O Adobe Sign oferece a opção de enviar lembretes de email regulares para os destinatários que devem interagir com seus contratos no momento e/ou cujo contrato deve expirar após um intervalo de tempo designado.
Observação:
o artigo abaixo fornece instruções do novo formato de página.
Clique aqui para analisar o mesmo processo no layout de página clássico.


Defina um prazo durante o processo de Envio

  1. Verifique a opção Prazo de conclusão na seção Opções.

  2. Insira o número de dias durante os quais os signatários podem assinar o documento.

    • Verifique se a data projetada exibida está correta.
    expire_date_set
  3. Conclua o processo de envio normalmente.


Adicionar, modificar ou excluir um prazo

  1. Como o remetente do contrato, navegue até a página Gerenciar

  2. Clique uma vez no contrato que você deseja modificar.

  3. Clique em Data de validade

    new_manage_page_-editexpire
  4. Defina uma nova data de validade ou selecione para remover a validade completamente.

  5. Clique em Salvar


Ativar/desativar prazos e lembretes

Todos os níveis de serviço têm acesso a:

  • Criar lembretes cíclicos
    • Durante o processo de envio
    • Da página Gerenciar
  • Criar lembretes cíclicos e ad hoc da página Gerenciar

Os níveis de serviço individuais e de equipe não têm a capacidade de automatizar ou suprimir o recurso de lembrete.

 

Opções de nível empresarial e de negócios

Os níveis de serviço comercial e empresarial podem seletivamente expor o Lembrete e as opções de Validade do documento durante o processo de envio ou ativar a automação em toda a conta/grupo.

As duas configurações podem ser ativaos/desativados ao:

  • Fazer logon no Adobe Sign como um administrador de conta
  • Navegue até Conta > Configurações de conta > Configurações de envio
nav_to_settings

Observação:

Ativar os lembretes padrão e a validade suprime a capacidade de configurar esses elementos na página Enviar, a menos que a opção "Permitir que os remetentes definam ou modifiquem" esteja ativada.

Defina um lembrete durante o processo de envio

Os usuários que não têm um lembrete padrão configurado para seu grupo ou conta têm a oportunidade de definir um lembrete durante o processo de envio.

Esse lembretes são sempre cíclicos e se aplicam a todos os destinatários do contrato. O remetente só precisa definir a iteração que o lembrete acionará. Existem seis opções:

  • Todos os dias
  • Toda semana
  • A cada dia útil
  • De dois em dois dias
  • De três em três dias
  • De cinco em cinco dias
reminder_frequency

Quando um contrato com um lembrete é enviado, um email Assine será entregue ao primeiro destinatário. Este evento inicia o timer do primeiro lembrete.

Se o lembrete for configurado para enviar a cada três dias, por exemplo, o primeiro lembrete será acionado exatamente 72 horas depois que o email Assine for entregue.

Quando o destinatário conclui a ação com o contrato, o relógio do lembrete desse destinatário é interrompido.

No caso em que há vários destinatários, o destinatário seguinte no fluxo recebe um email Assine imediatamente após o destinatário anterior concluir a ação. O relógio do lembrete inicia para o novo destinatário com base no tempo de entrega de seu email Assine (não o carimbo de hora inicial).

Esse processo circula por todos os destinatários do contrato até que o contrato seja totalmente executado.

Observação:

Todos os lembretes cíclicos têm um ciclo de vida, depois do qual os lembretes terminam automaticamente.

Os lembretes acionados todos os dias têm um ciclo de vida útil de 10 dias.

Todos os outros lembretes têm um ciclo de vida útil de 60 dias.


Defina um lembrete na página Gerenciar

Os lembretes criados após o processo de envio são configurados na página Gerenciar:

  1. Navegue até a página Gerenciar

  2. Clicar no contrato que deseja revisar

  3. Clique no link Lembrar no painel de opções à direita

    new_manage_page_-reminder
  4. Configurar o lembrete para o usuário e para a iteração apropriados 

  5. Clique em Criar para instalar o lembrete

A interface da página Gerenciar tem mais algumas opções que a página Enviar não tem:

  • Você pode selecionar os destinatários que deseja incluir no lembrete. Crie o lembrete para um, alguns ou todos os destinatários.
  • É possível selecionar um processo cíclico de lembrete como na página Enviar
    • Se um destinatário for adicionado a um lembrete cíclico depois de concluir sua ação no contrato, ele não receberá os lembretes
  • Você pode criar um lembrete único (ad hoc) que será enviado "Imediatamete" ou em uma "Data específica"
    • Os lembretes ad hoc podem ser configurados para os participantes que concluíram sua ação para o contrato
    • Os lembretes ad hoc podem ser configurados após o fechamento ou arquivamento do contrato
  • Você precisa incluir uma mensagem. Este é um campo obrigatório ao criar um lembrete na página Gerenciar

 

Se outros lembretes estiverem configurados para o contrato, a lista de contratos é exibida em vez da interface Criar lembrete.

É possível criar um novo lembrete clicando no botão Adicionar lembrete

existing_reminders


Analisar lembretes existentes

É possível revisar todos os lembretes que foram configurados para um contrato ao:

  1. Navegação na página Gerenciar

  2. Clicar no contrato que deseja revisar

  3. Clique no link Lembrar no painel de opções à direita

Observação:

Os lembretes são ordenados com base na próxima vez para acionar

Todos os lembretes cancelados/expirados são listados embaixo dos lembretes ativos.


Cancelar um lembrete

Para cancelar um lembrete:

  1. Faça logon como usuário que criou o contrato

  2. Navegue até a página Gerenciar

  3. Clique no contrato em questão para selecioná-lo

  4. Clique no link Lembrar no painel de opções à direita

  5. Localize o lembrete que deseja cancelar e clique nele 

  6. Clique no ícone de exclusão (a lata de lixo)

    cancel_reminder

Observação:

Os destinatários têm a permissão para interromper os lembretes no email de lembrete. Essa funcionalidade é obrigatória e não pode ser suprimida.

 

Lembretes e a API REST

A API REST v6 permite acesso direto aos objetos de lembrete por meio de quatro operações:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - cria um lembrete nos participantes especificados um contrato identificado por agreementId no caminho
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - recupera os lembretes de um contrato, identificados por agreementId no caminho.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - recupera um lembrete específico associado a um contrato
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - atualiza um lembrete existente de um contrato

 

A lista de Atividade / Relatório de auditoria

Os lembretes não são registrados na lista Atividade nem no Relatório de auditoria do contrato.

O Histórico e o Relatório de auditoria devem registrar os momentos de referência do processo de assinatura do documento. Isso incluiria a primeira notificação para um destinatário (Assine), mas não as solicitações de iteração para assinar pelo mesmo destinatário (lembretes).

Um histórico de lembretes pode ser obtido por meio da API (disponível para clientes de nível empresarial)

Ao configurar seu contrato na página Enviar:


Criar modelos de e-mail personalizados

Os clientes corporativos têm a opção de criar um modelo de email completamente personalizado para os lembretes. 

Se os modelos de e-mail personalizados forem de seu interesse, consulte este guia.


Itens a serem considerados

  • O tempo e vida de lembretes cíclicos:
    • Os lembretes diários expiram após 30 dias
    • Todos os outros lembretes cíclicos expiram após 60 dias
  • Lembretes ad hoc
    • Acionar apenas uma vez
    • Pode ser configurado para enviar o lembrete aos participantes que já tiverem concluído a ação no contrato
    • Pode ser configurado depois que o contrato for concluído ou arquivado
      • Os lembretes não podem ser configurados para contratos cancelados, recusado ou expirados
  • Os lembretes são acionados no mesmo horário do dia que o email "Assine" original foi enviado
    • Em um fluxo de trabalho de vários destinatários, quando um destinatário conclui a ação e aciona o destinatário seguinte, o relógio do lembrete é redefinido para esse horário
    • Substituie o signatário atual por meio da página Gerenciar não redefine o horário do lembrete
  • Os destinatários têm o direito de cancelar o lembrete. Não há opção de negá-los esse direito
  • As datas de validade podem ser modificadas na página Gerenciar após o envio do contrato
  • As datas de validade podem ser configuradas para ser ignoradas para os destinatários internos

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