La fonction Motif de la signature permet aux signataires de fournir le motif pour lequel ils signent un accord. Ce type d’information est obligatoire dans le cadre de certaines procédures (la mise en application de la réglementation 21 CFR Part 11 de la FDA, par exemple). Elle est également disponible pour les comptes de niveau Enterprise qui en souhaitent la mise en œuvre.

Les motifs peuvent être obligatoires ou facultatifs.

Le champ Motif peut être appliqué aux champs de signature électronique ou numérique.  Les champs Initiales ne sont pas concernés.

Les motifs peuvent être sélectionnés à partir d’une liste prédéfinie créée par l’administrateur d’Adobe Sign ou saisis dans un champ de texte libre. 

Lorsque la fonction Motif de la signature est activée, le signataire est invité à fournir le motif pour lequel il signe immédiatement après avoir saisi, dessiné ou téléchargé son image de signature. La signature s’affiche dans un nouveau panneau avec deux possibilités :

• Un champ de texte libre dans lequel le signataire peut saisir un motif personnalisé

• Une liste déroulante de motifs acceptables (tels que définis dans Adobe Sign)

Une fois le motif indiqué, le signataire clique sur OK et le processus de remplissage et de signature du formulaire se poursuit normalement.

Les deux options produisent un bloc de signature qui contient la signature ainsi que le motif, affiché à droite :

Et les deux options font apparaître le motif dans le rapport CSV pour l’accord :

Options de configuration

Il existe quatre options sélectionnables pour la capture du motif de la signature.

Les deux premières indiquent si la saisie d’un motif est autorisée lors du processus de signature.  Les signatures électroniques et numériques sont discrètement activées :

• Autoriser les signataires à fournir un motif de signature pour les flux de travail de signature électronique : ajoute un champ pour le motif aux champs de signature électronique.
• Autoriser les signataires à fournir un motif de signature pour les flux de travail de signature numérique dans le cloud : ajoute un champ pour le motif aux champs de signature numérique.

L’autorisation de signer n’oblige en rien le signataire à fournir un motif.

Toutefois, si vous autorisez la saisie du motif de la signature, vous devez définir une liste de motifs ou permettre au signataire de saisir une raison personnalisée.

Les deux autres paramètres permettent un contrôle des motifs donnés :

• Exiger des signataires qu’ils fournissent un motif de signature : lorsque cette option est activée, tous les signataires doivent fournir un motif (signataires internes et externes).
• Autoriser les signataires à fournir un motif de signature personnalisé : permet aux signataires de saisir leur propre motif dans un champ de texte.
  • Si aucune liste prédéfinie de motifs n’est établie, ce paramètre doit être activé lorsque la saisie du motif de la signature est autorisée.

La liste des motifs prédéfinis se trouve sous les options sélectionnables.

Lorsque les motifs personnalisés sont autorisés, cette liste contenir au moins une entrée.

Pour ajouter un nouveau motif, cliquez sur l’icône plus (+). 

Une incrustation affiche la boîte de dialogue Créer, ce qui vous permet de configurer le motif.  Un motif se compose de trois éléments :

• Nom du motif de la signature : c’est le nom sous lequel est enregistré le motif. 
  • Il est fourni pour faciliter le tri des motifs qui peut couvrir plusieurs langues.
• Texte du motif de la signature : c’est le texte qui est inséré dans le rapport de signature et de contrôle. 
  • Le texte du motif est limité à 128 caractères.
  • Le signataire voit le texte intégral dans la fenêtre de sélection.
• Langue : seuls les motifs qui ont une valeur correspondante de langue pour lui sont proposés.  Si vous envoyez des accords avec les paramètres régionaux français, seuls les motifs marqués pour la langue française seront sélectionnables.
  • Si le signataire utilise une langue n’ayant aucun motif prédéfini lui correspondant, la saisie d’un motif personnalisé est acceptée.

Une fois le motif est correctement configuré, cliquez sur Enregistrer.

Le motif est immédiatement disponible pour tous les signataires.

Pour modifier ou supprimer un motif de la liste, cliquez une fois sur celui-ci pour le sélectionner.

Les options de modification ou de suppression apparaissent dans le coin supérieur gauche de la section :

Activation et désactivation

La fonctionnalité Motifs de la signature peut être activée au niveau du compte par l’administrateur du compte Adobe Sign.

Les paramètres au niveau du groupe sont autorisés et remplaceront les valeurs au niveau du compte. 

Pour parvenir aux options, accédez à : Compte > Paramètres de compte > Paramètres bio-pharma

Points à prendre en compte...

• Les motifs de signature sont applicables aux champs de signatures électroniques et numériques.
  • Chaque signataire ne peut avoir qu’un seul champ de signature numérique, mais plusieurs champs de signature électronique.
• Les motifs de signature ne s’appliquent pas lorsque seul un tampon est utilisé comme signature.