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Adobe Sign para Salesforce - Guia de personalização/configuração avançado

Um guia para as configurações personalizadas disponíveis no pacote do Adobe Sign para Salesforce

Visão geral

O Adobe Sign para Salesforce inclui uma ampla gama de recursos personalizáveis para ajudar a adaptar o processo de assinatura do documento, de modo que se ajuste perfeitamente ao fluxo de trabalho geral.

Este documento é um conteúdo adicional ao guia de instalação do Salesforce e enumera todos os recursos personalizados e processos back-end disponíveis para administradores. Os desenvolvedores que desejam se conectar ao aplicativo Adobe Sign devem consultar a Documentação dos desenvolvedores.

A maioria das configurações descritas aqui requerem apenas a configuração do Salesforce para serem ativadas. As poucas definições que exigem configurações adicionais do Adobe Sign são indicadas.

Guias do Adobe Sign

Guias

O Adobe Sign instala onze guias personalizadas; todas são ativadas por padrão (se você instalou com acesso a Todos os usuários). Recomenda-se revisar essas guias e suas funções para determinar se todos, alguns ou nenhum de seus usuários precisarão de acesso a elas e para desativar as guias que não são necessárias, melhorando a organização para o usuário.

Guias do Adobe Sign

Contratos

Mapeamentos de dados

Mapeamentos de grupo

Modelos de contrato

Gerenciador do Adobe Sign

Gerenciar contratos

Contratratos em lote

Administrador do Adobe Sign (x2)

Mesclar mapeamentos

Tipos de contrato    
Observação:

Há duas guias Administrador do Adobe Sign que aparecem na interface do Lightning.

Um é para uma página do Visualforce e o outro para o Lightning, mas não há como fazer com que uma guia do Visualforce não apareça no Lightning Experience, então ambas são expostas.


Guias por função

Usuário:

  • Contratos - um dos objetos principais para permitir que os usuários criem e revisem os contratos.  Deve estar ativado para todos os usuários que utilizam o aplicativo.
  • Adobe Sign Manager - usado principalmente se você tiver implementado o Adobe Sign no Salesforce1. Se não estiver usando Salesforce1, exclua esta guia.               
  • Gerenciar contratos - essa guia abre um portal para a página de gerenciamento do Adobe Sign. Esta página contém ferramentas que permitem que o usuário tenha o controle total do contrato diretamente no espaço da Web do Adobe Sign.  Em geral, os clientes do Salesforce desejam gerenciar a manipulação de contrato/documento no ambiente do Salesforce para que os eventos sejam totalmente conectados ao sistema CRM e, assim, isso ocultaria essa guia de todos, exceto dos Administradores.

 

Usuário avançado

  • Contratos em lote - usados por pessoas que precisam gerar um grande número de contratos com base em um modelo do Adobe Sign e em uma consulta do Salesforce (para definir os destinatários). Exponha essa guia somente para usuários/perfis que enviarão grandes números do mesmo documento. (por exemplo: contratos de políticas anuais, documentos de renovação de contrato)

 

Administrador

  • Administrador do Adobe Sign - exponha esta guia somente no perfil de Administrador do Salesforce. Não há motivo para que os usuários não administradores acessem este conteúdo.           
  • Mapeamentos de grupo - estas configurações permitem que o Administrador do Salesforce mova usuários do Adobe Sign automaticamente para grupos com base em perfis do SFDC.  Útil apenas para Administradores.
  • Tipos de contratos: ajuda a identificar e localizar todos os contratos de uma categoria específica.
  • Modelos de contrato - para criar modelos de contrato.  Este recurso deve ser apenas para administrador na maioria dos casos.
  • Mapeamentos de dados - usados apenas para definir mapeamentos de dados e enviar por push o conteúdo do documento para o Salesforce.  Para a maioria dos clientes, este recurso será apenas para administrador.
  • Mapeamentos de mesclagem - equivalente aos Mapeamentos de dados, esta guia define o conteúdo do Salesforce que pode ser mesclado em um documento antes de enviá-lo para assinatura.  Mais uma vez, provavelmente apenas para administradores

Personalizações do Salesforce

As configurações permitem alterar o comportamento do Adobe Sign para Salesforce e personalizá-lo para atender às suas necessidades comerciais. Os valores padrão refletem as configurações mais comuns que os clientes preferem e que serão aplicadas, a menos que você os altere explicitamente. 

O Adobe Sign para Salesforce suporta várias configurações personalizadas:

  • Configurações do Adobe Sign controlam os recursos expostos aos usuários do Adobe Sign, além de definir o comportamento do aplicativo. É o conjunto principal de configurações básicas do aplicativo.
  • As Configurações de destinatário do contrato do Adobe Sign controlam como os registros de destinatários são criados e atualizados
  • As Configurações de atualização do contrato do Adobe Sign controlam os recursos que definem como o contrato é atualizado no Salesforce.
  • Configurações de ambiente do Adobe Sign controlam as configurações de ambiente e os URLs padrão.
  • Configurações da barra de ferramentas do Adobe Sign controlam os botões exibidos na barra de ferramentas do Adobe Sign.
  • Configurações de mapeamento de mesclagem do Adobe Sign controlam como os anexos serão manipulados sempre que houver um mapeamento de mesclagem usado.
  • Configurações do Chatter do Adobe Sign controlam quais eventos de contrato resultarão em publicações do Chatter e onde serão exibidas. Essas configurações aparecerão se você tiver o aplicativo do Adobe Sign para Chatter instalado em sua organização.
  • Configurações de conversão de lead do Adobe Sign controlam a disposição dos contratos que estão associados a um lead quando convertido em uma conta, um contato ou uma oportunidade.

As configurações podem ser definidas para toda a organização do Salesforce ou para usuários e perfis específicos:

Configurações personalizáveis

As configurações personalizáveis estão divididas em seções funcionais no Salesforce, e essa estrutura é replicada abaixo. Cada uma das configurações discretas está listada na configuração funcional.

o Configurações de destinatário do contrato do Adobe Sign

Configurações de atualização do contrato do Adobe Sign

o Configurações do Chatter do Adobe Sign

o Configurações de ambiente do Adobe Sign

o Configurações de conversão de lead do Adobe Sign

o Configurações de mapeamento de mesclagem do Adobe Sign

o Configurações do Adobe Sign

o Barra de ferramentas do Adobe Sign

 

Devido ao volume de itens na seção Configurações do Adobe Sign, o conteúdo é apresentado duas vezes:

  • Por função - para obter um objetivo funcional e garantir que todas as configurações relevantes sejam consideradas
  • Em ordem alfabética - para localizar uma configuração específica rapidamente

Configurações personalizadas do Adobe Sign

Ações de automação e em segundo plano

O Adobe Sign para Salesforce tem a capacidade de ativar ações em segundo plano para que os contratos automatizem fluxos de trabalho. Isso inclui: enviar contratos, enviar lembretes, atualizar status de contrato, excluir ou cancelar contratos.

Ações em segundo plano

  • Com os disparadores ou os fluxos de trabalho automáticos, o Salesforce pode enviar um documento automaticamente para assinatura sem a intervenção do usuário adicional. Também é possível configurar o disparador ou os fluxos de trabalho para enviar lembretes e excluir, cancelar ou atualizar contratos automaticamente. Para isso, talvez seja necessário permitir que os usuários ou fluxos de trabalho enviem em nome de outro usuário.
  • As ações em segundo plano são ativadas por um campo de lista de seleção de contrato chamada "Ações em segundo plano". Quando o campo alterna de um valor para outro, a ação é disparada. Certifique-se de disparar as ações que são permitidas apenas para o status do contrato. (Por exemplo, não é possível enviar um lembrete para um contrato que já está com o status cancelado.) 
  • Além disso, é possível ativar o botão "Enviar para assinatura" para enviar contratos automaticamente usando um modelo de contrato predefinido sem exigir que o usuário visualize a página de contrato primeiro. Isso é feito quando a opção "Envio automático" é ativada no modelo de contrato. Consulte Modelos do contrato para obter mais informações.

onLoadActions

O Salesforce automaticamente pode ativar ações por meio do parâmetro do URL onLoadAction aceito pelo Adobe Sign para as ações de botão de Contrato: Enviar, Lembrar, Excluir, Cancelar, Atualizar e Exibir. O parâmetro do URL respeitará as configurações da barra de ferramentas definidas pelo administrador para que apenas as permitidas estejam disponíveis.

Exemplos de URLs com onLoadAction:

Enviar: certifique-se de que você tenha um contrato com status rascunho em sua conta.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID do Contrato]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

Lembrar: garante que você tenha um Contrato com status Enviado para serem assinados em sua conta.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID do Contrato]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

Excluir: garante que você tenha um Contrato com status Enviado para serem assinados em sua conta.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID do Contrato]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

Cancelar: garante que você tenha um Contrato com status Enviado para serem assinados em sua conta.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID do Contrato]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

Atualizar: garante que você tenha um Contrato com status Enviado para serem assinados em sua conta.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID do Contrato]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

Visualizar: verifique se você tem um contrato com status de Enviado para assinatura, Assinado ou Cancelado na sua conta.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID do Contrato]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

Integração do Adobe Sign com outros aplicativos do Salesforce

O Adobe Sign está integrado a vários aplicativos do Salesforce que permitem estender ainda mais os fluxos de trabalho do Salesforce. Saiba mais sobre cada um desses aplicativos e obtenha-os no AppExchange.

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