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Última atualização em
9 de fev de 2023
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Visão geral
O complemento Adobe Acrobat Sign para Outlook permite configurar um novo contrato de dentro de um cliente de email. É possível enviar contratos com novos emails ou responder a um email existente importando a lista de destinatários e anexando automaticamente todos os arquivos do email de origem.
O Guia do usuário do complemento Adobe Acrobat Sign para Outlook ajuda a saber como:
- Instalar e ativar o complemento Adobe Acrobat Sign na conta do Outlook: todos os usuários podem realizar esse processo executado somente uma única vez sem permissões mais elevadas de sistema.
- Estabelecer a conexão autenticada entre o Outlook e o Adobe Acrobat Sign: depois que o complemento for ativado, é necessário se autenticar em ambos os ambientes para criar uma relação de confiança entre a Microsoft e o Adobe Acrobat Sign.
- Usar o complemento Adobe Acrobat Sign: explica os recursos e usos do Adobe Acrobat Sign.
Os administradores do Microsoft 365 podem instalar o complemento centralmente no nível do locatário e controlar o acesso no nível do usuário, se desejarem. Isso permite o acesso ao Word e ao PowerPoint a todos os usuários no locatário.
Observação: durante a autenticação e o uso do suplemento, o Outlook 365 exibirá um painel de autorização ao tentar abrir uma nova janela. Se isso acontecer, clique em Permitir.
Pré-requisitos
Você deve garantir que seu sistema atenda aos seguintes requisitos:
- Produtos compatíveis: Exchange Online
- SO Windows:
- O Windows 10 anterior à versão 1903 deve instalar o Microsoft Webview
- Windows 10 versão 1903+
- Windows 11
- Versões compatíveis do Microsoft Office:
- Para Windows:
- Office 2016 (build 16.0.4390.1000+)
- Office 2019 (build 16.0.12527.20720+)
- Office 2021 (build 16.0.14326.204454+)
- Office para Windows, assinatura (versão 1602, Build 6741.0000+)
- Para Mac:
- Office para Mac (v15.34+)
- Para Web:
- Office Online (365), usando versões atuais do Chrome, Firefox, Safari ou Edge
- Office Online Server (versão 1608, Build 7601.6800+)
- Para Windows:
- Requisitos básicos da Microsoft para usar o Office
Observação:
- As sessões privadas/anônimas do navegador não são compatíveis.
- Os navegadores e aplicativos para dispositivos móveis não são compatíveis.
Navegadores Edge
Para que o complemento funcione sem problemas no navegador Edge, defina os seguintes sites como confiáveis na configuração de segurança do navegador:
- https://*.echocdn.com
- https://*.echosign.com
- https://*.adobesigncdn.com
- https://*.adobesign.com
- https://*.microsoftonline.com
- https://*.office.com
- https://*.office365.com
- https://*.live.com (se estiver usando uma conta Live)
- https://*.sharepoint.com
- Se estiver usando um sistema de gerenciamento de identidade de terceiros, esse URL também precisa ser adicionado
SO Mac High Sierra
Os usuários do High Sierra podem encontrar um problema ao tentar acessar o complemento a partir do aplicativo de desktop do Outlook (versão 16.11 e superiores) que gera uma mensagem de erro genérica do Adobe Acrobat Sign indicando que os cookies não estão habilitados.
Se isso acontecer:
- Abra as Configurações do suplemento e Saia
- Autentique novamente o serviço, clicando em Começar
Se autenticar novamente não corrigir o problema, entre em contato com o suporte ao cliente.
Habilitar o complemento Adobe Acrobat Sign para Outlook
Você pode instalar o suplemento do Adobe Acrobat Sign para Outlook para os aplicativos baseados na Web e inicializados em desktop. Instalar o aplicativo em um ambiente ativa-o em ambos
O acesso à loja é ligeiramente diferente em cada ambiente. Consulte as instruções abaixo para saber como instalar o suplemento para cada aplicativo.
-
Para acessar o suplemento, abra um email. Você pode acessar o Adobe Acrobat Sign em um dos seguintes locais:
- Novos e-mails - A interface para escrever um novo e-mail apresenta o ícone no canto inferior direito da tela. Novos e-mails somente terão a opção de Enviar para assinatura.
- E-mails de resposta - Ao responder a um e-mail, o ícone estará localizado próximo ao canto superior direito da janela (dependendo do número de suplementos instalados)
Observação:Quando você chama o suplemento em um email de resposta, um menu suspenso é exibido, solicitando que você selecione uma das três funções (conforme descrito na seção Usar o suplemento).
-
Observação:
Se o botão da loja não estiver visível nas opções do botão de faixa, é provável que o seu administrador do Office tenha recusado o acesso individual à loja.
Entre em contato com o administrador do Office ou com a equipe de TI para permitir o acesso, ou implante o complemento em sua organização.
-
Localize o Adobe Acrobat Sign para Outlook e clique em Adicionar para ativar o suplemento.
- Uma vez concluído, você verá Adicionado e uma marca de verificação azul indicando que o suplemento está disponível.
Após a ativação do suplemento, você encontrará uma nova seção do Adobe Acrobat Sign (com três ícones) na faixa de opções na guia Início:
Estabelecer o vínculo autenticado
Quando o suplemento for ativado no cliente de email, você deverá criar um vínculo entre a conta da Microsoft e a conta do Adobe Acrobat Sign. Isso garante que somente você envie contratos por meio do seu usuário do Adobe Acrobat Sign.
O processo de configuração é rápido e exige apenas que você saiba como se autenticar nos dois sistemas.
Observação:
Depois de estabelecer o vínculo, você não precisará autenticar-se novamente em nenhum sistema. O vínculo de autenticação é persistente, a menos que seja excluído explicitamente saindo do suplemento.
Para estabelecer a confiança:
1. Selecione Novo email.
2. Localize o ícone do Adobe Acrobat Sign no layout da página de email e clique na opção Enviar para assinatura.
Isso abre o painel do complemento no lado direito da janela.
3. Clique no botão Começar no painel do suplemento
- O link Obter avaliação gratuita abre a página Registro da avaliação gratuita de 30 dias do Adobe Acrobat Sign em uma nova janela. Se ainda não tiver uma conta do Adobe Acrobat Sign, inscreva-se para a avaliação gratuita antes de continuar.
- Contas no ambiente Acrobat Sign para órgãos governamentais não têm acesso a avaliações gratuitas.
4. Se for preciso autenticar no ambiente 365, selecione o usuário com o qual deseja entrar. O usuário autenticado estará na parte superior da lista.
5. Quando solicitado a conceder acesso ao suplemento, selecione Aceitar.
Uma nova janela é aberta para capturar a autenticação para o Adobe Acrobat Sign.
6. Autentique usando as credenciais do Adobe Acrobat Sign.
7. Após autenticar no Adobe Acrobat Sign, selecione Permitir acesso.
Quando a autenticação do Adobe Acrobat Sign for bem-sucedida, o painel do complemento à direita é alterado para mostrar a página de boas-vindas do complemento. Clique em Entendi para abrir o painel de configuração.
O vínculo de confiança está em vigor e permanecerá funcional até você fazer logoff do complemento.
Desativar/desinstalar o complemento não exclui o vínculo de confiança.
Usar o complemento Adobe Acrobat Sign para Outlook
Após estabelecer o vínculo de confiança com o Adobe Acrobat Sign, você pode começar a enviar contratos diretamente do seu cliente de e-mail.
Para trabalhar com os e-mails, o Outlook tem 2 modos:
No modo Composição, você pode digitar ou adicionar anexos ao e-mail.
- Para iniciar um novo e-mail, selecione Novo.
- Para responder a uma conversa de e-mail existente, selecione Responder
- Apenas o recurso Envio de assinatura está disponível no modo Composição.
Para enviar e-mails no modo Composição:
Ao abrir o complemento a partir de um email, o complemento busca incluir os valores do próprio email. Ao criar um novo email (clicando no botão Novo ou Responder), você pode configurar o email como um modelo antes de iniciar o complemento, facilitando renovações e outras transações de texto padronizado.
- Se um anexo estiver incluído no email, o complemento tentará anexar o mesmo arquivo como documento do contrato.
- Se houver destinatários listados no campo PARA: (diferentes do remetente), esses emails serão importados como a lista de destinatários, na ordem em que aparecem no campo.
- Se houver conteúdo na linha de assunto, essa string literal será usada como o Nome do contrato.
- Se houver conteúdo no corpo do email, ele será importado como a Mensagem do contrato.
Observação:
Todos os campos podem ser adicionados ou editados manualmente. Importar os valores do email é uma vantagem opcional, não um requisito.
Para adicionar documentos:
Na parte superior do painel do suplemento está a seção Documentos. Esses são os arquivos que estão anexados ao contrato e que são apresentados aos destinatários para assinatura.
- Se você abrir o suplemento de um email que contenha um anexo, o anexo será inserido automaticamente na lista de documentos.
- Se quiser remover um arquivo da lista Documentos, clique no X na extremidade direita do nome de arquivo do documento.
Para adicionar arquivos ao contrato, selecione + Adicionar arquivos ao lado do cabeçalho Documentos.
- Os documentos são apresentados aos destinatários na ordem em que estão listados no painel do suplemento.
- Para adicionar arquivos da sua biblioteca ao Adobe Acrobat Sign, selecione Mais opções.
Formatos de arquivo compatíveis:
- Word (.doc, .docx)
- PowerPoint (.ppt, .pptx)
- Excel (.xls, xlsx)
- Fazer do PDF
- HTML
- RTF
- TIF/TIFF
- JPG/JPEG
- BMP
- GIF
- PNG
Para adicionar destinatários
Na lista Documentos há a lista Destinatários.
A ordem dos destinatários na lista é a ordem em que eles devem assinar o contrato.
- Se você iniciar o complemento a partir de um email que tem o campo PARA: configurado, os destinatários serão importados ao painel do complemento na ordem em que estão listados no campo PARA:.
- Os destinatários podem ser digitados diretamente no painel do complemento. O painel referenciará sua lista de contatos do Outlook e tentará corresponder o que você está digitando a um contato conhecido.
- Todos os destinatários têm a função de Signatário. Se precisar definir funções de destinatário diferentes ou enviar usando um fluxo de trabalho paralelo/híbrido, clique em Mais opções.
- Todos os signatários recebem um email de verificação. Se precisar usar um método de verificação de dois fatores, clique em Mais opções.
Para adicionar nome e mensagem do contrato:
A seção Mensagens está na lista Destinatários.
Há dois campos nesta seção: Contrato e Mensagem do contrato.
O Nome do contrato é o campo superior. Se você iniciar o painel do complemento a partir de um email existente ou configurado, a linha de Assunto será importada como o nome do contrato. Se não houver conteúdo em Assunto, o nome do primeiro arquivo anexado (Documento) será inserido como o nome do contrato. Você pode editar manualmente o nome do contrato a qualquer momento.
A Mensagem do contrato é incluída no email Assine. Ele tem os seguintes recursos:
- Quando o contrato é aberto a partir de um email existente, o conteúdo do corpo do email é inserido no campo de mensagem.
- Se não houver nenhum conteúdo no corpo do email, uma mensagem padrão será inserida: Analise e preencha este documento.
- O campo da Mensagem tem um limite de 1000 caracteres.
- No canto superior direito da seção Mensagem há um link Apagar mensagem que removerá todo o conteúdo da janela Mensagem.
- Se você usar Modelos de mensagem ou Mensagens particulares, use o link Mais opções.
Para visualizar e enviar:
A caixa de seleção Visualizar e enviar chama o ambiente de criação do Adobe Acrobat Sign ao clicar no botão Próximo.
- Ao marcar a caixa de seleção Visualizar e enviar, o botão Enviar muda para Continuar. Você pode desmarcar a caixa de seleção Visualizar e enviar para reverter para Enviar.
Para enviar/continuar:
Esse botão confirma o contrato para a próxima etapa, iniciando o ciclo de assinatura ou abrindo o ambiente de criação, dependendo de como o painel está configurado.
O texto do botão informa o que esperar:
- Enviar - O botão Enviar termina o estágio de configuração e inicia o contrato, notificando o primeiro destinatário.
- Continuar - Quando a caixa de seleção Visualizar e enviar está marcada, o texto do botão é alterado para Continuar
- Clicar no botão Continuar abre o ambiente de criação do Adobe Acrobat Sign onde você pode revisar a ordem dos documentos e adicionar campos de formulário conforme necessário
- Depois de analisar o documento e/ou inserir algum campo, o contrato é aberto para o primeiro destinatário clicando em Enviar na página de criação. Você não é retornado ao suplemento para abrir este contrato.
Mais opções
O Adobe Acrobat Sign oferece um conjunto de opções mais abrangente do que pode ser instalado em um suplemento. Recursos como funções de destinatário e mensagens privadas aumentam a complexidade do espaço relativamente pequeno ocupado pelo suplemento. Porém, para muitas pessoas, essas opções são importantes para o processo empresarial.
O link Mais opções, logo abaixo do botão Enviar/Continuar, abre uma instância em janela da página Enviar do Adobe Acrobat Sign, contendo todas as opções disponíveis para a sua conta.
Todos os elementos configurados no painel do suplemento são importados à página Enviar, na ordem em que aparecem, e são completamente editáveis se precisar fazer ajustes.
Quando o contrato é enviado, o painel do suplemento exibe uma notificação de sucesso.
Duas opções estão disponíveis no painel após o envio:
- Exibir contrato - Abre uma exibição em janela do contrato que acabou de ser enviado
- Menu do Adobe Acrobat Sign - Essa opção altera o painel para mostrar as opções de recurso do suplemento
- Enviar para assinatura
Além disso, um banner é adicionado ao corpo do email, indicando que o contrato está disponível para assinar em um email separado.
Essa opção é fornecida nos casos em que o remetente deseja enviar um email de acompanhamento ao email gerado automaticamente pelo sistema do Adobe Acrobat Sign.
No modo Leitura, você pode visualizar um e-mail, mas não pode editá-lo. O modo Leitura oferece três recursos:
- Preencher e assinar - Permite ao remetente (e somente a ele) adicionar conteúdo, assinar e enviar opcionalmente um arquivo para outra parte como um documento concluído.
- Enviar para assinatura - Cria um contrato que pode ter um ou vários destinatários além do remetente. O remetente pode ser um recipient, mas não pode ser o único.
- Status do contrato - Exibe uma lista dos dez últimos contratos que envolveram o usuário, incluindo Rascunhos, Enviados para assinatura, Aguardando a minha assinatura e Assinados.
Enviar e-mails no modo Leitura
- Uso do Preencher e assinar
- Esse recurso é usado quando somente você precisa preencher um documento e aplicar uma assinatura. Nenhum outro signatário é envolvido. Se você receber uma solicitação para “Preencher, assinar e enviar de volta para mim”, use essa opção.
- O anexo do e-mail (se houver) é adicionado automaticamente à definição do contrato que está sendo criada no painel do suplemento no lado direito da janela.
- Para adicionar mais arquivos ao contrato, selecione + Adicionar arquivos ao lado do cabeçalho Documento. Adicione contratos como no aplicativo da Web. Os documentos são apresentados ao signatário na ordem em que estão listados no painel do suplemento.
- Para abrir a janela Preencher e assinar depois que todos os arquivos forem anexados, selecione Continuar.
- Na janela Preencher e assinar que é aberta, você pode inserir texto no formulário, marcar caixas de seleção, aplicar uma assinatura e aplicar iniciais. Quando terminar, selecione Concluído. Para obter mais informações, consulte esta página.
- Após o processamento, um email de resposta será aberto com a cópia assinada do documento já anexada.
- O painel do suplemento mostra uma mensagem de sucesso informando que você assinou o documento e disponibiliza três opções: Visualizar PDF assinado, Salvar uma cópia e Menu do Adobe Acrobat Sign.
- Esse recurso é usado quando somente você precisa preencher um documento e aplicar uma assinatura. Nenhum outro signatário é envolvido. Se você receber uma solicitação para “Preencher, assinar e enviar de volta para mim”, use essa opção.
Uso do Enviar para assinatura:
- Esse é o processo de envio padrão para um contrato em que o remetente não é o único assinante.
- O anexo do e-mail (se houver) é adicionado automaticamente à definição do contrato que está sendo criada no painel do suplemento no lado direito da janela.
- Para adicionar mais arquivos ao contrato, selecione + Adicionar arquivos ao lado do cabeçalho Documento. Adicione contratos como no aplicativo da Web. Os documentos são apresentados ao signatário na ordem em que estão listados no painel do suplemento.
- Para adicionar destinatários, selecione Destinatários e insira um nome ou endereço de e-mail no campo. O suplemento mostra os contatos da sua conta 365 que correspondem à string digitada, o que ajuda a localizar o destinatário adequado.
Os destinatários não são importados de um email no modo de Leitura. A ordem em que os destinatários são inseridos determina a ordem de assinatura do contrato. - Observe que todos os destinatários são considerados Signatários quando configurados no suplemento. Para atribuir diferentes funções, selecione Mais opções.
- Para editar o nome ou a mensagem do contrato, insira um nome no campo Nome. Por padrão, esse campo adota o valor de nome do primeiro arquivo anexado ao contrato. No campo Mensagem, digite o texto desejado para alterar o valor padrão.
- Para visualizar o contrato, marque a caixa de seleção Visualizar e enviar. Isso abre uma versão em janela da página de criação, mostrando todos os campos e ferramentas padrão para criar formulários.
- Para enviar o contrato como configurado atualmente, selecione Enviar / Continuar. Se a caixa de seleção Visualizar e enviar estiver marcada, a página de criação será aberta, permitindo a adição de campos no documento. Quando todos os campos forem adicionados, selecione Enviar.
- Para incluir configurações adicionais, selecione Mais opções. Isso abre uma versão em janela da página Enviar no aplicativo web, mostrando todas as opções padrão que você veria no aplicativo. Qualquer configuração feita no painel do suplemento preenche a janela Enviar e é totalmente editável.
- Para entrar no modo de criação, selecione Próximo. Ou, desmarque a opção Visualizar e adicionar campos de assinatura e selecione Enviar.
- Depois que o contrato é enviado, o painel do suplemento mostra uma notificação de sucesso com as duas opções a seguir:
- Exibir Contrato - Uma exibição em janela do contrato enviado é aberta.
- Menu do Adobe Acrobat Sign - Altera o painel para mostrar as opções de recursos do suplemento: Preencher e assinar, Enviar para assinatura e Status do contrato.
- Uso do status do contrato:
A opção Status do contrato exibe os últimos dez contratos (com base na data da última atualização) que ainda estão abertos e aguardando alguma ação. Isso inclui os rascunhos que estão aguardando criação, os contratos que estão aguardando assinatura e os contratos que estão aguardando algum outro destinatário.
Cada contrato listado pode ser expandido para mostrar o evento mais recente publicado nele, indicando a etapa que o contrato se encontra no processo de assinatura.
- Os três eventos mais recentes registrados em relação ao contrato são listados (Criados, Visualizados, Assinados, etc.), sendo que o mais recente é mostrado na parte superior
- Clicar no link Exibir contrato nas informações do contrato abre uma nova janela que mostra o documento em seu estado atual
- Os documentos aguardando assinatura exibem o link Assinar contrato que abre uma nova janela contendo o documento pronto para assinar
Na parte inferior da lista de eventos há um link Rastrear todos os contratos que abre uma instância em janela da página Gerenciar a partir do aplicativo. Todo o histórico da conta está disponível na página Gerenciar.
Modificar configurações do suplemento
Você pode alterar as configurações do suplemento de acordo com seus requisitos. Para isso, na parte inferior do painel do suplemento, selecione o ícone de engrenagem ao lado de Adobe Document Cloud. Uma caixa de diálogo com as seguintes opções de configuração é aberta:
- Atualização (somente contas de avaliação): isso abre uma nova janela para o processo de atualização do Adobe Acrobat Sign onde é possível adquirir acesso ao Adobe Acrobat Sign por meio de uma assinatura mensal.
- Fazer logoff: o vínculo entre suas contas de usuário do Outlook e do Adobe Acrobat Sign é “lembrado” pelo suplemento para que você não precise se autenticar toda vez que o utilizar. Para enviar contratos de várias contas do Adobe Acrobat Sign, você deve sair da conta de usuário atual e estabelecer um novo vínculo usando a nova conta de usuário do Adobe Acrobat Sign.
- Ajuda: trata-se de um link para o Guia do usuário do suplemento do Adobe Acrobat Sign para Microsoft Outlook e qualquer conteúdo incorporado adicional relacionado ao suplemento.
- Sobre: exibe um pequeno pop-up que fornece informações sobre o suplemento que você está usando.
- Política de privacidade: trata-se de um link para a política de privacidade da Adobe.
Instalar no nível do locatário
Instalar o suplemento no nível do locatário permite que os administradores exponham o suplemento por padrão. Isso garante um acesso fácil e simples ao suplemento para todos os usuários.
Para ativar o suplemento no nível do locatário:
- Faça logon como administrador do locatário e acesse o painel administrativo.
- Acesse o centro de administração do Exchange.
- Selecione Suplementos.
- Para adicionar novos suplementos, clique no ícone de adição (+) e selecione Adicionar na opção Office Store. Isso instala o suplemento como Desativado por padrão.
- Para configurar o suplemento:
- Atribua usuários com uma das seguintes opções:
- Todos - Aplica o método de implantação a todos os usuários no locatário
- Usuários/grupos específicos - Aplica o método de implantação somente aos usuários ou grupos selecionados
- Somente eu - Aplica o método de implantação apenas ao usuário (administrador) que está fazendo a configuração
- Selecione um método de implantação dentre uma das seguintes opções:
- Fixo (Padrão) - O suplemento é implantado automaticamente para os usuários atribuídos e eles não têm permissão para removê-lo da faixa de opções
- Disponível - Os usuários podem instalar o suplemento clicando no botão Obter mais suplementos na faixa de opções inicial do Outlook
- Opcional - O suplemento é implantado automaticamente para os usuários atribuídos, mas eles continuam tendo a opção de removê-lo da faixa de opções
- Atribua usuários com uma das seguintes opções:
- Selecione Salvar.
Observação:
O processo acima ativa o suplemento no nível do locatário para toda a base de usuários. Para saber mais sobre o controle de implantação, clique aqui.
