Creazione di stanze riunioni virtuali e disposizione dei layout

Puoi creare riunioni in Adobe Connect Central. Ogni riunione ha un URL statico (sala riunioni) che persiste anche dopo averla chiusa. Puoi utilizzare questo URL per avviare nuovamente la riunione. Gli ospitanti delle riunioni possono personalizzare l’URL al momento della creazione di una riunione.

Per incorporare la registrazione nell’ambito della propria riunione, è necessaria la scheda Gestione evento. Vedi l’applicazione Adobe Connect Events. L’amministratore di account può richiedere di utilizzare una licenza separata per realizzare un seminario Web di grandi dimensioni con 1500 partecipanti. Qualora gli amministratori di Adobe Connect approvino la richiesta, riceverete un URL della sala riunioni. Utilizza questo URL per creare un sistema di registrazione evento.

Puoi utilizzare la sala riunioni in qualsiasi momento per eseguire riunioni di prova con 25 partecipanti. Primi di avviare la riunione, configurate la sala riunioni con il contenuto/layout. Tuttavia, i partecipanti possono effettuare il login alla riunione 15 minuti prima dell’orario stabilito. Se è stata creata una sala riunioni, quelle di dimensioni più ridotte possono essere svolte in qualsiasi momento anche se non sono state pianificate.

Creazione di un profilo audio (per le audioconferenze)

La finestra Profili audio personali (Profilo personale > Profili audio personali) consente di configurare un profilo audio da utilizzare con un’audioconferenza. I profili audio utilizzano le impostazioni della conferenza associate al fornitore audio selezionato per avviare l’audioconferenza. Vedi Creazione e utilizzo di profili audio.

Avvio della procedura guidata Riunione

Sono disponibili due opzioni per avviare la procedura guidata Riunione. Per creare la riunione nella cartella Riunioni personali, passa alla home page di Adobe Connect Central. In questa pagina, fai clic sul pulsante Crea e seleziona Riunione dal menu. Per creare la riunione in un’altra cartella per la quale disponi dell’autorizzazione Gestisci, spostati su quella cartella nella libreria Riunioni, quindi fai clic sul pulsante Nuova riunione.

Immissione delle informazioni sulla riunione

Immetti i dettagli sulla riunione nella prima pagina della procedura guidata Riunione. Tali dettagli comprendono nome, URL personalizzato, riepilogo, data, durata, modello, lingua, limitazioni sull’accesso e impostazioni dell’audioconferenza (sono obbligatori solo il nome e la lingua). Puoi selezionare un profilo audio dal menu a comparsa anziché immettere manualmente le impostazioni dell’audioconferenza.

Nome
Immetti il nome della stanza riunioni.

URL personalizzato
Puoi creare un URL personalizzato per le tue riunioni per una maggiore precisione. Aggiungi solo caratteri alfanumerici ASCII o trattini nel campo personalizzato.  

Riepilogo
Aggiungi un riepilogo della riunione da condividere con i partecipanti.

Ora di inizio
Seleziona la data e l’ora di inizio della riunione.

Durata
Scegli la durata della riunione.

Selezione modello
Seleziona il modello per la stanza riunioni. Per ulteriori informazioni sui modelli, consulta Modelli di sale predefiniti per Adobe Connect.

Lingua
Seleziona la lingua della stanza riunioni.

Accesso
Le esperienze dei partecipanti alla riunione variano a seconda dei loro diritti di accesso. Gli utenti registrati, i membri dell’account e gli ospiti possono accedere alla stanza riunioni. Di seguito sono riportati i diritti che l’ospitante può fornire ai partecipanti alla riunione:

• Gli utenti registrati possono entrare nella stanza
• I membri dell’account possono entrare nella stanza
• I membri dell’account possono entrare nella stanza quando l’ospitante non è presente
• Gli ospiti accettati possono entrare nella stanza
• Chiunque disponga dell’URL della riunione può entrare nella stanza 
• Gli utenti devono immettere una passcode.

Ulteriori informazioni sui diritti di accesso sono disponibili in Diritti di accesso dei partecipanti alla riunione. 

Esperienza audio/video avanzata
A seconda delle impostazioni dell’applicazione e dell’interfaccia del browser dell’account, le impostazioni predefinite corrispondenti a livello di stanza saranno diverse.

A livello di account, l’impostazione predefinita è “Permetti agli ospitanti di decidere per la propria stanza”. Tuttavia, un amministratore può scegliere “Forza l’esperienza audio/video avanzata” o “Forza visualizzazione standard”.

A livello di stanza, le impostazioni dell’applicazione e dell’interfaccia del browser sono abilitate solo quando l’impostazione corrispondente a livello di account è “Permetti agli ospitanti di decidere per la propria stanza”. Se l’amministratore dell’account ha “Forzato” una delle impostazioni, gli ospitanti non possono modificarle a livello di stanza.

A livello di stanza, quando l’impostazione a livello di account è “Permetti agli ospitanti di decidere per la propria stanza”, tutte le stanze avranno come impostazione predefinita l’Esperienza audio/video avanzata. Gli ospitanti possono scegliere di passare alla visualizzazione standard.

In tutte le stanze appena create, le impostazioni dell’audioconferenza saranno configurate per impostazione predefinita con il VoIP. Gli ospitanti possono scegliere di includere altre audioconferenze nella stanza. Per ulteriori informazioni sui profili audio, consulta Creazione e utilizzo dei profili audio.

Rendi anonime le registrazioni: se abiliti l’opzione Esperienza audio/video avanzata, puoi scegliere di rendere i nomi dei partecipanti anonimi nelle registrazioni. Sono disponibili due opzioni:

• Rendi anonime tutte le registrazioni: se attivi questa opzione, i nomi di tutti i partecipanti nella stanza riunioni vengono sostituiti con Utente 1, Utente 2 e così via. I nomi dei partecipanti non sono visibili nei contenitori Partecipanti, Chat e Domande e risposte.
• Offri agli ospitanti l’opzione di rendere anonime le registrazioni: se abiliti questa opzione, puoi rendere anonime le registrazioni ogni volta che gli ospitanti avviano una registrazione. I nomi dei partecipanti vengono sostituiti automaticamente.

Nascondi schermata di ingresso: se questa opzione è selezionata, i partecipanti non potranno impostare il microfono, l’altoparlante o la videocamera prima di entrare nella riunione.

Nota: se l’opzione Nascondi schermata di ingresso è selezionata in Amministrazione > Conformità e controllo > Impostazioni avanzate, l’opzione Nascondi schermata di ingresso nelle impostazioni della riunione verrà disattivata.

Abilita accesso browser: se abiliti quest’opzione e non hai l’applicazione Adobe Connect installata sul computer, la stanza si aprirà nel browser predefinito. Se l’opzione è disattivata, è necessario installare l’applicazione ed entrare nella stanza.

Abilita accesso da dispositivi mobili: se attivi questa opzione, potrai entrare nella riunione usando le nuove applicazioni per dispositivi mobili iOS e Android.

Abilita il rifiuto per offrire ai partecipanti la possibilità di non fornire informazioni non inviate in modo esplicito agli organizzatori. Quando i partecipanti scelgono l’opzione di rifiuto, Adobe Connect esclude l’indice di coinvolgimento e il conteggio dei messaggi in chat privati dai rapporti della riunione.

Selezione dei partecipanti alla riunione

Usa l’elenco Utenti e gruppi disponibili per aggiungere partecipanti. Trova i partecipanti in base al nome ed espandete i gruppi per selezionare gli individui presenti nel gruppo. Se lo desideri, puoi assegnare i ruoli selezionando i nomi dei partecipanti e facendo clic su Autorizzazioni in fondo all’elenco corrente dei partecipanti. Dopodiché, passa alla fase finale dell’invio degli inviti o esci dalla procedura guidata per inviare gli inviti in un secondo momento.

Invio degli inviti

La procedura guida l’utente in due processi separati, a seconda che la riunione sia aperta solo agli utenti registrati o a tutti.

Se la riunione è aperta solo agli utenti registrati, scegli Invia inviti e seleziona un gruppo da invitare (ad esempio, solo ospitanti). Puoi modificare il testo che appare nel messaggio e-mail. Puoi includere un appuntamento per la funzione calendario di Microsoft Outlook.

Se la riunione è aperta a chiunque disponga dell’URL, fai clic su Invia inviti per e-mail per aprire l’applicazione e-mail e aggiungi gli invitati all’elenco di distribuzione del messaggio e-mail.

Iniziamo

Gli ospitanti delle riunioni possono selezionare o deselezionare l’opzione di visualizzazione del browser, quindi scegliere se aprire la Riunione nel client HTML nel browser. In base alle preferenze scelte dall’ospitante, agli utenti viene richiesto di accedere alla riunione con la loro nuova applicazione CEF o di continuare nel browser. 

Modelli e layout delle stanze riunioni

Un modello è semplicemente una sala riunioni che è già stata predefinita. Può contenere uno o più layout con pannelli di visualizzazione o contenitori, configurazioni e contenuti diversi. I layout possono essere ottimizzati per una specifica attività, come la presentazione di diapositive o la collaborazione con i colleghi. È possibile sfruttare i layout e i contenuti esistenti per ridurre la personalizzazione ripetitiva ogni volta che crei una riunione. Crea modelli personalizzati o usa quelli predefiniti inclusi in Adobe Connect.

Per creare rapidamente una sala riunioni, Adobe Connect offre tre modelli integrati: Riunione predefinita, Formazione predefinita ed Eventi predefiniti. Quando crei una riunione utilizzando la procedura guidata di creazione Nuova riunione in Adobe Connect Central, seleziona uno dei tre modelli per la sala riunioni. Quindi, aggiungi il contenuto e avvia la riunione.

Quando crei una sala riunioni da un modello, viene aggiunta alla stanza la versione più recente dei contenuti. Se modifichi il file di origine dei contenuti incorporati, le modifiche non hanno effetto sui contenuti della stanza. Per aggiornare il contenuto della sala riunioni, carica in Adobe Connect Server il file rivisto e sostituisci il contenuto esistente della sala riunioni con quello aggiornato del server.

Modello generale per le riunioni. Contiene tre layout: Condivisione, Discussione e Collaborazione. Il layout Condivisione è ottimizzato per la condivisione di contenuti, quali presentazioni di Microsoft PowerPoint, video, PDF Adobe, e così via. Il layout Discussione è ottimizzato per discutere dei problemi in modo interattivo e per prendere appunti. Il layout Collaborazione è ottimizzato per consentire l’annotazione dei contenuti e il disegno a mano libera sul contenuto stesso.

Usato per istruzioni collaborative online e aule virtuali. Contiene tre layout: Sala d’attesa, Aula e Analisi. Il layout Sala d’attesa è un luogo in cui puoi mostrare una presentazione automatica o visualizzare altri contenuti preliminari. Puoi lasciare aperto il layout Sala d’attesa in modo che i partecipanti possano visualizzarne il contenuto in attesa dell’inizio della riunione. Dal layout Aula puoi presentare diapositive PowerPoint, condividere lo schermo o una lavagna. Il layout Analisi consente di collaborare con gli studenti, fornire i file da scaricare e i collegamenti da consultare e utilizzare una lavagna per le istruzioni. Il Modello formazione predefinita e il Modello predefinito aula virtuale sono disponibili nella cartella Modelli formazione condivisi e rappresentano, inoltre, il modello predefinito per le aule virtuali.

È utilizzato per le riunioni o i seminari con un vasto pubblico. Contiene tre layout: Sala d’attesa, Presentazione e Q e R. Il layout Sala d’attesa è un luogo in cui puoi riprodurre musica, mostrare una presentazione automatica o visualizzare altri contenuti preliminari. Puoi lasciare aperto il layout Sala d’attesa in modo che i partecipanti possano visualizzarne il contenuto in attesa dell’inizio della riunione. Dal layout Presentazione puoi presentare diapositive PowerPoint, condividere lo schermo o mostrare una lavagna. Il layout Domande e risposte facilita una sessione aperta di D e R con i partecipanti.

Informazioni mantenute in un modello

Una sala riunioni convertita in modello è un duplicato della stanza originale. Le informazioni su layout, contenitori, stanze e la maggior parte dei tipi di contenuto vengono conservati nel modello, compresi i seguenti elementi:

• Layout con nome, ordine e stato di avvio (selezionato)
• Contenitori con nome, dimensioni, posizione e impostazioni per l’attivazione e la disattivazione dello schermo intero
• Contenuto dei contenitori
• Diritti microfono per i partecipanti.
  
• Numeri di pagina dei file PDF e posizione della barra di ricerca nei file FLV
• Contenuto della lavagna sovrapposta
• Stato del sondaggio (Prepara, Aperto, Chiuso), domande, risposte e risultati della trasmissione
• Q e R, collegamento del contenitore Chat e stato (Aperto, Risposta, Tutti)
• Testo nel contenitore Note
• Impostazioni video
• Stanza in pausa (Sì, No)
• Impostazione per l’ingresso di ospiti
• Messaggi visualizzati per gli utenti quando una riunione è in pausa o terminata
• Sfondo della stanza, risoluzione dello schermo e larghezza di banda
• Stato dell’area solo relatori
• Descrizione dei contatti invitati
• Tutte le impostazioni e le modifiche apportate alla stanze dei sottogruppi di lavoro. Inoltre, queste impostazioni vengono portate avanti quando il modello viene utilizzato per creare una riunione.
  

Alcune informazioni non vengono salvate nel modello: Le impostazioni dell’audioconferenza, della procedura guidata di impostazione audio e il contenuto di un contenitore Chat.

Applicazione di un modello a una nuova riunione

Conversione di una sala riunioni in un modello

Gli ospitanti possono creare un nuovo modello di sala riunioni. Per aggiungere una sala riunioni alla cartella Modello condiviso, devi avere le autorizzazioni di manager per tale cartella. Per impostazione predefinita, un utente ha il controllo completo sulle riunioni e i modelli presenti nella propria cartella di riunioni.

Gestisci layout

Il menu Layout e la barra dei layout possono essere visualizzati solo dagli ospitanti. I layout predefiniti sono Condivisione, Discussione e Collaborazione.

Il pannello Gestisci viene visualizzato nel menu a destra del pannello Layout. Puoi duplicare, eliminare o rinominare i layout oppure crearne di nuovi nel pannello Gestisci.

CREARE UN LAYOUT

Rinominare un layout

Eliminare un layout

Riordinare i layout

Cercare i layout

Bloccare i layout

Modifica i layout durante una riunione

Il menu Layout e la barra dei layout possono essere visualizzati solo dagli ospitanti. I layout predefiniti sono Condivisione, Discussione e Collaborazione. Inoltre, vengono elencati tutti i layout personalizzati. Anche nella barra dei layout vengono visualizzate le miniature dei layout. Quando un ospitante sceglie un layout diverso, il nuovo layout viene visualizzato sullo schermo di tutti i partecipanti.

Regolare i layout durante una riunione

La modalità Prepara consente a ospitanti e a relatori di creare o modificare un layout di una sala riunioni mentre la riunione è in corso, ma senza che i partecipanti vedano le modifiche fino a quando l’ospitante non le rende visibili.

Scegli un’immagine di sfondo per la sala riunioni

Puoi sostituire il colore grigio predefinito dello sfondo con un’immagine.

Ripristinare i layout

Ripristina i layout per ritornare ai layout predefiniti. Tutte le modifiche apportate ai layout Condivisione, Discussione e Collaborazione vengono ripristinate mentre i layout personalizzati vengono eliminati.

Specificare le opzioni della barra dei layout

Le opzioni della barra dei layout vi consentono di determinare la posizione di aggancio e le impostazioni relative alla funzione Nascondi automatico. Dal menu della barra dei layout, scegli una delle opzioni seguenti:

Consenti agli utenti di agganciare la barra dei layout al margine sinistro della finestra della sala riunioni.

Consente agli utenti di agganciare la barra dei layout al margine destro della finestra della sala riunioni.

Consente di nascondere automaticamente la barra dei layout. Fai clic su per sganciare la barra dei layout.

Pannello layout Abilitare/disabilitare il Pannello layout dal pannello Riunione in alto.

Domande frequenti

1. Cosa devo fare se non riesco ad attivare la telecamera?

Esegui una rapida scansione e verifica se l’app è in grado di accedere alla fotocamera. Se la scansione non riesce a rilevare la videocamera, effettua le seguenti operazioni:

• Verifica se un’altra app sta accedendo alla fotocamera.
• Elimina tutte le app che probabilmente utilizzano la fotocamera.
• Chiudi e riavvia il browser in caso di problemi di accesso alla videocamera.
• Scollega e ricollega la fotocamera, se collegata.