auditoria do Adobe Acrobat:
-
Defina o novo Tipo de representação como Representação de trilha de auditoria do Adobe Acrobat e nomeie como adobe_audit_trail_rendition__c.
-
Clique em Salvar.
-
Para exibir e baixar a representação de trilha de auditoria do Adobe Acrobat para o documento, declare a representação de trilha de auditoria do Adobe Acrobat para cada tipo de documento qualificado para assinatura no Adobe Acrobat.
Observação:Você pode optar por anexar o relatório de auditoria à representação assinada ativando a opção Anexar relatório de auditoria à representação assinada e exibir a representação ativando a opção Exibir representação do Acrobat Sign nas configurações da interface do administrador.
Quando um usuário opta por um contrato de assinatura digital com as configurações acima, uma mensagem (conforme mostrado abaixo) é exibida indicando que o Adobe Acrobat Sign está usando o Portfólio de PDF para combinar relatórios de PDF e de trilha de auditoria assinados digitalmente.
Para exibir o conteúdo do documento junto com a assinatura digital e a trilha de auditoria, não selecione "Anexar relatório de auditoria à representação assinada" com a opção "Exibir representação do Acrobat Sign" na interface do administrador para assinatura digital.
Você pode usar a representação da trilha de auditoria do Adobe Acrobat para baixar ou exibir a trilha de auditoria do Adobe Acrobat como uma representação separada.
A integração do Adobe Acrobat Sign e do Vault exige a configuração das duas ações da Web a seguir, que são criadas após a implantação bem-sucedida do pacote.
Criar Adobe Acrobat Sign: cria ou exibe o Contrato do Adobe Acrobat Sign.
Tipo: documento
Destino: exibir no Vault
Credenciais: habilitar credenciais de Post Session via Post Message
URL: https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true
No Veeva Vault, um documento pode ter várias versões. Se alguém tentar usar uma versão antiga do documento para criar um contrato, uma mensagem de erro será exibida.
Para impedir que usuários usem versões mais antigas dos documentos, você deveatualizar a ação da Web adicionando o parâmetro de consulta da versão mais recente(&latestVersion=${Document.latest_version__v}) ao URL de ação da Web existente.
- Cancelar Adobe Acrobat Sign: cancela um contrato existente no Adobe Acrobat Sign e reverte o estado de um documento para o estado inicial.
Tipo: Documento
Destino: Exibir no Vault
Credenciais: Habilitar credenciais de Post Session via Post Message
URL: https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement/cancel?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true
Para cada tipo de documento qualificado para a assinatura no Adobe Acrobat, você deve atualizar o ciclo de vida do documento correspondente adicionando uma nova função e novos estados do ciclo de vida.
O ciclo de vida do contrato do Adobe Acrobat Sign tem os seguintes estados:
- DRAFT
- AUTHORING ou DOCUMENTS_NOT_YET_PROCESSED
- OUT_FOR_SIGNATURE ou OUT_FOR_APPROVAL
- SIGNED ou APPROVED
- CANCELLED
- EXPIRED
Para atualizar o ciclo de vida do documento, siga as etapas abaixo:
-
Adicionar função de ciclo de vida. A função de aplicativo Administrador do Adobe Sign deve ser adicionada em todos os ciclos de vida usados por documentos qualificados para Assinatura do Adobe Acrobat, conforme mostrado abaixo.
A função de administrador deve ser criada com as seguintes opções:
- Controle de acesso dinâmico habilitado.
- Regras de compartilhamento de documentos que incluem apenas o Grupo de tipos de documentos, conforme mostrado na imagem abaixo.
-
Adicione ações de usuário aos estados listados abaixo.
Quando um documento do Vault é enviado para o Adobe Acrobat Sign, seu estado deve corresponder ao estado em que o contrato está. Para fazer isso, adicione os seguintes estados em cada ciclo de vida usado por documentos qualificados para assinatura do Adobe Acrobat:
- Antes da assinatura do Adobe Acrobat (revisado): é um nome de espaço reservado para o estado a partir do qual o documento pode ser enviado ao Adobe Acrobat Sign. Com base no tipo de documento, o estado pode ser Rascunho ou Revisado. Os rótulos de estado do documento podem ser personalizados de acordo com os requisitos do cliente. Antes da assinatura do Adobe Acrobat, o estado deve definir as duas ações de usuários a seguir:
- Ação que altera o estado do documento para o estado Rascunho do Adobe Acrobat Sign. O nome dessa ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento de qualquer ciclo de vida.
- Ação que chama a ação da Web “Adobe Acrobat Sign”.
Habilitar configurações de segurança no estado Revisado para a função de admin do Adobe Sign: esse estado deve ter uma segurança que conceda as seguintes permissões à função de admin do Adobe Sign: Visualizar documentos, Visualizar conteúdo, Editar campos, Editar relacionamentos, Baixar origem, Gerenciar representação visível.
- Modificar a Atomic Security (Segurança atômica) do estado Revisado definindo Rascunho do Adobe Acrobat Sign por padrão como Oculto e só Executar para a Função de administrador do Adobe Sign.
Observação: se a Função de administrador do Adobe Sign não faz parte da Segurança atômica: Ações do usuário, Adicionar a Função de administrador do Adobe Sign selecionando Editar > Substituição de função. Em seguida, adicione Função de administrador do Adobe Sign para o estado Revisado.
- Rascunho do Adobe Acrobat Sign: é um nome de espaço reservado para o estado que indica que o documento já foi carregado no Adobe Acrobat Sign e que seu contrato está em um estado "Rascunho". É um estado obrigatório. Esse estado deve definir as cinco ações de usuário a seguir:
- Ação que altera o estado do documento para o estado Sendo criado no Adobe Acrobat Sign. O nome desta ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento de qualquer ciclo de vida.
- Ação que altera o estado do documento para o estado Sendo assinado no Adobe Acrobat. O nome desta ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento de qualquer ciclo de vida.
- Ação que altera o estado do documento para Cancelado no Adobe Acrobat Sign. O nome desta ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento de qualquer ciclo de vida.
- Ação que chama a ação da Web Adobe Acrobat Sign.
- Ação que chama a ação da Web Cancelar no Adobe Acrobat Sign.
Habilitar configurações de segurança no estado Rascunho do Adobe Acrobat Sign para a função de admin do Adobe Sign: esse estado deve ter uma segurança que conceda as seguintes permissões à função de admin do Adobe Sign: Visualizar documentos, Visualizar conteúdo, Editar campos, Editar relacionamentos, Baixar origem, Gerenciar representação visível.
- Modificar a segurança atômica do estado Rascunho do Adobe Acrobat Sign: as ações Cancelado no Adobe Acrobat Sign, Em processo de criação no Adobe Acrobat Sign, Em processo de assinatura no Adobe Acrobat Sign devem estar ocultas para todos, exceto para a função de admin do Adobe Sign
Observação: se a função de administrador do Adobe Sign não faz parte da Atomic Security (Segurança atômica): ações do usuário, adicione a função de administrador do Adobe Sign selecionando Editar > Substituição de função. Em seguida, adicione a Função de administrador do Adobe Acrobat Sign ao estado Rascunho do Adobe Sign.
- Sendo criado no Adobe Sign: é um nome de espaço reservado para um estado que indica que o documento já foi carregado para o Adobe Acrobat Sign e que seu contrato está no estado AUTHORING ou DOCUMENTS_NOT_YET_PROCESSED. É um estado obrigatório. Esse estado deve ter as quatro ações de usuário a seguir definidas:
- Ação que altera o estado do documento para Cancelado no Adobe Acrobat Sign. O nome dessa ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento, independentemente do ciclo de vida.
- Ação que altera o estado do documento para Sendo assinado no Adobe Acrobat. O nome dessa ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento, independentemente do ciclo de vida.
- Ação que chama a ação da Web “Adobe Acrobat Sign”
- Ação que chama a ação da Web “Cancelar no Adobe Acrobat Sign”.
Habilitar configurações de segurança no estado Em processo de criação do Adobe Acrobat Sign para a função de admin do Adobe Sign: esse estado deve ter uma segurança que conceda as seguintes permissões à função de admin do Adobe Sign: Visualizar documentos, Visualizar conteúdo, Editar campos, Editar relacionamentos, Baixar origem, Gerenciar representação visível.
- Modificar a segurança atômica do estado Em processo de criação no Adobe Acrobat Sign: as ações Cancelado no Adobe Acrobat Sign e Em processo de assinatura no Adobe Acrobat Sign devem estar ocultas para todos, exceto para a função de admin do Adobe Sign
Observação: se a função de administrador do Adobe Sign não faz parte da Atomic Security (Segurança atômica): ações do usuário, adicione a função de administrador do Adobe Sign selecionando Editar > Substituição de função. Em seguida, adicione a Função de administrador do Adobe Sign para o estado Sendo criado no Adobe Acrobat Sign.
- Sendo assinado no Adobe Acrobat: é um nome de espaço reservado para o estado que indica que o documento foi carregado no Adobe Acrobat Sign e que seu contrato já foi enviado aos participantes (estado OUT_FOR_SIGNATURE ou OUT_FOR_APPROVAL). É um estado obrigatório. Esse estado deve ter as cinco ações de usuário a seguir definidas:
- Ação que altera o estado do documento para Cancelado no Adobe Acrobat Sign. O estado de destino dessa ação pode ser qualquer requisito do cliente e pode ser diferente para tipos distintos. O nome dessa ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento, independentemente do ciclo de vida.
- Ação que altera o estado do documento para Rejeitado no Adobe Acrobat Sign. O estado de destino dessa ação pode ser qualquer requisito do cliente e pode ser diferente para tipos distintos. O nome dessa ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento, independentemente do ciclo de vida.
- Ação que altera o estado do documento para Assinado no Adobe Acrobat. O estado de destino dessa ação pode ser qualquer requisito do cliente e pode ser diferente para tipos distintos. No entanto, o nome dessa ação do usuário deve ser o mesmo para todos os tipos de documento, independentemente do ciclo de vida.
- Ação que chama a ação da Web Adobe Acrobat Sign.
- Ação que chama a ação da Web Cancelar no Adobe Acrobat Sign.
Habilitar configurações de segurança no estado Em processo de assinatura no Adobe Acrobat Sign para a função de admin do Adobe Sign: esse estado deve ter uma segurança que conceda as seguintes permissões à função de admin do Adobe Sign: Visualizar documentos, Visualizar conteúdo, Editar campos, Editar relacionamentos, Baixar origem, Gerenciar representação visível.
- Modificar a segurança atômica do estado Em processo de assinatura no Adobe Acrobat Sign: as ações Cancelado no Adobe Acrobat Sign, Rejeitado no Adobe Acrobat Sign e Assinado no Adobe Acrobat Sign devem estar ocultas para todos, exceto para a função de admin do Adobe Sign
Observação: se a função de administrador do Adobe Sign não faz parte da Atomic Security (Segurança atômica): ações do usuário, adicione a função de administrador do Adobe Sign selecionando Editar > Substituição de função. Em seguida, adicione a Função de administrador do Adobe Sign ao estado Sendo assinado no Adobe Acrobat Sign.
- Assinado no Adobe Acrobat (Aprovado): é um nome de espaço reservado para o estado que indica que foi feito upload do documento no Adobe Acrobat Sign e que seu contrato foi concluído (estado ASSINADO ou APROVADO). É um estado obrigatório e pode ser um estado do ciclo de vida existente, como Aprovado.
Esse estado não exige ações do usuário.
- Habilitar configurações de segurança no estado Aprovado para a função de admin do Adobe Sign: esse estado deve ter uma segurança que conceda as seguintes permissões à função de admin do Adobe Sign Visualizar documentos, Visualizar conteúdo, Editar campos.
O diagrama a seguir ilustra os mapeamentos entre o contrato do Adobe Acrobat Sign e os estados do documento do Vault, em que o estado “Antes da assinatura da Adobe” é Rascunho.
- Antes da assinatura do Adobe Acrobat (revisado): é um nome de espaço reservado para o estado a partir do qual o documento pode ser enviado ao Adobe Acrobat Sign. Com base no tipo de documento, o estado pode ser Rascunho ou Revisado. Os rótulos de estado do documento podem ser personalizados de acordo com os requisitos do cliente. Antes da assinatura do Adobe Acrobat, o estado deve definir as duas ações de usuários a seguir:
Para cada tipo de documento qualificado para assinatura no Adobe Acrobat, você deve atualizar o estágio para o ciclo de vida do documento correspondente em grupos do estágio do ciclo de vida.
-
Para adicionar um estágio ao Adobe Acrobat Sign, selecione Criar e indique Adobe Acrobat Sign como Rótulo do estágio e adobe_sign__c
como Nome do estágio. -
Selecione Adicionar e adicione os seguintes estados ao estágio do Adobe Acrobat Sign:
- Sendo criado no Adobe Acrobat
- Rascunho do Adobe Acrobat Sign
- Sendo assinado no Adobe Acrobat
Os usuários do Vault que precisam assinar o contrato do Adobe Acrobat Sign devem ter permissão para ler e editar o objeto Ação de contrato do Acrobat Sign. Para fazê-lo:
-
Navegue até Administração > Usuários e grupos > Perfis de segurança.
-
Selecione o perfil de segurança do usuário do Vault.
-
Selecione o nome dos conjuntos de permissões para definir as permissões de leitura e edição no objeto Ação de contrato do Acrobat Sign.
Depois de implantar o pacote com sucesso, será criado um link para a página da ação de contrato do Adobe Acrobat Sign, usado para direcionar usuários a uma página de destino personalizada. Os destinatários podem selecionar a tarefa de notificação de assinatura atribuída para acessar o link da página da ação de contrato do Adobe Acrobat Sign e executar uma ação no documento.
- Modo de página: visualização
- Tipo de página: objeto
- Objeto: ação de contrato do Acrobat Sign
- URL:https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement/signingUrl?vaultid={{Vault.id}}&objectId={{Object.id}}&useWaitPage=true
Conectar o Veeva Vault ao Adobe Acrobat Sign usando o middleware
Após concluir a configuração do Veeva Vault e da conta de administrador do Adobe Acrobat Sign, o administrador deve criar uma conexão entre as duas contas usando o middleware. A conexão do Veeva Vault com a conta do Adobe Acrobat Sign é iniciada pela identidade do Adobe Acrobat Sign e, em seguida, é usada para armazenar a identidade do Veeva Vault.
Para segurança e estabilidade do sistema, o administrador deve usar uma conta de sistema/serviço/utilitário dedicada do Veeva Vault, como adobe.for.veeva@xyz.com, em vez de uma conta de usuário pessoal, como bob.smith@xyz.com.
Um administrador de conta do Adobe Acrobat Sign deve seguir as etapas abaixo para conectar o Veeva Vault ao Adobe Acrobat Sign usando o middleware:
-
Para permitir o provisionamento automático de usuários no Adobe Acrobat Sign, marque a caixa de seleção Provisionamento automático de usuários do Sign.
Observação: o provisionamento automático de novos usuários do Adobe Acrobat Sign funciona somente se tiver sido ativado no nível de conta do Adobe Acrobat Sign. Além disso, a opção Provisionamento automático de usuários do Sign também deve ser ativada para a integração do Veeva Vault com o Adobe Acrobat Sign pelo administrador de conta, conforme mostrado abaixo.