Opprette og behandle en indeks i en PDF-fil

Du kan redusere tiden som kreves for å søke i et langt PDF-dokument ved å bygge inn en indeks med ordene i dokumentet. Acrobat kan søke mye raskere i indeksen enn i dokumentet. Den innebygde indeksen inkluderes i distribuerte eller delte kopier av PDF-filen. Brukere kan søke i PDF-filer med innebygde indekser på samme måte som de søker i de som ikke har innebygde indekser. Det kreves ingen ekstra trinn.

Legge til en indeks i en PDF-fil

  1. Med dokumentet åpent i Acrobat velger du Verktøy > Dokumentbehandling > Behandle innebygd indeks.
  2. I dialogboksen Behandle innebygd indeks klikker du Bygg inn indeks.
  3. Les meldingene som vises, og klikk OK.

    Merk:

    I Outlook og Lotus Notes har du muligheten til å bygge inn en indeks når du konverterer e-postmeldinger eller mapper til PDF. Dette anbefales spesielt for mapper som inneholder mange e-postmeldinger.

Oppdatere eller fjerne den innebygde indeksen i en PDF-fil

  1. Velg Verktøy > Dokumentbehandling > Behandle innebygd indeks.
  2. Klikk enten Oppdater indeks eller Fjern indeks.

Om Katalog-funksjonen (Acrobat Pro)

Du kan definere en bestemt gruppe med PDF-filer som en katalog, og opprette en samlet indeks for hele samlingen av dokumenter. Når brukere søker etter bestemt informasjon i katalogiserte PDF-filer, vil indeksen utføre søkeprosessen mye raskere.

Når du distribuerer samlingen på en CD, kan du inkludere indeksen i PDF-filene.

Du kan katalogisere dokumenter skrevet med latinske, kinesiske, japanske eller koreanske tegn. Elementene du kan katalogisere, omfatter dokumenttekst, kommentarer, bokmerker, skjemafelt, koder, objekt- og dokumentmetadata, vedlegg, dokumentinformasjon, digitale signaturer, XIF-metadata (utvidet bildefilformat) for bilde og egendefinerte dokumentegenskaper.

Klargjøre PDF-filer for indeksering (Acrobat Pro)

Begynn med å opprette en mappe som skal inneholde PDF-filene du vil indeksere. Alle PDF-filene må være fullstendige både når det gjelder innhold og elektroniske funksjoner, f.eks. koblinger, bokmerker og skjemafelt. Hvis filene som skal indekseres, omfatter skannede dokumenter, må du sørge for at teksten er søkbar. Bryt lange dokumenter ned i mindre filer på kapittelstørrelse for å forbedre søkeytelsen. Du kan også legge til informasjon i en fils dokumentegenskaper for å gjøre det enklere å søke i filen.

Før du indekserer en dokumentsamling, er det svært viktig at du setter opp dokumentstrukturen på disken eller nettverksserveren og kontrollerer at filnavnene kan brukes på flere plattformer. Filnavn kan bli kuttet av og dermed vanskelige å finne igjen ved et kryssplattformsøk. Du kan forhindre dette problemet ved å vurdere følgende retningslinjene:

  • Endre navn på filer, mapper og indekser ved hjelp av MS-DOS-filnavnkonvensjoner (åtte tegn eller færre, etterfulgt av en filtype på tre tegn), spesielt hvis du skal levere dokumentsamlingen og indeksen på en ISO 9660-formatert CD.

  • Fjern spesielle tegn, for eksempel tegn med aksent og ikke-engelske tegn, fra fil- og mappenavn. (Skriften som brukes av Katalog-funksjonen, støtter ikke tegnkodene 133 til og med 159).

  • Ikke bruk dypt nestede mapper eller banenavn med mer enn 256 tegn til indekser som Mac OS-brukere skal søke i.

  • Hvis du bruker Mac OS med en OS/2 LAN-server, konfigurerer du IBM® LAN Server Macintosh (LSM) til å opprettholde MS-DOS-filnavnkonvensjoner, eller indekser bare FAT-volumer (File Allocation Table). (HPFS-volumer [High Performance File System] kan inneholde lange filnavn som ikke kan hentes.)

    Hvis dokumentstrukturen inkluderer undermapper som du ikke vil indeksere, kan du utelate dem under indekseringsprosessen.

Legge til metadata i dokumentegenskaper (Acrobat Pro)

Hvis du vil gjøre det enklere å søke i en PDF, kan du legge til filinformasjon som kalles metadata, i dokumentegenskapene. (Du viser egenskapene for en åpen PDF-fil ved å velge Fil > Egenskaper og klikke kategorien Beskrivelse.)

Merk:

(Windows) Du kan også angi og lese informasjonen for dataegenskaper fra skrivebordet. Høyreklikk dokumentet i Windows Utforsker, velg Egenskaper, og klikk kategorien PDF. All informasjon du skriver inn eller redigerer i denne dialogboksen, vises også i kategorien Beskrivelse i dialogboksen Dokumentegenskaper når du åpner filen.

Når du legger til data i dokumentegenskapene, bør du vurdere følgende anbefalinger:

  • Bruk en god og beskrivende tittel i Tittel-feltet. Filnavnet for dokumentet skal vises i dialogboksen Søkeresultater.

  • Bruk alltid det samme alternativet (feltet) til samme type informasjon. Du må for eksempel ikke legge til en viktig term i alternativet Emne for enkelte dokumenter og i alternativet Nøkkelord for andre.

  • Bruk en enkelt, konsekvent term for samme informasjon. Bruk for eksempel ikke biologi for noen dokumenter og livsvitenskap for andre.

  • Bruk alternativet Forfatter til å identifisere gruppen som er ansvarlig for dokumentet. Forfatteren for et dokument med retningslinjer for ansettelse kan for eksempel være personalavdelingen.

  • Hvis du bruker dokumentdelenumre, legger du dem til som nøkkelord. Legg for eksempel til dok#=m234 i alternativet Nøkkelord for å indikere et bestemt dokument i en serie med flere hundre dokumenter om et bestemt emne.

  • Bruk alternativene Emne eller Nøkkelord, enten alene eller sammen, til å kategorisere dokumentene etter type. Du kan for eksempel bruke statusrapport som Emne-oppføring og månedlig eller ukentlig som Nøkkelord-oppføring for et enkeltdokument.

    Hvis du allerede har spesialistopplæring i Adobe PDF, kan du definere felt for egendefinerte data, for eksempel Dokumenttype, Dokumentnummer og Dokumentidentifikator, når du oppretter indeksen. Dette anbefales bare for erfarne brukere, og det omhandles ikke i den fullstendige hjelpen for Acrobat.

Opprette en indeks for en samling (Acrobat Pro)

Når du bygger en ny indeks, oppretter Acrobat en fil av typen PDX og en ny støttemappe som inneholder én eller flere filer av typen IDX. IDX-filene inneholder indeksoppføringene. Alle disse filene må være tilgjengelige for brukerne som vil søke i indeksen.

Dialogbokser i Acrobat Pro for oppretting av indeks
Dialogbokser i Acrobat Pro for oppretting av indeks

  1. Velg Verktøy > Dokumentbehandling > Fulltekstindeks med katalog, og klikk deretter på Ny indeks.

    Merk:

    Hvis du ikke ser dokumentbehandlingspanelet, kan du se instruksjonene for å tilføre paneler under Oppgaveruter.

  2. I Indekstittel skriver du inn navnet for indeksfilen.
  3. I Indeksbeskrivelse skriver du inn noen ord om typen indeks eller formålet med den.
  4. Klikk Alternativer, velg evntuelle avanserte alternativer du vil bruke for indeksen, og klikk OK.
  5. Under Inkluder disse katalogene klikker du Legg til, velger en mappe som inneholder noen eller alle PDF-filene som skal indekseres, og klikker OK. Hvis du skal legge til flere mapper, gjentar du dette trinnet.

    Merk:

    Alle undermappene i en inkludert mappe vil også bli inkludert i indekseringsprosessen. Du kan legge til mapper fra flere servere eller disker, så lenge du ikke planlegger å flytte indeksen eller noen av elementene i dokumentsamlingen.

  6. Under Utelat disse underkatalogene klikker du Legg til, og velger en undermappe som inneholder PDF-filer du ikke vil skal indekseres. Klikk OK, og gjenta etter behov.
  7. Gå gjennom valgene. Hvis du vil redigere listen over mapper som skal inkluderes eller utelates, velger du mappen du vil endre, og klikker Fjern.
  8. Klikk Bygg, og angi deretter plasseringen for indeksfilen. Klikk Lagre, og deretter:
    • Klikk Lukk når indekseringen avsluttes.

    • Klikk Stopp for å avbryte indekseringsprosessen.

    Merk:

    Hvis du stopper indekseringen, kan du ikke gjenoppta den samme indekseringsøkten, men du trenger ikke å gjøre alt arbeidet på nytt. Alternativene og mappevalgene forblir intakte. Du kan klikke Åpne indeks, velge den delvis utførte indeksen og se gjennom den.

    Merk:

    Hvis lange banenavn kuttes i alternativene Inkluder disse katalogene og Utelat disse underkatalogene, holder du pekeren over hver ellipse (...) til et verktøytips vises med hele banen til den inkluderte eller utelatte mappen.

Indekseringsalternativer, dialogboks

Ta ikke med tall

Velg dette alternativet hvis du vil at alle tall som vises i dokumentteksten, skal utelates fra indeksen. Hvis du utelater tall, kan størrelsen på indeksen bli betydelig mindre, noe som gjør søking raskere.

Legg til ID-er i Adobe PDF v1.0-filer

Velg dette alternativet hvis samlingen inkluderer PDF-filer som er opprettet før Acrobat 2.0 som ikke legger til identifikasjonsnumre automatisk. ID-numre er nødvendige når lange Mac OS-filnavn forkortes når de oversettes til MS DOS-filnavn. Acrobat 2.0 og senere versjoner legger til ID-er automatisk.

Ikke varsle om endrede dokumenter under søking

Når det ikke er merket av for dette alternativet, vises en melding når du søker i dokumenter som er endret etter siste bygging av indeksen.

Egendefinerte egenskaper

Bruk dette alternativet til å inkludere egendefinerte dokumentegenskaper i indeksen. Det er bare egendefinerte dokumentegenskaper som allerede finnes i PDF-filene du indekserer, som indekseres. Skriv inn egenskapen, velg alternativ fra Type-menyen og klikk Legg til. Disse egenskapene vises som et søkealternativ på hurtigmenyene for tilleggskriterier i vinduet Søk i PDF når du søker i den resulterende indeksen. Hvis du for eksempel angir den egendefinerte egenskapen Dokumentnavn og velger strengegenskapen fra Type-menyen, kan en bruker som søker i indeksen, da søke innenfor de egendefinerte egenskapene ved å velge Dokumentnavn fra menyen Bruk disse tilleggsvilkårene.

Merk:

Når du oppretter egendefinerte felt i et Microsoft Office-program og alternativet Konverter dokumentinformasjon er valgt i programmet PDFMaker, overføres feltene til alle PDF-filene du oppretter.  

XMP-felt

Bruk dette alternativet til å inkludere egendefinerte XMP-felt. De egendefinerte XMP-feltene indekseres og vises på hurtigmenyene for tilleggskriterier slik at de er søkbare i de valgte indeksene.

Stoppord

Bruk dette alternativet til å utelate bestemte ord (maks 500) fra søkeresultatene for indeksen. Skriv inn ordet, klikk Legg til, og gjenta etter behov. Hvis du utelater ord, kan indeksen bli 10 til 15 % mindre. Ett stoppord kan innehold opptil 128 tegn, og det skilles mellom store og små bokstaver.

Merk:

Hvis du vil forhindre at brukere prøver å søke etter fraser som inneholder disse ordene, lager du en liste over ord som ikke indekseres i Viktig-filen for Katalog.

Strukturkoder

Bruk dette alternativet til å gjøre bestemte strukturkoder søkbare i dokumenter som har en kodet logisk struktur.

Merk:

Innstillingene for Egendefinerte egenskaper, Stoppord og Koder gjelder bare for gjeldende indeks. Hvis du vil bruke disse innstillingene globalt på enhver indeks du oppretter, kan du endre standardinnstillingene for egendefinerte felt, stoppord og koder i Katalog-panelet i dialogboksen Innstillinger.  

Viktig-filer for Katalog (Acrobat Pro)

Det er ofte en god ide å opprette en egen Viktig-fil og legge den inn i mappen med indeksen. Denne Viktig-filen kan gi informasjon om indeksen, for eksempel:

  • Hva slags dokumenter som er indeksert.

  • Hvilke søkealternativer som støttes.

  • Hvilken person som skal kontaktes eller et telefonnummer som kan ringes i forbindelse med spørsmål.

  • En liste over tall eller ord som er utelatt fra indeksen.

  • En liste over mappene som inneholder dokumenter som er inkludert i en LAN-basert indeks, eller en liste over dokumentene som er inkludert i en diskbasert indeks. Du kan også ta med en kort beskrivelse av innholdet i hver mappe eller hvert dokument.

  • En liste over verdiene for hvert dokument hvis du tilordner feltverdier for Dokumentinformasjon.

    Hvis en katalog har et spesielt stort antall dokumenter, bør du vurdere å ta med en tabell som viser verdiene som er tilordnet hvert dokument. Tabellen kan være en del av Viktig-filen eller et eget dokument. Når du utvikler indeksen, kan du bruke tabellen for å opprettholde konsekvens.

Revidere en indeks (Acrobat Pro)

Du kan oppdatere, bygge på nytt eller tømme en eksisterende indeks.

  1. Velg Verktøy > Dokumentbehandling > Fulltekstindeks med katalog, og klikk deretter på Åpne indeks.
  2. Finn og merk indeksdefinisjonsfilen (PDX) for indeksen, og klikk Åpne.
  3. Hvis indeksen ble opprettet med Acrobat 5.0 eller tidligere, velger du Opprett kopi for å opprette en ny indeks (uten å overskrive den eksisterende versjonen), eller du velgeer Overskriv gammel indeks for å overskrive den eksisterende indeksen.
  4. I dialogboksen Indeksdefinisjon kan du gjøre ønskede endringer, og deretter klikker du ønsket funksjon som skal utføres i Acrobat:

    Bygg

    Oppretter en ny IDX-fil med eksisterende informasjon og oppdaterer den ved å legge til nye oppføringer og merke endrede eller utdaterte oppføringer som ugyldig. Hvis du lager et stort antall endringer, eller bruker dette alternativet gjentatte ganger i stedet for å opprette en ny indeks, kan antall søk øke.

    Bygg på nytt

    Oppretter en ny indeks, overskriver den eksisterende indeksmappen og innholdet i den (IDX-filer).

    Tøm

    Sletter indeksinnholdet (IDX-filen) uten å slette selve indeksfilen (PDX).

Kataloginnstillinger (Acrobat Pro)

Du kan angi innstillinger for indeksering som gjelder globalt for alle påfølgende indekser du bygger. Du kan overstyre noen av disse innstillingene for en enkelt indeks ved å velge nye alternativer under indeksbyggingsprosessen.

Velg Katalog under Kategorier i dialogboksen Innstillinger. Mange av alternativene er like dem som er beskrevet for indeksbyggingsprosessen.

Merk:

Alternativet Tving ISO 9660-kompatibilitet for mapper er hensiktsmessig når du ikke vil endre lange PDF-filnavn til MS-DOS-filnavn ved klargjøring av dokumenter for indeksering. Du må imidlertid fremdeles bruke MS–DOS-filnavnkonvensjoner for mappenavn (8 sifre eller færre) selv om det ikke er nødvendig for filnavnene.

Planlagte indeksoppdateringer (Acrobat Pro)

Bruk Katalog-funksjonen og en gruppe-PDX-fil (BPDX) for Katalog til å planlegge når og hvor ofte en indeks automatisk skal bygges, bygges på nytt, oppdateres og tømmes. En BPDX-fil er en tekstfil som inneholder en liste over plattformavhengige katalogindeksfilbaner og -flagg. Bruk et planleggingsprogram, for eksempel Windows Scheduler, til å vise BPDX-filen i Acrobat. Acrobat oppretter deretter indeksen på nytt i henhold til flaggene i BPDX-filen.

Hvis du vil ha mer informasjon om planlegging av indekseringsoppdateringer, kan du søke etter BPDX på www.adobe.com/no/support/.

 

Merk:

Hvis du vil bruke BPDX-filer, velger du Tillat kjøring av gruppefiler (*.bpdx) for Katalog under Katalog i dialogboksen Innstillinger.

Flytte samlinger og indeksene (Acrobat Pro)

Du kan utvikle og teste en indeksert dokumentsamling på en lokal harddisk og deretter flytte den ferdige dokumentsamlingen til en nettverksserver eller disk. En indeksdefinisjon inneholder relative baner mellom indeksdefinisjonsfilen (PDX) og mappene som inneholder de indekserte dokumentene. Hvis disse relative banene ikke endres, trenger du ikke bygge indeksen på nytt etter at du har flyttet den indekserte dokumentsamlingen. Hvis PDX-filen og mappene som inneholder de indekserte dokumentene, er i den samme mappen, kan du opprettholde den relative banen ganske enkelt ved å flytte mappen.

Hvis den relative banen endres, må du opprette en ny indeks etter at du har flyttet den indekserte dokumentsamlingen. Du kan imidlertid fremdeles bruke den opprinnelige PDX-filen. Hvis du vil bruke den opprinnelige PDX-filen, må du først flytte de indekserte dokumentene. Kopier deretter PDX-filen til mappen der du vil opprette den nye indeksen, og rediger listene med inkluderte og utelatte kataloger og underkataloger etter behov.

Hvis indeksen finnes på en stasjon eller server atskilt fra alle deler av samlingen den gjelder for, brytes indeksen hvis du flytter enten samlingen eller indeksen. Hvis du har tenkt å flytte en dokumentsamling til enten en annen nettverksplassering eller over på en CD-ROM, oppretter og bygger du indeksen på samme plassering som samlingen.

Dette produktet er lisensiert i henhold til Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.

Juridiske merknader   |   Regler for personvern på nettet