Criar e gerenciar seminários

Use o Adobe Connect Seminars para criar um tipo especial de reunião. Os seminários reúnem os participantes em uma sala de reuniões em uma data específica entre a hora de início e a de término. O seminário existe apenas durante este período. (Já as salas de reuniões nas quais os seminários ocorrem existem antes, durante e depois dos seminários.)

Ao contrário das reuniões, que possuem normalmente um pequeno número de participantes e podem ser reapresentadas, os seminários possuem no mínimo 1.500 participantes, são geralmente apresentados uma única vez ou esporadicamente e envolvem uma pequena participação da audiência. Pelo menos um host ou apresentador do seminário deve estar na sala para que outros possam entrar, mesmo se o seminário for público. A sala padrão de seminários é diferente da sala padrão de reuniões. Além disto, os seminários podem ser criados apenas em salas de seminários, enquanto as reuniões podem ser criadas em pastas compartilhadas ou em pastas individuais de usuários.

Recomendações da Adobe

Seminários de grande e pequeno porte

Um seminário que permite mais de 600 participantes é considerado um seminário de grande porte. Um seminário com menos de 600 participantes é considerado um seminário de pequeno porte. Somente um seminário de grande porte pode ser agendado durante um determinado período de tempo. Enquanto isto, você pode agendar vários eventos usando um seminário comum individual.

A licença que você adquirir será para seminários de pequeno porte, executados como reuniões regulares, ou para um grande seminário, executados como reuniões de grande porte. Uma sessão de seminário é criada como grande ou pequena, de acordo com a sua licença e não com base no número de participantes. 

Sala de seminário e sessão de seminário

No Adobe Connect, uma licença de seminário está disponível na guia Seminários > Seminários compartilhados. Cada licença que você comprar será exibida como uma pasta na guia Seminários compartilhados. Para agendar um seminário, crie uma instância de um Seminário compartilhado baseando-o em uma sala de seminário. Essas diferentes instâncias de Seminários compartilhados são chamadas de Sessões de seminário. Cada sessão é um webinar independente no qual os participantes ingressam.

Se você utilizar uma licença de Webinar nomeado, uma guia Seminários dos usuários e uma guia Meus seminários estarão disponíveis para permitir gerenciar seus webinars. 

Vários webinars que você realiza são instâncias individuais dos Seminários compartilhados disponíveis. Estas instâncias são chamadas de sessões de seminário e estão disponíveis na guia Seminários > Sessões de seminário.

Tarefas anteriores aos seminários

O planejamento cuidadoso dos seminários ajuda a garantir a realização adequada dos seminários e facilita as atividades posteriores de acompanhamento.

Determine o número esperado de participantes para seus seminários

Se sua organização adquiriu o Seminars, obteve um número específico de licenças de seminários. O número de participantes dos seminários não pode exceder o número de usuários simultâneos permitido por sua licença. O administrador do Seminars tem informações sobre quantas licenças sua organização adquiriu e quantos seminários simultâneos podem ser conduzidos. Caso suspeite de que serão necessárias mais licenças, informe imediatamente o administrador. O Calendário de seminários relaciona o agendamento de todas as licenças de seminário que você possui. Você pode visualizar seu período de tempo para determinar se uma licença de seminário está disponível para este período.

Para contas com licença de seminário para reuniões de grande porte, faça uma das seguintes seleções para o número esperado de participantes:

• Regular se os participantes forem <=600

• Grande se os participantes forem >600

Organize a biblioteca de seminários

Os arquivos e pastas dos seminários são armazenados na biblioteca de seminários. Os usuários que possuem as permissões apropriadas podem gerenciar e organizar esses arquivos e pastas. Para acessar a biblioteca de seminários, use a guia Seminários.

Atribua permissões

As permissões de participação definem as funções dos participantes nos seminários, como participante, apresentador ou host. Estas funções são atribuídas durante a criação dos seminários. Os Administradores de seminário também podem modificar estas funções durante e após os seminários editando a lista de participantes.

As permissões da biblioteca de seminários determinam quem pode gerenciar as pastas da biblioteca. Entre os seis grupos internos do aplicativo, apenas os administradores têm permissões de Gerenciar para a pasta Seminários compartilhados. Os autores, gerentes de treinamento, hosts da reunião, administradores de seminário e gerentes de evento recebem, por padrão, a permissão Negado. O administrador pode ignorar as permissões padrão e conceder aos usuários acesso à pasta de Seminários compartilhados. (Diferentemente da Biblioteca de conteúdo, a biblioteca de seminários não possui permissões do tipo Publicar ou Exibir .) Para gerenciar outras pastas que não sejam a pasta de seminários compartilhados, é necessário ter permissões de gerente para tais pastas da biblioteca de seminários.

Processe as inscrições e aprovações dos participantes

Dependendo do tipo e da finalidade de cada seminário, o Administrador de seminário poderá desejar que os convidados se inscrevam. Para tanto, o aplicativo Adobe Connect Central do host deve conter o Adobe Connect Events, pois a inscrição em qualquer reunião, treinamento, apresentação ou seminário só pode ser feita por meio da guia Gerenciamento de eventos. Se o host tiver esta guia, ele deverá primeiramente criar o seminário a partir da guia Seminários e usar o assistente de seminários. Em seguida, ele cria um evento e seleciona o seminário que criou como o evento.

Criar um seminário

Após obter as devidas permissões, crie seminários usando o assistente de seminários.

Inicie o assistente de seminários

Crie ou acesse um Seminário compartilhado na biblioteca de seminários onde você armazena o seminário (é necessário ter permissão para acessar a pasta). Ao selecionar o local, clique no botão Nova sessão de seminário para abrir o assistente.

Digite as informações do seminário

Na página inicial do assistente de seminários, digite informações detalhadas do seminário, como o nome e o resumo, e selecione o modelo que deseja usar. Somente o nome e o idioma do seminário são obrigatórios. Todos os outros campos são opcionais. É possível editar estas informações após a criação do seminário. Agende várias sessões usando uma única sala de seminário e reutilize o URL do seminário.

Agendar sessões de seminário

Um Seminário compartilhado é um espaço reservado para todas as suas futuras sessões. Depois de criar uma nova sala de seminário, agende as várias instâncias de seu seminário como Sessões de seminário. A URL do seu seminário permanecerá a mesma, pois a sala de seminário base não é alterada. No entanto, o agendamento e a duração de um seminário podem ser alterados em cada sessão. O número máximo de participantes é determinado por sua licença de seminário.

Selecione os participantes do seminário

Se o seminário estiver restrito a convidados, a próxima etapa é selecionar os participantes do seminário. Para eventos restritos a convidados registrados e usuários aprovados, é possível selecionar os usuários e grupos que serão participantes ou apresentadores do seminário. Estes usuários poderão se conectar diretamente ao seminário. Os usuários que não tiverem sido convidados, mas que tiverem o URL da sala de reuniões do seminário, podem tentar se conectar como convidados. Neste caso, se você for um host, poderá permitir a entrada dos convidados individualmente.

Envie os convites

A última etapa consiste em enviar aos participantes convites por e-mail, que contêm a data, hora, duração e o local do seminário. Os convites podem ser enviados durante a criação dos seminários ou podem ser criados e enviados posteriormente.

Agendar um seminário

Agende uma sessão de seminário usando uma sala de seminário como base. O URL de seminário, vindo da sala de seminário, permanece o mesmo, enquanto a duração e o cronograma mudam a cada sessão de seminário.

Suas sessões de seminário específicas serão criadas antecipadamente antes de cada sessão ser iniciada. As URLs base das respectivas salas de seminário são usadas como as URLs das sessões. A gravação e os relatórios de cada sessão estão disponíveis quando você abrir uma sessão concluída na guia Sessões de seminário.

Você pode criar uma sessão de seminário ad-hoc a partir da sala de seminário, ao clicar em Nova sessão instantânea, no pop-up do notificador, no canto direito superior.

Resolver conflitos de agendamento de seminário

Ao criar um seminário, se o agendamento se sobrepor com um seminário existente, o Adobe Connect não permitirá que você crie o seminário. Para evitar o conflito, ele sugere verificar o calendário do seminário e resolver o conflito. Para verificar o calendário do seminário:

1. Vá para Seminários > Calendário do seminário. Todas as suas licenças de seminário têm uma entrada exclusiva na barra lateral esquerda.

2. Escolha uma data específica. A visualização é atualizada para mostrar a você instâncias do seminário na data selecionada da visualização do calendário.

3. Clique em uma sessão específica. A caixa de diálogo pop-up Detalhes do evento exibe os detalhes da sessão.

Como alternativa, para ver a lista de todas as sessões de seminário agendadas em um período de tempo mais longo, siga estas etapas:

1. Vá para Seminários > Sessões do seminário.

2. Ajuste as datas de início e término. Todas as Sessões de seminário agendadas em todos os seus Seminários compartilhados usando todas as suas licenças serão relacionadas.

3. Verifique a hora de início e a duração de todas as instâncias para localizar o conflito.

Estendendo seminários além do horário agendado

Uma sessão de Seminário que continua além do horário agendado é estendida automaticamente duas vezes, 30 minutos de cada vez. Uma sessão de seminário é estendida somente se não houver conflito com outra sessão pré-agendada. Se uma sessão pré-agendada entrar em conflito com a extensão do seminário atualmente em execução, o seminário atual é finalizado em dez minutos. Os hosts recebem uma notificação em reunião a sessão atual não pode ser estendida e termina com 10 minutos.

Se um seminário continuar além da duração programada, ele será estendido automaticamente duas vezes por 30 minutos cada. Assim, o host visualiza uma notificação dentro da reunião para estender o seminário manualmente por 30 minutos de cada vez. A sessão contínua de seminário é estendida se não houver conflito com uma sessão de seminário pré-agendada. O Administrador de seminário será notificado em cada extensão.

Modo de espera e agendamento da sessão de seminário ad-hoc

Quando você abrir uma sala de seminário fora de uma sessão de seminário agendada, a sala será aberta no modo de espera. O modo de espera permite que os hosts preparem a sala para os seminários, para fazer testes na sala e você se familiarizar com o ambiente do seminário do Adobe Connect. Somente dez participantes são permitidos em uma sala de reunião, na ordem: Criador da sessão, Hosts em ordem alfabética, Apresentadores em ordem alfabética.

O Administrador de seminário recebe uma notificação pop-up que exibe o número de entradas rejeitadas pelo usuário na sessão atualmente aberta do seminário devido ao limite de cota. Depois que o proprietário da sala de seminário criar uma sessão instantânea, os participantes poderão ingressar reabrindo a sessão do seminário.

Siga estas etapas para criar uma sessão de seminário ad-hoc.

Enviar convites para seminário

Você pode enviar convites por e-mail ao criar uma sessão de seminário. Depois que um seminário iniciar, você poderá entrar em contato com convidados enviando um e-mail da guia Informações da sessão de seminário ou da sala de reunião. Para obter mais informações sobre estas últimas opções, consulte "Entrar em contato com os convidados a partir de uma reunião" em Convidar participantes e conceder ou negar acesso. Para a opção anterior, siga estas etapas:

Exibir informações dos seminários

Para exibir ou modificar seminários existentes, é necessário possuir os seguintes tipos de permissão:

É necessário ter permissões de gerenciamento para o arquivo ou a pasta que contém o seminário porque, ao alterar um seminário criado anteriormente, na verdade você está alterandoo arquivo ou a pasta da biblioteca de seminários.

É necessário ser o host do seminário porque você também está alterando os parâmetros do próprio seminário.

Exibir perfis dos seminários

Exibir listas de participantes dos seminários

Se tiver permissões de gerente para um seminário, você poderá exibir uma lista de todos os participantes convidados para cada sala de seminários.

Exibir listas de conteúdos carregados a partir de seminários

Se tiver permissões de gerente para uma pasta de seminário, você pode exibir uma lista de todo o conteúdo carregado no servidor a partir de uma sala de seminários hospedada nesta pasta.

Exibir listas de gravações dos seminários

É possível exibir uma lista dos seminários gravados.

Visualizar gravações de sessões de seminário específicas

É possível criar sessões de seminário específicas usando a sala de seminário como base. As gravações de todas as salas de seminário estão disponíveis como descrito acima. As gravações de sessões de seminário específicas também estão acessíveis separadamente.

Exibir informações de licença das pastas de seminário

É possível exibir informações sobre o número de licenças adquiridas pela organização. O uso desse recurso é indicado durante o planejamento do número de pessoas que serão convidadas para os seminários.

Editar seminários

Se você é um administrador ou possui permissões de gerente para uma pasta de seminário, pode adicionar ou remover participantes e alterar as configurações de permissão dos participantes (host, apresentador ou participante). Os administradores podem acessar as salas de seminário e os conteúdos relacionados ou gravações e relatórios, além de mover ou excluir qualquer conteúdo ou excluir uma sala de seminário. 

No entanto, os administradores não podem agendar sessões ou criar salas de seminário nas pastas de usuário. Esse comportamento é semelhante ao modo como os administradores de conta podem acessar pastas de reuniões, reuniões e conteúdo, mas não podem criar reuniões.

Mover seminários

Você pode mover os seminários pelas licenças de seminário. Embora seja possível mover várias salas de seminário de uma vez, não é possível mover:

• Pastas
• Uma sala de seminário que tem uma sessão de seminário em andamento
• Uma sala de seminário que tem uma grande sessão de seminário agendada que começa em menos de 45 minutos (buffer grande para a sessão de seminário)
• Uma sala de seminário que tem uma sessão de seminário agendada que começa em menos de 45 minutos (buffer grande para a sessão de seminário) dentro de um licença de seminário grande.

Se houver conflito na sessão existente da sala e a licença estiver sendo movida, o Adobe Connect apresenta um aviso com uma lista das sessões em conflito. Ao mover tal seminário, as sessões em conflito são excluídas da licença do seminário de origem.  

Editar informações dos seminários

Adicionar ou remover participantes de seminário

É possível adicionar ou remover participantes dos seminários a qualquer momento.

Alterar a função de um participante do seminário

Os participantes dos seminários podem receber as funções de Apresentador, Participante ou Host.

Exibir dados sobre seminários

O Painel do seminário fornece uma representação gráfica de dados estatísticos sobre os seminários. Clique no link Painel do seminário, abaixo da barra de guias, na parte superior da janela do seminário.

Os dados, referentes a todos os seminários criados, são exibidos em três gráficos de barras. Clique em qualquer um dos gráficos para exibir o relatório de resumo do seminário selecionado.

Determinado pelo número de sessões.

Determinado pelo número de participantes.

Determinado pelo número de exibições (isto é, o número de vezes que cada seminário arquivado foi exibido).

Para exibir informações mais detalhadas sobre um seminário, basta clicar em qualquer um dos seminários descritos no gráfico.

Relatórios dos seminários

Com o recurso Relatórios do Adobe Connect Central, você pode criar relatórios que resumem as informações dos seminários com base em diferentes perspectivas. Os relatórios são criados por meio do link Relatórios, na página Informações do seminário.

Os relatórios para Salas de seminário podem ser visualizados acessando uma sala e clicando em Relatórios. Os relatórios de sala contêm Dados de usuário agregados sobre sessões e convidados. Os relatórios de salas de seminário estão disponíveis como um Resumo geral e relatórios Por participantes, Por sessões e Por perguntas.

É possível criar sessões de seminário específicas usando salas de seminário como base. Os relatórios de sessões específicas também estão disponíveis separadamente. Acesse uma sessão na guia Sessões de seminário de Seminários e clique em Relatórios. Isto mostrará relatórios sobre os participantes e perguntas relacionadas à sondagem.

Entrar em um seminário a partir do Adobe Connect Central

Os seminários dos quais você participará são exibidos na lista Minhas reuniões da guia Início, na janela do Adobe Connect Central. Se o Microsoft Outlook estiver instalado no seu computador e você tiver aceito o convite, o seminário ficará agendado no Calendário do seu Outlook. (Os seminários que você tiver criado são listados na guia Seminários.)

Para determinar se o seminário em que você está entrando já está em andamento, verifique a data e a hora mostradas para o seminário. Se a data for anterior à data atual, o seminário aparecerá entre as reuniões vencidas da sua lista de reuniões, mas ainda será possível entrar na sala para exibir os conteúdos.