Definir lembretes para os destinatários do contrato

O Adobe Acrobat Sign oferece a opção de enviar lembretes regulares por email aos destinatários que devem interagir com seus contratos.

Ativar/desativar lembretes de contrato

Todos os níveis de serviço têm acesso a:

  • Criar lembretes cíclicos
    • Durante o processo de envio
    • Da página Gerenciar
  • Criar lembretes cíclicos e ad hoc da página Gerenciar

Os níveis de serviço individuais e de equipe não têm a capacidade de automatizar ou suprimir o recurso de lembrete.

Opções de nível empresarial e corporativo

Os níveis de serviço empresarial e comercial podem expor de forma seletiva a opção Lembrete durante o processo de envio ou ativar a automação em toda a conta/grupo.

O recurso pode ser ativado/desativado e configurado por:

Observação:

Ativar lembretes padrão suprime a capacidade de configurar lembretes na página Enviar, a menos que a opção “Permitir que os remetentes definam ou modifiquem” esteja ativada.

O relatório de auditoria

As contas de nível corporativo e empresarial têm a opção de adicionar eventos de lembrete aos relatórios de auditoria navegando até Configurações da conta > Configurações globais > Relatório de auditoria e ativando a opção Incluir lembretes no relatório de auditoria.

Configure lembretes a serem relatados no relatório de auditoria.

Quando ativada, um registro de cada lembrete enviado por email é registrado no relatório de auditoria (até um máximo de 250 eventos de lembrete).

Lembretes relatados no relatório de auditoria.

Quando os e-mails de lembrete são suprimidos, nenhuma atualização é adicionada ao relatório de auditoria. Essa restrição inclui os lembretes que são acionados para produzir um evento de webhook. Por exemplo, quando as configurações da conta são definidas para adicionar lembretes ao relatório de auditoria e grupos individuais suprimem o e-mail de lembrete, os grupos configurados especificamente não incluirão os eventos de lembrete em seus relatórios de auditoria.

Definir um lembrete durante o processo de envio

Os usuários que não possuem um lembrete padrão configurado para o grupo ou conta têm a oportunidade de definir um lembrete durante o processo de envio.

Esses lembretes são sempre cíclicos e se aplicam a todos os destinatários do contrato. O remetente só precisa definir a iteração que o lembrete acionará. Existem seis opções:

  • Todos os dias
  • Toda semana
  • A cada dia útil
  • De dois em dois dias
  • De três em três dias
  • De cinco em cinco dias

Quando um contrato com um lembrete é enviado, um email Assine será entregue ao primeiro destinatário. Este evento inicia o timer do primeiro lembrete.

Se o lembrete for configurado para enviar a cada três dias, por exemplo, o primeiro lembrete será acionado exatamente 72 horas depois que o email Assine for entregue.

Quando o destinatário conclui sua ação com o contrato, o lembrete desse destinatário é encerrado.

No caso em que há vários destinatários, o destinatário seguinte no fluxo recebe um email Assine imediatamente após o destinatário anterior concluir a ação. O relógio do lembrete inicia para o novo destinatário com base no tempo de entrega de seu email Assine (não o carimbo de hora inicial).

Esse processo circula por todos os destinatários do contrato até que o contrato seja totalmente executado.

Observação:

Todos os lembretes cíclicos têm um ciclo de vida, depois do qual os lembretes terminam automaticamente.

Os lembretes acionados todos os dias têm um ciclo de vida útil de 10 dias.

Todos os outros lembretes têm um ciclo de vida útil de 60 dias.

Defina um lembrete na página Gerenciar

Lembretes criados após a configuração do processo de envio na página Gerenciar:

  1. Navegue até a página Gerenciar

  2. Clicar no contrato que deseja revisar

  3. Clique no link Lembrar no painel de opções à direita

    Lembretes

  4. Configurar o lembrete para o usuário e para a iteração apropriados 

  5. Clique em Criar para instalar o lembrete

A interface da página Gerenciar tem mais opções que a página Enviar:

  • Você pode selecionar os destinatários que deseja incluir no lembrete. Crie o lembrete para um, alguns ou todos os destinatários.
  • É possível selecionar um processo cíclico de lembrete como na página Enviar
    • Se um destinatário for adicionado a um lembrete cíclico depois de concluir sua ação no contrato, ele não receberá os lembretes
  • Você pode criar um lembrete único (ad hoc) que será enviado "Imediatamente" ou em uma "Data específica"
    • Os lembretes ad hoc podem ser configurados para os participantes que concluíram sua ação para o contrato
    • Os lembretes ad hoc podem ser configurados após o fechamento ou arquivamento do contrato
  • Você precisa incluir uma mensagem. Este é um campo obrigatório ao criar um lembrete na página Gerenciar

 

Se outros lembretes estiverem configurados para o contrato, a lista de contratos é exibida em vez da interface Criar lembrete.

É possível criar um novo lembrete clicando no botão Adicionar lembrete

Analisar lembretes existentes

É possível revisar todos os lembretes que foram configurados para um contrato ao:

  1. Navegação na página Gerenciar

  2. Clicar no contrato que deseja revisar

  3. Clique no link Lembrar no painel de opções à direita

    Lembrete existente

Observação:

Os lembretes são ordenados com base na próxima vez para acionar

Todos os lembretes cancelados/expirados são listados embaixo dos lembretes ativos.

Cancelar um lembrete

Para cancelar um lembrete:

  1. Faça logon como usuário que criou o contrato

  2. Navegue até a página Gerenciar

  3. Clique no contrato em questão para selecioná-lo

  4. Clique no link Lembrar no painel de opções à direita

  5. Localize o lembrete que deseja cancelar e clique nele 

  6. Clique no ícone de exclusão (a lata de lixo)

Observação:

Os destinatários têm a permissão para interromper os lembretes no email de lembrete. Essa funcionalidade é obrigatória e não pode ser suprimida.

Criar modelos de email personalizados

Os clientes corporativos têm a opção de criar um modelo de email completamente personalizado para os lembretes. 

Se os modelos de e-mail personalizados forem de seu interesse, consulte este guia.

Lembretes e a API REST

A API REST v6 permite acesso direto aos objetos de lembrete por meio de quatro operações:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - cria um lembrete nos participantes especificados um contrato identificado por agreementId no caminho.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - recupera os lembretes de um contrato, identificados por agreementId no caminho.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - recupera um lembrete específico associado a um contrato.
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - atualiza um lembrete existente de um contrato.

Suprimir a entrega de emails de lembrete

Por padrão, todas as contas que configuram lembretes enviarão automaticamente o email de lembrete de acordo com o agendamento ou acionador explícito.

Alguns setores têm a necessidade de capturar todas as comunicações por email (por exemplo, serviços financeiros), e esses clientes podem optar por enviar seus lembretes através de um canal diferente, aproveitando os webhooks.

As contas de nível corporativo têm a opção de suprimir a entrega de emails de lembrete do sistema do Acrobat Sign nos níveis de conta e grupo ao enviar uma solicitação à equipe de suporte.

Observe que se os emails de lembrete forem suprimidos, nenhum evento será listado no registro de atividades ou no relatório de auditoria.

 

Webhooks acionados por lembretes

Os webhooks de lembretes são divididos em eventos relativos ao método de composição (como um único contrato ou por meio de um processo de Envio em massa) e o método de notificação (se o Acrobat Sign enviar o email ou não).

O conteúdo do lembrete está incluído nas cargas do webhook para os seguintes eventos:

  • Todos os eventos do contrato
  • Lembrete de contrato enviado
  • Lembrete de contrato iniciado
  • Todos os eventos do envio em massa
  • Lembrete de envio em massa enviado
  • Lembrete de envio em massa iniciado

 

Quando os lembretes são acionados normalmente com a notificação por email ativada:

  • Os eventos de contrato único são REMINDER_SENT e o webhook é AGREEMENT_REMINDER_SENT.
  • As transações de Envio em massa geram um webhook chamado de MEGASIGN_REMINDER_SENT.

Quando os lembretes são acionados com a notificação por email suprimida:

  • Os eventos de contrato único são REMINDER_INITIATED e o webhook é AGREEMENT_REMINDER_INITIATED.
  • As transações de Envio em massa geram um webhook chamado MEGASIGN_REMINDER_INITIATED.

Os webhooks de Envio em massa são acionados apenas uma vez para o modelo inteiro. Eles não são acionados pelo contrato secundário.

Itens a serem considerados:

  • O tempo e vida de lembretes cíclicos:
    • Os lembretes diários expiram após dez dias.
    • Todos os outros lembretes cíclicos expiram após 60 dias.
  • Lembretes ad hoc
    • Acionar apenas uma vez
    • Pode ser configurado para enviar o lembrete aos participantes que já tiverem concluído a ação no contrato
    • Pode ser configurado depois que o contrato for concluído ou arquivado
      • Os lembretes não podem ser configurados para contratos cancelados, recusado ou expirados
  • Os lembretes são acionados no mesmo horário do dia que o email "Assine" original foi enviado.
    • Em um fluxo de trabalho de vários destinatários, quando um destinatário conclui a ação e aciona o destinatário seguinte, o relógio do lembrete é redefinido para esse horário.
    • Substituir o signatário atual por meio da página Gerenciar não redefine o horário do lembrete.
  • Os destinatários têm o direito de cancelar o lembrete. Não há opção de negá-los esse direito.
  • As datas de validade podem ser modificadas na página Gerenciar após o envio do contrato.
  • As datas de validade podem ser configuradas para ser ignoradas para os destinatários internos.
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