Présentation
L’obtention d’une signature physique est parfois nécessaire, en raison d’exigences juridiques ou de conformité, de prises de position politiques ou tout simplement parce que l’une des deux parties préfère les signatures physiques.
Le workflow de signatures « Par écrit » Adobe Acrobat Sign facilite l’obtention de signatures physiques, tout en garantissant un contrôle d’accès adéquat, en conservant la qualité et la clarté du document final et en tirant parti des avantages des processus et audits électroniques.
Envoi d’un accord pour signature par écrit
L’envoi d’un accord pour recueillir une signature par écrit exige uniquement que l’expéditeur sélectionne l’option Par écrit dans la section Type de signature du panneau Options.
Notez que cette option est uniquement visible lorsque les types de signatures Électronique et Par écrit sont activés pour le groupe. Dans le cas contraire, le type de signature activé est utilisé et l’option permettant d’en sélectionner un est masquée.
Les administrateurs du compte ou du groupe peuvent définir la valeur par défaut sur Par écrit si le type de signature dominant est censé être Par écrit. (Voir Options de configuration.)
Les accords envoyés avec un type de signature Par écrit impliquent que tous les destinataires signent par écrit.
Il n’existe aucune option permettant à l’expéditeur de convertir l’accord en flux de signature électronique une fois l’accord envoyé. De même, il n’existe pas d’option permettant au destinataire de convertir sa signature en type de signature Électronique.
Pour les destinataires, le flux de signature Par écrit ressemble au flux de signature électronique jusqu’à l’étape d’impression du document pour signature :
- Le destinataire est informé par un e-mail comportant un lien Ouvrir et imprimer vers le document.
- Lorsque le lien est sélectionné, le destinataire reçoit d’abord un résumé en trois étapes du processus de signature :
- Le destinataire peut remplir tous les champs de formulaire demandés/requis sur l’accord dans l’expérience électronique.
- Une fois prêt, le destinataire clique sur le bouton Suivant en bas de la page pour accéder aux instructions de téléchargement, d’impression et de signature :
- Le destinataire clique sur le bouton Télécharger pour télécharger le document complété (avec tout le contenu saisi électroniquement).
- Le destinataire ouvre et imprime le fichier PDF téléchargé.
- Le destinataire signe physiquement l’accord imprimé.
- L’accord signé doit ensuite être numérisé à nouveau.
- Acrobat Sign prend en charge les fichiers les plus courants (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
- Acrobat Sign n’accepte qu’un seul fichier. S’il existe plusieurs images, elles doivent être regroupées dans un seul fichier.
- Un nouvel e-mail est envoyé au destinataire pour lui demander de télécharger le document signé (objet de l’e-mail : Veuillez télécharger {Nom de l’accord}). Un lien est fourni pour ouvrir l’interface Télécharger pour soumettre.
- Les destinataires peuvent également cliquer sur le lien dans l’e-mail Ouvrir et imprimer d’origine pour ouvrir l’interface Télécharger :
- Cliquez sur le bouton Télécharger pour soumettre pour ouvrir une fenêtre de navigation qui permet au destinataire de sélectionner le fichier d’accord signé sur son système local.
- Une fois le fichier sélectionné, il est chargé vers Acrobat Sign, et le destinataire a terminé.
- Si d’autres destinataires suivent, l’accord passe au suivant. Dans le cas contraire, l’accord est terminé.
Autorisation des destinataires à convertir leur signature électronique en signature par écrit
Les clients qui n’ont pas besoin d’un type de signature Électronique et qui souhaitent surmonter le scepticisme des clients à l’égard du format électronique peuvent permettre aux destinataires de convertir la signature électronique en signature par écrit.
Lorsque cette conversion est activée, les destinataires voient l’option Imprimer, signer et télécharger dans le menu Options de la page de signature électronique.
Dans les accords à plusieurs destinataires, une fois qu’un destinataire convertit son type de signature en signature Par écrit, tous les champs du formulaire de l’accord sont supprimés. Les signataires suivants n’auront pas de champs de formulaire à remplir, à l’exception de leurs champs de signature au bas de la page sous la forme d’un bloc de signature.
Bonnes pratiques et autres considérations
Les comptes pour lesquels l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée sont fortement encouragés à identifier leurs workflows qui nécessitent une signature par écrit et à les isoler dans leur propre groupe. Cela permet d’appliquer plus largement des valeurs par défaut qui limitent le nombre d’options configurables sur la page Envoyer. Le processus d’envoi est ainsi plus rationalisé et cela évite les erreurs de configuration.
Si vous activez les signatures par écrit par le biais d’une option quelconque, vous devriez envisager d’activer l’option Chargement d’un document signé dans le cas où un destinataire vous renverrait le document par e-mail.
Les options de signature par écrit sont disponibles au niveau du compte et du groupe. Lors de la configuration des options de signature par écrit, gardez à l’esprit les points suivants :
- Tous les paramètres de groupe sont initialement hérités des paramètres de compte.
- Les paramètres de groupe spécifiquement configurés remplacent les paramètres hérités au niveau du compte.
- Tous les accords adoptent les propriétés du groupe depuis lequel ils sont envoyés lors de leur création.
Quatre paramètres doivent être pris en compte concernant les options de signature par écrit :
- Autoriser le type de signature Par écrit pour les expéditeurs.
- Définissez le type de signature par défaut sur Par écrit si votre processus l’exige.
- Activer l’option permettant aux destinataires de convertir les signatures électroniques en un type de signature Par écrit.
- Activer les signatures Par écrit lorsque l’option Visibilité limitée de documents est activée.
Autorisation du type de signature Par écrit pour les expéditeurs
Pour permettre aux expéditeurs de configurer des accords avec un type de signature Par écrit :
- Accédez à Paramètres de compte > Paramètres d’envoi.
- Faites défiler l’écran jusqu’à Types de signature autorisés.
- Cochez l’option Autoriser les expéditeurs à envoyer des documents pour signature par écrit.
- Cliquez sur Enregistrer pour valider la modification.
Définition du type de signature Par écrit comme type par défaut pour les nouveaux accords
Si le type de signature par défaut est défini sur Par écrit, tous les nouveaux accords créés dans le groupe sont configurés pour une signature par écrit.
Si l’option Électronique est également activée, l’expéditeur peut modifier le type de signature lors de la configuration de l’accord.
Si un seul type de signature est activé pour le groupe, l’option permettant de sélectionner un type de signature est masquée sur la page Envoyer. Les deux options doivent être activées pour que l’option soit visible et sélectionnable par les expéditeurs.
Autorisation des destinataires à convertir leur signature en signature Par écrit
L’option permettant aux destinataires de convertir leur signature en signature par écrit est un outil utile si vous rencontrez un scepticisme des signataires à l’égard du processus de signature électronique.
- Accédez à Paramètres de compte > Préférences de signature.
- Faites défiler l’écran jusqu’à Paramètres supplémentaires.
- Cochez l’option Autoriser les signataires à imprimer, à apposer des signatures manuscrites et à transférer de nouveau l’accord vers Acrobat Sign plutôt que de le signer électroniquement.
- Enregistrez pour valider la modification.
L’option permettant aux destinataires de convertir leur signature en type de signature Par écrit est indépendante de l’option autorisant les signatures par écrit lors de l’envoi de nouveaux accords.
Activation des signatures Par écrit lorsque l’option Visibilité limitée de documents est activée
Si vous utilisez des workflows de visibilité limitée de documents (LDV) et que vous devez prendre en compte l’option pour les types de signatures par écrit, vous devez explicitement activer les signatures Par écrit dans la portée de la visibilité limitée de documents.
Si vous ne le faites pas, l’option d’envoi d’accords avec un type de signature Par écrit est masquée sur la page Envoyer et ne peut pas être configurée par l’expéditeur.
- Accédez à Paramètres de compte > Paramètres généraux (Paramètres de groupe lorsqu’ils sont configurés au niveau du groupe).
- Accédez à Visibilité limitée de documents.
- Cochez l’option Autoriser l’envoi pour les signatures manuscrites. Les destinataires visualiseront toujours toutes les pages lorsqu’ils devront apposer une signature manuscrite.
- Enregistrez pour valider la modification.
Comme l’affirme le paramètre, tout accord envoyé à l’aide du type de signature Visibilité limitée de documents et du type de signature Par écrit ignore le workflow de visibilité limitée de documents et présente l’intégralité du document au destinataire.
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