Atualize e gerencie reuniões existentes do Adobe Connect e seu conteúdo. Envie convites e obtenha informações da reunião.

Após criar uma reunião, você pode atualizar as informações da reunião, gerenciar o conteúdo associado a ela e alterar a lista de participantes.

Obter informações sobre uma reunião

É possível obter detalhes sobre uma reunião específica a qualquer momento.

  1. Na guia Início do Adobe Connect Central, clique em Minhas reuniões.
  2. Em Minhas reuniões, clique no nome da reunião.

    A página Informações da reunião é exibida à direita com os seguintes detalhes:

    Nome

    O título da reunião.

    URL

    O endereço da Web no qual a reunião ocorrerá (o endereço virtual da sala de reuniões).

    Resumo

    Uma breve descrição da reunião.

    Hora de início

    A data e a hora de início da reunião.

    Duração

    O tempo de duração previsto para a reunião.

    Idioma

    O idioma no qual a reunião será realizada.

    Informações de telefonia

    O número do telefone para o qual os participantes devem ligar para entrar na reunião e o código que devem informar (necessário apenas quando a reunião está em andamento).

  3. Clique no botão Abrir, ao lado do nome da reunião à esquerda, para entrar na reunião.

Exibir e modificar uma lista de participantes

Se tiver permissões de gerente para uma reunião, você poderá exibir uma lista de todos os participantes convidados para cada sala de reuniões. Porém, se a reunião for apresentada como um evento, visualize e gerencie os participantes na guia Gerenciamento de eventos. Para obter mais informações, consulte Adobe Connect Events.

Se for um administrador ou tiver permissões de gerenciamento para esta pasta de reunião, você poderá adicionar ou remover participantes. Você também poderá alterar a configuração de permissão do participantes (host, apresentador ou participante).

Os participantes que tiverem sido removidos não receberão qualquer notificação. Eles não poderão entrar na reunião, exceto se a configuração de acesso à reunião for alterada para permitir a entrada a qualquer pessoa que tiver o URL da reunião.

Exibir a lista de participantes da reunião

  1. Clique na guia Reuniões na parte superior da página inicial do Adobe Connect Central.
  2. Se necessário, navegue até a pasta que contém a reunião.
  3. Na lista de reuniões, clique no nome da reunião.
  4. Na barra de navegação da página Informações da reunião, clique no link Editar participantes.

Adicionar participantes à reunião

  1. Clique na guia Reuniões na parte superior da página inicial do Adobe Connect Central.
  2. Se necessário, navegue até a pasta que contém a reunião.
  3. Na lista de reuniões, clique no nome da reunião.
  4. Na barra de navegação da página Informações da reunião, clique no link Editar participantes.
  5. Na lista Usuários e grupos disponíveis, execute um dos procedimentos a seguir para selecionar os usuários ou grupos:
    • Com a tecla Ctrl (Windows) ou Command (Macintosh) ou a tecla Shift pressionada, clique na lista para selecionar vários usuários ou grupos.

    • Para expandir um grupo e selecionar indivíduos do grupo, clique duas vezes no nome do grupo; após selecionar os nomes, clique duas vezes em Um nível acima, na lista, para restaurar a lista original.

    • Para localizar um nome na lista, clique em Pesquisar na parte inferior da janela. Insira o nome para exibi-lo na lista e então o selecione.

  6. Clique em Adicionar.
  7. Para cada novo grupo ou usuário participante que você tiver adicionado, selecione o tipo de permissão apropriado (Participante, Apresentador, Host ou Negado). Use o menu Definir função de usuário, na parte inferior da lista Participantes atuais, para selecionar o tipo de permissão.

Remover participantes da reunião

  1. Clique na guia Reuniões na parte superior da página inicial do Adobe Connect Central.
  2. Se necessário, navegue até a pasta que contém a reunião.
  3. Na lista de reuniões, clique no nome da reunião.
  4. Na barra de navegação da página Informações da reunião, clique no link Editar participantes.
  5. Na lista Participantes atuais, execute um dos procedimentos a seguir para selecionar os usuários ou grupos:
    • Com a tecla Ctrl (Windows) ou Command (Macintosh) ou a tecla Shift pressionada, clique na lista para selecionar vários usuários ou grupos.

    • Para localizar um nome na lista, clique em Pesquisar, na parte inferior da janela, e digite o nome desejado para exibi-lo na lista. Quando o nome for exibido na lista.

  6. Clique em Remover.

Alterar as permissões dos participantes da reunião

  1. Clique na guia Reuniões na parte superior da página inicial do Adobe Connect Central.
  2. Se necessário, navegue até a pasta que contém a reunião.
  3. Na lista de reuniões, clique no nome da reunião.
  4. Na barra de navegação da página Informações da reunião, clique no link Editar participantes.
  5. Na lista Participantes atuais, execute um dos procedimentos a seguir para selecionar os usuários ou grupos cujas permissões você deseja alterar:
    • Com a tecla Ctrl (Windows) ou Command (Macintosh) ou a tecla Shift pressionada, clique na lista para selecionar vários usuários ou grupos.

    • Para localizar um nome na lista, clique em Pesquisar, na parte inferior da janela. Insira o nome para exibi-lo na lista e então o selecione.

  6. Para cada nome, selecione a nova função de usuário (Participante, Apresentador, Host ou Negado) do menu Definir função de usuário. O menu está na parte inferior da lista Participantes atuais.

Exibir e gerenciar o conteúdo da reunião

É possível exibir o conteúdo carregado, movê-lo para a biblioteca de conteúdo ou excluí-lo a qualquer momento.

Exibir uma lista de conteúdos carregados

Se tiver permissões de gerenciamento para uma pasta de reunião, você poderá visualizar carregamentos de conteúdo para o servidor de uma sala de reuniões nesta pasta.

  1. Clique na guia Reuniões na parte superior da página inicial do Adobe Connect Central.
  2. Se necessário, navegue até a pasta que contém a reunião.
  3. Na lista de reuniões, clique no nome da reunião.
  4. Na barra de navegação da página Informações da reunião, clique no link Conteúdo carregado.
  5. Uma lista de todos os conteúdos carregados é exibida. Execute um dos procedimentos a seguir:
    • Para ver informações sobre um determinado item da lista, clique no nome do item.

    • Mova o conteúdo carregado na Biblioteca de conteúdo.

    • Exclua o conteúdo carregado.

    • Para saber se o conteúdo ainda está sendo usado na sala de reuniões, verifique a coluna Referenciado. Se estiver marcada com Sim, o conteúdo ainda está em uso. Se a coluna estiver vazia, o conteúdo não está sendo usado.

Mover o conteúdo carregado na Biblioteca de conteúdo

Para mover conteúdo carregado para a bilblioteca Conteúdo, obtenha permissões ou direitos de administrador para gerenciar a pasta de biblioteca Reuniões específica que contém esta reunião.

  1. Clique na guia Reuniões na parte superior da página inicial do Adobe Connect Central.
  2. Se necessário, navegue até a pasta que contém a reunião.
  3. Na lista de reuniões, clique no nome da reunião.
  4. Na barra de navegação da página Informações da reunião, clique no link Conteúdo carregado.
  5. Clique na caixa de seleção à esquerda de cada arquivo que você deseja mover.
  6. Na barra de navegação, clique no botão Mover para pasta.
  7. Clique nos títulos de pasta ou no botão Mover um nível acima para ir até a pasta para a qual deseja mover o arquivo de conteúdo.
  8. Clique em Mover.
  9. Clique em OK.

Excluir o conteúdo carregado

  1. Clique na guia Reuniões na parte superior da página inicial do Adobe Connect Central.
  2. Se necessário, navegue até a pasta que contém a reunião.
  3. Na lista de reuniões, clique no nome da reunião.
  4. Na barra de navegação da página Informações da reunião, clique no link Conteúdo carregado.
  5. Clique na caixa de seleção à esquerda de cada arquivo que você deseja excluir.
  6. Clique em Excluir.
  7. Clique em Excluir, na página de configuração, para excluir definitivamente o conteúdo selecionado.

Editar as informações da reunião

Se for um administrador ou tiver permissões de gerente para a pasta de reunião, você pode modificar as propriedades da reunião na página Informações da reunião.

Observação:

Para editar informações de reunião enquanto estiver na sala de reunião, escolha Reunião > Gerenciar informações da reunião.

  1. Clique na guia Reuniões na parte superior da página inicial do Adobe Connect Central.
  2. Se necessário, navegue até a pasta que contém a reunião.
  3. Na lista de reuniões, clique no nome da reunião.
  4. Na barra de navegação da página Informações da reunião, clique no link Editar informações.
  5. Edite as informações da reunião, como hora de início ou duração.
  6. Clique em Salvar.

Opções da página Editar informações

Nome

É um campo obrigatório, exibido na lista de reuniões, na página de login e nos relatórios.

Resumo

É uma descrição da reunião, exibida na página Informações da reunião e incluída, por padrão, nos convites para a reunião. O comprimento do resumo se limita a 4000 caracteres.

Hora de início

É o dia, o mês, o ano e a hora de início da reunião.

Observação: Alguns modelos de preços do Adobe Connect ignoram a hora de início das reuniões e permitem que os participantes entrem nas reuniões antes da data inicial designada. Dependendo do modelo de preços de reunião, se a data inicial for alterada para uma data no futuro, os usuários poderão entrar na sala de reuniões depois que você criar a reunião. Se estiver conectado a uma sala de reuniões, você pode impedir que os participantes entrem na sala nos intervalos entre as reuniões.

Duração

A duração da reunião, em horas e minutos.

Idioma

O idioma principal usado na sala de reuniões.

Observação: Se você alterar o idioma da reunião na página Editar informações, os nomes dos pods na sala de reuniões permaneceram no idioma original. É melhor definir o idioma ao criar uma reunião e não alterá-lo depois.

Acesso

Use as opções a seguir:

Somente usuários registrados podem entrar na sala (o acesso está bloqueado a convidados)

Esta opção permite que usuários registrados e participantes entrem na sala com seu nome de usuário e senha. O acesso é negado a convidados.

Somente usuários registrados e convidados aceitos podem entrar na sala

Com esta opção, a sala de reuniões estará acessível somente para pessoas convidadas como convidados e usuários registrados. 

Os usuários registrados precisam informar o nome de usuário e a senha para entrar na sala de reuniões. Os convidados aceitos precisam ser aceitos na sala pelo host. O Adobe Connect pode gerar um relatório individual de presença para cada usuário registrado da reunião. Os convidados aceitos são adicionados ao número total de participantes da reunião apresentado nos relatórios da reunião, mas não recebem relatórios individuais de presença.

Os usuários devem inserir uma senha para a sala

Especifique um código alfanumérico, para atuar como uma senha para entrar em uma reunião, se quiser aumentar segurança da reunião.

Qualquer um com o URL da reunião pode entrar na sala

Qualquer pessoa que tenha o URL da sala de reuniões pode acessar a reunião. Clique em Enviar convites por e-mail para criar um convite no seu aplicativo de e-mail. O novo e-mail já contém o campo Assunto preenchido (Convite do Adobe Connect) e uma mensagem (com data, hora, duração, URL e resumo da reunião) que podem ser editados por você.

Cuidado:

Quando você seleciona a opção Qualquer um com o URL, sua sala está disponível publicamente. Qualquer conteúdo carregado na sua sala também estará disponível publicamente. Qualquer usuário que tiver o URL pode acessar o conteúdo carregado sem seu conhecimento.

Centro de custo

Determina como o custo em minutos da sala de reuniões é alocado. Use o menu para selecionar uma opção e faturar os custos a usuários individuais, seu centro de custo ou um centro de custo especificado.

Configurações de conferência de áudio

Você pode optar por não incluir o áudio na reunião ou escolher uma destas opções de conferência de áudio:

Observação: É possível adicionar as configurações de conferência de áudio durante a reunião caso você não as tenha adicionado ao criar a reunião. Solicite que todos os usuários saiam da reunião enquanto você adiciona as configurações de conferência e, quando terminar, solicite que eles entrem na reunião novamente.

Incluir esta conferência de áudio nesta reunião

Perfis de áudio com configurações de conferências de áudio predefinidas. Selecione um perfil para associar à reunião. O Adobe Connect usa o perfil para conectar-se à sala de reuniões e iniciar a conferência de áudio. Se você tiver criado um perfil de áudio, esta será a opção padrão de conferência de áudio selecionada ao criar uma nova reunião. Se você tiver criado vários perfis de áudio, associe um perfil de áudio específico a uma nova reunião.

Incluir outra conferência de áudio nesta reunião

Números de telefone e outras configurações para acessar uma conferência de áudio quando o provedor de áudio não tiver sido configurado com uma sequência de discagem. As configurações são exibidas somente, por exemplo, no convite da reunião e na sala de reuniões. É necessário ter uma conta do provedor.

Atualizar informações de todos os itens vinculados a este item

Marque esta caixa de seleção para atualizar todos os itens vinculados à reunião com as novas informações.

Enviar convites para reuniões existentes

Se for o host da reunião, um administrador ou tiver permissões de gerente para a pasta de reunião, você poderá enviar convites para uma reunião.

Os convites para as reuniões são mensagens enviadas por e-mail aos participantes, com informações de data, hora, duração, resumo, URL e conferência de áudio. Você também pode anexar um evento do calendário do Microsoft Outlook à mensagem de e-mail. Este recurso permite que os participantes adicionem a reunião aos seus próprios calendários do Outlook.

Observação:

O Adobe Connect não consegue enviar um convite de reunião para uma reunião na qual a contagem de caracteres para o conteúdo a ser enviado para o cliente de e-mail seja superior a 1.000 caracteres. O problema é relacionado ao mailto de marca HTML, pois navegadores não conseguem iniciar um cliente de e-mail quando o conteúdo excede 1.000 caracteres.

O modo como os convites são enviados varia de acordo com o tipo da reunião:

Convidados registrados

Se a reunião for apenas para usuários registrados, crie uma mensagem de e-mail personalizada no Adobe Connect Central. Envie o convite por e-mail a todos os participantes e apresentadores; apenas aos apresentadores ou apenas aos participantes. É possível editar o assunto e o corpo da mensagem.

Qualquer pessoa

Se a reunião for aberta a qualquer pessoa que tiver o URL da reunião, clique em Enviar convites por e-mail para criar uma mensagem no seu aplicativo de e-mails. O e-mail contém um assunto (o nome da reunião) e uma mensagem (com data, hora, duração, URL e resumo da reunião), que podem ser editados por você.

Enviar convites apenas para convidados registrados

  1. Clique na guia Reuniões na parte superior da página inicial do Adobe Connect Central.
  2. Se necessário, navegue até a pasta que contém a reunião.
  3. Na lista de reuniões, clique no nome da reunião.
  4. Na barra de navegação da página Informações da reunião, clique no link Convites.
  5. No menu Para, selecione o grupo que deseja convidar: Todos os hosts, apresentadores e participantes; Apenas hosts; Apenas apresentadores ou Apenas participantes.
  6. Edite o assunto e o texto da mensagem conforme apropriado.
  7. Para anexar um evento do calendário do Outlook ao e-mail, marque a caixa de seleção ao lado da opção Anexar o evento calendário (iCal) do Microsoft Outlook a uma mensagem de e-mail; desmarque a caixa se não quiser anexar nenhum evento.
  8. Clique em Enviar.

Enviar convites para uma reunião sem restrições

  1. Clique na guia Reuniões na parte superior da página inicial do Adobe Connect Central.
  2. Se necessário, navegue até a pasta que contém a reunião.
  3. Na lista de reuniões, clique no nome da reunião.
  4. Na barra de navegação da página Informações da reunião, clique no link Convites.
  5. Execute qualquer um dos procedimentos a seguir, conforme necessário:
    • Clique em Enviar convites por e-mail para exibir automaticamente uma nova mensagem em branco no seu aplicativo de e-mail.

    • Crie manualmente uma mensagem de e-mail e copie e cole o URL da reunião (fornecido com as informações da reunião) na mensagem.

  6. Digite os endereços de e-mail dos convidados ou adicione-os usando o seu catálogo de endereços.
  7. Edite ou digite, conforme apropriado, o assunto e a mensagem do e-mail.
  8. Envie o convite por e-mail.

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