Dynamics 用 Adobe Sign プロセス(ワークフロー)

概要

Microsoft Dynamics Workflow システムでは、関連オブジェクトの高度にカスタマイズ可能な文字列を使用して、Dynamics 環境内のプロセスを自動化できます。  これらのプロセスは、ユーザーが手動でトリガーすることも、定義されたイベントが発生したときにトリガーされるように設定することもできます。

このドキュメントは、MS Dynamics CRM パッケージ用 Adobe Sign のバージョン 7 で追加された Adobe Sign オブジェクトについて紹介および説明することを目的としています。

Dynamics 内のカスタムワークフローシステムの詳細について説明することは目的としていません。

MS Dynamics CRM 用 Adobe Sign は、365 CRM ソリューションのバージョン 7 インストールパッケージのみでのカスタムワークフローの作成をサポートしています。

このパッケージの内容は次のとおりです。

  • 7 つのアクティビティ。独自のカスタムプロセスの作成に使用できる個別のアクション
  • 2 つのアクション。設定不要ですぐに使用可能。複数のワークフロー用の再利用可能な優れたプロセス
  • 1 つのワークフロー。商談が「成立」に設定されると自動的に契約書を送信する機能の例(ドラフトステータス)

前の Dynamics バージョン(2011/2013/2016)は、Adobe Sign パッケージのバージョン 7 ではサポートされていません。

注意:

ワークフローを作成する前に、署名するフォーム、および署名プロセスに含める受信者の数/順序について十分に理解しておく必要があります。

署名の順序を変更できるオプションは複数あります。通常は、受信者を最初の受信者の位置に挿入して、他の受信者の順序を繰り下げます。


Activities

アクティビティは、アクションワークフローの構成要素であり、それぞれに前のアクティビティまたはイベントからの入力を受け取って後続のアクティビティの出力を生成する個別のタスクが定義されています。

一連のアクティビティを連結すると、アクションまたはワークフローが作成されます。

使用可能な Adobe Sign アクティビティは 7 つあります。

各フィールドの説明を以下に示します。

契約名 – 受信者への電子メールメッセージに表示され、Dynamics 環境全体で参照される契約名

契約メッセージ – 受信者への電子メール通知に追加されるグローバルメッセージ

署名タイプ – Adobe Sign によって実施される署名フローを定義します。以下の 2 つの選択肢があります。

  • 電子サイン – 電子サインを使用し、Web 接続セッション全体で適用されます。  受信者はデスクトップまたはモバイルプラットフォームを使用して署名を適用できます
  • 手書き – 物理的な署名が必要な場合に使用します。このプロセスでは、受信者は、ファイルを印刷し、ドキュメントに物理的に署名して、ドキュメントをスキャンして PDF 形式に戻し、システムにアップロードすることが求められます。

署名された PDF を開くためのパスワードを設定 – 最終的な署名済みドキュメントに適用されるパスワード文字列を入力するためのオプションフィールド。すべてのケースで、署名された PDF を表示するにはパスワードが必要です

契約書が期限切れになるまでの日数 – このフィールドに入力した値は、契約書が作成されてから署名することができる日数を表します。すべての受信者は、このタイマーが期限切れになる前に署名プロセスの各自の部分を完了する必要があります。完了しないと、契約書がキャンセルされます

送信者署名オプション – 送信者の観点から受信者署名フローを制御します。以下の 4 つの選択肢があります。

  • 署名を辞退 - 送信者であるため送信者が署名しない場合
    • ルックアップなどの他の方法で送信者を受信者として追加できます
  • 自分が最初に署名 – 契約書の送信者を最初の署名者として受信者スタックに挿入します
  • 自分が最後に署名 – 契約書の送信者を最後の署名者として受信者スタックに挿入します
  • 自分のみが署名 – 送信者のみが署名を適用するプロセス用。例:休暇の申請
警告:

送信者署名オプション」は、契約書の署名順序に直接影響し、AddRecipient アクティビティで定義された「受信者の順序」の値を無効にします。

受信者の順序」の値を 1 にして受信者を定義し、CreateAccount アクティビティを設定して送信者を最初の署名者として挿入すると(「自分が最初に署名」)、「受信者の順序」の値が繰り下げられます。

1 は 2 のように扱われ、署名者 2 フィールドへのアクセスのみが許可されます。

2 は 3 のように扱われ、後続の値も同様になります。

 

対面署名 – 受信者が送信者と同じ物理的な場所にいることが予想され、送信者のシステムでホストされている対面署名を許可する場合に使用します。

この方法ではデフォルトの電子メール検証プロセスが回避されるため、フォーム内で追加の重要な情報(運転免許証、社会保障番号など)が収集されるようにして、特定の個人に合理的に紐づけることを強くお勧めします

署名の順序が必要 – このオプションは、基本契約書フローを決定します。

  • True の場合は、順次署名プロセスに従います。この場合は、一度に 1 人の受信者が契約書にアクセスできるようになります。各受信者は、契約書を交わす順番になると通知され、順番になるまでは通知されません
  • False の場合は、並行署名プロセスに従います。この場合は、すべての受信者に同時に通知され、署名/承認は任意の順序で適用できます

署名後のランディングページ URL – 署名者が署名を適用した後にルーティングされる公開 URL。

  • 値が指定されていない場合は、Adobe Sign によって提供される標準の署名後ページが表示されます

リダイレクトの遅延(秒単位)署名後のランディングページ URL が指定されている場合、このフィールドは、契約書の処理完了後に、リダイレクトがトリガーされてブラウザがランディングページ URL に変わるまでブラウザが待機する秒数を定義します

本人確認 – この設定は、契約書に関連付けられたすべての受信者のデフォルトの確認方法を定義します。

  • これは特に、AddRecipient アクティビティを使用せずに受信者を読み込む契約書で、次の場合に適用されます。
    • 送信者署名オプション」が「自分が最初に署名」、「自分が最後に署名」、または「自分のみが署名する」に設定されている場合
    • 親エンティティからプライマリ電子メールを追加」が true の場合
  • 後続の AddRecipient アクティビティによって追加された受信者は、デフォルトの本人確認方法を無効にすることができます

少なくとも契約書の送信先の電子メールアドレスに対する認証によって、すべての受信者が確認されます。

2 要素認証は、いくつかの形式で利用できます。

  • 電子メール – デフォルトの検証タイプ。すべての受信者に対して採用されています
  • 電話 – 受信者が契約書にアクセスしようとしたときに SMS メッセージを送信する 2 要素検証
    • AddRecipient オブジェクトの「受信者の電話番号」フィールドと「受信者の国コード」フィールドに受信者の電話番号と国コードを入力する必要があります
  • パスワード – 標準の英数字パスワード文字列を使用した 2 要素検証
    • 何らかの外部的な方法で受信者にパスワードを通知する必要があります
  • ナレッジベース – 米国内の受信者専用の 2 要素検証
    • 公開データベースから得られた重要なデータを使用して、個人に関する一連の質問を行います
  • Web ID – いずれかのソーシャルメディアサイトに対して正常に処理された認証を使用する 2 要素検証
    • 認証の有効なサイトは、Facebook、LinkedIn、Google、Yahoo!、Microsoft Live、Twitterです

本人確認用のパスワードを設定 – パスワード検証が選択されている場合に使用するパスワード文字列

親エンティティのプライマリ電子メールを受信者として追加True の場合、プロセスはプライマリエンティティの電子メールアドレスを署名プロセスの最初の署名者として読み込みます

警告:

親エンティティのプライマリ電子メールを受信者として追加」は、契約書の署名順序に直接影響し、AddRecipient アクティビティで定義された「受信者の順序」の値を無効にします。

受信者の順序」の値を 1 にして受信者を定義し、CreateAccount アクティビティを「親エンティティのプライマリ電子メールを受信者として追加」に設定すると、「受信者の順序」の値が繰り下げられます。

1 は 2 のように扱われ、署名者 2 フィールドへのアクセスのみが許可されます。

2 は 3 のように扱われ、後続の値も同様になります。

 

受信者リマインダーのスケジュール – 契約書のリマインダーのスケジュールを定義します。以下の 3 つの選択肢があります。

  • なし – リマインダーはスケジュールされません。  Dynamics の Agreement オブジェクトからリマインダーをオンデマンドで送信することは引き続き可能です
  • 署名されるまで毎日 – 契約書が署名されるまで、リマインダー電子メールが毎日送信されます
    • 10 回繰り返されます。10 日経過した後にリマインダーは期限切れになります
  • 署名されるまで毎週 – 契約書が署名されるまで、7 日に 1 回リマインダー電子メールが送信されます
    • 7 回繰り返されます。60 日経過した後にリマインダーは期限切れになります

 

フィールドの説明を以下に示します。

契約書テンプレートを選択 – 契約書を生成するために使用できる Adobe Sign テンプレートを表示するルックアップフィールド

 

GetAgreementId

GetAgreementID には入力フィールドがなく、契約書 ID が 1 つのみ出力されます。

各フィールドの説明を以下に示します。

契約書 ID を入力CreateAgreement アクティビティから契約書 ID を読み込みます。

ドキュメントの追加元 – ドキュメントのソースを定義します。ドキュメントは、常にターゲットオブジェクトの「メモ」から取得されます。  2 つのオプションがあります。

  • プライマリエンティティのメモ - ドキュメントは、プライマリエンティティの「メモ」フィールドから取得されます

例:商談に販売見積を添付すると、ワークフローは、その商談をプライマリエンティティとして使用するように設定されます。 

ワークフローがトリガーされると、プロセスは商談に進み、商談メモに添付されたファイルを選択します。ここに見積が添付されます

  • プロセスのメモ - ドキュメントは、エンティティではなく、プロセスの「メモ」フィールドから取得されます

例:1 組の標準の新規採用ドキュメントがある場合。これらは標準の定型ドキュメントで、採用するすべての新しいユーザーに空白のドキュメントの一意のコピーを添付することは意味がありません。  プロセスからドキュメントを添付すると、管理者がバージョン管理プロセスを制御できるようになり、ワークフローをトリガーする必要があるすべてのユーザーがドキュメントの最新バージョンを使用できるようになります。

プロセスを選択 –「プロセスのメモからドキュメントを追加」を選択した場合にのみ意味があります。

この設定は、ドキュメントファイルの取得元のプロセスを識別します。

ドキュメント名 – 特定のエンティティまたはプロセスの「メモ」フィールドに複数のファイルを添付できます。

ドキュメント名」を指定すると、指定したファイルと一致するファイルのみがプロセスで取得されます。

ドキュメント名」を指定しないと、すべてのファイルが取得されます。

ドキュメントの最新バージョンのみを追加 – ドキュメントのバージョン管理プロセスが頻繁に行われます。  例えば、条件の交渉が進むにつれて、契約書が繰り返し改定されることがあります。「ドキュメントの最新バージョンのみを追加」を True に設定すると、ドキュメントが取得されるときに、添付ファイルの時間/日付スタンプに基づいてドキュメントの最新バージョンのみが取得されます。

設定が False の場合、ドキュメントのすべてのバージョンが取得されます。

 

注意:

グローバルプロセス(プライマリエンティティが特定されていない)を作成する場合は、ドキュメントをプロセスメモから取得する必要があります。

各フィールドの説明を以下に示します。

契約書 ID を入力CreateAgreement アクティビティから契約書 ID を読み込みます。

受信者のフルネーム – 電子メールテンプレートにフィールド値を挿入するオプションのフィールド。指定しないと、電子メールテンプレートには「受信者の電子メールアドレス」の値が表示されます。

受信者の電子メールアドレス – 受信者の文字通りの電子メールアドレス。この値は、ドキュメントの配信と、受信者と契約書との関連付けに使用されます。

受信者の役割 – ドキュメントに関して受信者が実行すべきことです。

  • 署名者 – 法的署名を適用する必要がある人物
  • 承認者 – ドキュメントを承認するだけで、必ずしも署名する必要がない受信者
  • CC – CC 受信者は、契約書に影響を与えることはできず、単なるプロセスの監視者であり、通常は契約書のコピーを取得します(Adobe Sign の設定によって異なります)。

受信者の順序 – この値は次のことを表します。

  • 署名プロセスで順次署名パスが指定されている場合、署名サイクルのどこに受信者が存在するか。  1 を入力すると、契約書にアクセスする最初の受信者であることを示します
  • 署名プロセス中に受信者がアクセスできるフィールド。ドキュメントのフィールドは、「署名者」番号で識別されます。1 を入力すると、受信者は「すべての受信者」および「署名者 1」用に指定されたフォームフィールドにアクセスできることを示します。

順次ワークフローでは、受信者 1 が各自のパートを完了した後でのみ、受信者 2 に契約書が通知されます。

受信者 2 は、「すべての受信者」および「署名者 2」用に指定されたフィールドにのみアクセスできます。

CC 受信者に関する注意:明確にするために、すべての CC 受信者には、実際に契約書を交わす最後の受信者に続く受信者の順序を割り当てる必要があります。  署名サイクルの一部として 3 人の受信者がいる場合、CC 受信者は受信者の順序 4 でなければなりません

注意:

受信者の順序に細心の注意を払ってください。また、CreateAgreement アクティビティが受信者リストの先頭に受信者を挿入できることに注意してください。

受信者を挿入する設定は次のとおりです。

  • 送信者署名オプション:自分が最初に署名 -「送信者署名オプション」が「自分が最初に署名」に設定されている場合、契約書の送信者が最初の受信者になります。常に。
  • 親エンティティのプライマリ電子メールを追加 - プライマリエンティティの電子メールがCreateAgreement アクティビティを通じて追加されると、この電子メールが最初の受信者として挿入されます。
    • 送信者署名オプション」(上記)のみが親エンティティのプライマリ電子メールの前に受信者を挿入できます。

 

デフォルトの確認の無効化 - CreateAgreement アクティビティで定義されたデフォルト値とは異なる確認方法を割り当てることができるようになります。

  • False - false の場合、CreateAgreement アクティビティで定義されたデフォルトの本人確認方法がこの受信者に適用されます
  • True - true の場合、この受信者には、この AddRecipient アクティビティで定義された本人確認方法が適用されます(以下を参照)

本人確認 – 少なくとも契約書の送信先の電子メールアドレスに対する認証によって、すべての受信者が確認されます。2 要素認証は、いくつかの形式で利用できます。

  • 電子メール – デフォルトの検証タイプ。すべての受信者に対して採用されています
  • 電話 – 受信者が契約書にアクセスしようとしたときに SMS メッセージを送信する 2 要素検証
    • 以下の「受信者の電話番号」フィールドと「受信者の国コード」フィールドに受信者の電話番号と国コードを入力する必要があります
  • パスワード – 標準の英数字パスワード文字列を使用した 2 要素検証
    • 何らかの外部的な方法で受信者にパスワードを通知する必要があります
  • ナレッジベース – 米国内の受信者専用の 2 要素検証
    • 公開データベースから得られた重要なデータを使用して、個人に関する一連の質問を行います
  • Web ID – いずれかのソーシャルメディアサイトに対して正常に処理された認証を使用する 2 要素検証
    • 認証の有効なサイトは、Facebook、LinkedIn、Google、Yahoo!、Microsoft Live、Twitterです

CC 受信者に関する注意:すべての CC 受信者は、「本人確認」をデフォルトの「電子メール」値のままにしておく必要があります

受信者の電話番号 – SMS 電話番号検証プロセスに使用する電話番号

受信者の国コード – SMS 検証のために電話番号の前に付加される国コード

受信者のパスワード –「パスワード」検証が選択されている場合に使用されるパスワード文字列

各フィールドの説明を以下に示します。

契約書 ID を入力CreateAgreement アクティビティから契約書 ID を読み込みます。

追加する受信者のタイプを選択 - このフィールドでは、受信者を識別するときにルックアップするエンティティのタイプを定義します。次のオプションがあります。

  • リード
  • 取引先担当者
  • ユーザー

リードを受信者として追加 -「追加する受信者のタイプを選択」フィールドで「リード」を選択した場合に、Lead オブジェクトを署名サイクルにマッピングできます。

取引先担当者を受信者として追加 -「追加する受信者のタイプを選択」フィールドで「取引先担当者」を選択した場合に、Contact オブジェクトを署名サイクルにマッピングできます。

ユーザーを受信者として追加 -「追加する受信者のタイプを選択」フィールドで「ユーザー」を選択した場合に、User オブジェクトを署名サイクルにマッピングできます。

上記のフィールドを使用して受信者を追加する場合、ルックアップを使用してシステムを検索することも、親エンティティの関連エンティティを通じて受信者を選択することもできます。

 

受信者の役割 – ドキュメントに関して受信者が実行すべきことです。

  • 署名者 – 法的署名を適用する必要がある人物
  • 承認者 – ドキュメントを承認するだけで、必ずしも署名する必要がない受信者
  • CC – CC 受信者は、契約書に影響を与えることはできず、単なるプロセスの監視者であり、通常は契約書のコピーを取得します(Adobe Sign の設定によって異なります)。

受信者の順序 – この値は、署名プロセスで順次署名パスが指定されている場合、署名サイクルのどこに受信者が存在するかを表します。  1 を入力すると、契約書にアクセスする最初の受信者であることを示します。

受信者 1 が各自のパートを完了した後でのみ、受信者 2 に契約書が通知されます。

CC 受信者に関する注意:明確にするために、すべての CC 受信者には、実際に契約書を交わす最後の受信者に続く受信者の順序を割り当てる必要があります。  署名サイクルの一部として 3 人の受信者がいる場合、CC 受信者は受信者の順序 4 でなければなりません

注意:

受信者の順序に細心の注意を払ってください。また、CreateAgreement アクティビティが受信者リストの先頭に受信者を挿入できることに注意してください。

受信者を挿入する設定は次のとおりです。

  • 送信者署名オプション:自分が最初に署名 -「送信者署名オプション」が「自分が最初に署名」に設定されている場合、契約書の送信者が最初の受信者になります。常に。
  • 親エンティティのプライマリ電子メールを追加 - プライマリエンティティの電子メールがCreateAgreement アクティビティを通じて追加されると、この電子メールが最初の受信者として挿入されます。
    • 送信者署名オプション」(上記)のみが親エンティティのプライマリ電子メールの前に受信者を挿入できます。

 

デフォルトの確認の無効化 - CreateAgreement アクティビティで定義されたデフォルト値とは異なる確認方法を割り当てることができるようになります。

  • False - false の場合、CreateAgreement アクティビティで定義されたデフォルトの本人確認方法がこの受信者に適用されます
  • True - true の場合、この受信者には、この AddRecipient アクティビティで定義された本人確認方法が適用されます(以下を参照)

本人確認 – 少なくとも契約書の送信先の電子メールアドレスに対する認証によって、すべての受信者が確認されます。2 要素認証は、いくつかの形式で利用できます。

  • 電子メール – デフォルトの検証タイプ。すべての受信者に対して採用されています
  • 電話 – 受信者が契約書にアクセスしようとしたときに SMS メッセージを送信する 2 要素検証
    • 以下の「受信者の電話番号」フィールドと「受信者の国コード」フィールドに受信者の電話番号と国コードを入力する必要があります
  • パスワード – 標準の英数字パスワード文字列を使用した 2 要素検証
    • 何らかの外部的な方法で受信者にパスワードを通知する必要があります
  • ナレッジベース – 米国内の受信者専用の 2 要素検証
    • 公開データベースから得られた重要なデータを使用して、個人に関する一連の質問を行います
  • Web ID – いずれかのソーシャルメディアサイトに対して正常に処理された認証を使用する 2 要素検証
    • 認証の有効なサイトは、Facebook、LinkedIn、Google、Yahoo!、Microsoft Live、Twitterです

CC 受信者に関する注意:すべての CC 受信者は、「本人確認」をデフォルトの「電子メール」値のままにしておく必要があります

受信者の電話番号 – SMS 電話番号検証プロセスに使用する電話番号

受信者の国コード – SMS 検証のために電話番号の前に付加される国コード

受信者のパスワード –「パスワード」検証が選択されている場合に使用されるパスワード文字列

フィールドの説明を以下に示します。

契約書 ID を入力CreateAgreement アクティビティから契約書 ID を読み込みます。


操作

アクションは、アクティビティをリンクして何らかの結果を得るプロセスの一種ですが、ユーザーが直接使用することはできません。

その代わりに、ワークフローに含めることができる再利用可能なモジュールであると考えることができます。慎重に作成されたいくつかのアクションは、これらの共通の手順を再設定することなく、さまざまなワークフローに含めることができます。

 

2 つの事前設定されたアクションが用意されていて、すぐに使用できます。

これらはシンプルで広く使用されているプロセスであり、独自のカスタムワークフローの作成に活用することができます。

このアクションは、電子サインのために 1 人の受信者に契約書を送信するシンプルで汎用的なアクションです。

プロパティページの上部で、次のことがわかります。

  • このプロセスにエンティティは関連付けられていない
    • これにより、アクションをあらゆるタイプのワークフローで使用することができる
    • プライマリエンティティがないため、プロセスからファイルを取得する必要がある

 

プロセスチェーンには次の 4 つのアクティビティがあります。

  • CreateAgreement
    • 契約名とメッセージは汎用的。何にでも適用可能
    • 「電子サイン」が署名タイプ。適切なデフォルト
    • 送信者は署名する必要がない
    • 順次署名順序が適用される
    • 電子メール検証が選択されている。2 要素検証はない
    • リマインダースケジュールは設定されていない

  • AddRecipient
    • 契約書 ID は CreateAgreement から読み込まれる
    • 受信者の電子メールは Arguments オブジェクトから挿入される
    • 受信者は、署名プロセスで番号 1 として識別され、署名者であるため、署名が必要である

  • AddDocument
    • 契約書 ID は CreateAgreement から読み込まれる
    • ファイルはプロセスメモから取得される
    • 正しいファイルを保持しているプロセスは、署名用に送信プロセス(これと同じプロセス)である
    • プロセスは、プロセスの「メモ」セクションに添付されているすべてのファイルのすべてのバージョンを送信する
      • ドキュメント名が指定されていないため、一意に名前が付けられたすべてのファイルが添付される
      • 最新バージョンのみを追加」が False に設定されているため、すべてのバージョンが含まれる

  • SendAgreement
    • 契約書 ID は CreateAgreement から読み込まれる

このプロセスは、電子サインのために 1 人の受信者に契約書を送信するシンプルで汎用的なアクションです。

プロパティページの上部で、次のことがわかります。

  • プライマリエンティティは「商談」である

 

プロセスチェーンには次の 4 つのアクティビティがあります。

  • CreateAgreement
    • 契約名とメッセージは汎用的。何にでも適用可能
    • 「電子サイン」が署名タイプ。適切なデフォルト
    • 送信者は署名する必要がない
    • 順次署名順序が適用される
    • 電子メール検証が選択されている。2 要素検証はない
    • リマインダースケジュールは設定されていない

 

  • AddRecipient
    • 契約書 ID は CreateAgreement から読み込まれる
    • 受信者の電子メールは Contact オブジェクトから挿入される
    • 受信者は、署名プロセスで番号 1 として識別され、署名者であるため、署名が必要である

 

  • AddDocument
    • 契約書 ID は CreateAgreement から読み込まれる
    • ファイルはプライマリエンティティから取得される
    • プロセスは、プライマリエンティティの「メモ」セクションに添付されているすべてのファイルのすべてのバージョンを送信する
      • ドキュメント名が指定されていないため、一意に名前が付けられたすべてのファイルが添付される
      • 最新バージョンのみを追加」が False に設定されているため、すべてのバージョンが含まれる

 

  • SendAgreement
    • 契約書 ID は CreateAgreement から読み込まれる


Workflow

ワークフローは、システムが実行したり、ユーザーがオンデマンドで実行したりできるプロセスの一種です。

ワークフローは、通常、1 つ 以上のアクション条件、またはアクティビティで作成されます。

ワークフローは、それらの設定方法に応じて、フィールドレベルの変更に対応したり、各エンティティその他のオプション(...)メニューからユーザーが開始したりすることができます。

MS Dynamics CRM v7 用 Adobe Sign パッケージには、事前設定されたドラフトステータスのワークフローが 1 つあります。このワークフローは、構造を示すためにアクティビティで設計されていますが、1 つの条件付きトリガーイベントと、アクティビティを含む 1 つのアクションのみで簡単に作成できます。

プロパティページの上部で、次のことがわかります。

  • プライマリエンティティは「商談」である
  • ワークフローは、オンデマンドアクセスできるように設計されている

プロセスビルダーセクションの最初の行項目は、ワークフローをトリガーする条件です。

商談ステータス」が「成立」に変わると、一連の手順が実行されます。

 

プロセスチェーンには次の 4 つのアクティビティがあります。

  • CreateAgreement
    • 契約名商談から挿入される
    • 契約メッセージは汎用的である
    • 「電子サイン」が署名タイプである
    • 送信者は署名する必要がない
    • 順次署名順序が適用される
    • 電子メール検証が選択されている。2 要素検証はない
    • リマインダースケジュールは設定されていない

 

  • AddRecipientUsingLookup
    • 契約書 ID は CreateAgreement から読み込まれる
    • 受信者は取引先担当者として識別される
    • 受信者の電子メールは Opportunity オブジェクトの Contact フィールドから挿入される
    • 受信者は、署名プロセスで番号 1 として識別され、署名者であるため、署名が必要である

 

  • AddDocument
    • 契約書 ID は CreateAgreement から読み込まれる
    • ファイルはプライマリエンティティから取得される
    • プロセスは、プライマリエンティティの「メモ」セクションに添付されているすべてのファイルのすべてのバージョンを送信する
    • ドキュメント名が指定されていないため、一意に名前が付けられたすべてのファイルが添付される
    • 最新バージョンのみを追加」が False に設定されているため、すべてのバージョンが含まれる

 

  • SendAgreement
    • 契約書 ID は CreateAgreement から読み込まれる


カスタムワークフロープロセスの作成(例)

機密保持契約(NDA)を Dynamics システムの取引先担当者に送信するための簡単なプロセスを作成する方法の例を以下に示します。

この例では、ワークフローの決定を行うためのフレームワークを提供するいくつかの条件があります。

  • NDA を送信するあらゆるユーザーが Dynamics システムの取引先担当者として存在する
  • NDA ドキュメントは、バージョン管理されていて、エンティティではなくプロセスメモを通じて添付される
  • 取引先担当者の所有者は、契約書に連署する必要がある
  • 契約書は電子メールアーカイブファイルに送信する必要がある

 

あるアクティビティからの出力を、後続のアクティビティの入力値として渡すという考え方に慣れていない場合は、時間をかけてプロセスをレビューする価値があります。

アクティビティは、トリガーイベントまたは他のアクティビティからの入力値を受け入れて、新しい値をプロセス内の後続のアクティビティで使用できるようにします。

下図の「契約書 ID 入力」フィールドには、CreateAgreement アクティビティから読み込んだ ID 値が含まれている必要があります。

 

前のアクティビティの出力を読み込むには、値が必要なフィールドにオブジェクトパスをリンクする必要があります。

  • 値の読み込み先のフィールドを 1 回クリックします。
    • 検索対象:」選択リストには、プライマリエンティティに関連するオブジェクトとプロセスのローカル値が入力されます
  • 選択リストをクリックして展開します
    • 探している値は、前のアクティビティで生成されたもので、それをローカル値にします。これはリストの一番下に入力されます
  • AdobeSign:Activities.CreateAgreement オブジェクトを選択します

 

リストが折りたたまれ、選択したオブジェクトが「検索対象:」の値として表示されます

検索対象:」フィールドのすぐ下のリストには、選択したオブジェクトで使用可能なすべての出力値が表示されます。

CreateAgreement には、Agreement ID Output という 1 つの出力値しかありません

  • 適切な出力値を選択し、「追加」ボタンをクリックして、すぐ下の選択可能な値セクションに値を挿入します

 

  • 選択可能な値セクションに Agreement ID Output が表示されたら、「OK」をクリックしてその値をフィールドに挿入します

 

プロセスを作成するには:

  • Adobe Sign 管理者/ワークフローを新規作成に移動します
    • 新しい「プロセス作成」オーバーレイが開きます
  • プロセスにわかりやすい名前を付けます。プロセスの名前は管理者にのみ表示されます
  • カテゴリー」選択リストから「アクション」を選択します
  • エンティティ」選択リストからプライマリエンティティを選択します
    • Dynamics 内のあらゆるエンティティを選択でき、プロセスがワークフローで使用できるオブジェクトを提供します
    • なし(グローバル)」は、エンティティに関連付けられていないワークフローのオプションです

 

この例では、NDA を送信した人はすべて取引先担当者になると仮定しているため、取引先担当者をプライマリエンティティとして使用します。

  • OK」をクリックします。
    • PowerApps ページが開き、プロセス情報ページが表示されます

 

手順付きのプロセスがページの下部に作成されます。「ステップを追加」セクションまで下にスクロールします

  • ステップを追加」をクリックします
  • Adobe Sign」選択リスト項目まで下にスクロールして、サブメニューを展開します
    • Adobe Sign の 7 つのアクティビティが公開されます。
      • AdobeSign.Activities.AddDocument
      • AdobeSign.Activities.AddRecipient
      • AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
      • AdobeSign.Activities.CreateAgreement
      • AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
      • AdobeSign.Activities.GetAgreementId
      • AdobeSign.Activities.SendAgreement

ドキュメントに署名するための完全なプロセスには、これらのうち少なくとも 3 つがおおよそこの順序で含まれています。

契約書を作成 –「契約書」は、Adobe Sign システムを介した完全なトランザクションのすべての設定値を保持するコンテナオブジェクトです。

契約書の作成に関するオプションは 2 つあります。

  • テンプレートから契約書を作成 – 契約書テンプレート(定義済みでなければなりません)を使用して、すべてのフィールド値を読み込みます
  • 契約書を作成 – このプロセス用の「契約書」フィールドレベルの値を提供します

 

ドキュメントを追加 – 送信するファイルが添付されます。

  • Dynamics にアップロードできるファイルサイズの上限は 5 MB である
  • ドキュメントは「メモ」フィールド(ニーズに応じて、プライマリエンティティ、またはプロセスのいずれか)を介して追加される
    • プライマリエンティティに添付されるドキュメントは、商談に添付される個別の契約書のようなカスタムドキュメントの場合が多い
    • プロセスに添付されるドキュメントは、機密保持契約などのバージョン管理された定型ドキュメントの場合がある
注意:

 ドキュメントの前に受信者を追加できます。

直線的な思考では、ほとんどの場合、ドキュメントのタイプは受信者が誰であり、どのような順序で署名プロセスに関与する必要があるかを示すため、ドキュメントを最初に追加することでプロセスが理解しやすくなります。

 

受信者を追加 - 受信者とは、契約書の完了パスに含まれるユーザーのことです。次のユーザーが含まれます。

  • 署名者 – 法的署名を適用する必要があるすべての人物
  • 承認者 – ドキュメントを承認するだけで、必ずしも署名する必要がない受信者
  • CC – 純粋な監視者である CC 受信者は、契約書に影響を与えることはできない
    • あるタイプのドキュメントをある電子メールアドレスに自動的にアーカイブするための優れたオプション

受信者を追加するためのオプションは 2 つあります。

  • ルックアップを使用して受信者を追加 – Dynamics を使用して Dynamics エンティティからの受信者の電子メールを読み込みます
  • 受信者を追加 - 電子メールを明示的に設定して、Dynamics エンティティに関連付けられていない受信者を含めることができます
注意:

AddRecipient アクティビティが不要なプロセスを作成する方法は 2 通りあります。

  • 唯一の受信者を、CreateAgreement アクティビティの親エンティティからプライマリ電子メールとして読み込む
  • 唯一の受信者を、CreateAgreement アクティビティの「送信者署名オプション」フィールドで「自分のみが署名」オプションを使用して署名者にする

 

契約書を送信 – 設定された契約書を取得して Adobe Sign サービスに送信し、署名プロセスを開始するアクティビティです

 

この NDA の例では、5 ステップのプロセスで、6 つのアクティビティのうち 5 つ(「契約書を作成」タイプのアクティビティは 1 つのみ)を使用しています。

1. ステップを追加 - AdobeSign.Activities.CreateAgreement

  • ステップレコードで「プロパティを設定」をクリックして、アクティビティのプロパティを開きます

  • 契約名を定義します – 契約名は、受信者への通知電子メールに表示され、Dynamics システム全体で契約書を表します。受信者が予期するドキュメントの性質を示すわかりやすい名前を使用します
  • 完了したら、「保存して閉じる」をクリックします

 

この例のフィールド値は、次のとおりです。

  • 添付されたドキュメントに関して意味のある説明を提供するために契約メッセージを変更した
  • この法的ドキュメントが容認可能期間を超えて開かれたままにならないように、有効期限値 5 を挿入した
    • 契約書は、5 暦日後に期限切れとなり、自動的にキャンセルされる
  • 親エンティティのプライマリ電子メールが最初の受信者として読み込まれる
  • リマインダーは毎日繰り返されるようにスケジュールされている(契約書は 5 日で期限切れになると仮定)

注意:

アクティビティが正常に設定されると、ステップレコードから赤色の X が削除されます

 

2. ステップを追加 – AdobeSign.Activities.AddDocument

  • ステップレコードで「プロパティを設定」をクリックして、アクティビティのプロパティを開きます
    • 契約書 ID 入力」フィールドに契約書 ID 値を挿入します
    • ドキュメントの追加元」フィールドを定義します
    • プロセスからファイルを添付する場合は、「プロセスを選択」フィールドを定義します
    • その他の必要なフィールドを設定します
  • 保存して閉じる」をクリックします

 

この例のフィールド値は、次のとおりです。

  • ドキュメントの追加元」フィールドは、プロセスメモから NDA ファイルを取得するように設定されています
  • プロセスを選択 - プロセスからファイルを取得するため、ファイルを含むプロセスを指定する必要があります
    • このルックアップの例は、現在開発中のプロセスと同じプロセスを参照します
  • ドキュメント名」は空白のまま – このプロセスの目的は限定的で NDA 契約にのみ関係するため、NDA ファイル以外のものがプロセスに添付されることは想定されていません
  • ドキュメントの最新バージョンのみを追加」は True に設定されています。NDA の改定バージョンがある場合、すべてのバージョンを送信するのではなく、最新バージョンのみを送信します

 

3. ステップを追加 - AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (User)

  • ステップレコードで「プロパティを設定」をクリックして、アクティビティのプロパティを開きます
    • 契約書 ID 入力」フィールドに契約書 ID 値を挿入します
    • これはルックアップによって受信者を追加するため、受信者を識別するエンティティ(リード、取引先担当者、またはユーザー)を定義します
    • 受信者の役割」を定義します – この受信者は署名者、承認者、または CC です
    • 受信者の順序」を定義します - これは 2 番目の受信者であるため、2 を入力します
      •  これは、CreateAgreement アクティビティで「親エンティティからプライマリ電子メールを追加」が最初の受信者として設定されているためです
    • 本人確認」を定義します - 電子メールがデフォルトです。2 要素検証を追加する場合は、それに応じてフィールドを調整します
    • その他の必要なフィールドを設定します
  • 保存して閉じる」をクリックします

 

この例のフィールド値は、次のとおりです。

  • これは 2 番目の受信者であるため、「ユーザーエンティティタイプが選択されています。内部の連署は、通常、外部の受信者が署名を適用した後に行われます
  • ユーザーを受信者として追加」は、「ユーザー」をルックアップするように設定されています
  • 署名が必要なため、デフォルトの「署名者」はそのままになっています
  • 受信者の順序」フィールドに 2 が入力されています。内部署名者は、常に外部署名者の後になります

 

4. ステップを追加 - AdobeSign.Activities.AddRecipient

  • ステップレコードで「プロパティを設定」をクリックして、アクティビティのプロパティを開きます
    • 契約書 ID 入力」フィールドに契約書 ID 値を挿入します
    • 受信者のフルネームがある場合は、オプションの「受信者のフルネーム」を入力します
    • 受信者の電子メールアドレス」を追加します
    • 受信者の役割」を定義します – この受信者は署名者、承認者、または CC です
    • 受信者の順序」を定義します - これは 3 番目の受信者であるため、3 を入力します
    • その他の必要なフィールドを設定します
  • 保存して閉じる」をクリックします

 

この例のフィールド値は、次のとおりです。

  • この受信者は、内部 NDA アーカイブ電子メールアドレスへの CC です
  • 個人の名前の代わりに、適切な説明が「受信者のフルネーム」フィールドに挿入されます
  • 完全な電子メールアドレスが追加されます
  • この受信者は、署名済みのNDAをバックアップ記録管理用に収集しているだけであるため CC オプションが選択されています
  • 受信者の順序」フィールドに 3 が入力されています。受信者は、技術的には署名サイクルに含まれていませんが、フィールドは必須です
    • CC 受信者は、常に署名/承認プロセスに関与する受信者の後にリストされなければなりません

 

5. ステップを追加 - AdobeSign.Activities.SendAgreement

  • ステップレコードで「プロパティを設定」をクリックして、アクティビティのプロパティを開きます
    • 契約書 ID 入力」フィールドに契約書 ID 値を挿入します
  • 保存して閉じる」をクリックします

 

ステップをすべて設定したら、次の手順を実行します。

  • ページの上部までスクロールして、「メモ」タブをクリックします
  • メモ」タブが開いている状態で、「メモを入力」と表示されているフィールドをクリックします
    • タブの内容が再び変わり、「ファイルを添付」ボタンが表示されます
  • ファイルを添付」をクリックします

 

 

ファイルを検索して添付するための「参照」ボタンがある新しいポップアップが生成されます。

  • 参照...」をクリックします
  • ファイルを見つけて開きます
    • これにより、ファイルパスが「ファイル名」フィールドに読み込まれて、「参照...」ウィンドウが閉じます
  • 添付」ボタンをクリックします
  • 閉じる」ボタンをクリックします

 

これで、ファイルがプロセスメモに正しく添付されました。

 

プロセスの「メモ」セクションにファイルが添付されているため、あとはプロセスを有効化するだけです。

  • ウィンドウ上部の「有効化」ボタンをクリックします

 

アクティベーション確認ダイアログボックスが表示されたら、「有効化」をクリックします。

 

エラーがない場合は、ページが更新され、ページの上部に「無効化」ボタンが表示されます(「有効化」ボタンが置き換えられます)。

 

これでアクションは完了です。

ユーザーが使用できるようにするには、ワークフローに関連付ける必要があります。

  • ウィンドウの左上にある「閉じる」ボタンをクリックして、PowerApp ページを閉じます
  • Adobe Sign 管理者ページに戻り、「ワークフローを新規作成」を再度クリックします
    • プロセス作成」オーバーレイが開きます
  • カテゴリー」選択リストから「ワークフロー」を選択します
  • プロセスで選択したものと同じプライマリエンティティを「エンティティ」選択リストから選択します
    • このエンティティで、送信者はリストされたワークフローを見つけることができます
  • OK」をクリックします。

 

プロセス情報」ページが読み込まれます。

これは NDA 契約の場合の例であるため、オンデマンドオプションとして有効にします。

  • オンデマンドプロセスとして」の横にあるチェックボックスをオンにします
  • プロセスビルダーで「ステップを追加」ボタンをクリックします
  • オプションのリストから「アクションを実行」を選択します

 

  • アクション」フィールドで、作成したプロセスを選択します
    • 選択したプロセスに基づいて「エンティティ」フィールドが自動的に入力されます
  • ステップレコードで「プロパティを設定」をクリックして、アクティビティのプロパティを開きます
    • ターゲットの設定を指定します
  • 保存して閉じる」をクリックします
  • ステップをすべて設定したら、ページの上部までスクロールし、「有効化」をクリックします
    • 確認ダイアログボックスが表示されたら「有効化」をもう一度クリックします

 

これでワークフローは完了し、プライマリエントリ(この例では「取引先担当者」)に関連付けられました。

ワークフローをテストします。

  • 任意の取引先担当者に移動します
  • リボンのその他のオプションリストをクリックします()。
  • ワークフローを実行」をクリックします

 

エンティティに関連するワークフローのリストが表示されます。

  • トリガーするワークフローの横にあるチェックボックスをオンにします
  • パネルの下部にある「追加」をクリックしてワークフローを開始します

 

  • ワークフローを実行する場合は、確認ダイアログボックスが表示されたら「OK」をクリックします


署名フローのハイブリッドルーティング

ハイブリッド署名ルーティングは、1 つ以上のステージのある順次署名プロセスの組み合わせで、この場合、署名プロセスは並列になります。 

ハイブリッドルーティングでは、他のどのタイプの署名フローよりもフォームと 署名が適用される順序を十分に理解している必要があります。

 

フィールドの割り当て(署名者 1、署名者 2 など)は、プロセスまたは UI にリストされている受信者の順序に基づきます。  並列署名ステージ内で、すべての受信者の「受信者の順序」番号は同じであるため、プロセス/UI 内の物理的な配置によってのみ、受信者がどのフォームフィールドにアクセスできるかがわかります。

プロセス/UI の一番上の受信者が署名者 1 です。

プロセス/UI で 2 番目にリストされている受信者が署名者 2 です。署名フローが並列で、両方の受信者が受信者の順序 1 を示している場合でもこのようになります。


ハイブリッドルーティングの要件と制限事項

  • ハイブリッドルーティングは、Adobe Sign アカウントで有効になっている場合にのみ機能します
    • Adobe Sign にアカウント管理者としてログインします
    • アカウント/送信設定/署名の順序/送信者がハイブリッドルーティング順序を指定できるようにするに移動します
    • 設定を保存します
  • 契約書テンプレートは、ハイブリッドルーティングを使用するように 設定できません
  • 署名タイプ」が「手書き」の場合、ハイブリッドルーティングはサポートされません
  • ハイブリッドルーティングは、送信者の署名の順序が次のように設定されているプロセスをサポートしていません 
    • 自分が最初に署名
    • 自分が最後に署名
    • 自分のみが署名
  • 親エンティティからプライマリ電子メールを含めると、受信者は受信者の順序 1 として識別されます。受信者の順序 1 の他の受信者がいる場合は、ハイブリッドルールが適用されます
  • 入力した順序が False(並列署名フローを示す)であるが、すべての受信者の「受信者の順序」の値が同じでない(順次署名フローを示す)プロセスを定義した場合、ハイブリッドルーティングルールが適用されます


プロセスが失敗する一般的な原因

設定時にエラーが発生しなかったプロセスでも、実行時に失敗することがあります。

考えられる一般的な原因は次のとおりです。

  • ファイルの取得元の「メモ 」セクションにファイルが添付されていない
  • AddRecipient または CreateAgreement アクティビティで定義されている本人確認方法が、Adobe Sign アカウントの設定で許可されていない
  • プライマリエンティティに取引担当者が存在せず、CreateAgreement アクティビティで「親エンティティのプライマリ電子メールを受信者として追加」が True に設定されている

 

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