Funkce Historie a Zprávy o auditu ve službě Adobe Sign jsou k dispozici pro všechny uživatele systému. Každá dohoda přiřazená k uživateli má svoji historii a související zprávu o auditu.
Poznámka:
Článek níže obsahuje pokyny pro nový formát stránky.
Kliknutím na tento odkaz si můžete prohlédnout stejný proces v klasickém rozvržení stránky.


Přehled

Každá dohoda ve službě Adobe Sign prochází řadou „milníků“, které definují postup transakce.

Tyto milníky mohou obsahovat události, jako například:

  • Vytvoření dokumentu
  • Úprava odeslané transakce
  • Odeslání e-mailů příjemcům
  • Zobrazení e-mailů příjemci
  • Přidělení oprávnění příjemcům
  • Aplikace podpisů/schválení na dohody
  • Stav dokončeno/zamítnuto/zrušeno

 

Milníky se zaznamenávají ve dvou formátech s podobným obsahem, ale lehce odlišnými cíli:

Seznam Aktivita je „stručným“ souhrnem toho, v jaké části celkového procesu se transakce právě nachází, a dá se zobrazit v aplikaci Adobe Sign.

  • Seznam Aktivita obsahuje minimální množství informací, zobrazuje pouze událost, uživatele/příjemce (identifikované pomocí e-mailové adresy), který událost zaregistroval, a razítko s časem/datem události (přizpůsobené časovému pásmu prohlížejícího na základě nastavení místního systému).
  • Každá událost, která mění dokument (tj. úprava, akce příjemce), obsahuje odkaz, který zobrazuje dokument ihned po události
  • Rozsah seznamu Aktivita zahrnuje celou transakci. Výsledkem je, že můžete vidět informace, které nejsou zahrnuty ve zprávě o auditu (je omezenější po stránce interakce s dokumentem)
    • Když transakce stále ještě probíhá, ve spodní části seznamu Aktivita je zobrazen seznam očekávaných příjemců zbývajících v pracovním postupu dohody.
    • Události uchování a zhodnocení, které probíhají po dokončení dokumentu
  • Seznam Aktivita je prvkem dohody a k jeho zničení dojde některou z explicitních akcí pro odebrání dohod (např. GDPR). Pokud je dohoda z nějakého důvodu odstraněna z účtu uživatele, obsah historie se ztratí se zobrazením položky a nelze jej obnovit
Seznam aktivit
Zprávy o auditu obsahují stejné milníky dohody jako panel Historie, ale s více informacemi, včetně:
  • IP adresy systému zaznamenávajícího událost
  • ID transakce ověřovacího dokumentu na serveru Adobe Sign
audit_report

Zprávy o auditu by měly být ověřovacími dokumenty, které formulují, jak se s dokumentem manipulovalo od chvíle, kdy byl vytvořen, do chvíle, kdy byl plně vyřešen. Dají se ukládat jako soubory PDF nebo se dají podle potřeby vytisknout pro účely interních procesů.

  • Klíčovým rozdílem je to, že zprávy o auditu zobrazují všechny události převedené do časového pásma GMT (oproti místnímu času zobrazenému na kartě Historie).  To zabrání zmatku, který by jinak hrozil auditorům při kontrole transakcí od uživatelů z více časových pásem.
  • Formát razítka data je nastaven na RRRR-MM-DD.
  • Zprávy o auditu se ukládají nezávisle na objektech dohody zobrazených na kartě Správa ve webové aplikaci. Odstranění objektu ze stránky správy neodstraní zprávu o auditu.

 

Zpráva o auditu má dvě fáze:

  • „Předběžná“ zpráva – Kdy transakce „probíhá“, zpráva o auditu se generuje z událostí zaprotokolovaných u dohody v době vznesení požadavku. Podle definice je tato zpráva neúplná a bude změněna, když další příjemce potvrdí zaprotokolovanou událost.

Předběžné zprávy jsou jasně označeny v horní části zprávy, aby se zajistilo, že nedojde k jejich zaměnění za konečné dokumenty, kdyby byly uloženy/vytištěny

interim_report
  • „Konečná“ zpráva – Jakmile dohoda dosáhne konečného stavu (Podepsáno, Zrušeno, Zamítnuto nebo Vypršelo), vygeneruje a uloží se zpráva o auditu. Do zprávy nelze přidat žádné další události, které probíhají v souvislosti s transakcí (např. uchování).  Tím dojde k vytvoření celé zprávy událostí, které proběhly za účelem podpisu dokumentu, a ničeho jiného.
final_audit_report


Jak se to používá

Seznam Aktivita si můžete zobrazit na stránce Správa kliknutím na odkaz Aktivita ve spodní části pravého panelu voleb:

Aktivita

 

Ke zprávě o auditu se přistupuje přes kartu Správa.

Vyberte dohodu a klikněte na možnost Stáhnout zprávu o auditu.

Stáhnout zprávu o auditu


Postup povolení nebo zakázání

Panel Historie a Zprávy o auditu jsou standardně povoleny pro všechny uživatele a nelze je zakázat.

 


Možnosti konfigurace

Zprávy o auditu mají tři ovládací prvky uživatelského rozhraní, které řídí přístup ke zprávě, a jedno nastavení rozhraní API:

  • Připojit zprávu o auditu k e-mailu Podepsáno a archivováno
  • Připojit zprávu o auditu k dokumentům staženým ze stránky Správa
  • Umožnit přístup ke zprávě o auditu prostřednictvím stránky ověření transakce
  • Připojit zprávu o auditu prostřednictvím rozhraní API, když se volá getLatestDocument


Připojit zprávu o auditu k e-mailu Podepsáno a archivováno

Ovládací prvek lze najít na stránce Globální nastavení (Nastavení skupiny pro úpravy na úrovni skupiny)

Tato volba je standardně nastavena na hodnotu Všichni a dá se konfigurovat na úrovni účtu nebo skupiny.

Otázka, kterou je třeba si položit, zní: „Kdo by měl dostat zprávu o auditu s podepsaným a archivovaným e-mailem?“

Máte následující možnosti:

  • Nikdy – Zprávu o auditu nedostane nikdo
  • Pouze pro odesílatele – Zprávu o auditu dostane připojenou pouze odesílatel dohody
  • Všichni (výchozí) – Zprávu o auditu dostanou všichni účastníci

Pokud je zpráva o auditu obsažena, zřetězí se spolu s dohodou do jediného přiloženého souboru PDF.


Připojit zprávu o auditu k dokumentům staženým ze stránky Správa

Tato volba je standardně zakázána a dá se povolit/zakázat na úrovni účtu nebo skupiny.

Ovládací prvek lze najít na stránce Globální nastavení (Nastavení skupiny pro úpravy na úrovni skupiny)

Když je povolena, všechny dokumenty stažené uživatelem ze stránky správy budou zahrnovat zprávu o auditu jako součást souboru PDF s dohodou.

Stáhnout na stránce Správa


Umožnit přístup ke zprávě o auditu prostřednictvím stránky ověření transakce

Tato volba je standardně zakázána a dá se povolit/zakázat na úrovni účtu nebo skupiny.

Ovládací prvek lze najít na stránce Globální nastavení (Nastavení skupiny pro úpravy na úrovni skupiny)

Když je zpráva o auditu povolena, může k ní na stránce ověřovatele přistupovat každý, kdo má ID transakce dohody.

viewable_audit_reportenabled


Připojit zprávu o auditu prostřednictvím rozhraní API, když se volá getLatestDocument

Je možné, aby se zpráva o auditu automaticky přikládala ke každému dokumentu načtenému pomocí volání getLatestDocument.

Tato volba má standardně hodnotu False.

Nastavení musí zapnout váš manažer pro úspěch zákazníka a platí pro všechny instance volání.

Dokumenty, které se ještě stále zpracovávají, obdrží předběžnou zprávu.

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online