Podstawy zarządzania obiegiem pracy

Aby uzyskać szczegółowe informacje i instrukcje, kliknij poniższe łącza.

Udostępnianie zawartości

Wtyczki Adobe InCopy LiveEdit Workflow umożliwiają autorom i redaktorom opracowywanie tekstów w programie InCopy w tym samym czasie, gdy projektanci przygotowują układy w programie Adobe InDesign.W obiegu pracy zawierają się pliki kontenerowe zwane przydziałami, które grupują powiązane fragmenty zawartości, oraz narzędzia blokujące pliki i powiadamiające stosowane do udostępniania i uaktualniania plików w programie InCopy lub InDesign przez sieć udostępnioną bądź w skompresowanych pakietach, które mogą być rozprowadzane przez pocztę elektroniczną.

W udostępnionym obiegu pracy sieciowej użytkownicy programu InDesign eksportują tekst i grafikę do współdzielonej lokalizacji w systemie plików, gdzie pliki stają się dostępne dla użytkowników programu InCopy, którzy będą pisać i edytować zawartość. Wybrane ramki tekstowe i ramki graficzne są eksportowane do zadania lub eksportowane jako oddzielne pliki InCopy, gdzie stają się częścią zarządzanego procesu i są powiązane z dokumentem InDesign.Te współdzielone pliki nazywane są plikami zarządzanymi. Gdy użytkownicy pracują w pliku zadania lub w pliku InDesign na serwerze lokalnym, zmiany w powiązanym układzie lub zawartości są przekazywane wszystkim użytkownikom zaangażowanym w obieg pracy dla tego dokumentu.

Wielu użytkowników InCopy lub InDesign może jednocześnie otworzyć ten sam plik zawartości, a wielu użytkowników InCopy może jednocześnie otworzyć ten sam plik zadania. Jednak tylko jeden użytkownik na raz może wyewidencjonować plik InCopy do edycji. Inni mogą przeglądać plik w trybie tylko do odczytu. Użytkownik, który wyewidencjonuje zarządzany plik InCopy, może udostępnić swoją pracę innym użytkownikom, zapisując plik na współdzielonym serwerze lub zwracając plik użytkownikowi InDesign; jednak inni użytkownicy nie mogą wprowadzać zmian w pliku, dopóki nie zostanie zaewidencjonowany z powrotem. Ten system umożliwia wielu użytkownikom dostęp do tego samego pliku, ale zapobiega zastępowaniu pracy innych użytkowników.

Więcej informacji znajduje się w przewodniku InCopy LiveEdit Workflow (PDF) na stronie internetowej www.adobe.com/go/learn_liveedit.

Sposoby pracy nad zawartością w programie InCopy

Zawartość to tekst, który przepływa przez jedną lub więcej ramek, albo importowana grafika. Istnieje pięć podstawowych sposobów pracy nad zawartością w programie InCopy: otwarcie pliku zadania, otwarcie pakietu zadań, otwarcie połączonego pliku InCopy, otwarcie pliku InDesign z połączonymi plikami InCopy lub całkowite komponowanie zawartości w programie InCopy.

Otwórz pliki zadań utworzone w programie InDesign

Użytkownicy programu InDesign mogą utworzyć plik zadania i wyznaczyć zawartość do udostępnienia. Ta metoda pozwala użytkownikowi InDesign skojarzyć powiązane składniki (nagłówek, treść główną, grafikę, podpisy itp.), a następnie przypisać je różnym użytkownikom InCopy do pisania i edycji. Użytkownicy InCopy otwierają plik zadania i pracują tylko nad składnikami im przypisanymi. Widok układu na żywo pokazuje, jak ich edytowany tekst odnosi się do układu InDesign, bez otwierania całego dokumentu InDesign. Jeśli jednak układ się zmieni, użytkownik InDesign musi zaktualizować zadania, aby powiadomić użytkowników InCopy o zmianach. Pliki zadań można udostępnić na serwerze lub za pośrednictwem pakietów zadań.

Otwórz pakiety zadań

Obieg pracy pakietów przydziału jest szczególnie przydatny, gdy projektanci i autorzy pracują nad wspólnym projektem, lecz nie mają dostępu do lokalnego serwera. W takim przypadku użytkownik InDesign tworzy jeden lub więcej pakietów i przesyła skompresowane pliki pocztą elektroniczną do przypisanych użytkowników programu InCopy. Użytkownicy InCopy mogą otwierać pakiety przydziału, edytować ich zawartość i zwracać je użytkownikowi InDesign, który może wówczas uaktualnić dokument.

Otwieranie połączonych plików InCopy eksportowanych z programu InDesign

W niektórych przepływach pracy użytkownicy programu InDesign mogą eksportować tekst i grafikę jako oddzielne pliki, zamiast umieszczać je w pliku zadania.Eksportowanie oddzielnych plików jest przydatne, gdy pracujesz nad niepowiązanymi elementami graficznymi lub fragmentami tekstu.Jednak użytkownicy programu InCopy nie mogą zobaczyć, jak zawartość wpasowuje się w układ programu InDesign.

Otwieranie dokumentów programu InDesign z połączonymi plikami InCopy

Aby zobaczyć wszystkie elementy strony w kontekście całego układu, użytkownicy programu InCopy mogą otworzyć i edytować dokument programu InDesign w programie InCopy. Takie podejście może być przydatne do edycji i dopasowywania tekstu, jeśli ważne jest widzenie całościowego układu lub edytowanie większości artykułów w dokumencie, a nie tylko kilku.Po edycji relacji przez użytkownika programu InCopy użytkownik programu InDesign może zaktualizować łącza do zmodyfikowanych plików.Jeśli użytkownik programu InDesign zmieni układ, użytkownik programu InCopy jest powiadamiany po zapisaniu dokumentu programu InDesign.

Tworzenie zawartości wyłącznie w programie InCopy

Można tworzyć zawartość w programie InCopy, która nie jest powiązana z plikiem programu InDesign.W takich samodzielnych dokumentach można wpisywać tekst, przypisywać czcionki i style oraz importować grafikę z innych aplikacji (takich jak Adobe Illustrator i Adobe Photoshop) w celu wzbogacenia tekstu.Można również przypisywać znaczniki do przyszłego użycia w formacie XML.Takie podejście jest dobrym rozwiązaniem w obiegu pracy do użytku redakcyjnego, gdzie zawartość poprzedza projekt.Można również konfigurować i modyfikować obszar tekstowy, rozmiar strony i orientację samodzielnych dokumentów programu InCopy.Ale jeśli relacja zostanie później połączona z dokumentem programu InDesign, ustawienia programu InDesign zastępują ustawienia używane w programie InCopy.

Zarządzane pliki

Aby plik był zarządzany, musi zostać dodany do pliku zadania, eksportowany z programu InDesign jako zawartość programu InCopy lub umieszczony jako zawartość programu InCopy w programie InDesign.Zarządzane pliki przekazują informacje o statusie zawartości oraz własności.Z zarządzanymi plikami można:

• Blokować i odblokowywać relacje w celu zachowania integralności pliku.

• Powiadamiać użytkowników programu InCopy, gdy powiązany układ programu InDesign jest nieaktualny.

• Identyfikować użytkownika pracującego nad plikiem.

• Powiadamiaj użytkowników, gdy plik zawartości InCopy jest nieaktualny, używany przez kogoś lub dostępny do edycji.Metody powiadamiania obejmują komunikaty ostrzegawcze, ikony ramek, ikony stanu w panelu Łącza i ikony stanu w panelu Zadania.

Pliki tylko do odczytu

Po objęciu pliku zawartości zarządzaniem staje się on tylko do odczytu dla wszystkich użytkowników w obiegu pracy przez cały czas, z wyjątkiem osoby, która go wyewidencjonowała.Oprogramowanie tworzy plik blokady (*.idlk), gdy użytkownik wyewidencjonowuje\nplik zawartości, dając temu użytkownikowi wyłączną kontrolę nad edycją.\nPliki tylko do odczytu mają następujące charakterystyki:

• Użytkownik programu InCopy nie może ręcznie formatować tekstu w nim.Jeśli jednak tekstowi przypisano style znaków lub akapitu, użytkownik programu InDesign może zmienić definicję tych stylów, zmieniając tym samym formatowanie tekstu nawet wtedy, gdy plik jest wyewidencjonowany do kogoś innego.Te zmiany definicji stylów są odzwierciedlone w\ntekście po zaktualizowaniu pliku przez użytkownika InDesign.

• Ogólnie rzecz biorąc, ani użytkownik programu InCopy, ani użytkownik programu InDesign nie może zmieniać obiektów, takich jak tekst i zastosowane style, w zablokowanej zawartości InCopy.Niektóre obiekty, takie jak style znaków i akapitów, są tylko używane przez\nzawartość.Na przykład nie można zmienić sposobu zastosowania stylu znaków do obiektów w zablokowanej zawartości, ale można zmienić sam styl znaków, zmieniając tym samym wygląd tekstu.

• Użytkownik programu InDesign może zmienić marginesy i kolumny zawartości tekstowej, a także kształt, lokalizację i liczbę ramek tekstowych, które zajmuje artykuł.

• Użytkownik programu InDesign może zmienić geometrię i formatowanie ramki graficznej bez wyewidencjonowywania grafiki.Użytkownik programu InCopy nie może zmienić ramki graficznej ani żadnego formatowania na ramce.Jednak zarówno użytkownicy programu InDesign, jak i InCopy muszą wyewidencjonować ramkę graficzną, aby zmodyfikować samą grafikę (na przykład obrócić ją lub skalować).

Najlepsze praktyki pracy z\nzarządzanymi plikami

Stosuj\nnastępujące praktyki, aby upewnić się, że pracujesz z najbardziej\naktualną zawartością i nie nadpisujesz czyjejś pracy:

• Przechowuj pliki zadań na serwerze, do którego wszyscy członkowie zespołu\nmają dostęp.Jeśli członkowie zespołu nie mają dostępu do serwera,\nmożna utworzyć i rozprowadzić pakiety zadań.

• Po utworzeniu zadania tworzony jest specjalny folder\nprzechowujący plik zadania i zawartość.Używaj tych folderów zadań do przechowywania plików zadań i zawartości.Upraszczają\nzarządzanie udostępnionymi plikami w grupie roboczej i pomagają zapewnić,\nże użytkownicy otwierają właściwe pliki.

• W InCopy otwórz plik zadania zamiast pojedynczej relacji InCopy.W ten sposób można zobaczyć informacje o dopasowaniu kopii i układzie\nw widokach Korektowy i Układ. " ] } ```Jeśli zawartość zostanie eksportowana bez użycia plików zadania, informacje o dopasowaniu tekstu i układzie można wyświetlić tylko poprzez otwarcie pliku InDesign.

• Gdy tylko otworzysz plik zadania, dokument InDesign lub pobierzesz zawartość w programie InDesign lub InCopy, upewnij się, że krawędzie ramek są widoczne (Widok > Dodatki > Pokaż krawędzie ramek), aby móc wyświetlić ikony ramek, gdy się pojawiają.

• W programie InDesign, jeśli trzeba usunąć pliki z obiegu pracy (na przykład z powodu terminu produkcji), można je odłączyć lub anulować pakiet zadania.

Przykłady obiegów pracy z plikami zarządzanymi

Po ustanowieniu zarządzania obiegiem pracy między programami InCopy i InDesign, autorzy i redaktorzy mogą komponować, przepisywać, rozwijać i edytować dokumenty w tym samym czasie, gdy projektanci przygotowują układ.Typowy obieg pracy obejmuje zarządzanie plikami na lokalnym serwerze, udostępnianie plików za pośrednictwem pakietów e-mail lub połączenie obu metod.

Te obiegi pracy zakładają posiadanie podstawowego szablonu InDesign z geometriami układu, stylami i tekstem zastępczym.Geometrie układu obejmują wymiary strony, a także ramki tekstu i grafiki.Program InCopy używa tych elementów do wyświetlania odpowiednich informacji o dopasowaniu tekstu.

Obieg pracy z serwerem lokalnym

1. W programie InDesign utwórz zadania i dodaj do nich zawartość.

Ten krok włącza eksportowane ramki tekstu i grafiki do zarządzanego procesu, gdzie stają się dostępne dla użytkowników InCopy do pisania i edycji.

2. Udostępnij pliki zadania użytkownikom InCopy.

Zapisz pliki na serwerze, do którego wszyscy użytkownicy obiegu pracy mają dostęp.

3. W programie InCopy otwórz plik zadania i pobierz oraz edytuj relację lub grafikę.

W programie InCopy pliki zawierające zawartość przypisaną do ciebie pojawiają się w panelu Zadania.Za każdym razem, gdy zapisujesz plik na serwerze lokalnym, zmiany są zapisywane w systemie plików i każdy pracujący nad tym dokumentem (układem InDesign lub innym zarządzanym plikiem zawartości w dokumencie) otrzymuje powiadomienie o zmianach.Ci użytkownicy mogą zaktualizować zawartość, aby wyświetlić najnowsze zmiany.Zawartość pozostaje pobrana przez ciebie, dopóki jej nie zwrócisz.

4. W programie InDesign pracuj nad układem.

Niezależnie od tego, czy pliki zawartości są edytowane w programie InCopy, użytkownicy InDesign mogą pracować nad układem dokumentu; nie muszą pobierać dokumentu.Za każdym razem, gdy użytkownik InCopy zapisuje pobraną zawartość, użytkownik InDesign może zaktualizować tę zawartość w układzie, aby zobaczyć najnowsze poprawki.

5. W programie InCopy kontynuuj pracę.

Po zakończeniu edycji zwróć zawartość.Inni użytkownicy będą wtedy mogli pobrać zawartość i nad nią pracować.Jeśli użytkownik jednocześnie modyfikuje układ w programie InDesign, można zaktualizować i wyświetlić geometrię układu podczas pracy.

6. W programie InDesign upewnij się, że cała zawartość została zaewidencjonowana.

Zarządzany obieg pracy umożliwia sprawdzenie, kto wyewidencjonował pliki. Po zaewidencjonowaniu plików zawartości użytkownicy InDesign mogą wyewidencjonować pliki, aby w razie potrzeby sfinalizować layout.

Obieg pracy z pakietem e-mail

1. W programie InDesign utwórz i wyślij pakiety zadań.

Utwórz pakiety zadań i przypisz zawartość odpowiednim użytkownikom InCopy, a następnie wyślij pakiety do użytkowników InCopy. Spakowane pliki są automatycznie wyewidencjonowywane, co pomaga uniknąć konfliktów podczas edycji.

2. W programie InCopy otwórz pakiet zadań i wyewidencjonuj oraz edytuj artykuł lub grafikę.

Jeśli otrzymasz pakiet przydziału w e-mailu, dwukrotnie kliknij pakiet, aby go otworzyć w programie InCopy. Zmiany wprowadzane w pliku są zapisywane tylko lokalnie. Inni użytkownicy nie są powiadamiani o wprowadzanych zmianach.

3. W programie InDesign pracuj nad layoutem.

Niezależnie od tego, czy pliki zawartości są spakowane, użytkownicy programu InDesign mogą pracować nad układem dokumentu; nie muszą wyewidencjonowywać dokumentu.Jeśli trzeba zaktualizować layout lub zadania, można wysłać zaktualizowany pakiet do użytkowników InCopy.

4. W programie InCopy zwróć edytowany pakiet.

Po zakończeniu edycji zaewidencjonuj zawartość i zwróć zmodyfikowany pakiet.Inni użytkownicy mogą wtedy wyewidencjonować zawartość, wyświetlić najnowsze poprawki i pracować nad plikiem.

5. W programie InDesign upewnij się, że cała zawartość jest zaewidencjonowana.

Zarządzany obieg pracy umożliwia sprawdzenie, kto wyewidencjonował pliki.Po zwróceniu pakietów przypisań relacje w pakietach przypisań są zaewidencjonowane.Użytkownicy programu InDesign mogą wyewidencjonować pliki, aby w razie potrzeby sfinalizować układ.

Wprowadź identyfikację użytkownika

Wszyscy użytkownicy w obiegu pracy muszą mieć nazwę użytkownika.Ta identyfikacja ujawnia, kto wyewidencjonował określony plik i udostępnia te informacje innym użytkownikom.Jest również wymagana do wyewidencjonowania pliku w celu edycji.

Jeśli już określono nazwę użytkownika i ma zostać zmieniona, należy zaewidencjonować całą zawartość, która została wyewidencjonowana.W przeciwnym razie zmiana identyfikacji użytkownika podczas sesji edycji spowoduje utratę możliwości edytowania zawartości wyewidencjonowanej przez danego użytkownika — będzie ona wyewidencjonowana pod inną nazwą.

Identyfikacja użytkownika jest specyficzna dla aplikacji; żaden pojedynczy użytkownik nie może mieć wielu identyfikacji użytkownika dla jednej aplikacji.

Jeśli zapomnisz określić nazwę użytkownika za pomocą tej metody, pojawi się monit o jej wprowadzenie przy pierwszej próbie wykonania akcji w obiegu pracy.

Ikony obiegu pracy

Ikony mogą pojawiać się na ramkach tekstowych i graficznych, w panelu Zadania oraz na pasku relacji (tylko InCopy).Ikony statusu edycji pojawiają się obok zarządzanego pliku w panelu Łącza i panelu Zadania oraz komunikują status zawartości.Ikony pojawiają się na ramkach zawierających połączoną relację InCopy (w widoku Układ zarówno w programie InDesign, jak i InCopy). Te ikony również komunikują status zawartości i mogą być używane do rozróżnienia między zarządzaną a niezarządzaną zawartością. Powiązana wskazówka narzędzia wskazuje status edycji i własność. Aby wyświetlić ikony ramek, upewnij się, że krawędzie ramek są widoczne w programie InDesign i InCopy (Widok > Dodatki > Pokaż krawędzie ramek).

Więcej materiałów tego typu

• Eksportowanie zawartości jako osobne pliki InCopy (InDesign)
• Praca z dokumentami autonomicznymi
• Odłączanie plików zawartości (InDesign)
• Śledzenie i przeglądanie zmian
• Posługiwanie się notatkami redaktorskimi