La fonctionnalité « Motif de la signature » d’Adobe Acrobat Sign est uniquement disponible pour le niveau de service Grands comptes.
La fonctionnalité Motif de la signature permet au signataire de fournir le motif pour lequel il signe un accord. Ce type d’information est obligatoire dans le cadre de certaines procédures (la mise en application de la réglementation 21 CFR Part 11 de la FDA, par exemple). Elle est également disponible pour les comptes de niveau Enterprise qui en souhaitent la mise en œuvre.
Les motifs peuvent être obligatoires ou facultatifs.
Le champ Motif peut être appliqué aux champs de signature électronique ou numérique. Les champs Initiales ne sont pas concernés.
Les motifs peuvent être sélectionnés à partir d’une liste prédéfinie créée par l’administrateur d’Acrobat Sign ou saisis dans un champ de texte libre.
La fonction Motif de la signature est disponible uniquement sur la page des paramètres Bio-Pharma, qui doit être activée par le support technique ou votre responsable clientèle.
Lorsque la fonction Motif de la signature est activée, le signataire est invité à fournir le motif pour lequel il signe immédiatement après avoir saisi, dessiné ou téléchargé son image de signature. La signature s’affiche dans un nouveau panneau avec deux possibilités :
Lorsque les deux options sont activées, la liste déroulante comporte un élément de ligne permettant la saisie d’un motif personnalisé (comme illustré ci-dessus).
Une fois le motif indiqué, le signataire clique sur OK et le processus de remplissage et de signature du formulaire se poursuit normalement.
Les deux options produisent un bloc de signature qui contient la signature ainsi que le motif, affiché à droite :
Et les deux options font apparaître le motif dans le rapport CSV pour l’accord :
Il existe quatre options sélectionnables pour la capture du motif de la signature.
Les deux premières indiquent si la saisie d’un motif est autorisée lors du processus de signature. Les signatures électroniques et numériques sont discrètement activées :
L’autorisation de signer n’oblige en rien le signataire à fournir un motif.
Toutefois, si vous autorisez la saisie du motif de la signature, vous devez définir une liste de motifs ou permettre au signataire de saisir une raison personnalisée.
Les deux autres paramètres permettent un contrôle des motifs donnés :
La liste des motifs prédéfinis se trouve sous les options sélectionnables.
Lorsque les motifs personnalisés sont autorisés, cette liste contenir au moins une entrée.
Pour ajouter un nouveau motif, cliquez sur l’icône plus (+).
Une incrustation affiche la boîte de dialogue Créer, ce qui vous permet de configurer le motif. Un motif se compose de trois éléments :
Une fois le motif est correctement configuré, cliquez sur Enregistrer.
Le motif est immédiatement disponible pour tous les signataires.
Pour modifier ou supprimer un motif de la liste, cliquez une fois sur celui-ci pour le sélectionner.
Les options de modification ou de suppression apparaissent dans le coin supérieur gauche de la section :
La fonctionnalité Motifs de la signature peut être activée au niveau du compte par l’administrateur du compte Acrobat Sign.
Les paramètres au niveau du groupe sont autorisés et remplacent les valeurs au niveau du compte.
Pour parvenir aux options, accédez à : Compte > Paramètres de compte > Paramètres bio-pharma
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