Aktualisieren Sie Ihr Konto, um Benutzer in mehreren Gruppen (UMG) zuzulassen

Überblick über UMG (Benutzer in mehreren Gruppen)

Benutzer in mehreren Gruppen erweitert die praktische Verwendung der Gruppen-Struktur über die Erstellung einer Liste von Benutzern und der ihnen zur Verfügung stehenden Elemente hinaus.

Eine Gruppe ist im Wesentlichen eine Gruppe von Berechtigungen, die die Optionen und Standardwerte steuern, die dem Benutzer beim Erstellen von Vereinbarungen oder Verwalten von Assets (Berichte, Bibliotheksvorlagen usw.) angezeigt werden.

Wenn ein Benutzer ein Abonnement für mehrere Gruppen haben kann, haben Administratoren die Möglichkeit, Gruppen mit ausdrücklich vorgesehenen Arbeitsabläufen zu erstellen. Starke Standardwerte können installiert und Konfigurationsoptionen eingeschränkt werden, um einen beschleunigten Dokumentenfluss und eine bessere Auflösung zu gewährleisten. So können z. B. spezielle Gruppen für Folgendes erstellt werden:

  • interne Dokumente (Steuerdokumente, automatische Einzahlungsformulare, Urlaubsanfragen),
  • rechtliche Dokumente (Geheimhaltungsvereinbarung, Absichtserklärung),
  • konformitätsbeschränkte Signaturflüsse (CFR 21 part 11, PCI, HIPAA).
Seite mit aktiviertem UMG senden

Hinweis:

Es wird empfohlen, dass Sie ein Entwicklerkonto registrieren, damit Sie die verschiedenen Schnittstellen und Interaktionen, die UMG in einer sicheren Umgebung einführt, nutzen können.

Kunden, die über benutzerdefinierte API-Integrationen verfügen oder Integrationen von Drittanbietern nutzen, wird dringend empfohlen, ihren Code/ihre Integrationen vor der Aktualisierung in einem Entwicklerkonto gründlich zu testen.


Vor der Aktualisierung zu überprüfende/durchzuführende Aktionen

UMG ist nur für die Dienstebenen Enterprise und Business verfügbar.

  • Dies sind die einzigen Dienstebenen, die mehrere Gruppen zulassen.

Entwickler- und Test-Konten basieren auf der Enterprise-Dienstebene.

UMG ist nicht kompatibel mit den klassischen Seiten Start, Verwalten und Benutzerdefinierte Workflows.

Wenn Sie UMG aktivieren, aktiviert das Konto die aktuellsten Versionen der Seiten Start, Verwalten und Benutzerdefinierte Workflows (sofern sie noch nicht vorhanden sind) und deaktiviert die Links, die zur klassischen Oberfläche zurückführen.

Die Option für die Benutzeroberfläche des Administrators, um zu den klassischen Seiten zurückzukehren, wird im Administratormenü deaktiviert.

Die klassischen Seitenlayouts können nur wiederhergestellt werden, wenn zuerst Benutzer in einzelnen Gruppen wiederhergestellt wird.

Hinweis:

Es wird empfohlen, die modernen Versionen der Seiten Start, Verwalten und Benutzerdefinierte Workflows einige Wochen vor der Aktualisierung auf UMG zu aktivieren, damit Ihre Benutzer sich an die grundlegenden Seitenlayouts gewöhnen können.

Wenn die modernen Versionen der Seiten Start und Verwalten als leere Seiten gerendert werden, müssen Sie Ihr Netzwerksicherheitsteam kontaktieren, um die Adobe Sign-Endpunkte zuzulassen.

UMG wurde auf Kompatibilität getestet und sollte mit den folgenden Adobe Sign-Partnerintegrationen normal funktionieren:

  • Adobe Sign-App (iOS & Android)
  • Box
  • Dropbox
  • Google
  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Office (Word/PowerPoint/Outlook)
  • Microsoft Power Automate/Power Apps
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft SharePoint OnPrem
  • Microsoft Teams
  • Oracle NetSuite
  • Salesforce
  • SAP SuccessFactors
  • ServiceNow
  • Workday

Beachten Sie, dass diese Integrationen noch nicht „UMG-fähig“sind. Daher werden beim Senden von Vereinbarungen die Einstellungen der „primären Gruppe“ des Benutzers verwendet.

Die Möglichkeit, neue Gruppenabonnements zu erkennen und damit zu arbeiten, ist für zukünftige Versionen dieser Integrationen geplant.

Wenn Sie benutzerdefinierte Integrationen mit den Adobe Sign APIs erstellt haben, legen wir Ihnen dringend nahe, diese mit einem separaten UMG-fähigen Entwicklerkonto zu testen, bevor Ihr Produktionskonto aktualisiert wird.

  • Ihr Success Manager (oder der Support) kann Ihnen beim Einrichten eines UMG-fähigen Entwicklerkontos helfen.

Jeder Aufruf einer vorhandenen REST v6-API funktioniert weiterhin, unabhängig davon, ob UMG aktiviert ist oder nicht.

  • Frühere API-Versionen (SOAP und REST) funktionieren weiterhin, erkennen jedoch nur die Einstellungen der „primären Gruppe“ des Benutzers.
  • Um UMG voll nutzen zu können, müssen Sie Ihren Code in die REST v6-API migrieren.

Wenn Sie mit Integrationen von Drittanbietern arbeiten, z. B.:

  • Apttus
  • Ariba
  • CallidisCloud
  • Icertis
  • Intesi
  • Jäger
  • Nintex
  • Zoho CRM

legen wir Ihnen dringend nahe, diese auf einem UMG-fähigen Entwicklerkonto zu testen, bevor Sie UMG in Ihrem Produktionskonto aktivieren.

Ihr Erfolgsmanager (oder der Support) kann Ihnen beim Einrichten eines UMG-fähigen Entwicklerkontos helfen.

Hinweis:

Wenn Sie ein Problem finden, wenden Sie sich an den Integrationspartner, um das Problem zu melden und eine Korrektur anzufordern.

Hinweis:

Für alle Konten wird dringend die frühestmögliche Aktualisierung empfohlen, um Zeit für die Fehlerbehebung zu haben, falls Probleme auftreten.

Konten können zurückwechseln, wenn Probleme auftreten.


Aktualisieren des Kontos auf UMG

Wenn Sie sicher sind, dass Ihr Konto zum Aktualisieren bereit ist:

  1. Melden Sie sich bei Adobe Sign als Kontoadministrator an.

  2. Navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Benutzer in mehreren Gruppen.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt aktivieren.

     

    Zur Einstellung navigieren

  4. Prüfen Sie die Checkliste und aktivieren Sie alle Kontrollkästchen, um zu bestätigen, dass Ihr Konto für die Aktivierung bereit ist.

    Klicken Sie auf OK.

    UMG-Checkliste

  5. Klicken Sie auf Speichern.


Was passiert, wenn UMG deaktiviert wird?

Wenn Sie das System auf Benutzer in einer einzelnen Gruppe zurücksetzen müssen, sind einige Dinge zu beachten:

  • Alle Benutzer sind auf ihre primäre Gruppe beschränkt.

    • Benutzer kann nur auf Vorlagen/Workflows zugreifen, die seiner primären Gruppe zugeordnet sind.
    • Benutzer können Vereinbarungen nur über ihre primäre Gruppe senden-
  • Alle Gruppenmitgliedschaften eines Benutzers (außer der primären Gruppe) sind deaktiviert.

    • Wenn der Benutzer nicht in eine neue Gruppe verschoben wird, während UMG deaktiviert ist, werden die Benutzergruppen beim erneuten Aktivieren von UMG ebenfalls erneut aktiviert.
    • Wenn ein Benutzer einer neuen Gruppe zugewiesen wird, während UMG deaktiviert ist, wird die Tabelle group_membership des Benutzers mit nur einer (primären) Gruppe neu geschrieben (und die inaktiven Gruppendatensätze deaktiviert). Der Benutzer behält nur die primäre Gruppenmitgliedschaft bei, wenn UMG erneut aktiviert wird.
  • Alle UMG-aktivierten Seiten werden auf die Oberfläche/Funktionalität für einzelne Gruppen zurückgesetzt.

    • Sende-/Vorlagen-Seiten entfernen die Gruppenauswahl.
    • Bei der Massenerstellung von Benutzern wird wieder die vorherige Syntax verwendet.
  • Seitenversionsoptionen werden in ihren vorherigen Status zurückgesetzt.

    • Wenn Sie Ihr Konto vor dem Update nicht so konfiguriert haben, dass die aktuellsten Versionen der Seiten Start, Verwalten und Benutzerdefinierter Workflow verwendet werden, kehrt Ihr Konto zu genau den Seitenkonfigurationen zurück, die vor dem Update vorhanden waren.
  • Benutzer behalten den Zugriff auf alle Elemente, die sie erstellt haben (Vereinbarungen, Bibliotheksvorlagen, Webformulare).

    • Der Ersteller eines Assets ist immer damit als Eigentümer verknüpft, unabhängig von der Gruppenzuordnung.
  • Bestehende Vereinbarungen bleiben unberührt und werden wie üblich abgeschlossen.

    • Das Ändern des Gruppenstatus des Eigentümers hat keine Auswirkungen auf bereits laufende Vereinbarungen.
    • Der Eigentümer der Vereinbarung ändert sich nicht und die Parameter der Vereinbarung werden beim Senden der Vereinbarung gesperrt.
  • Integrationen funktionieren wie vor der Aktualisierung auf UMG.

    • Adobe Sign-Integrationen sind derzeit nicht für Benutzer in mehreren Gruppen verfügbar. Daher erfolgt die Wiederherstellung von Adobe Sign zu Einzelbenutzern außerhalb des Rahmens der Integrationen.
    • Benutzeraktivitäten sind nicht betroffen.
    • Laufende Vereinbarungen laufen normal ab.
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