Overzicht

De integratie van Adobe Sign voor Microsoft SharePoint biedt een geïntegreerde oplossing voor het maken, verzenden, bijhouden en beheren van elektronische handtekeningen. De integratie is beschikbaar voor On-premises exemplaren van Microsoft SharePoint 2013 of 2016. De oplossing is ontwikkeld als een farmoplossing voor Microsoft SharePoint en biedt:

  • de mogelijkheid om de beheerpagina van Adobe Sign toe te voegen als een SharePoint-webonderdeel, dat door SharePoint-gebruikers kan worden gebruikt voor het bijhouden en bijwerken van overeenkomsten;
  • de mogelijkheid om een willekeurig document uit een SharePoint-documentbibliotheek te verzenden ter ondertekening;
  • de mogelijkheid om documenten naar één ontvanger of naar een groep ontvangers te verzenden met gebruik van SharePoint-lijsten en gegevens uit SharePoint-lijsten toe te wijzen aan documenten wanneer de documenten worden verzonden ter ondertekening;
  • de mogelijkheid om alle ondertekende overeenkomsten in SharePoint te archiveren.

In dit document wordt de term “Overeenkomst” vrij losjes gebruikt om transacties of documenten te beschrijven die zijn (of nog worden) verzonden ter ondertekening/goedkeuring.

“Ontvanger” is de algemene term die wordt gebruikt voor alle ondertekenaars, fiatteurs of delegeerders van een Overeenkomst (in principe iedereen naar wie u het document opstuurt voor een bepaalde handeling).

Voor gebruikers die een update uitvoeren op basis van een vorige versie

Als u een update uitvoert op basis van een vorige versie van eSign (of EchoSign) voor SharePoint, dient u er rekening mee te houden dat vorige standaardovereenkomstsjablonen opnieuw moeten worden gemaakt zoals beschreven in de sectie Uw persoonlijke instellingen definiëren.


Toegang tot de functies van Adobe Sign

Adobe Sign is een pakket met farmoplossingen dat door uw SharePoint-beheerder wordt geïnstalleerd. Als gebruiker ziet u het Adobe Sign-tabblad bovenaan uw SharePoint-site.

Als u op het Adobe Sign-tabblad klikt, wordt het lint met alle beschikbare Adobe Sign-functies weergegeven.

Afbeelding van de Adobe Sign-pictogrammen op het lint

Het lint bevat vijf pictogrammen:

  • Verzenden ter ondertekening
  • Overeenkomststatus
  • Bibliotheeksjabloon
  • Overeenkomsten beheren
  • Instellingen

U zult de eerste vier pictogrammen regelmatig gebruiken voor het maken en verzenden van overeenkomsten.

Met het laatste pictogram (Instellingen) kunt u uw overeenkomstsjabloon definiëren. Als u deze eenmaal hebt gedefinieerd, zult u waarschijnlijk alleen nog terugkeren naar deze pagina als u de sjabloon wilt aanpassen.  Laten we dus daar beginnen.


Uw persoonlijke instellingen definiëren

Met uw persoonlijke instellingen kunt u een standaardnaam en -bericht definiëren voor alle overeenkomsten die u met de Adobe Sign-app vanuit SharePoint verzendt.

 

Adobe Sign-instellingenpagina

In het veld Naam overeenkomst (maximaal 255 tekens) kunt u een willekeurige tekenreeks ter identificatie van de overeenkomst invoeren.  Deze tekenreeks wordt in de onderwerpregel van de e-mail van de ontvanger geplaatst (geel gemarkeerd in de afbeelding hieronder) en ook als naam op de beheerpagina. Geef een unieke en begrijpelijke naam op, zodat uw ontvangers de e-mail gemakkelijk kunnen herkennen en u de overeenkomst sneller kunt zoeken, als dat nodig is.

Bericht overeenkomst is een veld voor standaardtekst waarin u toepasselijke instructies of opmerkingen kunt invoeren (hieronder groen gemarkeerd). Het bericht wordt weergegeven in de e-mail Ondertekenen die wordt verzonden naar alle ontvangers en dient niet te worden gebruikt voor de persoonlijke notities die u voor elke ontvanger kunt toevoegen.

Voorbeeld van de waarden voor persoonlijke instellingen in de e-mailsjabloon


Aangepaste lijsten met documentsjablonen

Vlak onder de standaardnaam en de berichtvelden van de overeenkomst ziet u twee instellingen die bepalen hoe documenten kunnen worden toegevoegd wanneer u een overeenkomst verzendt uit een lijst.

Standaard mag de afzender een document selecteren in SharePoint.

Gebruikers kunnen de standaardervaring wijzigen aan de hand van twee opties:

► Gebruik voor aangepaste lijsten een documentsjabloon van buiten SharePoint – Als deze optie is ingeschakeld, slaat de afzender de optie voor het toevoegen van een document vanuit SharePoint over. In plaats daarvan krijgt hij de opties voor bestandsbijlagen te zien die zijn geconfigureerd in het Adobe Sign-systeem.  Het gaat hierbij om een of meer van de volgende opties:

o Bijvoegen vanaf het lokale systeem

Bijvoegen vanuit de Adobe Sign-sjabloonbibliotheek

 

Vlak onder de standaardnaam en de berichtvelden van de overeenkomst ziet u twee instellingen die bepalen hoe documenten kunnen worden toegevoegd wanneer u een overeenkomst verzendt uit een lijst.

Standaard mag de afzender een document selecteren in SharePoint.

Gebruikers kunnen de standaardervaring wijzigen aan de hand van twee opties:

► Gebruik voor aangepaste lijsten een documentsjabloon van buiten SharePoint – Als deze optie is ingeschakeld, slaat de afzender de optie voor het toevoegen van een document vanuit SharePoint over. In plaats daarvan krijgt hij de opties voor bestandsbijlagen te zien die zijn geconfigureerd in het Adobe Sign-systeem.  Het gaat hierbij om een of meer van de volgende opties:

o Bijvoegen vanaf het lokale systeem

Bijvoegen vanuit de Adobe Sign-sjabloonbibliotheek

            Wanneer de optie niet is ingeschakeld, wordt u gevraagd een documentsjabloon te selecteren vanuit de SharePoint-documentenlijst.

send_from_list

► Gebruik voor aangepaste lijsten altijd de toegewezen documentsjabloon – Wanneer deze optie is ingeschakeld, onthoudt SharePoint het bestand dat u wilt bijvoegen en wordt dat bestand automatisch bij de volgende overeenkomst gevoegd die u vanuit een lijst maakt. De stap voor het selecteren van het bestand wordt dus overgeslagen.  Dit is heel handig als u hetzelfde document vaker gebruikt.


Een overeenkomst verzenden

De overeenkomst starten

Het draait bij Adobe Sign allemaal om het verzenden van overeenkomsten en het verkrijgen van handtekeningen en u kunt dit proces in de SharePoint-omgeving op drie manieren in gang zetten:

  • Verzenden via het lint
  • Verzenden door met de rechtermuisknop te klikken
  • Verzenden vanuit lijsten

Welke van deze opties u ook kiest, de configuratiepagina wordt altijd geopend. Op deze pagina kunt u de ontvangers definiëren en de volgorde van de handtekeningen bepalen, als er meer dan één handtekening nodig is.

Opmerking:

U kunt documenten van maximaal 50 MB verzenden vanuit SharePoint. 

Verzenden via het lint

U gebruikt deze methode als u meerdere SharePoint-documenten moet bijvoegen:

  1. Selecteer de documenten die u wilt verzenden door op het vinkje links van de naam van het document te klikken.
  2. Klik op het tabblad in het lint bovenaan de pagina.
    • Alle geselecteerde documenten worden automatisch bijgevoegd.
  3. Klik op het pictogram Verzenden ter ondertekening.
Verzenden via het pictogram Verzenden ter ondertekening op het lint

Verzenden door met de rechtermuisknop te klikken

Met deze methode kunt u snel een willekeurig document uit een lijst met documenten verzenden. Alleen het geselecteerde bestand wordt bij de overeenkomst gevoegd:

  1. Klik met de rechtermuisknop op het document dat u ter ondertekening wilt verzenden.
  2. Selecteer het weglatingsteken (…) om het contextmenu te openen.
  3. Selecteer Verzenden ter ondertekening in het menu.
Verzenden via het contextmenu door met de rechtermuisknop te klikken

Verzenden vanuit lijsten

De procedure voor verzenden vanuit een lijst is hetzelfde als die voor het verzenden van een document in de zin dat u kunt verzenden via het lint of door met de rechtermuisknop te klikken.

Er zijn twee belangrijke verschillen:

  • Er worden geen documenten automatisch bijgevoegd. Afhankelijk van uw persoonlijke instellingen gebruikt u een van de volgende methoden:
  • Het geretourneerde ondertekende PDF-exemplaar (en mogelijk de audittrail) wordt als bijlage aan de lijst toegevoegd in plaats van in een nieuwe map te worden geplaatst.
    • Als de SharePoint-beheerder echter een map in de documentopslag heeft gedefinieerd, wordt het PDF-bestand in die map geplaatst.

De overeenkomst configureren

Zodra een nieuwe overeenkomst wordt geopend, ziet u de configuratiepagina die vier taakspecifieke secties bevat:

A. Ontvangers – De personen die de overeenkomst ondertekenen of goedkeuren

B. Berichtgegevens – De naam en het algemene bericht voor de overeenkomst

C. Opties – Optionele functies met betrekking tot de overeenkomst

D. Bestanden – De daadwerkelijke documenten/bestanden die moeten worden ondertekend of goedgekeurd

○ Opmerking: het document op basis waarvan de overeenkomst is geopend, wordt automatisch als bijlage aan de overeenkomst toegevoegd.

Verdeling in secties van de verzendpagina

De sectie Ontvangers

In de sectie Ontvangers kunt u met de bovenste schakelaar de algemene workflow voor de ondertekeningsvolgorde selecteren:

• Wanneer Voltooien in volgorde is ingeschakeld (zoals in het onderstaande voorbeeld), worden de ontvangers genummerd om de volgorde van deelname aan te geven en dient een opeenvolgend ondertekeningsproces te worden gehanteerd waarbij de stappen in de juiste volgorde worden uitgevoerd.

○ In de opeenvolgende stappen kunnen zogenaamde containerstappen worden gedefinieerd die het volgende mogelijk maken:

► Een subset van ondertekenaars kan zich tegelijk aanmelden (hybride workflow)

► Alle leden van een bepaalde groep kunnen ondertekenen namens de gehele groep (ontvangersgroep)

• Als Voltooien in willekeurige volgorde is ingeschakeld, worden de ontvangers niet genummerd en kunnen ze gelijktijdig ondertekenen.

Voorbeeld van de sectie Ontvangers

Rechts van de schakelaar voor de ondertekeningsvolgorde ziet u twee koppelingen:

  • Mij toevoegen – Klik op deze koppeling om uzelf in te voegen als de volgende ondertekenaar in de ondertekeningsvolgorde.
  • Ontvangersgroep toevoegen – Klik op deze koppeling om een zogenaamde containerstap te maken waarbij u een groep ondertekenaars definieert waarvan alle leden kunnen ondertekenen. U kunt bijvoorbeeld een groep maken voor het HR-team, terwijl slechts één HR-medewerker daadwerkelijk hoeft te ondertekenen.

Voor elke ontvanger worden vijf elementen gemaakt:

Identificatie van de ontvangerssecties

A. Ondertekeningsstap – Bepaalt op welk moment in de procedure de ontvanger toegang krijgt tot de overeenkomst (wanneer Voltooien in volgorde is ingeschakeld).

B. Functie – Bepaalt hoe de ontvanger met het document kan communiceren.

○ Ondertekenaars (standaard) – Ontvangers die worden geacht minstens één handtekening te plaatsen.

○ Fiatteurs – Ontvangers die het document reviseren en goedkeuren, maar die het uit juridisch oogpunt niet hoeven te ondertekenen.

○ Delegeerders – Ontvangers die niet worden geacht het document te ondertekenen of goed te keuren. Zij zullen de mogelijkheid tot ondertekenen of goedkeuren delegeren aan een andere partij.

C. E-mailadres – Wie is de ontvanger? Dit dient een persoonlijk e-mailadres te zijn.

D. Verificatieproces – Hoe moet de ontvanger zich verifiëren?

○ E-mail (standaard) – Verificatie is gebaseerd op toegang tot het postvak IN.

○ Wachtwoord – Er wordt via een ander kanaal een door de afzender gegenereerd (alfa)numeriek wachtwoord naar de ontvanger gestuurd.

○ Sociaal – Verificatie vindt plaats via een sociaal netwerk van een derde partij, zoals Facebook of LinkedIn.

○ KBA (alleen in de VS) – Wanneer verificatie op basis van kennis wordt gebruikt, dient de ontvanger zijn of haar Social Security-nummer in te voeren. Daarna worden enkele niet-alledaagse vragen gegenereerd op basis van openbare databases.

○ Telefoon – De afzender dient het telefoonnummer van de ontvanger op te geven zodat een sms-code kan worden verzonden wanneer de ontvanger een handtekening moet plaatsen.

E. Privénotitie (optioneel) – De afzender kan elke ontvanger specifieke instructies sturen die worden weergegeven wanneer de ontvanger de overeenkomst weergeeft.

Met de koppeling Cc tonen onder de lijst met ontvangers wordt een veld weergegeven waarin u cc-adressen kunt invoeren voor ontvangers die de overeenkomst wel mogen bekijken, maar geen toegang hebben voor ondertekening/goedkeuring.

 

Hybride workflows

Een 'hybride' workflow is een instantie van de opeenvolgende ondertekeningsvolgorde waarbij in een of meer ondertekeningsstappen twee of meer ontvangers tegelijkertijd toegang hebben tot het document. Alle ondertekenaars in de 'gelijktijdige' stap moeten hun onderdeel voltooien voordat het ondertekeningsproces doorgaat naar de volgende stap.

Voorbeeld van de lijst van ontvangers

In de bovenstaande afbeelding ziet u bijvoorbeeld een handtekeningencyclus met drie stappen:

Stap 1 is fclarke@gmail.com. Wanneer de overeenkomst ter ondertekening wordt verzonden, wordt alleen fclarke op de hoogte gesteld. Zodra fclarke het document heeft ondertekend, gaat het ondertekeningsproces door naar de volgende stap.

Stap 2 is de hybride stap. U ziet dat alle drie de ontvangers hetzelfde nummer hebben (2), wat betekent dat Adobe Sign al deze ontvangers op hetzelfde moment op de hoogte stelt.  Ze kunnen in willekeurige volgorde hun handtekening zetten, maar ze moeten allemaal hun onderdeel voltooien voordat de handtekeningencyclus doorgaat naar de volgende stap.

Stap 3 is opnieuw een individuele ontvanger, maar deze is nu gedefinieerd als een fiatteur (een vinkje in plaats van een penpunt). Zodra de ontvanger in stap 3 zijn of haar goedkeuring heeft gegeven, wordt de overeenkomst voltooid, wordt het document volledig afgerond en ontvangen alle partijen een kopie van het document in PDF-indeling.

Als u een hybride groep wilt maken, voert u eerst de e-mailadressen van de partijen als afzonderlijke ontvangers in. Vervolgens klikt u op een ontvangerveld en sleept u het naar een ander veld in de hybride groep. Op het scherm wordt een bericht weergegeven dat deze ontvangers gelijktijdig kunnen ondertekenen.

Illustratie van het slepen en neerzetten van velden om de hybride groep te maken

Groepen met ontvangers

Ontvangersgroepen zijn nuttig wanneer u een aftekening nodig hebt van een organisatie, maar niet van een specifieke persoon in die groep.  

Voorbeeld van een groep ontvangers

In de bovenstaande afbeelding ziet u bijvoorbeeld een handtekeningencyclus met drie stappen:

Stap 1 (JohnDoe) is een ondertekenaar en wordt op de hoogte gesteld dat een handtekening nodig is zodra de overeenkomst wordt verzonden.  Zodra JohnDoe een handtekening heeft gezet, gaat de overeenkomst door naar stap 2.

Stap 2 is een groep ontvangers met de functie fiatteur, genaamd 'HR Group'. Er zijn vier ondertekenaars in de groep ingevoerd, die elk als voorbeeld een ander verificatieproces toegewezen hebben gekregen. Zodra een van de geïdentificeerde ontvangers zijn of haar goedkeuring geeft, gaat de overeenkomst door naar de derde stap.

Stap 3 is een individuele ondertekenaar. Zodra deze laatste handtekening is voltooid, wordt het document volledig afgerond en ontvangen alle partijen een kopie van het document in PDF-indeling.

Als u een ontvangersgroep wilt maken, klikt u op de koppeling Ontvangersgroep toevoegen in de rechterbovenhoek van het veld Ontvangers. De container wordt gemaakt en u wordt gevraagd de groepsnaam en de eventuele ontvangers in te voeren.

Opmerking:

Alle leden van de ontvangersgroep ontvangen een definitieve kopie van het document in PDF-indeling, ook wanneer ze het document niet zelf hebben ondertekend.


De sectie Bericht

De sectie Bericht bevat twee bijzonder nuttige velden en als u een persoonlijke sjabloon hebt geconfigureerd, worden in deze velden automatisch de waarden ingevuld die u hebt gedefinieerd.

In het veld Naam overeenkomst kunt u een willekeurige tekenreeks ter identificatie van de overeenkomst invoeren.

Opmerking: deze waarde kan worden bewerkt totdat de overeenkomst wordt verzonden.

Bericht overeenkomst is een veld voor standaardtekst waarin u toepasselijke instructies of opmerkingen kunt invoeren.

  • Als uw account is geconfigureerd voor het gebruik van berichtsjablonen, wordt de koppeling voor toegang tot de sjablonen weergegeven in de rechterbovenhoek van de sectie Bericht.

De sectie Opties

Met de sectie Opties kunt u het document beter beheren nadat het is verzonden:

  • Wachtwoordbeveiliging instellen – Vereist dat ontvangers een wachtwoord invoeren om het ondertekende PDF-bestand te kunnen openen en bekijken.  Dit wachtwoord wordt gedefinieerd door de afzender en wordt via een ander kanaal doorgegeven. Adobe Sign legt dit wachtwoord niet vast, dus zorg dat u het niet vergeet.
  • Deadline voor voltooiing – Stel het aantal dagen in waarna de overeenkomst vervalt en niet meer kan worden voltooid.
    •  De deadline voor voltooiing wordt alleen weergegeven als deze door uw beheerder is ingeschakeld.
  • Herinnering instellen – Stel de frequentie in voor de herinneringen die worden verzonden totdat de overeenkomst is voltooid. Alleen de huidige ontvangers worden op de hoogte gesteld.
  • Taal van ontvanger – Selecteer de taal die u wilt gebruiken in e-mailberichten aan ontvangers en tijdens het ondertekeningsproces.
Illustratie van de sectie Opties

De sectie Bestanden

In de sectie Bestanden kunt u de documenten als bijlage aan de transactie toevoegen. Het oorspronkelijke document dat u hebt gebruikt om de overeenkomst te starten, is al bijgevoegd.

Adobe Sign combineert alle documenten voor het ondertekeningsproces in één PDF-bestand dat wordt samengesteld op basis van de volgorde waarin de documenten worden vermeld. U kunt de documenten opnieuw rangschikken door te klikken op een document en het naar een nieuwe lijstlocatie te slepen.

Bestanden kunnen worden bijgevoegd vanuit de Adobe Sign-bibliotheek, Google Documenten, Box.net of Dropbox, maar u kunt ze ook uploaden vanaf uw lokale systeem door middel van zoeken of slepen en neerzetten.

De volgende bestandstypen zijn toegestaan: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF en HTML

Afbeelding van het deelvenster Bestanden selecteren

Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen

Vlak onder de lijst Bestanden ziet u het selectievakje Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen.  Met deze optie kunt u de geüploade documenten openen en waar nodig formuliervelden in het document plaatsen. 

U moet in elk geval de handtekeningvelden instellen, maar er zijn nog verschillende andere velden die u kunt gebruiken om complexe formulieren te maken.

Opmerking:

Als u geen handtekeningvelden instelt, plaatst Adobe Sign automatisch een handtekeningenblok onderaan het document.  Als er onvoldoende ruimte is, wordt een nieuwe pagina toegevoegd voor de handtekeningen.

Uw overeenkomsten bijhouden

Overeenkomststatus

Zodra een overeenkomst is verzonden, kunt u de voortgang het beste bijhouden op de pagina Overeenkomststatus. U opent deze pagina via het pictogram Overeenkomststatus op het lint van Adobe Sign.

Het pictogram Overeenkomststatus op het lint

Op de pagina Overeenkomststatus ziet u alle overeenkomsten waarvoor u weergavebevoegdheid hebt en die zijn verzonden vanuit de SharePoint-omgeving.

De items worden standaard weergegeven op verzenddatum, met de meest recente overeenkomst bovenaan de lijst: 

De pagina Overeenkomststatus

Als u de overeenkomsten in uw weergave wilt filteren, gebruikt u het veld Zoeken in de rechterbovenhoek van de pagina.  Dit zoekveld zoekt naar een willekeurige tekenreeks in alle velden en retourneert alle overeenkomende items:

Voorbeeld van een zoekopdracht naar een tekenreeks

Zoeken naar een overeenkomststatus op document of lijst

U kunt als volgt eenvoudig zoeken naar alle overeenkomsten die met behulp van een SharePoint-document of -lijst zijn verzonden:

  1. Zoek en selecteer het gewenste document/lijstitem.
  2. Klik op de optie Overeenkomststatus (op het lint of in het contextmenu dat verschijnt als u op de rechtermuisknop klikt).
Resultaten voor zoeken op document

De overeenkomststatus vernieuwen

In de kolom uiterst rechts in de tabel Overeenkomststatus ziet u een knop 'Vernieuwen' waarmee u actief bij Adobe Sign om een update van de overeenkomststatus kunt vragen.  SharePoint werkt automatisch regelmatig alle overeenkomsten bij die nog wachten op een handeling van een ontvanger. Met de knop Vernieuwen kunt u de overeenkomst buiten deze cyclus om bijwerken wanneer u de actuele status wilt weten.

De overeenkomstrecord verwijderen

Het pictogram uiterst rechts op de pagina Overeenkomststatus is het pictogram Verwijderen.  Met deze knop wordt de overeenkomstrecord in SharePoint verwijderd. De overeenkomst zelf in Adobe Sign wordt niet geannuleerd of verwijderd.  Houd er rekening mee dat deze handeling niet ongedaan kan worden gemaakt.

Opmerking:

  • Als de overeenkomst is voltooid (Ondertekend of Goedgekeurd), wordt een koppeling voor de naam van de overeenkomst ingeschakeld. Als u op deze koppeling klikt, wordt het voltooide document weergegeven.
  • Als de overeenkomst een eindstatus heeft (Ondertekend, Geannuleerd/geweigerd, Verlopen), is de knop Vernieuwen uitgeschakeld.
  • Zo lang de overeenkomst nog geen eindstatus heeft, is het pictogram Verwijderen uitgeschakeld.


Ondertekende documenten

Afhankelijk van de manier waarop uw SharePoint-beheerder het Adobe Sign-pakket heeft geconfigureerd, worden ondertekende documenten naar een van de volgende locaties gepusht:

  • Een algemene map – Alle voltooide documenten worden in deze map geplaatst.
  • Een nieuwe map in de bronbibliotheek – Als er geen algemene map is ingesteld, wordt een nieuwe map met de naam 'Ondertekende overeenkomsten' gemaakt in de documentbibliotheek van waaruit de overeenkomst is gemaakt/verzonden. De PDF-bestanden van alle voltooide overeenkomsten die uit dezelfde bibliotheek zijn verzonden, worden teruggeplaatst in dezelfde map Ondertekende overeenkomsten.
  • Bijgevoegd bij het lijstitem – Als u een overeenkomst vanuit een lijstitem hebt verzonden, blijven de bijlagen in de lijst staan.
Voorbeeld van het bijvoegen van voltooide documenten bij een lijst

Overeenkomsten beheren

Met het pictogram Overeenkomsten beheren wordt een andere, meer uitgebreide weergave geopend van de overeenkomsten die aan de gebruiker zijn gekoppeld.  De pagina Overeenkomststatus toont een eenvoudige weergave van alle overeenkomsten waarvan de status kan worden bijgewerkt, maar de weergave Overeenkomsten beheren biedt meer inzicht in de overeenkomsten met meer opties om de eigenschappen van de overeenkomst te wijzigen.

Het pictogram Overeenkomst beheren op het lint

De structuur van de beheerpagina

De beheerpagina bevat vele ingesloten functies waarmee u kunt experimenteren. Voor het gemak kan de pagina worden opgedeeld in vier functiegebieden:

A. Filters voor overeenkomsten

B. Lijst met overeenkomsten

C. Metagegevens van overeenkomsten

D. Gereedschappen voor overeenkomsten

Weergave van de secties van de beheerpagina

Filters voor overeenkomsten

Bovenaan de pagina staan vier gereedschappen waarmee u specifieke overeenkomsten kunt zoeken door de onderstaande lijsten te filteren. De gegevens van de geladen overeenkomsten in de lijsten worden dynamisch ingevuld in de vervolgkeuzelijsten. Het gaat om de volgende filters:

  • Filteren op naam of bedrijf – Een lijst met elke naam en bedrijfsnaam die als ondertekenaarveld in uw overeenkomsten is ingevoerd. Als u een willekeurig item in de selectielijst selecteert, worden alle andere overeenkomsten weggefilterd.
  • Filteren op documentstatus – Met deze lijst worden alle lijstsecties samengevouwen, behalve de sectie die u selecteert.
  • Filteren op documenteigenaar – Deze optie is nuttig als u de overeenkomsten van andere Adobe Sign-gebruikers weergeeft, aangezien hiermee alleen de overeenkomsten worden weergegeven van de eigenaar (afzender) die u selecteert.

Met het tekstveld uiterst rechts kunt u zoeken naar elke tekenreeks die een naam van een ontvanger, een bedrijfsnaam, een e-mailadres van een ontvanger of de naam van het document kan zijn.

 

Lijst met overeenkomsten

De hoofdtekst van de pagina bevat de lijst met overeenkomsten waaraan u bent gekoppeld.  Elke overeenkomst waaraan u bent gekoppeld (via het e-mailadres waarmee u zich aanmeldt bij Adobe Sign), wordt ergens in de lijst weergegeven. Niet alleen de overeenkomsten die u hebt uitgegeven, maar ook de overeenkomsten die u hebt ontvangen ter ondertekening/goedkeuring en alle overeenkomsten waarbij uw adres in het cc-veld staat.

De lijst is onderverdeeld in inklapbare secties die de status van de overeenkomst aangeven. Te beginnen met de bovenste sectie:

  • Er wordt gewacht tot u hebt goedgekeurd/ondertekend – Deze overeenkomsten staan bovenaan de lijst, omdat er nog een handeling van u is vereist.
  • Concept – Deze overeenkomsten zijn opgesteld en naar de ontwerpomgeving verzonden, maar zijn niet verzonden ter ondertekening.

○ Klik op de koppeling Bewerken om het document in de ontwerpomgeving te openen en het verzendproces te voltooien.

  • Verzonden voor ondertekening – Deze overeenkomsten bevinden zich in het ondertekeningsproces en wachten op ondertekening/goedkeuring door anderen.
  • Ondertekend – Volledig uitgevoerde/voltooide overeenkomsten.
  • Geannuleerd/geweigerd – Overeenkomsten die u hebt geannuleerd of die om welke reden dan ook door een ontvanger zijn geweigerd.
  • Gearchiveerd – Bestanden die naar het Adobe Sign-systeem zijn geüpload. Deze documenten maken geen deel uit van een juridisch ondertekeningsproces dat via Adobe Sign wordt beheerd.
  • Bibliotheeksjablonen – Alle sjablonen die door u zijn gemaakt of die iemand anders in uw groep/account met u heeft gedeeld.

○ Alleen de eigenaar (maker) van de sjabloon kan de sjabloon bewerken.

○ Als u op de koppeling Verzenden klikt, wordt een nieuwe overeenkomst gestart waarbij de sjabloon al is bijgevoegd.

  • Widget – Een lijst met alle widgets die u hebt gemaakt.
  • Klik op de koppeling code ophalen om de URL, HTML-code of JavaScript-code te tonen.

Klik één keer op de kolomkoppen bovenaan de lijst om de inhoud van elke sectie te sorteren. Als u nog een keer op een kolomkop klikt, wordt de sorteervolgorde omgedraaid.

De afzonderlijke records bevatten de volgende informatie:

Voorbeeld van een record op de beheerpagina
  • Naam – Deze waarde vertegenwoordigt de naam of het e-mailadres van de eerste ontvanger die niet de afzender is.

○ Er wordt een e-mailadres gebruikt als de ontvanger nog niet eerder een document heeft ondertekend via het Adobe Sign-systeem.

○ Zodra tijdens het ondertekeningsproces een naam wordt ingevoerd, wordt het e-mailadres vervangen door de naam.

  • Bedrijf – Als de eerste ontvanger een bedrijfsnaam heeft ingevoerd, in een handtekeningveld of door zich aan te melden en zijn of haar profiel bij te werken, wordt die naam hier weergegeven.

○ Als u geen velden voor een bedrijfsnaam in uw overeenkomsten opneemt, blijft deze kolom grotendeels leeg.

  • Documenttitel – Dit is de naam van uw overeenkomst.
  • Pictogramindicatoren – Er zijn vier pictogrammen die aangeven dat aanvullende besturingselementen zijn geïmplementeerd:

○ Notities – Een pictogram met een tekstballon geeft aan dat er notities aan de overeenkomst zijn toegevoegd. U kunt deze notities bekijken door op het tabblad Notities te klikken in de sectie Gereedschappen.

○ Herinneringen – Het belpictogram geeft aan dat er ten minste één herinnering voor de overeenkomst is ingesteld. Klik op het tabblad Herinneringen in de sectie Gereedschappen om de herinnering te bekijken.

○ Wachtwoordbeveiliging – Een hangslotpictogram geeft aan dat het document met een wachtwoord is beveiligd tegen weergave.

○ Veldinhoud – Dit pictogram komt alleen voor in ondertekende overeenkomsten. Hiermee opent u een CSV-bestand met alle veldgegevens die in het document zijn verzameld.

  • Datum – Dit is de datum van de laatste wijziging, dus de laatste keer dat het document is bijgewerkt via een verzendgebeurtenis of een ondertekenings-/goedkeuringsgebeurtenis.

 

Metagegevens van overeenkomsten

Als er een overeenkomst in een van de lijsten is geselecteerd, worden de metagegevens voor de desbetreffende overeenkomst weergegeven in dit kleine deelvenster.  Het bevat de volgende gegevens:

Het deelvenster met metagegevens van overeenkomsten
  • Naam van de overeenkomst – De naam die de overeenkomst heeft gekregen toen deze werd gemaakt.

○ Overeenkomst wijzigen – Als de overeenkomst kan worden gewijzigd, wordt Overeenkomst wijzigen naast de naam van de overeenkomst weergegeven.

  • Van – De persoon die de overeenkomst heeft verzonden (en de bedrijfsnaam als deze bekend is).
  • Aan – De eerste ondertekenaar van de overeenkomst (en de bedrijfsnaam als deze bekend is).
  • Datum – De datum-/tijdstempel van de laatste wijziging aan de overeenkomst.
  • Status – De huidige functionele status van de overeenkomst.

○ De koppeling Ondertekenaar vervangen – Als voor deze overeenkomst de afzender de huidige ondertekenaar mag vervangen, wordt onder de status een koppeling weergegeven. Dit is nuttig wanneer u de overeenkomst naar een verkeerd e-mailadres hebt verzonden of als de huidige ondertekenaar niet beschikbaar is.

○ Een ondertekend exemplaar uploaden – Als dit is toegestaan op basis van de accountinstellingen, wordt onder de status een koppeling voor het uploaden van het ondertekende document weergegeven.  Dit is nuttig in het zeldzame geval dat iemand het document afdrukt, ondertekent en weer naar u terugstuurt.

  • Bericht – Het bericht dat oorspronkelijk in het veld Bericht is getypt.
  • Vervaldatum – In dit veld wordt de datum weergegeven waarop de overeenkomst automatisch wordt geannuleerd.

○ Toevoegen/BewerkenAls uw account zodanig is geconfigureerd dat vervaldatums zijn toegestaan, ziet u hier een koppeling voor het toevoegen of bewerken van de vervaldatum van de overeenkomst.

 

Gereedschappen voor overeenkomsten

In het deelvenster met gereedschappen voor de overeenkomst hebt u toegang tot een aantal besturingselementen voor meer inzicht in en beter beheer van uw overeenkomsten.

Het deelvenster met gereedschappen voor overeenkomsten
  • Weergeven – Hier ziet u een miniatuur van de overeenkomst in zijn huidige status.
  • Delen – Als u een document met deze functie deelt, wordt u gevraagd een e-mailadres en een bericht in te voeren. Vervolgens wordt een kopie van de overeenkomst in de huidige status naar dat adres verzonden en wordt het document toegevoegd aan het tabblad Beheren van het desbetreffende e-mailadres.
  • Beveiligen – Dit tabblad is alleen beschikbaar als het document nog niet is voltooid. Hiermee kunt u de weergave van het document beveiligen nadat de overeenkomst is verzonden.
  • Herinneren – Met dit deelvenster kunt u herinneringen maken of verwijderen nadat de overeenkomst is verzonden. Bovendien kunt u in realtime of op een bepaalde datum een herinnering sturen.
  • Historie – Dit tabblad bevat een alomvattende lijst van alle gebeurtenissen die voor de overeenkomst zijn vastgelegd, te beginnen met de verzendgebeurtenis en eindigend met de laatste ondertekeningsgebeurtenis.

○ Auditrapport – Met deze koppeling wordt een uitgebreid PDF-rapport met de overeenkomstgeschiedenis gegenereerd, inclusief diepgaande parameters zoals het IP-adres voor elke gebeurtenis.

  • Notities – U kunt een persoonlijke notitie toevoegen aan elke overeenkomst. Deze opmerking is voor u persoonlijk en wordt niet met andere gebruikers of ondertekenaars gedeeld.

Snelle koppelingen naar veelvoorkomende taken

Hieronder ziet u verwijzingen naar veelgebruikte taken die u wellicht moet uitvoeren, gevolgd door een diepgaande bespreking van de beheerpagina zelf en de belangrijkste functies.

Bibliotheeksjablonen (documentsjablonen)

Met het pictogram Bibliotheeksjablonen op het lint van Adobe Sign kunt u een SharePoint-document naar de ontwerpomgeving van Adobe Sign verzenden waar u formuliervelden kunt plaatsen. Vervolgens kunt u het formulier met ingeschakelde velden opslaan in uw Adobe Sign-bibliotheek.

Opmerking:

Het originele document in SharePoint wordt niet gewijzigd.  De nieuwe documentsjabloon bestaat alleen op de Adobe Sign-site en moet worden bijgevoegd via de optie Documentbibliotheek in de sectie Bestanden van de overeenkomst.

Een documentsjabloon maken:

  1. Klik op het document waarvan u een sjabloon wilt maken.
  2. Klik op het pictogram Bibliotheeksjabloon op het lint (of klik met de rechtermuisknop en kies de optie in het menu).
    • De ontwerpomgeving van Adobe Sign wordt geopend en het hele document wordt weergegeven.
  3. Plaats de vereiste velden in het document.
    • Als u een sjabloon maakt waarvoor invoer of handtekeningen van twee personen nodig zijn, stelt u alle velden in voor de eerste ontvanger.  Wijzig vervolgens het veld Ontvangers in Deelnemer 2 en stel de velden in voor de tweede ondertekenaar/fiatteur.

Opmerking:

Wanneer u een sjabloon maakt via de ontwerpomgeving, kunt u het document slechts voor maximaal twee ontvangers samenstellen.  Als er meer ontvangers nodig zijn, moet het document in Acrobat of met behulp van tekstlabels worden samengesteld.

Voorbeeld van de lijst met ontvangers

4. Zodra de sjabloon klaar is, klikt u op de knop Opslaan rechtsonder.

• De sjabloon wordt nu opgeslagen in de Adobe Sign-bibliotheek.  

 


Downloadbaar PDF-exemplaar

Downloaden

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid