概要

Adobe Sign は、SharePoint(Online)のリストと、Web フォームに配置されたフィールドの間のデータを関連付けるアイデアをサポートします。

リストフィールドを Web フォームフィールドにマッピングして、署名済み契約書から Web フォームフィールドデータを自動的に抽出して、SharePoint リストに入力できます。

Adobe Sign Web フォームと SharePoint のリストとの間のフィールド関係性のマッピングは、SharePoint Online 用 Adobe Sign v2.0 以降のパッケージを使用した(オンプレミスではなく)オンラインインストールでのみ使用できます。

マッピングを適切におこなうには、リストフィールドと Adobe Sign フォームフィールドを論理的に関連付けられるように、フィールド名が定義された Web フォームをあらかじめ作成しておく必要があります。

フォームを作成し、その後、Adobe Sign にアップロードする方法は数通りあります。

  • Adobe Sign の オーサリング環境 ではフィールド検出が自動化されているため、非常に短時間でフォームを作成できます。
    • 自動的に配置されたフォームフィールドには汎用名(カスタムフィールド 1)が付けられるため、フィールドの使用目的を示すような名前に変更する必要があります。
  • PDF フォームは Acrobat を使用して 作成することもできます。  Acrobat フォームはフィールドを配置する必要がある場所も自動で検出することができます。
    • また、Acrobat は、文書の一連のテキストから導出したフィールド名を使用して、自動的にフィールドを配置します。これらの名前は、通常、不明瞭または漠然としているので、フィールドの仕様目的に応じた直観的な値に編集する必要があります。
  • 文書生成で、編集可能なテキスト文書を生成する場合は、テキストタグを使用することができます。

フィールドマッピングは、フォーム上のフィールド名と SharePoint の列名の論理的な関連付けに依存しています。

どの方法を使用するかに関係なく、フィールドがリスト形式で表示されたときに(マッピングプロセス中)、フィールドを容易に特定できるように、フィールドには適切に名前を付けてください。

注意:

SharePoint の列のタイプでは、1 行のテキスト、数値、複数行のテキスト、はい/いいえ(チェックボックス)がサポートされています。

SharePoint の列のタイプ Adobe Sign のフィールドのタイプ
1 行テキスト 文字列
数値 文字列
複数行テキスト 複数行テキスト
はい/いいえ(チェックボックス) チェックボックス


ステップごとの Web フォームマッピング

以下の例では、SharePoint 管理者が Web フォームからデータをキャプチャして、SharePoint 内のお客様のリストに入力しようとしています。

注意:

この例では、わかりやすくするために基本的なフィールドを含むフォームを示しています。

実際のフォームはさらに複雑な場合がありますが、フィールドは同様に機能します。

  1. Adobe Sign Web フォームを作成(または使用する既存の Webフォームを識別)

    Adobe Sign Web UI を使用すると、再利用可能で埋め込み可能な Web フォームを作成できます。手順に従って、フォームを作成します(作成していない場合)。

    Web フォームを作成

    Web フォームが保存されたら、URL をコピーしたり、コードを埋め込んだりして、Web サイト、SharePoint サイト、または適用可能なあらゆる場所でそのフォームを公開して、ユーザー入力の収集を開始できます。

    • 既存の Web フォームを使用する場合は、手順 2 にスキップします。
  2. Web フォームを 1 回以上作成

    Web フォームを SharePoint リストにマッピングするには、Web フォームが 1 回以上正常に署名され、フォーム上のフィールドが、SharePoint がアクセスできるコンテキスト内に存在している必要があります。

    Web フォームに入力し、必ず署名プロセスを完了してください。そうすれば、管理ページの「完了」セクションに、最終的な契約書が表示されます。

    • 正常に署名されている既存のフォームを使用する場合は、手順 3 にスキップします。
  3. SharePoint リストを作成する

    SharePoint で新しいリストを作成します。これにより、新しい Web フォーム契約書が完成するたびに、リストに入力されるその契約書に関連するデータを含んだ新しい行項目が生成されます。

    キャプチャする Web フォームにあるすべてのフィールドの列を必ず含める必要があります。

    新しい SharePoint リストを作成
  4. Web フォームマッピングを作成する

    SharePoint 管理者は、次のようにして Web フォームマッピングを作成できます。

    • Adobe Sign の設定に移動します。

      Adobe Sign の設定に移動します。
    • Web フォームマッピング」タブを選択します。

      Web フォームマッピング」タブで、作成した Web フォームのリストを参照し、データマッピングに使用する Web フォームを選択できます。

      注意:

      ユーザーが使用できる Web フォームがない(つまり、上の手順 1 を省略した)場合、「Web フォームはまだありません。Adobe Sign アプリに移動して、新しいものを作成してください。」というリンクが表示されます。

      リンクをクリックすると、Adobe Signホームページが開き、そこで Web フォームを作成できます。

      Web フォームを選択

      リストされる各 Web フォームでは、次のような列ヘッダーを介して基本的な情報が提供されます。

      • Web フォーム - Adobe Sign から読み込まれた Web フォームの名前
      • リスト - Web フォームのマッピング先である SharePoint リストの名前
        • 空白の場合、関係性は存在しません。
      • マッピングされたフィールドの数 - マッピングされているフィールド関係性の数
        • プラス記号が表示されている場合、マッピングされているフィールドはありません。
          • プラス記号をクリックすると、マッピングインターフェイスが開きます。
        • 数字は、マッピングされているフィールド関係性の数を示します。
          • 数字の横の鉛筆アイコンをクリックして、フィールドマッピングを編集します。
      • SharePoint に署名済み Web フォームをコピー - 完成した Web フォーム契約書のコピーを SharePoint に保存するかどうかを決定します。
        • 保存しない」が選択されている場合、SharePoint にコピーは保存されず、Adobe Sign のコピーが残ります。
        • 保存」が選択されている場合、署名済み契約書のコピーが SharePoint および Adobe Sign に保存されます。
    • プラスアイコン(「マッピングされたフィールドの数」の列内)をクリックして、データマップの設定を開始します。

      プラスをクリックしてマッピング設定を開始します。
    • マッピングを作成ページが読み込まれます。

      • Web フォームは、ページの左側で既に選択されています。
      • 使用するリストを選択して、右側で Web フォームのフィールドコンテンツを承認します。
        • マッピングルールが表示されます。
      SharePoint リストを選択します。
    • ルールを追加」をクリックして、新しいフィールド関係性を表示します。

    • Web フォームフィールド」列からフィールド名を選択し、対応する SharePoint 列名を選択します。

    • ルールを追加」をクリックして、空白のフィールドマッピングを追加します。

      • SharePoint リストに配信するすべての Web フォームフィールドを設定します。
        • Web フォーム内のフィールドは、SharePoint フィールドにマッピングされると選択不可になり、同じ Web フォームフィールドが別の宛先 SharePoint フィールドにマッピングされることを防止します。
      設定された Web フォームマッピング

      注意:

      Web フォームに複数の受信者(例:1 人以上の副署名者)がいる場合、Web フォームフィールドには、フィールドの割り当て先の受信者を識別するインデックス番号が含まれます。

      • [1] が付いているいずれのフィールドも、最初の受信者(元の署名者)に割り当てられます。
      • [2] が付いているフィールドは、2 番目の受信者(最初の副署名者)に割り当てられます。
      • [3] が付いているフィールドは、3 番目の受信者(2 番目の副署名者)に割り当てられます。

      複数の受信者
      「Web フォームを作成」インターフェイスでの複数の受信者
    • すべてのフィールドがマッピングされたら、「保存」ボタンをクリックします。

      • Web フォームマッピングページに戻ります。
      • 設定された Web フォームに、マッピングされたフィールドの数が表示されます。
      • 鉛筆アイコンをクリックして、既存のマッピングを編集します。
      「Web フォームマッピング」セクションでマッピングされた Web フォーム
    • 必要に応じて、「SharePoint に署名済み Web フォームをコピー」を(署名済み契約書の)「保存」または「保存しない」に切り替えます。

      SharePoint に署名済み文書を保存します。
  5. Web フォームマッピングを確認

    この時点で、Adobe Sign Web フォームから SharePoint へのマッピングが正しく機能していることを確認できます。

    マッピングを完了した Web フオームに署名者が入力すると、SharePoint リスト情報に基づいて正しい情報がフォームデータに自動入力されます。次のようにして、マッピングされた各フィールドで正しい値が読み込まれていることを確認できます。

    リストが入力されていることを確認します。
  6. (オプション)Web フォームの 署名済みファイル設定を選択

    Web フォーム契約書には、ルーティング先の専用のフォルダーがあります。フォルダーを選択しない場合、Web フォーム契約書を格納する「署名済み Web フォーム」のフォルダーが自動的に作成されます。Web フォーム契約書を格納する独自のフォルダーに契約書を保存することも選択できます。これをおこなうには、「署名済みファイル設定」タブでそのフォルダーを選択します。

  7. (オプション)SharePoint に Web フォーム契約書が保存されていることを確認

    この手順で、選択した指定フォルダー(選択していなければ「署名済み Web フォーム」)に移動して、完全な Web フォーム契約書を確認できるようになります。監査証跡を有効にすることを選択した場合は、各契約書の監査証跡 PDF ファイルが SharePoint の同じフォルダーにもコピーされます。