Instale o complemento do Microsoft Outlook


Visão geral

O suplemento Adobe Sign para Outlook permite que um usuário configure um novo contrato por meio de seu cliente de email, escrevendo um novo email do zero ou respondendo a um email existente, importando a lista de destinatários e anexando automaticamente todos os arquivos do email de origem.

Esse documento é dividido em três partes:

  • Instalar/ativar o suplemento na sua conta do Outlook - O processo realizado uma única vez para ativar o suplemento da 365 Store. Todos os usuários devem ser capazes de fazer isso sem precisar elevar suas permissões no sistema.
  • Estabelecer a conexão autenticada entre o Outlook e o Adobe Sign - Quando o suplemento estiver ativado, o vínculo de confiança entre a Microsoft e o Adobe Sign precisa ser criado. Isso é feito autenticando ambos os ambientes e só precisa ser definido uma vez.
  • Usar o suplemento - Essa seção explora os recursos do suplemento e como você pode usá-lo para aproveitar o Adobe Sign diretamente do seu cliente de email.

Os administradores do 365 podem instalar o suplemento centralmente no nível do tenant e controlar o acesso em nível de usuário, se desejado.

Observação: durante a autenticação e o uso do suplemento, o Outlook 365 exibirá um painel de autorização ao tentar abrir uma nova janela. Se isso acontecer, clique em Permitir.

Pré-requisitos

Produtos compatíveis:

  • Exchange Online

Clientes:

  • Outlook 2013 (Windows v15+)
  • Outlook 2016 (Windows v16+)
  • Outlook Online - Usando:
    • Chrome v59+
    • Firefox v53+
    • Safari 9+
    • Edge 38+
    • IE 11+
  • Outlook 2016 (Mac v15.35+)

Você também precisa estar em conformidade com os requisitos básicos da Microsoft para o uso do Office

Observação:
  • Esse suplemento não é compatível com navegadores e aplicativos para dispositivos móveis
  • Para que o suplemento funcione corretamente, os cookies devem ser ativados no navegador.
  • O uso do aplicativo de desktop exige que os cookies estejam ativados no Internet Explorer.
  • Sessões privadas/anônimas no navegador não são compatíveis.
  • Os bloqueadores de pop-up devem ser desativados para usar o aspecto de resposta automática do recurso Preencher e assinar.


Navegadores IE/Edge

Para que o suplemento funcione perfeitamente nos navegadores Internet Explorer e Edge, você deve adicionar os sites descritos abaixo como confiáveis nas configurações de segurança do navegador:

  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.office.com
  • https://*.office365.com
  • https://*.live.com (se estiver usando uma conta Live)
  • https://*.sharepoint.com
  • Se estiver usando um sistema de gerenciamento de identidade de terceiros, esse URL também precisa ser adicionado


Sistema operacional Mac High Sierra

Os usuários do High Sierra podem encontrar um problema ao tentarem acessar o suplemento do aplicativo de desktop do Outlook (a partir versão 16.11), o que gera uma mensagem de erro genérica do Adobe Sign, indicando que os cookies não são permitidos. 

 

Se isso acontecer:

  • Abra as Configurações do suplemento e Saia
  • Autentique novamente o serviço, clicando em Começar

Se autenticar novamente não corrigir o problema, entre em contato com o suporte ao cliente.

Ativar o suplemento

O suplemento Adobe Sign para Outlook pode ser instalado em aplicativos baseados na Web e inicializados em desktop. Instalar o aplicativo em um ambiente ativa-o em ambos

O acesso à loja é ligeiramente diferente em cada ambiente e as instruções para cada um deles são fornecidas abaixo. 

Instalar suplemento para OWA (o cliente baseado na Web)

1. Faça o logon na sua conta do 365 Outlook e selecione a opção Email

2. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da tela

3. Selecione a opção Gerenciar integrações para carregar a página Suplementos para Outlook

 

4. Na caixa de pesquisa do canto superior esquerdo, digite Adobe Sign e clique no ícone de pesquisa

5. À direita da opção Adobe Sign para Outlook, clique no botão Ativado para ativar a integração

  • Quando concluído, você deverá ver Adicionado com sucesso abaixo da integração
Loja de complementos para OWA

 

6. Feche a página Suplementos

Para acessar o suplemento, abra um email. Você encontrará o ícone do Adobe Sign em um de dois locais:

  • Novos emails - A interface para escrever um novo email apresenta o ícone no canto inferior direito da tela
    • Novos emails somente terão a opção de Enviar para assinatura
Colocação do ícone OWA - N

 

  • Emails de resposta - Ao responder a um email, o ícone estará localizado próximo ao canto superior direito da janela (dependendo do número de suplementos instalados)
Ícone OWA - Resposta

Observação:

Quando você chama o suplemento em um email de resposta, um menu suspenso é exibido, solicitando que você selecione uma das três funções (conforme descrito na seção Usar o suplemento).


Instalar o suplemento para o cliente de desktop do Outlook

1. Abra o aplicativo do Outlook desktop

2. Navegue até a guia Início e clique no ícone Loja na seção Suplementos

Observação:

Se o botão da loja não estiver visível nas opções do botão de faixa, é provável que o seu administrador do Office tenha recusado o acesso individual à loja.

Entre em contato com o administrador do Office ou com a equipe de TI para permitir o acesso, ou implante o complemento em sua organização.

3. Na caixa de pesquisa do canto superior esquerdo, digite Adobe e clique no ícone de pesquisa

4. Quando localizar a opção Adobe Sign para Outlook, clique no botão Adicionar para ativar o suplemento

  • Uma vez concluído, você deverá ver o termo Adicionado e uma marca de verificação azul indicando que o suplemento está disponível
Instalação no desktop

Após a ativação do suplemento, você encontrará uma nova seção do Adobe Sign (com três ícones) na faixa de opções na guia Início:

Configurar o vínculo de autenticação

Quando o suplemento for ativado no cliente de email, você deverá criar um vínculo entre sua conta da Microsoft e sua conta do Adobe Sign. Isso garante que somente você envie contratos por meio do seu usuário do Adobe Sign.

O processo de configuração é rápido e exige apenas que você saiba como se autenticar nos dois sistemas. 

Observação:

Depois de estabelecer o vínculo, você não precisará autenticar-se novamente em nenhum sistema. O vínculo de autenticação é persistente, a menos que seja excluído explicitamente saindo do suplemento.

 

Para estabelecer a confiança:

1. Clique no botão Novo email como se fosse escrever um novo email

2. Localize o ícone do Adobe Sign no layout da página de email e clique na opção Enviar para assinatura

  • Isso abre o painel do suplemento no lado direito da janela

3. Clique no botão Começar no painel do suplemento

  • O link Obter avaliação gratuita abre a página registro da avaliação gratuita de 30 dias do Adobe Sign em uma nova janela. Se ainda não tiver uma conta do Adobe Sign, inscreva-se para a avaliação gratuita antes de continuar. Nenhuma informação de faturamento é coletada e não há um compromisso de pagar durante ou após o teste.

4. Você pode ser solicitado a autenticar no ambiente 365. Clique no usuário que pretende usar. (O usuário autenticado estará na parte superior da lista)

5. O Office 365 solicitará acesso ao suplemento. Clique em Aceitar

Uma nova janela é aberta para capturar a autenticação para o Adobe Sign.

6. Autentique-se usando as credenciais do Adobe Sign

Autenticação do OWA no Adobe Sign

7. Após a autenticação no Adobe Sign, você será solicitado a confirmar o acesso.  Clique em Permitir acesso

Verificação da autenticação do OWA no Adobe Sign

Depois de autentica-se com sucesso no Adobe Sign, o painel do suplemento à direita muda para mostrar a página de boas-vindas do suplemento.  Clique em Entendi para abrir o painel de configuração.

O vínculo de confiança está em vigor e permanecerá funcional até você sair do suplemento.

Desativar/desinstalar o suplemento não exclui o vínculo de confiança. 

Uso do suplemento

Com o vínculo de confiança estabelecido com o Adobe Sign, você pode começar a enviar contratos diretamente do seu cliente de email.

No contexto desse suplemento, o Outlook tem dois modos:

  • Composição - O modo de Composição serve para digitar/adicionar texto ao email. Isso geralmente é feito clicando no botão Novo (para criar um novo email) ou no botão Responder (para responder a um thread de email existente)
    • No modo de Composição, somente o recurso Enviar para assinatura está disponível

  • Leitura - O modo de leitura permite visualizar um email, mas não o editar/criar
    • O modo de leitura permite três recursos:

1. Preencher e assinar - Um recurso que permite ao remetente (e somente a ele) adicionar conteúdo, assinar e enviar opcionalmente um arquivo para outra parte como um documento concluído

2. Enviar para assinatura - Cria um contrato que pode ter um ou vários destinatários diferentes do remetente. O remetente pode ser um destinatário, mas não pode ser o único destinatário

3. Status do contrato - Essa opção exibe uma lista dos dez últimos contratos que envolveram o usuário, incluindo Rascunhos, Enviados para assinatura, Aguardando a minha assinatura e Assinados


Enviar do “Modo compor”

Ao abrir o suplemento de um email, ele busca incluir os valores do próprio email. Escrever um novo email (clicando no botão Novo ou Responder) permite configurar o email como um modelo antes de iniciar o suplemento, facilitando renovações e outras transações de texto padronizado.

  • Se um anexo estiver incluído no email, o suplemento tentará anexar o mesmo arquivo como documento do contrato
  • Se houver destinatários listados no campo PARA: (diferentes do remetente), esses emails serão importados como a lista de destinatários, na ordem em que aparecem no campo
  • Se houver conteúdo na linha de assunto, essa string literal será usada como o Nome do contrato.
  • Se houver conteúdo no corpo do email, ele será importado como a Mensagem do contrato
Observação:

Todos os campos podem ser adicionados ou editados manualmente. Importar os valores do email é uma vantagem opcional, não um requisito.


Documentos

Na parte superior do painel do suplemento está a seção Documentos. Esses são os arquivos que estão anexados ao contrato e que são apresentados aos destinatários para assinatura.

  • Se você abrir o suplemento de um email que contenha um anexo, o anexo será inserido automaticamente na lista de documentos
  • Se quiser remover um arquivo da lista Documentos, clique no X na extremidade direita do nome de arquivo do documento

À direita do título Documentos está o link + Adicionar arquivos, que permite adicionar arquivos ao contrato.

  • Os documentos são apresentados aos destinatários na ordem em que estão listados no painel do suplemento
  • Se precisar adicionar arquivos da biblioteca do Adobe Sign, clique no link Mais opções 

Formatos de arquivo compatíveis:

  • Word (.doc, .docx)
  • PowerPoint (.ppt, .pptx)
  • Excel (.xls, xlsx)
  • Fazer do PDF
  • HTML
  • RTF

 

  • TIF/TIFF
  • JPG/JPEG
  • BMP
  • GIF
  • PNG

  • Destinatários

    Na lista Documentos há a lista Destinatários.

    A ordem em que os destinatários estão listados determina a ordem que serão solicitados a assinar o contrato (em um fluxo de trabalho sequencial).

    • Se você abrir o suplemento de um email que tenha o campo PARA: configurado, os destinatários serão importados ao painel do suplemento na ordem em que estão listados no campo PARA:
    • Os destinatários podem ser digitados diretamente no painel do suplemento
      • O painel referenciará sua lista de contatos do Outlook e tentará corresponder o que você está digitando a um contato conhecido
    • Todos os destinatários têm a função de Signatário
      • Se precisar definir funções de destinatário diferentes ou enviar usando um fluxo de trabalho paralelo/híbrido, clique no link Mais opções
    • Email de verificação para todos os signatários.
      • Se precisar usar um método de verificação de dois fatores, clique no link Mais opções


    Nome/mensagens do contrato

    A seção Mensagens está na lista Destinatários.

    Há dois campos nesta seção:

    O Nome do contrato é o campo superior.

    • Se você iniciar o painel do suplemento de um email existente ou configurado, a linha de Assunto será importada como o nome do contrato
    • Se não houver conteúdo em Assunto, o nome do primeiro arquivo anexado (Documento) será inserido como o nome do contrato
    • O nome do contrato pode ser editado manualmente a qualquer momento

    O segundo campo é a Mensagem do contrato que está incluída no email Assine.

    • Quando o contrato é aberto de um email existente, o conteúdo do corpo do email é inserido no campo de mensagem
    • Se não houver nenhum conteúdo no corpo do email, uma mensagem padrão será inserida: Analise e preencha este documento.
    • O campo da Mensagem tem um limite de 1000 caracteres
    • No canto superior direito da seção Mensagem há um link Apagar mensagem que removerá todo o conteúdo da janela Mensagem
    • Se você usar Modelos de mensagem ou Mensagens particulares, use o link Mais opções


    Visualizar e enviar

    A caixa de seleção Visualizar e enviar chama o ambiente de criação do Adobe Sign ao clicar no botão Próximo.

    • Marcar a caixa de seleção Visualizar e enviar altera o texto do botão Enviar para “Continuar”
      • Desmarcar a caixa de seleção Visualizar e enviar reverte o botão Continuar para Enviar


    Enviar/Continuar

    Esse botão confirma o contrato para a próxima etapa, iniciando o ciclo de assinatura ou abrindo o ambiente de criação, dependendo de como o painel está configurado.

    O texto do botão informa o que esperar:

    • Enviar - O botão Enviar termina o estágio de configuração e inicia o contrato, notificando o primeiro destinatário.
    • Continuar - Quando a caixa de seleção Visualizar e enviar está marcada, o texto do botão é alterado para Continuar
      • Clicar no botão Continuar abre o ambiente de criação do Adobe Sign no qual você pode revisar a ordem dos documentos e adicionar campos de formulário conforme necessário
      • Depois de analisar o documento e/ou inserir algum campo, o contrato é aberto para o primeiro destinatário clicando em Enviar na página de criação. Você não é retornado ao suplemento para abrir este contrato.


    Mais opções

    O Adobe Sign oferece um conjunto de opções mais abrangente do que pode ser instalado em um suplemento. Recursos como funções de destinatário e mensagens privadas aumentam a complexidade do espaço relativamente pequeno ocupado pelo suplemento. Porém, para muitas pessoas, essas opções são importantes para o processo empresarial.

    O link Mais opções, logo abaixo do botão Enviar/Continuar, abre uma instância em janela da página Enviar do Adobe Sign, contendo todas as opções disponíveis para a sua conta.

    Todos os elementos configurados no painel do suplemento são importados à página Enviar, na ordem em que aparecem, e são completamente editáveis se precisar fazer ajustes.

    Quando o contrato é enviado, o painel do suplemento exibe uma notificação de sucesso.

    Duas opções estão disponíveis no painel após o envio:

    • Exibir contrato - Abre uma exibição em janela do contrato que acabou de ser enviado
    • Menu do Adobe Sign - Essa opção altera o painel para mostrar as opções de recurso do suplemento 
      • Enviar para assinatura

    Além disso, um banner é adicionado ao corpo do email, indicando que o contrato está disponível para assinar em um email separado.

    Isso é fornecido para o caso em que o remetente deseja enviar um email de acompanhamento ao email gerado automaticamente pelo sistema do Adobe Sign.

    Banner de email de pós-envio


    Enviar do “Modo de leitura”

    Ao ler de um thread de email existente, você tem três opções de recursos:

    • Preencher e assinar - Usado quando somente você precisa preencher um documento e aplicar uma assinatura. Nenhum outro signatário é envolvido. Se você receber uma solicitação para “Preencher, assinar e enviar de volta para mim”, essa é a opção que você está procurando.
    • Enviar para assinatura - O processo de envio padrão para um contrato em que o remetente não é o único assinante
    • Status do contrato - Mostra o status dos dez últimos contratos que envolveram o usuário
    Ícone OWA - Resposta


    Preencher e assinar

    Quando a opção Preencher e assinar está selecionada, o anexo do email (se houver) é adicionado automaticamente à definição do contrato que está sendo criada no painel do suplemento no lado direito da janela.

    Iniciar o Preencher e assinar

     

    À direita do título do Documento está o link + Adicionar arquivos, que permite adicionar mais arquivos ao contrato. Adicione contratos como no aplicativo da Web. Os documentos são apresentados ao signatário na ordem em que estão listados no painel do suplemento

    Arquivo de adição do Preencher e assinar

     

    Depois de anexar todos os arquivos, clique no botão Continuar para abrir a janela Preencher e assinar

     

    A janela Preencher e assinar permite:

    1. Digitar texto clicando em qualquer lugar no formulário e digitando

    2. Adicionar marcas de verificação ou pontos sólidos (para caixas de seleção)

    3. Aplicar sua assinatura

    4. Aplicar suas iniciais

    Para obter mais informações sobre as propriedades de Preencher e assinar, confira este guia.

    Quando o documento estiver pronto, clique no botão Concluído no canto superior direito.

     

    O documento será processado por um instante e abrirá um email de Resposta com a cópia assinada do documento já anexada.

    Pós-envio do Preencher e assinar

    O painel do suplemento exibirá uma mensagem de que você assinou o documento com sucesso e apresentará três opções:

    • Exibir PDF assinado - Abre uma exibição do PDF assinado
    • Salvar uma cópia - Baixa uma cópia do PDF assinado no sistema local
    • Menu do Adobe Sign - Essa opção altera o painel para mostrar as opções de recurso do suplemento 
      • Preencher e assinar
      • Enviar para assinatura
      • Status do contrato


    Enviar para assinatura

    1. Ao iniciar um contrato de um email com um anexo, observe que, na parte superior do painel, há uma lista dos arquivos de Documento “anexados”.

    Por padrão, qualquer arquivo anexado ao email ao clicar no ícone Enviar para assinatura é anexado automaticamente.

    • Não há problemas em excluir o arquivo padrão.
    • Adicionar outros arquivos também é permitido por meio do link Adicionar arquivos

     

    2. Logo abaixo da seção Documentos, os Destinatários são listados. Os destinatários não são importados de um email no modo de Leitura.

    Clique no campo em branco abaixo do título Destinatários e comece a digitar um nome ou um endereço de email. O suplemento mostra os contatos da sua conta 365 que correspondem à string digitada, o que ajuda a localizar o destinatário adequado.

    A ordem em que os destinatários são inseridos determina a ordem de assinatura do contrato (em um processo de assinatura sequencial).

    Observação: se estiver acostumado a configurar funções de destinatário, esteja ciente de que todos os destinatários são considerados Signatários quando configurados no suplemento. Se outras funções forem necessárias, clique no link Mais opções no botão Enviar/Continuar.

    3. Na lista de Destinatários há uma seção Mensagem composta por dois campos.

    O campo superior é o Nome do contrato. Por padrão, esse campo adota o valor de nome do primeiro arquivo anexado ao contrato. Pode ser alterado para qualquer valor desejado.

    O segundo campo é o texto da Mensagem. Um valor padrão é inserido e pode ser editado livremente.

     

    4. Logo abaixo do campo Mensagem há uma caixa de seleção Visualizar e enviar opcional. Marcar esta caixa abre uma versão em janela da página de criação, mostrando todos os campos e ferramentas padrão para criar formulários.

     A página de criação somente será aberta depois de clicar no botão Continuar.

     

    5. O botão Enviar/Continuar envia o contrato conforme configurado no momento.  Se a caixa de seleção Visualizar e enviar for marcada, a página de criação será aberta, permitindo a adição de campos no documento.  Quando todos os campos forem inseridos, clique no botão Enviar na parte inferior direita da página de criação.

     

    6. No botão Enviar/Continuar há o link Mais opções. Clicar nesse link abre uma versão em janela da página Enviar no aplicativo da Web, mostrando todas as opções padrão do aplicativo. Qualquer configuração feita no painel do suplemento é preenchida na janela Enviar e é totalmente editável.

    Todos os campos e opções estão disponíveis como na página Enviar do aplicativo da Web e todas as alterações na lista de destinatários ou de arquivos serão incluídas no contrato.

    Navegue até a parte inferior da janela e clique em Próximo para inserir a criação ou desmarque a caixa Visualizar e adicionar campos de assinatura e clique em Enviar

     

    Quando o contrato é enviado, o painel do suplemento exibe uma notificação de sucesso.

    Duas opções estão disponíveis no painel após o envio:

    • Exibir contrato - Abre uma exibição em janela do contrato que acabou de ser enviado
    • Menu do Adobe Sign - Essa opção altera o painel para mostrar as opções de recurso do suplemento 
      • Preencher e assinar
      • Enviar para assinatura
      • Status do contrato


    Status do contrato

    A opção Status do contrato exibe os últimos dez contratos (com base na data da última atualização) que ainda estão abertos e aguardando alguma ação. Isso inclui os rascunhos que estão aguardando criação, os contratos que estão aguardando assinatura e os contratos que estão aguardando algum outro destinatário.

    Status

    Cada contrato listado pode ser expandido para mostrar o evento mais recente publicado nele, indicando a etapa que o contrato se encontra no processo de assinatura.

    • Os três eventos mais recentes registrados em relação ao contrato são listados (Criados, Visualizados, Assinados, etc.), sendo que o mais recente é mostrado na parte superior
    • Clicar no link Exibir contrato nas informações do contrato abre uma nova janela que mostra o documento em seu estado atual
    • Os documentos aguardando assinatura exibem o link Assinar contrato que abre uma nova janela contendo o documento pronto para assinar

    Na parte inferior da lista de eventos há um link Rastrear todos os contratos que abre uma instância em janela da página Gerenciar a partir do aplicativo. Todo o histórico da conta está disponível na página Gerenciar.

    Configurações do suplemento

    Na parte inferior do painel do suplemento, à direita da Adobe Document Cloud, há um ícone de engrenagem que abre as configurações do suplemento:

    Atualização - Somente contas de avaliação

    Este link abre uma nova janela para o processo de atualização do Adobe Sign no qual você pode comprar o acesso ao Adobe Sign com uma assinatura mensal.

    Sair - Interromper o vínculo de autenticação

    O vínculo entre suas contas de usuário do Outlook e do Adobe Sign é lembrado pelo suplemento e é por isso que você não precisa autenticá-lo toda vez que o utiliza.

    No entanto, normalmente os usuários enviam contratos de várias contas do Adobe Sign.  Isso exige que o usuário use a função Sair para interromper o vínculo de confiança existente e estabeleça um novo vínculo usando a nova conta de usuário do Adobe Sign.

    Para interromper o vínculo, clique no ícone de engrenagem no canto inferior direito do painel do suplemento. Um menu pop-up é exibido e a opção Sair está na parte superior desse menu.

    Ajuda

    Um link para esse guia e para qualquer conteúdo adicional criado com relação ao suplemento

    Sobre

    Isso exibirá um pequeno pop-up que fornecerá informações sobre o suplemento utilizado.

    Política de privacidade

    Este é um link para a política de privacidade da Adobe

    Instalar no nível do tenant

    Instalar no nível do tenant permite ao administrador exibir o suplemento por padrão, poupando os usuários das etapas de instalação e garantindo que todos tenham acesso sem problemas.

    Observação:

    O processo abaixo ativa o suplemento no nível do tenant para toda a base de usuários. Marque se quiser ter um controle mais granular sobre a implantação.

    A ativação é rápida e fácil; leva apenas 5 minutos:

    1. Faça logon como administrador do tenant e acesse o painel Admin

    2. Acesse o centro de administração do Exchange

    3. Clique no link suplementos

    4. Clique no sinal de adição (+) para adicionar um novo suplemento e selecione a opção Adicionar da Office Store

    • O complemento é instalado como Desativado por padrão

    5. Configurar o complemento

    • Atribuir usuários
      • Todos - Aplica o método de implantação a todos os usuários no Tenant
      • Usuários/grupos específicos - Aplica o método de implantação somente aos usuários ou grupos selecionados
      • Somente eu - Aplica o método de implantação apenas ao usuário (administrador) que está fazendo a configuração
    • Método de implantação
      • Fixo (Padrão) - O complemento é implantado automaticamente para os usuários atribuídos e eles não têm permissão para removê-lo da faixa de opções
      • Disponível - Os usuários podem instalar o complemento clicando no botão Obter mais complementos na faixa de opções inicial do Outlook
      • Opcional - O complemento é implantado automaticamente para os usuários atribuídos, mas eles continuam tendo a opção de removê-lo da faixa de opções
    Tenant

    6. Clique em Salvar depois de selecionar as opções de ativação.

    Logotipo da Adobe

    Fazer logon em sua conta