创建和管理小型和大型研讨会,解决存在冲突的研讨会,准备研讨会会议室,并对已举行的研讨会生成报告。

关于研讨会

使用 Adobe Connect Seminars 创建一种特殊类型的会议。Seminars 可在某天的开始和结束时间之间的时间段内将与会者带到会议室。研讨会仅在该时间存在。 (相反,召开研讨会的会议室会在研讨会召开前后以及召开期间一直存在。)

研讨会与会议的不同之处在于,会议的参加人数通常较少量且可以重复召开,而研讨会的参加人数可以多达 1500 人,且通常是一次性或不常举行的活动,听众参与程度也较低。即便研讨会是公开的,研讨会会议室中也必须至少有一个演示者或主持人,其他人才能进入该研讨会会议室。 默认的研讨会会议室的外观与默认的会议室不同。 另外,只能在研讨会会议室中创建研讨会,而会议则可以在共享文件夹或用户文件夹中创建。

Adobe 建议

Adobe 建议
Adobe Connect 用于网络研讨会
Adobe Systems Inc.

注意:

Adobe Connect 管理员可以更改窗格设置、共享设置和其他设置以符合管理标准。 这些设置影响研讨会会议室的布局和您在研讨会会议室中可以执行的操作。 有关详细信息,请参阅使用规范和控制设置

大型和小型研讨会

超过 600 个参加者的研讨会将被视为大型研讨会。 少于 600 个参加者的研讨会将被视为小型研讨会。在一个给定的时间区间内,只可以计划一次大型研讨会。 不过,可以使用一个常规研讨会计划多个活动。

您购买的许可证适用于作为常规会议召开的小型研讨会,或者适用于作为大型会议召开的大型研讨会。研讨会会话创建时的大小取决于许可证,而非基于与会者数量。 

研讨会会议室和研讨会会话

在 Adobe Connect,研讨会许可证可在选项卡“研讨会”>“共享研讨会”中取得。 您购买的每一个许可证,都会在“共享研讨会”选项卡中显示为一个文件夹。 要预定研讨会,您可以基于研讨会会议室创建一个共享研讨会实例。 这类不同的共享研讨会实例称为“研讨会会话”。 每个会话都是一个有参加者出席的独立网络研讨会。

如果使用指定的网络研讨会许可证,系统会显示“用户研讨会”和“我的研讨会”选项卡,用于管理您的网络研讨会。

您召开的各种网络研讨会都是可用共享研讨会的单个实例。 这些实例称为“研讨会会话”,可在选项卡“研讨会”>“研讨会会话”中获取。

研讨会前期任务

在研讨会前期进行精心策划可确保研讨会顺利开展,也便于开展后续活动。

确定研讨会的期望参加者人数

如果单位购买了 Seminars,便会获得一定数量的研讨会许可证。 研讨会与会者人数不能超过许可证所允许的并发用户数。 Seminars 管理员可提供有关单位购买的许可证数量以及可同时召开的研讨会数量的信息。 如果您认为需要更多许可证,请尽早告知管理员。 研讨会日历会列出您拥有的所有研讨会许可证日程。 可以查看时间段来确定该时段是否有研讨会许可证。

对于包含适用于大型会议的研讨会许可证的帐户,针对期望的参加者人数进行以下选择:

  • 如果与会者不超过 600 名,则为常规会话

  • 如果与会者超过 600 名,则为大型会话

 

访问研讨会库

研讨会文件和文件夹存储在研讨会库中。具有相应权限的用户可以管理这些文件和文件夹。可通过“研讨会”选项卡进入研讨会库。

注意:

您预定参加的研讨会将显示在 Adobe Connect Central 应用程序“主页”选项卡上的“我的会议”下,而不是显示在“研讨会”选项卡上。

设置权限

出席权限定义了与会者在研讨会中的角色,如参加者、演示者和主持人。 可以在创建研讨会时指定这些权限。 在研讨会召开期间和研讨会结束后,研讨会管理员可以编辑参加者列表,从而修改这些权限。

研讨会库权限确定哪些用户可以管理库文件夹。 在六个内置用户组中,只有管理员具有“共享的研讨会”文件夹的“管理”权限。 默认情况下,系统为作者、培训管理者、会议主持人、研讨会管理员、网络研讨会管理员和活动管理者指定“已拒绝”权限。 管理员可以改写这些默认权限,允许对“共享的研讨会”文件夹具有其他访问权限。 (与内容库不同,该文件夹没有“发布”和“查看”权限类型。) 若要管理研讨会库中除“共享的研讨会”以外的其他文件夹,必须具有该文件夹的“管理”权限。

注册和批准与会者

研讨会管理员可能要求客人注册,具体取决于特定研讨会的类型和目的。 如果需要注册,则主持人的 Adobet Connect Central 应用程序中必须包含 Adobe Connect Events;只能通过“活动管理”选项卡注册会议、培训、演示文稿或研讨会。 如果主持人可使用该选项卡,则必须首先通过“研讨会”选项卡,使用研讨会向导来创建研讨会。 然后,创建一个活动,并选择所创建的研讨会作为活动。

创建研讨会

获得适当权限后,使用研讨会向导创建研讨会。

启动研讨会向导

在要放置研讨会的研讨会库中创建共享研讨会,也可以浏览到现有的共享研讨会(必须具有访问该文件夹的权限)。 确定位置后,单击“新建研讨会会话”按钮以打开向导。

输入研讨会信息

在研讨会向导的第一个页面上,输入研讨会的详细背景信息,如名称和摘要,然后选择要使用的模板。 (只有研讨会名称和语言才是必需信息;所有其他字段都是可选的。) 可以在创建研讨会之后编辑这些信息。 您可以使用单个研讨会会议室预定各种课程,从而重复使用用研讨会 URL。

预定研讨会会话

共享研讨会是所有将来会话的占位符。 创建新研讨会会议室后,将研讨会的各种实例预定为研讨会会话。 只要基本研讨会会议室没有更改,您的研讨会 URL 就保持不变。 但是,研讨会的预定和持续时间会随每个会话而更改。 您的研讨会许可证决定参加人员的最大数量。

注意:

预定研讨会会话以外的所有参加者必须退出会话。仅允许十个参加者进入研讨会会议室,顺序为:会话创建者、以字母顺序排列的主持人、以字母顺序排列的演示者。

选择研讨会参加者

如果研讨会只向被邀请的客人开放,则下一步是选择研讨会参加者。 对于只向注册客人和已接受的用户开放的研讨会,可以选择用户和用户组作为研讨会的参加者或演示者。 这些用户可以直接登录研讨会。 没有收到邀请但拥有研讨会会议室 URL 的用户可以尝试以客人身份登录。 在这种情况下,作为主持人,您可以单独为每个客人授予权限。

发送邀请

最后一步是向参加者发送电子邮件邀请,其中包含研讨会的日期、时间、持续时间和地点。 可以在创建研讨会时发送邀请,也可以在以后创建和发送邀请。

预定研讨会

您可以使用研讨会会议室作为基础来预定研讨会会话。 来自研讨会会议室的研讨会 URL 将保持不变,而持续时间和预定会随每个研讨会会话而发生更改。

  1. 在 Adobe Connect 中,单击“研讨会”>“共享研讨会”。
  2. 在共享研讨会列表中,单击想用其创建研讨会会议室的研讨会。

  3. 单击“研讨会”>“研讨会会话”,然后执行以下操作之一:
    • 单击“新建研讨会会话”来创建会话。 提供研讨会会话的各种详细信息,例如名称、开始时间、持续时间和摘要。 从弹出菜单中选择适当的研讨会会议室。

    • 选择现有研讨会会话,然后单击“复制研讨会会话”。 指定所需的详细信息。 要搜索现有的研讨会会话,可以使用日期过滤器缩小显示的结果范围。

      注意:此处,共享研讨会许可证的研讨会会议室会显示共享前缀。如果您有指定的网络研讨会管理者许可证,则与该许可证关联的研讨会会议室也会一并显示。

    注意:

    可以提前预定多个研讨会会话。

  4. 单击“创建”创建使用研讨会会议室的特定会话。

您的特定研讨会会话在每个会话启动前提前创建。 相应研讨会会议室的基本 URL 用作会话的 URL。 打开“研讨会会话”选项卡中完成的会话时,将显示每个会话的录制内容和报告。

您可以通过单击右上角通知弹出窗口中的“新建即时会话”来从研讨会会议室中创建点对点研讨会会话。

解决研讨会日程安排上的冲突

在创建研讨会时,如果其日程安排与现有的研讨会重叠,则 Adobe Connect 将不允许您创建该研讨会。要避免此冲突,建议检查研讨会日历并解决冲突。 检查研讨会日历的步骤:

  1. 转到“研讨会”>“研讨会日历”。 所有的研讨会许可证均在左侧提要栏中具有唯一条目。

  2. 选择一个特定日期。 视图将刷新,以在日历视图中显示选定日期的研讨会实例。

  3. 单击特定会话。“活动详细信息”弹出对话框显示会话的详细信息。

 

或者,也可以查看在更长一段时期内安排预定的所有研讨会会话列表,步骤如下:

  1. 转到“研讨会”>“研讨会会话”。

  2. 调整开始和结束日期。 您使用自己的所有许可证在所有共享研讨会中预定的所有研讨会会话均已列出。

  3. 检查所有实例的开始时间和持续时间,以找到冲突。

 

在预定时间以外延长研讨会

研讨会会话如果在预定时间以外继续进行,则会自动延长两次,每次延长 30 分钟。 仅当不与其他预先预定的研讨会会话重叠时,研讨会时间才可以延长。 如果预先预定的会话与当前正在进行的研讨会的延长时间相冲突,则当前研讨会将在 10 分钟后结束。 主持人会收到一条会内通知,表明当前会话无法继续延长并将在 10 分钟后结束。

研讨会如果在预定时间段以外继续进行,则会自动延长两次,每次延长 30 分钟。 两次延长之后,主持人会收到会内通知,可以再手动延长,每次延长 30 分钟。 如果正在进行的研讨会会话与预先预定的研讨会会话没有冲突,则可延长正在进行的会话。 每次延长时研讨会管理员都会收到通知。

待机模式和预定点对点研讨会会话

当您在预定研讨会会话之外打开一个研讨会会议室时,该会议室会以待机模式打开。 待机模式可让主持人准备研讨会会议室、测试会议室以及进一步熟悉 Adobe Connect 研讨会环境。 仅允许十个参加者进入研讨会会议室,顺序为:会话创建者、以字母顺序排列的主持人、以字母顺序排列的演示者。

研讨会管理员会看到一个弹出窗口通知,显示由于配额限制而被拒绝加入当前打开的研讨会会话的用户数量。在研讨会会议室所有者创建即时会话后,参加者可以重新打开研讨会会话加入到会议中。

通知程序会显示拒绝与会的人数。
通知程序会显示拒绝与会的人数。

要创建点对点研讨会会话,请遵循以下步骤。

  1. 在任何预定会话之外打开一个研讨会会议室。 该会议室会以待机模式打开。
  2. 单击研讨会会议室右上角的 以打开通知程序。
  3. 单击“新建即时会话”。

注意:

仅当不与其他预定的会话重叠时,才会创建点对点研讨会会话。

注意:

只有研讨会会议室的所有者可以创建即时会话。例如,如果使用了指定的网络研讨会许可证的研讨会教室,则只有同时是该会议室所有者的网络研讨会管理者才有权启动即时会话。

发送研讨会邀请

您可以在创建研讨会会话时发送电子邮件邀请。 在研讨会开始后,您可以通过从“研讨会会话信息”选项卡或从会议室中发送电子邮件来联系被邀请者。 有关后者的详细信息,请参阅邀请与会者并授予或拒绝访问权限中的“从会议中联系被邀请者”。 对于前者,请遵循下列步骤:

  1. 在“研讨会会话信息”页面上,选择“邀请”。
  2. 修改“主题”和“邮件正文”字段。 这些字段预先填充了有关加入的信息。
  3. 单击“发送电子邮件”以启动本地电子邮件客户端并发送电子邮件。

注意:

系统可以生成每个注册用户的出席报告。 已接受的客人包含在与会者总人数中,但没有单独的出席报告。

查看研讨会信息

必须具有以下类型的权限,才能查看或修改现有研讨会:

文件管理权限

您必须对研讨会文件夹或文件拥有“管理”权限,这是因为,对已创建的研讨会进行更改,实际上就是更改研讨会库中的文件或文件夹。

出席权限

您必须是研讨会主持人,这是因为,进行修改的同时会更改研讨会本身的参数。

查看研讨会配置文件

  1. 单击 Adobe Connect Central 主页顶部的“研讨会”选项卡。
  2. 导览至包含研讨会的文件夹,然后选择研讨会名称。

查看研讨会参加者列表

如果您具有研讨会的“管理”权限,则可以查看每个研讨会会议室中的所有被邀请参加者的列表。

注意:

如果将该研讨会作为活动,则通过“活动管理”选项卡查看该信息。 有关信息,请参阅 Adobe Connect Events

  1. 单击 Adobe Connect Central 主页顶部的“研讨会”选项卡。
  2. 导览至特定许可证下的研讨会,并单击其名称。
  3. 单击“编辑参加者”链接。

查看已上载的研讨会内容列表

如果您具有研讨会文件夹的“管理”权限,则可以查看从该文件夹的研讨会会议室上载到服务器的所有内容列表。

  1. 单击 Adobe Connect Central 主页顶部的“研讨会”选项卡。
  2. 导览至特定许可证下的研讨会,并单击其名称。
  3. 单击“已上载内容”链接。 随后将显示已上载内容的列表。
  4. 若要查看某一项的信息,请单击其名称。
  5. 若要更改已上载内容的标题或摘要,请单击“编辑”,在“编辑”页面进行更改,然后单击“保存”。
  6. 要返回到已上载内容的列表,请单击“返回到已上载内容”。

查看研讨会录像列表

您可以查看录制的研讨会列表。

  1. 单击 Adobe Connect Central 主页顶部的“研讨会”选项卡。
  2. 导览至特定许可证下的研讨会,并单击其名称。
  3. 单击“录制内容”链接。
  4. 若要查看某一项的信息,请单击其名称。
  5. 若要更改特定录像的标题或摘要,请单击“编辑”,在“编辑”页面进行更改,然后单击“保存”。

查看特定研讨会会话的录制内容

您可以使用研讨会会议室作为基础来创建特定的研讨会会话。 按如上所述,所有研讨会会议室的录制内容均可用。 也可以单独获取特定研讨会会话的录制内容。

  1. 单击 Adobe Connect Central 主页顶部的“研讨会”选项卡。
  2. 导览至特定许可证下的研讨会,并单击其名称。 您可以根据日期范围过滤会话。
  3. 单击“录制内容”链接并获取会话录制内容。

查看研讨会文件夹许可证信息

可以查看您的单位购买的研讨会许可证数量的相关信息。在确定邀请参加研讨会的人数时,这些信息很有用。

  1. 单击 Adobe Connect Central 主页顶部的“研讨会”选项卡。
  2. 导览至列表中的研讨会会议室,并单击其名称。

  3. 单击“许可证信息”。

    注意:

    如果在研讨会许可证文件夹下创建了一个研讨会,而其开始日期在将来的某一天,则在研讨会开始前,任何人都无法进入该研讨会会议室。

编辑研讨会

如果您是管理员或具有研讨会文件夹的“管理”权限,则可以添加和删除参加者,以及更改参加者权限角色(主持人、演示者或参加者)。 管理员可以访问研讨会会议室和访问相关内容或录制和报表,以及移动或删除所有内容或删除研讨会会议室。  

注意:

删除研讨会会议室也会删除相关的活动。

但是,管理员无法在用户文件夹内预定会议或创建研讨会会议室。此行为类似于帐户管理员能访问用户会议文件夹和访问会议和内容,但无法创建会议。

移动研讨会

您可以在不同研讨会许可证之间移动研讨会。虽然可以一次移动多个研讨会会议室,则您无法移动:

  • 文件夹
  • 存在正在进行研讨会的研讨会会议室
  • 存在预定 45 分钟内开始的大型研讨会会话的研讨会会议室(大型研讨会会话缓冲区)
  • 将存在预定 45 分钟内开始的大型研讨会会话的研讨会会议室(大型研讨会会话缓冲区)移入大型研讨会许可证。

如果在会议室现有会话和要移动的许可证之间存在冲突,Adobe Connect 会发出警告并提供冲突会话列表。移动此类研讨将会删除源研讨会许可证中有冲突的会话。 

编辑研讨会信息

  1. 单击 Adobe Connect Central 主页顶部的“研讨会”选项卡。
  2. 导览至包含研讨会的文件夹,然后选择研讨会名称。
  3. 单击“编辑信息”链接。
  4. 根据需要编辑选项。 有关详细信息,请参阅编辑会议信息
  5. 单击“保存”。

添加或者删除研讨会参加者

可以随时添加或删除研讨会参加者。

  1. 单击 Adobe Connect Central 主页顶部的“研讨会”选项卡。
  2. 导览至包含研讨会的文件夹,然后选择研讨会名称。
  3. 单击“编辑参加者”链接。
  4. 要添加参加者,请在“可用的用户和用户组”列表中执行下列操作之一。 要删除参加者,请在“当前参加者”列表中执行下列操作之一:
    • 要选择多个用户或用户组,请按住 Ctrl 或 Shift 键单击。

    • 要展开用户组以便选择单个成员,请双击该用户组名称。

    • 要在列表中搜索某个名称,请单击窗口底部的“搜索”并输入该名称,使其显示在列表中,然后选择它。

  5. 根据需要,单击“添加”或“删除”。 (如果展开了某个用户组以选择单个成员,可以双击列表中的“向上一级”,以恢复到原始列表。)
  6. (可选)如果添加了参加者,请设置权限。 通过“当前参加者”列表底部的“设置用户角色”菜单,为所添加的每个用户或用户组指定权限类型(参加者、主持人或演示者)。

更改研讨会参加者的角色

可以为研讨会参加者指定以下角色:演示者、参加者或主持人。

  1. 单击 Adobe Connect Central 主页顶部的“研讨会”选项卡。
  2. 导览至包含研讨会的文件夹,然后选择研讨会名称。
  3. 单击“编辑参加者”。
  4. 在“当前参加者”列表中,执行下列操作之一:
    • 要选择多个用户或用户组,请按住 Ctrl 或 Shift 键单击。

    • 要在列表中搜索某个名称,请单击窗口底部的“搜索”按钮并输入该名称,使其显示在列表中,然后选择它。

  5. 通过“当前参加者”列表底部的“设置用户角色”菜单,为每个名称选择新的用户角色(演示者、参加者、主持人或已拒绝)。
  6. 单击导航栏中的链接以执行其他任务,或单击“研讨会信息”查看研讨会的详细信息。

查看有关研讨会的数据

研讨会控制板以图表形式显示了研讨会的统计数据。在研讨会窗口顶部,单击选项卡栏下面的“研讨会控制板”链接。

这些数据以三个条形图的形式反映了您创建的所有研讨会的相关信息;单击其中任何一个条形图可查看此研讨会的摘要报告。

最近 30 天内最活跃的研讨会

根据会话的数量确定。

最近 30 天内参加者最多的研讨会

根据参加者的数量确定。

最近 30 天内查看次数最多的录制内容

根据查看次数(即查看每个已归档研讨会的次数)确定。

单击任一条形图中的任一研讨会可以查看该研讨会的更多详细信息。

研讨会报告

使用 Adobe Connect Central 的“报告”功能,您可以创建从不同角度总结研讨会信息的报告。可以通过“研讨会信息”页面的“报告”链接创建报告。

可通过访问会议室然后单击“报告”来获取研讨会会议室的报告。 会议室报告包括有关会话和被邀请者的汇总用户数据。 研讨会会议室的报告可作为整体摘要提供,也可按与会者、会话和问题进行分类。

您可以使用研讨会会议室作为基础来创建特定的研讨会会话。 也可以单独获取特定会话的报告。 访问研讨会的“研讨会会话”选项卡中的会话,然后单击“报告”。它将显示有关与会者和投票相关问题的报告。

从 Adobe Connect Central 参加研讨会

如果您已预定参加某个研讨会,则该研讨会的名称将显示在 Adobe Connect Central 窗口中“主页”选项卡的“我的会议”列表中。此外,如果您安装了 Outlook,并已接受某个研讨会的邀请,则该研讨会将显示在 Outlook 日历中。(您创建的研讨会在“研讨会”选项卡中列出。)

您可以检查研讨会显示的日期和时间,以确定您要参加的研讨会是否正在进行。 如果日期是过去的日期,则该研讨会将显示在过期的会议下方的会议列表中,但是您仍然可以进入会议室查看其内容。

  1. 单击“我的会议”。
  2. 单击要参加的研讨会旁边的“打开”。

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