Adobe Sign para SharePoint Online - Guia do usuário

Visão geral

A integração do Adobe Sign para o Microsoft SharePoint fornece uma solução integrada para criar, enviar, rastrear e gerenciar assinaturas eletrônicas.

Esta documentação foi desenvolvida para a instância online do Microsoft SharePoint (referenciado como “SharePoint” ao longo deste guia) e destina ser um guia para a utilização do complemento da perspectiva do usuário final. O guia de instalação pode ser encontrado aqui.

Esta solução é desenvolvida como um aplicativo de complemento para o SharePoint e oferece:

  • Enviar um contrato de qualquer biblioteca, ou lista, de documentos do SharePoint para assinatura
  • Capacidade de enviar documentos a um único destinatário ou grupo de destinatários de uma biblioteca de documentos ou de uma lista personalizada do SharePoint
  • Mapeie os dados das listas do SharePoint, bem como de uma biblioteca, em documentos com a unificação de mapeamentos quando os documentos forem enviados para assinatura
  • Mapeie os dados dos campos de formulário do contrato assinado em colunas textuais das listas do SharePoint, bem como de uma biblioteca de documentos com o mapeamento de dados quando o documento for assinado e seu status for atualizado automática ou manualmente através da página de Status do contrato
  • Arquivamento de todos os contratos assinados no SharePoint
  • Capacidade de adicionar a página Gerenciar do Adobe Sign como parte da Web do SharePoint, que pode ser usada pelos usuários do SharePoint, para acompanhar e atualizar os contratos


Navegadores compatíveis

Os navegadores Chrome, Firefox e Safari são suportados

Observação:

Sessões privadas/anônimas no navegador não são compatíveis.


Internet Explorer 11 e superior (incluindo o Edge)

Para que os complementos do SharePoint funcionem, é necessária alguma configuração de sites confiáveis no Internet Explorer/Edge.  Internet Explorer 10 e anteriores não são suportados.

Além disso, os usuários do IE 11/Edge precisam editar explicitamente as configurações de Sites confiáveis para incluir os seguintes URLs:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Para editar seus sites confiáveis:

1. Abra o IE 11

► Os usuários do Edge pressionam Windows + S

2. Clique no ícone Ferramentas (engrenagem) e selecione Opções da Internet no menu suspenso

► Os usuários do Edge digitam Opções da Internet e pressionam Enter

3. O menu Opções da Internet abre. Selecione a guia Segurança.

4. Clique no ícone Sites confiáveis.

5. Clique no botão Sites.

6. Insira um dos URLs acima e clique em Adicionar.

7. Repita essas etapas para cada URL acima

8. Feche o menu Opções da Internet ao terminar


Acessar os recursos do Adobe Sign

O Adobe Sign é um aplicativo de complemento que é instalado pelo administrador do SharePoint. Como usuário, você pode ver o guia do Adobe Sign na parte superior do site do SharePoint.

Clicar na guia Adobe Sign expõe a faixa de opções com todos os recursos disponíveis do Adobe Sign.

Os ícones da faixa de opções são inacessíveis até que você clique em parte da web de um documento ou uma lista, ou até que você selecione um documento.  Quando você clicar na parte da web, os ícones da faixa de opções ficarão ativos.

Observação:

Na interface do usuário atualizada, a faixa de opções foi substituída por uma barra de menu. Todas as mesmas funcionalidades são disponibilizadas na barra de menu:

A faixa de opções/menu consiste em cinco ícones:

  • Enviar para assinatura
  • Status do contrato
  • Modelo de biblioteca
  • Gerenciar contratos
  • Configurações

Desses, os primeiros quatro são ações que você pode usar regularmente para criar e enviar contratos.

O último ícone, Configurações, é onde você pode definir seu modelo pessoal de contrato. Depois de definido, provavelmente, você não retornará à página, a menos que queira ajustar o modelo. Vamos começar lá.


Defina as configurações personalizadas

Suas configurações personalizadas permitem definir um nome padrão e uma mensagem para todos os contratos enviados do SharePoint, usando o aplicativo do Adobe Sign.

Observação:

No lado direito da página Configurações pessoais, você pode encontrar a seção Aprendizagem e suporte, que contêm links diretos para os tópicos do guia do usuário, além de links para um conteúdo mais abrangente do Adobe Sign.

Configurações pessoais

O campo Nome do contrato (máx. de 255 caracteres) permite incorporar qualquer sequência de caracteres que identifique o contrato.  Essa sequência de caracteres preenche a linha de assunto do email dos destinatários (destacada em amarelo abaixo) e também como o valor de nome na página Gerenciar. Fornecer um nome exclusivo e significativo para o contrato ajuda seus destinatários a identificar mais prontamente seu email e pode melhorar sua capacidade de pesquisar o contrato, se necessário

A Mensagem do contrato é um campo de texto sem formatação onde você pode incorporar todas as instruções ou comentários que forem justificados (destacada em verde abaixo). A mensagem aparece no email Revisar e assinar enviado para todos os destinatários e não deve ser usada como as anotações pessoais que você pode anexar para cada destinatário.

Email dos signatários


Modelos de documento nas listas personalizadas

Logo abaixo dos campos de mensagem e nome do contrato padrão existem duas configurações que controlam como os documentos podem ser anexados ao enviar um contrato a partir de uma lista.

O comportamento padrão é permitir que o remetente selecione um documento a partir do SharePoint.

Duas opções estão disponíveis para o usuário modificar a experiência padrão:

Para listas personalizadas, usar um modelo de documento de fora do SharePoint - Quando ativado, o remetente ignora a opção para anexar um documento a partir do SharePoint. Em vez disso, serão apresentadas as opções de anexo de arquivo conforme configurado no sistema do Adobe Sign.  Isso pode incluir um ou mais destes procedimentos:

o Anexar do sistema local

o Anexar da biblioteca de modelos do Adobe Sign

► Para listas personalizadas, sempre usar o modelo de documento designado - Quando ativado, o SharePoint lembra o arquivo que você anexou e o anexa automaticamente ao próximo contrato criado de uma lista, ignorando a etapa de seleção de arquivos.  Ótimo para quando você usa o mesmo documento várias vezes.


Enviar um contrato

Iniciar o contrato

A finalidade do Adobe Sign é enviar contratos e obter assinaturas e no ambiente do SharePoint há quatro métodos para começar esse processo:

  • Enviar da faixa de opções ou do menu
  • Enviar via clique com o botão direito do mouse
  • Enviar das listas através da faixa de opções ou do menu
  • Enviar das listas via clique com o botão direito do mouse

Todas as quatro opções abrem a página de configuração que permite definir os destinatários e a ordem de assinatura se mais de uma assinatura for necessária.

Observação:

Os documentos enviados por meio do SharePoint não podem exceder 10 MB. 

Se você precisar enviar um documento com mais de 10 MB, poderá carregar esse documento na biblioteca do Adobe Sign (fora da integração do SharePoint) e anexá-lo desse local.

Enviar da faixa de opções/menu

Enviar da faixa de opções é o método a ser usado se você precisar anexar múltiplos documentos do SharePoint:

1. Selecione os documentos a serem enviados clicando na seleção à esquerda do nome do documento

2. Clique na guia na faixa de opções na parte superior da página

3. Clique no ícone Enviar para assinatura

○ Todos os documentos selecionados são anexados automaticamente

Interface moderna

Interface clássica

Enviar via clique com o botão direito do mouse

Enviar clicando com o botão direito do mouse permite enviar rapidamente qualquer documento em uma lista de documentos, mas somente anexa o arquivo ao contrato:

1. Clique com o botão direito do mouse no documento que você deseja enviar para assinatura

2. Selecione Avançado no menu pop-up

3. Selecione Enviar para assinatura no submenu

Interface moderna

 

A estrutura do menu clássico é um pouco diferente:

1. Clique com o botão direito do mouse no registro da lista desejado

2. Selecione Avançado no menu e Enviar para assinatura no submenu

Interface clássica

Enviar de listas

Enviar de uma lista pode ser realizado usando a faixa de opções ou o menu de contexto clicando com o botão direito do mouse


Enviar das listas através da faixa de opções ou do menu

1. Clique no registro da lista desejado

2. Clique em Adobe Sign na faixa de opções ou no menu

3. Selecione Enviar para assinatura no menu suspenso

Interface moderna

Interface clássica

Enviar das listas através do menu de contexto clicando com o botão direito do mouse

1. Clique com o botão direito do mouse no registro da lista desejado

2. Selecione Enviar para assinatura no menu

Interface moderna

 

A estrutura do menu clássico é um pouco diferente:

1. Clique com o botão direito do mouse no registro da lista desejado

2. Selecione Avançado no menu e Enviar para assinatura no submenu

Interface clássica

 

A página atualiza para a visualização de seleção de arquivo:

Selecionar Arquivo no Sharepoint

 

3. Selecione um arquivo

4. Clique em Anexar

 

Se Para listas personalizadas, usar um modelo de documento de fora do SharePoint estiver ativado, você ignorará a janela de anexo de arquivo a partir do SharePoint e avançará diretamente à página do contrato para configuração.  Nesse caso, você precisará usar a Seção de arquivo para adicionar os documentos para assinatura.

 

Há dois recursos importantes que você deve ter em mente:

► Se você tiver Para listas personalizadas, sempre usar o modelo de documento designado, o último arquivo usado para essa lista será anexado automaticamente.

o Se for preciso anexar um arquivo diferente, você deve desativar Para listas personalizadas, sempre usar o modelo de documento designado.

► O PDF da cópia assinada retornado (e, possivelmente, a trilha de auditoria) é adicionado ao item de lista como um anexo, em vez de ser salvo em uma nova pasta.

o Se uma pasta de armazenamento de documentos foi definida pelo administrador do SharePoint, o PDF será salvo nessa pasta.


Configurar o contrato

Quando um novo contrato for aberto, você verá a página de configuração, que pode ser exibida em quatro seções para tarefas específicas:

A. Destinatários - As pessoas que interagem com o contrato

B. Mensagem- O nome e a mensagem global para o contrato

C. Opções - Recursos opcionais relativos ao contrato

D. Arquivo – Os documentos/arquivos reais que você precisa assinar/aprovar

o Observe que o documento que você usou para iniciar o processo de envio será anexado automaticamente ao contrato.


Seção de destinatários

Cada destinatário é criado com cinco elementos:

A. Índice de assinatura - Esse número indica a posição relativa do destinatário no ciclo de assinatura quando um fluxo de trabalho sequencial é selecionado.

B. Função - Define como o destinatário pode interagir com o documento. As funções são habilitadas pelo administrador da conta e, portanto, você poderá não ver todas as opções listadas:

○ Signatários (padrão) - Destinatários que devem aplicar ao menos uma assinatura

○ Aprovadores - Os destinatários que avaliam e aprovam o documento, mas não precisam assinar legalmente

○ Aceitadores - Aceitadores funciona mecanicamente da mesma forma que Aprovadores, mas a principal diferença é que o relatório de auditoria os identifica como Aceitação do contrato e. Aprovação do documento.

○ Destinatários certificados – Os destinatários certificados não podem ter um campo de formulário atribuído a eles. Durante o processo de “assinatura”, será solicitado que eles deleguem, neguem ou aprovem o contrato.

○ Preenchedores de formulários - Projetados especificamente para clientes que têm a necessidade de preencher o conteúdo do formulário durante o processo de assinatura, mas não possuem os sistemas em vigor para criar documentos personalizados de forma programática ou transferir o conteúdo dos campo de um banco de dados para o formulário.

○ Delegadores - A função de delegador foi projetada para fluxos de trabalho que exigem que uma pessoa tome a decisão final sobre a próxima pessoa que deve assinar ou aprovar o documento. Há uma versão de Delegador para cada uma das outras funções.

C. Endereço de email – Quem é o destinatário? Deve ser um endereço de email pessoal

○ Adicionar-me - O remetente pode inserir a si mesmo no ciclo de assinatura, clicando no link Adicionar-me na parte superior direita da seção Destinatários

○ Adicionar grupo de destinatários - Às vezes, um destinatário no ciclo de assinatura pode ser uma de vários pessoas. Por exemplo, se você precisa que alguém da equipe jurídica assine, mas pode ser qualquer um dos cinco indivíduos. Os grupos de destinatários permitem que o remetente relacione todos os cinco signatários possíveis, mas exija que apenas um deles aplique uma assinatura. (Consulte o destinatário 3 na imagem acima)

D. Processo de verificação – Como o destinatário deve ser controlado?

○ Email (padrão) - A autenticação é baseada no acesso à caixa de entrada de email

○ Senha - Uma senha alfanumérica gerada por um remetente que deve ser comunicada ao destinatário externamente

○ Social - Autenticar a uma rede social de terceiros como o Facebook ou o LinkedIn

○ KBA (Somente EUA) - A autenticação baseada em conhecimento exige que o destinatário insira o número do CPF e gere várias perguntas não-triviais baseadas em bancos de dados públicos

○ Telefone - Exige que o remetente forneça o número de telefone do destinatário para enviar um código por SMS quando sua assinatura for necessária

E. Mensagem privada (opcional) - O remetente pode fornecer instruções individuais para cada destinatário e elas aparecem quando o destinatário visualiza o contrato. Essa opção deve ser ativada pelo administrador da conta na UI do Adobe Sign.

 

O link Mostrar CC logo abaixo da lista de destinatários expõe um campo no qual você adicionar um endereço de email para enviar uma cópia (CC) do contrato, sem permitir o acesso interativo.

Observação:

Para alterar a ordem dos destinatários, você poderá clicar e arrastar os destinatários na ordem correta da pilha e os números de índice serão ajustados corretamente.

Logo acima da lista de destinatários há uma opção que solicita que você selecione o fluxo de trabalho básico da ordem de assinatura:

○ Quando Concluir em ordem está ativado (como mostrado acima), os destinatários são indexados e um processo de assinatura sequencial é respeitado de uma etapa de assinatura à seguinte

○ Quando Concluir em qualquer ordem está ativado, os destinatários não são numerados e assinaturas paralelas podem ocorrer.


Seção de mensagens

A seção de Mensagem contém dois campos que podem melhorar significativamente seu sucesso e, se você configurou seu modelo pessoal, esses campos são preenchidos automaticamente com os valores definidos.

O campo Nome do contrato permite incorporar qualquer sequência de caracteres que identifique o contrato. 

A Mensagem do contrato é um campo de texto sem formatação onde você pode incorporar todas as instruções ou comentários que forem justificados.

Observação:

Esses valores podem ser editados até que o contrato seja enviado.


Seção de opções

A seção Opções permite controlar melhor o documento depois de enviado:

► Proteger com senha - Exige que todos os destinatários digitem uma senha para abrir e visualizar o PDF assinado.  Essa senha é definida pelo remetente e deve ser comunicada externamente. O Adobe Sign não registra essa senha; portanto, não esqueça ela!

► Data de conclusão - Clique no campo Data de conclusão para abrir uma interface de calendário. Selecione a data na qual o contrato deve expirar e não pode mais ser preenchido. A expiração do documento deve ser ativada pelo administrador da conta antes desse recurso ficar disponível.

► Definir lembrete – Configure a frequência de envio (diária ou semanal) dos lembretes até a data de conclusão do contrato. Somente os destinatários atuais são notificados

► Tipos de assinatura - Essa opção define o processo de assinatura esperado:

o Eletrônico - Essa opção tenta coletar uma assinatura eletrônica para todos os signatários do contrato.

o Manual - Quando você precisa obter uma assinatura física, essa opção solicita que os signatários imprimam o documento, assinem-no fisicamente e o recarreguem no sistema do Adobe Sign. (Instruções fornecidas ao signatário ao abrir o contrato) O fluxo de trabalho de assinatura manual deve ser ativado pelo administrador da conta para que possa ser usado.

► Idioma do destinatário - Selecione o idioma a ser utilizado nos emails enviados a destinatários e durante a experiência de assinatura.

o Essa configuração também define os Modelos de mensagem visíveis, se sua conta estiver configurada para usá-los.


Seção Arquivos

Se sua conta SharePoint estiver configurada para permitir documentos externos, anexe os documentos da transação na seção Arquivo. Se tiver iniciado o processo com um documento do SharePoint, esse arquivo já deverá estar anexado.

O Adobe Sign combina todos os documentos em um PDF abrangente para o processo de assinatura e cria o PDF com base na ordem em que os documentos estão listados. Os documentos podem ser reorganizados, clicando e arrastando um documento para um novo local de lista.

Os arquivos podem ser anexados da biblioteca do Adobe Sign ou ser carregados do sistema local usando a pesquisa de arquivos ou o recurso de arrastar e soltar.

Os tipos de arquivos permitidos são: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML


Visualizar e adicionar campos de assinatura

Logo abaixo da lista de arquivos, você vê a caixa de seleção Visualizar e adicionar campos de assinatura.  Esta opção permite abrir os documentos carregados e posicionar os campos de formulário conforme necessário no documento. 

Se você não estiver usando os modelos criados, será necessário inserir pelo menos os campos de assinatura. Há vários outros campos que você pode usar para criar formulários complexos, se desejar.

Observação:

Se nenhum campo de assinatura for adicionado, o Adobe Sign adicionará automaticamente uma página ao contrato e colocará um bloco de assinatura na página para cada signatário.


Rastrear seus contratos

Observação:
  • Se o contrato estiver concluído (Assinado ou Aprovado), o nome do contrato será transformado em um link e mostrará o documento concluído quando clicado.
  • Se o contrato estiver em um estado terminal (Assinado, Cancelado/Recusado, Expirado), a ação Atualizar estará desativada
  • Se o contrato não estiver em um estado terminal, o ícone Excluir estará desativado


Status do contrato

Quando um contrato é enviado, o progresso pode ser melhor acompanhado na página de Status do contrato, que pode ser acessada pelo ícone Status do contrato na faixa de opções do Adobe Sign.

 

Você pode localizar facilmente todos os contratos enviados usando um documento ou uma lista do SharePoint, fazendo o seguinte:

1. Localize e selecione o documento/item de lista que você deseja pesquisar

○ Vários documentos podem ser selecionados

2. Clique na opção Status do contrato (na faixa de opções ou com um clique com o botão direito do mouse no menu de contexto)

Lista de status do contrato

Se você não selecionar documentos específicos ou itens de lista para pesquisar, o SharePoint retornará todos os contratos de todos os documentos/itens dentro da biblioteca ou da lista que foram iniciados pelo usuário.

Se o usuário clicar no ícone de Status do contrato na faixa de opções da página Inicial, o SharePoint retornará todos os documentos iniciados por esse usuário dentro de toda a coleção do site.

Observação:

A página Status de contratos tem um limite de 5000 registros que podem ser retornados à página. Se os resultados da sua pesquisa excederem 5000 registros, use a opção Gerenciar contratos.


Filtragem

Para filtrar os contratos em sua visualização, você pode usar o campo de pesquisa no canto superior direito da página.  Este campo de pesquisa busca qualquer linha de sequência de caracteres em qualquer um dos campos, e retorna todas as correspondências:


Atualizar o status do contrato

A coluna na extremidade direita da tabela de Status do contrato é uma ação “Atualizar” que consulta ativamente o Adobe Sign para realizar uma atualização do status do contrato.  

Observação:

O SharePoint atualiza automaticamente todos os contratos em um ciclo regular. A ação Atualizar permite atualizar um contrato individual fora desse ciclo.


Excluir o registro do contrato

O último ícone na extremidade direita da página de status do contrato é o ícone Excluir.  Esta ação exclui o registro do contrato no SharePoint, mas não substitui nem exclui o contrato no Adobe Sign.  Essa ação deverá ser usada com cuidado porque não pode ser desfeita.


Documentos assinados

Dependendo de como o administrador do SharePoint tiver configurado o armazenamento de contratos assinados, os documentos assinados (e, possivelmente, as trilhas de auditoria) serão retornados para:

► Uma pasta global – Todos os documentos concluídos estão nesta pasta, se tiverem sido configurados dessa forma

► Uma nova pasta de “Contratos assinados” na biblioteca de origem – Se nenhuma pasta Global for identificada, uma nova pasta denominada “Contratos assinados” será criada na biblioteca de Documentos onde o contrato foi criado/enviado. Todos os contratos concluídos e enviados de uma mesma biblioteca têm seus PDFs concluídos retornados à mesma pasta de Contratos assinados

► Anexado ao item de lista – Se tiver enviado um contrato de um item de lista, os anexos estarão contidos na lista


Gerenciamento de contratos

O ícone Gerenciar contratos abre uma exibição diferente e mais habilitada dos contratos relacionados ao usuário.  Enquanto que a página de status do contrato mostra uma visualização simples de todos os contratos com a opção de atualizar seus status, a exibição Gerenciar contratos oferece uma visualização mais detalhada dos contratos e opções adicionais para modificar as propriedades do contrato.


Gerenciar a estrutura de páginas

A página Gerenciar tem vários recursos incorporados para se explorar. Para simplificar, eles podem ser divididos em três áreas funcionais:

A. Conteúdo e filtros

B. Lista de contratos

C. Ferramentas de contrato

A página Gerenciar - ampliada

Filtros de conteúdo

A página Gerenciar tem quatro opções de índice/filtro:

Seus contratos são o conjunto de dados padrão para o conteúdo na página Gerenciar

  • Quando Seus contratos são selecionados, o conteúdo da página contém apenas os contratos nos quais você está envolvido explicitamente (como remetente, signatário, parte em cópia ou por meio de uma parte explícita do contrato)
  • As contas que configuram o compartilhamento de conteúdo entre usuários contêm uma seta suspensa ao lado de seus contratos, que abre um menu exibindo todos os usuários e grupos compartilhados com a conta de um usuário.  
    • A seleção de qualquer usuário ou grupo preenche a página Gerenciar com o conjunto de dados nos quais o usuário ou o grupo estão envolvidos explicitamente

Somente um conjunto de dados do usuário/grupo pode ser carregado na página Gerenciar a qualquer momento.

Gerenciar filtros de conteúdo da página

No painel esquerdo há uma lista de status do contrato, além de três tipos de modelo. 

Todo o conteúdo em sua conta pode ser classificado em uma destas categorias:

  • Em andamento: contratos aos quais você está vinculado, mas que ainda estão no ciclo de assinatura
  • Aguardando você: contratos que estão aguardando sua atenção
  • Concluídos: contratos que concluíram com êxito o ciclo de assinatura
  • Cancelados: contratos que foram abandonados. Os contratos abandonados vêm de quatro origens:
    • O remetente cancela o contrato
    • O destinatário recusa a ação
    • Falha de autenticação do destinatário
    • O sistema não processa o contrato por algum motivo
  • Expirado: contratos que não foram preenchidos antes da expiração
  • Rascunho: contratos configurados parcialmente, mas que ainda não foram enviados

Os tipos de modelo são:

  • Modelos: esses são os modelos na biblioteca de documentos
  • Formulários web: os formulários web são formulários online que podem ser enviados como links de URL ou incorporados em páginas da Web. Como os signatários têm acesso ao formulário, um contrato filho é gerado para capturar apenas sua assinatura em seu próprio contrato original. (por exemplo, um formulário de inscrição em uma página da Web)
  • Mega assinatura: os modelos de mega assinatura permitem que o remetente emparelhe um documento com uma lista de destinatários. Cada destinatário recebe sua própria cópia original do contrato para assinatura (somente eles). (por exemplo, treinamento anual de despesas)
Observação:

Quando a pesquisa é realizada, uma nova opção aparece na parte superior da coluna Status: Tudo

Selecionar Tudo exibe todo o conteúdo em uma tabela, desconsiderando o Status do contrato.

Gerenciar filtros de Status da página

Use texto e/ou um prazo para reduzir o conjunto de dados na página de gerenciamento. 

Pesquisar com texto filtra os contratos que não correspondem à sequência de caracteres de pesquisa com base na maioria dos campos de metadados. Estes são os campos incluídos nos parâmetros de pesquisa:

  • Nome do participante
  • Endereço de email
  • Cargo do participante
  • Empresa do participante
  • Nome do contrato
  • Notas do contrato
  • Mensagem do contrato
  • Mensagem pessoal de destinatário

O ícone de filtro abre as opções para reduzir mais o conjunto de dados ao selecionar um intervalo de datas:

  • Todas as datas
  • Últimas 24 horas
  • Últimos 7 dias
  • Últimos 30 dias
  • Últimos 12 meses
  • Intervalo de datas personalizado
Observação:

Quando um filtro é selecionado, uma tag será exibida ao lado do ícone de filtro.  É possível clicar em qualquer filtro para removê-lo depois que o conjunto de dados é retornado.

Gerenciar filtros de Pesquisa da página

Uma rápida observação sobre o funcionamento da pesquisa de texto:

Se você estava procurando por: "Um peixe simples"

  • As aspas não especificam um valor de sequência de caracteres literal
  • A pesquisa do Adobe Sign cria um token para a sequência de caracteres usando espaços como delimitadores. A sequência de caracteres do exemplo é dividida em três tokens: Umpeixe, e simples
  • A distinção entre maiúsculas ou minúsculas é removida dos tokens
  • Em seguida, a pesquisa tentar encontrar uma correspondência de texto completo para qualquer outro token em qualquer um dos campos da pesquisa
  • O conjunto de dados retornado é classificado por data da última modificação, com a mais recente na parte superior

Uma opção adicional para Pesquisar conteúdo oculto está disponível ao clicar no ícone de filtro.

  • Quando Pesquisar conteúdo oculto é selecionada, apenas o conteúdo oculto é incluído no conjunto de dados retornado
Gerenciar filtros ocultos de página

Lista de contratos

A lista de contrato exibe os contratos individuais que estão em conformidade com o conteúdo selecionado e são reduzidos pelos filtros aplicados.

Cada contrato exibe:

Destinatário: o destinatário atual (se o contrato em andamento) ou o primeiro destinatário (quando o contrato é concluído, cancelado ou expirou).

  • O destinatário Nome é exibido quando conhecido. O email do destinatário é exibido quando o Nome é desconhecido

Remetente: o remetente do contrato.

Título: o nome do contrato.

Status: o status atual do contrato em relação ao ciclo de assinatura. (O exemplo abaixo usa a opção Tudo para exibir os vários status)

Modificado: a data da última modificação do contrato.

Página Gerenciar- Lista de contratos

A ordem de classificação padrão do conteúdo é a data de Última modificação dos contratos.

No entanto, qualquer cabeçalho da coluna pode ser clicado para classificar o conjunto de dados de acordo com esse valor.

Ferramentas de contrato

As ferramentas de contrato são exibidas ao clicar uma vez em qualquer um contrato ou modelo:

Página Gerenciar- Ferramentas de contrato

O painel direito abre para exibir as ferramentas para acessar ou manipular o contrato (ou o documento de biblioteca/formulário web/mega assinatura):

View & Sign: disponível somente para contratos que Estão aguardando você

Abrir contrato/modelo/formulário web/mega assinatura: abre o objeto oferecendo uma visão completa do documento.

  • Os contratos mostram o estado atual do contrato, onde estiver no ciclo de assinatura.
  • Os modelos mostram os documentos base usados para criar o modelo    

Usar modelo: somente modelos (documentos da biblioteca).  Essa opção inicia um novo contrato com o modelo já anexado

Obter código: somente para formulários web. Essa opção abre uma página no qual o usuário pode copiar o código HTML ou o script para o formulário web

Editar modelo/formulário web: permite que o usuário edite o modelo

Lembrete: permite que o usuário defina um lembrete para o destinatário atual

Cancelar: cancela o contrato

Baixar PDF: baixa uma cópia do PDF do contrato em seu estado atual.

  • Os modelos pai baixam uma cópia do PDF dos documentos originais usados para criar o modelo

Baixar relatório de auditoria: baixa o relatório de auditoria do contrato

Baixar dados do campo de formulário: baixa um arquivo csv do conteúdo do campo para um contrato preenchido

  • Os objetos de modelo pai baixam um csv com o conteúdo de nível de campo para todos os contratos filho que foram preenchidos

Modificar contrato: permite que o usuário edite os documentos em um contrato e/ou os campos inseridos no documento.

  • Essa opção estará disponível somente até a ação do primeiro destinatário.

Excluir: somente para modelos (documentos da biblioteca). Exclui o modelo do sistema. Essa é uma ação irrevogável

Ocultar contrato/formulário web/mega assinatura: oculta o objeto para o usuário.  Esta ação removerá somente o objeto da exibição, nenhuma outra ação será tomada

Compartilhar: permite que o usuário compartilhe o objeto explicitamente com outro usuário.  Esta ação não pode ser desfeita

Observações: permite que o usuário insira observações ao objeto

Baixar arquivos individuais: permite que o usuário baixe os arquivos individuais se vários arquivos foram usados para criar o contrato/modelo

Exibir relatório de atividades: somente para mega assinatura. Essa opção produz um resumo de progresso da mega assinatura, dividindo-a lista de destinatários em categorias que correspondem o status da assinatura do contrato

Substituir destinatário atual: disponível apenas para contratos enviados pelo usuário. Permite que o usuário substitua o destinatário atual de um contrato

Atividade: uma lista em andamento de eventos que ocorreram com relação ao contrato. A partir de um evento de criação, registrando as atividades de cada destinatário e finalizando com o status de concluído/cancelado/expirado


Links rápidos para tarefas comuns

Abaixo encontra-se uma referência rápida para as tarefas mais comuns que você pode precisar realizar, seguida de uma pesquisa de alto nível sobre a página de gerenciamento e as referências do recurso.


Modelos (de documentos) da biblioteca

O ícone Modelos da biblioteca na faixa de opções do Adobe Sign permite enviar um documento do SharePoint ao ambiente de criação do Adobe Sign, no qual você pode inserir campos de formulário e salvar o formulário habilitado para campos em sua biblioteca do Adobe Sign.

Observação:

O documento original no SharePoint não deve ser modificado.  O novo modelo de documento existe apenas no Adobe Sign e deve ser anexado por meio da opção Biblioteca de documentos na seção Arquivos do contrato.

Para ciar um modelo de documento:

1. Clique no documento que você deseja transformar em um modelo

2. Clique no ícone Modelo de biblioteca na faixa de opções (ou clique com o botão direito do mouse e escolha no menu)

○ O ambiente de criação do Adobe Sign é aberto, mostrando todo o documento

3. Posicione os campos obrigatórios no documento

○ Se você estiver criando um modelo que precisa da entrada/assinatura de duas pessoas, posicione todos os campos para o primeiro destinatário.  Em seguida, altere o campo Destinatários para o Participante 2 e, em seguida, posicione os campos para o segundo signatário/aprovador.

Observação: ao criar um modelo no ambiente de criação, você pode criar o documento para até 99 destinatários. Para inserir o Participante 3+, clique na opção Adicionar novo participante na parte superior da lista de participantes.

4. Quando o modelo estiver concluído, clique no botão Salvar no canto inferior direito.

○ Isso salva o modelo à biblioteca do Adobe Sign.  


O complemento do Adobe Sign inclui dois recursos de automação que o administrador do SharePoint pode configurar. Se a funcionalidade abaixo for útil para o processo, entre em contato com o administrador do SharePoint para discutir melhor como utilizá-la.


Armazenamento de documentos no site para contratos assinados

Os administradores podem configurar uma pasta central na qual todos os contratos assinados e, opcionalmente, as Trilhas de auditoria relacionadas podem ser armazenados. Isso inclui documentos das bibliotecas, bem como das listas.

Se uma pasta central para documentos assinados não for definida, todos os contratos assinados serão retornadas à biblioteca de documentos da qual foram enviados. 

Uma nova pasta será criada na biblioteca denominada “Contratos assinados”.

Para os contratos enviados das listas, os PDFs de contrato assinados (e, potencialmente, as trilhas de auditoria) serão anexados ao item de lista.


Mesclagem de modelos de campo

O Adobe Sign oferece suporte à ideia de criar documentos com campos que podem ser preenchidos por listas do SharePoint. 

Além disso, modelos podem ser criados para atualizar o conteúdo das listas a partir do conteúdo dos campos capturado em um contrato assinado.