Přehled

Integrace služby Adobe Sign do služby Microsoft SharePoint představuje integrované řešení vytváření, odesílání, sledování a spravování elektronických podpisů.

Tato dokumentace byla vytvořena pro instanci Microsoft Online služby SharePoint (obecně označované v této příručce jako „SharePoint“) a je určena jako průvodce používáním doplňku z perspektivy koncového uživatele. Instalační příručku naleznete zde.

Toto řešení je vyvinuto jako doplňková aplikace pro službu SharePoint a nabízí následující funkce:

  • Odeslání dohody z libovolné knihovny nebo seznamu dokumentů služby SharePoint k podpisu
  • Schopnost odeslání dokumentů jedinému příjemci nebo skupině příjemců z knihovny dokumentů nebo z vlastních seznamů služby SharePoint
  • Mapování dat ze seznamů služby SharePoint a z knihovny dokumentů do dokumentů prostřednictvím mapování sloučením při odesílání dokumentů k podpisu
  • Mapování dat z polí formulářů podepsané dohody do textových sloupců seznamů služby SharePoint nebo knihovny dokumentů prostřednictvím mapování dat poté, co byl dokument podepsán a jeho stav byl buď automaticky, nebo ručně aktualizován na stránce Stav dohody
  • Archivace všech podepsaných dohod ve službě SharePoint
  • Možnost přidat stránku Správa služby Adobe Sign jako součást webu služby SharePoint; tuto stránku mohou uživatelé služby SharePoint používat ke sledování a aktualizaci dohod


Podporované prohlížeče

Podporovány jsou prohlížeče Chrome, Firefox a Safari


Internet Explorer 11 a novější (včetně Edge)

Aby mohly doplňky služby SharePoint fungovat, je nutné provést určitou konfiguraci důvěryhodných serverů v aplikaci Explorer/Edge.  Aplikace Internet Explorer 10 a starší verze nejsou podporovány.

Uživatelé aplikací IE 11/Edge musejí navíc explicitně upravit nastavení důvěryhodných serverů tak, aby obsahovala následující adresy URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Úprava důvěryhodných serverů:

1. Otevřete aplikaci IE 11

► Uživatelé aplikace Edge stisknou klávesy Windows + S

2. Klikněte na ikonu Nástroje (ozubené kolo) a z rozevírací nabídky vyberte položku Možnosti Internetu

► Uživatelé aplikace Edge zadají text Možnosti Internetu a stisknou klávesu Enter

IE11 Options

3. Otevře se nabídka Možnosti Internetu. Vyberte kartu Zabezpečení

4. Klikněte na ikonu Důvěryhodné servery

5. Klikněte na tlačítko Weby

6. Zadejte jednu z výše uvedených adres URL a klikněte na možnost Přidat

7. Zopakujte tento postup pro všechny výše uvedené adresy URL

8. Po dokončení zavřete nabídku Možnosti Internetu

Trusted Sites


Přístup k funkcím služby Adobe Sign

Adobe Sign je doplňková aplikace, kterou nainstaloval správce služby SharePoint. Uživatelům se karta Adobe Sign zobrazí v horní části webu služby SharePoint.

Kliknutím na kartu Adobe Sign si zobrazíte pruh karet se všemi dostupnými funkcemi služby Adobe Sign.

Ikony na tomto pruhu nebudou dostupné až do doby, než kliknete do části webu Dokument nebo Seznam nebo vyberete dokument.  Po kliknutí do části webu se ikony pruhu karet aktivují.

ribbon

Poznámka:

V moderním uživatelském rozhraní je pruh karet nahrazen pruhem nabídek. V pruhu nabídek se ale nacházejí zcela stejné funkce:

MEnu

Pás karet nebo nabídka se skládají z pěti ikon:

  • Funkce Odeslat k podpisu
  • Stav dohody
  • Šablona knihovny
  • Správa dohod
  • Nastavení

První čtyři představují akce, které můžete pravidelně používat při vytváření a odesílání dohod.

Pomocí poslední ikony, Nastavení, můžete definovat svoji osobní šablonu dohody. Po nadefinování šablony se na tuto stránku vrátíte pravděpodobně pouze v případě, že budete chtít šablonu upravit.  Takže začněme tam.


Definování osobních nastavení

Pomocí osobních nastavení můžete definovat výchozí název dohody a zprávu pro všechny dohody, které budete ze služby SharePoint odesílat pomocí aplikace Adobe Sign.

Poznámka:

Na pravé straně stránky Osobní nastavení naleznete sekci Získání informací a podpory, ve které se nachází přímé odkazy na témata z uživatelské příručky a další obsah služby Adobe Sign.

Osobní nastavení

Do pole Název dohody (maximální délka 255 znaků) můžete zadat libovolný počet znaků pro označení dohody.  Tento řetězec se zobrazí na řádku Předmět e-mailové zprávy příjemce (na následujícím obrázku je zvýrazněn žlutě) a také jako hodnota názvu na stránce Správa. Zadáním jedinečného a smysluplného názvu dohody pomůžete příjemcům rychleji identifikovat váš e-mail a můžete si také v případě potřeby usnadnit vyhledání dohody

Pole Zpráva dohody je prosté textové pole, do kterého můžete zadat libovolné potřebné pokyny nebo poznámky (na následujícím obrázku zvýrazněno zeleně). Tato zpráva se zobrazí v e-mailu Zkontrolovat a podepsat rozeslaném všem příjemcům a neměla by být používána jako osobní poznámky, které můžete přiložit pro jednotlivé příjemce.

E-mail pro podepisující


Vlastní šablony dokumentů seznamů

Těsně pod poli výchozího názvu dohody a zprávy se nacházejí dvě nastavení, která ovládají, jak lze přikládat dokumenty při odesílání dohody ze seznamu.

Výchozím chováním je umožnit odesílateli, aby vybral dokument ze služby SharePoint.

Výchozí postup může uživatel změnit pomocí dvou dostupných možností:

► Pro vlastní seznamy použít šablonu dokumentu ze zdroje mimo službu SharePoint – Povolením této možnosti se odesílatel vyhne možnosti přiložit dokument ze služby SharePoint. Místo toho se zobrazí možnosti přiložení souboru tak, jak jsou nakonfigurovány ve službě Adobe Sign.  Patří sem následující možnosti:

o Přiložit z místního systému

o Přiložit z knihovny šablon služby Adobe Sign

Attach Files in AS

► Pro vlastní seznamy vždy používat určenou šablonu dokumentu – Pokud je tato možnost povolená, služba SharePoint si zapamatuje přiložený soubor a automaticky přiloží tento soubor k další dohodě vytvořené ze seznamu a přeskočí tedy krok výběru souboru.  Vynikající řešení, pokud opakovaně používáte stejný dokument.


Odeslání dohody

Zahájení dohody

Odesílání dohod a získávání podpisů je ústředním tématem služby Adobe Sign a v prostředí služby SharePoint můžete tento proces zahájit čtyřmi způsoby:

  • Odesílání z pásu karet nebo z nabídky
  • Odesílání kliknutím pravým tlačítkem
  • Odesílání ze seznamů prostřednictvím pásu karet nebo nabídky
  • Odesílání ze seznamů kliknutím pravým tlačítkem

Pomocí všech čtyř těchto možností otevřete konfigurační stránku, na které můžete určit příjemce a pořadí podpisů, pokud je vyžadován více než jeden podpis.

Poznámka:

Velikost dokumentů odeslaných ze služby SharePoint nesmí překročit 10 MB. 

Potřebujete-li odeslat dokument větší než 10 MB, můžete jej odeslat do knihovny Adobe Sign (mimo integraci se službou SharePoint) a tam jej přiložit.

Odesílání z pásu karet nebo z nabídky

Odesílání z pásu karet je způsob vhodný v případě, že potřebujete přiložit více dokumentů ze služby SharePoint:

1. Kliknutím na políčko vlevo od názvu dokumentu vyberte dokumenty, které chcete odeslat

2. Klikněte na kartu v pásu karet v horní části stránky

3. Klikněte na ikonu Odeslat k podpisu

○ Všechny vybrané dokumenty se automaticky přiloží

New List - MEnu
Moderní rozhraní

SEnd from Ribbon
Klasické rozhraní

Odeslání kliknutím pravým tlačítkem

Odesílání kliknutím pravým tlačítkem umožňuje rychle odeslat libovolný dokument ze seznamu dokumentů, ale přiloží k dohodě pouze tento jeden dokument:

1. Klikněte pravým tlačítkem na dokument, který chcete odeslat k podpisu

2. V rozevírací nabídce vyberte možnost Další možnosti

3. V dílčí nabídce vyberte možnost Odeslat k podpisu

New Library - Right Click
Moderní rozhraní

 

Klasická struktura nabídky je mírně odlišná:

1. Klikněte pravým tlačítkem na požadovaný záznam v seznamu

2. V nabídce vyberte možnost Další možnosti a poté v dílčí nabídce vyberte položku Odeslat k podpisu

Send via rightClick
Klasické rozhraní

Odesílání ze seznamů

Odeslání ze seznamu lze provést buď pomocí pásu karet, nebo pomocí kontextové nabídky zobrazené kliknutím pravým tlačítkem


Odeslání ze seznamů prostřednictvím pásu karet nebo nabídky

1. Klikněte na požadovaný záznam v seznamu

2. Na pásu karet nebo v nabídce klikněte na možnost Adobe Sign

3. V rozevírací nabídce vyberte možnost Odeslat k podpisu

Send From list using Ribbon
Moderní rozhraní

Classic List - Ribbon
Klasické rozhraní

Odeslání ze seznamů prostřednictvím kontextové nabídky zobrazené kliknutím pravým tlačítkem

1. Klikněte pravým tlačítkem na požadovaný záznam v seznamu

2. V nabídce vyberte možnost Odeslat k podpisu

List select
Moderní rozhraní

 

Klasická struktura nabídky je mírně odlišná:

1. Klikněte pravým tlačítkem na požadovaný záznam v seznamu

2. V nabídce vyberte možnost Další možnosti a poté v dílčí nabídce vyberte položku Odeslat k podpisu

Classic List - Right Click
Klasické rozhraní

 

Stránka se aktualizuje a zobrazí se prostor pro výběr souboru:

Vyberte soubor ve službě Sharepoint

 

3. Vyberte soubor

4. Klikněte na možnost Přiložit

 

Pokud máte aktivovanou možnost Pro vlastní seznamy použít šablonu dokumentu ze zdroje mimo službu SharePoint, přeskočíte okno pro přiložení souboru ze služby SharePoint a přesunete se přímo na stránku Dohoda, kde můžete provést potřebnou konfiguraci.  V tomto případě budete muset pro přidání dokumentů pro podpis použít část Soubor.

 

Je nutné si zapamatovat dvě důležité věci:

► Pokud máte aktivovanou možnost Pro vlastní seznamy vždy používat určenou šablonu dokumentu, přiloží se automaticky poslední soubor použitý pro tento seznam.

o Chcete-li přiložit jiný soubor, musíte zakázat možnost Pro vlastní seznamy vždy používat určenou šablonu dokumentu.

► Navrácená podepsaná kopie (a případně také protokol auditu) ve formátu PDF se přiloží k položce seznamu jako příloha a nebude tedy doručena do nové složky.

o Pokud správce služby SharePoint nadefinoval složku Úložiště dokumentů, bude dokument PDF doručen do této složky.


Konfigurace dohody

Po otevření nové dohody se zobrazí konfigurační stránka skládající se ze čtyř částí určených pro jednotlivé úlohy:

A. Příjemci – Lidé pracující s dohodou

B. Zpráva – Název a globální zpráva pro dohodu

C. Možnosti – Volitelné funkce týkající se dohody

D. Soubory – Samotné dokumenty nebo soubory, které potřebujete nechat podepsat nebo schválit

o Všimněte si, že dokument, pomocí kterého jste proces odeslání zahájili, se automaticky přiloží k dohodě.

send page


Část Příjemci

Každý vytvořený příjemce se skládá z pěti prvků:

Recipients

A. Pořadí podepisování – Toto číslo označuje relativní polohu příjemce v cyklu podepisování, pokud je vybrán sekvenční pracovní postup.

B. Role – Určuje, jak může příjemce s dokumentem pracovat. Role povoluje správce účtu, takže se vám nemusí zobrazit všechny možnosti:

○ Podepisující (výchozí) – Příjemci, kteří by měli dohodu podepsat

○ Schvalovatelé – Příjemci, kteří dokument zkontrolují a schválí, ale nemusí jej právně závazně podepsat

○ Příjemci – Příjemci fungují v podstatě stejně jako schvalovatelé, hlavní rozdíl ale spočívá v tom, že ve zprávě auditu jsou označení jako Přijímající dohodu a nikoli jako Schvalující dokument.

○ Certifikovaní příjemci – Certifikovaným příjemcům nejsou přiřazena žádná pole formuláře. Během „podpisového“ procesu jsou požádáni, aby delegovali, odmítli nebo potvrdili dohodu.

○ Osoby vyplňující formulář – Určeno konkrétně zákazníkům, kteří potřebují vyplňovat obsah formuláře v průběhu podpisového procesu, avšak nemají k dispozici systémy, které by programově vytvářely vlastní dokumenty či vkládaly do formuláře obsah polí z databáze.

○ Delegující osoby – Role delegující osoby je určena pro pracovní postupy vyžadující osobu, která učiní konečné rozhodnutí o tom, kdo bude další správná osoba v řadě, která by měla podepsat nebo schválit dokument. Verze Delegující osoby existuje pro každou z ostatních rolí.

C. E-mailová adresa – Kdo je příjemce? Zde by měla být osobní e-mailová adresa

○ Přidat mě – Odesílatel může sám sebe vložit do cyklu podpisu kliknutím na odkaz Přidat mě v pravé horní části panelu Příjemci

○ Přidat skupinu příjemců – Někdy může být příjemce v cyklu podpisu jednou z několika osob. Například pokud potřebujete, aby dokument podepsal někdo z právního oddělení, ale může to být kdokoli z pěti jednotlivců. Skupiny příjemců umožňují odesílateli uvést všech pět možných podepisujících, ale podpis se bude vyžadovat pouze od jednoho z nich. (Viz příjemce 3 na obrázku výše)

D. Proces ověření – Jak má být příjemce prověřován?

○ E-mail (výchozí) – Ověření je založeno na přístupu do poštovní schránky

○ Heslo – Odesílatelem vygenerované alfanumerické heslo, které by mělo být příjemci sděleno jiným komunikačním kanálem

○ Sociální – Ověření pomocí sociální sítě třetí strany, například Facebook nebo LinkedIn

○ KBA (pouze USA) – Ověření na základě znalostí vyžaduje, aby příjemce zadal svoje rodné číslo, a poté odpověděl na několik ne zcela jednoduchých otázek vygenerovaných na základě veřejných databází

○ Telefon – Vyžaduje, aby odesílatel zadal telefonní číslo příjemce, na které bude odeslán SMS kód tehdy, když bude vyžadován jeho podpis

E. Soukromá zpráva (volitelné) – Odesílatel může každému příjemci zadat určité pokyny, které se zobrazí tehdy, když si příjemce začne dohodu prohlížet. Tuto možnost musí povolit správce účtu v uživatelském rozhraní služby Adobe Sign.

 

Odkaz Zobrazit skrytou kopii nacházející se těsně pod seznamem příjemců zobrazí pole, do kterého můžete zadat jako skrytou kopii e-mailovou adresu, která může dohodu zobrazit, ale nebude k ní mít interaktivní přístup.

Poznámka:

Chcete-li změnit pořadí příjemců, můžete příjemce přetáhnout na správné místo v pořadí a pořadová čísla se odpovídajícím způsobem upraví.

Těsně nad seznamem příjemců se nachází přepínač, který vás vyzývá k výběru základního pořadí pracovního postupu podpisu:

○ Pokud je povolená možnost Dokončit v pořadí (viz výše), budou příjemcům přidělena pořadová čísla a sekvenční postup podepisování bude dodržován od jednoho kroku podepisování k dalšímu

○ Pokud je povolená možnost Dokončit v libovolném pořadí, nebudou příjemcům přiřazena pořadová čísla a může proběhnout paralelní podepsání.

Complete in any order


Část Zpráva

Část Zpráva obsahuje dvě pole, která mohou významně zvýšit váš úspěch, a pokud jste nakonfigurovali svoji osobní šablonu, tato pole se automaticky vyplní vámi nadefinovanými hodnotami.

Do pole Název dohody můžete zadat libovolný počet znaků pro označení dohody.

Pole Zpráva dohody je prosté textové pole, do kterého můžete zadat libovolné potřebné pokyny nebo poznámky.

Poznámka:

Tyto hodnoty lze upravovat až do odeslání dohody.


Část Možnosti

V části Možnosti můžete dokument lépe řídit po jeho odeslání:

► Ochrana heslem – Vyžaduje, aby příjemci zadali heslo k otevření a zobrazení podepsaného souboru PDF.  Toto heslo je definováno odesílatelem a musí být předáno nějakým jiným komunikačním kanálem. Služba Adobe Sign toto heslo neuchovává, takže jej nezapomeňte!

PDF password

► Termín dokončení – Kliknutím do pole Termín dokončení zobrazíte rozhraní kalendáře. Vyberte datum, ke kterému platnost dohody skončí a nebude ji tedy možné dokončit. Funkce Ukončení platnosti dokumentu bude dostupná pouze v případě, že ji povolil správce účtu.

NEw Complete date- Marked

► Nastavit připomenutí – Nastavte frekvenci (denní nebo týdenní) odesílání připomenutí až do dokončení dohody. Upozorněni jsou pouze aktuální příjemci

Set Reminder

►Typy podpisů – Tato možnost definuje předpokládaný proces podpisu:

Elektronický  Tato možnost se pokusí získat elektronický podpis od všech podepisujících dohody.

Písemný – Pokud potřebujete získat fyzický podpis, tak tato možnost vyzve podepisující k vytisknutí dokumentu, jeho fyzickému podepsání a následnému odeslání zpět do systému služby Adobe Sign. (Pokyny, které se zobrazí podepisujícímu při otevření dohody) Pracovní postup písemného podpisu je dostupný pouze v případě, že jej aktivoval správce účtu.

Sig Type

► Jazyk příjemce – Vyberte jazyk pro použití v e-mailech odeslaných příjemcům a během podepisování.

o Toto nastavení také definuje viditelné šablony zpráv, pokud je váš účet nakonfigurovaný pro jejich používání.

Recip Language


Část Soubor

Pokud konfigurace vašeho účtu ve službě SharePoint povoluje externí dokumenty, můžete v části Soubor přiložit dokumenty k transakci. Pokud jste proces zahájili s dokumentem služby SharePoint, bude tento dokument již přiložen.

V rámci procesu podpisu služba Adobe Sign spojuje všechny dokumenty do jediného souboru PDF a vytváří tento dokument PDF na základě pořadí, ve kterém jsou dokumenty uvedeny. Pořadí dokumentů lze změnit kliknutím a přetažením jednoho dokumentu do nového umístění v seznamu.

Soubory lze přiložit buď z knihovny služby Adobe Sign, nebo je lze odeslat z místního systému pomocí vyhledání souboru nebo přetažením.

Povolené typy souborů: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Attach Files in AS - Copy


Náhled a přidání polí podpisu

Těsně pod seznamem Soubory se nachází zaškrtávací políčko Náhled a přidání polí podpisu.  Tato možnost umožňuje otevírat odeslané dokumenty a podle potřeby umístit do dokumentu pole formulářů.

Pokud nepoužíváte navržené šablony, musíte umístit alespoň pole podpisů. Chcete-li, máte k dispozici i další pole pro vytváření složitých formulářů.

Poznámka:

Pokud neumístíte žádná pole, služba Adobe Sign automaticky k dohodě přidá stránku, do které umístí blok podpisu pro každého podepisujícího.


Sledování dohod

Poznámka:

  • Po dokončení dohody (podepsání nebo schválení) se aktivuje odkaz na název této dohody a po kliknutí na tento odkaz se zobrazí dokončený dokument.
  • Pokud se dohoda nachází v konečné fázi (Podepsáno, Zrušeno/Zamítnuto, Platnost skončila), bude akce Obnovit zakázána
  • Pokud dohoda není v konečné fázi, bude ikona Odstranit zakázána


Stav dohody

Po odeslání dohody můžete průběh jejího zpracování sledovat nejlépe na stránce Stav dohody, kterou můžete otevřít pomocí ikony Stav dohody nacházející se na pásu karet služby Adobe Sign.

Ribbon - Agreement Status

 

Všechny dohody odeslané prostřednictvím dokumentu nebo seznamu služby SharePoint můžete snadno vyhledat následujícím způsobem:

1. Vyhledejte a vyberte položku dokumentu nebo seznamu, kterou chcete použít k vyhledání

○ Vybrat lze více dokumentů

2. Klikněte na možnost Stav dohody (buď na pásu karet, nebo v kontextové nabídce zobrazené kliknutím pravým tlačítkem myši)

Seznam stavů dohody

Pokud pro vyhledání nevyberete určité dokumenty nebo položky seznamu, vrátí služba SharePoint všechny dohody ze všech dokumentů nebo položek v knihovně nebo v seznamu iniciované daným uživatelem.

Pokud uživatel klikne na ikonu Stav dohody na pásu karet domovské stránky, vrátí služba SharePoint všechny dokumenty iniciované tímto uživatelem v rámci celé kolekce webů.

Poznámka:

Stránka Stav dohody má limit 5000 záznamů, které lze na stránce zobrazit. Pokud výsledky hledání přesahují 5000 záznamů, využijte možnost Správa dohod.


Filtrování

K filtrování zobrazených dohod můžete použít pole Hledat nacházející se v pravém horním rohu stránky.  Toto pole vyhledá všechny základy řetězců ve všech polích a vrátí všechny shody:

Status one line


Aktualizace stavu dohody

V pravém sloupci tabulky Stav dohody se nachází akce „Obnovit“, která do služby Adobe Sign odešle dotaz na aktualizaci stavu dohody.  

Poznámka:

Služba SharePoint všechny dohody automaticky a v pravidelném intervalu aktualizuje. Akce Obnovit umožňuje aktualizovat určitou dohodu mimo tento interval.


Odstranění záznamu dohody

Poslední ikona nacházející se zcela vpravo na stránce Stav dohody je ikona Odstranit.  Tato akce odstraní záznam dohody ze služby SharePoint, ale nezruší ani neodstraní dohodu ve službě Adobe Sign.  Tuto akci používejte opatrně, protože ji nelze vzít zpět.


Podepsané dokumenty

V závislosti na způsobu, jakým správce služby SharePoint nakonfiguroval úložiště podepsaných dohod, budou podepsané dokumenty (a případné protokoly auditu) vraceny zpět do jednoho z následujících umístění:

► Složka Globální – Všechny dokončené dokumenty se nacházejí v této složce, pokud je tak nakonfigurovaná

► Nová složka „Podepsané dohody“ ve zdrojové knihovně – Pokud není určena žádná globální složka, vytvoří se v knihovně dokumentu, ze které byla dohoda vytvořena nebo odeslána, nová složka nazvaná „Podepsané dohody“. Vyplněné dokumenty PDF všech dokončených dohod odeslaných ze stejné knihovny se vrátí do stejné složky Podepsané dohody

► Připojené k položce seznamu – Pokud jste dohodu odeslali z položky seznamu, budou se přílohy nacházet v tomto seznamu


Správa dohod

Pomocí ikony Správa dohod můžete otevřít jiné zobrazení dohod s více možnostmi souvisejícími s uživatelem.  Tam, kde stránka Stav dohody zobrazuje jednoduchý přehled všech dohod s možností aktualizace jejich stavu, nabízí stránka Správa dohod podrobnější přehled o dohodách a další možnosti pro změnu vlastností dohody.

Ribbon - Manage Agreements


Struktura stránky Správa

Na stránce Správa se nachází mnoho zajímavých funkcí. Pro zjednodušení ji lze rozdělit na tři funkční oblasti:

A. Obsah a filtry

B. Seznam dohod

C. Nástroje dohody

Stránka Správa – schéma

Filtry obsahu

Stránka Správa obsahuje čtyři možnosti obsahu/filtrů:

Vaše dohody jsou výchozí datová sada pro obsah na stránce Správa

  • Při výběru možnosti Vaše dohody se v obsahu stránky nachází pouze dohody, na kterých se výslovně podílíte (jako odesílatel, podepisující, strana, která je příjemcem kopie, nebo prostřednictvím výslovného sdílení dohody)
  • Účtům, které konfigurují sdílení obsahu mezi uživateli, se vedle možnosti Vaše dohody zobrazí rozevírací šipka, která otevře nabídku zobrazující všechny uživatele a skupiny sdílené s účtem uživatele.  
    • Po výběru jednoho uživatele nebo skupiny se stránka Správavyplní datovou sadou, na které se uživatel nebo skupina výslovně podílí

Na stránce Správa lze vždy načíst pouze jednu datovou sadu uživatele/skupiny.

Filtry obsahu stránky Správa

Na levém panelu se nachází seznam stavů dohody a rovněž tři typy šablon. 

Veškerý obsah účtu lze uspořádat do jedné z těchto kategorií:

  • Probíhající – dohody, ke kterým jste připojeni a které stále procházejí cyklem podpisu
  • Čeká na vás – dohody, které čekají na vaši akci
  • Dokončeno – dohody, které úspěšně dokončily cyklus podpisu
  • Zrušeno – dohody, které byly ukončeny. Ukončené dohody pochází ze čtyř zdrojů:
    • Odesilatel dohodu zruší
    • Příjemce odmítne svou akci
    • Příjemce neprojde ověřením
    • Systému se z nějakého důvodu nepodaří dohodu zpracovat
  • Platnost vypršela – dohody, které nebyly dokončeny do doby vypršení platnosti
  • Koncept – dohody, které jsou nakonfigurovány částečně – zatím nebyly odeslány

Toto jsou typy šablon:

  • Šablony – šablony v knihovně dokumentů
  • Webové formuláře – webové formuláře jsou online formuláře, které lze odeslat jako adresy URL nebo vložené do webových stránek. Podepisující otevře formulář a vygeneruje se podřízená dohoda k zaznamenání pouze jeho podpisu na vlastní jedinečné dohodě. (např. registrační formulář na webové stránce)
  • Mega Sign – Šablony Mega Sign odesilateli umožňují spárovat dokument se seznamem příjemců. Každý příjemce obdrží svou vlastní kopii, kterou má (pouze on) podepsat. (např. školení k ročním výdajům)

Poznámka:

Při provádění vyhledávání se v horní části sloupce Stav zobrazí nová možnost: Vše

Po výběru možnosti Vše se veškerý obsah zobrazí v jedné tabulce bez ohledu na stav dohody.

Filtry stavu stránky Správa

Datovou sadu na stránce správy lze omezit pomocí textového a/nebo časového rámce. 

Vyhledávání pomocí textu vyfiltruje dohody, které neodpovídají řetězci hledání ve většině polí metadat. Pole, která jsou součástí parametrů hledání:

  • Jméno účastníka
  • E-mailová adresa
  • Titul účastníka
  • Společnost účastníka
  • Název dohody
  • Poznámky k dohodě
  • Zpráva dohody
  • Osobní zpráva příjemce

Ikona filtru otevře možnost filtrovat datovou sadu výběrem rozsahu dat:

  • Všechna data
  • Posledních 24 hodin
  • Posledních 7 dní
  • Posledních 30 dní
  • Posledních 12 měsíců
  • Vlastní rozsah dat

Poznámka:

Po výběru filtru se vedle ikony filtru zobrazí značka.  Libovolný filtr lze po zobrazení datové sady kliknutím odebrat.

Filtry vyhledávání stránky Správa

Stručná poznámka k fungování textového vyhledávání:

Pokud jste vyhledávali řetězec: "A simple fish"

  • Uvozovky nespecifikují doslovnou hodnotu řetězce
  • Vyhledávání Adobe Sign řetězec rozdělí pomocí mezer jakožto oddělovačů. Řetězec v příkladu se rozdělí na tři tokeny: A, simple a fish
  • V tokenech se nerozlišují velká a malá písmena
  • Vyhledávání se poté pokusí najít celotextovou shodu pro každý token v jakémkoliv dotazovatelném poli
  • Vrácená datová sada je řazena podle data poslední úpravy s posledními daty nahoře

Po kliknutí na ikonu filtru je k dispozici dodatečná možnost pro vyhledávání skrytého obsahu.

  • Po výběru možnosti Vyhledat skrytý obsah bude do vrácené datové sady zahrnut pouze skrytý obsah
Skryté filtry stránky Správa

Seznam dohod

V seznamu dohod se zobrazí jednotlivé dohody odpovídající vybranému obsahu a omezené zadanými filtry.

U každé dohody se zobrazí:

Příjemce – aktuální příjemce (pokud se dohoda zpracovává) nebo první příjemce (pokud je dohoda vyplněna, zrušena nebo její platnost vypršela).

  • Zobrazí se jméno příjemce (pokud je známé). Pokud je jméno příjemce neznámé, zobrazí se e-mail příjemce

Odesilatel – odesilatel dohody.

Titul – název dohody.

Stav – aktuální stav dohody podle cyklu podpisu. (V níže uvedeném příkladu se používá možnost Vše. Zobrazí se tak několik stavů)

Upraveno – datum poslední úpravy dohody.

Stránka správa – seznam dohod

Výchozí pořadí řazení obsahu je datum poslední úpravy dohod.

Lze však kliknout na záhlaví kteréhokoliv sloupce a řadit datovou sadu podle jeho hodnoty.

Nástroje dohody

Nástroje dohody zobrazíte jedním kliknutím na jakoukoliv dohodu nebo šablonu:

Stránka správa – nástroje dohody

Otevře se pravý panel a na něm se zobrazí nástroje k zobrazení či zpracování dohody (nebo dokumentu knihovny / webového formuláře / šablony Mega Sign):

Zobrazit a podepsat – K dispozici pouze pro dohody, které jsou ve stavu Čeká na vás

Otevřít dohodu / šablonu / webový formulář / šablonu Mega Sign – otevře objekt pro úplné zobrazení dokumentu.

  • Pokud se dohody nachází v cyklu podpisu, je u nich zobrazen jejich aktuální stav.
  • U šablon jsou zobrazeny dokumenty, na jejichž základě byly vytvořeny    

Použít šablonu – pouze šablony (dokumenty knihovny).  Tato možnost otevře novou dohodu s již přiloženou šablonou

Získat kód – pouze webové formuláře. Tato možnost otevře stránku, na které uživatel může zkopírovat kód HTML nebo skriptu pro webový formulář

Upravit šablonu / webový formulář – umožňuje uživatelům upravit šablonu

Upomínka – umožňuje uživateli nastavit upomínku pro aktuálního příjemce

Zrušit – zruší dohodu

Stáhnout soubor PDF – stáhne kopii dohody v aktuálním stavu ve formátu PDF.

  • Nadřazené šablony stáhnou PDF kopii původních dokumentů použitých k vytvoření šablony

Stáhnout zprávu auditu – stáhne zprávu o auditu pro dohodu

Stáhnout data pole formuláře – stáhne soubor CSV obsahu pole u vyplněné dohody

  • Objekty nadřazené šablony stáhnou soubor SCV s obsahem na úrovni pole pro všechny podřízené dohody, které jsou dokončené

Upravit dohodu – umožňuje uživateli upravit dokumenty v dohodě a/nebo pole umístěná v dokumentu.

  • Tato možnost je dostupná pouze do doby, než první příjemce provede akci.

Odstranit – pouze šablony (dokumenty knihovny). Odstraní šablonu ze systému. Jedná se o nezvratnou akci

Skrýt dohodu / webový formulář / Mega Sign – skryje objekt ze zobrazení uživatele.  Tato akce pouze odebere objekt ze zobrazení, žádná další akce se neprovede

Sdílet – umožňuje uživateli sdílet objekt přímo s jiným uživatelem.  Tuto akci nelze vrátit zpět

Poznámky – umožňuje uživateli připojit k objektu osobní poznámky

Stáhnout jednotlivé soubory – umožňuje uživateli stáhnout jednotlivé soubory, pokud se k vytvoření dohody/šablony použilo několik souborů

Zobrazit sestavu aktivit – pouze Mega Sign. Tato možnost vytvoří souhrn postupu šablony Mega Sign a rozdělí seznam příjemců do kategorií, které odpovídají stavu podpisu dohody

Nahradit aktuálního příjemce – k dispozici pouze pro dohody, které uživatel odeslal. Umožňuje uživateli nahradit aktuálního příjemce dohody

Aktivita – průběžný seznam událostí, které proběhly v souvislosti s dohodou. Začíná událostí vytvoření, protokoluje aktivity všech příjemců a končí stavem vyplnění/zrušení/vypršení platnosti


Rychlé odkazy na běžné úlohy

Níže naleznete stručné popisy nejčastěji používaných úloh následované obecným přehledem samotné stránky pro správu a představením hlavních funkcí.


Šablony knihoven (dokumentů)

Pomocí ikony Šablony knihoven na pásu karet aplikace Adobe Sign můžete odeslat dokument služby SharePoint do prostředí pro vytváření služby Adobe Sign, kde můžete umístit pole formuláře, a poté uložit formulář s poli do své knihovny ve službě Adobe Sign.

Poznámka:

Nedojde k žádné změně původního dokumentu ve službě SharePoint.  Šablona nového dokumentu existuje pouze ve službě Adobe Sign a je nutné ji přiložit pomocí možnosti Knihovna dokumentů části Soubory dohody.

Vytvoření šablony dokumentu:

1. Klikněte na dokument, který chcete zabudovat do šablony

2. Na pásu karet klikněte na ikonu Šablona knihovny (nebo klikněte pravým tlačítkem a vyberte položku nabídky)

○ Otevře se prostředí pro vytváření služby Adobe Sign, ve kterém se zobrazí kompletní dokument

3. Umístěte do dokumentu potřebná pole

○ Vytváříte-li šablonu vyžadující vstup nebo podpisy od dvou osob, umístěte všechna pole pro prvního příjemce.  Poté změňte pole Příjemce na možnost Účastník 2 a umístěte pole pro druhého podepisujícího nebo schvalovatele.

Poznámka: Při vytváření šablony prostřednictvím prostředí pro vytváření můžete sestavit dokument až pro 99 příjemců. Chcete-li vložit účastníka 3 a další, klikněte na možnost Přidat nového účastníka v horní části seznamu účastníků.

Select Recipient

4. Po dokončení šablony klikněte na tlačítko Uložit nacházející se v pravém spodním rohu.

○ Šablona se uloží do knihovny ve službě Adobe Sign.  


Doplněk Adobe Sign obsahuje dvě funkce automatizace, které může nakonfigurovat správce služby SharePoint. Pokud by níže uvedené funkce mohly představovat přínos pro váš proces, obraťte se na správce služby SharePoint a projednejte s ním jejich možné využití.


Úložiště dokumentů z celého webu pro podepsané dohody

Správci mohou nakonfigurovat jednu centrální složku, do které se budou ukládat všechny podepsané dohody (a volitelně také související protokoly auditu). Patří sem dokumenty z knihoven i ze seznamů.

Pokud není nadefinována centrální složka pro podepsané dokumenty, budou se všechny podepsané dohody vracet do té knihovny dokumentů, ze které byly odeslány.

V knihovně se vytvoří nová složka nazvaná „Podepsané dohody“.

U dohod odeslaných ze seznamů se podepsané dokumenty PDF dohod (a případně také protokolů auditů) přiloží k položce seznamu.


Slučování šablon polí

Služba SharePoint podporuje myšlenku vytváření dokumentů pomocí polí, která lze vyplňovat ze seznamů služby SharePoint. 

Lze také vytvářet šablony, které budou aktualizovat obsah seznamů ze zachyceného obsahu polí podepsané dohody.