Overzicht

De integratie van Adobe Sign voor Microsoft SharePoint biedt een geïntegreerde oplossing voor het maken, verzenden, bijhouden en beheren van elektronische handtekeningen. De integratie is beschikbaar voor On-premises exemplaren van Microsoft SharePoint 2013 of 2016. De oplossing is ontwikkeld als een farmoplossing voor Microsoft SharePoint en biedt:

  • de mogelijkheid om de beheerpagina van Adobe Sign toe te voegen als een SharePoint-webonderdeel, dat door SharePoint-gebruikers kan worden gebruikt voor het bijhouden en bijwerken van overeenkomsten;
  • de mogelijkheid om een willekeurig document uit een SharePoint-documentbibliotheek te verzenden ter ondertekening;
  • de mogelijkheid om documenten naar één ontvanger of naar een groep ontvangers te verzenden met gebruik van SharePoint-lijsten en gegevens uit SharePoint-lijsten toe te wijzen aan documenten wanneer de documenten worden verzonden ter ondertekening;
  • de mogelijkheid om alle ondertekende overeenkomsten in SharePoint te archiveren.

In dit document wordt de term “Overeenkomst” vrij losjes gebruikt om transacties of documenten te beschrijven die zijn (of nog worden) verzonden ter ondertekening/goedkeuring.

“Ontvanger” is de algemene term die wordt gebruikt voor alle ondertekenaars, fiatteurs of delegeerders van een Overeenkomst (in principe iedereen naar wie u het document opstuurt voor een bepaalde handeling).

Voor gebruikers die een update uitvoeren op basis van een vorige versie

Als u een update uitvoert op basis van een vorige versie van eSign (of EchoSign) voor SharePoint, dient u er rekening mee te houden dat vorige standaardovereenkomstsjablonen opnieuw moeten worden gemaakt zoals beschreven in de sectie Uw persoonlijke instellingen definiëren.


Toegang tot de functies van Adobe Sign

Adobe Sign is een pakket met farmoplossingen dat door uw SharePoint-beheerder wordt geïnstalleerd. Als gebruiker ziet u het Adobe Sign-tabblad bovenaan uw SharePoint-site.

Als u op het Adobe Sign-tabblad klikt, wordt het lint met alle beschikbare Adobe Sign-functies weergegeven.

Afbeelding van de Adobe Sign-pictogrammen op het lint

Het lint bevat vijf pictogrammen:

  • Verzenden ter ondertekening
  • Overeenkomststatus
  • Bibliotheeksjabloon
  • Overeenkomsten beheren
  • Instellingen

U zult de eerste vier pictogrammen regelmatig gebruiken voor het maken en verzenden van overeenkomsten.

Met het laatste pictogram (Instellingen) kunt u uw overeenkomstsjabloon definiëren. Als u deze eenmaal hebt gedefinieerd, zult u waarschijnlijk alleen nog terugkeren naar deze pagina als u de sjabloon wilt aanpassen.  Laten we dus daar beginnen.


Uw persoonlijke instellingen definiëren

Met uw persoonlijke instellingen kunt u een standaardnaam en -bericht definiëren voor alle overeenkomsten die u met de Adobe Sign-app vanuit SharePoint verzendt.

 

Adobe Sign-instellingenpagina

In het veld Naam overeenkomst (maximaal 255 tekens) kunt u een willekeurige tekenreeks ter identificatie van de overeenkomst invoeren.  Deze tekenreeks wordt in de onderwerpregel van de e-mail van de ontvanger geplaatst (geel gemarkeerd in de afbeelding hieronder) en ook als naam op de beheerpagina. Geef een unieke en begrijpelijke naam op, zodat uw ontvangers de e-mail gemakkelijk kunnen herkennen en u de overeenkomst sneller kunt zoeken, als dat nodig is.

Bericht overeenkomst is een veld voor standaardtekst waarin u toepasselijke instructies of opmerkingen kunt invoeren (hieronder groen gemarkeerd). Het bericht wordt weergegeven in de e-mail Ondertekenen die wordt verzonden naar alle ontvangers en dient niet te worden gebruikt voor de persoonlijke notities die u voor elke ontvanger kunt toevoegen.

De e-mail Controleren en ondertekenen


Aangepaste lijsten met documentsjablonen

Vlak onder de standaardnaam en de berichtvelden van de overeenkomst ziet u twee instellingen die bepalen hoe documenten kunnen worden toegevoegd wanneer u een overeenkomst verzendt uit een lijst.

Standaard mag de afzender een document selecteren in SharePoint.

Gebruikers kunnen de standaardervaring wijzigen aan de hand van twee opties:

► Gebruik voor aangepaste lijsten een documentsjabloon van buiten SharePoint – Als deze optie is ingeschakeld, slaat de afzender de optie voor het toevoegen van een document vanuit SharePoint over. In plaats daarvan krijgt hij de opties voor bestandsbijlagen te zien die zijn geconfigureerd in het Adobe Sign-systeem.  Het gaat hierbij om een of meer van de volgende opties:

o Bijvoegen vanaf het lokale systeem

Bijvoegen vanuit de Adobe Sign-sjabloonbibliotheek

 

            Wanneer de optie niet is ingeschakeld, wordt u gevraagd een documentsjabloon te selecteren vanuit de SharePoint-documentenlijst.

send_from_list

► Gebruik voor aangepaste lijsten altijd de toegewezen documentsjabloon – Wanneer deze optie is ingeschakeld, onthoudt SharePoint het bestand dat u wilt bijvoegen en wordt dat bestand automatisch bij de volgende overeenkomst gevoegd die u vanuit een lijst maakt. De stap voor het selecteren van het bestand wordt dus overgeslagen.  Dit is heel handig als u hetzelfde document vaker gebruikt.


Een overeenkomst verzenden

De overeenkomst starten

Het draait bij Adobe Sign allemaal om het verzenden van overeenkomsten en het verkrijgen van handtekeningen en u kunt dit proces in de SharePoint-omgeving op drie manieren in gang zetten:

  • Verzenden via het lint
  • Verzenden door met de rechtermuisknop te klikken
  • Verzenden vanuit lijsten

Welke van deze opties u ook kiest, de configuratiepagina wordt altijd geopend. Op deze pagina kunt u de ontvangers definiëren en de volgorde van de handtekeningen bepalen, als er meer dan één handtekening nodig is.

Opmerking:

U kunt documenten van maximaal 50 MB verzenden vanuit SharePoint. 

Verzenden via het lint

U gebruikt deze methode als u meerdere SharePoint-documenten moet bijvoegen:

  1. Selecteer de documenten die u wilt verzenden door op het vinkje links van de naam van het document te klikken.
  2. Klik op het tabblad in het lint bovenaan de pagina.
    • Alle geselecteerde documenten worden automatisch bijgevoegd.
  3. Klik op het pictogram Verzenden ter ondertekening.
Verzenden via het pictogram Verzenden ter ondertekening op het lint

Verzenden door met de rechtermuisknop te klikken

Met deze methode kunt u snel een willekeurig document uit een lijst met documenten verzenden. Alleen het geselecteerde bestand wordt bij de overeenkomst gevoegd:

  1. Klik met de rechtermuisknop op het document dat u ter ondertekening wilt verzenden.
  2. Selecteer het weglatingsteken (…) om het contextmenu te openen.
  3. Selecteer Verzenden ter ondertekening in het menu.
Verzenden via het contextmenu door met de rechtermuisknop te klikken

Verzenden vanuit lijsten

De procedure voor verzenden vanuit een lijst is hetzelfde als die voor het verzenden van een document in de zin dat u kunt verzenden via het lint of door met de rechtermuisknop te klikken.

Er zijn twee belangrijke verschillen:

  • Er worden geen documenten automatisch bijgevoegd. Afhankelijk van uw persoonlijke instellingen gebruikt u een van de volgende methoden:
  • Het geretourneerde ondertekende PDF-exemplaar (en mogelijk de audittrail) wordt als bijlage aan de lijst toegevoegd in plaats van in een nieuwe map te worden geplaatst.
    • Als de SharePoint-beheerder echter een map in de documentopslag heeft gedefinieerd, wordt het PDF-bestand in die map geplaatst.

De overeenkomst configureren

Zodra een nieuwe overeenkomst wordt geopend, ziet u de configuratiepagina die vier taakspecifieke secties bevat:

A. Ontvangers – De personen die de overeenkomst ondertekenen of goedkeuren

B. Berichtgegevens – De naam en het algemene bericht voor de overeenkomst

C. Opties – Optionele functies met betrekking tot de overeenkomst

D. Bestanden – De daadwerkelijke documenten/bestanden die moeten worden ondertekend of goedgekeurd

○ Opmerking: het document op basis waarvan de overeenkomst is geopend, wordt automatisch als bijlage aan de overeenkomst toegevoegd.

Verdeling in secties van de verzendpagina

De sectie Ontvangers

In de sectie Ontvangers kunt u met de bovenste schakelaar de algemene workflow voor de ondertekeningsvolgorde selecteren:

• Wanneer Voltooien in volgorde is ingeschakeld (zoals in het onderstaande voorbeeld), worden de ontvangers genummerd om de volgorde van deelname aan te geven en dient een opeenvolgend ondertekeningsproces te worden gehanteerd waarbij de stappen in de juiste volgorde worden uitgevoerd.

○ In de opeenvolgende stappen kunnen zogenaamde containerstappen worden gedefinieerd die het volgende mogelijk maken:

► Een subset van ondertekenaars kan zich tegelijk aanmelden (hybride workflow)

► Alle leden van een bepaalde groep kunnen ondertekenen namens de gehele groep (ontvangersgroep)

• Als Voltooien in willekeurige volgorde is ingeschakeld, worden de ontvangers niet genummerd en kunnen ze gelijktijdig ondertekenen.

Voorbeeld van de sectie Ontvangers

Rechts van de schakelaar voor de ondertekeningsvolgorde ziet u twee koppelingen:

  • Mij toevoegen – Klik op deze koppeling om uzelf in te voegen als de volgende ondertekenaar in de ondertekeningsvolgorde.
  • Ontvangersgroep toevoegen – Klik op deze koppeling om een zogenaamde containerstap te maken waarbij u een groep ondertekenaars definieert waarvan alle leden kunnen ondertekenen. U kunt bijvoorbeeld een groep maken voor het HR-team, terwijl slechts één HR-medewerker daadwerkelijk hoeft te ondertekenen.

Voor elke ontvanger worden vijf elementen gemaakt:

Identificatie van de ontvangerssecties

A. Ondertekeningsstap – Bepaalt op welk moment in de procedure de ontvanger toegang krijgt tot de overeenkomst (wanneer Voltooien in volgorde is ingeschakeld).

B. Functie – Bepaalt hoe de ontvanger met het document kan communiceren.

○ Ondertekenaars (standaard) – Ontvangers die worden geacht minstens één handtekening te plaatsen.

○ Fiatteurs – Ontvangers die het document reviseren en goedkeuren, maar die het uit juridisch oogpunt niet hoeven te ondertekenen.

○ Delegeerders – Ontvangers die niet worden geacht het document te ondertekenen of goed te keuren. Zij zullen de mogelijkheid tot ondertekenen of goedkeuren delegeren aan een andere partij.

C. E-mailadres – Wie is de ontvanger? Dit dient een persoonlijk e-mailadres te zijn.

D. Verificatieproces – Hoe moet de ontvanger zich verifiëren?

○ E-mail (standaard) – Verificatie is gebaseerd op toegang tot het postvak IN.

○ Wachtwoord – Er wordt via een ander kanaal een door de afzender gegenereerd (alfa)numeriek wachtwoord naar de ontvanger gestuurd.

○ Sociaal – Verificatie vindt plaats via een sociaal netwerk van een derde partij, zoals Facebook of LinkedIn.

○ KBA (alleen in de VS) – Wanneer verificatie op basis van kennis wordt gebruikt, dient de ontvanger zijn of haar Social Security-nummer in te voeren. Daarna worden enkele niet-alledaagse vragen gegenereerd op basis van openbare databases.

○ Telefoon – De afzender dient het telefoonnummer van de ontvanger op te geven zodat een sms-code kan worden verzonden wanneer de ontvanger een handtekening moet plaatsen.

E. Privénotitie (optioneel) – De afzender kan elke ontvanger specifieke instructies sturen die worden weergegeven wanneer de ontvanger de overeenkomst weergeeft.

Met de koppeling Cc tonen onder de lijst met ontvangers wordt een veld weergegeven waarin u cc-adressen kunt invoeren voor ontvangers die de overeenkomst wel mogen bekijken, maar geen toegang hebben voor ondertekening/goedkeuring.

 

Hybride workflows

Een 'hybride' workflow is een instantie van de opeenvolgende ondertekeningsvolgorde waarbij in een of meer ondertekeningsstappen twee of meer ontvangers tegelijkertijd toegang hebben tot het document. Alle ondertekenaars in de 'gelijktijdige' stap moeten hun onderdeel voltooien voordat het ondertekeningsproces doorgaat naar de volgende stap.

Voorbeeld van de lijst van ontvangers

In de bovenstaande afbeelding ziet u bijvoorbeeld een handtekeningencyclus met drie stappen:

Stap 1 is fclarke@gmail.com. Wanneer de overeenkomst ter ondertekening wordt verzonden, wordt alleen fclarke op de hoogte gesteld. Zodra fclarke het document heeft ondertekend, gaat het ondertekeningsproces door naar de volgende stap.

Stap 2 is de hybride stap. U ziet dat alle drie de ontvangers hetzelfde nummer hebben (2), wat betekent dat Adobe Sign al deze ontvangers op hetzelfde moment op de hoogte stelt.  Ze kunnen in willekeurige volgorde hun handtekening zetten, maar ze moeten allemaal hun onderdeel voltooien voordat de handtekeningencyclus doorgaat naar de volgende stap.

Stap 3 is opnieuw een individuele ontvanger, maar deze is nu gedefinieerd als een fiatteur (een vinkje in plaats van een penpunt). Zodra de ontvanger in stap 3 zijn of haar goedkeuring heeft gegeven, wordt de overeenkomst voltooid, wordt het document volledig afgerond en ontvangen alle partijen een kopie van het document in PDF-indeling.

Als u een hybride groep wilt maken, voert u eerst de e-mailadressen van de partijen als afzonderlijke ontvangers in. Vervolgens klikt u op een ontvangerveld en sleept u het naar een ander veld in de hybride groep. Op het scherm wordt een bericht weergegeven dat deze ontvangers gelijktijdig kunnen ondertekenen.

Illustratie van het slepen en neerzetten van velden om de hybride groep te maken

Groepen ontvangers

Ontvangersgroepen zijn nuttig wanneer u een aftekening nodig hebt van een organisatie, maar niet van een specifieke persoon in die groep.  

Voorbeeld van een groep ontvangers

In de bovenstaande afbeelding ziet u bijvoorbeeld een handtekeningencyclus met drie stappen:

Stap 1 (JohnDoe) is een ondertekenaar en wordt op de hoogte gesteld dat een handtekening nodig is zodra de overeenkomst wordt verzonden.  Zodra JohnDoe een handtekening heeft gezet, gaat de overeenkomst door naar stap 2.

Stap 2 is een groep ontvangers met de functie fiatteur, genaamd 'HR Group'. Er zijn vier ondertekenaars in de groep ingevoerd, die elk als voorbeeld een ander verificatieproces toegewezen hebben gekregen. Zodra een van de geïdentificeerde ontvangers zijn of haar goedkeuring geeft, gaat de overeenkomst door naar de derde stap.

Stap 3 is een individuele ondertekenaar. Zodra deze laatste handtekening is voltooid, wordt het document volledig afgerond en ontvangen alle partijen een kopie van het document in PDF-indeling.

Als u een ontvangersgroep wilt maken, klikt u op de koppeling Ontvangersgroep toevoegen in de rechterbovenhoek van het veld Ontvangers. De container wordt gemaakt en u wordt gevraagd de groepsnaam en de eventuele ontvangers in te voeren.

Opmerking:

Alle leden van de ontvangersgroep ontvangen een definitieve kopie van het document in PDF-indeling, ook wanneer ze het document niet zelf hebben ondertekend.


De sectie Bericht

De sectie Bericht bevat twee bijzonder nuttige velden en als u een persoonlijke sjabloon hebt geconfigureerd, worden in deze velden automatisch de waarden ingevuld die u hebt gedefinieerd.

In het veld Naam overeenkomst kunt u een willekeurige tekenreeks ter identificatie van de overeenkomst invoeren. 

Opmerking: deze waarde kan worden bewerkt totdat de overeenkomst wordt verzonden.

Bericht overeenkomst is een veld voor standaardtekst waarin u toepasselijke instructies of opmerkingen kunt invoeren.

  • Als uw account is geconfigureerd voor het gebruik van berichtsjablonen, wordt de koppeling voor toegang tot de sjablonen weergegeven in de rechterbovenhoek van de sectie Bericht.

De sectie Opties

Gebruik de sectie Opties om het document beter te kunnen beheren nadat het is verzonden:

  • Wachtwoordbeveiliging instellen – Vereist dat ontvangers een wachtwoord invoeren om het ondertekende PDF-bestand te kunnen openen en bekijken.  Dit wachtwoord wordt gedefinieerd door de afzender en wordt via een ander kanaal doorgegeven. Adobe Sign legt dit wachtwoord niet vast, dus zorg dat u het niet vergeet.
  • Deadline voor voltooiing – Stel het aantal dagen in waarna de overeenkomst vervalt en niet meer kan worden voltooid.
    •  De deadline voor voltooiing wordt alleen weergegeven als deze door uw beheerder is ingeschakeld.
  • Herinnering instellen – Stel de frequentie in voor de herinneringen die worden verzonden totdat de overeenkomst is voltooid. Alleen de huidige ontvangers worden op de hoogte gesteld.
  • Taal van ontvanger – Selecteer de taal die u wilt gebruiken in e-mailberichten aan ontvangers en tijdens het ondertekeningsproces.
Illustratie van de sectie Opties

De sectie Bestanden

In de sectie Bestanden kunt u de documenten als bijlage aan de transactie toevoegen. Het oorspronkelijke document dat u hebt gebruikt om de overeenkomst te starten, is al bijgevoegd.

Adobe Sign combineert alle documenten voor het ondertekeningsproces in één PDF-bestand dat wordt samengesteld op basis van de volgorde waarin de documenten worden vermeld. U kunt de documenten opnieuw rangschikken door te klikken op een document en het naar een nieuwe lijstlocatie te slepen.

Bestanden kunnen worden bijgevoegd vanuit de Adobe Sign-bibliotheek, Google Documenten, Box.net of Dropbox, maar u kunt ze ook uploaden vanaf uw lokale systeem door middel van zoeken of slepen en neerzetten.

De volgende bestandstypen zijn toegestaan: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF en HTML

Afbeelding van het deelvenster Bestanden selecteren

Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen

Vlak onder de lijst Bestanden ziet u het selectievakje Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen.  Met deze optie kunt u de geüploade documenten openen en waar nodig formuliervelden in het document plaatsen. 

U moet in elk geval de handtekeningvelden instellen, maar er zijn nog verschillende andere velden die u kunt gebruiken om complexe formulieren te maken.

Opmerking:

Als u geen handtekeningvelden instelt, plaatst Adobe Sign automatisch een handtekeningenblok onderaan het document.  Als er onvoldoende ruimte is, wordt een nieuwe pagina toegevoegd voor de handtekeningen.

Uw overeenkomsten bijhouden

Overeenkomststatus

Zodra een overeenkomst is verzonden, kunt u de voortgang het beste bijhouden op de pagina Overeenkomststatus. U opent deze pagina via het pictogram Overeenkomststatus op het lint van Adobe Sign.

Het pictogram Overeenkomststatus op het lint

Op de pagina Overeenkomststatus ziet u alle overeenkomsten waarvoor u weergavebevoegdheid hebt en die zijn verzonden vanuit de SharePoint-omgeving.

De items worden standaard weergegeven op verzenddatum, met de meest recente overeenkomst bovenaan de lijst: 

De pagina Overeenkomststatus

Als u de overeenkomsten in uw weergave wilt filteren, gebruikt u het veld Zoeken in de rechterbovenhoek van de pagina.  Dit zoekveld zoekt naar een willekeurige tekenreeks in alle velden en retourneert alle overeenkomende items:

Voorbeeld van een zoekopdracht naar een tekenreeks

Zoeken naar een overeenkomststatus op document of lijst

U kunt als volgt eenvoudig zoeken naar alle overeenkomsten die met behulp van een SharePoint-document of -lijst zijn verzonden:

  1. Zoek en selecteer het gewenste document/lijstitem.
  2. Klik op de optie Overeenkomststatus (op het lint of in het contextmenu dat verschijnt als u op de rechtermuisknop klikt).
Resultaten voor zoeken op document

De overeenkomststatus vernieuwen

In de kolom uiterst rechts in de tabel Overeenkomststatus ziet u een knop 'Vernieuwen' waarmee u actief bij Adobe Sign om een update van de overeenkomststatus kunt vragen.  SharePoint werkt automatisch regelmatig alle overeenkomsten bij die nog wachten op een handeling van een ontvanger. Met de knop Vernieuwen kunt u de overeenkomst buiten deze cyclus om bijwerken wanneer u de actuele status wilt weten.

De overeenkomstrecord verwijderen

Het pictogram uiterst rechts op de pagina Overeenkomststatus is het pictogram Verwijderen.  Met deze knop wordt de overeenkomstrecord in SharePoint verwijderd. De overeenkomst zelf in Adobe Sign wordt niet geannuleerd of verwijderd.  Houd er rekening mee dat deze handeling niet ongedaan kan worden gemaakt.

Opmerking:

  • Als de overeenkomst is voltooid (Ondertekend of Goedgekeurd), wordt een koppeling voor de naam van de overeenkomst ingeschakeld. Als u op deze koppeling klikt, wordt het voltooide document weergegeven.
  • Als de overeenkomst een eindstatus heeft (Ondertekend, Geannuleerd/geweigerd, Verlopen), is de knop Vernieuwen uitgeschakeld.
  • Zo lang de overeenkomst nog geen eindstatus heeft, is het pictogram Verwijderen uitgeschakeld.


Ondertekende documenten

Afhankelijk van de manier waarop uw SharePoint-beheerder het Adobe Sign-pakket heeft geconfigureerd, worden ondertekende documenten naar een van de volgende locaties gepusht:

  • Een algemene map – Alle voltooide documenten worden in deze map geplaatst.
  • Een nieuwe map in de bronbibliotheek – Als er geen algemene map is ingesteld, wordt een nieuwe map met de naam 'Ondertekende overeenkomsten' gemaakt in de documentbibliotheek van waaruit de overeenkomst is gemaakt/verzonden. De PDF-bestanden van alle voltooide overeenkomsten die uit dezelfde bibliotheek zijn verzonden, worden teruggeplaatst in dezelfde map Ondertekende overeenkomsten.
  • Bijgevoegd bij het lijstitem – Als u een overeenkomst vanuit een lijstitem hebt verzonden, blijven de bijlagen in de lijst staan.
Voorbeeld van het bijvoegen van voltooide documenten bij een lijst

Overeenkomsten beheren

Met het pictogram Overeenkomsten beheren wordt een andere, meer uitgebreide weergave geopend van de overeenkomsten die aan de gebruiker zijn gekoppeld.  De pagina Overeenkomststatus toont een eenvoudige weergave van alle overeenkomsten waarvan de status kan worden bijgewerkt, maar de weergave Overeenkomsten beheren biedt meer inzicht in de overeenkomsten met meer opties om de eigenschappen van de overeenkomst te wijzigen.

Het pictogram Overeenkomst beheren op het lint

De structuur van de beheerpagina

De beheerpagina bevat vele ingesloten functies waarmee u kunt experimenteren. Voor het gemak kan de pagina worden opgedeeld in drie functiegebieden:

A. Inhoud en filters

B. Lijst met overeenkomsten

C. Gereedschappen voor overeenkomsten

Uitgevouwen pagina Beheren

Inhoudfilters

De pagina Beheren bevat vier inhoud-/filteropties:

Uw overeenkomsten vormen de standaardgegevensset voor de inhoud op uw pagina Beheren

  • Wanneer Uw overeenkomsten is geselecteerd, worden op de pagina alleen de overeenkomsten weergegeven waarbij u expliciet betrokken bent (als afzender, ondertekenaar, partij in Cc of door een overeenkomst expliciet te delen)
  • Voor accounts waarin gebruikers inhoud mogen delen wordt een pijl voor een vervolgkeuzemenu weergegeven naast Uw overeenkomsten. Klik erop om een menu te openen met alle gebruikers en groepen die met het gebruikersaccount zijn gedeeld.  
    • Als u een willekeurige gebruiker of groep selecteert, wordt de gegevensset waarbij die gebruiker of groep expliciet betrokken is weergegeven op uw pagina Beheren

Er kan slechts één gegevensset van een gebruiker of groep tegelijk zijn geladen op de pagina Beheren.

Inhoudselectie

In de linkerrail vindt u een lijst met overeenkomststatussen en drie sjabloontypen. 

Alle inhoud in uw account kan in een van deze categorieën worden gesorteerd:

  • In bewerking - overeenkomsten waaraan u gekoppeld bent en die zich nog in de ondertekeningscyclus bevinden
  • Wachtend op u: overeenkomsten die op uw handeling wachten
  • Voltooid - overeenkomsten die de ondertekeningscyclus hebben doorlopen en zijn ondertekend
  • Geannuleerd - overeenkomsten die niet zijn voltooid. Overeenkomsten kunnen op vier manieren worden geannuleerd:
    • De afzender annuleert de overeenkomst
    • De ontvanger weigert de handeling uit te voeren
    • De ontvanger kan niet worden geverifieerd
    • Het systeem kan de overeenkomst om een bepaalde reden niet verwerken
  • Verlopen - overeenkomsten die niet zijn voltooid op het moment dat hun vervaltimer afloopt
  • Concept - overeenkomsten die gedeeltelijk zijn geconfigureerd en nog niet zijn verzonden

De sjabloontypen:

  • Sjablonen - dit zijn de sjablonen in de documentbibliotheek
  • Webformulieren - webformulieren zijn online formulieren die kunnen worden verzonden als URL-koppelingen of die kunnen worden ingesloten op webpagina's. Als ondertekenaars het formulier openen, wordt een onderliggende overeenkomst gemaakt om alleen hun handtekening op hun eigen unieke overeenkomst vast te leggen. (Bijvoorbeeld een registratieformulier op een webpagina)
  • Mega Sign - met Mega Sign-sjablonen kunnen afzenders een document koppelen aan een lijst met ontvangers. Alle ontvangers ontvangen een eigen, unieke kopie van de overeenkomst die zij (en alleen zij) moeten ondertekenen. (Bijvoorbeeld jaarlijkse onkostentraining)

Opmerking:

Wanneer een zoekopdracht wordt uitgevoerd, verschijnt een nieuwe optie boven aan de kolom Status, namelijk de optie Alles

Als Alles is geselecteerd, wordt alle inhoud in één tabel weergegeven en wordt de Status van de overeenkomst genegeerd.

Statusfilters

Gebruik tekst en/of een tijdsbestek om een kleinere gegevensset weer te geven op de pagina Beheren. 

Kies Zoeken met tekst om overeenkomsten te verbergen die niet overeenkomen met de tekenreeks die u zoekt in de meeste metagegevensvelden. De volgende velden worden opgenomen in de zoekparameters:

  • Naam van deelnemer
  • E-mailadres
  • Functie van deelnemer
  • Bedrijf van deelnemers
  • Naam van overeenkomst
  • Opmerkingen van overeenkomst
  • Bericht van overeenkomst
  • Persoonlijk bericht aan ontvanger

Klik op het filterpictogram om de optie weer te geven waarmee u de gegevensset verder kunt beperken door een datumbereik te selecteren:

  • Alle datums
  • Laatste 24 uur
  • Laatste 7 dagen
  • Laatste 30 dagen
  • Laatste 12 maanden
  • Aangepast datumbereik

Opmerking:

Wanneer een filter wordt geselecteerd, wordt er een tag weergegeven naast het filterpictogram.  U kunt op elk willekeurig filter klikken om het te verwijderen nadat de gegevensset is geretourneerd.

Zoekfilters voor tekst

Klik op het filterpictogram om in aanvulling op Verborgen inhoud doorzoeken nog een optie weer te geven.

  • Wanneer Verborgen inhoud doorzoeken is geselecteerd, wordt alleen de verborgen inhoud opgenomen in de geretourneerde gegevensset
Verborgen inhoud doorzoeken


Lijst met overeenkomsten

De lijst met overeenkomsten bevat de afzonderlijke overeenkomsten die overeenkomen met de inhoud die u hebt geselecteerd en wordt ingekort door de filters die u hebt gekozen.

Voor elke overeenkomst wordt het volgende getoond:

Ontvanger - de actuele ontvanger (als de overeenkomst nog in bewerking is) of de eerste ontvanger (wanneer de overeenkomst is voltooid, geannuleerd of verlopen).

  • De Naam van de ontvanger wordt weergegeven als deze bekend is Het e-mailadres van de ontvanger wordt weergegeven wanneer de Naam niet bekend is

Afzender - de afzender van de overeenkomst.

Titel - de naam van de overeenkomst.

Status - de huidige status van de overeenkomst met betrekking tot de handtekeningencyclus. (In het onderstaande voorbeeld is de optie Alles geselecteerd en dus worden meerdere statussen weergegeven)

Gewijzigd - de datum van de laatste wijziging van de overeenkomst.

Lijst met overeenkomsten

Standaard wordt de inhoud gesorteerd op de Laatst gewijzigd-datum van de overeenkomsten.

U kunt echter op een willekeurige kolomkop klikken om de gegevensset te sorteren op basis van de desbetreffende waarde.


Lijst met overeenkomsten

U geeft de gereedschappen voor overeenkomsten weer door op een willekeurige overeenkomst of sjabloon te klikken:

Gereedschappen voor overeenkomsten

De rechterrail verschijnt met daarin de gereedschappen voor het openen of bewerken van de overeenkomst (of het bibliotheekdocument, het webformulier of de Mega Sign-transactie):

Weergeven en ondertekenen - alleen beschikbaar voor overeenkomsten met de status Wachtend op u

Overeenkomst/sjabloon/webformulier/Mega Sign openen - hiermee wordt het object geopend voor een volledige weergave van het document.

  • Voor overeenkomsten wordt de huidige status aangegeven, in welke fase van de handtekeningencyclus de overeenkomst zich ook bevindt.
  • Bij sjablonen ziet u aan de hand van welke basisdocumenten de sjabloon is samengesteld    

Sjabloon gebruiken - alleen sjablonen (bibliotheekdocumenten).  Kies deze optie om een nieuwe overeenkomst te starten waaraan de sjabloon al gekoppeld is

Code ophalen - alleen webformulieren. Met deze optie wordt een pagina geopend waarop de gebruiker de HTML of de scriptcode voor het webformulier kan kopiëren

Sjabloon/webformulier bewerken - hiermee kan de gebruiker de sjabloon bewerken

Herinnering - hiermee kan de gebruiker een herinnering voor de huidige ontvanger instellen

Annuleren - hiermee wordt de overeenkomst geannuleerd

PDF downloaden - hiermee wordt een PDF-kopie van de overeenkomst in de huidige status gedownload.

  • Bovenliggende sjablonen downloaden een PDF-kopie van de oorspronkelijke documenten aan de hand waarvan de sjabloon is gemaakt

Auditrapport downloaden - downloadt het auditrapport voor de overeenkomst

Formulierveldgegevens downloaden - downloadt een CSV-bestand van alle veldinhoud voor een voltooide overeenkomst

  • Bovenliggende-sjabloonobjecten downloaden een CSV-bestand met inhoud op veldniveau voor alle onderliggende overeenkomsten die zijn voltooid

Overeenkomst wijzigen - hiermee kan de gebruiker de documenten van een overeenkomst bewerken en/of de velden die in het document zijn geplaatst.

  • Deze optie is pas beschikbaar als de eerste ontvanger zijn of haar handeling heeft uitgevoerd.

Verwijderen - alleen sjablonen (bibliotheekdocumenten). Verwijdert de sjabloon uit het systeem. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Overeenkomst/webformulier/Mega Sign verbergen - Verbergt het object in de weergave van de gebruiker.  Met deze handeling verwijdert u alleen het object uit de weergave, verder gebeurt er niets.

Delen - hiermee kan de gebruiker het object expliciet met een andere gebruiker delen.  Deze handeling kan niet ongedaan worden gemaakt

Opmerkingen - hiermee kan de gebruiker persoonlijke notities toepassen op het object

Afzonderlijke bestanden downloaden - hiermee kan de gebruiker de afzonderlijke bestanden downloaden als meerdere bestanden zijn gebruikt om de overeenkomt/sjabloon te maken

Activiteitenrapport bekijken - alleen Mega Sign. Met deze optie krijgt u een overzicht van de voortgang van Mega Sign. Hierbij wordt de lijst met ontvangers gesegmenteerd in categorieën die overeenkomen met de handtekeningstatus van de overeenkomst

Huidige ontvanger vervangen - alleen beschikbaar voor overeenkomsten die de gebruiker heeft verzonden. Hiermee kan de gebruiker de huidige ontvanger van een overeenkomst vervangen

Activiteit - een doorlopende lijst met gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden met betrekking tot de overeenkomst. Deze lijst begint met het maken van de overeenkomst, vervolgens worden de activiteiten van elke ontvanger vastgelegd en de lijst wordt afgesloten met de status Voltooid/Geannuleerd/Verlopen


Snelle koppelingen naar veelvoorkomende taken

Hieronder ziet u verwijzingen naar veelgebruikte taken die u wellicht moet uitvoeren, gevolgd door een diepgaande bespreking van de beheerpagina zelf en de belangrijkste functies.

Bibliotheeksjablonen (documentsjablonen)

Met het pictogram Bibliotheeksjablonen op het lint van Adobe Sign kunt u een SharePoint-document naar de ontwerpomgeving van Adobe Sign verzenden waar u formuliervelden kunt plaatsen. Vervolgens kunt u het formulier met ingeschakelde velden opslaan in uw Adobe Sign-bibliotheek.

Opmerking:

Het originele document in SharePoint wordt niet gewijzigd.  De nieuwe documentsjabloon bestaat alleen op de Adobe Sign-site en moet worden bijgevoegd via de optie Documentbibliotheek in de sectie Bestanden van de overeenkomst.

Een documentsjabloon maken:

  1. Klik op het document waarvan u een sjabloon wilt maken.
  2. Klik op het pictogram Bibliotheeksjabloon op het lint (of klik met de rechtermuisknop en kies de optie in het menu).
    • De ontwerpomgeving van Adobe Sign wordt geopend en het hele document wordt weergegeven.
  3. Plaats de vereiste velden in het document.
    • Als u een sjabloon maakt waarvoor invoer of handtekeningen van twee personen nodig zijn, stelt u alle velden in voor de eerste ontvanger.  Wijzig vervolgens het veld Ontvangers in Deelnemer 2 en stel de velden in voor de tweede ondertekenaar/fiatteur.

Opmerking:

Wanneer u een sjabloon maakt via de ontwerpomgeving, kunt u het document slechts voor maximaal twee ontvangers samenstellen.  Als er meer ontvangers nodig zijn, moet het document in Acrobat of met behulp van tekstlabels worden samengesteld.

Voorbeeld van de lijst met ontvangers

4. Zodra de sjabloon klaar is, klikt u op de knop Opslaan rechtsonder.

• De sjabloon wordt nu opgeslagen in de Adobe Sign-bibliotheek.  

 


Downloadbaar PDF-exemplaar

Downloaden

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid