Os recursos Histórico e Relatório de auditoria do Adobe Sign estão disponíveis a todos os usuários do sistema. Cada contrato associado a um usuário tem um histórico e um relatório de auditoria relacionado.
Visão geral
Cada contrato no Adobe Sign passa por uma série de eventos em “etapas” que definem o andamento da transação.
Essas etapas podem incluir eventos como:
- Criação de documentos
- Modificações à transação enviada
- E-mails enviados a destinatários
- E-mail visualizado por destinatários
- Delegação da autoridade do destinatário
- Assinaturas/aprovações aplicadas a contratos
- Status Concluído/Recusado/Cancelado
As etapas são gravadas em dois formatos com conteúdo semelhante, mas com objetivos diferentes:
A lista de Atividade é um resumo rápido de onde a transação encontra-se no processo, exibido dentro do aplicativo Adobe Sign.
- A lista de Atividade contém um mínimo de informações, expondo apenas o evento, o usuário/destinatário (identificado pelo endereço de e-mail) que registrou o evento e data/hora do evento (ajustadas para o fuso horário do visualizador com base em configurações locais do sistema)
- Cada evento que altera o documento (isto é, modificação, ação de destinatários) contém um link que mostra o documento imediatamente depois desse evento
- O escopo da lista de Atividade abrange a transação inteira. Como resultado, você pode visualizar as informações que não estão incluídas no Relatório de auditoria (que é restrito mais para interação com o documento)
- Quando a transação ainda estiver “em andamento”, a parte inferior da lista de Atividade mostra uma lista de destinatários antecipados que permanecem no fluxo de trabalho do contrato
- Retenção e eventos de eVaulting que ocorrem depois que o documento for concluído
- A lista de Atividade é um elemento do contrato e é destruída por ações explícitas que removem os contratos (por exemplo, GDPR). Se o contrato for excluído da conta do usuário por qualquer motivo, o conteúdo do histórico é perdido com a visualização do item e não pode ser recuperado
- Endereço IP do sistema que registra o evento
- ID de transação do documento de segurança no servidor do Adobe Sign
Os Relatórios de auditoria devem ser documentos autoritários que articulam como um documento foi manipulado do momento em que foi criado até que se foi resolvido. Podem ser salvos como arquivos PDF ou enviados para processos internos conforme necessário.
- Uma principal diferença a se observar é que o Relatório de auditoria mostra todos os eventos padronizados para o fuso horário GMT (versus horário local exibido na guia Histórico). Isso garante que não haja nenhuma confusão para auditores revisando transações de usuários em vários fusos horários.
- O formato do carimbo data e hora está definido como AAAA-MM-DD.
- Relatórios de auditoria são armazenados independentemente dos objetos do contrato visualizados na guia Gerenciar do aplicativo para a web. Excluir um objeto da página Gerenciar não exclui o relatório de auditoria.
- Se você souber a ID da transação um contrato, poderá acessar o Relatório de auditoria referente a essa transação pelo site: https://secure.echosign.com/verify (permissão de configurações de segurança)
O Relatório de auditoria tem duas etapas:
- O relatório “Temporário” - quando uma transação estiver “em andamento”, o Relatório de auditoria é gerado a partir dos eventos registrados em relação ao contrato no momento que a solicitação é feita. Por definição, esse relatório é incompleto e sujeito a alterações quando o destinatário seguinte confirma um evento registrado.
Relatórios temporários são claramente marcados na parte superior do relatório para garantir que não possam ser lidos incorretamente como o documento final caso sejam salvos ou impressos
- O relatório “Final” - uma vez que o contrato atinge um estado terminal (Assinado, Cancelado, Recusado ou Expirado), o Relatório de auditoria final é gerado e armazenado. Nenhum evento adicional que ocorre em relação à transação (por exemplo, retenção) pode ser adicionado ao relatório. Isso cria um relatório completo dos eventos que ocorreram até a obtenção do documento assinado e nada mais.
Como é usado
A lista de Atividade é exibida na página Gerenciar clicando no link Atividade na parte inferior das opções de tail à direita:
O Relatório de auditoria é acessado pela guia Gerenciar.
Selecione o contrato e clique em Baixar relatório de auditoria
Como habilitar ou desabilitar
O painel Histórico e o Relatório de auditoria estão habilitados por padrão para todos os usuários e não podem ser desabilitados.
Opções de configuração
Relatórios de auditoria têm três controles de interface do usuário que regem o acesso ao relatório, e uma configuração de API:
- Anexar o Relatório de auditoria ao e-mail assinado e arquivado
- Anexar o Relatório de auditoria a documentos baixados pela página Gerenciar
- Permitir acesso ao Relatório de auditoria por meio da página de verificação de transação
- Anexar o Relatório de auditoria por meio da API quando getLatestDocument é chamado
Anexar o Relatório de auditoria ao e-mail assinado e arquivado
O controle está localizado na página Configurações globais (Configurações de grupo para ajustes de nível de grupo)
Essa opção está definida como Tudo por padrão e pode ser configurar no nível da conta ou do grupo.
A pergunta a fazer é “Quem deve obter o Relatório de auditoria com o e-mail de Assinado e arquivado?”
As opções são:
- Nunca - ninguém recebe o Relatório de auditoria
- Somente para o remetente - somente o remetente do contrato receberá o Relatório de auditoria anexado
- Todos (padrão) - todos os participantes receberão o Relatório de auditoria
Quando incluído, o Relatório de auditoria é concatenado com o contrato em um PDF anexado.
Anexar o Relatório de auditoria a documentos baixados pela página Gerenciar
Essa opção está desabilitada por padrão e pode ser habilitada/desabilitada no nível da conta ou do grupo.
O controle está localizado na página Configurações globais (Configurações de grupo para ajustes de nível de grupo)
Quando habilitada, todos os documentos salvos pelo usuário na página Gerenciar incluirão o Relatório de auditoria como parte do PDF do contrato.
Permitir acesso ao Relatório de auditoria por meio da página de verificação de transação
Essa opção está desabilitada por padrão e pode ser habilitada/desabilitada no nível da conta ou do grupo.
O controle está localizado na página Configurações globais (Configurações de grupo para ajustes de nível de grupo)
Quando habilitado, o Relatório de auditoria pode ser acessado na página do verificador por qualquer pessoa que tenha a ID da transação do contrato.
Anexar o Relatório de auditoria por meio da API quando getLatestDocument é chamado
É possível fazer com que o Relatório de auditoria seja anexado automaticamente a qualquer documento recuperado usando a chamada getLatestDocument.
Essa opção é False por padrão.
A configuração deve ser habilitada pelo seu gerente de sucesso e se aplica a todas as instâncias da chamada.
Os documentos que ainda estão em andamento receberão um relatório temporário.
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