Erstellen von Vereinbarungen über die Registerkarte „Vereinbarung“

1. Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf das App Launcher-Symbol.

2. Wählen Sie die Anwendung Adobe Sign aus.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Vereinbarungen.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

Erstellen von Vereinbarungen anhand von Salesforce-Objekten

So erstellen Sie anhand eines allgemeinen Salesforce-Objekts eine Vereinbarung:

1. Öffnen Sie das Salesforce-Objekt, von dem aus Sie senden möchten (im folgenden Bild ist es „Kontakt“).

2. Blättern Sie nach unten zum Abschnitt Vereinbarungen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

Nach dem Öffnen einer neuen Vereinbarung müssen Sie sie konfigurieren, damit Folgendes entsprechend berücksichtigt wird:

• Wer die Empfänger sind, wie sie verifiziert werden und welche Autorität sie in Bezug auf das Dokument besitzen
• Der Vereinbarungstyp, einschließlich des Namens, die Nachrichten, die im Benachrichtigungsprozess enthalten sein sollen, und zusätzliche Beziehungen, die Sie in Salesforce erstellen möchten
• Die tatsächlichen Dokumente, die genehmigt oder signiert werden müssen
• Welche zusätzlichen Optionen Sie ggf. festlegen möchten

Ihre Empfänger definieren

Am oberen Rand der Vereinbarung werden die Empfänger definiert. Sie müssen mindestens über einen Empfänger verfügen. Es werden jedoch auch mehrere Empfänger unterstützt.

Zu konfigurierende primäre Felder:

1. Der Signaturindex: Diese Zahl gibt an, wo im Signaturzyklus sich der Empfänger befindet.  1 ist der erste Unterzeichner, 2 ist der zweite Unterzeichner usw.

• Wenn Sie mehrere Unterzeichner für die Verwendung desselben Signaturindizes konfigurieren, erstellen Sie einen parallelen Signaturschritt, in dem alle Beteiligten in diesem Schritt gleichzeitig benachrichtigt werden. Die Vereinbarung wird zudem erst dann zum nächsten Indexpunkt verschoben, wenn alle Empfänger im parallelen Schritt das Dokument signiert/genehmigt haben.

2. Empfängerrolle: Legt fest, wie der Empfänger mit der Vereinbarung interagieren kann:

• Unterzeichner (Standardauswahl): Empfänger, von denen mindestens eine gültige Unterschrift erwartet wird.

• Genehmiger: Empfänger, die das Dokument prüfen und genehmigen, es aber nicht rechtskräftig signieren müssen

• Empfänger: Die Empfängerrolle ist geeignet, wenn der Empfänger bestätigen muss, dass er eine Vereinbarung annimmt, ohne formell den Inhalt zu genehmigen

• Formularausfüller: entwickelt speziell für Kunden, die während des Unterzeichnungsprozesses Formularinhalte ausfüllen müssen

• Zertifizierter Empfänger: Zertifizierten Empfängern können keine (null) Formularfelder zugewiesen werden. Während ihres „Signaturvorgangs“ werden sie aufgefordert, die Vereinbarung entweder zu delegieren, abzulehnen oder zu bestätigen.

• Delegierende: Empfänger, von denen nicht erwartet wird, dass die identifizierte Rolle ausgeführt wird. Vielmehr werden sie ihre Rolle an eine andere Partei delegieren. Es gibt für jede der zuvor genannten Rollen eine Delegierungsoption (wenn sie vom SFDC-Administrator aktiviert wurde)

3. Empfängertyp: Mit dieser Dropdown-Option können Sie aus den Salesforce-Nachschlagefeldern auswählen, die Empfänger sein können:

• Kontakt: Ein Kontakt in Salesforce.

• Lead: Ein Lead in Salesforce.

• Benutzer: Ein Salesforce-Benutzer in Ihrer Salesforce-Organisation.

•  Gruppe: Eine Gruppe von Benutzern, denen die Salesforce-Rolle zugewiesen ist. Es ist nur eine (beliebige) der genannten Optionen zum Unterzeichnen oder Genehmigen erforderlich. Administratoren müssen Ihre verfügbaren Gruppen definieren. 

• E-Mail: Empfänger, die derzeit nicht in Salesforce als einer der anderen Objekttypen aufgeführt sind.

Für die Empfängertypen Kontakt, Lead, Benutzer und Gruppe können Sie einen partiellen Namen eingeben und anschließend Salesforce nach übereinstimmenden Entitäten durchsuchen. Nachdem ein Element ausgewählt wurde, wird der Name des Empfängers angezeigt, wobei die die E-Mail-Adresse direkt unter dem Namen aufgeführt ist. Wenn dem Empfänger ein Konto zugeordnet ist, wird es ebenfalls rechts neben dem Empfängernamen in Klammern angezeigt. 

E-Mail-Empfänger müssen ihre E-Mail-Adresse explizit eingeben.

4. Empfänger: Geben Sie den expliziten Empfänger basierend auf Ihrem Empfängertyp ein

5. Private Nachricht: Eine Nachricht, die nur an den einzelnen Empfänger gesendet wird, wenn er Kontrolle über das Dokument erhält. Wenn nichts hinzugefügt wird, wird dies standardmäßig auf die Vereinbarungsnachricht festgelegt (siehe unten im Abschnitt „Details“).

Zusätzliche Steuerelemente:

• Empfänger hinzufügen: Klicken Sie auf diesen Link, um der Signaturkette einen weiteren Empfänger hinzuzufügen.
• Mich hinzufügen: Klicken Sie auf diesen Link, damit Sie sich selbst zur Signaturkette hinzufügen können.
• Personen auf CC hinzufügen (Kopie): Mit dieser Option können Sie Empfänger hinzufügen, die keine Autorität besitzen, mit der Vereinbarung zu interagieren. Während das Dokument den Signaturzyklus durchläuft, können sie es nur anzeigen.
• Ich muss signieren: Durch das Aktivieren dieses Kontrollkästchens wird der Absender (Sie) als erster oder letzter Empfänger in den Signaturzyklus eingefügt. Entspricht im Wesentlichen Mich hinzufügen. Die Ausnahme besteht jedoch darin, dass Sie erster oder letzter sein müssen.
• Hostsignatur f. den ersten Unterzeichner: Dieses Kontrollkästchen unterbricht den normalen E-Mail-Zustellungsprozess und stellt direkt im lokalen System der Absender die Vereinbarung zur Signatur dar.  Für Situationen konzipiert, in denen in eigener Person signiert wird, in der Regel auf einem Mobilgerät.

Identitätsbestätigung: Direkt unter „Empfänger“ befindet sich ein Dropdown-Feld zum Definieren des gewünschten Verifizierungstyps. In den USA und in einem Großteil der EU ist der Zugriff auf das E-Mail-Postfach (als ein authentifiziertes Objekt) ausreichend, um eine rechtlich bindende Signatur abzurufen.  Für Kunden, die höhere Verifizierungsstandards verlangen, gibt es jedoch die folgenden Optionen:

• E-Mail (Standardauswahl): Die Authentifizierung hängt vom Zugriff auf das Postfach ab.
• Kennwort: ein vom Absender generiertes alphanumerisches Kennwort, das gesondert an den Empfänger übermittelt werden muss
• Online-Identität: Authentifizieren Sie sich über ein soziales Netzwerk wie Facebook oder LinkedIn.
• KBA (nur USA): Die wissensbasierte Authentifizierung (Knowledge Based Authentication) erfordert vom Empfänger die Eingabe der Sozialversicherungsnummer, woraufhin verschiedene nicht triviale Fragen basierend auf öffentlichen Datenbanken gestellt werden.
• Mobil: Diese Methode erfordert vom Absender die Angabe der Mobilfunknummer des Empfängers, damit ihm per SMS ein Code gesendet werden kann, sobald eine Signatur erforderlich ist.
• Personalausweisnummer: Der Empfänger muss ein Bild aus einem Pass oder einen von der Regierung ausgestellten Ausweis oder einen Führerschein bereitstellen. Durch die Personalausweisnummer oder den Führerschein wird der Benutzer zudem zum Bereitstellen eines „Selfies“ aufgefordert, das mit dem Bild auf dem Ausweis abgeglichen wird

Name, Nachricht und zusätzliche Beziehungen definieren

Direkt unter dem Abschnitt „Empfänger“ befinden sich die Vereinbarungsdetails. Dieser Abschnitt wird höchstwahrscheinlich durch Vorlagen oder andere Einstellungen automatisiert.

Im Abschnitt „Details“ finden Sie Folgendes:

1. Vereinbarungsname: Hierbei handelt es sich um den Namen der Vereinbarung, wie er in den an die Empfänger übermittelten E-Mails und in der Auflistung der Vereinbarungen in Salesforce (siehe die Hervorhebungen in Gelb unten) angezeigt wird.

2. Vereinbarungsnachricht: Diese Nachricht wird auf die E-Mail-Vorlage angewendet, die an alle Empfänger übermittelt wird. Eignet sich am besten für allgemeine Informationen oder Anweisungen für alle Empfänger (siehe die Hervorhebungen in Grün unten).

a. Verwenden Sie „Private Nachricht“ im Abschnitt „Empfänger“, wenn Empfänger individualisierte Anweisungen benötigen.

3. Nachschlagevorgänge für zusätzliche Beziehungen: Mit diesen Feldern können Sie eine Vereinbarung explizit zu einem Account, einer Opportunity oder einem Vertrag zuordnen.

Vereinbarungsoptionen

In der unteren rechten Ecke der Seite „Vereinbarung“ sind einige Optionen enthalten, die Sie möglicherweise verwenden möchten:

• Kennwortschutz für signiertes Dokument: Wenn die Option angewendet ist, ist dieses Kennwort erforderlich, um die endgültige PDF anzuzeigen.
• Ausfülltermin: Legen Sie ein Datum fest, wann das Dokument abläuft (automatisch storniert wird). Ideal für Angebote mit begrenzter Zeit.
• Erinnerungen erstellen: Weisen Sie Adobe Sign an, täglich oder wöchentlich E-Mail-Erinnerungen zu senden, bis der aktuelle Empfänger die Vereinbarung genehmigt oder signiert. Nur dem aktuellen Empfänger wird eine E-Mail gesendet.
• Sprache des Empfängers: Bestimmt die Sprache der E-Mail-Vorlage und die Bildschirmanweisungen/-umgebung für die Vereinbarung.
• Signaturtyp: Bestimmt den angestrebten Signaturtyp:

o e-Signatur versucht, elektronische Signaturen abzurufen.

o Handschriftliche Signatur stellt die Vereinbarung mit einem Deckblatt und der Anweisung bereit, die Vereinbarung zu drucken, zu signieren und wieder in Adobe Sign hochzuladen.

Dateien anhängen

Im dritten erforderlichen Abschnitt hängen Sie die Datei an, die signiert werden soll.

Sie können eine Datei per Drag & Drop von Ihrem Desktop in den Bereich „Dateien“ verschieben oder ein Dokument von der Salesforce-Schnittstelle anhängen.

• Vom lokalen System hochgeladene Dokumente werden im Cloud-Verzeichnis Salesforce-CRM und -Dateien gespeichert

So fügen Sie eine Datei über das Menüsystem hinzu:

1. Klicken Sie (oben rechts im Abschnitt) auf den Link Dateien hinzufügen.

2. Sie können eine Datei (oder mehrere Dateien!) aus verschiedenen Quellspeicherorten anhängen:

► Salesforce-CRM und -Dateien

► Salesforce-Dokumente

► Adobe Sign-Bibliothek (muss vom SFDC-Administrator aktiviert werden)

► Über Ihren Computer hochgeladen (Salesforce begrenzt die Dateiuploadgröße auf ~ 700 KB)

3. Klicken Sie nach dem Auswählen der Dateien am Quellspeicherort in der unteren rechten Ecke auf die Schaltfläche Dateien hinzufügen.

4. Wiederholen Sie bei Bedarf die Schritte 1–3, bis alle Dokumente angehängt sind.

Felder „Vorschau“ und „Unterschrift hinzufügen“: Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine Authoring-Umgebung geöffnet, wenn Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken (die Schaltfläche „Senden“ ändert ihre Bezeichnung).  Das Entwickeln von Feldern ist eine gute Möglichkeit, wenn Sie über ein Ad-hoc-Dokument verfügen, dem der Empfänger spezifische Informationen hinzufügen muss, oder wenn Sie einen Vertrag haben und die Initialenfelder durch spezifische Klauseln hinzufügen möchten.

Die Authoring-Umgebung stellt die vollständige Vereinbarung in einem Fenster dar, in dem Sie Formfelder ziehen und entsprechend ablegen können, dazu zählen u. a.:

• Signatur/Initialen
• Unterzeichnername: Eine Schriftsatzversion des Felds „Signatur“ (d. h. Druckname).
• Titel/Firma
• Signaturdatum
• E-Mail-Adresse des Empfängers
• Geöffnete Textfelder
• Kontrollkästchen/Optionsfelder

Nach dem Hinzufügen Ihrer Felder können Sie die Vereinbarung Senden und den Signaturprozess starten.

Die Registerkarte „Vereinbarung“

Durch die Integration von Salesforce wird nahezu sichergestellt, dass Ihre Vereinbarungen einem Objekt zugeordnet werden, das in Bezug auf den Inhalt der Vereinbarung aussagekräftig ist.  Wenn Sie einem Kontakt eine Verschwiegenheitserklärung gesendet haben, wird die Vereinbarung auf der Seite dieses Kontakts aufgeführt.  Wenn Sie einem Empfänger über eine Opportunity eine Vereinbarung senden, weisen andererseits der Empfänger und die Opportunity die Vereinbarung in den zugehörigen Listen auf.

Da die Möglichkeit besteht, dass eine Vereinbarung im System verwaist ist, werden alle Vereinbarungen auf der Registerkarte Vereinbarungen aufgeführt (klicken Sie auf Zuletzt angezeigt und wählen Sie im Menü Alle aus).  Die Liste wird generiert und zeigt die Vereinbarungen an, für deren Anzeige Sie autorisiert sind. Zudem kann die Ansicht dieser Liste so angepasst werden, dass beliebig viele (oder alle) Vereinbarungsfelder angezeigt werden.

Nachdem eine Vereinbarung gefunden wurde, können Sie auf den Namen der Vereinbarung doppelklicken, um sie zu öffnen, und dann nach Bedarf den Status ändern. Es gibt die folgenden Optionen:

• Erinnern: Sendet eine Erinnerung in Echtzeit.
• Aktualisieren: Fragt Adobe Sign ab, um zu sehen, ob sich der Vereinbarungsstatus so geändert hat, dass Salesforce von dessen Richtigkeit ausgeht.
• Ansicht: Zeigt den Inhalt der Vereinbarungsdokumente an.
• Löschen: Löscht den Vereinbarungsdatensatz in Salesforce.
• Abbrechen: Beendet die Vereinbarung und legt sie auf einen abgebrochenen Status fest.

Unterzeichner ersetzen: Durch diese Option können Sie den aktuellen Unterzeichner (E-Mail-Adresse) durch einen anderen ersetzen. Eignet sich gut für Situationen, in denen jemand seine E-Mail-Adresse geändert hat oder unterwegs ist und Sie die Vereinbarung an einen anderen Unterzeichner/Genehmiger umleiten müssen.

Registerkarte „Vereinbarungen verwalten“

Die Registerkarte „Vereinbarungen verwalten“ öffnet ein Portal zu Ihrem Adobe Sign-Benutzerkonto und zeigt Ihnen alle Vereinbarungen in Bezug auf Ihre Benutzer-ID (E-Mail-Adresse).  Auch wenn dies in einigen Situationen nützlich ist, leistet Salesforce großartige Arbeit, wenn es darum geht, Vereinbarungen durchsuchbar im Kontext nachvollziehbar zu machen. Die meisten Administratoren unterdrücken diese Registerkarte, um alle Aktivitäten in Salesforce zu halten.