Überblick

Adobe Sign unterstützt die Idee, Daten zwischen SharePoint (Online)-Listen und den in Webformularen platzierten Feldern miteinander zu verknüpfen.

Indem Sie die Listenfelder den Webformularfeldern zuordnen, können Sie automatisch die Webformularfelddaten aus einer unterzeichneten Vereinbarung extrahieren, um eine SharePoint-Liste auszufüllen.

Die Zuordnung von Feldbeziehungen zwischen Adobe Sign-Webformularen und SharePoint-Listen ist nur für Online-Installationen (keine lokalen Installationen) verfügbar, die das Paket Adobe Sign für SharePoint Online v2.0 (und höher) verwenden.

Für eine erfolgreiche Zuordnung ist es erforderlich, dass Sie über vorgefertigte Webformulare mit definierten Feldnamen verfügen, sodass die Listenfelder logisch mit den Formularfeldern in Adobe Sign verknüpft werden können.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Formulare zu erstellen, die dann in Adobe Sign hochgeladen werden können:

  • Die Authoring-Umgebung in Adobe Sign verfügt über eine automatische Felderkennung, was die Formularerstellung deutlich beschleunigt.
    • Automatisch platzierte Formularfelder haben einen generischen Namen (benutzerdefiniertes Feld 1) und sollten so umbenannt werden, dass die Feldverwendung aus dem Namen hervorgeht.
  • PDF-Formulare können auch mit Acrobat erstellt werden.  Acrobat-Formulare können zudem automatisch erkennen, wo sich die Felder befinden sollten.
    • Acrobat platziert die Felder auch automatisch, wobei ein Feldname verwendet wird, der aus dem vorstehenden Text im Dokument abgeleitet wird. Diese Namen sind oft undeutlich oder umfangreich und sollten so bearbeitet werden, dass sich die Feldverwendung intuitiv aus dem Namen erschließt.
  • Text-Tags können verwendet werden, wenn die Dokumentgenerierung ein bearbeitbares Textdokument erzeugt.

Die Feldzuordnung hängt davon ab, dass der Name eines Felds auf dem Formular und der Name einer Spalte in SharePoint logisch verknüpft werden.

Unabhängig von der verwendeten Methode müssen Sie Ihre Felder unbedingt richtig benennen, damit Sie sie leicht identifizieren können, wenn sie (während des Zuordnungsprozesses) in einem Listenformat angezeigt werden.

Hinweis:

Folgende Typen von SharePoint-Spalten werden unterstützt: einzeiliger Text, Zahl, mehrzeiliger Text, Ja/Nein (Kontrollkästchen). 

SharePoint-Spaltentyp Adobe Sign-Feldtypen
Einzeiliger Text Text
Zahl Text
Mehrzeiliger Text Mehrzeiliger Text
Ja/Nein (Kontrollkästchen) Kontrollkästchen


Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Webformularzuordnung

Im folgenden Beispiel möchte der SharePoint-Administrator Daten aus einem Webformular erfassen, um eine Kundenliste in SharePoint auszufüllen.

Hinweis:

Dieses Beispiel zeigt ein Formular, das aus Gründen der Übersichtlichkeit nur Basisfelder enthält.

Ihr Formular ist wahrscheinlich viel komplexer, die Felder funktionieren jedoch genauso.

  1. Erstellen Sie ein Adobe Sign-Webformular (oder identifizieren Sie ein zu verwendendes Webformular).

    Über die Web-Benutzeroberfläche von Adobe Sign können Sie ein wiederverwendbares, integrierbares Webformular erstellen. Führen Sie die Schritte aus, um eines zu erstellen, falls Sie dies noch nicht getan haben.

    Webformular erstellen

    Nachdem das Webformular gespeichert wurde, können Sie die URL kopieren oder Code einbetten, um dieses Formular auf einer Website, auf Ihrer SharePoint-Website oder an einem beliebigen Ort zu veröffentlichen, um Antworten zu sammeln.

    • Wenn Sie ein bereits vorhandenes Webformular verwenden, fahren Sie mit Schritt 2 fort.
  2. Füllen Sie das Webformular mindestens einmal abschließend aus.

    Für die Zuordnung eines Webformulars zu einer SharePoint-Liste muss das Webformular mindestens einmal erfolgreich signiert sein, damit die Felder auf dem Formular einen Kontext aufweisen, auf den SharePoint zugreifen kann.

    Füllen Sie das Webformular aus, und schließen Sie den Unterschriftsvorgang ab, damit die endgültige Vereinbarung im Abschnitt Abgeschlossen der Seite Verwalten angezeigt wird.

    • Wenn Sie ein bereits vorhandenes Formular verwenden, das erfolgreich signiert wurde, fahren Sie mit Schritt 3 fort.
  3. Erstellen Sie eine SharePoint-Liste.

    Erstellen Sie eine neue Liste in SharePoint, damit nach Abschluss einer neuen Webformularvereinbarung ein neues Zeilenelement mit Daten vorhanden ist, die mit dieser Vereinbarung verknüpft sind und in Ihre Liste eingetragen werden.

    Stellen Sie sicher, dass Sie für jedes Feld im Webformular, das Sie erfassen möchten, eine Spalte einfügen.

    Neue SharePoint-Liste erstellen
  4. Erstellen Sie Webformularzuordnungen

    Der SharePoint-Administrator kann eine Webformularzuordnung erstellen:

    • Navigieren Sie zu den Adobe Sign-Einstellungen.

      Zu den Adobe Sign-Einstellungen navigieren
    • Wählen Sie die Registerkarte Webformularzuordnungen aus.

      Auf der Registerkarte Webformularzuordnungen können Sie eine Liste der Webformulare durchsuchen, die Sie erstellt haben, und auswählen, welches Webformular Sie für die Datenzuordnung verwenden möchten.

      Hinweis:

      Wenn dem Benutzer kein Webformular zur Verfügung steht (d. h. wenn Sie Schritt 1 oben umgehen), wird ein Link mit folgender Meldung angezeigt: Sie haben noch keine Webformulare. Gehen Sie zur Adobe Sign-Anwendung, um eins zu erstellen.

      Wenn Sie auf den Link klicken, wird Ihre Adobe Sign-Startseite geöffnet, auf der Sie ein Webformular erstellen können.

      Webformular auswählen

      Jedes aufgeführte Webformular enthält grundlegende Informationen in den Spaltenüberschriften:

      • Webformular: Gibt den Namen des aus Adobe Sign importierten Webformulars an.
      • Liste: Der Name der SharePoint-Liste, der das Webformular zugeordnet ist.
        • Wenn hier kein Wert vorhanden ist, ist keine Beziehung vorhanden.
      • Anzahl der zugeordneten Felder: Die Anzahl der Feldbeziehungen, die zugeordnet wurden.
        • Wenn ein Pluszeichen angezeigt wird, wurden keine Felder zugeordnet.
          • Durch Klicken auf das Pluszeichen wird die Zuordnungsoberfläche geöffnet.
        • Eine Zahl gibt die Anzahl der Feldbeziehungen an, die zugeordnet wurden.
          • Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol neben der Zahl, um die Feldzuordnung zu bearbeiten.
      • Signiertes Webformular nach SharePoint kopieren: Legt fest, ob eine Kopie der abgeschlossenen Webformularvereinbarung in SharePoint gespeichert wird.
        • Wenn Nicht speichern ausgewählt ist, wird keine Kopie in SharePoint gespeichert und die Kopie in Adobe Sign bleibt erhalten.
        • Wenn Speichern ausgewählt ist, wird eine Kopie der signierten Vereinbarung in SharePoint sowie in Adobe Sign gespeichert.
    • Klicken Sie auf das Pluszeichen (in der Spalte Anzahl der zugeordneten Felder), um mit der Konfiguration der Datenzuordnung zu beginnen.

      Auf das Pluszeichen klicken, um die Zuordnungskonfiguration zu starten
    • Die Seite Zuordnung erstellen wird geladen.

      • Das Webformular ist bereits auf der linken Seite der Seite ausgewählt.
      • Wählen Sie die Liste aus, die Sie verwenden möchten, um den Feldinhalt aus dem Webformular auf der rechten Seite zu akzeptieren.
        • Die Zuordnungsregeln werden angezeigt.
      SharePoint-Liste auswählen
    • Klicken Sie auf Regel hinzufügen, um eine neue Feldbeziehung anzuzeigen.

    • Wählen Sie einen Feldnamen aus der Spalte Webformularfelder und den entsprechenden Namen der SharePoint-Spalte aus.

    • Klicken Sie auf Regel hinzufügen, um eine weitere leere Feldzuordnung hinzuzufügen.

      • Konfigurieren Sie alle Webformularfelder, die Sie an die SharePoint-Liste übermitteln möchten.
        • Wenn die Felder im Webformular den SharePoint-Feldern zugeordnet sind, können sie nicht mehr ausgewählt werden, sodass Sie nicht dasselbe Webformularfeld einem anderen SharePoint-Zielfeld zuordnen können.
      Konfigurierte Webformularzuordnung

      Hinweis:

      Wenn das Webformular mehrere Empfänger hat (z. B.: einen oder mehrere Gegenzeichner) enthalten die Webformularfelder eine Indexnummer, mit der angegeben wird, welchem Empfänger das Feld zugewiesen ist.

      • Jedes Feld mit [1] wird dem ersten Empfänger (dem ursprünglichen Unterzeichner) zugewiesen.
      • Ein Feld mit [2] wird dem zweiten Empfänger (dem ersten Gegenzeichner) zugewiesen.
      • Ein Feld mit [3] wird dem dritten Empfänger (dem zweiten Gegenzeichner) zugewiesen.

      Mehrere Empfänger
      Mehrere Empfänger auf der Benutzeroberfläche „Webformular erstellen“
    • Wenn alle Felder zugeordnet wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

      • Anschließend kehren Sie zur Seite Webformularzuordnungen zurück.
      • Das konfigurierte Webformular zeigt die Anzahl der zugeordneten Felder an.
      • Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die vorhandene Zuordnung zu bearbeiten.
      Zugeordnete Webformulare im Abschnitt „Webformularzuordnungen“
    • Legen Sie für die Option Signiertes Webformular nach SharePoint kopieren je nach Bedarf entweder Speichern fest, um die signierten Vereinbarungen zu speichern, oder Nicht speichern.

      Signiertes Dokument in SharePoint speichern
  5. Webformularzuordnung überprüfen

    Nun sollten Sie überprüfen können, ob die Zuordnung des Adobe Sign-Webformulars zu SharePoint ordnungsgemäß funktioniert.

    Wenn Unterzeichner die Webformulare ausfüllen, die Sie fertig zugeordnet haben, sollten Sie sehen, dass die Formulardaten automatisch mit den richtigen Informationen basierend auf den SharePoint-Listeninformationen ausgefüllt werden. Sie können überprüfen, ob für jedes zugeordnete Feld die korrekten Werte importiert werden:

    Überprüfen, ob die Liste ausgefüllt ist
  6. (Optional) Wählen Sie Signaturdateieinstellungen für Webformulare aus.

    Webformularvereinbarungen verfügen über einen dedizierten Ordner, zu dem sie weitergeleitet werden können. Wenn Sie keinen Ordner auswählen, erstellen wir automatisch den Ordner „Signierte Webformulare“ in dem die Webformularvereinbarungen gespeichert werden. Sie können Webformularvereinbarungen auch in Ihrem eigenen Ordner speichern, indem Sie ihn auf der Registerkarte „Einstellungen für signierte Dateien“ auswählen.

  7. (Optional) Überprüfen Sie die in SharePoint gespeicherten Webformularvereinbarungen.

    In diesem Schritt können Sie zu einem bestimmten Ordner wechseln, den Sie auswählen (wenn Sie den Ordner noch nicht ausgewählt haben, ist dies automatisch der Ordner „Signierte Webformulare“), um alle Webformularvereinbarungen anzuzeigen. Wenn Sie das Audit-Protokoll aktivieren, wird die PDF-Datei des Audit-Protokolls jeder Vereinbarung ebenfalls wieder in denselben Ordner in SharePoint kopiert.

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