Microsoft Dynamics CRM に統合される Adobe Sign アプリケーションのユーザーインターフェイスのガイド

概要

Adobe Sign はプラグアンドプレイ方式で Dynamics と統合することで、必要なあらゆるフォーム/契約文書の署名を取得できます。この統合により、以下のメリットを実現できます。

  • 取引先担当者、取引先企業、潜在顧客、営業案件、受注、請求書、見積もり、契約、管理者が作成した任意のカスタム CRM エンティティなどの CRM レコードに Adobe Sign を組み込むことができます。
  • 契約書や販売用ドキュメントなど、顧客との契約に使用する文書を Dynamics から 1 クリックで送信できるので、見積もりから現金化までのプロセス全体を高速化できます。
  • 取引先企業や取引先担当者などの Dynamics のエンティティからのデータを契約書に結合し、署名プロセス中に署名者から収集したデータを Dynamics に自動的に返送できる、管理者が設定可能なデータマッピング機能を利用できます。
  • 受信者は、いつでも、どこでも、どのデバイスでも簡単に署名できます。
  • Dynamics 内から、署名用に送信された文書をトラックできます。
  • プロセス全体を通して、手作業が必要なくなります。

 

パッケージのこのバージョン(v7)は、Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 以降にのみ対応しています。

 

以下を使用している場合は、『v6 ガイド』を参照してください

  • Dynamics CRM 2016 オンラインおよびオンプレミス                                       
  • Dynamics 2015 Update 2
  • Dynamics 2013 Service Pack 1、Update 4

 

Adobe Sign へのアクセス権の取得

Adobe Sign は Dynamics 管理者がインストールし、アクセス権はセキュリティロールによって付与されます。 Adobe Sign へのアクセスが必要で、メインページに Adobe Sign のオプションが表示されない場合は、Dynamics 管理者に連絡してユーザーアクセス権を要求してください。

メイン Dynamics ページの「Adobe Sign」ボタン

注意:

Adobe Sign が Dynamics で適切に機能するには、ブラウザーでポップアップが有効になっていることが必要です。セキュリティで保護されたコンテンツのみ表示というメッセージが表示されたら、すべてのコンテンツ​​を有効にするボタンをクリックします。

署名用に送信

Microsoft Dynamics CRM との Adobe Sign 統合がインストールされている場合は、詳細メニュー(...)から「署名用に送信」オプションを利用できます。「署名用に送信」オプションを使用すると、Dynamics エンティティまたは契約ページから署名用に契約書を送信できます。

エンティティから契約書を送信するには、次の手順に従います。

  • CRM 内のエンティティレコード(営業案件や取引先​​企業など)に移動し、クリックして開きます。
  • 詳細コマンドメニュー(...)をクリックします。
  • メニューから、「署名用に送信」を選択します。

注意:

ワークフローが予測でき、繰り返し実行されるプロセスについては、Dynamics 管理者が再利用可能なテンプレートを作成できます。 そうしたテンプレートは、「署名用に送信」をクリックした後のサブメニューに(アルファベット順で)表示されます。

テンプレートの一覧の一番下には、「新規契約書」があります。これは、テンプレートに基づかない契約書の場合に使用します。

メニューから「署名用に送信」を選択

新規契約書ページが開き、契約書テンプレート定義されたフィールド値が自動的に入力されます。

契約書を定義して送信するには、いくつかの項目を設定します。

  • 受信者 - 文書に対して署名または承認をおこなうユーザーまたはユーザーのリストです。
  • 契約名 - 署名者に送信される電子メールの件名の行と内部レポートに表示される契約の名称です。
  • 署名する必要がある文書 - 法的な署名が必要な、1 つ以上のフォーム、契約書、その他任意の文書です。


「受信者」セクション

「受信者」セクションに、1 人以上の署名者を定義する必要があります。 文書に署名する順番で受信者を入力します。間違った場合は、受信者リスト左側の「受信者の順序」フィールドを編集できます。

受信者を定義するには、次の手順に従います。

  • ウィンドウの右側にあるプラスのアイコンをクリックします。
新規契約書ページ

クリックすると、署名者/承認者のタイプを選択できるオーバーレイウィンドウが表示されます。

1. 「受信者タイプ」選択リストから適切な値を選択します。

  • 新規 - Dynamics で受信者が定義されていない場合に選択します。
  • 取引先担当者 - Dynamics で取引先担当者と定義されている受信者の場合に選択します。
  • 潜在顧客 - Dynamics で潜在顧客として定義されている受信者の場合に選択します。
  • ユーザー - Dynamics 環境の内部ユーザーです。
「受信者タイプ」選択リスト

2(a).「新規」を選択すると、オーバーレイウィンドウが変更され、氏名と電子メールアドレスを入力できます。

この操作では、新しい取引担当者/潜在顧客は Dynamics に保存されません。名前と電子メールは、このトランザクションの目的でのみ使用されます。

選択された受信者

注意:

デフォルトの確認は、契約テンプレートか、アカウントレベル(テンプレートで設定を定義していない場合)で定義されます。デフォルトを上書きする必要がある場合は、「既定の確認を上書き」チェックボックスをオンにします。これにより、別の確認プロセスを選択できる選択リストが表示されます。

2(b).「取引先担当者」、「潜在顧客」または「ユーザー」を選択すると、オーバーレイウィンドウが変更され、選択した特定のエンティティを検索できます。名前(または名前の一部)を入力し、検索アイコンをクリックして、組み込む特定の受信者を選択します。

Dynamics はこれらの種類のエンティティを認識できるので、電子メールはデータベースから読み込まれます。

取引先担当者の受信者

いずれのオプションを選択しても、「受信者の役割」を指定できます。 受信者の役割には次のものがあります。

  • 署名者(デフォルト) - 署名者は、契約書に 1 つ以上の署名をおこなう必要があります。
  • 承認者 - 承認者は契約書に署名する必要はありませんが(ただし、承認者に署名フィールドが配置されている場合は署名することができます)、契約書を「承認」する必要があります。承認イベントは、ログに記録されます。
  • CC – CC(カーボンコピー)に指定した関係者は、契約書の通知プロセスに含まれますが、契約書や署名サイクルに関与することはありません。

 

3. 受信者を定義したら、「保存」をクリックします。

4. 必要なすべての署名者/承認者について、手順 1 ~ 3 を繰り返します。

複数の受信者

注意:

受信者は(デフォルトでは)、受信者リストで配置された順序で契約書にアクセスできます。受信者リスト左側の「受信者の順序」の値を変更することで、署名者/承認者の順序を変更できます。 受信者は、入力した順序で自動的に並べ替えられます。

 

受信者の順序の変更

受信者名の左にある番号を 1 回クリックします。番号の値が編集できるようになります。受信者に設定したい署名プロセスの番号に変更します。それに従って他の受信者が調整されます。

注意:

署名順序」フィールドが「入力した順序」に設定された場合にのみ、「受信者の順序」フィールドを利用できるようになります。

署名順序」が「任意の順序」となっている場合、「受信者の順序」列はインターフェイスに表示されません。

受信者の移動

 

受信者の値の編集

フィールドをシングルクリックすると、ロックされていない(ロックアイコンで示されます)受信者の値を編集できます。

フィールドが開き、値を編集するか、新しい選択リストの値を選択できます。

変更後、受信者パネルの「保存」アイコンをクリックします。

recipients_-_editrecipientvalues


LinkedIn Sales Navigator

受信者リストの右に LinkedIn Sales Navigator があります。

会社が LinkedIn Sales Navigator Team または Enterprise アカウントへのアクセス権を持っていれば、Dynamics 管理者はこのオプション設定を有効化できます。

この設定を有効化すると、次のことができるようになります。

  • 受信者リストで任意の受信者をシングルクリックする
  • その受信者に関連付けられている電子メールが LinkedIn で見つかると、そのユーザーのプロフィールが受信者リストのすぐ右のパネルに表示される

 

linkedin_sales_navigator

 

LinkedIn パネルを有効化するには、「サインイン」ボックスをクリックし、Team または Enterprise アカウントの使用を許可します。

認証が完了すると、「受信者リスト」の受信者を選択できるようになり、LinkedIn プロフィールを表示できます。

 

アプリケーションは選択された受信者の名前と電子メールアドレスを検索し、見つかった場合はそのプロフィールを表示します。

複数の受信者を選択すると、選択した最初の受信者のみが表示されます。

linkedin_sales_navigatorwithprofile

 

LinkedIn が間違ったプロフィールを返した場合は、右上にある「詳細オプション」(...)アイコンをクリックし、「正しい人物ではない」を選択します。

linkedin_-_wrong

注意:

LinkedIn Sales Navigator は LinkedIn アプリケーションのポータルであり、LinkedIn による機能の開発時に変更される場合があります。

潜在顧客として保存」をクリックすると、Dynamics ではなく LinkedIn 環境で潜在顧客として保存されます。

InMail を送信」と「つながりを申請」の場合も同じです。

 

LinkedIn プロフィールが見つからない(または「正しい人物ではない」をクリックした)場合、パネルが変化し、プロフィールの特定に役立つように、受信者の現在または過去の会社情報現在の役職を入力できるようになります。

知っている値を入力し、「検索」をクリックします。

linkedin_cant_findtheprofile

 

複数の一致が見つかった場合は、パネルの右上に 2 つのナビゲーション矢印が表示され、選択されているプロフィールを切り替えることができます。

一致」をクリックすると、新しいタブでプロフィールを表示できます。

linkedin_found_severalpeople


メッセージの詳細

「メッセージの詳細」セクションには、契約書名とグローバルメッセージが表示されます。

templates_-_messagedetails
  • 契約名 - 契約名は主に通知で利用されます。電子メールの件名の行に表示されるほか、電子メール本文では太字で、ボイラープレートの説明では小さなフォントで表示されます(以下の黄色でハイライトされた部分)。
  • メッセージ - メッセージフィールドは自由に入力可能なプレーンテキストのフィールドであり、署名者に対する任意のメッセージや指示を挿入できます(以下の緑色でハイライトされた部分)。
電子メールの例
  • 対象 – ロックされたこの値は、契約書テンプレートに基づいてインポートされた受信者を示します。
  • データマッピング - ロックされたこの値は、この契約書を設定したテンプレートに関連付けられたデータマップを示します。


ファイル/添付の追加

以下の 2 つの方法のいずれかを使用して、契約書に文書を追加できます。

  • ローカルシステムからファイルをアップロード - 「添付ファイル」セクションのプラスのアイコンをクリックすると、アップロードして契約書に添付するファイルをシステムから選択するように求めるダイアログボックスが表示されます。 ネットワークドライブも利用できます(SharePoint など)。
  • Adobe Sign ライブラリから文書またはテンプレートを添付 - このチェックボックスをオンにすると、Adobe Sign アカウントにアップロードした文書テンプレートのリストを有効にできます。組み込むフォームをシングルクリックして、「添付」ボタンをクリックします。
    • 管理者のみがライブラリに文書を追加できます。
ファイル添付インターフェイス

注意:

添付されたすべてのファイルは 1 つの PDF にまとめられて、署名プロセスで使用されます。文書の表示順序は、「添付ファイル」セクションで指定した順序になります。 文書を並べ替える必要がある場合は、「添付ファイル」セクションの右下にある「文書の順序変更」リンクをクリックします。


「契約書オプション」セクション

「契約書オプション」セクションには、この種類のトランザクションにのみ適用される数多くの設定オプションが含まれています。

template_-_agreementoptions
  • 送信前に署名をプレビューして位置を設定 - このチェックボックスをオンにすると、送信者がフォームフィールドを配置できるように、契約書でオーサリング環境が自動的に表示されます。
  • 契約書の有効期限 - このチェックボックスをオンにすると、契約書が期限切れとなる終了日が契約書に定義されます。
  • 期限切れまでの日数 - 「契約書の有効期限」機能が有効になっている場合に、契約書に署名可能な残り日数を定義します。
  • 署名後のランディングページを追加 - 有効にすると、受信者が契約書の操作を完了した後にリダイレクトされる URL を指定できます。
  • 署名後のランディングページ - このフィールドには、「署名後のランディングページを追加」が有効な場合に、受信者をリダイレクトするページの URL を指定します。
  • 対面署名を要求 - 署名者が電子メールを使用せずに、送信者のローカルシステムまたはタブレット上で署名する必要がある場合、送信者はこのオプションを使用して署名をホストできます。
  • 自分の署名を要求 – 送信者が署名プロセスに参加する場合に使用します。
    • 送信者は最初か最後に署名するか、唯一の署名者である必要があります。
    • 署名順序は入力した順序になります。
契約書の詳細
  • 署名順序 - ドキュメントに署名する 2 つのワークフローからいずれかを選択します。
    • 任意の順序では、すべての署名者に一斉に通知が送信され、他の署名者が署名するのを待たずに署名できます。
    • 入力した順序では、契約で署名者を定義した順序に基づいて、順番に署名プロセスが実行されます。
  • 署名タイプ - ドキュメントに署名する形式を選択します。
    • 電子サイン - 契約書を電子メールで送信し、受信者が電子的に署名します。
    • 手書き - 電子メールで文書を送信しますが、署名者は文書を印刷して手書きで署名します。その後、同じ電子メールのリンクを使用して、文書を Adobe Sign システムにアップロードする必要があります。
  • 受信者のリマインダーをスケジュール - トランザクションのリマインダーサイクルを定義します。 リマインダーは、現在の受信者に毎日または毎週送信するように設定できます。
  • リダイレクトの遅延秒数 - この設定は、署名の適用後、指定したランディングページに受信者がリダイレクトされるまでの遅延時間を指定します。「署名後のランディングページ」が定義されている場合は必須です。
  • 署名言語 - この設定は、契約が署名者に送信されるときの使用言語を定義します。 署名者に対するすべての電子メールおよび画面上のプロンプト/指示は、選択した言語になります。


セキュリティオプション

Adobe Sign は、デフォルトの電子メールに基づく認証プロセスを使用した法的署名をネイティブで適用しますが、2 つの形態での拡張セキュリティもサポートしています。

  • 署名された PDF を開くためのパスワードを設定 - 最終的な文書に不正にアクセスされないようにパスワードを設定する場合にこの設定を有効にします。
  • ID 確認 - 受信者を認証するための 2 要素確認を定義します。
    • 電子メール – 2 要素確認は適用されません。
    • パスワード - 標準的な英数字のパスワードフィールド。パスワードを使用する場合、送信者は、別途、署名者にパスワードを伝える必要があります。
    • ナレッジベース - ナレッジベース認証では、公開データベースを使用して、署名者の過去についていくつか質問をおこない、署名者の身元を確認します。
    • Web ID - ソーシャルメディアを使用して、2 つ目の認証を適用します。
セキュリティオプション

受信者を定義し、ファイルを添付して、その他のフィールド操作が完了したら、上部メニュー項目の「契約を送信」をクリックします。

署名用に送信


テンプレートを使用したエンティティからの送信

Dynamics 管理者は、Dynamics エンティティ(取引先担当者、営業案件、取引先企業)向けのテンプレートを 1 つ以上作成できます。テンプレートにより、契約書が事前に設定され、送信者が手動でおこなう設定作業が削減されます。

テンプレートには、リボンのその他コマンド)アイコンからアクセスします。

5MEnu from entity


新規(+)メニューからの契約書のクイック作成

テンプレートが作成されたエンティティタイプがわかっている場合は、「新規」メニューから新規契約書を作成できます。

  • 上部リボンの「新規(+)」アイコンをクリックします。
  • レコード」セクションのオプションから「契約書」を選択します。
    • クイック作成:契約書」パネルが開きます。
quick_create_agreement-selectentity

 

  • 使用するテンプレートに関連付けられている「エンティティ」を選択します。
    • 選択すると 2 つの検索結果が表示され、使用するテンプレート契約書の送信先となる特定のオブジェクトを選択できます。
quick_create_agreement-selecttemplate
  • テンプレートを選択」フィールドをクリックすると、選択したエンティティに関連付けられているテンプレートを含む小さなメニューが表示されます。 テンプレートを選択します。
  • 「{エンティティ} を選択」フィールドをクリックすると、適切なエンティティタイプのオブジェクトリストが表示されます。オブジェクトを選択します。
    • エンティティ名の一部を入力すると、メニューが文字列と一致するオブジェクトに限定されます。
  • Save」をクリックします。

 

保存」ボタンをクリックすると、テンプレートの値に基づいて契約書が作成されます。

  • テンプレートに受信者または添付ファイルがない場合、契約書は「ドラフト」ステータスで作成されます。
  • テンプレートに受信者および添付ファイルが含まれていても、テンプレートで「ワンクリック送信」が有効化されていない場合、契約書は「ドラフト」ステータスで作成されます。
  • テンプレートに受信者および添付ファイルが含まれていて、「ワンクリック送信有効化されている場合、契約書は署名のために自動的に送信されます。

契約状況の確認

契約の状況は、現在の法的状況を示しており、Dynamics では定期的なポーリング間隔で更新されます。状況の値は次のとおりです。

  • 下書き - 契約書が作成されましたが、まだ送信されていません。
  • 署名用に送信済み - 現在署名プロセスを実行しています。
  • 署名済み - すべての関係者により署名がおこなわれ、契約書が完成しました。
  • 拒否 – 受信者の 1 人が契約書を拒否したので、システム内で契約書がキャンセルされることを示します。
  • 取り消し済み – すべての署名を取得する前に、送信者が署名プロセスをキャンセルしました。

契約書を検索する場合は、契約書作成に使用した主なエンティティに関連するエンティティを確認すると便利です。

例えば、取引先担当者を使用して契約書を作成した場合は、取引先担当者に移動し、その取引先担当者の名前の右側にある下矢印をクリックすると、関連付けられているエンティティを確認できます。

6check_agreementsfromentity

関連付けウィンドウには契約書オブジェクトが表示され、このオプションをクリックすると、そのエンティティに関連付けられている契約書のリストが表示されます。

 

契約状況を確認する別の方法として、契約書の一覧を確認する方法があります。

  • Adobe Sign/契約書に移動します。
メイン/Adobe Sign/契約書に移動

契約書ページの「契約書」リストには、エンティティに関係なくすべての契約書が一覧表示されます。「署名済み」の契約書については、その契約書の「名前」、「 契約状況」および契約日が表示されます。「署名用に送信済み」および「下書き」の契約書では、該当する情報のみが表示されます。

「契約書」リスト

注意:

署名済みの契約書は、関連する Dynamics エンティティの「メモ」セクションにも表示されます。

「メモ」のレコード

状況の更新、リマインダーの送信および契約のキャンセル

未署名の契約書に対して、次の 3 つの操作をおこなうことができます。

  • 状況を更新 - Adobe Sign サーバーにポーリングをおこない、最新の状況を取得します。
  • リマインダーを送信 - 契約書の現在の署名者に対して、すぐに電子メールのリマインダーを送信します。
  • 契約書をキャンセル - システム内の契約書を終了して、署名者に対してキャンセル通知を送信します。

これらいずれの操作も、契約書内の上部のボタンを使用して開始できます。

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