Scopri come partecipare a una riunione come un partecipante o ospitante, utilizzare un contenitore, gestire l’ingresso dei partecipanti e gestire le notifiche e le richieste degli utenti durante le riunioni.

Avvio delle riunioni

Se siete un ospitante, avviate una riunione effettuano il login nella stanza riunioni e successivamente invitate gli altri utenti mediante un’e-mail o un messaggio immediato. Le riunioni possono essere spontanee o pianificate.

Quando entrate in una stanza riunioni, potete elaborare delle attività di configurazione per i partecipanti. Ad esempio, specificare le informazioni relative alla conferenza, accettare o rifiutare richieste di partecipazione alla riunione, ridisporre i contenitori e digitare degli appunti.

Accesso a una stanza riunioni

  1. Effettuate una delle seguenti operazioni:

    • Dalla home page di Adobe Connect Central, scegliete Riunioni personali, quindi fate clic sul pulsante Apri della riunione desiderata.

    • In Adobe Connect Central, spostatevi alla pagina Informazioni riunione relativa a una riunione specifica e fate clic su Entra nella stanza riunioni.

    • Fate clic sull'URL della riunione presente nell'invito e-mail che avete ricevuto. Digitate il login e la password di Adobe Connect, quindi fate clic su Entra nella stanza.

    • Immettete l’URL della riunione nel browser. Digitate il login e la password di Adobe Connect, quindi fate clic su Entra nella stanza.

    Nota:

    La prima volta che visitate la stanza riunioni è consigliabile salvarla come segnalibro in modo da potervi accedere rapidamente alla prossima occasione.

Puoi avviare una stanza riunioni Adobe Connect nell’applicazione Adobe Connect per desktop. Se non disponi dell’applicazione Adobe Connect richiesta, Adobe Connect ne richiede il download e l’installazione. Un Amministratore può fare in modo che per tutti gli utenti sia obbligatorio installare un’applicazione Adobe Connect per partecipare a una sessione Adobe Connect. 

Per consentire ai partecipanti di familiarizzare con una stanza riunioni di Adobe Connect, all'apertura vengono visualizzati suggerimenti animati sulla partecipazione a una sessione. I suggerimenti si basano sul ruolo e differiscono per gli ospitanti, i relatori e i partecipanti. Riguardano il flusso di lavoro principale per un ruolo. È possibile fare clic su Non mostrare più per disattivare i suggerimenti guidati. Potete riavviare l'animazione dei suggerimenti durante una riunione da Aiuto > Mostra suggerimenti per Adobe Connect nella stanza riunioni.

Suggerimenti guidati per agevolare la comprensione delle attività più comuni durante le riunioni.
Suggerimenti guidati per agevolare la comprensione delle attività più comuni durante le riunioni.

Dopo aver selezionato Non mostrare di nuovo, l’utente può avviare l’animazione dei suggerimenti da Aiuto > Mostra suggerimenti per Adobe Connect nella stanza riunioni.

Invito dei partecipanti e concessione o divieto dell’accesso

Mentre si trovano nella stanza riunioni, gli ospitanti possono invitare le persone a partecipare a una riunione. Un ospitante può bloccare l’accesso a una riunione e accettare o rifiutare le richieste di accesso a una riunione bloccata.

Invito dei partecipanti mentre è in corso una riunione

Gli ospitanti possono invitare le persone a partecipare a una riunione da una stanza riunioni di Adobe Connect.

  1. Nella barra dei menu, selezionate Riunione > Gestisci accesso ed entrata > Invita partecipanti.
  2. Nella finestra di dialogo Invita partecipanti, effettuate una delle seguenti operazioni:
    • Fate clic su Componi e-mail per aprire l’applicazione e-mail predefinita e inviare agli invitati un messaggio e-mail generato automaticamente in cui è contenuto l’URL della riunione.

    • Copiate l’URL della riunione dalla finestra di dialogo Invita partecipanti in un messaggio e-mail o in un messaggio IM e inviatelo agli invitati. Tornate alla stanza riunioni e fate clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo.

Consenti agli utenti di partecipare senza il consenso degli ospitanti

Potete impostare una stanza riunioni nella quale i partecipanti vengono automaticamente ammessi, senza alcun intervento da parte dell'ospitante della riunione. Quando create una riunione, nella sezione Accesso, selezionate Chiunque disponga dell'URL della riunione può entrare nella stanza. Per una riunione esistente, accedete a Modifica informazioni e selezionate la stessa opzione.

Attenzione:

Quando selezioni l’opzione Chiunque disponga dell'URL, la stanza è disponibile pubblicamente. Qualsiasi contenuto caricato nella stanza sarà sempre disponibile pubblicamente. Qualsiasi utente che disponga dell’URL può accedere al contenuto caricato senza che tu ne sia notificato.

Blocco dei partecipanti in arrivo

  1. Nella barra dei menu, selezionate Riunione > Gestisci accesso ed entrata > Blocca partecipanti in arrivo.
  2. Per consentire ai partecipanti in arrivo di richiedere l’entrata in una riunione, selezionate I partecipanti in arrivo possono richiedere l’ingresso.
  3. (Facoltativo) Nella casella di testo, modificate il messaggio relativo ai partecipanti in arrivo. Selezionate Salva messaggio per salvare il messaggio per uso futuro.

Bloccare gli ospiti che non dispongono di un account Adobe Connect

  1. Nella barra dei menu, selezionate Riunioni > Gestisci accesso ed entrata > Blocca accesso ospiti.

Utilizzo dei contenitori

Gli ospitanti possono visualizzare e nascondere, aggiungere, eliminare, ridisporre e organizzare i contenitori. In una riunione potete visualizzare contemporaneamente più di un’istanza di un contenitore (tranne i contenitori Partecipanti, D e R, Video e il pannello Partecipazione).

Nota:

Gli amministratori di Adobe Connect possono cambiare contenitore, condivisione e altre impostazioni al fine di soddisfare gli standard richiesti. Queste impostazioni influenzano il layout delle stanze riunioni e ciò che potete fare al loro interno. Per ulteriori informazioni, consultate Operazioni con le impostazioni di conformità e controllo.

Come visualizzare o nascondere un contenitore

  • Per mostrare un contenitore, selezionatelo dal menu Contenitori. (Per i contenitori che dispongono di più istanze, selezionate il nome dell'istanza dal sottomenu.)

    I contenitori attualmente visibili nella riunione sono contrassegnati da un segno di spunta.

  • Per nascondere un contenitore, deselezionatelo dal menu Contenitori oppure fate clic sull'icona del menu , situata nell'angolo superiore destro del contenitore, quindi scegliete Nascondi.

Aggiunta di un contenitore

  1. Nella barra dei menu, selezionate Contenitori e il nome di un contenitore.
  2. Dal sottomenu del contenitore, scegliete Nuovo contenitore [nome contenitore].

Spostamento e ridimensionamento dei contenitori

  1. Nella barra dei menu, scegliete Contenitori > Sposta e ridimensiona contenitori. Quando è selezionata, questa opzione è contrassegnata da un segno di spunta.
  2. Per spostare un contenitore, trascinatelo per la barra del titolo. Per ridimensionare un contenitore, trascinate l’angolo inferiore destro.

Visualizzare un contenitore nelle dimensioni massime

Quando ingrandite un contenitore, le sue dimensioni si adattano alla finestra attuale del browser.

  1. Nell'angolo superiore destro del contenitore, fate clic sull'icona del menu , quindi selezionate Ingrandisci.
  2. Per ripristinare le dimensioni originali del contenitore, fate nuovamente clic sull'icona del menu, quindi selezionate Ripristina.

Nota:

Per espandere ulteriormente le dimensioni del contenitore Condivisione oltre i margini della finestra attuale del browser, fino a coincidere con i bordi dello schermo, fate clic sul pulsante Schermo intero.

Organizzare i contenitori

  1. Nella barra dei menu, selezionate Contenitori > Organizza contenitori.
  2. Effettuate una delle seguenti operazioni:
    • Per eliminare i contenitore, selezionateli dall'elenco, quindi fate clic su Elimina.

    • Per rinominare un contenitore, selezionatelo nell'elenco, quindi fate clic su Rinomina.

    • Per individuare tutti i contenitori inutilizzati, fate clic su Seleziona elementi non usati. Qualsiasi contenitore inutilizzato è evidenziato nell’elenco a sinistra. Fate clic su Elimina per rimuovere eventuali contenitori inutilizzati.

  3. Fate clic su Fine.

Accedere per la prima volta ad Adobe Connect

I nuovi utenti che effettuano per la prima volta il login vengono guidati attraverso l’interfaccia utente corrispondente al ruolo che è stato assegnato loro nel sistema. Le regole che determinano la destinazione dei nuovi utenti al momento del loro primo login in Adobe Connect sono descritte di seguito.

Appartenenza a un gruppo

Diretto in questa posizione dopo aver effettuato il primo login

Solo ospitanti della riunione

Nuova riunione generata dal sistema

Ospitanti della riunioni, insieme a qualsiasi altro criterio di appartenenza

Nuova riunione generata dal sistema

Solo manager formazione

Scheda Formazione

Solo autori

Scheda Contenuto

Solo Amministratori seminari

Scheda Seminario

Solo utenti in formazione

Scheda Pagina iniziale

Solo manager evento

Scheda Eventi

Solo Amministratori evento

Scheda Pagina iniziale

Qualsiasi combinazione di due o più appartenenze, escluso il gruppo Ospitanti riunione

Scheda Pagina iniziale

Amministratori, Amministratori (limitati o entrambi)

Scheda Pagina iniziale

Qualsiasi ruolo insieme a uno o più ruoli di amministratore (Amministratori, Amministratori – Limitati e amministratore di eventi)

Scheda pertinente in base al ruolo

Quando un utente viene portato in una nuova stanza riunioni generata dal sistema può immettere un nome e un URL specifici per la stanza riunioni. In alternativa, può continuare a utilizzare il nome e l'URL generati dal sistema. Inoltre, l'utente può selezionare Altre impostazioni nel riquadro a sinistra, per avviare Adobe Connect Central e configurare la stanza riunioni. Ad esempio, nell'eventualità che l'utente, come ospitante della riunione, desideri associare un profilo audio alla stanza riunioni.

Un utente che accede per la prima volta viene indirizzato a una stanza delle riunioni generata dal sistema e gli viene fornita l'opzione di rinominarla
Un utente che accede per la prima volta viene indirizzato a una stanza delle riunioni generata dal sistema e gli viene fornita l'opzione di rinominarla

Nota:

In un nuovo account utente, se una riunione viene creata nella cartella Riunioni personali, l'utente principiante viene portato alla cartella Riunioni personali anziché in una stanza riunioni generata dal sistema.

Partecipazione a una riunione

Potete partecipare a una riunione come ospite o utente registrato, a seconda delle opzioni scelte dall’ospitante della riunione.

Se la connessione al server genera un errore, Adobe Connect visualizza un messaggio di errore. Viene fornito un collegamento a una procedura guidata di prova che vi guida attraverso una serie di verifiche dello stato della connessione.

  1. Effettuate una delle seguenti operazioni:
    • Se siete stati invitati a una riunione da un collega, fate clic su Riunioni personali nella scheda home di Adobe Connect. Individuate la riunione a cui desiderate partecipare tra quelle elencate a sinistra e fate clic su Entra.

    • Fate clic sull’URL della riunione che avete ricevuto tramite messaggio immediato o e-mail.

  2. Eseguite il login alla stanza riunioni come ospite o come utente di Adobe Connect:
    • Selezionate Entra come ospite. Digitate il nome con cui desiderate essere identificati nel corso della riunione. Immettete i valori appropriati nei campi di accesso degli ospiti come, ad esempio, ID e-mail e numero di contatto, quindi selezionate Entra nella stanza.

    • Selezionate Entra con login e password. Immettete il nome di login e la password, quindi fate clic su Entra nella stanza.

    Se siete gli amministratori di un account ospitato, per impostazione predefinita in Adobe Connect vengono visualizzati i termini di servizio (ToS, Terms of Service). Prima di accedere a una riunione, specificare di aver letto e accettato i termini di servizio.

    Se siete utenti, i termini di servizio non vengono visualizzati per gli account ospitati. Potete accedere a una riunione prima della scadenza dei termini di servizio, anche se l'amministratore non li ha ancora accettati.

    Per gli account condivisi, i ToS vengono visualizzati la prima volta che viene effettuato il login ad Adobe Connect, sia come amministratore che come utente. Per procedere, specificate di aver letto e accettato i termini di servizio. Selezionate la casella di controllo sullo schermo che indica che avete letto e accettato i termini di servizio e l'informativa sulla privacy online di Adobe.

    Nota:

    se l’amministratore della riunione ha attivato i certificati dal lato del client, quando tentate di entrare in una riunione viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona certificato, in cui viene richiesto di selezionare un certificato per verificare la propria identità. Un amministratore potrebbe aver attivato una notifica di conformità relativa alle condizioni di utilizzo. Accettate l'avviso per entrare nella riunione. Per ulteriori informazioni, consultate Operazioni con le impostazioni di conformità e controllo.

Sospendere temporaneamente o terminare una riunione

Gli ospitanti possono mettere i partecipanti in pausa per limitare temporaneamente l'accesso alla stanza riunioni sia agli ospiti che ai relatori, in modo da concedere loro il tempo necessario per preparare i materiale necessari. Le chiamate delle audioconferenze vengono messe in attesa.

Gli ospitanti possono terminare una riunione per rimuovere chiunque, incluso ospiti, relatori e partecipanti. Le chiamate dell’audioconferenza vengono disconnesse. Se un account Adobe Connect viene fatturato per minuto, potete evitare addebiti non necessari terminando in modo esplicito una riunione quando questa non è in corso.

Messa in pausa dei partecipanti

  1. Nella barra dei menu, selezionate Riunione > Gestisci accesso ed entrata > Metti in pausa partecipanti.
  2. Se lo desiderate, modificate il messaggio ai partecipanti, quindi fate clic su OK per sospendere la riunione.

I partecipanti che accedono a una riunione in pausa, vi entrano automaticamente nel momento in cui la riunione viene ripresa.

Conclusione di una riunione

  1. Nella barra dei menu, scegliete Riunione > Termina riunione.
  2. Se lo desiderate, modificate il messaggio, quindi fate clic su OK per terminare la riunione.

Salvare un messaggio di riunione sospesa o riunione terminata per poterlo utilizzare in un secondo momento

Potete comporre un messaggio di riunione sospesa o riunione terminata senza interrompere la riunione. Questa funzione vi consente di comporre il messaggio durante la riunione e di inviarlo all'ora opportuna.

  1. Nella barra dei menu, selezionate Riunione > Gestisci accesso ed entrata > Metti in pausa partecipanti.
  2. Modificate il messaggio nella casella del messaggio.
  3. Fate clic su Salva messaggio per salvare il messaggio per uso futuro e tornare alla riunione.

Riavvio di una riunione sospesa o terminata

  1. Nell'angolo superiore destro della stanza riunioni, fate clic su Avvia riunione nella finestra Partecipanti in pausa.

    Nota:

    Se avete chiuso la finestra, scegliete Riunioni > Gestisci accesso ed entrata, quindi deselezionate Messa in pausa dei partecipanti.

Eseguire le operazioni con le notifiche e le richieste

Le richieste e le notifiche in sospeso vengono visualizzate nella barra dei menu. Questa funzione vi offre una visualizzazione unificata delle richieste e delle notifiche sulle quali potete realizzare gli interventi necessari. Se avete delle richieste in sospeso, vengono visualizzate le icone relative alle notifiche e alle richieste.

Notifiche e richieste durante una riunione.
Notifiche e richieste durante una riunione.

A. Richiesta ingresso utente B. Richiesta alzata di mano C. Notifiche D. Notifica di registrazione 

Fate clic su un pulsante di richiesta o notifica per visualizzare i dettagli e rispondere come richiesto. Le richieste alzata di mano e le richieste di accesso vengono indicate separatamente. Le altre notifiche vengono visualizzate sotto il pulsante Info.

Notifiche disponibili durante una riunione facendo clic su Informazioni.
Notifiche disponibili durante una riunione facendo clic su Informazioni.

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