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Erfassen und Verwalten von Formulardaten
Zuletzt aktualisiert am
19. Dezember 2023
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Gilt auch für Adobe Acrobat, Adobe Acrobat 2017
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In diesem Dokument wird erläutert, wie PDF-Formulardaten erfasst und verwaltet werden. (Klicke auf den entsprechenden Link oben, um weitere Informationen zu PDF-Formularen zu erhalten.)
Beim Verteilen eines Formulars erstellt Acrobat automatisch ein PDF-Portfolio zum Sammeln der von den Benutzern übermittelten Daten. Diese Datei wird standardmäßig im selben Ordner wie das ursprüngliche Formular unter dem Namen Dateiname_Antworten gespeichert.
Benutzerdaten sammeln
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Öffne das vom Benutzer zurückgesendete Formular.
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Wähle im Dialogfeld „Ausgefülltes Formular zu Antwortdatei hinzufügen“ eine der folgenden Möglichkeiten:
Zu vorhandener Antwortdatei hinzufügen
Kompiliert die Daten in der Antwortdatei, die du mit dem Assistenten zur Formularverteilung beim Senden des Formulars erstellt hast. (Klicke ggf. auf Durchsuchen, um die Antwortdatei auszuwählen.)
Neue Antwortdatei erstellen
Erstellt eine neue Antwortdatei unter Verwendung des von dir angegebenen Namens und Speicherorts.
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Nachdem du auf OK geklickt hast, wird die Antwortdatei geöffnet. Jedes zurückgesendete Formular, das du der Antwortdatei hinzufügen, wird als Komponentendatei eines PDF-Portfolios angezeigt.
Benutzerdaten zu einer vorhandenen Antwortdatei hinzufügen
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Öffne die Antwortdatei in Acrobat.
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Klicke in der sekundären Werkzeugleiste auf Hinzufügen.
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Klicke im Dialogfeld „Zurückgesendete Formulare hinzufügen“ auf Datei hinzufügen, suche nach den zurückgesendeten Formularen, wähle sie aus und klicke auf Öffnen.
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Wiederhole den vorherigen Schritt bei Bedarf, um weitere zurückgesendete Formulare aus anderen Ordnern hinzuzufügen. Klicke anschließend auf OK.
Wenn du fertig sind, wird jedes hinzugefügte PDF-Formular als eine Komponentendatei des PDF-Portfolios angezeigt.
Benutzerdaten aus einer Antwortdatei exportieren
Mit diesem Verfahren kannst du alle Einträge aus einem Antwortdatei-PDF-Portfolio in einer Tabellenkalkulationsdatei oder XML-Datei speichern.
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Öffne die Antwortdatei in Acrobat und wähle die zu exportierenden Daten aus.
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Klicke in der sekundären Werkzeugleiste auf Exportieren und wähle dann Ausgewählte exportieren aus.
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Gib im Dialogfeld „Ordner zum Speichern der Datei auswählen“ einen Namen, den Speicherort und das Dateiformat (CSV oder XML) für die Formulardaten an und klicke auf Speichern.
Formulardatendateien verwalten
Du kannst die in ein PDF-Formular eingetragenen Antworten in andere Dateiformate übertragen, um alle Daten mit erheblich geringerem Speicherplatzbedarf als bei einer vollständigen PDF-Datei zu erfassen. Auch die Übertragung aus anderen Dateiformaten in ein PDF-Formular ist möglich.
Formulardaten importieren
Je nach Arbeitsablauf können die ausgefüllten Formulare statt als vollständige PDF-Dateien als Datendateien übermittelt werden. Diese Dateien liegen nicht als PDF vor, sondern in einem anderen Dateiformat wie FDF oder XML. Du kannst die von einem einzelnen Formularempfänger übermittelten Daten im Kontext des PDF-Dokuments anzeigen, indem du die Ausgangsdatei öffnen und alle Angaben in die Datendatei importieren.
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Öffne in Acrobat das PDF-Formular, in das du Daten importieren möchtest.
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Wähle Werkzeuge > Formular vorbereiten aus. Klicke im rechten Fenster auf Mehr > Formular zurücksetzen.
Hinweis:Wenn du Daten aus einer anderen Datei in ein PDF-Formular importieren, ersetzen die importierten Daten alle Informationen, die zuvor in den einzelnen Formularfeldern angezeigt wurden. Die Ursprungsdaten werden jedoch nicht gelöscht, wenn die importierte Datendatei ein oder mehrere leere Formularfelder enthält.
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Wähle Mehr > Daten importieren aus.
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Wähle im Dialogfeld „Datei mit Formulardaten auswählen“ unter Dateityp das dem Format der zu importierenden Datendatei entsprechende Format aus. Navigiere zur gewünschten Datei, wähle sie aus und klicke auf Öffnen.
Hinweis:Einige Formate stehen (je nach der zur Formularerstellung verwendeten Anwendung wie Acrobat oder Designer ES2) nur bei bestimmten Arten von PDF-Formularen zur Verfügung. Daten, die aus einer Textdatei (.txt) importiert werden sollen, müssen als Spalten aus tabulatorgetrennten Zeilen formatiert sein.
Dateidaten exportieren
Du kannst die Angaben aus einem ausgefüllten PDF-Formular als Datendatei mit anderem Dateiformat speichern. Später kannst du die Daten verwenden, um das alte Formular erneut auszufüllen oder um ein anderes Formular mit den gleichen Feldern und Feldnamen auszufüllen.
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Öffne die Datei des ausgefüllten Formulars in Acrobat.
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Wähle im rechten Fenster Mehr > Daten exportieren aus.
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Wähle im Dialogfeld „Formulardaten exportieren“ das Format aus, in dem die Formulardaten gespeichert werden sollen (FDF, XFDF, XML oder TXT). Wähle einen Speicherort aus, gib einen Dateinamen ein und klicke auf Speichern.
Hinweis:Einige Dateiformate stehen – abhängig von der Art der Formularerstellung – nur bei bestimmten Typen von PDF-Formularen zur Verfügung.
Exportierte Datendateien in eine Tabellenkalkulation exportieren
Mit dem im Folgenden beschriebenen Verfahren kannst du Daten aus Formularen kompilieren, die nicht bereits in einem Datensatz vorhanden sind.
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Führe einen der folgenden Schritte aus:
- Wähle im Menü Bearbeiten die Optionen Formularoptionen > Datendateien in Tabelle zusammenführen aus.
- Wähle Werkzeuge > Formular vorbereiten aus. Wähle im rechten Bereich Mehr > Datendateien in Tabelle zusammenführen aus.
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Klicke im Dialogfeld „Daten aus mehreren Formularen exportieren“ auf Dateien hinzufügen.
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Wähle im Dialogfeld „Datei mit Formulardaten auswählen“ bei Dateityp eine Option für das Dateiformat aus (Acrobat-Formulardatendateien oder „Alle Dateien“). Wähle dann die Formulardateien aus, die in der Tabellenkalkulation erfasst werden sollen, und klicke auf Öffnen.
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Wiederhole den vorherigen Schritt bei Bedarf, um weitere Formulardatendateien aus anderen Ordnern hinzuzufügen.
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Klicke auf Exportieren. Wähle dann einen Speicherort aus, gib einen Dateinamen für die Tabelle ein und klicke auf Speichern.
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Klicke im Dialogfeld „Export – Status“ entweder auf Datei jetzt anzeigen, um die Tabellenkalkulationsdatei zu öffnen, oder auf Dialogfeld schließen, um zu Acrobat zurückzukehren.
Hinweis:
Wenn zurückgesendete Formulare in einer Antwortdatei erfasst sind, lassen sich die Informationen am effizientesten über die Schaltfläche „Daten exportieren“ im linken Navigationsfenster für das Antwortdatei-PDF-Portfolio exportieren.
Grundlagen zum Formularprotokoll
Verwende den Tracker zum Verwalten der verteilten oder empfangenen Formulare. Mit Tracker kannst du den Speicherort der Antwortdatei anzeigen und bearbeiten, weitere Empfänger hinzufügen, E-Mail-Nachrichten an alle Empfänger senden und die Antworten für ein Formular anzeigen. Außerdem kannst du protokollieren, welche Empfänger geantwortet hast.
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Wähle in Acrobat Bearbeiten > Formularoptionen > Nachverfolgen oder Anzeigen > Tracker aus.
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Erweitere im linken Navigationsfenster Formulare.
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Wähle ein Formular aus und führe einen der folgenden Schritte durch:
Zum Anzeigen aller Antworten für ein Formular klicke auf Antworten anzeigen.
Zum Ändern des Speicherorts der Antwortdatei klicke unter Speicherort der Antwortdatei auf Speicherort bearbeiten.
Zum Anzeigen des Originalformulars klicke auf Ursprüngliches Formular öffnen.
Zum Senden des Formulars an weitere Empfänger klicke auf Empfänger hinzufügen.
