概述

适用于 Microsoft SharePoint 的 Adobe Sign 集成提供了一个集创建、发送、跟踪和管理电子签名于一体的解决方案。

本文档针对 SharePoint 的 Microsoft Online 实例(在本指南中通常称为“SharePoint”)编写,用于从最终用户的角度指导如何使用该外接程序。可在此处获取安装指南。

此解决方案是作为 SharePoint 的一个外接应用程序开发的,它提供了以下功能:

  • 从任何 SharePoint 文档库或列表发送协议以请求签名
  • 将文档从文档库或自定义 SharePoint 列表发送给单个收件人或收件人组
  • 在发送文档以请求签名后,通过合并映射将数据从 SharePoint 列表和文档库映射到文档
  • 在文档已签名并且其状态已通过“协议状态”页面自动或手动刷新后,通过数据映射将数据从签名协议的表单字段映射到 SharePoint 列表和文档库的文本列
  • 在 SharePoint 内对所有签名协议进行存档
  • 将 Adobe Sign“管理”页面添加为 SharePoint Web 部件,以供 SharePoint 用户用来跟踪和更新协议


支持的浏览器

Chrome、Firefox 和 Safari 浏览器均受支持


Internet Explorer 11 及更高版本(包括 Edge)

要使 SharePoint 外接程序正常工作,需要在 Internet Explorer/Edge 中对受信任站点进行一些配置支持 Internet Explorer 10 及更低版本。

此外,IE 11/Edge 用户需要显式编辑其受信任的站点,以包含以下 URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

要编辑受信任的站点,请执行以下操作:

1. 打开 IE 11

► Edge 用户按 Windows + S

2. 单击工具(齿轮)图标,然后从下拉菜单中选择 Internet 选项

► Edge 用户键入 Internet 选项,然后按 Enter

IE11 Options

3. 将会打开“Internet 选项”菜单。选择安全选项卡

4. 单击受信任的站点图标

5. 单击站点按钮

6. 输入以上某个 URL,然后单击添加

7. 对于以上每个 URL,重复执行添加操作

8. 完成后,关闭“Internet 选项”菜单

Trusted Sites


访问 Adobe Sign 功能

Adobe Sign 是由 SharePoint 管理员安装的外接应用程序。作为用户,您可以在 SharePoint 网站顶部看到 Adobe Sign 选项卡。

单击 Adobe Sign 选项卡会显示功能区以及所有可用的 Adobe Sign 功能。

单击文档或列表 Web 部件或者选择文档后,才可访问功能区图标。单击 Web 部件后,功能区图标会变为活动状态。

ribbon

注意:

在现代用户界面中,功能区被菜单栏所取代。所有功能均可通过菜单栏使用:

MEnu

功能区/菜单包含五个图标:

  • 发送以请求签名
  • 协议状态
  • 库模板
  • 管理协议
  • 设置

其中,前四个图标用于执行创建和发送协议时经常用到的操作。

最后一个图标“设置”可用于定义您的个人协议模板。定义后,您可能不会返回该页面,除非您要调整模板。接下来,让我们开始操作吧!


定义个人设置

通过个人设置,您可以为使用 Adobe Sign 应用程序从 SharePoint 发送的所有协议定义默认协议名称和消息。

personal_settings

协议名称字段(最多 255 个字符)允许您输入任何标识协议的字符串。此字符串将填充收件人电子邮件的主题行(下面以黄色高亮显示的部分),还作为“管理”页面上的名称值。提供唯一且有意义的协议名称可帮助收件人更容易地识别您的电子邮件,同时,也可提高您搜索所需协议的能力

协议消息是一个纯文本字段,您可以在其中输入任何必要的说明或注释(下面以绿色高亮显示的部分)。该消息将显示在发送给所有收件人的请签署电子邮件中,不应像使用可为每个收件人附加的个人注释那样来使用。

email pair-rebranded


自定义列表文档模板

在默认协议名称和消息字段的正下方有两个设置,这两个设置用于管理在从列表发送协议时如何附加文档。

默认行为将允许发件人从 SharePoint 中选择文档。

用户可以使用以下两个选项来更改默认体验:

对于自定义列表,使用 SharePoint 外部的文档模板 - 启用后,发件人将绕过从 SharePoint 内部附加文档的选项。他们而是会看到在 Adobe Sign 系统中配置的文件附加选项。这可能包括以下一个或多个选项:

o 从本地系统附加

o 从 Adobe Sign 模板库附加

Attach Files in AS

对于自定义列表,始终使用指定的文档模板 - 启用后,SharePoint 会记住您附加的文件,并自动将该文件附加到您从列表创建的下一个协议中,而绕过文件选择步骤。如果您要多次使用相同的文档,此选项非常有用。


发送协议

启动协议

发送协议和获取签名是 Adobe Sign 的全部用途所在,在 SharePoint 环境中存在四种开始该过程的方法:

  • 从功能区或菜单发送
  • 通过右键单击发送
  • 通过功能区或菜单从列表发送
  • 通过右键单击从列表发送

使用这四个选项均可打开配置页面,允许您定义收件人,如果需要多个签名,还可定义签名顺序。

注意:

从 SharePoint 中发送的文档不能超过 5MB。 

如果需要发送超过 5MB 的文档,您可以将其上传到您的 Adobe Sign 库(不在 SharePoint 集成中)并从那里附加文件。

从功能区/菜单发送

如果您需要附加多个 SharePoint 文档,则可以使用从功能区发送的方法:

1. 单击文档名称左侧的勾号,以选择要发送的文档

2. 单击页面顶部功能区中的选项卡

3. 单击发送以请求签名图标

○ 所有选定的文档会自动附加

New List - MEnu
现代界面

SEnd from Ribbon
经典界面

通过右键单击发送

通过右键单击发送允许您快速发送文档列表中的任何文档,不过只能向协议中附加这一个文件:

1. 右键单击您要发送以请求签名的文档

2. 从弹出菜单中选择高级

3. 从子菜单中选择发送以请求签名

New Library - Right Click
现代界面

 

经典菜单结构略有不同:

1. 右键单击所需的列表记录

2. 从菜单中选择高级,然后从子菜单中选择发送以请求签名

Send via rightClick
经典界面

从列表发送

可以使用功能区或右键单击上下文菜单来从列表发送


通过功能区或菜单从列表发送

1. 单击所需的列表记录

2. 在功能区或菜单中单击 Adobe Sign

3. 从下拉菜单中选择发送以请求签名

Send From list using Ribbon
现代界面

Classic List - Ribbon
经典界面

通过右键单击上下文菜单从列表发送

1. 右键单击所需的列表记录

2. 从菜单中选择发送以请求签名

List select
现代界面

 

经典菜单结构略有不同:

1. 右键单击所需的列表记录

2. 从菜单中选择高级,然后从子菜单中选择发送以请求签名

Classic List - Right Click
经典界面

 

页面将刷新到文件选择视图:

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. 选择一个文件

4. 单击附加

 

如果您启用了对于自定义列表,使用 SharePoint 外部的文档模板,您将绕过 SharePoint 文件附加窗口,直接转到“协议”页面以进行配置。在这种情况下,您将需要使用文件部分添加要签名的文档。

 

请牢记以下两个重要功能:

► 如果您启用了对于自定义列表,始终使用指定的文档模板,系统会自动附加用于此列表的最后一个文件。

o 如果您需要附加其他文件,则必须禁用对于自定义列表,始终使用指定的文档模板

► 返回的签名副本(以及可能的审核记录)PDF 将作为附件附加到列表项,而不是发送到新文件夹。

o 如果 SharePoint 管理员定义了文档存储文件夹,则会将 PDF 发送到该文件夹。


配置协议

打开新协议后,您会看到配置页面,该页面可在四个特定于任务的部分中进行查看:

A. 收件人 - 与协议进行交互的人员

B. 消息 - 协议的名称和全局消息

C. 选项 - 与协议相关的可选功能

D. 文件 - 需要签署/批准的实际文档/文件

o 请注意,用于启动发送过程的文档将会自动附加到协议中。

send page


“收件人”部分

创建的每个收件人均包含五个要素:

Recipients

A. 签名索引 - 当选择序列工作流程时,该编号指示收件人在签名周期中的相对位置。

B. 角色 - 定义收件人可以如何与文档进行交互。角色由帐户管理员启用,因此可能不会向您列出所有选项:

○ 签名者(默认)- 预计应用至少一个签名的收件人

○ 审批人 - 审阅并批准文档,但无需依法签名的收件人

○ 接受人 - 接受人的作用从原则上讲与审批人相同,两者的主要区别在于审核报告会分别将其标识为“接受协议”与“批准文档”。

○ 经过认证的收件人 - 可以不向经过认证的收件人分配表单字段。在“签名”过程中,他们需要委派、拒绝或确认协议。

○ 表单填写人 - 专为以下客户设计:需要在签名过程中填写表单内容,但是并未设立相应的制度来程序化构建自定义文档,或将字段内容从数据库推送至表单。

○ 委派人 - 委派人角色专为以下工作流程设计:要求一位人员对下一位应该签署或批准文档的合适人员作出最终判断。其他每个角色都有一个“委派人”版本。

C. 电子邮件地址 - 谁是收件人?这应该是个人电子邮件地址

○ 添加我 - 发件人可以将自己插入签名周期中,方法是单击“收件人”部分右上角的“添加我”链接

○ 添加收件人组 - 有时,签名周期中的收件人可以是几位人员之一。例如,如果您需要法律团队的某位人员签名,但签名者可以是五位人员之一。收件人组允许发件人列出所有可能的五位签名者,但仅需要其中一位应用签名。(请参见上图中的收件人 3)

D. 验证过程 - 应如何审查收件人?

○ 电子邮件(默认)- 基于对电子邮箱的访问进行身份验证

○ 密码 - 发件人生成的字母/数字密码应通过带外方式传输给收件人

○ 社交 - 进行第三方社交网络(如 Facebook 或 LinkedIn)身份验证

○ KBA(仅限美国)- 基于知识的身份验证要求收件人输入其社会保险号,然后根据公共数据库生成几个重要的问题

○ 电话 - 要求发件人提供收件人的电话号码,以便在需要他们签名时发送短信代码

E. 私人消息(可选)- 发件人可以向每个收件人提供单独的说明,在收件人查看协议时会显示这些说明。此选项必须由 Adobe Sign 用户界面中的帐户管理员启用。

 

收件人列表正下方的显示抄送链接会显示一个字段,您可以在此字段中抄送 (CC) 任何您希望其查看协议的电子邮件地址,而无需他们进行交互式访问。

注意:

要更改收件人的顺序,您可以单击收件人并将其拖动到正确的堆叠顺序,同时适当调整索引号。

收件人列表的正上方是一个切换开关,要求您选择基本的签名顺序工作流程:

○ 如果启用按顺序完成(如上所示),将会对收件人建立索引,并遵循从一个签名步骤到下一个签名步骤的序列签名过程

○ 如果启用按任意顺序完成,将不会对收件人进行编号,并可进行并行签名。

Complete in any order


消息部分

消息部分包含两个可使您显著提高成功几率的字段,如果您配置了个人模板,则会使用您定义的值自动填充这些字段。

协议名称字段允许您输入任何标识协议的字符串。

协议消息是一个纯文本字段,您可以在其中输入任何必要的说明或注释。

注意:

在发送协议之前,可以编辑这些值。


选项部分

选项部分允许您在发送文档后更好地控制该文档:

► 密码保护 - 要求收件人输入密码才能打开并查看“已签名”的 PDF 文件。此密码由发件人定义,并将通过带外方式传输。Adobe Sign 记录此密码,所以不要将密码忘记!

PDF password

完成截止日期 - 单击“完成日期”字段会弹出日历界面。选择无法再完成协议的到期日期。必须由帐户管理员启用文档过期,才能使用此功能。

NEw Complete date- Marked

设置提醒 - 设置在完成协议之前发送提醒的频率(每天或每周)。只会通知当前收件人

Set Reminder

► 签名类型 - 此选项定义预期的签名过程:

o 电子 - 此选项将收集协议的所有签名者的电子签名。

o 书面 - 当您需要获取亲笔签名时,此选项会提示签名者打印文档并进行亲笔签名,然后将其上传回 Adobe Sign 系统。(在签名者打开协议时向其提供相关说明)必须由帐户管理员启用书面签名工作流程,才能使用此功能。

Sig Type

收件人的语言 - 选择在发送给收件人的电子邮件中以及签名体验过程中使用的语言。

o 如果您的帐户配置为使用消息模板,此设置还会定义可见消息模板。

Recip Language


文件部分

如果您的 SharePoint 帐户配置为允许使用外部文档,则您可以在文件部分将文档附加到事务。如果您使用 SharePoint 文档启动该过程,则应该已附加该文件。

Adobe Sign 可将所有文档合并为一个用于签名过程的 PDF,并根据文档列出的顺序构建该 PDF。通过单击某个文档并将其拖动到新的列表位置,可以重新安排文档。

可以从 Adobe Sign 库中附加文件,也可以使用文件搜索或拖放操作从本地系统上传文件。

允许使用的文件类型包括:Word、Excel、PowerPoint、WordPerfect、PDF、JPG、GIF、TIF、PNG、BMP、TXT、RTF、HTML

Attach Files in AS - Copy


预览并添加签名字段

在文件列表正下方,您可以看到预览并添加签名字段复选框。此选项允许您打开上传的文档,并根据需要在文档中放置表单字段。

如果您不想使用设计的模板,则应至少放置签名字段。您可以根据需要使用许多其他字段来构建复杂的表单。

注意:

如果没有放置签名字段,Adobe Sign 会自动在协议中添加一个页面,并在该页面上为每位签名者添加一个签名块。


跟踪您的协议

注意:

  • 如果协议已完成(已签名或已批准),则协议名称为已启用的链接,单击时会显示已完成的文档。
  • 如果协议处于终止状态(已签名、已取消/已拒绝、已过期),则会禁用“刷新”操作
  • 如果协议未处于终止状态,则会禁用“删除”图标


协议状态

发送协议后,最好在“协议状态”页面上跟踪其进度,此页面可通过 Adobe Sign 功能区中的协议状态图标进行访问.

Ribbon - Agreement Status

 

您可以通过以下方式轻松搜索使用 SharePoint 文档或列表发送的所有协议:

1. 查找并选择要按其进行搜索的文档/列表项

○ 可以选择多个文件

2. 单击协议状态选项(在功能区或右键单击上下文菜单中)

Agreement Status List-rebranded

如果您在搜索时不选择特定的文档或列表项,SharePoint 将返回用户启动的库或列表中的所有文档/项目的所有协议。

如果用户从主页单击功能区中的“协议状态”图标,SharePoint 将返回整个网站集中由该用户启动的所有文档。

注意:

协议状态页最多可以返回 5000条记录。 如果您的搜索结果超过 5000 条记录,请使用管理协议选项。


过滤

要过滤视图中的协议,可以使用页面右上角的“搜索”字段。此搜索字段可搜索任何字段中的任何字符串主干,并返回所有匹配项:

Status one line


刷新协议状态

“协议状态”表中的最右列为“刷新”操作,用于主动查询 Adobe Sign,以获取协议状态的更新。  

注意:

SharePoint 会定期自动更新所有协议。“刷新”操作允许您在该周期之外更新单个协议。


删除协议记录

“协议状态”页面最右侧的最后一个图标是“删除”图标。此操作会删除 SharePoint 中的协议记录,但不会取消或删除 Adobe Sign 中的协议。应谨慎使用此操作,因为此操作无法撤消。


签名文档

根据 SharePoint 管理员配置签名协议存储的方式,系统会将签名文档(以及可能的审核记录)推送回以下位置:

► 全局文件夹 - 如果配置了这种方式,所有已完成的文档都将位于此文件夹中

► 源库中的新“签名协议”文件夹 - 如果未标识全局文件夹,则会在从中创建/发送协议的文档库中创建一个名为“签名协议”的新文件夹。从同一库发送的所有已完成协议都会将已完成的 PDF 返回到同一“签名协议”文件夹

► 附加到列表项 - 如果您从列表项发送协议,则附件会包含在列表中


管理协议

管理协议图标将打开与您的用户相关的协议的另一个视图,该视图提供了更多功能。“协议状态”页面显示所有协议的简单视图以及用于更新其状态的选项,而“管理协议”将提供协议的更深入视图以及其他用于修改协议属性的选项。

Ribbon - Manage Agreements


“管理”页面结构

“管理”页面有很多嵌入式功能可供探索。简而言之,它可分为四个功能区域:

A. 协议过滤器

B. 协议列表

C. 协议元数据

D. 协议工具

Manage page Whole

协议过滤器

页面顶部有四个工具可帮助按以下方式过滤列表来查找特定协议。将会从列表中加载的协议动态填充下拉列表。这些过滤方式包括:

► 按姓名或公司过滤 - 此列表列出了在协议中作为签名者字段输入的每个姓名和公司名称。从选择列表中选择任何项目会过滤掉所有其他协议。

► 按文档状态过滤 - 此列表有效地折叠了除您选择的列表部分之外的其他所有列表部分。

► 按文档所有者过滤 - 如果您要查看其他 Adobe Sign 用户的协议,此选项很有用。此选项会将列表限制为仅显示您选择的所有者(发件人)的协议

最右侧的文本字段允许您搜索任何字符串,如收件人姓名、公司名称、收件人电子邮件或文档名称。

 

协议列表

页面的主体部分包含您所连接到的协议列表。与您(即您用来登录 Adobe Sign 的电子邮件地址)相关的每个协议都会反映在列表中的某个位置。这不仅仅包括您发布的协议,而且还包括发送给您进行签名/批准的协议,以及抄送给您的任何协议。

该列表分为多个指示协议状态的可折叠部分。从顶部开始:

► 等待您批准/签名 - 这些协议位于列表顶部,因为它们都在等待您采取操作

► 草稿 - 这些是创建的但尚未发送到编辑环境的协议,从不会发送这些协议以请求签名

o 单击编辑链接可在编辑环境中打开文档并完成发送过程

► 已发出进行签名 - 这些协议都处于签名过程中,正等待他人签名/批准

► 已签名 - 已完全执行/完成的协议

► 已取消/已拒绝 - 由于任何原因由您取消或由收件人拒绝的任何协议

► 已归档 - 已上传到 Adobe Sign 系统进行存储的文件。这些文档不属于通过 Adobe Sign 管理的合法签名过程的一部分。

► 库模板 - 由您创建或由您所在的组/您的帐户中的其他人共享给您的任何模板

o 为模板的所有者(创建者)保留编辑模板的功能

o 单击发送链接可启动已附加模板的新协议

► Widget - 您创建的所有 Widget 的列表

o 使用获取代码链接可显示 URL、HTML 代码或 JavaScript 代码

通过单击列表顶部的标题,可对每个部分的内容进行排序。再次单击它们可反向排序。

单个记录包含以下信息:

Manage page record

姓名 - 姓名值反映第一个收件人(而非发件人)的姓名或电子邮件地址

o 如果收件人从未通过 Adobe Sign 系统签署文档,则使用电子邮件地址。

o 在签名过程中输入姓名值后,电子邮件地址将被替换为姓名

公司 - 如果第一个收件人通过签名字段或登录并更新其配置文件输入公司名称,则此处将反映该名称值。

o 如果您未将“公司名称”字段包含在协议中,则此列在很大程度上将保留为空

文档标题 - 这是您的协议名称

图标指示器 - 有四个指示存在其他控件的图标:

o 注释 - 文字提示框图标指示协议附加有注释,可通过单击工具部分中的“注释”选项卡进行查看

o 提醒 - 铃铛图标指示至少为协议设置了一个提醒,可通过单击工具部分中的“提醒”选项卡进行查看

o 密码保护 - 挂锁图标指示文档受密码保护,无法查看

o 字段内容 - 仅可在签名协议上找到,此图标可打开一个 CSV 文件,该文件显示文档中收集的所有字段数据

日期 - 此日期显示上次修改日期,即上次作为发送事件或签名/批准事件对文档进行更新的时间

 

协议元数据

从列表中选择任何协议时,该协议的元数据将显示在此小型面板中。包含的数据有:

Manage MEtadata

► 协议名称 - 创建协议时提供给协议的名称

o 修改协议 - 如果协议符合修改条件,则“修改协议”将显示在“协议名称”旁边。

► 发件人 - 发送协议的人员及其公司名称(如果已知)

► 收件人 - 协议的第一位签名者及其公司名称(如果已知)

► 日期 - 上次修改协议的时间/日期戳

► 状态 - 协议的当前功能状态

o“更换签名者”链接 - 如果协议允许发件人更换当前签名者,则“状态”下方会显示一个链接。如果您将协议发送到错误的电子邮件地址,或当前的签名者无法签名,此选项将很有用

o 上传已签名副本 - 如果帐户设置允许执行此操作,则“状态”下方会显示用于上传已签名文档的链接。此选项在少数情况下很有用,例如某人打印并签署文档,然后将其寄回给您

► 消息 - 在“消息”字段中输入的原始消息

► 过期日期 - 此字段显示协议自行取消的日期

o 添加/编辑 - 如果您的帐户配置为允许过期日期,则可以使用用于添加或编辑协议过期日期的链接

 

协议工具

“协议工具”面板允许您访问一些控件,以便更好地管理或了解您的协议。

Manage Tools Panel

► 视图 - 显示协议在其当前状态下的缩略图

► 共享 - 使用此功能共享文档时,将要求您输入电子邮件地址和消息,然后向该地址发送协议在其当前状态下的副本,并将文档添加到指定电子邮件地址的“管理”选项卡

► 保护 - 仅当文档尚未完成时才可用,此选项卡允许您在发送协议后设立文档查看保护。

► 提醒 - 使用此面板可在发送协议后创建或删除提醒。此外,您还可以实时或在特定日期发送提醒。

► 历史记录 - 此选项卡是一个列表,其中包含协议记录的从发送事件开始、到最终签名事件结束的所有事件。

o 审核报告 - 此链接将生成协议历史记录的扩展 PDF 报告,该报告包括更深入的参数,如每个事件的 IP 地址

► 注释 - 您可以向任何协议中添加个人注释。此注释仅供您个人查看,不会共享给任何其他用户或签名者


常见任务的快速链接

以下是您可能需要使用的最常见任务的快速参考,之后是对“管理”页面本身和重要功能的高级调查。


库(文档)模板

Adobe Sign 功能区中的“库模板”图标允许您将 SharePoint 文档发送到 Adobe Sign 编辑环境中,在该环境中,您可以放置表单字段,然后将启用字段的表单保存到 Adobe Sign 库中。

注意:

SharePoint 中的原始文档不会发生更改。新的文档模板只存在于 Adobe Sign 一端,并且必须使用协议的文件部分中的文档库选项 才能附加。

要创建文档模板,请执行以下操作:

1. 单击要构建成模板的文档

2. 单击功能区中的库模板图标(或右键单击并从菜单中选择)

○ 将打开 Adobe Sign 编辑环境,向您显示完整的文档

3. 在文档中放置所需的字段

○ 如果要创建需要两位人员输入/签名的模板,请放置适用于第一个收件人的所有字段。接下来,将“收件人”字段更改为参与者 2,然后放置适用于第二个签名者/审批人的字段。

注意:通过编辑环境创建模板时,您可以构建一个最多有 99 个收件人的文档。要插入参与者 3 或更多参与者,请单击参与者列表顶部的添加新的参与者选项。

Select Recipient

4. 模板完成后,单击右下角的保存按钮。

○ 此时会将模板保存到 Adobe Sign 库中。  


Adobe Sign 外接程序包括两项可由 SharePoint 管理员配置的自动化功能。如果以下功能对您的签名过程很重要,请联系您的 SharePoint 管理员,讨论如何以最佳方式利用这些功能。


签名协议的网站范围文档存储

管理员可以配置一个中央文件夹,用来存储所有签名协议以及(可选)相关审核记录。这包括来自库和列表的文档。

如果没有为签名文档定义中央文件夹,则所有签名协议将返回到从中发送这些协议的文档库。

将在库中创建一个名为“签名协议”的新文件夹。

对于从列表发送的协议,会将签名协议 PDF(以及可能的审核记录)附加到列表项。


字段模板合并

Adobe Sign 支持通过可由 SharePoint 列表填充的字段创建文档。 

此外,还可以创建模板,这些模板将从签名协议中捕获的字段内容更新列表内容。

本产品经 Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License 许可  Twitter™ 与 Facebook 中的内容不在 Creative Commons 的条款约束之下。

法律声明   |   在线隐私策略