Criar salas de reunião virtuais e organizar layouts

Você pode criar reuniões no Adobe Connect Central. Cada reunião tem um URL estático (sala de reunião) que persiste mesmo depois de ser fechado. Você pode usar esse URL para iniciar a reunião novamente. Os hosts da reunião podem personalizar o URL ao criar a reunião.

Para incorporar o registro como parte da reunião, é necessário ter a guia Gerenciamento de eventos. Consulte Sobre o Adobe Connect Events. O administrador de sua conta pode solicitar para um webinar grande de 1.500 participantes usando uma licença separada. Se os administradores do Adobe Connect aprovarem a solicitação, você receberá um URL da sala de reuniões. Use este URL para criar um sistema de registro de evento.

Você pode usar a sala de reuniões a qualquer momento para realizar reuniões de avaliação com 25 participantes. Configure a sala de reuniões com conteúdo/leiautes antes de iniciar a reunião. No entanto, os participantes podem fazer login na reunião 15 minutos depois do horário agendado da reunião. Reuniões menores podem ser realizadas a qualquer momento, se uma sala de reuniões for criada.

Crie um perfil de áudio (para conferências de áudio)

Use a janela Meus perfis de áudio (Meu perfil > Meus perfis de áudio) para configurar um perfil de áudio para usá-lo com uma conferência de áudio. Os perfis de áudio usam as configurações de conferência associadas ao provedor de áudio selecionado para iniciar a conferência de áudio. Consulte Criar e usar perfis de áudio.

Inicie o assistente de reuniões

Há duas opções para iniciar o assistente de reuniões. Para criar a reunião em sua pasta individual Minhas reuniões, acesse a home page do Adobe Connect Central. Nessa página, clique no botão Criar e selecione Reunião no menu. Para criar a reunião em outra pasta para a qual você tenha permissões de gerente, vá até a pasta desejada na biblioteca de reuniões. Em seguida, clique no botão Nova reunião.

Digite as informações da reunião

Insira os detalhes sobre a reunião na primeira página do Assistente de reunião. Estes detalhes incluem um nome, URL personalizada, resumo, data, duração, modelo, idioma, restrições de acesso e configurações do áudio da reunião (somente o nome e o idioma são necessários). É possível selecionar um perfil de áudio no menu pop-up em vez de inserir manualmente as configurações do áudio na reunião.

Nome
Insira o nome da sala de reunião.

Personalizar URL
Você pode criar um URL personalizado para que suas reuniões sejam mais precisas. Adicione apenas caracteres alfanuméricos ASCII ou hifens ao campo personalizado.

Resumo
Adicione um resumo da reunião para compartilhar com os participantes.

Hora de início
Selecionar data e hora de início da reunião.

Duração
Escolha a duração da reunião.

Selecionar modelo
Selecione o modelo para a sala de reunião. Para obter mais informações sobre modelos, consulte Modelos de sala padrão para o Adobe Connect.

Idioma
Selecione o idioma da sua sala de reunião.

Acesso
Existem experiências diferentes para os participantes da reunião, que dependem dos seus direitos de acesso. Os usuários registrados, membros da conta e convidados podem acessar a sala de reuniões. Veja a seguir os direitos que o host pode fornecer aos participantes da reunião:

• Os usuários registrados podem entrar na sala
• Os membros da conta podem entrar na sala
• Os membros da conta podem entrar na sala sem que o host esteja presente
• Os convidados aceitos podem entrar na sala
• Qualquer um com o URL da reunião pode entrar na sala 
• Os usuários devem inserir a senha.

Saiba mais sobre os direitos de acesso de Direitos de acesso dos participantes da reunião. 

Experiência aprimorada de áudio/vídeo
Dependendo das configurações do aplicativo e da interface do navegador para a conta, os padrões correspondentes no nível da sala serão diferentes.

No nível da conta, a configuração padrão é “Permitir os hosts decidirem pela sala”. No entanto, um administrador pode optar por “Forçar experiência aprimorada de áudio/vídeo” ou “Forçar exibição padrão”.

Em um nível de sala, as configurações da interface do aplicativo e do navegador são habilitadas somente quando a configuração correspondente no nível da conta é “Permitir os hosts decidirem pela sala”. Se o administrador da conta tiver “Forçado” qualquer uma das configurações, os hosts não poderão alterar essas configurações no nível da sala.

No nível da sala, quando a configuração do nível da conta for “Permitir os hosts decidirem pela sala”, todas as salas terão a Experiência aprimorada de áudio/vídeo selecionada como padrão. Um host pode optar por alterar isso para a Exibição Padrão.

Todas as salas recém-criadas terão VoIP como opção padrão para Configurações de Conferência de Áudio. Os hosts podem optar por incluir outras reuniões de áudio na sala.Para obter mais informações sobre os perfis de áudio, consulte Criar e usar perfis de áudio.

Tornar gravações anônimas: ao ativar a opção Experiência aprimorada de áudio e vídeo, é possível optar por tornar anônimos os nomes de todos os participantes nas gravações. Há duas opções:

• Tornar todas as gravações anônimas: se você ativar essa opção, os nomes de todos os participantes na sala de reuniões serão substituídos por Usuário 1, Usuário 2 e assim por diante. Os nomes dos participantes ficam anônimos nos pods Participante, Bate-papo e Perguntas e respostas.
• Dar aos hosts a opção de tornar as gravações anônimas: se você habilitar esta opção, poderá tornar as gravações anônimas sempre que os hosts iniciarem uma gravação. Os nomes dos participantes são substituídos automaticamente.

Ocultar tela de entrada: Se essa opção estiver selecionada, os participantes não poderão definir o microfone, o alto-falante ou a câmera antes de entrarem na reunião.

Observação: Se a opção Ocultar tela de entrada estiver selecionada em Administração > Conformidade e Controle > Configurações Avançadas, a opção Ocultar tela de entrada, nas configurações da reunião, será desabilitada.

Habilitar acesso do navegador: se você ativar essa opção e não tiver o aplicativo Adobe Connect instalado no computador, a sala será aberta no navegador padrão. Se a opção estiver desabilitada, você deverá instalar o aplicativo e entrar na sala.

Habilitar acesso móvel: Se você ativar essa opção, poderá entrar na reunião usando os novos aplicativos para dispositivos móveis iOS e Android.

Ative recusar para fornecer aos participantes uma opção de não fornecer informações não explicitamente enviadas aos hosts. Quando os participantes escolhem recusar, o Adobe Connect excluirá o índice de envolvimento e contagem de mensagens de bate-papo particular ao relatar informações de reunião.

Selecione os participantes da reunião

Use a lista Usuários e grupos disponíveis para adicionar participantes. Localize participantes por nome e expanda os grupos para selecionar seus membros. Se desejar, atribua funções aos participantes selecionando seus nomes e clicando em Permissões, na parte inferior da lista de participantes. Em seguida, passe para a etapa final de envio de convites ou saia do assistente para enviar os convites mais tarde.

Envie os convites

O assistente guia você por dois processos que variam de acordo com a opção de acesso à reunião, isto é, se ela está aberta apenas para usuários registrados ou para todos os usuários.

Se a reunião estiver aberta apenas para usuários registrados, selecione Enviar convites e, em seguida, selecione um grupo para convidar (por exemplo, somente hosts). É possível editar o texto que aparece na mensagem de e-mail. Você pode anexar um compromisso do calendário do Microsoft Outlook à mensagem.

Se a reunião estiver aberta para todos que têm o URL da reunião, clique em Enviar convites por e-mail para abrir o aplicativo de e-mail e adicionar os convidados à lista de distribuição da sua mensagem de e-mail.

Vamos começar

Os hosts da reunião podem selecionar ou desmarcar a opção de exibição do navegador e, assim, escolher se desejam abrir a reunião em cliente HTML no navegador. Com base nas preferências selecionadas pelo host, os usuários serão solicitados a participar da reunião com o novo aplicativo CEF ou a continuar no navegador. 

Modelos e layouts de sala de reunião

Um modelo é uma sala de reuniões já projetada. Ele contém um ou vários leiautes com diferentes painéis (ou pods), configurações e conteúdos. É possível otimizar os leiautes para uma determinada tarefa, como apresentação de slides ou colaboração entre os participantes. Aproveite os leiautes e conteúdos existentes para evitar repetir a personalização sempre que criar uma reunião. Crie seus próprios modelos ou use os modelos padrão incluídos no Adobe Connect.

Para agilizar o processo de criação de reuniões, o Adobe Connect oferece três modelos incorporados: reunião padrão, treinamento padrão e evento padrão. Ao criar uma reunião usando o assistente de Nova reunião no Adobe Connect Central, selecione um destes três modelos para sua sala de reuniões. Em seguida, adicione seu conteúdo e inicie a reunião.

Quando a reunião é criada a partir de um modelo, a última versão do conteúdo é adicionada à sala. Se conteúdo do arquivo original for editado, as alterações não afetarão o conteúdo exibido na sala. Para atualizar o conteúdo da sala de reuniões, carregue o arquivo editado no servidor Adobe Connect e substitua o conteúdo existente na sala de reuniões pelo conteúdo editado no servidor.

É o modelo básico de reunião. Ele contém três leiautes: Compartilhamento, Discussão e Colaboração. O leiaute Compartilhamento está otimizado para permitir que os participantes compartilhem conteúdos (apresentações no Microsoft PowerPoint, vídeo, documentos do Adobe PDF, entre outros). O leiaute Discussão está otimizado para permitir que os participantes discutam os tópicos de forma interativa e façam anotações. O leiaute Colaboração está otimizado para permitir que os participantes façam anotações e desenhos nos conteúdos.

Usado para instruções de colaboração on-line e salas de aula virtuais. Ele contém três leiautes: Sala de espera, Sala de aula e Análise. O leiaute Sala de espera pode ser usado para exibir apresentações autoexecutáveis ou outros conteúdos preliminares. Deixe o leiaute Sala de espera aberto para que os participantes possam acessar seu conteúdo enquanto aguardam o início da reunião. O leiaute Sala de aula pode ser usado para apresentar slides em PowerPoint, compartilhar sua tela ou compartilhar um quadro branco. O leiaute Análise permite colaborar com alunos, fornecer arquivos para download e links de acesso, além de usar um quadro branco para divulgar instruções. O modelo de treinamento padrão e o modelo de sala de aula virtual padrão estão disponíveis na pasta Modelos de treinamento compartilhados , sendo o último o modelo padrão para salas de aula virtuais.

Pode ser usado para reuniões ou seminários com uma grande audiência. Ele contém três leiautes: Sala de espera, Apresentação e Perguntas e respostas. O leiaute Sala de espera pode ser usado para reproduzir músicas e exibir apresentações autoexecutáveis ou outros conteúdos preliminares. Deixe o leiaute Sala de espera aberto para que os participantes possam acessar seu conteúdo enquanto aguardam o início da reunião. O leiaute Apresentação pode ser usado para apresentações em PowerPoint, compartilhamentos de telas ou exibições de quadros brancos. O leiaute Perguntas e respostas pode ser usado para facilitar uma sessão de perguntas e respostas com os participantes.

Informações preservadas nos modelos

As salas de reuniões convertidas em modelos são réplicas das salas originais. Os leiautes, os pods, as informações da reunião e a maioria dos tipos de conteúdo são preservados nos modelos, inclusive :

• O nome, a ordem e o status inicial (selecionado) dos leiautes
• O nome, o tamanho, a posição e as configurações de alternância do modo de exibição dos pods
• O conteúdo dos pods (com exceção do pod de bate-papo)
• Direitos de microfone para participantes.
  
• Número de páginas nos arquivos PDF e a posição da barra de busca nos arquivos FLV
• O conteúdo do quadro branco sobreposto
• O estado da pesquisa (Preparar, Abertura, Fechar), perguntas, respostas e os resultados de transmissões
• Perguntas e respostas, o link do pod de bate-papo e o status das perguntas (Abertas, Respondidas, Todas)
• Texto do pod de notas
• Configurações de vídeo
• O estado de suspensão da sala (Sim, Não)
• As informações de entrada dos convidados
• As mensagens exibidas aos usuários quando a reunião for suspensa ou encerrada
• O plano de fundo, a resolução de tela e a largura de banda da sala
• O status da área exclusiva do apresentador
• A descrição do contato com os convidados
• Todas as configurações e alterações nas salas de sessão de grupo. Além disto, estas configurações são realizadas quando o modelo é usado para criar uma reunião.
  

Algumas informações não são salvas no modelo. As configurações de conferência de áudio e do assistente de configuração de áudio, assim como o conteúdo do pod de bate-papo, não são salvas nos modelos.

Aplicar modelos a novas reuniões

Conversão das salas de reuniões em modelos

Se você for um host, poderá criar um modelo de sala de reuniões. Para adicionar uma sala de reuniões à pasta Modelos compartilhados, é necessário ter permissões de Gerente para a pasta. Por padrão, você tem total controle sobre as reuniões e os modelos hospedados na sua pasta de reuniões do usuário.

Gerenciar leiautes

O menu Leiautes e a barra Leiaute estão visíveis somente para hosts. Os leiautes padrão são compartilhamento, discussão e colaboração.

O painel Gerenciar aparece no menu no lado direito do painel Layout. Você pode criar novos, duplicar, excluir ou renomear os layouts no painel Gerenciar.

CRIAR UM LAYOUT

Renomear um leiaute

Excluir um leiaute

Reordenar leiautes

Pesquisar layouts

Bloquear layouts

Alterar leiautes durante uma reunião

O menu Leiautes e a barra Leiaute estão visíveis somente para hosts. Os leiautes padrão são compartilhamento, discussão e colaboração. Quaisquer leiautes personalizados também serão relacionados. A barra Leiaute também exibirá miniaturas dos leiautes. Quando um host escolher outro leiaute, o novo leiaute será exibido na tela de cada participante.

Ajustar leiautes durante uma reunião

O modo de preparação permite que hosts e apresentadores criem ou modifiquem um layout da sala de reuniões enquanto a reunião ocorre, mas sem que os participantes vejam as alterações até que o host as torne visíveis.

Escolher uma imagem de plano de fundo para a sala de reunião

Você pode substituir o plano de fundo cinza padrão por uma imagem.

Redefinir leiautes

Redefina leiautes para reverter para os leiautes padrão. Quaisquer modificações nos leiautes Compartilhamento, Discussão e Colaboração serão revertidas e os leiautes personalizados serão excluídos.

Especificar opções da barra Leiaute

As opções da barra Leiaute permitem que você especifique a posição de encaixe e configurações de Ocultar automaticamente. No menu da barra Layout, escolha um dos seguintes:

Permita que o usuário faça o encaixe da barra Layout na borda esquerda da janela da sala de reunião.

Permita que o usuário faça o encaixe da Barra Layout na borda direita da janela da sala de reunião.

Permita opção Ocultar automaticamente na Barra Layout. Clique em para acessar a Barra Leiaute.

Painel de layouts Ativar/Desativar o Painel de layouts no Painel de reuniões na parte superior.

Perguntas frequentes

1. O que fazer se eu não conseguir acessar a câmera?

Execute uma rápida verificação e veja se o aplicativo consegue acessar a câmera. Se a verificação não conseguir detectar a câmera, execute o seguinte procedimento:

• Veja se algum outro aplicativo está acessando a câmera.
• Encerre todos os aplicativos que provavelmente estão usando a câmera.
• Feche e reinicie o navegador onde o acesso à câmera está falhando.
• Desconecte e reconecte a câmera, se conectada.