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Zuletzt aktualisiert am
1. März 2024
Übersicht
Dank der Einstellungen für die Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit (LDV; Limited Document Visibility) kann eine Vereinbarung mehrere Dateien enthalten, die für Empfangende selektiv sichtbar sind, je nachdem, welche Einstellungen aktiviert sind und wie die Vereinbarung konfiguriert ist.
Anwendungsbeispiele:
- Vertriebsvereinbarungen, die interne Aufsicht oder Genehmigung erfordern, bevor sie an die Kundschaft gesendet werden.
- Dokumentation für Neueinstellungen, die nach Annahme des Angebotsschreibens zugestellt werden soll.
- HR-Dokumente, die eine interne Verarbeitung erfordern, die über den Kompetenzbereich der ursprünglichen Unterzeichnenden hinausgeht.
Hier ist ein kurzes Video, das anspruchsvolle Nutzungsmöglichkeiten aufzeigt:
Verfügbarkeit:
Die Option Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit ist nur für Enterprise-Lizenz-Abos verfügbar.
Konfigurationsumfang:
LDV kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.
Die Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit umfasst mehrere bestimmte Begriffe:
Benutzer und Benutzer-ID
- Benutzende ist ein allgemeiner Begriff für alle Benutzenden, die über die direkte Anmeldung, die föderierte Authentifizierung oder eine Integration auf Adobe Acrobat Sign zugreifen. Benutzer können mehrere E-Mail-Adressen haben, die sie zur Authentifizierung bei Acrobat Sign verwenden (deshalb kann ein Benutzer mehrere Benutzer-IDs haben).
- Benutzer-ID ist ein bestimmtes, authentifiziertes Objekt in Adobe Acrobat Sign. Die tatsächliche ID ist eine vom System zugewiesene Nummer, die die Identifikation eines eindeutigen (Benutzer-)Objekts sicherstellt. Benutzer-IDs werden häufig mit der E-Mail-Adresse gleichgesetzt, da beide eindeutige Werte im System sind. Ein Benutzer kann seine E-Mail-Adresse jedoch ändern, wohingegen die Benutzer-ID nicht geändert werden kann. Alle Assets sind logisch an die Benutzer-ID gebunden, mit der sie erstellt wurden.
Interne und externe Parteien
- Interne Parteien sind Benutzer-IDs, die zu demselben Acrobat Sign-Konto wie die sendende Benutzer-ID gehören.
- Es ist zu beachten, dass Benutzer im selben Unternehmen möglicherweise mit verschiedenen Acrobat Sign-Konten arbeiten. Acrobat Sign macht keine Annahmen basierend auf E-Mail-Domänen oder Firmennamen. Die einzig relevante Beziehung ist die, bei der Benutzer-IDs derselben Konto-ID zugehörig sind.
- Externe Parteien sind durch Benutzenden-IDs gekennzeichnet, die nicht Mitglied des Kontos der sendenden Benutzenden-ID sind.
- Wenn die E-Mail-Adresse der teilnehmenden Person nicht in der Benutzerliste für das Konto aufgeführt ist, handelt es sich bei der teilnehmenden Person definitionsgemäß um eine externe Partei.
Funktionsweise der Dokumentsichtbarkeit
LDV-Regeln können auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.
Mit LDV-Regeln wird festgelegt, dass nur die Dateiinhalte angezeigt werden, die explizit einer bestimmten empfangenden Person zugewiesen wurden.
Dateiinhalte werden einer empfangenden Person zugewiesen, indem mindestens ein Feld hinzugefügt wird, das dieser empfangenden Person zugewiesen ist.
- LDV ist dateibasiert, nicht seitenbasiert. Wenn eine Datei 40 Seiten hat und dem Empfänger auf einer Seite ein Feld zugewiesen ist, kann der Empfänger alle 40 Seiten der Datei sehen.
- Wenn in der Datei kein Feld für den Empfänger vorhanden ist, ist die gesamte Datei von der Ansicht des Empfängers ausgeschlossen.
- Wenn vier Dateien vorhanden sind und der Empfänger alle vier Dateien anzeigen muss, muss dem Empfänger mindestens ein Feld auf einer der Seiten jeder Datei zugewiesen werden.
- Wenn die einzelnen Seiten einer Datei kontrolliert werden müssen, muss die Datei in einzelne Dateien aufgeteilt werden, die jeweils eine Seite enthalten.
Im Beispiel rechts gibt es zwei Unterzeichnende und zwei Dokumente in einer Vereinbarung.
Unterzeichnerin oder Unterzeichner 1 sieht beide Dokumente, da ihr bzw. ihm in beiden Dokumenten ein Feld zugewiesen ist (Feld 1 und Feld 2).
Unterzeichnerin oder Unterzeichner 2 sieht nur Dokument 2, weil ihr bzw. ihm in Dokument 1 kein Feld zugewiesen ist.
- Dokument 2 ist sichtbar, da dem Unterzeichner 2 das Feld 3 zugewiesen ist.
Hinweis:
LDV-Regeln gehen von zwei Voraussetzungen aus:
- Es muss mehr als ein Empfänger vorhanden sein.
- Empfängern sind alle Benutzer, die dem Signatur-/Genehmigungsprozess hinzugefügt wurden.
- Auf CC gesetzte Parteien sind keine Empfänger.
- Der Vereinbarung muss mehr als eine Datei hinzugefügt werden.
- Dateien sind alle Anhänge, die zum Erstellen der Vereinbarung verwendet werden (.doc, .xls, .pdf, .png usw.).
Wenn eine der oben genannten Voraussetzungen nicht zutrifft, werden die LDV-Regeln für diese Vereinbarung ausgesetzt.
Unterzeichnende sehen nur Dateien, die ihnen zugewiesene Signaturen, Initialen oder Dateneingabefelder enthalten ist das Stammsteuerelement, durch das die LDV-Funktion und der Satz untergeordneter Steuerelemente aktiviert werden. Wenn dieses Steuerelement deaktiviert ist, ist die gesamte LDV-Funktion für Empfangende nicht verfügbar.
Alle Empfänger und Parteien auf CC sehen jederzeit alle Dateien.
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Während des Signaturvorgangs |
Wenn die Vereinbarung abgeschlossen ist |
|---|---|---|
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Absender |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
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Interner Empfänger |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
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Externer Empfänger |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
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Interner CC-Teilnehmer |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
|
Externer CC-Teilnehmer |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
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Externer Archivempfänger |
n. zutr. |
Alle Dokumente |
Nach der Aktivierung des LDV-Stammsteuerelements stehen drei zusätzliche Konfigurationen zur Auswahl, mit denen du die Sichtbarkeit je nach gewünschtem Erlebnis steuern kannst:
Wenn nur die Option Unterzeichner sehen nur Dateien, die ihnen zugewiesenen Signaturen, Initialen oder Dateneintragsfelder enthalten aktiviert ist:
- Der Absender kann jederzeit den gesamten Dateiinhalt sehen.
- Empfänger können nur die Dateien sehen, an denen sie explizit während der Signatur und nach Abschluss der Vereinbarung beteiligt sind.
- CC-Parteien sehen keinen Dateiinhalt.
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Teilnehmer |
Während der Signatur |
Abgeschlossene Vereinbarung |
|---|---|---|
|
Absender |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
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Interner Empfänger |
Zugewiesene Dokumente |
Zugewiesene Dokumente |
|
Externer Empfänger |
Zugewiesene Dokumente |
Zugewiesene Dokumente |
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Interner CC-Teilnehmer |
Ohne |
Ohne |
|
Externer CC-Teilnehmer |
Ohne |
Ohne |
|
Externer Archivempfänger |
n. zutr. |
Alle Dokumente |
Wenn die Option Unterzeichner und CCs in meinem Konto sehen alle Dateien aktiviert ist:
- Alle internen Benutzer-IDs (relativ zum sendenden Benutzer) können den gesamten Dateiinhalt sehen.
- Externe Empfänger sehen nur den Dateiinhalt, der ihnen während der Signatur und nach Abschluss der Vereinbarung zugewiesen wurde.
- Externe CC-Parteien sehen keinen Dateiinhalt.
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Teilnehmer |
Während der Signatur |
Abgeschlossene Vereinbarung |
|---|---|---|
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Absender |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
|
Interner Empfänger |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
|
Externer Empfänger |
Zugewiesene Dokumente |
Zugewiesene Dokumente |
|
Interner CC-Teilnehmer |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
|
Externer CC-Teilnehmer |
Ohne |
Ohne |
|
Externer Archivempfänger |
n. zutr. |
Alle Dokumente |
Wenn die Option Unterzeichner und CCs sehen beim Empfang der signierten Vereinbarung alle Dateien aktiviert ist:
- Empfänger sehen während des Signaturprozesses nur den ihnen zugewiesenen Dateiinhalt.
- CC-Parteien sehen während des Signaturprozesses keinen Dateiinhalt.
Sobald die Vereinbarung abgeschlossen ist, können alle Empfänger und CC-Parteien den gesamten Dateiinhalt sehen.
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Teilnehmer |
Während der Signatur |
Abgeschlossene Vereinbarung |
|---|---|---|
|
Absender |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
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Interner Empfänger |
Zugewiesene Dokumente |
Alle Dokumente |
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Externer Empfänger |
Zugewiesene Dokumente |
Alle Dokumente |
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Interner CC-Teilnehmer |
Ohne |
Alle Dokumente |
|
Externer CC-Teilnehmer |
Ohne |
Alle Dokumente |
|
Externer Archivempfänger |
n. zutr. |
Alle Dokumente |
Diese Konfiguration aktiviert die LDV-Regeln und ermöglicht allen internen Benutzer-IDs (relativ zum Absender), den gesamten Dateiinhalt während des Signaturzyklus anzuzeigen.
Wenn die Vereinbarung abgeschlossen ist, können alle Benutzer den gesamten Dateiinhalt anzeigen.
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Teilnehmer |
Während der Signatur |
Abgeschlossene Vereinbarung |
|---|---|---|
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Absender |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
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Interner Empfänger |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
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Externer Empfänger |
Zugewiesene Dokumente |
Alle Dokumente |
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Interner CC-Teilnehmer |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
|
Externer CC-Teilnehmer |
Ohne |
Alle Dokumente |
|
Externer Archivempfänger |
n. zutr. |
Alle Dokumente |
Wenn du vorhast, handschriftliche Signaturen zu akzeptieren, solltest du diese Option aktivieren. Beachte jedoch, dass die LDV-Regeln nicht gelten, wenn eine handschriftliche Signatur erforderlich ist.
In allen Fällen, in denen eine handschriftliche Signatur involviert ist, werden die LDV-Regeln für diese Vereinbarung ausgesetzt.
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Teilnehmer |
Während der Signatur |
Abgeschlossene Vereinbarung |
|---|---|---|
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Absender |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
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Interner Empfänger |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
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Externer Empfänger |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
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Interner CC-Teilnehmer |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
|
Externer CC-Teilnehmer |
Alle Dokumente |
Alle Dokumente |
|
Externer Archivempfänger |
n. zutr. |
Alle Dokumente |
Verwenden der LDV mit der REST-API V6
Der Absender kann die REST-API V6 verwenden, um Dokumenten ausdrücklich Sichtbarkeit zu erteilen.
Bei Aufrufen der REST-API V6 werden alle Dokumentsichtbarkeitseinstellungen auf der Benutzeroberfläche ignoriert, da der API-Aufruf die Einstellungen auf Konto-/Gruppenebene außer Kraft setzt.
Es wird einzig übernommen, dass der Absender eine Dokumentbezeichnung angeben muss, wenn er ein Formularfeld für einen bestimmten Empfänger angibt.
Der REST API V6-Endpunkt POST /agreements hat drei Parameter, mit denen das Verhalten der Dokumentsichtbarkeit gesteuert werden kann.
AgreementInfo
|
Parametername |
Typ |
Erforderlich |
Beschreibung |
|---|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Boolescher Wert für |
Nein |
Optionaler Dokumentsichtbarkeitsparameter für die Vereinbarung. Dieser Parameter muss angegeben und auf „true“ gesetzt werden, um die Dokumentsichtbarkeit zu aktivieren. |
ParticipantSetInfo
|
Parametername |
Typ |
Erforderlich |
Beschreibung |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Zeichenfolge[] |
Nein |
Eine FileInfo.label-Liste, die für Teilnehmer in diesem Teilnehmersatz sichtbar gemacht werden soll. |
CcInfo
|
Parametername |
Typ |
Erforderlich |
Beschreibung |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Zeichenfolge[] |
Nein |
Eine FileInfo.Label-Liste, die für Teilnehmer in diesem CC sichtbar gemacht werden soll. |
HTTP-Statuscode
|
HTTP-Statuscode |
Grund |
Beschreibung |
|---|---|---|
|
400 |
INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL |
Mindestens eine sichtbare Seitenbezeichnung im Teilnehmersatz ist ungültig. |
|
400 |
INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL |
Mindestens eine sichtbare Seitenbezeichnung in CC ist ungültig. |
|
403 |
DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED |
Die Option „Dokumentsichtbarkeit aktiviert“ ist auf „false“ gesetzt. Daher kann der Dateiinfoindex für keinen Teilnehmersatz oder kein CC angegeben werden. |
Der REST API V6-Endpunkt GET /agreements/{agreementId} kann verwendet werden, um die Beziehung zwischen Teilnehmern und Dokumenten abzurufen.
AgreementInfo
|
Parametername |
Typ |
Beschreibung |
|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Boolescher Wert für |
Wenn dieser Wert auf „true“ gesetzt ist, wurde die Dokumentsichtbarkeit für diese Vereinbarung aktiviert. |
ParticipantSetInfo
|
Parametername |
REST-Objekt |
Beschreibung |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Zeichenfolge[] |
Eine FileInfo.label-Liste, die für Teilnehmer in diesem Teilnehmersatz sichtbar gemacht werden soll. |
CcInfo
|
Parametername |
REST-Objekt |
Beschreibung |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Zeichenfolge[] |
Eine FileInfo.Label-Liste, die für Teilnehmer in diesem CC sichtbar gemacht werden soll. |
Wenn GET /agreements/{agreementId} den Status CANCELLED aufweist, liegt dies möglicherweise an einem oder mehreren ungültigen Dokumentsichtbarkeitsparameterwerten.
Verwende GET /agreements/{agreementId}/events, um den Fehlergrund abzurufen.
|
Fehlermeldung |
Bedingung |
|---|---|
|
fileInfoIndex <FileInfo index> fehlt in einem der participantSets, die <participant email> enthalten. |
<label> muss als visiblePages für Teilnehmer <participant email> angegeben werden. |
Der obige Fehler wird mit dem Event.type-Wert AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM und Event.comment protokolliert.
Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit und Zertifikate für digitale Signaturen sind inkompatibel.
Wenn LDV aktiviert ist, wird das digitale Signaturobjekt aus der In-App-Authoring-Umgebung entfernt.
Wenn eine Vereinbarung mit einem digitalen Signaturfeld mit aktivierten LDV-Regeln gesendet wird, wird ein Fehler ausgelöst:
Das Feld für die digitale Signatur <field name> wird aufgrund der eingeschränkten Dokumentsichtbarkeit nicht unterstützt.
Wenn Benutzer-IDs die Datei anzeigen können, die das Anhangsfeld enthält, sind sie auch berechtigt, den Inhalt des Anhangs anzuzeigen.
Das Ersetzen eines Empfängers funktioniert ganz normal, allerdings gibt es eine Ausnahme:
- Absender der Vereinbarung dürfen sich nicht selbst ersetzen, wenn sie als Empfänger mit einer nicht signierenden Rolle aufgeführt sind, und die Option Unterzeichner und CCs in meinem Konto sehen alle Dateien deaktiviert ist.
Wenn die Option Unterzeichner und CCs in meinem Konto sehen alle Dateien aktiviert ist:
- Interne Empfänger können nur an einen anderen internen Benutzer delegieren.
- Externe Empfänger dürfen nicht an einen internen Benutzer delegieren.
- Wenn du dies versuchst, wird die Fehlermeldung ausgegeben, dass dein Kontoadministrator die Delegierung an diese Person nicht zulässt.
Die Dateien und Felder können (mit der Funktion „Vereinbarung ändern“) solange bearbeitet werden, bis die Vereinbarung von einem Teilnehmer angezeigt wurde.
LDV ist rollenunabhängig.
Du musst für nicht signierende Empfänger in jeder Datei, auf die diese Zugriff haben sollen, mindestens ein Feld platzieren.
Wenn einem Empfänger keine sichtbaren Dateien zugewiesen sind (weil keine Felder platziert wurden), wird ein Fehler ausgelöst:
Teilnehmer <email> (<participant role>) hat kein sichtbares Dokument
Massenversand funktioniert genauso wie andere Vereinbarungen.
Wenn eine Vereinbarung gesendet wird, muss mindestens ein erforderliches (nicht optionales oder bedingtes) Signaturfeld für jeden Empfänger mit einer Signaturrolle vorhanden sein.
Wenn für einen oder mehrere Unterzeichner kein erforderliches Signaturfeld vorhanden ist, wird am Ende der Vereinbarung eine zusätzliche Seite mit einem Signaturblock für jeden Unterzeichner hinzugefügt (wodurch alle Unterzeichner diese letzte Seite anzeigen können).
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