Godkjenningsarbeidsflyter

Acrobat-brukere (bare tradisjonell kinesisk, forenklet kinesisk, japansk og koreansk) kan sende PDF-filer som e-postvedlegg som andre kan godkjenne. Når deltakere åpner en forespørsel om godkjenning i Acrobat (alle språk), kan de godkjenne PDF-filer ved å legge til et digitalt ID-stempel. Deretter kan de sende PDF-filen til andre godkjennere eller returnere PDF-filen til initiativtakeren og andre aktuelle deltakere. Initiativtakeren kan spore fremdriften ved å velge å bli varslet hver gang PDF-filen godkjennes. Arbeidsflyten avsluttes når den siste deltakeren legger til den endelige godkjenningen. Hvis en PDF-fil ikke er godkjent, må godkjenningsarbeidsflyten gjenopptas.

Merk:

Hvis du starter arbeidsflyten fra Acrobat Pro, kan du invitere brukere av Reader 9 eller senere til å delta, ved å aktivere kommentering i PDF-filen.


Veiviser setter opp godkjenningsarbeidsflyt (venstre), og stempelpaletten sørger for stempler for godkjenning av dokumenter (høyre).

 

Sende en PDF-fil til godkjenning

Når du sender en PDF-fil via e-post til godkjenning (bare tradisjonell kinesisk, forenklet kinesisk, japansk og koreansk), mottar godkjennerne PDF-filen som et e-postvedlegg. Når mottakerne åpner PDF-vedlegget, kan de bruke et digitalt ID-stempel fra stempelpaletten og deretter gjøre de nødvendige valgene på dokumentmeldingslinjen.

Hvis du vil sende en PDF-fil til godkjenning, bruker du veiviseren i Acrobat. Veiviseren viser instruksjoner på skjermen for å hjelpe deg med å invitere godkjennere, tilpasse instruksjoner og sende PDF-filen.

I Acrobat Pro aktiverer veiviseren kommentering i PDF-filen, slik at Acrobat Reader-brukere kan delta i godkjenningsarbeidsflyten.

Før du starter en godkjenningsarbeidsflyt, må du kontrollere at e-postprogrammet er konfigurert for å fungere med Acrobat.

  1. Velg Del > Send til godkjenning via e-post for å starte en godkjenningsarbeidsflyt.
  2. Hvis du blir bedt om det, skriver du inn e-postadressen din i dialogboksen ID-oppsett.
  3. Angi et PDF-dokument, og klikk Neste.
  4. Skriv inn e-postadressen til den første godkjenneren i Til-boksen.
  5. (Acrobat Pro) Hvis du vil at Reader-brukere skal kunne delta, eller hvis du ønsker å bli varslet om godkjenningsstatusen til hver deltaker, angir du disse alternativene.
  6. (Acrobat Standard) Hvis du ønsker å bli varslet om godkjenningsstatusen til hver deltaker, angir du disse alternativene.
  7. (Valgfritt) Skriv ekstra instruksjoner til den første godkjenneren øverst i e-postmeldingen.

    Bare standardtekstmeldingen og instruksjonene blir videresendt til påfølgende godkjennere.

    Merk:

    Invitasjonsmeldingen inneholder instruksjoner som hjelper deltakerne med å fullføre godkjenningsprosessen. Unngå å endre eller fjerne denne teksten.

  8. Klikk Send invitasjon.

Delta i en godkjenningsarbeidsflyt

Hvis du blir invitert til å delta i en godkjenningsarbeidsflyt, mottar du en e-postmelding med trinnvise instruksjoner for godkjenning av den vedlagte PDF-filen. Når du åpner PDF-filen, åpnes stempelpaletten og dokumentmeldingslinjen vises øverst i PDF-filen. Hvis du bruker en eldre versjon av Acrobat enn 7.0, blir du spurt om du vil laste ned den nyeste versjonen av Reader.

Du kan velge et hvilket som helst av de digitale ID-stemplene på stempelpaletten for å godkjenne dokumentet. Et digitalt ID-stempel inneholder ID-informasjon som du angir, for eksempel navn, tittel, organisasjon og e-postadresse. Du kan bruke et ID-stempel i stedet for en signatur. Når du bruker et stempel, blir det en del av dokumentets sideinnhold. Du kan slette ditt eget stempel under godkjenningsprosessen, men når prosessen er fullført, låses stempelet. Du kan ikke flytte eller slette stempler fra andre deltakere.

Du kan også avvise dokumenter som ikke oppfyller dine standarder.

I tillegg til å legge til digitale stempler i en PDF-fil kan du legge til andre typer kommentarer, inkludert notatkommentarer, tekstredigeringer, egendefinerte stempler og filvedlegg.

Godkjenne en PDF-fil

  1. Åpne PDF-vedlegget i e-postmeldingen med godkjenningsinvitasjon.

    Merk:

    Hvis du ikke har lagt til ID-informasjon i stempelet, blir du bedt om å gjøre dette.

  2. Velg et stempel på stempelpaletten. (Hvis du vil vise alle stempler, ruller eller drar du i et hjørne for å endre størrelsen på vinduet.)
  3. Klikk dokumentet for å legge til godkjenningsstempelet.

    Merk:

    Hvis du vil slette et digitalt ID-stempel du har lagt til, merker du stempelet og trykker Delete. Hvis du velger Skriv ut, Lagre en kopi eller E-post under godkjenningsprosessen, kan du ikke slette stempelet.

  4. Gjør ett av følgende:
    • Hvis du vil sende dokumentet til neste godkjenner, klikker du Godkjenn-knappen på dokumentmeldingslinjen. I Til-boksen i dialogboksen Send til neste godkjenner skriver du inn e-postadressen til den neste godkjenneren, legger om nødvendig til adressene til andre mottakere og klikker du Send.

    • Klikk Endelig godkjenning-knappen på dokumentmeldingslinjen for å fullføre godkjenningsprosessen. På menyen Metode for endelig godkjenning i dialogboksen Fullfør endelig godkjenning angir du om det skal sendes et godkjenningsvarsel. Hvis du vil sende et varsel, skriver du inn en e-postadresse i Til-boksen, legger om nødvendig til adresser til andre mottakere og klikker Send. Hvis du ikke vil sende et varsel, klikker du Fullfør.

      Hvis Varsle initiativtaker om godkjenningsstatus via e-post er valgt, vises et separat e-postvarsel, adressert til initiativtakeren. Klikk Send for å sende dette varselet.

  5. Lagre PDF-filen.

    Merk:

    Hvis du bruker knappen E-post på verktøylinjen til å sende PDF-filen, er ikke PDF-filen lenger en del av arbeidsflyten, og ingen godkjenningsalternativer er tilgjengelige for mottakeren av e-postmeldingen.

Avvise et PDF-dokument

Hvis et PDF-dokument du har mottatt i en forespørsel om godkjenning, ikke oppfyller kravene til godkjenning, bruker du alternativene på dokumentmeldingslinjen til å avvise dokumentet og sende det tilbake til initiativtakeren. Hvis et PDF-dokument blir avvist, må godkjenningsarbeidsflyten gjenopptas.

  1. Åpne PDF-vedlegget i e-postmeldingen med godkjenningsinvitasjon.
  2. Klikk Avvis-knappen i dokumentmeldingslinjen.
  3. I Til-boksen i dialogboksen Avvis og send varsel skriver du inn e-postadressen til initiativtakeren. Hvis Varsle initiativtaker om godkjenningsstatus via e-post er valgt, sendes en separat e-postmelding til initiativtakeren til godkjenningen. Klikk Send.
  4. Klikk Send i e-postmeldingen som vises.

Legge til eller endre identitetsinformasjon for et digitalt stempel

  1. Velg Vis stempelpalett fra Stempel-menyen i Merknader-panelet.
  2. På stempelpaletten velger du Digitale ID-stempler, høyreklikker stempelet og velger Rediger identitet.
  3. I dialogboksen ID-oppsett skriver du inn eller redigerer navn, tittel, firmanavn, avdeling og e-postadresse og klikker Fullfør.

Merk:

Du kan også endre ID-informasjonen i dialogboksen Innstillinger. Velg Identitet under Kategorier.

Dette produktet er lisensiert i henhold til Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.

Juridiske merknader   |   Regler for personvern på nettet