Crear un formulario web

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Última actualización el 4 dic. 2023 | También se aplica a Adobe Acrobat

Los formularios web son una excelente forma de presentar a los clientes un método de autoservicio para firmar un contrato. Puede crear un formulario de registro simple que contenga solo un requisito de firma, así como un documento complejo de varios campos que recopile datos de usuario y requiera contrafirmas internas.

Para empezar, cree el formulario como PDF y, a continuación, utilice la herramienta Criar um formulário da Web en Acrobat para generar una versión en línea que cualquiera pueda firmar.

Para acceder a la herramienta Criar um formulário da Web, realice una de las siguientes acciones:

En la aplicación de escritorio de Acrobat, vaya al centro de Herramientas, desplácese hacia abajo, hasta la sección Firma electrónica y luego seleccione Criar um formulário da Web.
Inicie sesión en Acrobat en línea, seleccione el menú Firma electrónica en la barra de navegación superior y luego Criar um formulário da Web.

Pasos para crear un formulario web

Seleccione la herramienta Criar um formulário da Web como se explicó anteriormente. Se muestra la página del selector de archivos Criar um formulário da Web.
Añadir un archivo:

Cargue (buscándolos o bien arrastrándolos y soltándolos) los archivos principales que esté utilizando para crear el acuerdo de formulario web.

El selector situado a la derecha del botón Seleccionar un archivo permite elegir el origen en el que se encuentra el archivo. El valor predeterminado es su sistema local.

Una vez seleccionado un archivo, se carga la página de configuración.
Asigne un nombre al formulario web (lo ideal es que sea intuitivo). El nombre del formulario web es el nombre predeterminado de todos los acuerdos resultantes generados a partir del formulario web.
(Opcional) Agregue archivos adicionales si es necesario.

El archivo inicial seleccionado para iniciar el formulario web ya está adjunto.

Cargue los archivos adicionales que necesite para crear su formulario en línea.
- Pueden cargarse varios archivos.
- Todos los archivos cargados se concatenan en un acuerdo.
- El orden en que se muestran los archivos dicta el aspecto que tendrá el acuerdo final.
  
  Puede hacer clic y arrastrar los archivos para ordenarlos.
Agregar participantes
- Enumere los participantes necesarios para completar el formulario y seleccione una acción para cada participante:
  
  Firmar: firma el formulario y también puede introducir datos.
  
  Aprobar: examina y aprueba el formulario; también puede introducir datos o firmar.
  
  Rellenar formulario: introduce los datos necesarios y envía el formulario, pero normalmente no lo firma.
  
  Copia (cc): recibe notificaciones a medida que avanza la finalización del formulario.
El primer participante que aparece en la lista accede al formulario mediante su sitio web, por lo que no se incluye su dirección de correo electrónico (ya que se desconoce y cambiará para cada firmante).

Todo participante adicional constituye sus firmantes internos.:
- Haga clic en el botón Añadir participante para incluir participantes adicionales (hasta un máximo de 36).
- Introduzca las direcciones de correo electrónico de cada participante “interno”.
- Asigne la acción para cada participante.
(Opcional) Configure la autenticación para cada participante haciendo clic en el icono de clave situado a la derecha del participante.

Correo electrónico es el método de autenticación predeterminado para confirmar la identidad de cada participante y es suficiente para obtener una firma legal en la mayoría de los casos.

Puede aumentar la seguridad de un participante determinado agregando un segundo método de autenticación que deberá cumplir para poder interactuar con el formulario.
- Contraseña: requiere que el participante introduzca una contraseña para acceder al formulario web.
  
  Usted proporciona la contraseña.
  
  Debe compartir esta contraseña con el participante por separado.
- Autenticación basada en conocimientos (KBA): requiere que los participantes proporcionen su nombre, dirección y los últimos cuatro dígitos de su SSN (opcional) y, a continuación, respondan a preguntas para verificar su identidad.
  
  Funciona con tecnología RSA y solo está disponible en los EE. UU.
  
  KBA es un servicio de pago por uso. Póngase en contacto con el departamento de ventas para agregar esta opción a su cuenta.
(Opcional) Agregue una contraseña para proteger el PDF del acuerdo completado o firmado.

Si lo desea, puede aplicar una contraseña a la copia en PDF del documento completado (firmado) haciendo clic en el icono del lápiz situado junto a Agregar contraseña (en la parte inferior de la página).
- Si está configurada, la contraseña debe introducirse correctamente para que el PDF se abra para su visualización.
- Cuando se configura, el texto bajo el encabezado de la opción cambia para mostrar Contraseña necesaria para ver el formulario completado
Haga clic en Siguiente en la esquina superior derecha de la ventana.
Agregue campos al formulario web.

Ahora puede agregar los campos necesarios al formulario web.

Haga clic y arrastre los campos desde el menú derecho de tipos de campo.
- La configuración de campos puede incluir lo siguiente:
  
  Aspecto
  
  Validaciones
  
  Visibilidad condicional
  
  Valores calculados
- Asegúrese de colocar al menos una firma para cada participante con la acción Firmar.
  
  No olvide sus contrafirmantes internos.
Cuando todos los campos estén colocados, haga clic en el botón Crear situado en la esquina superior derecha de la ventana.

Nota:

Los formularios web se crean en estado Activo.

Una vez que se hace clic en el botón Crear, la dirección URL se hace accesible y se puede firmar el formulario.
Consulte la página de confirmación del formulario web.

Se muestra una página de confirmación que comprueba que el formulario web se ha creado correctamente.

Desde esta página puede realizar lo siguiente:
- Compartir la dirección URL: copie la dirección URL para compartir el formulario con otros usuarios como vínculo (es decir: en un correo electrónico o como href en una imagen del sitio web).
- Incrustar código: tiene la opción de copiar el código incrustado en HTML o JavaScript para incrustar el formulario como un objeto visible en la página web.
Otras opciones incluyen:
- Vista previa de este formulario web: el formulario se abre en la vista del primer participante.
  
  Esta es una buena forma de probar el formulario web, ya que se completará de forma ordinaria (siempre que todos los participantes completen sus acciones).
- Ver los formularios web: consulte todos los formularios web conectados al usuario y su estado actual.
- Crear otro formulario web: se abre la página de configuración inicial para crear un nuevo formulario web.

Formularios web administrados de las pestañas Inicio o Documentos

Después de crear el formulario web, puede administrarlo desde la pestaña Inicio de la aplicación de escritorio de Acrobat o la pestaña Documentos en Acrobat Online.

Vaya a la pestaña Inicio o Documentos
Seleccione Formularios web en el panel de navegación izquierdo.
Haga un solo clic en el formulario web al que desee acceder.
- Se abrirá el menú contextual en el lado derecho de la ventana.

El menú contextual del lado derecho contiene cinco secciones distintas:

Metadatos: en la parte superior del menú se encuentran los metadatos del formulario web:
- Imagen de la primera página del formulario
- Título del formulario
- Fecha de creación del formulario web
- Valor de nombre del ID de usuario que creó el formulario web
- Valor de correo electrónico del ID de usuario que creó el formulario web
- Estado: el estado actual del formulario web (Habilitado/ Deshabilitado)
- Función del primer participante (el destinatario del formulario web)
  - Cualquier usuario en el campo CC también se enumerará por valor de correo electrónico.
Menú Acciones: esta sección contiene todas las acciones que puede realizar en relación con el formulario web (plantilla principal). Puede que tenga que hacer clic en el vínculo Ver más situado en la parte inferior derecha de la sección para ver todos los valores:
- Abrir formulario web: se abre el formulario web solo para su visualización. No hay ningún campo disponible.
- Obtener código: proporciona una interfaz rápida para copiar el código de URL/HTML/JavaScript del formulario web.
- Editar formulario web: el formulario web se abre en el entorno de creación.
- Descargar PDF: se descarga todo el PDF (en blanco).
- Descargar datos de campo del formulario: se descarga un archivo CSV del contenido de nivel de campo para todos los acuerdos secundarios generados a partir de este formulario web principal que se han completado.
- Descargar archivos individuales: proporciona la opción de descargar los archivos PDF individuales si se han utilizado varios archivos para crear el formulario web.
- Compartir: el formulario web se comparte con el correo electrónico del usuario proporcionado. Los formularios web compartidos se pueden ver en la página Administrar, pero no permiten la edición.
  - Se envía por correo electrónico una copia en PDF del formulario web (sin campos agregados) al destinatario del uso compartido.
- Ocultar/Mostrar formulario web: al ocultar o mostrar el formulario web, simplemente se elimina (o se agrega) el formulario web a la vista normal de la página Administrar.
- Agregar notas: permite al usuario crear notas personales para el formulario web.
Contrafirmantes: una lista de los contrafirmantes definidos para el formulario web.
- Estos valores no se pueden editar.
Resumen/filtro de acuerdos: la sección Acuerdos muestra tres valores:
- Todos: muestra todos los acuerdos (secundarios) que se han generado a partir del formulario web (plantilla principal) que tienen (al menos) una firma verificada del primer participante.
- En curso: filtro que muestra todos los acuerdos que tienen el estado en curso.
- Completados: filtro que muestra todos los acuerdos generados a partir del formulario web que han alcanzado un estado de finalización (completado/cancelado).
Actividad (para la plantilla principal del formulario web): el vínculo Actividad > situado en la parte inferior del panel contextual abre una lista cronológica de las acciones de habilitación realizadas en el formulario web (principal) (p. ej.: los eventos de Creación, Deshabilitado y Habilitado).

Editar un formulario web

El creador de un formulario web tiene autoridad para editar los campos del formulario.

Los campos se pueden agregar, quitar, mover a nuevas ubicaciones y volver a configurar.

La edición no permite lo siguiente:

Cambiar el nombre del formulario web
Cambiar el archivo subyacente (p. ej.: cambiar el archivo subyacente, el orden de páginas y la orientación de las páginas)
Cambiar los participantes (p. ej.: la dirección de correo electrónico, el orden, la función o el método de autenticación)

Vaya a la pestaña Inicio o Documentos.
Seleccione Formularios web en el panel de navegación izquierdo.
Haga clic una vez en el formulario web que desee editar.
- Se abrirá el menú Acciones en el lado derecho de la ventana.
Haga clic en la acción Editar formulario web.
El formulario web se carga directamente en el entorno de creación.

Agregue, mueva, quite y configure cualquier campo que necesite actualizar.
Cuando se hayan completado las ediciones, haga clic en Guardar en la esquina superior derecha de la ventana.
- El formulario web guarda el nuevo formato.
- La vista vuelve a una vista del formulario abierto con el panel de acciones abierto a la derecha.
- Se muestra un mensaje de operación correcta en la parte inferior de la ventana:

Deshabilitar un formulario web

Al deshabilitar un formulario web, este ya no es accesible para los firmantes, pero se puede ver en las secciones Inicio o Documentos. Puede reactivar un formulario web deshabilitado en cualquier momento y reanudar el funcionamiento normal.

Vaya a la pestaña Inicio o Documentos.
Seleccione Formularios web en el panel de navegación izquierdo.
Haga clic en el formulario web que desee desactivar.
- Se abrirá el menú Acciones en el lado derecho de la ventana.
Haga clic en el botón Desactivar situado junto a Estado: Activo.
Aparecerá un pequeño panel para que pueda seleccionar la experiencia que desea proporcionar a cualquier usuario que intente acceder a la dirección URL del formulario web:
- Redirigir a los firmantes a otra página web: puede redirigir a los firmantes a otra página web, como una versión actual del formulario web.
- Especificar un mensaje personalizado para los firmantes: puede especificar un mensaje que se mostrará en lugar del formulario web.
  
  Es posible añadir hipervínculos al mensaje rodeándolos de corchetes “[]”
  
  Puede añadir etiquetas utilizando el símbolo | (barra vertical) después de la URL
  
  Por ejemplo: [https://www.sign.adobe.com/ | Acrobat Sign] se muestra como Acrobat Sign.
Haga clic en Inhabilitar.
- El Estado del formulario web se convierte en Deshabilitado.
- El mensaje/URL de redirección se inserta debajo del Estado.
- La acción Editar formulario web se quita de la lista Acciones para el formulario web.
- Se muestra un mensaje de operación correcta en la parte inferior de la ventana:

Reactivar un formulario web

Los formularios web deshabilitados se pueden reactivar en cualquier momento y reanudar el funcionamiento.

Vaya a la pestaña Inicio o Documentos.
Seleccione Formularios web en el panel de navegación izquierdo.
Haga clic una vez en el formulario web Deshabilitado que desee reactivar.
- Se abrirá el menú Acciones en el lado derecho de la ventana.
Haga clic en el botón Activar situado junto a Estado: Desactivado.
Aparece un pequeño panel para verificar que desea habilitar el formulario web:
Haga clic en Activar.
- El Estado del formulario web se convierte en Habilitado.
- Se muestra un mensaje de confirmación de la acción en la parte inferior de la ventana:

Ocultación de un formulario web

Si desea quitar un formulario web de la vista de la pestaña Inicio o Documentos, puede ocultarlo.

Al ocultar un formulario web, este solo se oculta en su vista de usuarios. Los demás usuarios con acceso al formulario web (mediante uso compartido) podrán verlo.

Precaución:

Si es el propietario del formulario web, los procedimientos recomendados sugieren que debe Deshabilitar el formulario web antes de ocultarlo de la vista.

Vaya a la pestaña Inicio o Documentos.
Seleccione Formularios web en el panel de navegación izquierdo.
Haga clic una vez en el formulario web que desee ocultar de la vista.
- Se abrirá el menú Acciones en el lado derecho de la ventana.
Haga clic en la acción Ocultar formulario web del menú de la izquierda.
- Puede que tenga que hacer clic en el vínculo Más información para ampliar el menú y ver la acción.
Se abre un pequeño panel para verificar que desea ocultar el formulario web:

Nota:

Si es el propietario del formulario web y este sigue en estado activo, se activa una página de confirmación para informarle de que el formulario web sigue estando activo.

A continuación, puede cancelar la acción Ocultar o completarla.

Precaución:

Los formularios web ocultos que no se han deshabilitado siguen estando activos y se pueden firmar si alguien visita la dirección URL.
Haga clic en Ocultar.
- El formulario web se quita de la vista.
- Se muestra un mensaje de confirmación de la acción:

Mostrar un formulario web

A veces se necesita mostrar un formulario web.

Vaya a la pestaña Inicio o Documentos.
Seleccione Formularios web en el panel de navegación izquierdo.
Haga clic en el botón Filtros.
- Se abre el menú de filtros.
Marque la opción Mostrar contenido oculto y haga clic en Aplicar.
- Puede que desee definir un filtro de intervalo de fecha para limitar el número de registros devueltos. La Fecha de modificación es cuando el formulario web se deshabilitó. Configure el intervalo de fecha para encontrar ese valor.
La página se actualiza para mostrar el contenido filtrado.
- Los filtros aplicados se mostrarán como una etiqueta junto al botón Filtro.
  
  Haga clic en el icono x de cualquier filtro para quitarlo.
Haga clic una vez en el formulario web que desee dejar de ocultar.
- Se abrirá el menú Acciones en el lado derecho de la ventana.
Haga clic en la acción Mostrar formulario web del menú de la izquierda.
- Puede que tenga que hacer clic en el vínculo Ver más para ampliar el menú y ver la acción.
Aparece un pequeño panel para verificar que desea mostrar el formulario web:
Haga clic en Mostrar.
- El formulario web se quita de la vista (porque sigue viendo la lista filtrada).
- Se muestra un mensaje de confirmación de la acción:
Haga clic en la X en el filtro Contenido oculto para quitar el filtro.
- Se mostrarán los formularios web que están en la vista normal (sin filtrar).