Määritteiden käyttö Analyzer-työkalussa Acrobatissa

Määrite määrittää arvon, jonka haluat Analyzerin tunnistavan kaikista asiakirjoista. Sen sijaan, että avaisit jokaisen tiedoston ja etsisit samat tiedot manuaalisesti, määritä tiedot kerran ja anna Analyzerin poimia ne käsiteltävistä tiedostoista.

Jokainen poimittu arvo sisältää viittauksen lähdesisältöön, jotta voit tarkistaa, mistä tulos on peräisin, ja vahvistaa sen asiakirjan perusteella.

Määritetyyppien ymmärtäminen

Analyzer tarjoaa kahdenlaisia määritteitä:

Ennalta määritetyt määritteet
Valmiita määritteitä, jotka on suunniteltu yleisesti tarvittavien tietojen poimimiseen. Järjestelmä tarjoaa nämä, eikä niitä voi poistaa.

Mukautettuja määritteitä
Määritteitä, jotka määrität organisaatiollesi, asiakirjoillesi tai työnkuluillesi ominaisiin tietoihin.

Käytä ennalta määritettyjä määritteitä, kun ne vastaavat tarvitsemiasi tietoja. luo mukautettuja määritteitä, kun asiakirjasi vaativat käyttötapauksellesi ominaista terminologiaa, logiikkaa tai arvoja.

Kuinka määritteet toimivat

Analyzer käyttää kunkin määritteen osalta sen määritelmää arvon poimimiseen asiakirjasta.

Määritteestä riippuen poimittu arvo voi olla tekstiä, luku tai päivämäärä.

Poimimisen jälkeen voit käyttää määritteiden arvoja:

• Tietojen tarkasteluun eri asiakirjoissa.
• Asiakirjojen suodattamiseen.
• Arvojen vertailuun asiakirjojen välillä.
• Tietojen viemiseen.
• Sellaisten arvojen tunnistamiseen, jotka tarvitsevat lisävahvistusta tai korjausta.

Poimittujen arvojen vahvistaminen

Poimitut arvot sisältävät viittauksen lähdeasiakirjaan.

Käytä viittausta lähdesisällön tarkasteluun ennen tulokseen luottamista tärkeissä päätöksissä.

Poiminnan laatu riippuu määritteen määritelmästä ja analysoitavista asiakirjoista. Mukautetut määritteet saattavat vaatia testausta ja hiomista ennen kuin niitä sovelletaan laajasti.

Luo tehokkaita mukautettuja määritteitä

Aloita selkeällä määritelmällä tiedoista, joita haluat poimia.

Kun luot mukautetun attribuutin:

• Käytä tarkkaa, kuvaavaa nimeä.
• Kuvaile selkeästi arvo, joka Analyzerin tulisi tunnistaa.
• Testaa attribuuttia edustavilla asiakirjoilla.
• Tarkista sekä oikeat että väärät tulokset.
• Tarkenna määritelmää, jos tulokset ovat epäjohdonmukaisia.
• Vahvista attribuutti ennen sen laajaa käyttöä.

Monimutkaisempien vaatimusten kohdalla esimerkit voivat auttaa selventämään odottamiasi tuloksia.

Ylläpidä poimittuja tietoja

Attribuuttien määritelmät ja liiketoimintavaatimukset voivat muuttua ajan myötä.

Voit:

• Päivitä attribuutit, jotta nykyiset määritelmät otetaan käyttöön asiakirjoissa.
• Ohita poimittu arvo, kun tietty asiakirja tarvitsee korjauksen.
• Poimi arvo uudelleen korvaamisen poistamiseksi ja palaa poimittuun tulokseen.
• Vie poimitut arvot käytettäväksi Analyzerin ulkopuolella.
• Lataa ja lähetä attribuuttimääritelmät niiden uudelleenkäyttöä varten.
• Poista käytöstä attribuutit, joita et enää tarvitse.

Käytä attribuutteja vastuullisesti

Vahvista poimitut tiedot ennen niiden käyttöä päätöksentekoon, joka vaatii korkeaa tarkkuutta.

Organisaatiosi on vastuussa sen määrittämisestä, soveltuuko Analyzer käsittelemiisi asiakirjoihin ja käyttötapauksiin, mukaan lukien juridisten, säädösten, yksityisyyden tai sisäisten vaatimustenmukaisuusvaatimusten alainen sisältö.