Creazione e gestione di seminari

Usate Adobe Connect Seminars per creare un tipo speciale di riunione. L’applicazione Seminars riunisce i partecipanti in una sala riunioni un giorno specifico compreso tra l’ora iniziale e finale. I seminari esistono solo per quel periodo di tempo. (Per contro, la sala riunioni in cui si tiene il seminario esiste prima, durante e dopo il seminario).

Contrariamente a una riunione, che in genere presuppone un numero limitato di partecipanti e può ripetersi, un seminario ha un minimo di 1500 partecipanti, spesso è un evento unico o non frequente e il pubblico è in genere passivo. Almeno un relatore o un organizzatore devono essere presenti nella stanza affinché altri possano entrare, anche se il seminario è pubblico. La stanza predefinita di un seminario è diversa dalla stanza predefinita di una riunione. Inoltre, i seminari possono essere creati solo in una stanza seminari condivisa, mentre le riunioni possono essere create in una cartella condivisa o in una cartella utente.

Consigli di Adobe

Seminari di grandi dimensioni e seminari di dimensioni più ridotte

Un seminario che ammette oltre 600 partecipanti è considerato un seminario di grandi dimensioni. Un seminario con meno di 600 partecipanti è considerato un seminario di dimensioni ridotte. Durante un determinato periodo di tempo, potete pianificare solo un seminario di grandi dimensioni. Mentre potete pianificare più eventi utilizzando un unico seminario regolare.

La licenza acquistata prevede seminari di dimensioni ridotte, eseguiti come semplici riunioni, o più grandi, eseguiti come riunioni caratterizzate da un numero di partecipanti elevato. Una sessione di seminario è creata di dimensioni grandi o piccole in base alla licenza e non è basata sul numero di partecipanti. 

Stanza seminari e Sessione seminario

In Adobe Connect, la licenza per un seminario è disponibile nella scheda Seminari > Seminari condivisi. Ogni licenza che acquistate viene visualizzata come una cartella nella scheda Seminari condivisi. Per pianificare un seminario, create un’istanza di un seminario condiviso a partire da una stanza seminario. Queste istanze diverse dei Seminari condivisi sono denominate Sessioni del seminario. Ogni sessione rappresenta un seminario Web indipendente al quale partecipano gli utenti.

Se utilizzate la licenza webinar denominato, sono disponibili una scheda Seminari utente e una scheda Seminari personali per la gestione dei seminari Web. 

I seminari Web che realizzate corrispondono a singole istanze presenti nei Seminari condivisi disponibili. Tali istanze sono denominate Sessioni del seminario e sono disponibili nella scheda Seminari > Sessioni del seminario.

Operazioni pre-seminario

Un’attenta pianificazione prima del seminario contribuisce al suo corretto svolgimento e a razionalizzare le attività di follow-up.

Determinazione del numero previsto di partecipanti per i seminari

Se l’azienda ha acquistato l’applicazione Seminars, dispone di un numero determinato di licenze per i seminari. Il numero di partecipanti al seminario non deve superare il numero di utenti simultanei ammessi dalla licenza. L’amministratore di Seminars dispone delle informazioni relative al numero di licenze aziendali acquistate e di seminari simultanei che potete svolgere simultaneamente. Se ritenete che tale numero non sia sufficiente, informate quanto prima l’amministratore. Calendario seminario elenca la pianificazione di tutte le licenze di seminari possedute. Potete visualizzare la fascia oraria per determinare se una licenza di seminario è disponibile.

Per gli account dotati di licenza di seminario per riunioni di grandi dimensioni, scegli una delle seguenti opzioni per il numero di partecipanti previsto:

• Sessione del seminario regolare, se il numero di partecipanti è uguale o inferiore a 600

• Sessione del seminario di grandi dimensioni, se il numero di partecipanti è superiore a 600

Accesso alla libreria Seminario

I file e le cartelle del seminario sono contenuti nella libreria Seminario. Gli utenti con le autorizzazioni corrette possono organizzare e gestire questi file e queste cartelle. Alla libreria Seminario si accede dalla scheda Seminari.

Determinazione delle autorizzazioni

Le autorizzazioni di partecipazione definiscono i ruoli dei partecipanti a un seminario, ad esempio partecipante, relatore e organizzatore. Queste autorizzazioni vengono assegnate al momento della creazione di un seminario. Gli amministratori seminari possono modificarle nel corso del seminario e al termine dello stesso modificando l’elenco dei partecipanti.

Le autorizzazioni della libreria Seminario determinano chi può gestire le cartelle della libreria. Dei sei gruppi incorporati, solo gli amministratori dispongono di autorizzazioni Gestisci per la cartella Seminari condivisi. Per impostazione predefinita, ad Autori, Manager formazione, Organizzatori riunioni, Amministratori seminari, Manager webinar e Manager evento vengono assegnate le autorizzazioni Rifiutato. L’amministratore può escludere queste autorizzazioni predefinite e consentire ad altri di accedere alla cartella Seminari condivisi. Non esistono tipi di autorizzazioni Pubblica o Visualizza, come per la libreria Contenuto. Per gestire cartelle diverse da Seminari condivisi, devi possedere autorizzazioni Gestisci per quella determinata cartella nella libreria Seminario.

Registrazione e approvazione dei partecipanti

In base al tipo e allo scopo di un determinato seminario, l’amministratore del seminario potrebbe desiderare che gli ospiti si registrino. In questo caso, l’organizzatore deve avere Adobe Connect Events come parte dell’applicazione Adobe Connect Central, in quanto la registrazione a qualsiasi riunione, formazione, presentazione o seminario può essere fatta solo tramite la scheda Gestione evento. Se l’organizzatore dispone di questa scheda, deve prima creare il seminario dalla scheda Seminari utilizzando la procedura guidata Seminario. Quindi, può creare un evento e selezionare il seminario creato come evento.

Creazione di un seminario

Dopo aver ottenuto le autorizzazioni corrette, crea i seminari con la procedura guidata per la creazione di seminari.

Avvio della procedura guidata Seminario

Crea o individua una cartella Seminario condiviso nella libreria Seminario in cui collocare il seminario (per accedere alla cartella è necessario disporre dell’autorizzazione). Dopo aver scelto un percorso, fai clic sul pulsante Nuova sessione del seminario per aprire la procedura guidata.

Immissione delle informazioni sul seminario

Nella prima pagina della procedura guidata Seminario immettete i dettagli di base sul seminario, ad esempio un nome e un riepilogo, e selezionate il modello da utilizzare. (Il nome del seminario e la lingua sono obbligatori, tutti gli altri campi sono facoltativi.) Una volta creato il seminario, potete modificare queste informazioni. Programmate le diverse sessioni utilizzando un’unica stanza seminari e riutilizzate un URL del seminario.

Pianificare le sessioni seminari

Un seminario condiviso rappresenta un segnaposto per tutte le sessioni che si svolgeranno in futuro. Dopo aver creato una nuova stanza seminari, pianificate le diverse istanze del seminario come sessioni del seminario. L’URL del seminario rimane invariato in quanto la stanza seminari di base non viene modificata. Tuttavia, la pianificazione e la durata di un seminario possono essere modificati in ogni sessione. La licenza del seminario determina il numero massimo di partecipanti.

Selezione dei partecipanti al seminario

Se il seminario è limitato unicamente agli ospiti invitati, il passo successivo consiste nel selezionare i partecipanti al seminario. Nel caso di un seminario limitato agli ospiti registrati e agli utenti accettati, puoi scegliere se utenti e gruppi devono ricoprire il ruolo di partecipanti o di relatori nel seminario. Questi utenti potranno accedere direttamente al seminario. Gli utenti non invitati che dispongono dell’URL per la sala riunioni del seminario possono tentare di eseguire l’accesso come ospiti. In questo caso, l’organizzatore può concedere l’ammissione agli ospiti su base individuale.

Invio degli inviti

Il passo finale consiste nell’inviare ai partecipanti inviti e-mail contenenti la data, l’ora, la durata e il percorso del seminario. Potete inviare gli inviti nel momento in cui create il seminario, oppure crearli e inviarli in seguito.

Pianificare un seminario

Programma una sessione di seminari utilizzando una stanza seminari come riferimento di base. L’URL del seminario, procedente dalla stanza seminari, rimane immutato, mentre la durata e la pianificazione vengono modificate per ciascuna sessione dei seminari.

Le sessioni specifiche del seminario vengono create in anticipo rispetto all’ora di inizio di ogni sessione. Gli URL di base delle rispettive stanze seminari vengono utilizzati anche per le sessioni. Quando si apre una sessione già completata, la registrazione e i rapporti di ciascuna sessione sono disponibili nelle scheda Sessioni del seminario.

Potete creare una sessione del seminario ad hoc direttamente da una stanza seminari. Per eseguire tale operazione, fate clic su Nuova sessione ad hoc, nel componente notifier a comparsa presente nell’angolo superiore destro.

Risolvere i conflitti di pianificazione tra seminari

Quando create un seminario, se la sua pianificazione si sovrappone a un altro seminario esistente, Adobe Connect non vi consente di crearlo. Per evitare il conflitto, si consiglia di verificare il calendario del seminario e di risolvere il conflitto. Per controllare il calendario del seminario:

1. Andate a Seminari > Calendario seminario. Tutte le licenze Seminari dispongono di una voce univoca nella barra laterale sinistra.

2. Scegliete una data specifica. La vista viene aggiornata per mostrarvi le istanze del seminario relative alla data selezionata nella vista Calendario.

3. Fate clic su una sessione specifica. Viene visualizzata una finestra di dialogo a comparsa con i dettagli relativi alla sessione.

In alternativa, per visualizzare l’elenco di tutte le sessioni del seminario pianificate per un periodo più lungo, procedete come indicato di seguito:

1. Andate a Seminari > Sessioni del seminario.

2. Regolate le date corrispondenti ai campi Da e A. Vengono elencate tutte le sessioni del seminario pianificate nei vostri Seminari condivisi.

3. Controllare il tempo di inizio e la durata di tutte le istanze per individuare il conflitto.

Estensione dei seminari oltre il tempo previsto

Una sessione del seminario che continua oltre il tempo previsto viene automaticamente prorogata due volte, per 30 minuti ciascuna. Tale proroga è possibile solo se ciò non comporta alcuna sovrapposizione con un’altra sessione precedentemente pianificata. Se una sessione pianificata in precedenza entra in conflitto con l’estensione del seminario attualmente in corso, quest’ultimo si conclude in 10 minuti. Gli organizzatori ricevono una notifica durante la riunione che la sessione corrente non può essere estesa e che terminerà in 10 minuti.

Se un seminario continua oltre la durata prevista, viene automaticamente prorogato due volte, per 30 minuti ciascuna. Successivamente, l’organizzatore riceve una notifica durante la riunione per prorogare manualmente il seminario di 30 minuti alla volta. La sessione del seminario in corso viene prorogata se non ci sono conflitti con una sessione pianificata in precedenza. L’organizzatore del seminario riceve una notifica a ciascuna proroga.

Modalità di standby e pianificazione delle sessioni di seminari ad hoc

Quando si apre una stanza seminari al di fuori di una sessione pianificata per seminari, la stanza viene aperta in modalità standby. La modalità standby consente agli ospitanti di preparare la stanza per i seminari, di eseguire le verifiche pertinenti relative alla stanza e di acquisire una maggiore familiarità con l’ambiente dei seminari Adobe Connect. In una stanza seminari sono ammessi solo dieci partecipanti, in base all’ordine seguente: il creatore della sessione, gli ospitanti e i relatori in ordine alfabetico.

L’amministratore del seminario riceve un messaggio pop-up di notifica nel quale viene visualizzato il numero di utenti a cui è stato negato l’accesso alla sessione seminario corrente a causa del limite della quota. Dopo che il proprietario di una stanza seminari crea una sessione ad hoc, i partecipanti possono partecipare riaprendo la sessione del seminario.

Per creare una sessione del seminario ad hoc, esegui la seguente procedura.

Inviare gli inviti per seminari

Quando crei una sessione di seminario, puoi inviare gli inviti via e-mail. Una volta iniziato il seminario, puoi contattare gli invitati inviando loro un messaggio e-mail dalla scheda Informazioni sulla sessione del seminario o dalla sala riunioni. Per ulteriori informazioni sul secondo caso, consulta “Contattare gli invitati da una riunione” in Invito dei partecipanti e concessione o divieto dell’accesso. Relativamente al primo caso, attieniti alle istruzioni seguenti:

Visualizzazione delle informazioni sul seminario

Per visualizzare o modificare un seminario esistente è necessario possedere entrambi i tipi di autorizzazione seguenti:

Devi disporre di autorizzazioni Gestisci per il file o la cartella del seminario, perché quando apporti modifiche a un seminario che hai creato modifichi di fatto il file o la cartella nella libreria Seminario.

È necessario essere l’organizzatore del seminario, perché si modificano anche i parametri del seminario stesso.

Visualizzazione del profilo di un seminario

Visualizzazione dell’elenco di partecipanti a un seminario

Se disponi di autorizzazioni Gestisci per un seminario puoi vedere l’elenco di tutti i partecipanti invitati per ogni stanza seminario.

Visualizzazione di un elenco di contenuti caricato da un seminario

Se disponi di autorizzazioni Gestisci per una cartella seminario, puoi vedere un elenco di tutto il contenuto caricato nel server da una stanza seminario all’interno di quella cartella.

Visualizzazione dell’elenco delle registrazioni di un seminario

Puoi visualizzare un elenco dei seminari registrati.

Visualizzazione delle registrazioni di sessioni specifiche del seminario

Crea delle sessioni di seminari specifiche utilizzando un stanza seminari come riferimento di base. Le registrazioni di tutte le stanze seminari sono disponibili come descritto in precedenza. Anche le registrazioni di sessioni specifiche del seminario sono accessibili, ma separatamente.

Visualizzazione di informazioni sulle licenze per la cartella Seminario

Puoi visualizzare le informazioni sul numero di licenze acquistate dall’organizzazione. Ciò può essere utile quando pianifichi il numero di persone da invitare a un seminario.

Modifica dei seminari

Un amministratore o un utente con autorizzazioni Gestisci per una cartella Seminario può aggiungere partecipanti, rimuoverli e cambiare i ruoli delle autorizzazioni per i partecipanti (organizzatore, relatore o partecipante). Gli amministratori sono in grado di accedere alle stanze seminari e ai relativi contenuti o registrazioni e rapporti, nonché spostare o eliminare qualsiasi contenuto o eliminare una stanza seminario stessa. 

Tuttavia, gli amministratori non possono pianificare le sessioni o creare stanze seminari nelle cartelle degli utenti. Questo comportamento è simile a quello degli amministratori di account, i quali sono in grado di accedere alle cartelle delle riunioni degli utenti e alle riunioni e ai contenuti, ma non possono creare riunioni.

Sposta seminari

È possibile spostare i seminari in tutte le licenze di seminari. Potete spostare più stanze seminari alla volta, mentre non è possibile spostare:

• Cartelle
• Una stanza seminario con una sessione in corso
• Una stanza seminario con una sessione programmata di grandi dimensioni che inizia entro meno di 45 minuti (buffer di grandi dimensioni)
• Una stanza seminario con una sessione programmata di grandi dimensioni che inizia entro meno di 45 minuti (buffer di grandi dimensioni) in una licenza di grandi dimensioni.

Se si verifica un conflitto nella sessione esistente della stanza e la licenza viene spostata, Adobe Connect crea un avviso con un elenco delle sessioni in conflitto. Se si sposta un seminario di questo tipo, le sessioni in conflitto vengono eliminate dalla licenza del seminario di origine.  

Modifica delle informazioni sul seminario

Aggiunta o rimozione dei partecipanti ai seminari

Puoi aggiungere o rimuovere partecipanti al seminario in qualsiasi momento.

Modifica del ruolo di un partecipante a un seminario

Puoi assegnare i seguenti ruoli ai partecipanti a un seminario : relatore, partecipante o organizzatore.

Visualizzazione dei dati dei seminari

Il Pannello seminario fornisce una rappresentazione grafica dei dati statistici sui seminari. Fai clic sul collegamento Pannello seminario sotto la barra della scheda, nella parte superiore della finestra del seminario.

I dati che riflettono tutti i seminari creati vengono visualizzati in tre grafici a barre. Selezionane uno qualsiasi per visualizzare il rapporto relativo al seminario desiderato.

Determinato dal numero di sessioni.

Determinato dal numero di partecipanti.

Determinato dal numero di visualizzazioni, ovvero da quante volte è stato visto un seminario in archivio. 

Per visualizzare informazioni più dettagliate , puoi fare clic su ogni singolo seminario in uno qualsiasi dei tre grafici a barre.

Rapporti sui seminari

Utilizzate la funzione Rapporti di Adobe Connect Central per creare rapporti in cui sono riepilogate le informazioni sul seminario da diverse prospettive. I rapporti vengono creati dal collegamento Rapporti nella pagina Informazioni sul seminario.

Potete accedere ai rapporti delle stanze seminari entrando prima in una stanza e selezionando Rapporti. I rapporti relativi alle stanze contengono informazioni aggregate sulle sessioni e sui partecipanti. I rapporti relativi alle stanze seminari sono disponibili come un riepilogo globale e come rapporti in base a partecipanti, sessioni e domande.

Create delle sessioni di seminari specifiche utilizzando le stanze riunioni come riferimento di base. I rapporti per le sessioni specifiche sono disponibili anche separatamente. Aprite la scheda Sessioni del seminario e fate clic su Rapporti. Vengono visualizzati i rapporti relativi ai partecipanti e alle domande dei sondaggi.

Partecipazione a un seminario da Adobe Connect Central

Se dovete partecipare a un seminario, il nome del seminario viene visualizzato nell’elenco Riunioni personali della scheda Pagina iniziale nella finestra Adobe Connect Central. Inoltre, se possedete Outlook e avete accettato l’invito al seminario, il seminario viene visualizzato nel calendario di Outlook. (I seminari creati sono elencati nella scheda Seminari.)

Potete stabilire se il seminario al quale intendete partecipare è già in corso controllando la data e l’ora indicate per il seminario. Se la data è trascorsa, il seminario viene visualizzato nell’elenco riunioni sotto le riunioni scadute, ma potete comunque entrare nella stanza per vedere il contenuto.