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Guia de instalação do Acrobat Sign for SharePoint Online (v2.0)

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Última atualização em 28 de fev de 2024 | Também é aplicável a Adobe Acrobat Sign

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Cuidado:

A compatibilidade com a integração ao Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online está prevista para terminar em junho de 2024. Consequentemente, não será possível enviar contratos por meio dessa integração após essa data. Você ainda poderá enviar contratos do SharePoint por meio de outras integrações, como Acrobat Sign for Power Automate.

Recomendamos que você remova o plug-in do Acrobat Sign do site do SharePoint e faça a transição dos workflows para outros aplicativos.

Visão geral

O Adobe Acrobat Sign for Microsoft SharePoint Online é uma integração que permite criar, enviar, rastrear e gerenciar assinaturas eletrônicas. Ele foi desenvolvido como um complemento do SharePoint e oferece as seguintes funcionalidades:

Enviar um contrato para assinatura de qualquer biblioteca ou lista de documentos do SharePoint.
Enviar documentos a um único destinatário ou grupo de destinatários de uma biblioteca de documentos ou de listas do SharePoint personalizadas. Veja como enviar documentos usando o Acrobat Sign for SharePoint Online.
Mapeie os dados das listas ou bibliotecas do SharePoint em documentos, quando estes forem enviados para assinatura, por meio da unificação de mapeamentos.
Mapeie os dados dos campos de formulário dos contratos assinados em colunas textuais das listas ou bibliotecas do SharePoint utilizando o mapeamento de dados, para casos em que o documento for assinado e seu status for atualizado de forma automática ou manual através da página Status do contrato. Veja como habilitar o mapeamento de modelos.
Use os formulários web do Adobe Sign para coletar dados e enviá-los automaticamente para campos designados em listas do SharePoint. Veja como configurar e usar o mapeamento de formulários web.
Arquive todos os contratos assinados no SharePoint.
Adicione a página Gerenciar do Adobe Sign como um componente web do SharePoint, que pode ser usado pelos usuários do SharePoint para rastrear e atualizar contratos.

O Guia de instalação da integração do Adobe Acrobat Sign for Microsoft SharePoint Online fornece instruções sobre como:

Verificar os pré-requisitos
Verificar os navegadores compatíveis
Instalar o pacote Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online
Configurar o pacote
Implementar configurações opcionais
Atualizar o pacote

Pré-requisitos

Você deve ter uma licença do Adobe Acrobat Sign.
Você deve ser um(a) admin de site no Microsoft SharePoint. Consulte a documentação e o site do SharePoint da sua organização, ou o(a) admin do locatário, para obter as permissões de sistema adicionais que podem ser necessárias para instalar soluções de site do SharePoint.
Você deve ser um(a) admin de conta do Adobe Acrobat Sign. Caso não seja um(a) admin de conta do Adobe Acrobat Sign, converse com o(a) admin para configurar a integração.
No locatário do Office 365, o nome, sobrenome e endereço de email de trabalho devem ser definidos para todos os usuários do SharePoint que desejam acessar o complemento do Adobe Acrobat Sign em seus sites do SharePoint.
Todos os usuários do Adobe Acrobat Sign devem ter (no mínimo) permissões de Edição no site.
Antes de instalar o pacote, você deve entrar em contato com o(a) gerente de sucesso da Adobe para garantir que sua conta seja estabelecida no canal correto, a fim de habilitar a funcionalidade de API necessária.
Após instalar e configurar o pacote, você deve verificar se a conexão do Adobe Acrobat Sign for Microsoft SharePoint Online está ativa.
Observação: admins devem acessar a página de configurações da integração do Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online pelo menos uma vez a cada 30 dias para evitar que a conexão seja desativada.

Navegadores compatíveis

As versões atuais dos navegadores Edge, Chrome, Firefox e Safari são compatíveis. As sessões privadas/anônimas dos navegadores não são compatíveis.

O navegador Edge

Para permitir que os complementos do SharePoint funcionem com os navegadores Edge, você deve implementar estas configurações de sites confiáveis. O Internet Explorer e as versões herdadas do Edge não são compatíveis.

Além disso, os usuários do Edge precisam editar explicitamente as configurações de Sites confiáveis para incluir os seguintes URLs:

https://*.adobesigncdn.com
https://*.adobesign.com
https://*.echocdn.com
https://*.echosign.com
https://*.microsoftonline.com
https://*.sharepoint.com

Para editar seus sites confiáveis:

Abra o Edge e pressione Windows + S.
No campo de pesquisa, digite Opções da Internet.
No menu Opções da Internet, selecione a guia Segurança.
Clique no ícone Sites confiáveis e selecione Sites.
Insira um dos URLs da lista acima e clique em Adicionar. Repita a ação para cada URL listado acima.
Feche o menu Opções da Internet ao terminar.

Instalar o Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online

Observação:

Considerando as limitações dos complementos com escopo de locatário para SharePoint, sugerimos a instalação em lote dos complementos do Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online em vários sites por meio da implantação no escopo do locatário.

Siga as etapas abaixo para instalar o pacote Adobe Acrobat Sign for Microsoft SharePoint Online:

Acesse a página Microsoft AppSource do Adobe Acrobat Sign for Microsoft SharePoint Online e selecione Obter agora.
Para se autenticar no site, navegue até Conteúdo do site > + Novo > Aplicativo.
Selecione SharePoint Store e digite “Adobe Acrobat Sign” na caixa de pesquisa Encontrar um aplicativo. Selecione Adobe Acrobat Sign for SharePoint nos resultados da pesquisa.
Selecione ADICIONAR.

Isso iniciará a instalação automática, o que poderá levar alguns minutos.

Depois que o pacote for instalado, você poderá navegar até a página de Configurações do Adobe Acrobat Sign para acessar links para o guia de configuração, guia do usuário e outros recursos do Adobe Acrobat Sign.

Configurar o pacote

Depois que o aplicativo for instalado, você deverá implementar as seguintes configurações para poder enviar contratos:

Conectar-se ao Adobe Acrobat Sign com OAuth
Conceder permissões de usuário do SharePoint

Conectar-se ao Adobe Acrobat Sign com OAuth

O Adobe Sign estabelece uma conexão OAuth com o ambiente do SharePoint para permitir o uso ininterrupto do aplicativo para todos os usuários.

Para estabelecer essa conexão, é preciso ser um(a) admin de conta no aplicativo do Adobe Acrobat Sign, bem como no SharePoint.

Sugerimos usar um endereço de email funcional, como AdobeSignAdmin@MyDomain.com, para reduzir o risco da conta administrativa ser inativada por algum motivo.

Navegue até a página Configurações do Adobe Acrobat Sign e selecione a guia Conectar o Adobe Acrobat Sign.
Selecione Estabelecer conexão com o site do SharePoint.

Isso conecta o complemento a uma conta do Adobe Acrobat Sign no nível do site atual do SharePoint.

Cuidado:

Você deve estabelecer a conexão com o site do SharePoint apenas para o site no qual instalou o complemento. A conexão não funcionará com nenhum site secundário. Para cada site secundário, é necessário instalar o complemento e estabelecer a conexão separadamente.
Autentique-se no Adobe Acrobat Sign usando suas credenciais de admin e selecione Permitir acesso para aprovar o relacionamento de confiança entre o Adobe Acrobat Sign e o SharePoint.

Depois que a conexão for estabelecida, uma mensagem de sucesso será exibida brevemente com o email e o nome do usuário que se autenticou, conforme mostrado abaixo.
Para conectar seu locatário do SharePoint à conta do Acrobat Sign, selecione Estabelecer conexão de locatário do Office 365.

Isso conecta automaticamente a instância do complemento recém-instalado, visto que o OAuth já foi estabelecido.

Observação:

O Acrobat Sign não exige um logon de OAuth para instâncias de complemento conectadas no escopo do locatário. A autenticação OAuth do Acrobat Sign executada no escopo global de qualquer instância individual do complemento define o vínculo do Sign com todas as outras instâncias instaladas no escopo do locatário.
Na caixa de diálogo de confirmação exibida, selecione Continuar.
Autentique-se no SharePoint usando suas credenciais administrativas e, na caixa de diálogo exibida, selecione Aceitar para aprovar o acesso aos recursos do SharePoint.
Autentique-se no Adobe Acrobat Sign usando suas credenciais administrativas e, na caixa de diálogo exibida, selecione Permitir acesso.

Depois que a conexão for estabelecida, uma mensagem de sucesso será exibida brevemente com o email e o nome do usuário que se autenticou, conforme mostrado abaixo.

Observação:

Para garantir que a conexão do Adobe Acrobat Sign for Microsoft SharePoint permaneça ativa, você deve acessar a página de configurações da integração do Adobe Acrobat Sign for SharePoint pelo menos uma vez a cada 30 dias.
Há duas opções para atualizar essa conexão:
- Atualizar para uma conta diferente do Adobe Acrobat Sign no nível do locatário.
- Alternar para a conexão no nível do site.
Observação:

Se a implantação do SharePoint tiver vários sites, é possível que um ou mais sites possam ser autenticados no nível de site, mas uma autenticação de nível de inquilino também pode existir.

Se ambos os tipos de autenticação existirem, e o site que você está configurando estiver autenticado no nível de site, um link será exibido para promover a autenticação para o nível de inquilino.

Conceder permissões de usuário do SharePoint

Você pode conceder dois tipos de permissões aos usuários do SharePoint, dependendo das suas necessidades:

Usuários com permissão Editar

Qualquer usuário com o nível de permissão de edição padrão no site do SharePoint automaticamente recebe permissão para acessar e usar a integração do Adobe Acrobat Sign.

Usuários no grupo de membros/proprietários padrão

Para ter mais controle sobre quem pode usar a integração do Adobe Sign for SharePoint, você pode conceder acesso somente aos usuários que são membros diretos do grupo Membros do <site name> do SharePoint.

Ao criar um site no SharePoint, um grupo do Azure é gerado automaticamente para gerenciar as permissões do site. Esse grupo do Azure também é incluído como membro do grupo padrão do SharePoint com o mesmo nome, permitindo o controle de acesso pelo portal do Azure. Você tem a opção de adicionar membros diretamente a este grupo do Azure em vez de adicioná-los ao grupo do SharePoint.

No menu superior, selecione o ícone de engrenagem para abrir o painel de configurações.
Selecione Permissões do site e, na caixa de diálogo Permissões, selecione Configurações de permissões avançadas.

Observação:

Usar o botão Convidar pessoas para convidá-las para o site do SharePoint não concederá acesso à integração do Adobe Acrobat Sign.
Selecione o link que contém o nome do grupo Membros do <site name> para ver os membros do site do SharePoint.
Na página que é aberta, selecione Novo para adicionar novos membros ao grupo do SharePoint.

Uma vez concluído, o grupo do SharePoint exibirá a lista de membros.

Cuidado:

Depois que os usuários são adicionados aos grupos, pode haver vários minutos atraso para os servidores do Microsoft sincronizarem corretamente. Isso não afeta uma configuração adicional, mas os testes/uso pelo usuário devem ser suspensos durante a exibição desta janela.

Com a opção Usuários com permissão para editar habilitada, qualquer usuário que abrir o complemento do Adobe Sign (ou usar seus recursos) acionará uma verificação das permissões do usuário para o site do Share Point. Se o usuário tiver um conjunto de permissões reconhecidas como típicas de editores, o acesso é concedido ao complemento.

A tabela abaixo mostra a lista de todas as permissões do SharePoint:

As permissões padrão atribuídas a cada nível de permissão
O conjunto de permissões necessário para ser reconhecido como um usuário (máscara de usuário) ou admin (máscara de admin)
O número na coluna esquerda é a ordem em que essas permissões são exibidas na interface do SharePoint.
As linhas marcadas com são permissões atribuídas aos níveis de função padrão.
As linhas marcadas com são permissões necessárias para serem reconhecidas como um Usuário ou Administrador pela integração do Adobe Sign.
As linhas marcadas com são necessárias para o funcionamento correto dos recursos de administração para a integração do Adobe Sign.

	Permissão	Leitor	Colaborador	Máscara de usuário	Editor	Máscara de administrador	Designer	Acesso completo
3	lista: adicionar itens
7	lista: aprovar Itens
11	lista: criar alertas
5	lista: excluir itens
10	lista: excluir versões
4	lista: editar itens
1	lista: gerenciar listas
8	lista: abrir itens
2	lista: substituir comportamentos de lista
12	lista: exibir páginas de aplicativos
6	lista: exibir itens
9	lista: exibir versões
32	pessoal: adicionar/remover peças da Web pessoais
31	pessoal: gerenciar exibições pessoais
33	pessoal: atualizar peças da Web pessoais
17	local: adicionar e personalizar páginas
19	local: aplicar folhas de estilo
18	local: aplicar temas e bordas
21	local: procurar diretórios
25	local: procurar informações do usuário
20	local: criar grupos
15	local: criar sites secundários
30	local: editar informações pessoais do usuário
24	local: enumerar permissões
26	local: gerenciar alertas
13	local: gerenciar permissões
16	local: gerenciar website
29	local: abrir
28	local: usar recursos de integração de cliente
27	local: usar interfaces remotas
22	local: usar criação de site de autoatendimento
23	local: exibir páginas
14	local: exibir dados da análise da Web

Implementar configurações opcionais

Você pode implementar as seguintes configurações opcionais para usar as funcionalidades avançadas do Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online:

Escolher o armazenamento do contrato assinado
Usar o armazenamento do contrato para formulários web
Habilitar as trilhas de auditoria
Habilitar o mapeamento de modelos
Habilitar o mapeamento de formulários web

Escolher o armazenamento do contrato assinado

Como admin, você pode definir uma pasta de destino global na qual todos os contratos do site são inseridos por meio da página Configurações do arquivo assinado.

Quando uma pasta de armazenamento global estiver definida, todos os contratos assinados e arquivos em PDF da trilha de auditoria serão salvos automaticamente nela. Isso inclui contratos enviados das bibliotecas de documentos, bem como das listas.

Se nenhuma pasta de armazenamento global for definida na página Configurações de arquivos assinados do Adobe Sign, uma nova pasta chamada Contratos assinados será criada automaticamente na biblioteca de documentos a partir da qual o contrato foi criado/enviado. Todos os PDFs de contratos concluídos e enviados de uma mesma biblioteca são devolvidos à mesma pasta de Contratos assinados.

Contratos enviados de listas são adicionados ao item de lista (como anexos) se nenhum arquivo global padrão for identificado.

Usar o armazenamento do contrato para formulários web

Se você estiver usando formulários web para coletar dados, poderá usar um processo de armazenamento semelhante para os contratos de formulário web assinados. Admins podem definir uma pasta de armazenamento global para todos os formulários web assinados.

Se um repositório global não estiver definido, o formulário web assinado é armazenado em uma pasta criada automaticamente, a qual é chamada de Formulários web assinados.

Habilitar as trilhas de auditoria

Por padrão, o Adobe Acrobat Sign devolve apenas o PDF do contrato assinado. No entanto, se você habilitar a opção Armazenar a trilha de auditoria com o contrato assinado, um segundo PDF será retornado, contendo a trilha de auditoria completa do contrato.

Armazenar as trilhas de auditoria com contrato

Habilitar o mapeamento de modelos

O Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online permite mapear dados de listas do SharePoint em campos de formulário do contrato e vice-versa. Você pode usar o mapeamento de dados para preencher automaticamente os documentos antes de enviá-los, reduzindo o tempo que remetentes e/ou signatários(as) levam para preencher o formulário e diminuindo a chance de inserir dados incorretos.

Por outro lado, também é possível criar um mapeamento que extrai os dados de campos de formulário de um contrato assinado para preencher uma lista do SharePoint.

Veja como configurar os mapeamentos de modelos.

Habilitar o mapeamento de formulários web

A integração do Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online também fornece a possibilidade de mapear dados de contratos de formulários web do Adobe Sign em listas do SharePoint e vice-versa. Ele permite distribuir dados automaticamente para o SharePoint, reduzindo o tempo do processo e a inserção incorreta de dados.

Veja como configurar mapeamentos de formulários web.

Atualizar o pacote

O Adobe Sign for SharePoint Online v2.0 requer a autenticação OAuth para obter permissões adicionais de formulários web e webhooks.

Se estiver atualizando seu pacote do Adobe Sign for SharePoint Online da V 1.X para a versão atual, também é necessário atualizar as credenciais do OAuth para obter as permissões de formulários web e webhooks. Você deve atualizar o complemento do Adobe Acrobat Sign para o pacote V 2.0, bem como a conexão com o Adobe Acrobat Sign.

Caso seja admin de locatário no Microsoft Office e admin de conta no Adobe Acrobat Sign, siga estas etapas para atualizar sua conexão:

Navegue até a página Configurações da integração do locatário do Acrobat Sign for SharePoint.
No painel Conectar o Adobe Acrobat Sign, selecione Atualizar (ao lado de Atualizar sua conexão de locatário do Office 365).
Faça logon usando as mesmas credenciais de admin.
O endereço de email usado para a conexão original será exibido.
Feche a página Configurações voltando ao site do SharePoint ou fechando a janela.

Agora, os recursos de formulários web estarão habilitados para todos os sites do locatário que usam a conexão de locatário.

Caso seja admin de locatário no Microsoft SharePoint e admin de conta do Adobe Acrobat Sign, siga estas etapas para atualizar a conexão de cada site:

Navegue até a página Configurações da integração do locatário do Acrobat Sign for SharePoint.
No painel Conectar o Adobe Acrobat Sign, selecione Atualizar (ao lado de Atualizar sua conexão de site do SharePoint).
Faça logon usando as mesmas credenciais de admin.
O endereço de email usado para a conexão original será exibido,
Feche a página Configurações voltando ao site do SharePoint ou fechando a janela.