关于审批工作流程

Acrobat 用户(仅繁体中文、简体中文、日文和韩文)可以将 PDF 作为电子附件发送给其他人以供审批。当参与人在 Acrobat(所有语言)中打开审批请求时,他们可以通过添加数字身份图章来审批 PDF。然后,他们可以发送 PDF 至其他审批人,或将 PDF 返回给发起人和其他合适的参与人。发起人可以通过选择每次 PDF 被审批时都被通知来追踪进程。当最后一个参与人添加了最后的审批后工作流程结束。如果 PDF 没有审批,审批工作流程必须重新发起。

注意:

如果您使用 Acrobat Pro 发起该工作流程,则可通过启用 PDF 中的注释功能来邀请 Reader 9 或更高版本的用户参与审批。


向导设置审批工作流程(左);图章调板为审批文档提供图章(右)。

发送 PDF 供审批

当您通过电子邮件发送 PDF 以供审批时(仅限繁体中文、简体中文、日文和韩文),审批人会收到电子邮件附件形式的 PDF。当收件人打开 PDF 附件时,他们可以使用“图章”调板中的数字身份图章,然后在文档消息栏中安排相应的选项。

要发送供审批的 PDF 文档,使用 Acrobat 中的向导。向导提供了屏幕说明来帮助您邀请审批人,自定义说明和发送 PDF。

Pro 中,该向导会启用 PDF 中的注释功能,以便 Acrobat Reader 用户可以参与审批工作流程。

在您启动审批工作流程之前,确保您的电子邮件应用程序已配置使用 Acrobat。

  1. 要启动审批工作流程,请选择“共享”>“通过电子邮件发送以供审批”。
  2. 如果提示,在“身份证设置”对话框中输入电子邮件地址。
  3. 指定 PDF,然后单击“下一步”。
  4. 请在“收件人”框中为第一个审批人输入电子邮件地址。
  5. (Acrobat Pro) 如果您要允许 Reader 用户参与或要收到每个参与人的审批状态的通知,请指定这些选项。
  6. (Acrobat Standard) 如果您要收到每个参与人的审批状态的通知,请指定这些选项。
  7. (可选)请为电子邮件信息顶部的第一个参与人键入附加的说明。

    仅默认的文本信息和说明被转送到后面的审批人。

    注意:

    邀请电子邮件包含帮助参与人完成审批过程的说明。避免更改或删除本文本。

  8. 请单击“发送邀请”。

参与审批工作流程

如果您被邀请参与审批工作流程,则会收到一封电子邮件,其中包含审批附加的 PDF 所需的详细说明。打开该 PDF 时,会打开“图章”调板,并在 PDF 顶部出现文档消息栏。如果您的 Acrobat 版本低于 7.0,系统会提示您下载最新版本的 Reader。

您可以选择在“图章”调板中的任何数字身份图章来审批文档。数字身份图章包含您提供的身份信息,如姓名、职务、单位和电子邮件地址等。可以使用身份图章来取代签名。应用图章时,它会成为文档页面内容的一部分。您可以在审批过程中删除自己的图章;但是,一旦审批过程完成,您的图章会被锁定。您不能移动或删除其他审阅人的图章。

您也可以拒绝不符合您的标准的文档。

除了添加数字图章至 PDF,您还可以添加其它类型的注释,包括附注注释、文本编辑、自定义图章和文件附件。

审批 PDF

  1. 请从审批邀请电子邮件中打开 PDF 附件。

    注意:

    如果您没有添加身份证信息到图章,您会被提示这样做。

  2. 从“图章”调板选择图章。(要查看所有图章,滚动或拖动一个角来调整窗口大小。)
  3. 单击文档来应用您的审批图章。

    注意:

    要删除您已应用的数字身份证图章,选择它并按 Delete 键。如果您在审批过程中选择“打印”、“保存副本”或“发送电子邮件”,您无法删除您的图章。

  4. 执行以下任一操作:
    • 要发送文档至下一个审批人,请单击文档消息栏中的“审批”按钮。请在“发送至下一审批人”对话框,在“收件人”框中键入下一个审批人的电子邮件地址,添加其他合适的收件人的地址,然后单击“发送”。

    • 要完成审批过程,请单击文档消息栏中的“终审”按钮。在“完成终审”对话框中指定是否从“终审方法”菜单中发送审批通知。如果您发送通知,在“收件人”框中键入电子邮件地址,添加其他合适的收件人的地址,并单击“发送”。如果您不发送通知,请单击“完成”。

      如果“通过电子邮件通知发起人审批状态”选项被选定,会显示单独的电子邮件通知,发送给发起人。单击“发送”发送本通知。

  5. 保存 PDF 文档。

    注意:

    如果您使用工具栏中的“电子邮件”按钮 来发送 PDF,则该 PDF 不再是工作流程的一部分,并且审批选项对于该电子邮件信息的接收人不可用。

拒绝 PDF

如果在审批请求中您收到的 PDF 不满足审批的要求,使用文档信息栏中的选项来拒绝本文档并将其送回给发起人。如果 PDF 被拒绝,审批工作流程必须重新开始。

  1. 请从审批邀请电子邮件中打开 PDF 附件。
  2. 单击文档消息栏中的“拒绝”按钮。
  3. 在“拒绝并发送通知”对话框中,在“收件人”框中键入发起人的电子邮件地址。如果选中了“通过电子邮件通知发起人审批的状态”选项,则会向审批发起人发送一封单独的电子邮件。单击“发送”。
  4. 单击显示的电子邮件中的“发送”。

为数字图章添加或更改身份信息

  1. 从“批注”面板的“图章”菜单中,选择“显示图章调板”。
  2. 在“图章”调板中,选择“数字身份证图章”,右键单击您的图章,并选择“编辑身份证”。
  3. 在“身份证设置”对话框中,键入或编辑您的姓名、头衔、公司名称、部门和电子邮件地址,然后单击“完成”。

注意:

您也可以通过“首选项”对话框更改您的身份信息。在“种类”下,选择“身份信息”。

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