Kaikki tiedostot -näkymän käyttäminen Acrobatin Analyzerissa

Kaikki tiedostot on täydellinen tiedostoluettelo tilisi tiedostoista. Se sisältää suoraan Analyzeriin ladatut tiedostot ja kokoelmien kautta saatavilla olevat tiedostot, joihin sinulla on käyttöoikeus (jaettuja tiedostoja ei esitetä). Tiedosto voi näkyä sekä Kaikki tiedostot -näkymässä että useassa kokoelmassa samanaikaisesti. 

Toisin kuin kokoelma, Kaikki tiedostot ei ole erillinen organisaatiosäilö. Tiedoston poistaminen kokoelmasta jättää tiedoston saataville Kaikki tiedostot -näkymään. Ladatun tiedoston poistaminen Kaikki tiedostot -näkymästä poistaa sen pysyvästi Analyzerista ja kaikista kokoelmista, joissa se on.

Avaa Kaikki tiedostot

Valitse Kaikki tiedostot päänavigaatiosta.

Sivu näyttää sinulle saatavilla olevien tiedostojen kokonaismäärän ja taulukon, joka sisältää Kaikki tiedostot -näkymän tiedostot.

Tutustu tiedostotaulukkoon

Taulukko näyttää aina Tiedostonimi ensimmäisenä sarakkeena. Tätä saraketta ei voi piilottaa.

Oletuksena taulukko näyttää myös:

• Lisäyspäivä — päivä, jolloin tiedosto lisättiin Analyzeriin.
• Lähde — mistä tiedosto on peräisin. Suoraan ladatut tiedostot näyttävät Desktop. Linkitetyt tiedostot tunnistavat ulkoisen lähteensä, kuten SharePoint.

Voit näyttää enintään seitsemän saraketta, mukaan lukien Tiedostonimi.

Kun viet hiiren tiedoston päälle, Analyzer näyttää työkalut tiedoston avaamiseen tai merkitsemiseen.

Lataa tiedostoja suoraan Kaikki tiedostot -näkymään

Valitse Lähetä tiedostoja lisätäksesi tiedostoja luomatta tai avaamatta ensin kokoelmaa.

1. Valitse Lähetä tiedostoja.
2. Vedä tiedostot latausruutuun tai valitse Selaa tiedostoja löytääksesi ne paikallisesta järjestelmästäsi.
3. Lisää tiedostot.

Analyzer käsittelee tiedostot ja lisää ne Kaikki tiedostot -näkymään. Suoraan ladatut tiedostot näyttävät Tietokone Lähde-sarakkeessa.

Voit lisätä nämä tiedostot myöhemmin mihin tahansa kokoelmaan, jota voit hallita.

Etsi tiedostot nimen perusteella

Valitse Haku, kun haluat etsiä tiedostoja koko varastosta.

Valitse vaihtoehto, jolla haet vastaavuudet tiedostonimien tai tiedostojen sisällön perusteella. 

Päivitä määritteet

Valitse Päivitä määritteet päivittääksesi määritteet asiakirjoille Kaikki tiedostot -kohdassa.

Vahvistusviesti ilmoittaa, että joitakin määritteitä on saatettu lisätä tai päivittää ja että päivittäminen voi kestää aikaa asiakirjojen määrästä riippuen.

Valitse:

• Päivitä kaikki aloittaaksesi päivittämisen.
• Ohita toistaiseksi sulkeaksesi viestin ja päivittääksesi myöhemmin.

Päivittäminen koskee koko määritejoukkoa.

Mukauta tiedostotaulukkoa

Valitse Säädä määritenäkymää valitaksesi, mitkä metatiedot ja poimitut määritteet näkyvät sarakkeina.

Tiedostonimi pysyy aina näkyvissä. Voit lisätä enintään kuusi muuta saraketta kohdasta:

• Lähde
• Lisäyspäivä
• Käytettävissäsi olevat määritteet

Voit myös vetää valittuja arvoja muuttaaksesi niiden järjestystä. Listassa korkeammalla olevat kohteet näkyvät taulukossa enemmän vasemmalla.

Valitse Käytä, jos haluat tallentaa määrityksen, tai Peruuta, jos haluat hylätä muutokset.

Valitsemasi sarakkeet ja niiden järjestys säilyvät, kun poistut Kaikki tiedostot -näkymästä ja palaat myöhemmin.

Suodata tiedostoluettelo

Valitse Suodata tietoja rajataksesi näytettäviä tiedostoja poimittujen määritearvojen ja ehtojen avulla.

Kaikki tiedostot -näkymän suodatus käyttää samaa suodatusmallia, joka on käytettävissä kokoelmissa.

Yksittäisten tiedostojen käsitteleminen

Vie osoitin tiedoston päälle, niin näet toiminnot:

• Avaa tiedosto — Avaa asiakirja ja tarkastele sen sisältöä, poimittuja arvoja ja viittauksia.
• Merkitse asiakirja — Lisää tai poista tiedoston merkintä.

Merkintä kuuluu itse tiedostoon, joten sen merkitty tila seuraa tiedostoa, kun se näkyy kokoelmissa.

Valittujen tiedostojen käsitteleminen

Valitse yhden tai useamman tiedoston valintaruutu, niin näet valintaan soveltuvat toiminnot.

Laskuri muuttuu näyttämään valittujen määrän ja käytettävissä olevien tiedostojen kokonaismäärän. Esimerkiksi 3/2 000 asiakirjaa valittu ilmaisee, että kolme asiakirjaa on valittu 2 000 asiakirjan luettelosta.

Mahdollisia toimintoja ovat seuraavat:

• Lisää kokoelmaan — Lisää valitut tiedostot uuteen tai olemassa olevaan kokoelmaan lataamatta niitä uudelleen.
• Lataa — Lataa kopiot valituista tiedostoista paikalliseen järjestelmääsi.
• Vie poimitut tiedot — Vie valitut määritearvot CSV-tiedostoon.
• Poista — Poista pysyvästi poistettavissa olevat tiedostot Analyzer-sovelluksesta.

Tietoja Kaikki tiedostot -näkymästä poistamisesta

Tiedoston poistaminen kohdasta Kaikki tiedostot eroaa sen poistamisesta kokoelmasta.

Ladatun tiedoston poistaminen kohdasta Kaikki tiedostot:

• Poistaa tiedoston pysyvästi Analyzer-sovelluksesta.
• Poistaa sen kaikista kokoelmista, joissa se on.
• Toimintoa ei voi perua.

Ulkoisesta lähteestä, kuten SharePoint-palvelusta, linkitettyjä tiedostoja ei voi poistaa kohdasta Kaikki tiedostot. Analyzer estää poiston, koska ulkoinen järjestelmä pysyy tiedoston lähteenä.

Jaa Kaikki tiedostot

Avaa kolmen pisteen valikko ja valitse Jaa, niin voit antaa toiselle käyttäjälle pääsyn Kaikki tiedostot -kokoelmaasi.

Jakaminen noudattaa samaa käyttöoikeusmallia kuin kokoelman jakaminen. Vastaanottaja saa pääsyn reaaliaikaiseen luetteloon, joten muutokset kohdassa Kaikki tiedostot saatavilla oleviin tiedostoihin näkyvät automaattisesti.