Monitorar revisões de PDFs compartilhados por meio da Adobe Document Cloud

Disponível no: Acrobat DC

É possível rastrear e gerenciar revisões com os métodos a seguir:

Com o link de revisão da Document Cloud

Para visualizar os comentários da revisão, siga as etapas abaixo:

  1. Clique no link de revisão que chegou por email.

  2. O PDF para revisão é aberto em um navegador. Faça logon com a Adobe ID para se associar à revisão e visualizar os comentários.

Com o aplicativo para desktop Acrobat DC

Iniciador

Quando os revisores adicionarem qualquer comentário ao PDF, você receberá uma notificação no Acrobat. Clique no ícone de notificação () e depois clique na mensagem da notificação. O Acrobat abre o PDF para revisão.

Revisor

Você recebe uma notificação no Acrobat. Clique em Revisar, na mensagem da notificação para abrir o PDF para revisão no Acrobat. Os PDFs compartilhados com você para revisão também são listados como cartões na seção Tarefas em Acrobat > Início > Recentes. Clique em Revisar para abrir o PDF no Acrobat.

Para visualizar e rastrear todos os PDFs compartilhados para revisão, faça o seguinte:

  1. Clique em Início.

  2. Na seção Compartilhados, clique em Para revisão.

    Revisar arquivos no Acrobat

    Todos os PDFs compartilhados para revisão são exibidos junto com as informações a seguir:

    • Nome: nome do PDF compartilhado para revisão
    • Última atividade: o carimbo de data e hora da última atividade realizada no PDF.
    • Remetente: nome da pessoa que enviou a revisão.
    • Status: mostra o número de pessoas que comentou no arquivo.
  3. Para visualizar os detalhes de um PDF, selecione o PDF. Uma miniatura do PDF é exibida no painel direito. Para visualizar o status da revisão e a lista de revisores, expanda a lista ao clicar na seta chave ().

    Com base no fato de você ser um iniciador ou um revisor, é possível realizar qualquer uma das ações a seguir:

    Iniciador

    • Visualizar Atividades detalhadas no arquivo para revisão.
    • Adicionar mais revisores ao PDF. 
      • Se você criou um convite personalizado, clique em Adicionar revisor e insira os nomes dos revisores que deseja adicionar. 
      • Se você criou um link público, clique em Copiar link de revisão e envie o link aos destinatários por email.
    • Para cancelar o compartilhamento da revisão com outras pessoas, clique em Cancelar compartilhamento da revisão.
    • Para terminar a revisão, clique em Excluir revisão. Esta ação remove o arquivo de revisão da Document Cloud e não pode ser desfeita.
    Revisar detalhes do PDF
    Opções do iniciador

    Revisor

    • Adicionar mais revisores ao PDF. Clique em Copiar link de revisão e envie o link para os destinatários por email.
    • Se desejar remover a si mesmo da revisão do PDF, clique em Remova-me.
    • Denuncie o abuso se você sentir que o conteúdo do PDF é inapropriado ou infringe uma marca comercial.
    Opções do revisor
    Opções do revisor

  4. Para visualizar os comentários, clique duas vezes no arquivo. O PDF para revisão é aberto. A lista de comentários é exibida no painel direito.
    No canto superior direito,clique no ícone para alternar entre a visualização dos comentários e o gerenciamento da revisão.

    Com base no fato de você ser um iniciador ou um revisor, é possível realizar qualquer uma das ações da opção Compartilhar:

    Iniciador

    • Adicionar mais revisores ao PDF. 
      • Clique em Adicionar revisor e insira os nomes dos revisores que deseja adicionar. 
      • Além disso, clique em Copiar link de revisão e envie o link para os destinatários por email.
    • Para cancelar o compartilhamento da revisão com outras pessoas, clique em Cancelar compartilhamento da revisão.
    • Para terminar a revisão, clique em Excluir revisão. Esta ação remove o arquivo de revisão da Document Cloud e não pode ser desfeita.
    Opções para iniciadores
    Opções do iniciador

    Revisor

    • Adicionar mais revisores ao PDF. Clique em Copiar link de revisão e envie o link para os destinatários por email.
    • Se desejar remover a si mesmo da revisão do PDF, clique em Remova-me.
    • Denuncie o abuso se você sentir que o conteúdo do PDF é inapropriado ou infringe uma marca comercial.
    Opções do revisor
    Opções do revisor

Rastreie revisões em PDFs compartilhados em uma pasta em rede

Disponível no: Acrobat DC, Acrobat 2017 e Acrobat DC 2015 (Classic)

Observação:

(Somente no Acrobat DC)

Para rastrear e gerenciar PDFs compartilhados em uma pasta em rede, garanta que você desativou a seguinte preferência no Acrobat DC:

  1. Vá até Editar > Preferências. A caixa de diálogo Preferências é exibida.
  2. No painel esquerdo, clique em Revisar. Na seção Opções para revisão compartilhada, desmarque a caixa de seleção Compartilhar para revisão na Adobe Document Cloud e depois clique em OK.

Visão geral do Controlador

Use o Controlador para gerenciar revisões de documentos e formulários distribuídos, exibir o status de servidores de formulário e revisão e gerenciar assinaturas de transmissão na Web (conhecidas como Feeds RSS). Para abrir o Controlador, escolha Exibir > Controlador.

Visão geral do Controlador
Use o Controlador para gerenciar revisões, formulários e assinaturas de transmissão na Web (conhecidas como Feeds RSS). O painel esquerdo possui links para arquivos de revisão, formulários, mensagens de status do servidor e Feeds RSS. O painel direito mostra detalhes do item selecionado no painel esquerdo.

Observação:

Se o botão de RSS não for exibido no Controlador, abra a caixa de diálogo Preferências no Acrobat e selecione Rastreador. Selecione Ativar Feeds RSS no Controlador e clique em OK. Em seguida, feche e reabra o Controlador.

Você pode usar o Controlador para inscrever-se em conteúdo da Web que utilize o formato RSS (Really Simple Syndication), como informativos ou canais de música. O formato RSS é compatível com os formatos XML e RDF.

O Status do servidor mostra o estado de todos os servidores que estão sendo usados para revisões e formulários distribuídos. O ícone de marca de verificação  ao lado do nome do servidor indica que a última tentativa de sincronização foi bem-sucedida. O ícone de aviso  indica que a última tentativa de sincronização foi malsucedida. O ícone de aviso indica que o servidor foi desconectado da rede, está com problemas para gravar dados no disco ou possui outro problema. Entre em contato com o administrador da rede para obter ajuda.

RSS

Status do servidor

Use o Controlador para gerenciar os formulários que você tenha distribuído ou recebido. O Controlador permite que você exiba e edite o local do arquivo de resposta e controle quais destinatários responderam. Você também pode adicionar mais destinatários, enviar email para todos os destinatários e exibir as respostas de um formulário. Para obter mais informações, consulte Sobre o Controlador de formulários.

Formulários

O Controlador mostra quem se associou a uma revisão compartilhada e quantos comentários foram publicados. Do Controlador, você pode reingressar em uma revisão e enviar email aos participantes. Se você tiver iniciado revisões, poderá adicionar ou alterar prazos, adicionar revisores, encerrar uma revisão e iniciar uma nova revisão com revisores existentes.

O lado esquerdo do Controlador mostra todos os documentos PDF em revisões gerenciadas. O painel de informações à direita lista a data e a hora em que o PDF foi enviado e uma lista dos revisores convidados. Os links aos PDFs compartilhados fornecem informações adicionais, incluindo o prazo (se definido) e o número de comentários enviados por revisor. A exclusão de um link no Controlador exclui do servidor o PDF e todos os comentários, além de encerrar a revisão de vez.

Revisões

O painel Atualizações mais recentes fornece um resumo das atualizações mais recentes em revisões compartilhadas, arquivos de formulário e servidores. Se você não tiver formulários ou revisões ativas, este painel fornece instruções e links para criar revisões gerenciadas, criar formulários e distribuir formulários. No painel Atualizações mais recentes, você também pode ativar e desativar as notificações do Controlador dentro do Acrobat e, somente no Windows, na bandeja do sistema.

Atualizações mais recentes

Controlar os PDFs revisados

  1. No Controlador, expanda a pasta apropriada:

    Enviadas

    Lista os PDFs em revisões que você iniciou. (Não disponível no Reader.)

    Participações

    Contém os PDFs em revisões que você recebeu. Os PDFs aparecem nessa lista somente após serem abertos. Se você abrir um PDF de um anexo de email e não salvar o PDF, a entrada será removida do Controlador quando você fechar o arquivo.

    Observação:

    Os PDFs listados em negrito contêm uma ou mais das seguintes atualizações: comentários que ainda não foram lidos, uma atualização de prazo do iniciador da revisão e revisores que ingressaram na revisão.

  2. Selecione um PDF.

    As informações específicas à revisão de PDF selecionada aparecem à direita. As revisões compartilhadas listam as informações de prazos, os revisores que participaram da revisão e o número de comentários.

Salvar o PDF com comentários

É possível salvar uma cópia do PDF de revisão que contém todos os comentários que os revisores publicaram ou que você importou (mesclados).

Se o PDF está em uma revisão compartilhada, é possível salvar uma cópia de arquivo. A cópia não está mais conectada à revisão compartilhada, e é possível editar o conteúdo e os comentários nessa cópia.

Observação:

Se quiser criar uma cópia de um PDF compartilhado para distribuir aos outros, use o comando Salvar como. O arquivo resultante inclui todos os comentários publicados até esse ponto. Ele pode ser movido, copiado ou renomeado sem afetar sua conexão com a revisão ou com o servidor de comentários.

  1. Para salvar uma cópia de um PDF de revisão com todos os comentários, abra o arquivo e siga um destes procedimentos:
    • Para uma revisão compartilhada, escolha Arquivo > Salvar como cópia de arquivamento. Como alternativa, clique no botão Status na barra de mensagens do documento e escolha Salvar como cópia de arquivamento.

    • Em uma revisão por email, escolha Arquivo > Salvar como para salvar uma nova cópia do PDF. Essa última versão salva é agora o PDF controlado. A versão antiga é a cópia de arquivo.

Como convidar revisores adicionais

O iniciador da revisão pode convidar outras pessoas a participarem da revisão. Se um revisor deseja que outras pessoas participem, deve pedir ao iniciador da revisão para convidá-las. Dessa forma, o iniciador pode controlar automaticamente todos os participantes e receber notificações sobre o recebimento de seus comentários.

  1. No Controlador, selecione o PDF, em Enviado e, em seguida, clique em Adicionar revisores, à direita.

  2. Especifique os endereços de email dos revisores que você quer adicionar. Altere a mensagem conforme necessário antes de enviá-la.

    Os revisores adicionais são exibidos com os outros participantes, no painel direito do Controlador.

Adicionar ou alterar um prazo

Um iniciador de revisão pode adicionar ou alterar um prazo de uma revisão existente.

  1. No Controlador, selecione o PDF, e execute um dos procedimentos a seguir:
    • Se a revisão não tiver prazo, clique em Adicionar prazo.

    • Se a revisão tiver um prazo, clique em Alterar prazo.

  2. Clique em Prazo da revisão, altere o prazo conforme necessário e clique em OK.

  3. Altere os destinatários, o assunto e a mensagem do email conforme o necessário e clique em Enviar.

Encerrar uma revisão

Um iniciador de revisão pode encerrar uma revisão existente. Depois que uma revisão for encerrada, os participantes não poderão publicar comentários no servidor. Você poderá alterar o prazo da revisão posteriormente, caso queira reiniciá-la.

  1. No Controlador, selecione o PDF e clique em Encerrar revisão.

Iniciar uma revisão compartilhada com os mesmos revisores de uma revisão existente

  1. No Controlador, selecione um PDF e clique em Iniciar nova revisão com os mesmos revisores.

  2. Siga as etapas para iniciar uma revisão compartilhada.

Como enviar uma mensagem

Às vezes, durante uma revisão, talvez você queira entrar em contato com outros revisores ou enviar-lhes um lembrete sobre a aproximação do prazo.

  1. No Controlador, selecione o PDF e clique em Enviar email para todos os revisores.

  2. Na mensagem de email, altere as caixas Para e Assunto ou o corpo da mensagem de email, conforme necessário e, em seguida, clique em Enviar.

Atualização do seu perfil

Seus comentários o identificam como o autor exibindo seu nome, isto é, o nome fornecido quando você se associou ou iniciou uma revisão, ou seu login do sistema. É possível alterar seu nome de autor e outras informações de perfil a qualquer momento. Se você fizer isso, seu perfil atualizado aparecerá apenas nos novos comentários; os comentários existentes não serão afetados.

Atualização do seu perfil de revisão

  1. Na caixa de diálogo Preferências (Editar > Preferências) em Categorias, selecione Comentar.

  2. Desmarque a opção Sempre usar Nome de login para Nome do autor.

  3. Selecione Identidade na lista à esquerda.

  4. Edite seu perfil, certificando-se de incluir o endereço de email que será usado para revisões. Clique em OK.

Atualização do seu perfil para uma revisão compartilhada

  1. Na caixa de diálogo Preferências, em Categorias, selecione Identidade.

  2. Edite seu perfil, certificando-se de incluir um endereço de email válido e clique em OK.

Inscrição em serviços de transmissão na Web

  1. Clique no botão RSS ao lado esquerdo do Controlador.

    Observação:

    Se o botão de RSS não for exibido no Controlador, abra a caixa de diálogo Preferências no Acrobat e selecione Rastreador. Selecione Ativar Feeds RSS no Controlador e clique em OK. Em seguida, feche e reabra o Controlador.

  2. Clique em Assinar Feeds RSS e, em seguida, insira um endereço da Web na caixa de URL.

Preferências do Controlador

Para especificar as configurações do Controlador, na caixa de diálogo Preferências, em Categorias, selecione Controlador.

Verificar automaticamente novos comentários e dados de formulário

Especifica a frequência de sincronização dos comentários. Para desabilitar a sincronização automática, mova o controle deslizante totalmente para a direita até que o valor Nunca apareça.

Suspender a verificação de novos comentários e dados de formulário

Especifica quanto tempo após a inatividade do formulário ou da revisão para de verificar comentários ou novos dados de formulário.

Remover locais de servidor personalizados

Para remover um perfil de servidor, selecione-o da lista e clique em Remover perfil de servidor.

Notificações

Especifica onde as notificações do Controlador são exibidas.

Ativar Feeds RSS no Controlador

Quando esta opção é selecionada, é exibida uma categoria RSS no lado esquerdo do Controlador. Você pode assinar Feeds RSS de dentro do Controlador.

Limpar todas as credenciais armazenadas

Clique para remover todas as credenciais armazenadas usadas para revisões compartilhadas.

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