Guia de instalação do Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365 Local

Ferramentas de admin

Ferramentas frequentemente usadas por admins para ampliar o valor do serviço do Adobe Acrobat Sign:

• Criar novo mapeamento de dados: abre a interface Novo mapeamento de dados
• Criar novo modelo de contrato: abre a interface Novo modelo de contrato
• Alterar o acesso do usuário: link de atalho para a seção Gerenciar usuários do guia de configuração

Configurações opcionais

• Habilitar provisionamento automático do usuário: se habilitada, novos usuários que recebem acesso à entidade do Adobe Acrobat Sign provisionam automaticamente um usuário no sistema do Adobe Acrobat Sign após o primeiro uso.  O provisionamento é baseado no endereço de email principal do usuário (não no nome de usuário) e ocorre em segundo plano, sem exigir ações adicionais do usuário ou admin da conta.  

• Anexar documentos assinados à entidade de contratos: essa opção envia uma cópia em PDF do documento concluído de volta ao Dynamics, anexada ao registro do contrato (na seção Notas).  Essa é uma cópia do documento original oficial que é mantido nos servidores do Adobe Acrobat Sign.
• Anexar trilha de auditoria combinada com um contrato assinado: ao habilitar essa opção, o PDF da trilha de auditoria do Adobe Acrobat Sign é anexado ao registro do contrato (na seção Notas) depois que o contrato é assinado/concluído. A trilha de auditoria enumera explicitamente os eventos (visualizado, assinado, delegado etc.) do contrato, a linha do tempo desses eventos, bem como o endereço IP onde foram realizados.
• Anexar trilha de auditoria: quando habilitada, o relatório de auditoria é anexado ao registro do contrato (na seção Notas) como um arquivo distinto.
  
• Exibir imagens de visualização do documento: essa opção anexa uma imagem do documento assinado/concluído ao registro para permitir a visualização sem que seja necessário baixar e abrir um arquivo PDF. Essa imagem é exibida na parte inferior do registro do contrato.
• Habilitar feeds de atividades na entidade de contrato da Adobe: quando marcada, os feeds de atividades são habilitados para a entidade de contrato.
  

Recursos

Uma lista dos recursos mais comuns:

• Guia de configuração: este documento
• Guia do usuário: o guia para entender o fluxo de trabalho básico de envio e gerenciamento de contratos.
• Fluxos de trabalho do Adobe Acrobat Sign no Dynamics: o guia para os ativos de fluxo de trabalho do Adobe Acrobat Sign
• Notas da versão atual: as notas da versão mais recente do Adobe Acrobat Sign for MS Dynamics

O mapeamento de dados pode melhorar significativamente o processo da geração de contratos e garante que os documentos tenham os campos de conteúdo adequados, sem a possibilidade de falha humana, ao extrair os valores de campo diretamente do Dynamics CRM.

Além disso, o mapeamento envia por push o conteúdo novo de contratos concluídos de volta ao Dynamics, permitindo que o CRM receba atualizações valiosas, sem a manipulação manual dos dados.  

Uma rápida observação sobre formulários / tags de texto

Um mapeamento bem-sucedido exige formulários pré-criados com nomes de campos definidos para permitir a relação lógica entre o campo do CRM e o campo de formulário do Adobe Acrobat Sign. 

Um formulário simples está ilustrado abaixo. Os campos são definidos por pares de chaves em ambos os lados (definindo a largura do campo) e o nome do campo (a sequência de caracteres entre as chaves). 

Tags de texto podem incluir argumentos adicionais além do valor do nome, como validações, cálculos e expressões regulares. Uma exposição detalhada da criação de formulários pode ser encontrada aqui e pode melhorar muito a qualidade dos dados capturados ao longo do processo da assinatura.

Também é possível criar formulários em formato PDF.

Definição de um modelo de mapeamento de dados

Há dois pontos de acesso para configurar o Mapeamento de dados.

A primeira opção é navegar para: Adobe Acrobat Sign > Mapeamento de dados

Isso carrega a página Mapeamentos de dados, uma lista de todos os mapas de dados existentes que você pode revisar, editar ou excluir.

• Clique em +Novo no canto superior esquerdo para acessar a página Novo mapeamento de dados

O segundo método é acessar o link Criar novo mapeamento de dados na página Configurações de administração.

Este link ignora a listagem de todos os mapas de dados e abre diretamente na página Novo mapeamento de dados.

Carregar a página Novo mapeamento de dados pode levar um tempo; quando o campo Entidade é expandido, o carregamento da página é concluído.

1. Digite um nome intuitivo para o mapa de dados

2. Identifique este mapeamento de dados como o mapeamento padrão a ser usado para esta entidade (ou não).

3. Selecione a Entidade CRM do menu suspenso.

• Isto limita os campos disponíveis para mapeamento apenas aos da entidade definida.
• É possível ter vários mapas de dados por entidade.
• Quando o valor da entidade é definido, ele não pode ser alterado.

Uma vez configurado o valor da Entidade, a guia Mapeamento de dados fica exposta. Clique nessa guia para acessar as ferramentas de mapeamento de campo:

Relacionam os nomes de campos do Dynamics CRM aos do Adobe Acrobat Sign

Agora você pode começar a criar relacionamentos entre os nomes de campos do Dynamics CRM e os nomes de campos de formulários do Adobe Acrobat Sign já definidos. Os mapeamentos de dados são configurados de acordo com o fluxo dos dados:

• MAPEAR DADOS DO CRM NO CONTRATO DO ADOBE ACROBAT SIGN: preenche os campos do formulário usando valores de campo associados à entidade do Dynamics definida.
  • É possível criar um “grupo de busca” de valores de campo alternativos do CRM que tentam preencher o campo de formulário do Adobe Acrobat Sign. Cada membro do grupo será testado, em ordem, até que um valor não nulo seja encontrado e inserido. (Veja abaixo)
• MAPEAR DADOS DE CONTRATO DO ADOBE ACROBAT SIGN EM DADOS DO CRM: preenche os campos vazios da entidade do Dynamics usando os valores de campo de formulário obtidos pelo processo de assinatura (após a conclusão do contrato).
  • Por padrão, o Adobe Acrobat Sign não insere um novo valor em um campo do CRM já preenchido.
  • É possível definir o relacionamento no mapa de dados para ignorar a proteção de conteúdo e substituir valores de campo existentes com o novo conteúdo do formulário assinado.

Em relação aos tipos de dados

O mapeamento de dados do Adobe Acrobat Sign é compatível com os seguintes tipos de dados:

• Texto - campos formulário de texto são aceitos como a única linha de texto no CRM.
• Booleano (duas opções) - campos formulário de texto são aceitos como a única linha de texto no CRM.

○ Se os campos de formulário suspensos ou de botão de opção forem usados para campos booleanos do CRM, o mapeamento do CRM para o Adobe Acrobat Sign pode falhar.  O mapeamento do Adobe Acrobat Sign para o CRM ainda funcionará

• Conjunto de opções - Campos de listas suspensas e botões de opção de formulários são compatíveis com campos de Conjunto de opções do CRM

Relacionar campos (dados do CRM para contratos do Adobe Acrobat Sign):

• Selecione o campo CRM no menu suspenso Atributo
• Digite o nome do campo de formulário do Adobe Acrobat Sign na caixa Campo do contrato
• (Opcional) Marque a caixa Adicionar mapeamento de direção inversa se também quiser relacionar esses campos do Adobe Acrobat Sign no CRM
• (Opcional) Marque a caixa Ignorar se quiser que esse modelo ignore o conteúdo existente nos campos do CRM e os preencha com o conteúdo novo dos campos do Adobe Acrobat Sign.
• Clique em Adicionar

O novo relacionamento relação entre os campos será processado por alguns segundos e será exibido abaixo das configurações. 

Se optar por adicionar a direção inversa, o novo relacionamento também será preenchido nos campos de configuração do Adobe Acrobat Sign para o CRM. 

Se optou por sobrescrever a proteção de conteúdo, isso será indicado no registro de relacionamento.

Relacionar campos (contrato do Adobe Acrobat Sign para dados do CRM):

O processo para criar discretamente o mapeamento da Adobe para o CRM é o mesmo descrito acima, exceto que não há a opção Adicionar mapeamento de direção inversa.

Exclusão de relacionamentos mapeados

Você pode excluir uma ou mais relacionamentos mapeados ao:

• Selecionar os registros a serem excluídos marcando-os no lado esquerdo do registro
• Clicar no ícone Mais comandos na parte superior direita da lista e selecionar Excluir

Relacionamentos de mapeamento de campos alternativos (Grupo de busca)

Ao definir um campo em um formulário do Adobe Acrobat Sign que pode ser preenchido por um dos diversos campos do CRM, é possível criar uma lista ordenada (grupo de busca) de atributos do CRM que preencherão o campo do Adobe Acrobat Sign.

Por exemplo, você pode mapear o campo Nome do CRM em um campo de formulário chamado de P.Nome e, em seguida, mapear o campo Nome de Yomi do CRM com o mesmo nome do campo de formulário.  Primeiro, o aplicativo tentará preencher o campo com o conteúdo do campo Nome e, se nenhum conteúdo for encontrado, o Adobe Acrobat Sign tentará usar o conteúdo do campo Nome de Yomi. Se conteúdo algum for encontrado em nenhum elemento do grupo de busca, o campo ficará vazio.

Para definir o grupo de busca:

• Crie um relacionamento entre o atributo primário do CRM e o nome do campo de formulário do Adobe Acrobat Sign.
• Após posicionar o primeiro registro, mude o atributo do CRM para atributo secundário do CRM, e adicione esse relacionamento. 

• Clique em OK quando perguntado se deseja realizar o mapeamento alternativo

Depois que o registro é atualizado no sistema, o usuário verá que os registros mudaram para incluir um prefixo na frente do atributo da entidade:

• # estará na frente do atributo primário/padrão. Esse campo sempre será o primeiro a ser verificado em busca de conteúdo
• Os relacionamentos subsequentes serão numerados 1-N. O primeiro relacionamento alternativo do campo é indicado por (1) e será sempre o primeiro campo alternativo verificado.  (2) seriam o segundo campo alternativo e assim por diante. 

Adição de anexos às entidades relacionadas

Quando um contrato for assinado e executado, o Adobe Acrobat Sign produzirá uma cópia do documento em PDF e uma trilha de auditoria do processo de assinatura. É possível anexar esses documentos como arquivos PDF a qualquer outra entidade do CRM relacionada à entidade principal do modelo.

Na seção MAPEAR CONTRATO ASSINADO E TRILHA DE AUDITORIA PARA ENTIDADE DO CRM da página do modelo, você encontrará três Tipos de documento disponíveis na lista suspensa:

• PDF assinado: o texto completo do documento assinado. Esta é uma cópia do original oficial mantido nos servidores do Adobe Acrobat Sign.
• Trilha de auditoria: uma lista completa de todos os eventos importantes (assinatura, delegação etc.) e os metadados associados (data/hora, endereço IP etc.)
• PDF combinado: ambos os documentos são combinados em um PDF e anexados

Você pode anexar um ou ambos os arquivos a qualquer Entidade relacionada, mas é necessário mapeá-los individualmente.

Para mapear um anexo:

• Selecione o Tipo de documento desejado na lista suspensa
• Selecione a entidade para qual deseja enviar o documento por push usando a lista suspensa Anexar ao registro CRM.
  • Somente as entidades com uma relação definida à entidade pai serão listadas
• Clique em Adicionar 

Os relacionamentos dos anexos serão listados nas configurações.

Exclusão de um anexo

Para excluir um registro de anexo:

• Selecionar os registros a serem excluídos marcando-os no lado esquerdo do registro
• Clique no ícone “Mais comandos” e selecione a opção Excluir

Como admin do Adobe Acrobat Sign no ambiente do Dynamics, você tem autoridade para criar modelos de contrato para predefinir a maioria dos campos de contrato, anexar arquivos e vincular o contrato ao mapeamento de dados relevante.

Os modelos estão vinculados a uma entidade do Dynamics e são disponibilizados para os contratos enviados dessa entidade quando marcados como Ativo.

Como o Mapeamento de dados, há dois pontos de acesso para configurar um novo Modelo de contrato:

A primeira opção é navegar para: Adobe Acrobat Sign > Modelos de contrato

Isso carrega a página Modelos de contratos, que lista todos os modelos existentes para você revisar, editar ou excluir.

• Clique em +Novo no canto superior esquerdo da tela para iniciar um novo modelo.

O segundo método é para acessar o link Criar novo modelo de contrato na página Configurações de administração.

Este link ignora a listagem de todos os modelos de contrato e abre diretamente na página Novo modelo de contrato.

Quando a página Novo modelo de contrato é aberta:

• Forneça um nome intuitivo para o modelo, para que os usuários saibam quando usá-lo
• Identifique a Entidade à qual o modelo deve ser vinculado.
  • A Entidade não pode ser alterada posteriormente
  • Uma vez que a Entidade está selecionada, o modelo será salvo, e o modelo de contrato será carregado completamente

O Modelo de contrato tem quatro guias que contêm valores editáveis que você pode configurar:

• Detalhes do modelo – define o relacionamento entre os objetos primários e se o modelo está ativo
• Destinatários – permite um caminho pré-configurado de assinatura para o modelo
• Detalhes do contrato – contém os elementos do contrato individual
  
• Relacionado – lista de objetos relacionados

Detalhes do modelo

Os detalhes do modelo mostram o relacionamento entre o modelo, a entidade e o mapa de dados desse modelo.

O nome do modelo é expresso em fonte grande na parte superior

• Nome do modelo: o nome do modelo. É idêntico ao nome expresso na parte superior da página
• Entidade principal: os modelos são vinculados a uma única entidade dentro do Dynamics. A entidade declarada é a única entidade que exibirá esse modelo
  • Esse valor é bloqueado depois que o contrato é criada
• Mapeamento de dados: esse campo indica o nome do mapa de dados vinculado ao modelo.

• Ativo: essa caixa de seleção determina se o modelo está disponível para seleção dos usuários ao enviar da entidade principal
• Envio em um clique: quando habilitado, o modelo enviará automaticamente o contrato quando o modelo for selecionado. 
  • Por  exemplo:  Você tem um modelo de não divulgação projetado com Contato como a entidade principal e a seção do destinatário está configurada para importar o email de Contato.
    • O remetente precisa somente selecionar o modelo de não divulgação do Contato que deseja enviar. A fase de configuração é ignorada e contrato é enviado sem interação adicional.
    • Se nenhum destinatário estiver configurado, o Um clique é ignorado e o contrato é aberto para configuração manual

Destinatários

A seção Destinatários contém a lista e a ordem de assinatura dos destinatários que você deseja pré-configurar para o modelo.

Destinatários – você pode codificar uma lista de destinatários em um modelo clicando no ícone Novo destinatário na parte superior direita da janela. Uma janela pop-up é aberta exibindo as opções de configuração.

• Por padrão, a lista de destinatários fica vazia para que o Remetente preencha manualmente ao configurar o contrato
• Adicionar um destinatário padrão deve ser feito explicitamente ao clicar em Novo destinatário e, em seguida, salvar os valores padrão apresentados com a opção Criar a partir da entidade principal ativada

• A opção Ignorar a verificação padrão permite ignorar o método de verificação padrão (definido na seção Segurança) e aplicar um método de verificação diferente somente para este destinatário.

• Adicionar destinatários adicionais (por exemplo, processo de contra-assinatura interno), ou destinatários que não estão envolvidos no processo de assinatura, somente requer a desmarcação da caixa Criar da entidade principal e, em seguida, a definição do destinatário. Uma excelente opção para colocar equipes em cópia carbono (CC) que precisam apenas gerenciar os documentos finais

Detalhes do contrato

A seção Detalhes do contrato contém quatro seções:

• Detalhes da mensagem -o nome do contrato e a mensagem global que cada destinatário vê no email "Assine"
• Arquivos anexados - Os arquivos enviados para assinatura
  
• Opções do contrato - Opções para configurar o contrato
  
• Opções de segurança - A opção de proteger o PDF com uma senha

Detalhes da mensagem

• Nome do contrato – o nome do contrato fica proeminente durante o processo de notificação, surgindo na linha de assunto do email, em negrito no corpo do email e em fonte menor ao longo da descrição no texto clichê (veja realçado em amarelo abaixo)
• Mensagem – o campo de mensagem é um campo aberto de texto sem formatação onde o usuário pode adicionar qualquer mensagem ou instrução ao signatário (realçado em verde abaixo)

Anexar arquivos

Esta seção permite pré-anexar um arquivo para o contrato. Por exemplo, se você criar um modelo para um contrato de não divulgação, pode anexar o arquivo não divulgação da empresa diretamente no modelo, para que o remetente não precise fazer isso.

Opções do contrato:

• Visualizar e posicionar assinaturas antes de enviar: quando marcada, o contrato abre automaticamente o ambiente de criação para que o remetente possa inserir campos de formulário
• O contrato expira: se a opção estiver marcada, uma data de validade, ena qual o contrato vai expirar, é definida
  • Dias até o contrato expirar: define o número de dias em que o contrato permanece disponível para receber assinaturas, quando o recurso O contrato expira estiver habilitado
• Adicionar a página inicial de pós-assinatura: quando ativada, você pode determinar para qual URL o destinatário é roteado depois que concluírem a interação com o contrato
  • Página inicial de pós-assinatura: esse campo contém o URL da página para direcionamento de destinatários quando Adicionar a página inicial de pós-assinatura estiver habilitado
  • Atraso em segundos para redirecionamento - defina quantos segundos o redirecionamento espera até o roteamento do destinatário para a página inicial
    
• Exigir assinatura presencial: se o signatário precisa assinar no sistema local ou tablet do remetente, sem inserir email, é possível hospedar o processo de assinatura usando essa opção
• Exigir minha assinatura: usado quando o remetente será parte do processo de assinatura
  • O remetente deve assinar primeiro, por último ou ser o único signatário
  • A ordem de assinatura será a Ordem de inserção

• Ordem de assinatura: escolha entre dois fluxos de trabalho para a assinatura do documento
  • Qualquer ordem notifica todos os signatários ao mesmo tempo e permite que assinem sem aguardar que outros assinem
  • A opção Ordem inserida impõe um processo sequencial de assinatura com base na ordem em os signatários são acrescentados ao contrato
• Tipo de assinatura: escolha o formato a ser usado para assinar o documento
  • ASSINATURA ELETRÔNICA distribui seus contratos para receberem assinatura eletrônicas usando o email e espera que os destinatários também assinem eletronicamente
  • MANUSCRITA envia os documentos via email, solicitando que o signatário imprima e assine fisicamente o documento. Em seguida, o documento deve ser enviado de volta ao sistema do Adobe Acrobat Sign usando o mesmo link de email
• Lembretes de destinatários de agendamento: define um ciclo de lembrete para a transação. Os lembretes podem ser configurados para envio ao destinatário atual em um ciclo diário ou semanal
• Idioma da assinatura: esta configuração define o idioma usado quando o contrato é enviado ao signatário. Todos os emails e prompts/instruções na tela para o signatário estarão no idioma escolhido

Opções de segurança

Esta seção define o método de verificação padrão para destinatários e a senha opcional para o documento PDF final

• Definir senha para abrir PDF assinado: habilite esta opção se gostaria de aplicar uma senha ao documento final para evitar acessos sem autenticação
• Verificação de identidade: define o segundo fator de verificação para autenticar o destinatário
  • Email - nenhuma verificação de dois fatores é aplicada
  • Senha: campo de senha alfanumérico padrão. Quando usada, o remetente precisa informar a senha ao signatário fora de banda
  • Base de conhecimento  : a autenticação baseada em conhecimento usa bancos de dados públicos para fazer diversas perguntas ao signatário sobre seu passado para verificar a identidade
  • Identidade Web: redes sociais são usadas para aplicar uma segunda autenticação

O Painel da central fornece um relatório gráfico rápido dos contratos associados ao usuário.

Os relatórios permitem detalhar cada elemento e produzir novos gráficos específicos para esse subconjunto de dados.

A página é dividida em três seções padrão:

• Contratos por status
• Status do contrato por mês
• Contratos enviados esta semana 

A seção Contratos fornece uma lista completa de seus contratos, além da possibilidade de classificar os Contratos por metadados (status, data de criação, data de assinatura etc.).

Também é possível criar um novo Contrato, se necessário.

Os usuários com acesso aos Mapeamentos de dados podem classificar, revisar e editar os mapeamentos de dados existentes.

Também é possível criar novos mapas de dados.

Os usuários que têm autoridade de sistema para acessar os Modelos podem revisar, classificar e editar os modelos existentes.

Também é possível criar novos Modelo de contrato.

Admins do Dynamics podem acessar e editar as configurações da integração do Adobe Acrobat Sign no nível administrativo.

Diversas entidades do CRM integradas estão incluídas no pacote do Adobe Acrobat Sign, às quais você pode relacionar seus contratos:

• Contatos
• Contas
• Clientes em potencial
• Oportunidades
• Cotas
• Faturas
• Pedidos
• Contratos

Você pode adicionar sua entidade do CRM personalizada (ou alguma outra entidade incorporada ao CRM) a este escopo seguindo algumas etapas.

Em nosso exemplo, vamos supor que há uma entidade personalizada do CRM chamada “Cliente”.

• Navegue até Configurações > Personalização

A página Personalização é carregada

• Clique na opção Personalizar o sistema

A página Solução padrão é aberta em uma janela separada

No painel esquerdo em Componentes

• Expanda a lista das Entidades
• Localize a entidade personalizada (“cliente”, neste caso) e a expanda
• Clique uma vez no nome da entidade para indicar os campos e os controles

• Copie o valor do campo Nome (neste exemplo, o valor é “new_customer”). 
  • Este é o nome do sistema interno da entidade personalizada.
• Navegue até a opção Relacionamentos N:1 no menu da entidade personalizada
  • Clique no botão Novo relacionamento 1 para muitos.

Uma nova janela Relacionamento é aberta

Crie o novo relacionamento:

1. Escolha Contrato no campo da Entidade relacionada
   • O campo Nome muda para exibir {entityName}_adobe_agreement 

 2. Cole o nome da entidade personalizada (“new_customer” em nosso exemplo) no campo Nome para exibição.

• O campo Nome muda seu valor para "new_" + {entityName} + "Id". (new_new_customerID)

 3. Clique em Salvar e Fechar

• A janela Relacionamento se fecha
• Clique em Publicar todas as personalizações na parte superior da página Relacionamentos 1:N